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Introducción A SI PDF
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Rosales Garca
CAPTULO I
Sin embargo, no hay que caer en el error comn de pensar que la tecnologa
soluciona los problemas dentro de una organizacin con su sola implantacin. La
tecnologa, uno de cuyos componentes es un sistema de informacin habilita a una
organizacin para ser competitiva. Morgan1 afirma que la administracin de la
informacin empresarial ser errnea a menos que est asociada con las estrategias del
negocio. Esta afirmacin ya delinea como debe encararse el anlisis, diseo e
implantacin de un sistema de informacin dentro de cualquier organizacin, teniendo en
cuenta que contribuye a la administracin adecuada de la informacin consecuentemente
con las estrategias del negocio.
1. Sistema de Informacin
Un sistema, lo define Turban2 como un conjunto de objetos como personas, recursos,
conceptos y procedimientos orientados a realizar una funcin que se identifica o a
conseguir un fin. A partir de ella y otras que se dan para los sistemas de informacin se
tratar de dar una definicin para este texto.
1
Morgan Tony. Business Rules and Information Systems: Aligning IT with Business Goals. Cap. 1.
2
Turban Efrain & Otros. Decision Support Systems and Intelligent Systems. Cap. 2. Acpite 2.2
3
Stair Ralph y Reynolds George. Principios de Sistemas de Informacin. Cap. 1. pg. 4.
4
LANGEFORS, Borja. Teora de los sistemas de informacin. Ed. El Alene-ro.
1973.pg.27.
3
Sistemas de Informacin Hugo V. Rosales Garca
Para Teichroew5, el Sistema de Informacin puede ser definido como una coleccin de
personas, procedimientos y equipos diseados, construidos, operados y mantenidos para
recoger, registrar, procesar, almacenar, recuperar y visualizar informacin.
Para lograr que un sistema de informacin (SI) efectivamente produzca informacin que
se oriente a logro de objetivos, es necesario que exista alrededor de l determinadas
condiciones, pues el SI no es un ente aislado que funciona por si mismo con vida propia.
As, es necesario que sea alimentado con datos e informacin diversa, usualmente
procedente de los procesos que implementa o automatiza; para garantizar la validez de
los datos e informacin que se constituyen en la materia prima del SI existen un
conjunto de procedimientos como sucede con cada operacin que realiza; para la
operacin y mantenimiento es necesaria la participacin de recursos humanos en
diversos roles as como el uso de recursos materiales diversos; para el funcionamiento
de un SI de manera efectiva y competitiva se requiere equipos (hardware) y software.
Tampoco hay que olvidar que el SI debe ser entendido desde mi punto de vista como un
instrumento, o una herramienta y no como una entidad que por s misma funciona,
evoluciona y declina en determinado momento. En este sentido hay que entender que
es necesario un esfuerzo para el funcionamiento coordinado de todos los componentes y
sobre todo que es necesario el cumplimiento de las condiciones previas establecidas en
el desarrollo, como una forma de garantizar la operacin adecuada del SI. Un abuso en
las excepciones a reglas establecidas no permitira un funcionamiento propio y obligara
a manipulaciones desde fuera del SI, esto definitivamente no es apropiado.
Adems, cabe precisar que las organizaciones de hoy no estn aisladas y dependen no
solamente de la informacin interna producto de sus propias operaciones sino de
informacin externa, de ah la necesidad de que los SI de informacin se extiendan
hacia las organizaciones que de manera estratgicamente se relacionan entre s para
compartir datos e informacin y aprovechar las ventajas que la tecnologa de la
informacin podra brindarles.
Senn6, hace ms de una dcada haca referencia, en su libro, del papel preponderante
de los SI en la gestin de las organizaciones y pona sobre el tapete la necesidad de
polticas y procedimientos para el tratamiento de la informacin no solo al interior de
las organizaciones sino tambin como marco de funcionamiento a nivel administrativo
estatal.
5
TEICHROEW, D. Information Systems. Encyclopedie of Computer science. 1976.
6
SENN, James. Sistemas de Informacin para la administracin. Editorial Iberoamrica. Mxico 1970.
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En estos albores de los SI, se trataba de convertir las formas de trabajo existentes a una
forma computarizada, por ello la mayora de autores concuerdan en denominar a esta
etapa como exclusivamente de procesamiento electrnico de datos. El rea de la
organizacin sobre la que se aplicaba este procesamiento era la de contabilidad. En esta
etapa inicial los SI que se implantan se denominan transaccionales.
1. Inicio o de SI o TI emergentes
En esta fase se implantan generalmente los SI transaccionales como planillas y
contabilidad, que se justifican por la reduccin de tiempo y personal y por tanto por
el ahorro que ello produce a la organizacin. El usuario no interviene. Todava los
beneficios de la implantacin de los SI no son claros y hay resistencia al cambio por
aquellos que directa o indirectamente resultan afectados con ellos. El rea funcional
de sistemas es pequea y depende de otra rea funcional, habitualmente
contabilidad.
2. Contagio o expansin
En esta fase se ha concluido con la implantacin exitosa de un primer SI, como
consecuencia del xito de los primeros usuarios se van haciendo evidentes los
beneficios de los SI en diversos aspectos del trabajo de la organizacin. Nuevas reas
funcionales lideradas por sus ejecutivos van implantando SI, que siguen siendo
transaccionales principalmente. Esto hace que la demanda de SI dentro de la
organizacin crezca de manera rpida y a veces desordenada, requiriendo ms
recursos materiales, econmicos y humanos en el rea funcional de informtica que
puede verse desbordada por las exigencias de SI por parte de los usuarios.
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4. Integracin
El orden que se implanta a travs de la fase de control o formalizacin, permite en
esta fase que los sistemas dispersos en cada rea funcional de la organizacin se
integren en una aplicacin nica que comparte datos e informacin a travs de un
manejador de base de datos. Los usuarios participan ms activamente en la
definicin de los requerimientos de los SI y en el control de calidad de las interfaces
que se ponen a su disposicin. Se pasa de los sistemas transaccionales a los sistemas
que apoyan las decisiones, inicialmente en las reas funcionales de media gerencia
como planificacin, presupuesto, logstica, produccin y comercializacin.
5. Administracin de datos
La conclusin de la fase anterior da como resultado una aplicacin a nivel
organizacional centrada en una base de datos nica, que es alimentada por datos e
informacin de los propios procesos y que provee informacin a diversos niveles de la
organizacin. En esta fase se reconoce la relevancia de la informacin para la
organizacin y por tanto la importancia que tiene el manejo adecuado de los datos e
informacin. El rea funcional de informtica debe garantizar la disponibilidad y
actualizacin de los datos e informacin con la debida oportunidad para cada usuario
del SI. El usuario, por su parte, asume el compromiso del manejo responsable de los
datos e informacin que se pone a su disposicin de acuerdo a los niveles de acceso
que maneja.
6. Madurez
En esta fase, el rea funcional de informtica est bien definida y con objetivos
claros respecto de los SI para la organizacin. Las aplicaciones que se desarrollan
ahora estn orientadas al nivel estratgico de la organizacin, es decir SI de
informacin que apoyan la toma de decisiones de la alta direccin. Las aplicaciones
que se desarrollan hacen uso de toda la TI disponible como sistemas expertos,
inteligencia artificial, bases de datos de conocimiento, redes de rea local y
extendida entre otras.
Con el paso del tiempo y al adquirir experiencia mediante prueba y error, se van
afinando metodologas y se hace patente el ciclo de vida de un sistema y las fases de un
desarrollo de SI. Esta evolucin repercute en las aplicaciones, que van ganando en
calidad y en utilidad para una organizacin. Aparece entonces un SI para gestin (MIS:
Management Information System) que incluye prestaciones que van ms all de lo
transaccional, incorporando funcionalidades de utilidad para el nivel tctico7,
aparecern luego todo un conjunto de SI denominados de manera diversa en el que cada
uno incorporar funcionalidades especficas por rea de organizacin, en algunos casos
tratando de integrarlas en una sola aplicacin, de esta manera se llega a los SI de apoyo
a la toma de decisiones cuya principal funcionalidad como su nombre lo indica es
ofrecer informacin til para el nivel estratgico, en esta evolucin se llega a los SI
expertos y aquellos basados en inteligencia artificial y los basados en el conocimiento,
se incorporan adems nuevas herramientas como el Data Warehouse y el Data Mining.
7
Segn los niveles organizacionales del modelo de Anthony
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Quizs el SI perfecto podra estar en el cerebro humano, el cuerpo humano tiene los
sentidos que captan la informacin del medio de manera continua, de manera casi
simultnea el cerebro humano procesa los datos recibidos de los sentidos y produce
respuestas adecuadas que se transforme en movimiento, sonidos, transpiraciones o
compensaciones trmicas, etc.; todo esto realizado a velocidades realmente tan
grandes que las respuestas se perciben como instantneas (actos reflejos).
Para toda organizacin se puede identificar de manera genrica dos objetivos bsicos,
que pueden parecer muy amplios, pero que obligan a pensar en funcionalidades de
sistemas muy exigentes. Estos objetivos son:
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Peter Drucker, Gerencia en la Sociedad Futura
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Poe, OLA 4: Network Marketing, 2005
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Para quien gestiona los SI de la organizacin debe ser claro que los objetivos del
mismo deben estar correctamente orientados a que el resultado de la operacin de
los mismos produzca un aporte inequvoco al logro de los objetivos del negocio en
todo momento y no cuando fueron inicialmente implementados y puestos en marcha.
10
Michael Porter, Competitive Strategy, 1980
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El desempeo del rol de la alta direccin est asociado al entendimiento que se tenga
sobre los SI y como pueden contribuir al negocio que se dirige. Este entendimiento
supone de una manera ideal:
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CAPTULO II
En el primer captulo se han dado algunos lineamientos generales respecto de los SI, cmo
se definen, cules son sus objetivos y sus caractersticas, en este captulo de profundizar
en estos aspectos y se desarrollarn otros relacionados con el funcionamiento de los SI
dentro de una organizacin.
Se habla de SI de la organizacin, entendido como una aplicacin nica que engloba toda
la organizacin, desde el punto de vista de tecnologa informtica de manera ideal, o como
un conjunto de aplicaciones con algn grado de integracin que es lo que habitualmente se
encuentra.
Entorno Marco
Mercado Competidor
Legal es
Organizacin
Alta Direccin
Contabilidad Finanzas
Clientes Proveedores
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las fuentes primarias y mediante los procesos que tiene implementados los transforma en
informacin que distribuye entre las diversas reas funcionales, de manera simultnea va
consolidando esta informacin para hacerla llegar hacia los niveles gerenciales, donde con
el apoyo de otras herramientas se reviste de importancia para el apoyo a la toma de
decisiones.
Se puede apreciar tambin que la organizacin no se considera un ente aislado sino que
para su desempeo adecuado y competitivo requiere de informacin de su entorno. Por
ello se considera el marco legal que es igual para todos, el mercado y la informacin de la
competencia. Esta informacin es utilizada en la alta direccin de una organizacin para la
toma de decisiones estratgicas. La mayora de veces los SI difcilmente llegan a estos
niveles para apoyar este tipo de toma de decisiones.
1. Componentes de un SI
1.1 Hardware
Es el conjunto de dispositivos que permite capturar datos, procesarlos y
almacenarlos. Permiten tambin almacenar y distribuir la informacin producida. A
continuacin se har una descripcin muy sucinta de estos dispositivos para tener
una idea de su utilidad.
a) Computadores
Un computador es un equipo diseado para realizar procesos sobre la base de
clculos estructurados por medio de un lenguaje. Por si mismo no es capaz de
realizar nada.
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Slots para tarjetas de expansin: son ranuras sobre la placa base que
permiten la insercin de tarjetas para adicionar funcionalidades a nuestro
computador. Los estndares actuales en este tipo de slots son PCI y AGP,
aunque este ltimo es exclusivo para video 3D.
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1000.000.000 / 66.000.000 = 15 ns
b) Perifricos
La connotacin de perifrico ha ido evolucionando conforme la
microelectrnica ha logrado que en volmenes ms pequeos se concentren
varios dispositivos que antes se consideraban externos al computador.
Independientemente de esa ubicacin externa del case o no se podran
clasificar de la siguiente manera:
Medios pticos: Un sistema ptico con el enfoque de una luz lser hace
posible que se almacenen datos e informacin al variar las propiedades
ptico-reflectivas de un material, principio por el cual es posible luego leer
el dato o informacin almacenado. Hay tecnologas diversas que se han ido
consolidando y que son las comnmente aceptadas: por moldeado durante la
fabricacin, CD-ROM y DVD-ROM; por la accin de un haz lser, CD-R y CD-
RW. Este tipo de dispositivos ha ido sustituyendo conforme ha bajado en
precio a los disketes, pues permite transportar una gran cantidad de datos e
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Dispositivos de salida: Son todos aquellos que proveen un medio para que los
SI ofrezcan informacin a los usuarios en los formatos ms diversos. Los
dispositivos de salida habituales son el monitor, la impresora y los medios
magnticos porttiles (discos duros y dispositivos de memoria en tarjeta o
USB) que permiten trasladar informacin.
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d) Otros dispositivos
Muchos otros dispositivos de entrada y salida se utilizan con propsitos
especficos. Dispositivos para deteccin de sonidos, con cmaras de video, o
con sensores para detectar seales analgicas diversas se desarrollan para
servir a sistemas de informacin que facilitan el desarrollo de actividades de
personas con discapacidad leve o severa o con alguna minusvala.
Adems muchos de estos dispositivos se desarrollan para satisfacer las
necesidades de desarrollo industrial y comercial, utilizndose con los sistemas
de informacin empresariales.
1.2 Software
Existe una dependencia entre hardware y software, ninguno de los dos puede
funcionar sin la existencia del otro. Los SI son el software que se instala sobre el
hardware combinando sus funcionalidades con las prestaciones de ste, lo que se
refleja en el tiempo de respuesta y el tiempo medio entre fallas. En algunos casos
los SI estn vinculados con software instalado en los equipos de los usuarios finales,
como por ejemplo procesadores de texto y hojas de clculo.
Segn Reynolds & Stair (2000), el software se clasifica en dos grandes grupos: de
sistemas y aplicaciones.
Software de sistemas: son aquellos que se han diseado para coordinar las
actividades y funciones del hardware. El software que corresponde a este grupo es
el sistema operativo, los softwares utilitarios que permiten a los usuarios
desarrollar tareas apoyadas sobre funciones del hardware.
1.3 Datos
El diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola11 consigna la siguiente
definicin para dato: informacin dispuesta de manera adecuada para su
tratamiento por un ordenador. En realidad el concepto de dato est asociado al
contexto en que se usa, en trminos de SI se refiere a un elemento primario que
tiene unidades y que expresa el valor de un atributo simple.
Los datos son el alimento que nutre al SI para que pueda producir informacin
que se entregar a los diferentes niveles de la organizacin, en este sentido es
necesario que tengan atributos mnimos que garanticen confiabilidad en la salida
del SI, asumiendo que ste es 100% confiable.
11
http://www.rae.es
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A pesar de ello es necesario tambin que existan como parte del SI, procesos de
verificacin y depuracin de errores de los datos que se ingresan, as como rutinas
tendientes a minimizar los errores que los usuarios del SI puedan cometer al
momento de su interaccin para desarrollar las operaciones de la organizacin,
principalmente en los niveles intensivos en transacciones como puede ser el rea de
ventas.
1.4 Procedimientos
Un procedimiento es el mtodo de ejecutar algunas cosas segn la definicin del
Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola. La implantacin de SI
requiere estar acompaada de procedimientos que indiquen como se combinan las
tareas manuales con aquellas que estn automatizadas, as como los requerimientos
de documentacin que sustenten lo registrado en el SI y como se resuelven los
conflictos o las situaciones que los SI no contemplan parcial o totalmente.
1.5 Personas
La existencia de SI dentro de la organizacin no produce efectos por su existencia
misma, se requiere de la participacin de personas en todos los niveles de la
organizacin quines haciendo uso del mismo generan beneficios tangibles.
a) Usuarios operativos: Son aquellas personas que utilizan los SI para registrar las
transacciones propias del giro de negocio de la organizacin. Este tipo de
usuarios no requieren mayores conocimientos para trabajar con el SI y obtienen
de l la informacin necesaria para cumplir las funciones que le son asignadas.
Ejemplo de este tipo de usuarios son: las personas que operan puntos de venta
en supermercados, farmacias, tiendas por departamentos o los cajeros en las
entidades financieras.
b) Usuarios tcticos: Son aquellas personas que por el puesto que ostentan dentro
de una organizacin estn vinculados a procesos propios del nivel tctico, como
logstica, recursos humanos, marketing y ventas, produccin entre otros.
Para este tipo de usuarios el SI provee funcionalidades que son soporte para el
trabajo de las mismos. El trabajo de tipo operativo con el sistema disminuye,
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d) Administrador de SI: Es aquella persona que forma parte del rea de sistemas o
informtica, que se encarga de establecer en el SI los privilegios y restricciones
de acuerdo al rol de cada usuario, adems de programar los tiempos de los
procesos, y ejecutar procesos masivos.
2. Subsistemas del SI
a) Transaccional
Los subsistemas que automatizan el registro de todas las operaciones que
cotidianamente realizan las organizaciones y que brindan la posibilidad de realizar
consultas sobre ellas u obtener algn reporte de forma consolidada o clasificada por
determinados criterios, se denominan transaccionales.
b) Toma de Decisiones
En el nivel tctico de una organizacin, ya se requiere informacin que permita
tomar algunas decisiones, aunque stas se puedan calificar de rutinarias. La
consolidacin de datos o la clasificacin por criterios conocidos ya no basta, ahora
es necesario informacin que provea algunos lineamientos para anlisis a partir de
los cuales se ejecuten algunas acciones.
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Para (LAUDON, 2004, pg. 355), los SI para la administracin de la relacin con
clientes emplean la extraccin de datos para guiar las decisiones sobre fijacin de
precios, retencin de clientes, participacin en el mercado y nuevos flujos de
ingresos.
b) Proveedores
Del mismo modo que sucede con los clientes, la competencia ha impulsado la
bsqueda de soluciones compartidas con criterios de optimizacin, buscando reducir
costos y maximizar beneficios, sin descuidar el servicio al cliente.
c) Competencia
La revolucin de la tecnologa de informacin transforma la conduccin empresarial
e incluso las bases para la competencia.
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Surge a partir de esta concepcin y otras similares la gestin del conocimiento que
sintetizando las diversas definiciones enunciadas por diversos autores consiste en
adquirir, almacenar, organizar, transmitir y difundir el conocimiento de una
organizacin entre sus miembros y grupos de trabajo. Definitivamente, el punto de
partida para esta gestin son los sistemas de informacin existentes en la
organizacin.
d) Marco legal
Existen varios aspectos legales relacionados con los SI, sus componentes, sus usos, su
disponibilidad y la afectacin de derechos individuales y colectivos al utilizar y
procesar datos e informacin de terceros.
En este captulo, que define el SI en una organizacin, el aspecto legal que interesa
es el que se refiere a el soporte en normas legales (de pas) y normas internas de los
procesos que se desarrollan en el SI y los procedimientos que se disean para apoyar
su funcionamiento y operatividad. Desde esta perspectiva, el punto de partida para
el anlisis, diseo y desarrollo del SI de la organizacin es la normativa interna que
se ha desarrollado a partir del marco legal que es comn a todas las organizaciones
del mismo tipo.
b) Reduce personal
Esta es una verdad a medias.
Cuando el SI automatiza la parte transaccional de una organizacin, que es intensiva
en tareas manuales, existe una alta probabilidad de que algn personal ya no tenga
tareas que realizar. As mismo, cuando se automatizan la toma de decisiones
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d) Contribuye al orden
Es verdad. Desde el momento en que el proceso de desarrollo e implantacin se
sustenta en el marco legal y la normativa interna en ese orden, y que obliga a un
proceso de reingeniera, el producto final que es un SI implantado y operativo
apoyado por procedimientos y manuales que debern cumplirse. En este sentido, el
resultado es un mayor orden en las transacciones y los procesos que se derivan de
cada una de ellas.
e) Aumenta el control
Es una verdad a medias. El uso de SI para ejecutar control sobre las actividades de
los usuarios, as como sobre la ejecucin de transacciones y los resultados de las
mismas, slo ser posible si esta posibilidad ha sido considerada durante la fase de
anlisis y diseo de los SI. Una consideracin de control implica haber definido
indicadores y patrones de referencia para que el SI ofrezca a los usuarios de los
diversos niveles autorizados la consulta de estos indicadores y el estado que reflejan
respecto de los patrones de referencia.
En este punto, cabe recordar que un SI no puede ofrecer aquello que no ha sido
considerado en la fase de anlisis y diseo de sistemas.
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