IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.

La organizacin en una empresa es indispensable para el xito y el progreso de la

misma, y la administracin documental hace parte de esta organizacin donde se ven
involucrados todos los componentes de la empresa para tener toda la informacin lo
ms accesibles posible y en un orden donde sea posible llegar a ellos fcilmente y con
rapidez sin tener previo conocimiento de la ubicacin exacta.

Como el avance de la tecnologa no para el papel cada vez se vuelve ms complejo e

indispensable para el desarrollo de la empresa o cualquier entidad organizada.
Anteriormente no conocamos este concepto que como tal es parte importante en el
desarrollo de una entidad, ya que si miramos tiempos pasados los archivos de la
misma no tenan un orden especifico y era una tarea difcil para el encargado llegar a
obtener una informacin determinada, ni un orden especifico para manejar el papel,
carpetas, bandejas, archivadores, ni espacios reservados para documentacin detalle
que poda hacerlo tardar horas buscado la misma documentacin y retrasando
procesos que pueden ser determinantes para la empresa y colaboradores o recurso
humano.
Por tal motivo vamos a ver como hacemos de la administracin una herramienta de
avance. Organizacin rapidez y eficiencia en el manejo de documentaciones.

UNE EPM TELECOMUNICACIONES empresa Colombiana que maneja diferentes

sucursales, empleados , procesos, servicios y productos veamos como se maneja la
documentacin gracias a la administracin de los mismos.

Unos aos atrs cada empleado encargado de cada proceso se encargaba de guardar
sus documentos y archivarlos el cambio de empleados o rotacin de los mismos se
vio muy afectado el cliente a travs de procesos errneos ya que no se sabia cual era
la base para mantenerlo al tanto del problema.

Ejemplo : cliente llamando para mantenimiento de puntos adicionales si no se sabia

donde estaba la orden de instalacin no se poda garantizar que los puntos o el
cableado fuera legalmente instalado por la empresa y eso ocasionaba disgustos en
los clientes al no ser solucionado su problema con eficacia , agilidad y eficiencia.

En el presente se cuenta con una persona encargada de escanear cada documento y

archivarlos. As mantener una base de datos actualizada de los documentos los
legales, los informativos, tcnicos etc.