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Procedimiento conciliatorio.

Del Ministerio del Interior y de Justicia como lnea


institucional de la conciliacin.
El Ministerio del Interior y de Justicia mediante concepto No. 12919/04 se pronunci sobre la solicitud de
conciliacin de la siguiente manera:

La presentacin de una solicitud de conciliacin ante un operador (conciliador o centro de conciliacin)


puede ser verbal o por escrito, es decir, no se exigen formalidades especiales para que se entienda elevada en
debida forma. La informalidad de la solicitud es tal, que en materia administrativa y laboral los artculos 6 y
20 del Decreto 2511 de 1998, que reglamentan el contenido de las peticiones, no lo requieren.

Es decir, no existen requisitos legales para el contenido de la solicitud de conciliacin a excepcin de las
materias administrativa y laboral donde los Art. 6 y 20 Dto. 2511/98 establecen:

Artculo 6 (...) La solicitud deber contener los siguientes requisitos:


a) La designacin del funcionario o del Centro de Conciliacin a quien se dirige;
c) Las diferencias que se quieren conciliar y los hechos en que se fundamentan;
d) La relacin de las pruebas que se acompaan y de las que se haran valer en el proceso;
e) La demostracin del agotamiento de la va gubernativa, a travs del acto expreso o presunto,
cuando ello fuere necesario;
f) La estimacin razonada de la cuanta de las aspiraciones;
g) La manifestacin, bajo la gravedad del juramento, de no haber presentado demandas o solicitudes
de conciliacin con base en los mismos hechos;
h) La indicacin del lugar para que se surtan las notificaciones, y
i) La firma del solicitante o solicitantes;

Artculo 20. La solicitud de conciliacin podr formularse de manera verbal o escrita,


sealando:
a) La individualizacin de las partes y de sus representantes si fuere el caso;
b) La indicacin del lugar en que deban surtirse las notificaciones a las partes;
c) La sntesis de los hechos;
d) Las peticiones;
e) La estimacin razonada de la cuanta en que se fundamenta la peticin o peticiones;
f) Relacin de las pruebas o elementos de juicio que desee aportar.

Por sustraccin de materia, en civil, comercial, familia, penal, entre otras reas, se podra concluir que la
solicitud de conciliacin cuando sea por escrito, deber contener como mnimo:
Ciudad, fecha y operador de la conciliacin (centro o conciliador) ante el cual se presenta la
solicitud.
Identificacin del solicitante(s) y citado(s) y apoderado(s) si fuera el caso.
Si una parte solicitante desea que un conciliador en particular sea nombrado por el centro de
conciliacin, se deber indicar su nombre en la solicitud.
Hechos del conflicto.
Peticiones o asuntos que se pretenden conciliar.
Cuanta de las peticiones o la indicacin que es indeterminada.
Relacin de los documentos anexos y pruebas si las hay.
Lugar donde se pueden realizar las citaciones a la conciliacin de todas las partes.
Firma(s) del solicitante(s).

El Ministerio recomienda que las pruebas y documentos anexos a la solicitud de conciliacin se reciban en
copias simples para que sean las partes quienes conserven y custodien dichos documentos.
Dependiendo del tipo de conciliacin, se deben exigir algunos documentos anexos a la solicitud o que se
aporten en la audiencia de conciliacin, por ejemplo, en los asuntos de familia donde la pretensin sea el
cumplimiento de los alimentos de los menores, la parte solicitante debe presentar el registro civil de los
mismos.

De igual manera, El Ministerio del Interior y de Justicia mediante concepto No. 12919/04 se pronunci
sobre las calidades de las personas que presentan una solicitud de conciliacin en lo siguientes trminos:

El artculo 76 de la Ley 23 de 1991 y pargrafo 2 del artculo 1 de la Ley 640 de 2001 son claros al
establecer la potestad que tienen las partes de decidir si quieren o no concurrir a la audiencia de conciliacin
con o sin apoderado. En este mismo sentido, la peticin de conciliacin la puede hacer la persona
directamente interesada o su abogado debidamente facultado para ello. La excepcin a dicha norma es la
conciliacin administrativa en donde el pargrafo 3 del artculo 1 de la Ley 640 de 2001 exige desde la
misma presentacin de la solicitud y la audiencia de conciliacin, la presencia de abogado titulado, es decir,
el derecho de postulacin.

Sobre el alcance del pargrafo 2 del artculo 1 de la Ley 640 de 2001, este Ministerio quiere hacer nfasis en
una interpretacin y aplicacin integral que permita cumplir con los principios de la conciliacin tales como
la flexibilidad, celeridad y eficiencia ya que en principio son las partes las que deben asistir directamente a
la audiencia de conciliacin; sin embargo en determinados casos en los cuales por motivos razonables una
de las partes citadas no puede asistir y faculta a su abogado con poder general o especial para que lo
represente, se deber permitir que ste cumpla con la funcin para la cual fue habilitado y se realice la
audiencia de conciliacin sin presencia de su poderdante.

Presentada la solicitud de conciliacin, el centro de conciliacin deber designar al conciliador siguiendo


para ello estrictamente la forma de reparto establecida en sus estatutos, salvo que en la solicitud la parte
interesada indique el nombre de un conciliador inscrito en el centro de conciliacin.

Una vez el conciliador ha sido notificado de su nombramiento, el centro har entrega de la solicitud con sus
respectivos documentos para su estudio por parte de ste.

Es el conciliador quien toma las decisiones sobre su competencia y viabilidad de la conciliacin, en ningn
caso el director o un funcionario del centro de conciliacin pueden hacerlo, toda vez que sus funciones son
de apoyo administrativo, fsico y logstico.

De acuerdo con el Artculo 2 de la Ley 640 de 2001 en concordancia con el Artculo 19 del Decreto 30 de
2002, cuando el conciliador determine que el conflicto por su naturaleza jurdica no es transigible, desistible
o conciliable, expedir dentro de los diez (10) das calendario siguientes a la presentacin de la solicitud de
conciliacin una constancia con el siguiente contenido mnimo:

Lugar y fecha de presentacin de la solicitud de conciliacin.

Fecha en la que es expedida la constancia.

Objeto de conciliacin (parte(s), pretensiones y cuanta).

Razones de derecho que motiven que el conflicto no es conciliable.

Firma del conciliador.

En todo caso, junto con la constancia se devolvern los documentos aportados por los interesados y para
mayor seguridad se guardar copia de la solicitud y anexos en el centro o archivo del funcionario
conciliador.

En los tres casos que el Artculo 2 de la Ley 640 de 2001 establece que el conciliador debe expedir
constancia, los funcionarios pblicos facultados para conciliar conservarn las copias de las mismas y los
conciliadores de los centros de conciliacin debern remitirlas al centro de conciliacin para su control y
archivo.

Si en la solicitud de conciliacin se presentan pretensiones conciliables y no conciliables, el conciliador


expedir constancia al interesado de los asuntos no conciliables como lo establece el Artculo 2 de la Ley
640 de 2001 y en los conflictos susceptibles de conciliar, el conciliador proceder a citar a las partes para
realizar la audiencia de conciliacin y dependiendo del resultado elaborar el acta o constancia que proceda.

De conformidad con los artculos 8 y 20 de la Ley 640 de 2001, si el conflicto es transigible, desistible o
conciliable, el conciliador deber citar a las partes por el medio ms expedito y eficaz y hacer concurrir a
quienes en su criterio deban asistir a la audiencia.

La citacin de conciliacin deber contener como mnimo:

1. Lugar y fecha en la que es elaborada la citacin.

2. Identificacin del conciliador y parte(s) solicitante(s) y citada(s).

3. Objeto de la conciliacin (hechos, pretensiones conciliables y cuanta).

4. Consecuencias de la inasistencia a la audiencia de conciliacin.

5. Lugar, fecha y hora de realizacin de la audiencia de conciliacin.

6. Firma del conciliador.

Dependiendo del caso, las consecuencias que el conciliador debe mencionar a las partes por su no
comparecencia a la conciliacin son: Artculo 22 de la Ley 640 de 2001: salvo en materias laboral, policiva
y de familia, si las partes o alguna de ellas no comparece a la audiencia de conciliacin a la que fue citada y
no justifica su inasistencia dentro de los tres (3) das siguientes, su conducta podr ser considerada como
indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mrito en un eventual proceso judicial
que verse sobre los mismos hechos y, de acuerdo con el Artculo 35 de la Ley 640 de 2001, cuando la
conciliacin extrajudicial en derecho sea requisito de procedibilidad y se instaure la demanda judicial, el
juez impondr multa a la parte que no haya justificado su inasistencia a la audiencia. Esta multa se impondr
hasta por valor de dos (2) salarios mnimos legales mensuales vigentes en favor del Consejo Superior de la
Judicatura.

El Ministerio del Interior y de Justicia recomienda que el conciliador cite a las partes por escrito, a travs de
correo certificado con las empresas que el Ministerio de Comunicaciones ha avalado para las notificaciones
judiciales.

El Artculo 2 de la Ley 640 de 2001 en concordancia con el Artculo 19 del Decreto 30 de 2002, establece
que si en el lugar, fecha y hora sealada para la realizacin de la audiencia de conciliacin, las partes o una
de ellas no asiste, el conciliador deber expedir constancia con el siguiente contenido mnimo:

1. Lugar y fecha de presentacin de la solicitud de conciliacin.

2. Lugar y fecha en que debi celebrarse la audiencia.

3. Fecha en la que es expedida la constancia.

4. Partes solicitante(s) y citada(s) con indicacin de las que asistieron o inasistieron.

5. Objeto de conciliacin (pretensiones y cuanta).

6. Indicacin literal de las excusas presentadas por la inasistencia si las hubiere.

7. Firma del conciliador.


El Artculo 22 de la Ley 640 de 2001 otorga a las partes citadas en debida forma a la audiencia de
conciliacin un plazo de tres (3) das hbiles para presentar justificacin por su inasistencia, es decir, la
fecha de expedicin de la constancia es el cuarto da al de la fecha en que debi realizarse la audiencia.

Si la parte que inasiste presenta una justificacin y solicita se programe de nuevo una fecha para la
realizacin de la audiencia, es la parte que asisti quien decide si sta se lleva a cabo, toda vez que el
conciliador no valora la excusa. En cualquier caso, tanto el centro de conciliacin como el conciliador,
deben estar de acuerdo en la nueva audiencia. En el mismo sentido, ni el centro ni el conciliador podrn
cobrar de nuevo por la conciliacin y esta nueva fecha se entender como una segunda sesin para dar
aplicacin al pargrafo 2 del artculo 1 del Decreto 24 de 2002, es decir, solamente cuando se realicen ms
de tres sesiones, por cada sesin adicional se incrementar la tarifa en un diez por ciento (10%) del total
resultante.

En el caso que ninguna de las partes citadas asista y alguna de ellas presenta justificacin y solicita se
programe de nuevo una fecha para la realizacin de la audiencia de conciliacin, el centro y el conciliador
decidirn si se lleva a cabo.

Junto con la constancia se devolvern los documentos aportados por los interesados y para mayor seguridad
se guardar copia de la solicitud y anexos en el centro o archivo del funcionario conciliador.

El conciliador no debe expedir constancia de inasistencia si para la fecha y hora de la audiencia de


conciliacin no ha confirmado que las partes efectivamente fueron citadas.

El Artculo 2 de la Ley 640 de 2001 en concordancia con el Artculo 19 del Decreto 30 de 2002, establece
que si se realiza la audiencia de conciliacin y las partes no llegan a un acuerdo, el conciliador deber
expedir constancia con el siguiente contenido mnimo:

1. Lugar y fecha de presentacin de la solicitud de conciliacin.

2. Lugar y fecha en que se celebr la audiencia, toda vez que la constancia debe expedirse de inmediato.

3. Partes solicitante(s) y citada(s) con indicacin de las que asistieron o inasistieron.

4. Objeto de conciliacin (pretensiones y cuanta).

5. Firma del conciliador.

Es importante tener en cuenta que el conciliador no deja constancia de lo que sucedi en la audiencia de
conciliacin y llev a que no se lograra un acuerdo, ni debe consignar declaraciones o anotaciones que pidan
las partes.

Junto con la constancia se devolvern los documentos aportados por los interesados y para mayor seguridad
se guardar copia de la solicitud y anexos en el centro o archivo del funcionario conciliador.

Si se presenta una conciliacin multi-partes y dos de ellas se presentan a la audiencia de conciliacin, si


entre las mismas existe conflicto y se puede conciliar, el conciliador deber realizar la audiencia de
conciliacin ya que sta tiene efectos inter-partes.

En el caso anterior, el conciliador elaborar la constancia de inasistencia en relacin con la parte que no
concurri a la audiencia pasados los tres das que tiene para presentar justificacin; a esta constancia el
director del centro le har el correspondiente control y posterior archivo. As mismo, si las partes que
asistieron no logran un acuerdo, el conciliador les expedir una constancia de no acuerdo en los trminos
mencionados en el presente concepto.

Si las partes y el conciliador realizan la audiencia de conciliacin y como resultado de la misma se logra un
acuerdo conciliatorio, el numeral 6 del Artculo 8 de la Ley 640 de 2001 ordena que el conciliador levante
un acta de conciliacin con el contenido que establece el Artculo 1 de la misma ley:
1. Lugar, fecha y hora de audiencia de conciliacin.

2. Identificacin del conciliador.

3. Identificacin de las personas citadas con sealamiento expreso de las que asisten a la audiencia.

4. Relacin sucinta de las pretensiones motivo de la conciliacin.

5. El acuerdo logrado por las partes con indicacin de la cuanta, modo, tiempo y lugar de cumplimiento de
las obligaciones pactadas.

Adems de los requisitos establecidos en la Ley, el Ministerio del Interior y de Justicia considera importante
que en el acta de conciliacin se hagan las siguientes precisiones:

Identificacin del centro de conciliacin (nombre, cdigo de identificacin y Resolucin de autorizacin de


creacin) si la solicitud de conciliacin fue presentada ante un centro y se realiza la audiencia en sus
instalaciones identificacin del conciliador (nombre y cdigo de identificacin) si la solicitud de
conciliacin y la audiencia se realiza a prevencin.

Hechos que originaron y hacen parte del conflicto que las partes aceptan en la audiencia de conciliacin.

Las pretensiones motivo de la conciliacin deben ser las que se expusieron en la audiencia de conciliacin y
no la transcripcin de la solicitud.

Cuanta de las pretensiones de las partes de la conciliacin.

Firma del conciliador y las personas que asistieron (incluyendo a los abogados).

Hora de inicio y finalizacin de la audiencia de conciliacin; si la audiencia se desarrolla en varios


encuentros se deben relacionar cada uno de ellos.

Es importante mencionar que el acta de conciliacin no puede contener remisiones a otros documentos, el
acta es una sola y no tiene anexos que hagan parte integral de la misma.

De acuerdo con el Pargrafo 1 del Artculo 1 de la Ley 640 de 2001, a las partes de la conciliacin se les
entregar copia autntica del acta de conciliacin con constancia de que se trata de primera copia que presta
mrito ejecutivo.

Si la audiencia de conciliacin es multi-partes, el conciliador deber expedir constancia para el caso de las
personas citadas y que no asistieron despus de los tres das que tienen para presentar justificacin y
elaborar el acta de conciliacin para las que concurrieron y lograron un acuerdo.

Las suspensiones de la audiencia de conciliacin deben ser autorizadas por las partes sujetos del conflicto, el
conciliador no decide unilateralmente si se realizan sesiones adicionales. Si alguna de las partes no est de
acuerdo con la suspensin, el conciliador debe entender que no hay acuerdo conciliatorio para seguir el
procedimiento de la conciliacin y en este caso expedir la constancia de no acuerdo.

Una vez el conciliador haya expedido la constancia o acta que ordena la Ley, se deber seguir el
procedimiento ordenado en el Decreto 30 de 2002 que reglamenta el registro de las actas de conciliacin,
control de las constancias y archivo de los antecedentes para el caso de los conciliadores de los centros de
conciliacin. Los funcionarios pblicos que son conciliadores y notarios debern realizar el control y
archivo de actas y constancias.

Como se observa, en el presente concepto de lnea institucional se establece que de un mismo caso de
conciliacin se pueden derivar uno o varios documentos, sean stos actas o constancias.

Un caso especial es la solicitud de conciliacin que se presenta ante un conciliador donde el asunto es
conciliable, pero el conciliador no es competente para adelantarla. En este caso, el conciliador previo estudio
y anlisis del conflicto, deber responder por escrito al solicitante que no es competente aduciendo las
razones legales que correspondan e informarle qu conciliadores podrn atender su solicitud. Por ninguna
razn el conciliador podr remitirlo a un centro o conciliador en concreto ya que es el ciudadano quien
decide libre y voluntariamente el operador.

El Ministerio del Interior y de Justicia en concepto de lnea institucional No. 15798 de 24 de noviembre de
2004 dijo lo siguiente:

En los casos en los cuales se invita a una conciliacin por un conciliador a prevencin nombrado por una
de las partes, el convocado debe habilitar a dicho conciliador para que pueda llevar a cabo la audiencia, de lo
contrario basta con la manifestacin de la voluntad de no querer hacerlo en tal escenario. En este caso, el
conciliador procede a elaborar la constancia de no acuerdo con la anotacin clara del motivo. Son las partes
las que en virtud de su autonoma deciden la modalidad y operador ms adecuado para encontrarse en un
ambiente de neutralidad, para que por medio del dilogo puedan lograr un acuerdo que solucione
integralmente su conflicto.

De acuerdo con lo anterior, en los casos donde las partes o una de ellas no habilitan a un conciliador a
prevencin y no se pueda realizar la audiencia de conciliacin, el conciliador procede a elaborar un
documento en el cual deja constancia de lo sucedido. Si se est en un centro de conciliacin, las partes o una
de ellas podrn solicitar al director el cambio del conciliador y ste deber hacerlo. Si al segundo conciliador
tampoco lo habilitan, l mismo expedir un documento donde deja constancia de la situacin y con ello se
agota la conciliacin como requisito de procedibilidad. En uno y otro caso no se puede impedir el acceso a la
justicia formal, pretendiendo evadir el intento de la conciliacin.

Si las partes desisten de la solicitud de conciliacin, solucionan por fuera de la conciliacin su conflicto,
abandonan la audiencia de conciliacin, entre otras formas diferentes de dar por terminada una conciliacin,
el conciliador deber dejar por escrito constancia de lo sucedido y archivar con ello el caso.

Los estatutos o reglamentos internos de los centros de conciliacin tienen como obligacin para ser
autorizados por el Ministerio del Interior y de Justicia incluir el procedimiento conciliatorio que se aplica en
el centro. Dicho reglamento debe respetar la Ley y los conceptos de lnea institucional de la conciliacin
como el presente.

Para finalizar, el Ministerio del Interior y de Justicia quiere resaltar a los conciliadores la aplicacin de los
principios de autonoma de la voluntad de las partes, celeridad, economa e informalidad en el desarrollo del
procedimiento conciliatorio, para que las partes como protagonistas del conflicto encuentren en la
conciliacin una va eficaz en la solucin de su controversia y tengan acceso a la justicia.