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SISTEMA DE GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO VERSIN 01

(SG-QHSE)
CODIGO
PROCEDIMIENTO PARA EL PR-SO-OH-006
GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
HIGIENE EN EL TRABAJO Pgina 1 de 18
REGISTROS DEL SG-QHSE

1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboracin, modificacin e


identificacin de los documentos y registros del Sistema de Gestin en Salud, Seguridad
e Higiene en el Trabajo (SG-QHSE) de la Universidad Santo Toms Seccional
Bucaramanga, con el fin de tener la documentacin actualizada y disponible para su uso
por parte de todos los usuarios del Sistema Gestin QHSE.

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos,


guas, registros, entre otros.) del Sistema de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el
Trabajo (SG-QHSE) y los documentos de origen externo que son requeridos para el
adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificacin de la
necesidad de crear o modificar un documento del SG-QHSE y finaliza con la divulgacin
del documento por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicacin de este procedimiento es el Coordinador de


Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo y los lderes de Procesos de
Gestin.

3.1 Coordinador de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo


Asesora a los lderes de los procesos para la gestin, control y administracin de la
documentacin del SG-QHSE en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo
con la naturaleza del servicio educativo de la Seccional.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si
la revisin incluir el concepto de un experto que retroalimente el documento.
Establecidos los acuerdos con el lder del proceso e incorporados los ajustes finales del
documento, presenta para aprobacin a la Directora de Recursos Humanos,
Representante de la direccin.

ELABOR: REVIS: APROB:

Nombre: J. ALONSO CELY I. Nombre: ALEXANDRA SANTANDER Nombre: P. FAUSTINO CORCHUELO


Cargo: COORD. QHSE Cargo: DIR. DTO GESTIN TALENTO ALFARO
Fecha: 01/05/2013 HUMANO. Cargo: RECTOR SECCIONAL
Fecha: 01/05/2013 Fecha: 01/05/2013
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3.2 Asistente Practicante Profesional.

El Asistente del rea - practicante profesional, especficamente interviene en la


adecuacin de la presentacin de documentos antes de la revisin para su aprobacin.
Apoya a los lderes de los procesos para garantizar que:

- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben


nuevamente.
- Se identifiquen los cambios y el estado de revisin actual de los documentos
- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la
Intranet.
- Los documentos permanezcan legibles y fcilmente identificables.
- Se socialicen los documentos.
- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
- El control de los documentos en medio magntico, con el fin de preservar y proteger la
informacin
- Mantener una codificacin nica, segn las directrices que se dan en este documento.
- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Lderes de procesos

-Todos los lderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento


establecido sobre la creacin, actualizacin o anulacin de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SG-QHSE de la Universidad Santo Toms Seccional


Bucaramanga se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel
superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.
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DOCUMENTO
ASOCIADO

4.2 RESPONSABILIDADES EN LA CREACIN Y ACTUALIZACIN

Los documentos del SG-QHSE guardan coherencia con los lineamientos


establecidos en el Estatuto Orgnico, Estatuto Docente, Proyecto Educativo
Institucional, Plan de Desarrollo, Polticas Institucionales y los Programas de Salud,
Seguridad e Higiene en el Trabajo y no se aceptan disposiciones contrarias a los
mismos.

Los documentos que no estn aprobados se consideran en elaboracin o


actualizacin y no se permite su aplicacin. La divulgacin de los mismos solo se
realiza con fines de retroalimentacin o de validacin segn sea el caso bajo, la
responsabilidad del lder del proceso.

Segn el tipo de documento, se establece la responsabilidad, as:


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TIPO DE
ELABORA REVISA APRUEBA
DOCUMENTO
Coordinador de
POLTICA Y OBJETIVOS Gestion en Salud, Director(a) de Recursos
Humanos/Representante de la Consejo Directivo
DEL SG-QHSE Seguridad e Higiene en
el Trabajo Direccin

Coordinador de
Director(a) de Recursos
MANUAL Y PROGRAMAS Gestion en Salud, Consejo Directivo
DE SALUD OCUPACIONAL Humanos/Representante de la
Seguridad e Higiene en
Direccin
el Trabajo
REGLAMENTOS Segn reglamento Consejos, segn el tema. Segn reglamento
Coordinador de Gestion en Director(a) de Recursos
CARACTERIZACIN DE Responsable del
Salud, Seguridad e Higiene en el Humanos/Representante de
PROCESOS DEL SG-QHSE proceso
Trabajo la Direccin
PROCEDIMIENTOS, Coordinador de Gestion en Director(a) de Recursos
INSTRUCTIVOS,
MANUALES, MATRICES,
Quien Elabora Salud, Seguridad e Higiene en el Humanos/Representante de
GUAS DEL SG-QHSE Trabajo la Direccin
Coordinador de
DOCUMENTOS Gestion en Salud, Coordinador de Gestion en Director(a) de Recursos
OBLIGATORIOS DE LA Seguridad e Higiene en Salud, Seguridad e Higiene en el Humanos/Representante de
NTC-OHSAS 18001:2007 el Trabajo /Practicante Trabajo la Direccin
Profesional

4.3 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS


PROCE INSTRUC GUIAS CARACTE REGLA LINEAMIEN
PROTOC MANUAL PLAN GUIA FORMATO MATRIZ
CONTENIDO DIMIENTO TIVO DE RIZACION MENTO TOS
OLO
MANEJO
OBJETIVO A A A A O A A A NA O O A
ALCANCE A A A A O NA NA A NA NA O A
A
RESPONSABILIDAD A A A A NA NA A NA NA O A

PRECISIONES A O A O O NA NA O NA NA O A
DESCRIPCION A O A NA O NA NA O NA NA O A

DOCUMENTOS DE A
A O A O NA NA O NA NA O A
REFERENCIA

GLOSARIO A O A O O NA NA O NA NA O 0
ANEXOS A O A A O NA NA O NA NA O NA
METODOLOGA NA NA A A NA NA NA NA NA NA NA NA
POBLACIN NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA
OBJETO
A
EPIDEMIOLOGA NA NA O A NA NA NA NA NA NA NA NA
CLNICA NA NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA
DIAGNSTICO NA NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA
ALGORITMO DE NA NA A A NA NA NA NA NA NA NA NA
MANEJO
INDICACIONES NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA NA
COMPLICACIONES NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA NA
HISTORIAL DE
CAMBIOS
A A A A A A NA A NA A O A
A: APLICA NA: NO APLICA O: OPCIONAL
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El contenido de los manuales, procedimientos, instructivo, planes, guas, formatos de


registro, matrices y otros institucionales varan de acuerdo con las necesidades de uso y
a la informacin de los mismos. A continuacin algunas orientaciones generales que se
adaptan segn sea caso en cada tipo de documento segn el cuadro anterior.

4.3.1 Objetivo: describe brevemente el propsito del documento. Adems puede incluir la
finalidad de la actividad o proceso. Responde a la pregunta: Para qu.

4.3.2 Alcance: determina quienes deben aplicar el documento, puede hacer referencia a
reas, cargos o procesos, en todo caso, la referencia debe ser clara, para evitar
ambigedades. Si hay aspectos que se excluyen, se deben mencionar con precisin.
Incluye los lmites de la accin que orienta el documento desde la identificacin de
necesidades hasta la divulgacin del documento para su implementacin.

4.3.3 Responsabilidad: Se definen los principales responsables de la aplicacin del


documento, por su cargo.

4.3.4 Precisiones: Se describen los criterios y/o polticas particulares que se deben
considerar en la ejecucin de los procesos o las condiciones y requisitos bajo los cuales
debe desarrollarse el mismo (herramientas, equipos y/o instrumentos de control,
actividades especiales, manuales, documentos, normas, etc.). En esta parte del documento
se puede ampliar alguna explicacin que se refiera a una actividad descrita en el
flujograma, mencionando el nmero de la actividad.

4.3.5 Descripcin del proceso: Se describe la secuencia de las actividades que se


documentan, indicando que se debe hacer, los responsables del mismo, los registros
resultantes y las observaciones necesarias para una fcil comprensin, aplicando el ciclo
PHVA.

La descripcin del proceso se presenta en la siguiente tabla:

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

- Para la columna ACTIVIDAD, se puede utilizar texto, , diagrama de flujo; para el


diagrama de flujo se utilizan las siguientes formas:
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DEFINICION DE SIMBOLOS
SIMBOLO SIGNIFICADO DEFINICION
Se emplea para el inicio o fin de diferentes actividades del procedimiento. En
INICIO / FIN
su interior, se escriben los trminos INICIO o FIN.
CONECTOR DE Con esta figura se representan dos situaciones diferentes:
LINEA La unin entre smbolos. El movimiento fsico de documentos.
Representa la actividad llevada a cabo para la ejecucin o transformacin de
informacin, recursos, bienes, entre otros. Se emplea en las situaciones que
ACTIVIDAD
dan nacimiento a un documento o incorporan elementos de informacin al
mismo.
PROCESO O Representa un proceso o procedimiento predefinido, documentado y
PROCEDIMIENTO estandarizado, el cual cuenta con un flujograma propio, ya sea del mismo
PREDEFINIDO Proceso o de otros con el cual tenga interaccin.
Se emplea para la toma de diferentes caminos de accin que surgen en una
DECISIN etapa del procedimiento ante una circunstancia planteada. En su interior se
formula una pregunta que genere las diferentes alternativas del procedimiento.
Representa la informacin que requiera registrase en un formato electrnico o
DOCUMENTO manual, o los documentos que se deben tener en cuenta al desarrollar la
actividad.

CONECTOR Representa el vnculo entre actividades que se hallan en diferentes partes de la


#
INTERNO pgina. En su interior se escribe un nmero arbigo que sirva de vnculo.

CONECTOR DE Representa el vnculo entre varias pginas. En su interior se escribe un nmero


PAGINA arbigo que sirva de vnculo.

4.3.6 Documentos de referencia: Se registra el listado de documentos internos y externos


relacionados con el procedimiento o actividades que se documentan.

4.3.7 Glosario: Se registran las definiciones de aquellos trminos utilizados en el


documento, que son importantes para su aplicacin y que no son de uso comn y fcil
comprensin, algunas definiciones pueden ser tomadas de la NTC-ISO 9000 y NTC-
OHSAS 18000. La definicin de trminos no contemplados por las citadas normas, pero
que es necesario incluir por la actividad o procesos que se documentan, deben hacerse de
manera clara y concisa.

4.3.8 Anexos: Sirven para ampliar la informacin contenida en el documento y facilitar su


comprensin, entre otros: diagramas de flujo, tablas, formatos, cuadros, grficos, matrices,
etc.

4.3.9 Historial de cambios: Incluye la fecha de modificacin, la versin que fue


modificada y el cambio realizado al documento.
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4.4 DISPONIBILIDAD

La documentacin del SG-QHSE de la Universidad Santo Toms Seccional Bucaramanga


se maneja en medio digital, por tanto, se consideran vigentes los documentos aprobados,
ubicados en el Men principal del Sistema de Gestin Salud Ocupacional, Seguridad
Industrial E Higiene Ambiental en la intranet (http://intranet, , (http://172.16.7.6:82)

La distribucin de los documentos institucionales (Tales como: Estatutos, Reglamentos,


Polticas entre otros) es responsabilidad de los procesos directivos a travs de la
Secretaria General.

La fecha de actualizacin que aparece en la pgina WEB en los documentos


institucionales, corresponde a la fecha en que se incluyen en la WEB mas no a la fecha
de aprobacin del documento la cual deber ser consultada en el contenido del
documento.

Todo tipo de publicidad se controla a travs de la fecha de emisin.

4.5 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentacin y diligenciamiento digital de formatos salvo


casos que requieran estrictamente su aplicacin impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el lder del proceso enva una copia en medio digital al proceso de Gestin de
Publicaciones, para su correspondiente reproduccin.

Aunque la emisin de los documentos se realiza luego de su aprobacin, la Universidad


emplear los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.6. INDICACIONES DE FORMA E IDENTIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

4.6.1 Redaccin: Usar un lenguaje sencillo y uniforme. Escribir textos en forma explcita,
clara, precisa y coherente, evitando ambigedades. Emplear siempre el mismo trmino,
para expresar un mismo concepto.

4.6.2 Encabezado

El encabezado lo llevan todas las pginas de los documentos del SG-QHSE de la


Universidad, consta de:
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a. LOGO: Logotipo de la Universidad Santo Toms Seccional Bucaramanga.

b. NOMBRE DEL SISTEMA DE GESTIN

c. NOMBRE DEL REA, DEPENDENCIA O DEPARTAMENTO AL CUAL


PERTENECE EL DOCUMENTO.

d. TITULO O NOMBRE DEL DOCUMENTO DEL SG-QHSE

e. VERSIN DEL DOCUMENTO: Identifica el nmero de ediciones que ha tenido el


documento; cuando se modifique la documentacin aprobada, la versin aumenta
de la siguiente manera, Versin 01, Versin 02, etc.

f. CDIGO: Identificacin alfanumrica que se asigna a cada documento del SG-


QHSE. Este cdigo se lo asigna la Profesional de Apoyo del SG-QHSE

e VERSIN 01
b SISTEMA DE GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL
f CODIGO
TRABAJO (SG-QHSE)
P-SO-OH-XXXXX
c GESTIN EN SALUD,
a d PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
SEGURIDAD E HIGIENE EN EL
DOCUMENTOS DE SG-QHSE
TRABAJO Pgina 1 de 1

Los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad de la Universidad Santo Toms


Seccional Bucaramanga dependiendo de las necesidades de los procesos, se identifican
de la siguiente forma:

Estructura del Cdigo: WW-XX-YY-ZZ

WW: Es el prefijo que identifica el tipo de documentos

XX: Es el prefijo que identifica la pertenencia al SG-QHSE.

YY: 2 letras que indican a que proceso pertenece el documento

ZZ: Es un numero consecutivo del documento.


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4.6.3 Pie de Pgina

Se ubica en la primera hoja de todos los documentos del SG-QHSE, exceptuando el Plan
de desarrollo que no lo lleva y los formatos que llevan solamente la fecha de creacin:
(dd/mm/aaaa) en la esquina inferior derecha.

ELABOR: REVIS: APROB:

Nombre: Nombre: Nombre:


Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:

ELABOR, REVIS Y APROB

Nombre De quien elabora, quien revisa y quien aprueba el documento.

Cargo: Cargo que ocupa quien elabora, quien revisa y quien aprueba el documento,
segn sea el caso

Fecha: da/mes/ao de elaboracin, revisin y aprobacin del documento

4.7. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades


realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus


resultados.
Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecu
al proceso correspondiente.
No estn sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrnicos, y estar en forma


digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotogrfico
o similar. Son registros electrnicos los obtenidos y guardados en estos medios.
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La Universidad debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo
son, que constancia de ello y de quin y cundo lo hizo, especialmente cuando sea mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de
los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y
cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fcil identificacin. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que as lo requieran (historias clnicas, Exmenes ocupacionales, etc).

4.7.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

Veraces: debe describir lo que realmente sucedi, pas u ocurri.


Exactos: debe ser verificado.
Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difcil borrado, no usar lpiz o tinta
lavable.
Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de informacin por el paso
del tiempo.
Claros: debe ser entendible para todos.
Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
Legible.
No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena

4.7.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:


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Toma de muestras

Procesamiento y anlisis de informacin

Almacenamiento y distribucin

Exmenes realizados

Calibracin de equipos

Abastecimiento y vigencia de los insumos

Control de calidad

No conformidades

Acciones correctivas

Entrega de informes

Entre otras

ELABOR: REVIS: APROB:

Nombre: J. ALONSO CELY I. Nombre: ALEXANDRA SANTANDER Nombre: P. FAUSTINO CORCHUELO


Cargo: COORD. QHSE Cargo: DIR. DTO GESTIN TALENTO ALFARO
Fecha: 01/05/2013 HUMANO. Cargo: RECTOR SECCIONAL
Fecha: 01/05/2013 Fecha: 01/05/2013
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5. DESCRIPCIN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES


INICIO

Identifica necesidad de Elaborar borrador del documento y


creacin o mejora de enviar por correo a la Directora del
1 documento Lder del proceso Departamento de Biblioteca con copia al
Profesional de Apoyo de correccin de
estilo para su respectiva revisin.

Las correcciones de ortografa y sintaxis


se hacen de manera directa en la
documentacin en los casos donde la
mejora sea evidente. Sin embargo, en
Revisa la adecuacin de la
los casos problemticos para la
documentacin
interpretacin del sentido el corrector
enviar sugerencias y comentarios al
2 Corrector de Estilo lder del proceso para que intervenga en
el texto antes de su envo como versin
final al Sistema de Gestin de la
Calidad.

De cualquier manera el corrector har


llegar al lder del proceso la
documentacin revisada.

SI En caso de requerir ajustes en partes


La Modifica y enva problemticas para la interpretacin el
documentacin nuevamente al lder del proceso har las
3 requiere corrector Lder del proceso modificaciones en las partes indicadas
ajustes? por el corrector y le enviar nuevamente
el documento modificado al corrector de
estilo.
NO

Enviar por correo al Coordinador de


Solicita y justifica creacin, F-SO-OH-12 Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo
mejora o anulacin de Solicitud de con copia a la Profesional de Apoyo del
documento creacin, mejora SG-QHSE el formato Solicitud de
4 o anulacin de Lder del proceso Creacin, Mejora o Anulacin de
documentos Documento F-SO-OH-12 junto con el
documento sometido a consideracin
1 (Resultado de la revisin del corrector
de estilo)
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No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES


1
Profesional de Apoyo SG-
Revisar la solicitud y evaluar la
QHSE
necesidad de crear, modificar o anular el
5 documento.
Revisa solicitud y verifica Auxiliar del
necesidad SG-QHSE

Si es una solicitud de anulacin, se


Coordinador del rea de registra y el proceso termina
NO Informa al Salud, Seguridad e
Aprobada la lder del Higiene en el Trabajo Cuando se considere necesario define
Solicitud? proceso la intervencin de un experto a fin de
6 retroalimentar el documento antes de su
aprobacin final.

SI 3 Segn corresponda se presenta al


Consejo Directivo para que autorice la
creacin, mejora o anulacin.
Se diligencia la Parte 2 del registro
Registra aprobacin en la Solicitud de Creacin, Mejora o
Solicitud de creacin, Anulacin de Documento F-SO-OH-12,
7 Mejora o Anulacin de Auxiliar del
marcando la casilla de aprobado,
Documentos SG-QHSE
diligenciando la fecha de
implementacin del cambio.

Profesional de Apoyo SG-


Para el caso de creacin de
QHSE
documentos se realiza la respectiva
8 Codifica y/o actualiza la
codificacin y para mejora se actualiza
versin Auxiliar del
la versin.
SG-QHSE

Al editar los documentos se deben


registrar las firmas de elabor, revis y
Coordinador del rea de
aprob, si aplica. El coordinador del
Emite y Aprueba Salud, Seguridad e
rea de Salud Ocupacional informa al
Documento Higiene en el Trabajo
lder sobre la aprobacin del
9 Profesional de Apoyo
documento.
Una vez firmados los documentos se
SG-QHSE
identifican con Copia No Controlada, se
graban en PDF (No Aplica para
Auxiliar SG-QHSE
formatos) y se adaptan en el aplicativo
disponible.

Se publican los nuevos documentos en


Retira de Intranet los la intranet
documentos obsoletos Profesional de Apoyo SG-
10 QHSE
Al documento fsico se le coloca el sello
de original, se archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y se destruye
la versin anterior.

Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de


Control de Documentos Control de Profesional de Apoyo SG-
Documentos QHSE
Actualizar Listado Maestro Control de
11 F-SO-OH-013 Documentos F-SO-OH-013
Auxiliar del
SG-QHSE
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2

Coordinador del rea de Se comunica al lder que el documento


Socializa con el lder del Salud, Seguridad e se encuentra liberado y se autoriza su
12 Higiene en el Trabajo uso.
proceso y/o funcionario
que realiz solicitud

Libera Documento

Informar los cambios de la


Aplica documento en el documentacin a los participantes del
proceso correspondiente proceso.
Lder del proceso
13 3
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
FIN debida aplicacin.
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5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES


1 INICIO

Los lderes de proceso con apoyo del


Coordinador de Gestion en
Identificar los registros a coordinador del rea de salud, seguridad e
Salud, Seguridad e Higiene
controlar Higiene en el trabajo identifican los
2 en el Trabajo
registros incorporados en el sistema de
gestin en salud, seguridad e Higiene en el
Lderes de procesos
trabajo
Enviar por correo al Coordinador de Gestion
NO en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
Hay solicitud o con copia a la Profesional de Apoyo del
3 necesidades 1 Lderes de procesos SG-QHSE el formato Solicitud de Creacin,
de registros Mejora o Anulacin de Documento
F-SO-OH-12 junto con el documento
SI sometido a consideracin
Coordinador de Gestion en
Revisar solicitudes o Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de
4 Salud, Seguridad e Higiene
necesidades de registros crear, modificar o anular el documento.
en el Trabajo
Si es una solicitud de anulacin, se registra y
el proceso termina.
NO Cuando se considere necesario define la
Informa al
Coordinador de Gestion en intervencin de un experto a fin de
Aprobacin de solicitud lder del
5 Salud, Seguridad e Higiene retroalimentar el documento antes de su
o necesidad de proceso
en el Trabajo aprobacin final.
registros
Segn corresponda se presenta al Consejo
Directivo para que autorice la creacin,
SI mejora o anulacin.
El Coordinador de Gestion en Salud,
Seguridad e Higiene en el Trabajo actualiza
Se autoriza y controla los Coordinador de Gestion en
los registros que se generaron cambios y
6 registros Salud, Seguridad e Higiene
controla los cambios o nuevos documentos
en el Trabajo
relacionados con la estructura de los
documentos del SG-QHSE

1
El Coordinador de Gestion en Salud,
Coordinador de Gestion en
Seguridad e Higiene en el Trabajo establece
7 Establecer criterios de Salud, Seguridad e Higiene
criterios de control sobre los registros del
control de registros en el Trabajo
SG-QHSE

Listado Maestro
Actualizacin del listado de Control de Actualizar Listado Maestro Control de
8 Documentos Coordinador de Gestion en
maestro Documentos F-SO-OH-013
Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo

Socializa con el lder del


proceso y/o funcionario Se comunica al lder que el documento se
que realiz solicitud Coordinador de Gestion en
9 encuentra liberado y se autoriza su uso.
Salud, Seguridad e Higiene
Libera Documento en el Trabajo
1
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No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES


1

Informar los cambios de la documentacin a


Aplica documento en el los participantes del proceso.
Lder del proceso
13 proceso correspondiente
Socializa el contenido de los documentos a
fin de garantizar su debida aplicacin.

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO
SOLICITUD DE Coordinador de Gestion en
Intranet /Proceso Gestin en Salud,
CREACIN, MEJORA O Salud, Seguridad e
F-SO-OH-012 Seguridad e Higiene en el Trabajo
ANULACION DE Higiene en el Trabajo/
y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Lder del Proceso
Coordinador de Gestion en Intranet / Proceso Gestin en Salud,
LISTADO MAESTRO
Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
F-SO-OH-013 CONTROL DE
Higiene en el Trabajo/ y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Profesional de Apoyo

7. GLOSARIO

Aprobacin: Es la actividad donde se autoriza la aplicacin del documento en la operacin de la


universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
Caracterizacin de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales
como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados,
Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentacin asociada, indicadores y el ciclo
PHVA de las actividades funcionales del proceso.
Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado,
reconocido dentro del Sistema de Gestin de la Calidad, se conocen sus portadores y est
autorizado para su circulacin.
Documento: Informacin y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad
para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
Edicin: Produccin o emisin impresa o grabada de un documento.
Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgnico.
Formatos: Documento tipo registro que captura informacin de una actividad especfica o
Plantilla prediseada que facilita la recoleccin de datos.
Gua: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propsito particular.
SISTEMA DE GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO VERSIN 01
(SG-QHSE)
CODIGO
PROCEDIMIENTO PARA EL PR-SO-OH-006
GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
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Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos tcnicos del trabajo


Liberacin de documentos: Consiste en la aprobacin, entrega y divulgacin formal de los
documentos del SG-.QHSE
LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado
Maestro Control de Documentos.
LMCR: Listado Maestro Control de Registros
Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un rea o funcin de cobertura
amplia de la institucin que sirve de orientacin para todas las personas involucradas.
Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Poltica de
Calidad.
Poltica: Lineamiento establecido por la organizacin, que permite la operacionalidad de sta.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO-
9000)
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de
resultados obtenidos
Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades especficas de la Universidad.
Ej.: Reglamento Estudiantil.
Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin y la eficacia del
tema sujeto a revisin, para alcanzar los objetivos establecidos.
SG-QHSE: Sistema de Gestin de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene
Ambiental
Sintaxis: Parte de la gramtica dedicada a los fenmenos de orden y posicin de la palabras en una
oracin
Partes problemticas para la interpretacin: Apartados en un documento que presentan problemas
en trminos de precisin o claridad en su redaccin.

8. ANEXOS

Anexo 1: Listado de cdigos de los procesos

XX-YY PROCESO
SO-DI Direccionamiento Institucional
SO-OH Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
SO-GF Gestin Administrativa y Financiera
SO-GD Gestin del Conocimiento Aprendizaje y Docencia
SO-GJ Gestin Jurdica y Legal
SO-GR Gestin de Recursos Fsicos
SO-GH Gestin Humana
SO-GB Gestin Bienestar Humano y Organizacional
SO-GS Gestin de Adquisiciones y Suministros
SO-GC Gestin de Comunicaciones
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CODIGO
PROCEDIMIENTO PARA EL PR-SO-OH-006
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Anexo 2: Listado de cdigos de los documentos

WW TIPO DE DOCUMENTO
P Poltica
OR Organigrama
MP Mapa de procesos
CP Caracterizacin de proceso
MN Manual
PR Procedimiento
IN Instructivo
PT Protocolo
F Formato
MT Matriz
RG Reglamento
OB Objetivos
PG Programas
CM Compromiso
FI Ficha
CR Cronograma
G Gua
PL Plan

9. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA DE VERSIN
CAMBIOS REALIZADOS
MODIFICACIN MODIFICADA
22/07/2013 01 Original