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    Generalidades sobre las compras Objetivo general: ALE esie_c: o,-ei lector comprendera los requisitos clementales para realizar una compra, asf como el enfoque merca- dol6gico que debe darle a sus actividades y la interaccién directa con otras areas de la empresa GENERALIDADES ee La actividad de compras es tan antigua comio las ventas. De hecho, estas dos actividades son complementarias; no pueden existir una sin Ja otra, sean na cionales o internacionales, de cardcter industrial, comercial 0 de servicios. Las compras son basicas para el progreso de toda empresa pequeiia, mediana o grande; comprador y vendedor ponen interés especial en las negociaciones que realizan. i En la actualidad, el fundamento de las compras no debe ser tmicamente la buena fe, Hoy las compras éstan integradas al comercio, a la organiza- cién funcional especializada y a las técrticas que impone el comercio; han alcanzado tal importancia, y atin sigue creciendo, que la productividad y comercializacién dependen de ellas. a Los principios y técnicas de una funcién compradora eficaz son deter- minantes. Los compradores modernos buscan los medios para realizar su actividad de un modo cada vez mds perfecto y con un mayor nivel de efi- ciencia en sus acciones de compra. Hoy mds que nunca es necesario com- prender con claridad los objetivos y principios de la funcién compradora para poderios utilizar de modo que se pueda Iegar a una correcta politica de compras y a adoptar las decisiones pertinentes. = Capitulo 1 Generalidades sobre las compras El propésito de esta obra es comprender esos principios a la luz de nue- vas circunstancias, e instituir lo que debiera ser la secuencia légica de un procedimiento de compras que permita resolver los problemas cada vez mas complejos que hoy enfrentan los directivos de las empresas. Con base en Jo anterior, debe entenderse que toda empresa dedicada a la produccién de satisfactores, comercializacién de éstos o de los servicios que ofrece, tiene necesariamente que adquirir en forma adecuada y con- tinua materias primas, mercancias u otros materiales para su correcto funcionamiento, con lo que podrd cubrir las necesidades del mercado y cumplir con sus objetivos. Para tal fin, dichas materias primas, mercanct. deben cumplir con los requisitos elementales de una buena compra: s y demds materiales + Precio. + Calidad. + Cantidad. + Condiciones de entrega. + Condiciones de pago. + Servicios de posventa. El incumplimiento de todos 0 alguno de estos requisitos repercutiré invariablemente en la produccién o comercializacién de sus bienes 0 ser- vicios, con lo cual la empresa proyectara una mala imagen, perderé mer- cado y correré el riesgo de salir definitivamente del mismo. Proceso integrador de mercadotecn Figura 1.4 Inicio sins Sacco ited Nt bt AMET iA MISES nar Generalidades ® En principio, es necesario conocer las definiciones de los elementos in- volucrados en las compras. Definiciones El Diccionario de la Real Academia Espafiola dice qu Comprar proviene del latin comparare, cotejar, y que se traduce como adquirir algo por dinero. Adquisicién, del latin adquisitio, -onis, accién de adquirir. Por lo tanto, comprar debe considerarse como sindnimo de adquisicién. Tradicionalmente se dice que comprar es: La funcién responsable de efectuar todas las compras requeridas por una empresa en el momento oportuno. Asimismo: Las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una deter- minada necesidad. Michele Calimeri define asf las compras: La operacién que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, maqui- nas, servicios, etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administracién de la misma ha definido. También se dice que comprar es adquirir materias primas o cualquier otro articulo con las caracteristicas minimas necesarias requeridas por una empresa; es decir, precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago, asi como la negociacién de los servicios de posventa. Importancia En la actualidad, las compras deben considerarse una funcién vital para el éxito de cualquier empresa, sea industrial, comercial 0 de servicios. Para alcanzar ese nivel las empresas modernas deben contar en su estructura organizacional con un departamento de compras sobre el que recaigan, pre- cisamente, estas funciones. El objetivo de este departamento serd adquirir » Capitulo 1 Generalidades sobre las compras las materias primas y los articulos indispensables para la fabricacién de los bienes a que se dedica, o productos terminados para realizar su venta © brindar los servicios adecuados; para lograrlo pondra en juego todos los elementos necesarios que le permitan conseguirlo (datos estadisticos para evaluar a los proveedores, sistemas de informacién, concertacién de acuer- dos y negociaciones con sus proveedores). Desde el punto de vista econdémico, el departamento de compras tiene la responsabilidad de utilizar con los mejores resultados los recursos moneta- rios de la empresa; en esencia, es responsable de obtener la mejor calidad, el mejor precio, las mejores condiciones de entrege ¥ pago, asi como de los servicios de posventa, para lograr el objetivo mencionado. Por otra parte, el departamento de compras debe hacer una aportacién muy significativ. vicios —segtin sea el caso— por medio de las negociaciones que realice; e importante a la productividad, comercializacién o ser- cualquier ahorro en el costo de las materias primas, servicios 0 mercancias adquiridas, mejoraré la posicién competitiva de la empresa (por ejemplo, adquisiciones a precios bajos, condiciones diferidas de pago, servicios adi- cionaies en mantenimiento 0 apoyo tecnolégico, entre otros), y redundaré, indudablemente, en beneficios importantes para la misma. El enfoque mercadolégico que el departamento de compras aplique con sus proveedores es vital. Por ejemplo, en materia de publicidad y pro- moci6n los proveedores de la empresa deben participar con publicidad compartida, promociones en precio, producto, servicio y otros; determinar canales de distribucién (exclusividad); crear envases 0 empaques (dise- fio) muy propios para la empresa compradora, asi como investigacién de mercados para facilitar la venta, ofrecer sus productos o servicios a nuevos mercados. En pocas palabras, en la actualidad los compradores deben rea- lizar alianzas estratégicas con sus proveedores. Generalidades « Incremento en las utilidades por medio del departamento de compras Compras incrementa utilidades * Si el departamento de compras ahorra “X” cantidad, por minima que sea en los pagos a proveedores, esto repercutiré directamente en el ltimo renglén del “Estado de Resultados”, aumentando las utilidades ‘antes del pago de impuestos. + Por otra parte, si la utilidad que se obtuviera por la venta de “X” articulo, producto 0 servicio fuera de 5%, sobre $10000.000.00 nuestras utilida- des serian de $500 000.00 antes de impuestos. Por lo que si desedramos una utilidad via ventas, de $1 000 000.00, se tendrian que duplicar las ventas (en 20.000 000.00). * Por lo tanto, precisando, se puede decir que “los beneficios relacionados con el area de compras son muy importantes” y obligan a poner especial atencién a esta area de la empresa, toda vez que es un buen medio para generar utilidades a la misma. Efecto sobre la posicién competitiva: + Una empresa no puede ser competitiva si no logra reducir sus costos 0 a] menos sostenerlos, para defender su posicién en el mercado. * Capitulo 1 Generalidades sobre las compras © | Conceptos basicos a OBJETIVOS Las compras tienen como objetivos, en primer término: + Manejar y controlar el flujo de dinero de la mejor manera posible, debido a que las compras representan una inversién. + Servir eficazmente en el aprovisionamiento de materias primas y articulos indispensables para la fabricacion y comercializacion de productos o servicios, para mantener a la empresa en operacion competitiva; es decir, interpretar de manera eficiente las metas de la empresa. Pero, ademas, y sin descuidarlos, tiene otros propésitos: * Mantener continuo el abastecimiento de materias primas al departa- mento de produccién. * Realizar con una inversion minima las compras pare existencia 44 de materiales, y que ademés sea compatible con la seguridad y él bea na, aunts a neficio econémico. + Evitar desperdicios de las materias primas. + Adquirir materias primas a los precios més bajos posibles, y con la calidad requeride * Mantener en posicién competitiva a la empresa en lo que se refiere a ostes-d aterial Por otra parte, el objetivo ideal de las empresas que se dedican a la co- mercializacién de productos terminados seria comprarlos y desplazarlos en periodos similares a los plazos de pago, para evitar aumentos en el costo financiero; es decir, evitar excedentes en los inventarios al operar al ritmo de las ventas. Clasificacion Las compras se clasifican en dos grandes grupos. Bienes: * Materias primas 0 materiales. Pueden ser de procedencia agricola, minera o de otras industrias, en Jas cuales han tenido su primer grado de transformacién. * Mercancias. Productos terminados que se destinan a la venta de quienes los requieren. + Suministros. Bienes 0 servicios que se proveen en forma periddica 0 continua a una empresa, a fin de que ésta pueda realizar adecuada- mente sus actividades (por ejemplo: tinta, jabon, papeleria, energia eléctrica, gas, diesel, teléfono, agua, entre otros). Cabe mencionar que los suministros, en sentido estricto, también son materias primas o materiales que sirven para abastecer al departamento de produccién de una empresa. Al respecto, el Diccionario de la Real Academia Espajiola sefiala: Suministro es accién y efecto de suministrar. = Capitulo 1 Generalidades sobre fas compras suministrar, del latin subministrare, verbo transitivo, proveer 4 une de algo que necesita. Servicios: + Personales 0 profesionales. + Financieros (bancos, Seguros). + Transportes (terrestres, aéreos y maritimos). + Turisticos. Por su Ambito territorial, también pueden clasificarse en: «= Compras nacionales. Son Jas que se efectian dentro de las fronteras de un pais, con apego a sus leyes, que a su vez pueden ser locales (se realizan en la misma plaza), 0 fordneas (se realizan en plazas distin- tas, pero dentro del mismo pais), y pueden realizarse en: — Sector privado. — Sector publico (gobierno). + Compras internacionales. Son las que se efectiian entre dos o mas paises, y se rigen por sus leyes, o-bien por acuerdos, convenios 0 tra- tados. Por ejemplo, en México el presidente de la Repablica expidié un decreto publicado en el Diario Oficial el 8 de noviembre de 1993, que oficializaba fe] reconocimiento del Tratado de Libre Comercio de América del Norte (TLCAN), asi como los acuerdos de cooperacion ambiental y laboral. La CAémara de Senadores dio su voto favorable el 22 de noviembre de 1993.' El decreto de promulgacién del ‘TLCAN fue firmado el 4 de diciembre de 1993 y se publicé en el Diario Oficial los dias 20 y 28 de diciembre de 1993. ff Revista Naciones Unidas, Comision Econémica para América Latina y el Caribe, CEPAL, 18 de mayo A de 195. Objetivos = Es oportuno mencionar que en los tres paises participantes fue necesa- rio adecuar el marco legislativo existente para ingresar al nuevo espacio econémico. México ha suscrito acuerdos de Libre Comercio con la Unién Europea, Ghile, Venezuela y Costa Rica, entre otros. Asimismo, existe otra clasificacién de compras: Compra por acervo. Se realiza sobre'los elementos qu Jguna cosa contenga en determinado momento, sean homogéneos 0 heterogéneos, de la misma especie 0 calidad, o de especies y calidades distintas. La propiedad en esta modalidad se transfiere en el momento en que las partes se han puesto de acuerdo en el precio, aun cuando en el acervo exis- tan bienes que se acostumbra contar, pesar o medir (arts. 2259 y 2260 del Cédigo Civil para el D.F. en materia comtin). Se concluye que el comprador no podré pedir la rescisién del contrato alegando no haber encontrado en el acervo la cantidad, peso o medida que él calculaba. * Compra sobre muestras. Se realiza cuando los interesados no tienen a la vista el total de los articulos, sino slo una parte de ellos 0 una muestra de lo que desean adquirir. En otras palabras, la determi- bien en relacién con una parte desprendida de la misma cosa, es decir, sobre una muestra; 0 bien, nacién de la cosa vendida se hac: en relacién con la especificacién de las cualidades de una cosa (art. 2258 del Cédigo Civil para el D.F. en materia comin y art. 375 del Cédigo de Comercio). * Compra de esperanza. Contrato que tiene por objeto adquirir, por una cantidad determinada, los frutos que una cosa produzca en el tiempo fijado, tomando el comprador para si el riesgo de que los frutos no Heguen a existir, 0 bien, los productos inciertos de un hecho, que puedan estimarse en dinero (art. 2792 del Cédigo Civil para el D.F. en materia comin). También habra compra-venta de esperanza cuando la cantidad de los articulos 0 productos y su calidad especffica no puedan determinarse. = Gapitute 1 Generalidades sobre las compras Asimismo, se pueden sefialar otros tipos de compras: + Compras ajustadas a neces dades inmediatas (materias primas). = Compras para fines especificos (maquinaria y equipo). « Compras especulativas (para almacenarse con propésitos de lucro). + Compras segtin las necesidades del mercado (oferta y demanda). + Compras sobre contrato (compras fijas, a través de la orden de compra). Principios basicos de las compras FJ funcionario ejecutivo bien preparado, que tiene @ SY cargo la labor de compras, buscaré siempre utilizar los recursos monetarios di ponibles con el mayor provecho para Ja empresa; para ello debera observar con toda atencién los siguientes principios: + Las practicas en el mundo de las compras deberdn sujetarse a las ne- cesidades particulares de la empresa, sea ésta comercial, industrial o de servicios: por ejemplo, la industria hotelera tiene necesidades muy propias de bebidas y alimentos, que son ™muy distintas a las de las empresas que comercializan ropa, calzado y otros. Sin embargo, estos principios aplican para cualquiera de elias. = Las compras deberdn hacerse con base en un examen minucioso de las caracteristicas de las mercancias y les servicios ofrecidos por los proveedores. = La decisién sobre lo que se debe comprar y el momento de hacerlo la toma el comprador con pleno conocimiento de los precios y las ten- dencias del mercado, asi como del estado de la oferta y la demanda. « Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las con- diciones mas ventajosas para una misma calidad, cantidad, condicio- nes de entrega, condiciones de pago y servicios de posventa. + El comprador debe ser capaz de pronosticar 1a evolucién futura del mercado. Objetivos « Todo lo anterior puede resumirse en tres elementos fundamentales: + Establecer con claridad lo que la empresa necesita. + Localizar a los proveedores que tienen Jos materiales necesarios, dentro o fuera del pati + Realizar las mejores negociaciones con los proveedores en cuanto a precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y de pago, asi como servicios de posventa. Le |) Fabricar-comprar-rentar |» Ladecisién de fabricar, comprar o rentar, parte del siguiente andlisis: + Fabricar en vez de comprar. Cuando es necesario garantizar el vo- lumen y la calidad deseados, seguridad y oportunidad en el abasteci- miento, reducir costos y otras razones semejantes. * Comprar en vez de fabricar. En raz6n de no tener la infraestructura adecuada para hacerlo, no tener la experiencia técnica necesaria, no poder abatir costos, ademds de otros. + Rentarenvez de comprar. Para evitar gastos de mantenimiento, para no descapitalizar a la empresa, y evitar riesgos en la inversién y pro- blemas de capacitacién, entre otros. Un ejemplo de lo anterior se halla en la industria de lacteos, en la que necesariamente se tienen que comprar grandes cantidades de leche como materia prima para fabricar de manera obligada los productos que de ella se deriven, y garantizar asf la calidad requerida. Sin embargo, tal vez sea mds conveniente rentar veh{culos para distri- | buir los productos en vez de comprarlos; con ello se evitan gastos de man- tenimiento, no se descapitaliza la empresa y no se corren. riesgos en la inversion. = Capitulo 1 Generalidades sobre las compras | Conceptos basicos lecuadamente el flujo COMPRAS NACIONALES Es importante sefialar que dentro de las compras nacionales se encuentran las que realiza el sector privado (empresas industriales, comerciales o de servicios), las cuales requieren mayor atencién. Sin embargo, en este capitulo se tratan los aspectos mas importantes de las compras efectuadas en el sector ptiblico (uso de los recursos econémi- cos para las compras que realiza el Estado). En México el Estado realiza diversas operaciones con los recursos pro- venientes de sus contribuyentes, lo que le obliga a establecer procedimien- tos yr publico. Lo anterior se basa en el articulo 154 de la Constitucién Politica de los zlamentos para hacerlas més eficientes y dar transparencia al gasto Estados Unidos Mexicanos, que a la letra dice: Los recursos econémicos de que dispongan el Gobierno Federal y el Gobierno del Distrito Federal, asi como sus respectivas administraciones publicas paraestatales, se administrarén con eficiencia, eficacia y honradez para satisfacer los objetivos a los que estén destinados. boc i a Leica ANaN AOA L oe Ome Compras nacionales = Las adquisiciones, arrendamientos y enajenaciones de todo tipo de bie- nes, prestacién de servicios de cualquier naturaleza y la contratacién de obra que realicen, se adjudicaran o Hevardn a cabo a través de licitaciones pliblicas, mediante convocatoria ptiblica para que libremente se presenten proposiciones solventes en sobres cerrados, que serén abiertos publicamen- te, afin de asegurar al Estado las mejores condiciones disponibles en cuan- to a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demas circunstancias pertircentes: Cuando las licitaciones a que hace referencia e] parrafo anterior no sean idéneas para asegurar dichas condiciones, las leyes establecerdn las bases, procedimientos, reglas, requisitos y demds elementos para acreditar la eco- noma, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez de los concursantes que aseguren las mejores condiciones para el Estado. Con base en lo anterior se creé la Ley de Adquisiciones y Obras Publicas, publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 50 de diciembre de 1993, modificada por el decreto publicado el 5 de agosto de 1994, asf como su Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestacién de Servicios relacionados con Bienes Muebles, y demas ordenamientos que desarrollan el procedimiento de licitacién publica, asi como sus requisitos minimos ¢ indispensables para cumplir con los principios de ¢ficiencia, ¢ficacia y honradez. En esta ley quedan comprendidas las adquisiciones, arrendamientos y servicios, asi como obra piiblica. Si se parte de lo sefialado por el articulo 134 de la Constitucién Politica de los Estados Unidos Mexicanos, en el que se sefiala que las adquisiciones -y demés operaciones tienen que realizarse a través de licitaciones piblicas, habré que definir primero el término licitacién, cuyo significado, segin el Diccionario de la Real Academia Espafiola es, del latin licitatio, -onis = accién y efecto de licitar. ¥ licitar proviene del latin licitari = ofrecer precio por una cosa en su- basta o almoneda = obligarse uno a dar o hacer una cosa por cierto precio en que se estima la misma. * Capitule 1 Generalidades sobre las compras De esta forma, debe entenderse que quienes ofrecen precio por una cosa son los que acuden a la convocatoria que hace el Estado, convirtiéndose asi en licitadores; en consecuencia, el Estado en virtud de la convocatoria que hace para licitar, se convierte en licitante. Con base en lo anterior puede decirse que la licitacién publica es un procedimiento que el Estado mexicano emplea para seleccionar —de acuerdo con la Ley de Adquisiciones y Obras Piiblicas y su respectivo reglamento— al proveedor mas idéneo. La licitacion publica se caracteriza fundamental itos esta- mente por ser un procedimiento abierto pero sujeto a los requ blecidos en Ja ley. Las licitaciones puiblicas podran ser: * Nacionales. * Internacionales. Es oportuno mencionar que existen ciertos principios rectores en la li- citacion: + Laconcurrencia (participacién abierta de un niimero de participantes). + La igualdad (hacia todos los licitadores con apego estricto a todo el procedimiento de la licitacién). + La informacién (los licitadores deben conocer todo acerca de la lici- tacion a partir de la convocatoria). + La inconformidad (considera la intervencién de los licitadores para impugnar alguna de las propuestas y defender la propia cuando se contravienen las disposiciones establecidas en la ley). Etapas o procedimientos de la licitacién publica: + Que haya presupuesto para tal fin, Cada aio se asigna un presupues- to para cada dependencia del Estado. + Que se establezcan las bases 0 condiciones de la licitacién: deserip- cin detallada de los requerimientos por el Estado, asi como las con- diciones y cléusulas a las que deberdn sujetarse los licitadores. eS Compras nacionales = * Que dichas bases se publiquen en una convocatoria en el Diario Oft- cial de la Federaciény en uno de los periddicos de mayor circulacién, ya sea del pais 0 de la entidad federativa donde se pretenda aplicar el producto o donde se realizaré la obra publica. + Que los licitadores presenten sus ofertas en sobre cerrado, en lugar, hora y dia previamente establecidos en los términos y condiciones de la convocatoria, sefialando la vigencia de la misma. c en. Que se haga la adjudicacién al licitador que haya ofrecido las mejores condiciones de precio, calidad, cantidad, oportunidad, condiciones de entrega y de pago, asi como servicios de posventa. + Formalizacién a través de una orden de compra (documento que se convierte en contrato de compra-yenta en el momento en que firman comprador y proveedor). * Las demas circunstancias pertinentes, a fin de asegurar al Estado Jas mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, fi- nanciamiento y oportunidad. Otros procedimientos restrictivos citados en la Ley de Adquisiciones y Obras Publicas son: * Lalicitacién privada, que es un procedimiento cerrado a través del cual se invita a personas fisicas 0 morales determinadas, considera- das como las mas capaces para cumplir con los pedidos o prestacién de servicios que se requieran, para que presenten sus ofertas, entre las que se elegird la més conveniente para el Estado. Debe quedar ‘acién le son aplicables los mismos principios y claro que a esta lic’ normas de la licitacién ptiblica. + La licitacién restringida, un procedimiento en el cual participan personas fisicas 0 morales que retinen ciertas caracterfsticas, como capacidad de produccién especifica, maquinaria y tecnologia mo- derna 0 ciertos procesos de produccién exclusivos, que a juicio del Estado y previa investigacién tengan ciertos proveedores. Bee = Capitulo 1 Generalidades sobre las compras * Lalicitacién directa, un procedimiento de eleccién que hace el Estado de forma directa, discrecional y excepcional para elegir al proveedor ms idéneo, inico y capaz de realizar 0 cumplir con la contratacion respectiva, por ejemplo, por su tecnologia avanzada, o por ser el titu- lar de una patente en pleno derecho exclusivo de explotacién. Conceptos basicos ‘w Las compras que | E 2 La licitacion publica d con‘la orden de compra: Et sistema perth toda la la cqnvocator yas 6 COMPRAS INTERNACIONALES Con anterioridad se mencioné que para el correcto funcionamiento de una empresa, ésta debe proveerse de forma adecuada y continua de materias primas, mercancias u otros materiales para cubrir correctamente las ne- cesidades que demanda el mercado en el que se desenvuelve, y que para lograrlo debe cumplir con ciertos requisitos clementales de una buena compra (precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega, pago y servicios de posventa). Estos mismos principios se aplican en las compras interna- cionales, ademas de otros no menos importantes, como una mejor asesoria eS 4 PTE ii¢ionales 128 sobre lo que se pretende adquirir, y un servicio técnico, asi tome ja infor- macion necesaria sobre la tecnologia avanzada de otros paisékeichas ras, zones atraeran a los compradores nacionales. Las compras en el Tete” siempre representardn una alternativa importante para el area de com- pras de la empresa. Sin embargo, las compras internacionales deberén planearse con ma- yor esmero, pues en ellas influyen factores diferentes corno la localizacién para conocer la capacidad técnica y financiera o de produccién del provee- dor internacional (para conocer fuentes proveedoras en el extranjero se puede obtener informacién de las mismas en las instituciones de crédito, asociaciones, cémaras y embajadas, entre otras). También se deben consi- derar los aspectos politicos y laborales de los paises donde se encuentran los proveedores, as{ como el tipo de moneda con que se hagan las nego- ciaciones de compra, sus métodos de pago, ademds del idioma, el cual en ocasiones puede provocar confusiones debido a los usos y costumbres de cada pais. En las compras internacionales deben considerarse otros tipos de con- tratos complementarios, como los siguientes, para garantizar adecuada- mente las operaciones de compra: + Contrato de transporte de mercancias. * Contrato de seguro de riesgos. * Contrato bancario (carta de crédito). * Contrato de fianza (para asegurar el pago del precio o calidad de las mercancias). * Contrato de servicios de inspeccién de las mercancias (a fin de veri- ficar que se apeguen a las condiciones establecidas en el contrato de compra-venta internacional). Otros aspectos que deben considerarse en la planeacién de las compras internacionales son las condiciones de entrega que se pactan entre compra- dor y proveedor. Hoy en dia las empresas mexicanas no s6lo deben docu- mentar, via contratos, las operaciones de compra al exterior, sino que deben ee = Capitulo 1 Generalidades sobre las comoras apegarse en mayor medida a Jos lineamientos legales de nuestro pais, asi como a los tratados y acuerdos internacionales que se hayan expedido para efecto de importaciones. Incoterms kn 1956 se formularon por primera vez documentos con la intencion de unificar y reglamentar los términos y conceptos que intervienen en la compra-venta internacional de mercancias. La Camara Internacional de Comercio, con sede en Washington, D. C., publicé los famosos Incoterms (iérminos comerciales internacionales), que han sido de gran utilidad para estas operaciones. Cabe sefialar que en la ultima versién de 1990 los Incoterms sufrieron enmiendas y adiciones, a fin de ponerlos al dia con respecto a las recientes practicas comerciales internacionales. La razon principal de esta revisién fue la de su adaptacién al creciente uso de datos electrénicos y los cambios en técnicas de transporte, en par- ticular en el uso de contenedores, el transporte multimodal con vehiculos de carretera y vagones de ferrocarril. La presentacién de los términos comerciales también se ha modifica- do para facilitar su lectura y comprensién; por ello, en Ja actualidad los Incoterms han sido clasificados en cuatro grupos: E, F, Cy D, en los que a su yez se agrupan los 15 términos comerciales internacionales: + E, este grupo se caracteriza por tener un término: — Ex-Work (EXW) = En fabrica. ‘Término por el que el vendedor pone en sus propios locales las mercancias a disposicion del comprador. + F,sélo contiene tres términos: — Free carrier (FCA) = Libre transportista _ Free along side ship (FAS) = Libre al costado del buque. _ Free on board (FOB) = Libre a bordo. z Compras internacionales * ‘Términos en los que el vendedor hace la entrega de mercancias en un medio de transporte escogido por el comprador, quedando libre del costo y riesgo dela mercancia. + G,contiene cuatro término — Cost and freight (C&F) = Costo y flete. — Cost insurance and freight (CI) = Costo seguro y flete. |___—carniage paid so (CPT) ="Transportepagada hasta lugar cone nido. — Carriage and insurance paid to (CIP) = Transporte y seguro paga- do hasta el lugar de destino convenido. ‘Términos en los que el vendedor ha de contratar el transporte principal, pero sin asumir el riesgo de pérdida 0 datio de la mercan- cia o de costos adicionales debido a hechos acaecidos después de la carga y despacho. * D, contiene cinco términos: — Delivered at frontier (DAF) = Entregado en frontera, lugar conve- nido. — Delivered ex ship (DES) = Entregado sobre buque, puerto de desti- no convenido. — Delivered ex quay (DEQ) = Entregado en muelle con derechos pa- gados en el puerto de destino convenido. — Delivered duty unpaid (DDU) = Entregado con derechos no paga- dos en el lugar de destino convenido. — Delivered duty paid (DDP) = Entregado con derechos pagados en el lugar de destino convenido. ‘Términos en los que el vendedor ha de cargar con todos los gastos y riesgos necesarios para llevar la mercancia al pafs de destino. Por tiltimo, se debe hacer notar que en el procedimiento de las compras internacionales se sigue gran parte de los pasos que se observan en las compras nacionales, con la salvedad que ameritan éstas en las condiciones de entrega y pago. ee ———— cae = Capitulo 1 Generalidades sobre las compras RELACION DIRECTA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTRAS AREAS EJ Area de compras como parte integral de una empresa, tiene relacién con todas las areas de la misma; sin embargo, iene vinculacién directa, por razén obvia de sus actividades, con los siguientes departamentos: Almacén. Este departamento mantiene al de compras con informacion constante sobre las existencias reales de materias primas, mercancias 0 materiales mediante controles minuciosos (control de inventarios); ade- més, es el area donde se originan las requisiciones que ponen ©n movi- miento al departamento de compras para su debido “resurtimiento” © «yeaprovisionamiento”, y de esa manera estar en posibilidades de proveer oportunamente a producci6n o a alguna otra érea de la empresa. produceién. Bs de suma importancia que el departamento de compras ob- tenga las materias primas requeridas en el tiempo adecuado y al precio mis bajo posible, pero sin menoscabo de la calidad, para que produccién pueda transformarlas en articulos que coloquen competitivamente a su empresa en el mercado, de abhi la importancia de Ia coordinacién con el departamento de compras. Tréfico. En las grandes empresas, el departamento de tréfico es el responsa- ble de la recepcién de Jos materiales que ingresan a la compatifa; se encarga Relacion directa del departamento de compras con otras areas = deverificar que éstos retinan los requisitos de calidad, cantidad, oportunidad, y que no haya mermas significativas 0 faltantes de los articulos amparados por la orden de compra o pedido emitidos por el area de compras. Esto justifi- ca el vinculo tan estrecho que debe existir entre estos dos departamentos. Contabilidad. Este departamento maneja informes 0 datos exactos y re- gistra en forma sistematica las operaciones comerciales que realiza una empresa. Asi, las compras de materias primas u otros materiales deben registrarse oportunamente por contabilidad para evitar retrasos en el pago a proveedores y aprovechar al maximo todos los descuentos que éstos ofrez- can ala empresa. En conclusién, para que una empresa funcione correctamente debe vi- gilar que en sus compras de materias primas 0 materiales la recepcién de los mismos la realice trafico; que se les resguarde adecuadamente en almacén y se suministren a produccién segtin sus requerimientos; que produccién Je manifieste el uso de dichas materias primas o materiales; y por iiltimo, que todas estas operaciones sean debidamente registradas por contabilidad para ordenar el pago correspondiente. j | Conceptos basicos z SEEEE z * Capitulo 1 Generalidades sobre las compras CUESTIONARIO 1. Se dice que la actividad de compras es tan antigua como las ventas mis- mas. Explique por qué. 2. ¢Cudles son los requisitos elementales de una buena compra? 5. Con los conocimientos adquiridos, elabore su propio concepto de compras. 4. Explique cual es la importancia de las compras. 5. Explique por qué se dice que compras genera utilidades. 6. ¢Por qué se dice que compras pone a la empresa en una posicién com- petitiva? 7. gQué enfoque mercadolégico debe darle compras a las actividades que realiza? 8. gCuales son los objetivos esenciales de compras? 9. gCudi es la clasificacién generalmente aceptada de compras? 10. Por su ambito territorial, gc6mo se clasifican las compras? 11. ¢Qué otra clasificacién se puede hacer de compras? 12. gCuales son los principios basicos de las compras? 13. La decisién de fabricar-comprar-rentar, obedece a determinadas cir- cunstancias; expliquelas. 14. Las compras en el sector ptiblico se realizan a través de licitaciones; explique en qué consisten. 15. gCudles con los principios rectores que deben prevalecer en la licita- cién publica? {Cual es el procedimiento que debe seguirse en la licitacién publica? ué otro tipo de licitacién puede aplicarse en las compras del sector ptiblico? Explique brevemente. Por qué se dice que las compras internacionales deben planearse con mayor esmero? 19. De qué medios se vale la empresa para conocer fuentes proveedoras en el extranjero? 20. Los Incoterms han sido agrupados en cuatro categorfas para facilitar su lectura y comprensién; explique en qué consisten. 21. Explique la relacién directa del departamento de compras con otras areas de la empresa. c Organizacion del departamento de compras Objetivo general: la estructura organizacional de las empresas, los sistemas de organiza- cin y planeacién, asf como el procedimiento ldgico de compras. CONCEPTO DE ORGANIZACION ‘Toda empresa, sea pequefia, mediana o grande, debe aplicar el proceso ad- ministrativo (previsién, planeacién, organizacion, integracién, direccién y control) para que su funcién sea eficiente; ello le permitiré crear una estructura interna eficaz en la que se enmarquen, deleguen, coordinen y controlen todas las actividades de la empresa. ‘Tal es el caso del departamento de compras, cuya importancia en las empresas, sean productoras de bienes u ofrecedoras de servicios, demanda de éstas especial atencién en su organizacion. En sentido general, debe entenderse por organizacién aquella entidad social en la que varias personas interactian con el propésito de aleanzar objetivos especfficos. También debe entenderse que al organizar una empresa, se armoni- zan todos los recursos con que cuenta (humanos, materiales e intangibles) para la consecucién de sus objetivos, hasta convertirla en un sistema en el cual se proyecten y controlen todas las funciones de la empresa, asegurando el mejor rendimiento de todos los recursos disponibles. De lo anterior se puede concluir que la organizacién de una empresa | permite establecer un sistema con caracteristicas de funcionalidad y orden, poo * Capitulo 2 Organizacién del departamento de compras ademés de coordinar y controlar sus funciones con eficiencia, asegurando el rendimiento adecuado de todos los recursos disponibles —materiales, humanos 0 intangibles—, todo ello con el propésito de alcanzar sus metas mediante una estructura organizacional precisa que clarifique una divi- sion de actividades y muestre cémo se relacionan éstas, el grado de especia- lizacién que aleanzan y su jerarquia o autoridad. Estructura orga nal La estructura organizacional es la interrelacién de las partes que compo- nen una empresa; especifica la divisién de actividades y muestra la relacién entre funciones o actividades, y tiene como elementos fundamentales: + La especializacion de actividades, que es la agrupacién en unidades de trabajo, también llamada departamentalizacin. + La estandarizacién, que uniforma de manera congruente las ins- trucciones y normas a partir de politicas y procedimientos hacia los subordinados. + La coordinacion, que posibilita la armonta y coincidencia de todas Jas actividades de la empresa para alcanzar sus objetivos. + Elfamaro,conelcualse determinasi una empresa es pequefia, media- naogrande,ybajo quésistema trabajard: centralizado, descentralizado o mixto. En otras palabras, mediante la estructura organizacional se puede vi- sualizar facilmente si la empresa se maneja bajo un sistema centralizado, descentralizado 0 mixto para la toma de decisiones; ademas, permite que sus actividades se hagan a los costos mds bajos y con excelente calidad, en el momento mds oportuno y procurando que se realicen en forma constante para estar en posibilidades de competir con otras empresas. Cabe mencionar que, en principio, para lograr una adecuada organizacién del departamento de compras, se deben considerar los siguientes aspectos. + Objetivos. Determinar con claridad los objetivos del departamento de compras, que indiscutiblemente serén congruentes con los de la empresa. ee a Concepto de organizacion = #_Diagrama de flujo del 4rea de compras Figura 2.4 = Gapitule 2 Organizacién del departamento de compras + Funcionalidad. El trabajo debe ser coordinado para alcanzar los ob- jetivos propuestos. + Organizacién. Se deberd establecer el tipo de organizacin que mas se adapte a las necesidades y propésitos de la empresa y crear la es- tructura organizacional que defina el sistema bajo el cual trabajara (centralizado, descentralizado 0 mixto). Tipos de organizaci6n Los tipos de organizacién convencionales pueden ser de gran ayuda para los hombres de negocios sin experiencia, pues con ellos podran determi- nar, controlar y definir niveles de autoridad + Lineal. De arriba hacia abajo. + Funcional. Delegar en otra persona determinada autoridad que nor- malmente ejerce un gerente de linea; actividades limitadas y bien definidas. + De asesoria o staff. Estructura organizacional con apoyo de especia- listas para la toma de decisiones. Combinado. Con autoridad lineal de arriba hacia abajo y apoyados en especialistas para la toma de decisiones. Si no se adopta ninguno de los tipos convencionales de organizacién establecidos, cada empresa puede definir su propia estructura de acuerdo con sus caracteristicas. i Conceptos hasicos eacion del proces ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Ya se ha mencionado que las compras en una empresa moderna presupo- nen, como minimo, un departamento de compras responsable de esta acti- vidad y personal idéneo para cumplir en forma adecuada con los objetivos de la compafia. Cémo estructurar u organizar este departamento, dependeré de la mag- nitud de la empresa y de lo complejo que resulte la tarea de compras. En una empresa pequefia se entiende que el volumen de compras es minimo y poco heterogéneo, por lo que se puede organizar de tal forma que dicha funcién recaiga en una sola persona con un asistente que le auxilie para realizar trabajos complementarios; este tipo de organizacién no implica ningtin problema y se trabaja de manera centralizada. En una empresa mediana, donde la actividad de compras es mas com- pleja, la organizacién deberd ser de otra indole y con personal mds capa- citado y, en algunos casos, con cierto grado de especializacién; se puede trabajar con un sistema centralizado o descentralizado. En una empresa grande, donde 1a tarea de compras es mas amplia y especializada, la organizacién de este departamento deberd estar bien de- finida en cuanto a sus funciones, procedimientos, politicas y objetivos, y dependiendo de su naturaleza, se puede establecer una organizacién cen- tralizada, descentralizada o mixta. Es obvio que en el mundo de los negocios existen empresas de muy di- versas caracteristicas. En México, del total de empresas, aproximadamente i | *® Capitule 2 Organizacidn del departamento de compras 99.8%! son micro, pequefias y medianas, consideradas asi por el ntimero de empleados que manejan y el tamaiio de sus ventas; el porcentaje restante lo representan empresas grandes. Sin embargo, todas tratan de alcanzar los objetivos que se han propuesto, organizéndose bajo estructuras que a su juicio son las més adecuadas. Muchas de las microempresas se apoyan, para su organizacién, en la experiencia e intuicién de sus propietarios 0 socios, otras deciden apoyarse en especialistas, y las menos tienen una organizacién mas formal donde claramente se observa que su estructura organizacional es compleja y fun- cional, con modelos propios para el logro de sus objetivos. En las empresas medianas los socios normalmente ocupan los cargos de direccién mds importantes, aun sin tener la experiencia que ello requiera; la raz6n, cuidar su inversién y no correr riesgos. En las empresas grandes es comin que los puestos directivos sean ocu- pados por verdaderos especialistas con experiencia, capacidad y astucia, entre otras aptitudes, y los socios son los que conforman el consejo de admi- nistracion, con todas las facultades para modificar la estructura organiza- cional de su empresa, si a su juicio consideran que ello les permite alcanzar sus objetivos. Estas empresas, en mayor o menor grado, tratan de aleanzar sus objetivos mediante una adecuada organizacion. ‘Todas las empresas que se dedican a los negocios inician con un plan, dinero, recursos humanos, materiales, grandes objetivos y mucho entusias mo; su preocupacién primordial es que su inversién les redittie grandes ganancias, por lo tanto, hacen planes y se organizan o tratan de organizar- se, y es aqui precisamente donde surgen los primeros problemas, porque si son dos socios, seguramente ambos pretenderdn el mismo objetivo, pero a veces desean alcanzarlo de diferente manera, de tal suerte que existen opiniones diferentes y terminan por organizarse segtin la experiencia e in- tuicién de alguno de sus propietarios. Ahora bien, si hay un mayor mimero de socios, el problema aumenta en virtud de los intereses y opiniones contrarios que tienen, por lo que, para alcanzar sus objetivos, toman modelos de organizacién de otras empresas. ][' txinformacisn proporcionada pore INEGI en sus censos econdmicos de 2003 sala que en Mexico existian en ese entonces mas de 3 millones de unidades econémicas ist Organizacién del departamento de compras * Si todo resulta bien, la empresa tendré un sano crecimiento y buenas utilidades; si no fuera asi, lo mas probable es que la empresa cierre 0 quie- bre y los socios pierdan su inversién, obteniendo solamente una expericn- cia mas, que en el préximo negocio les serviré quizé para optar por una mejor organizacién. Organizacién interna de un departamento de compras Figure 2.2 El personal de compras (ética) | El personal que realiza funciones de compras es muy vulnerable cuando se trata de cuestiones de ética. Lo anterior obedece a las cantidades de dinero que maneja 0 a las partidas presupuestales de su area cuando son compras que efectiia el Estado, por razén de las adquisiciones que realiza y por el trato continuo con fuentes externas a la compaiifa. El personal de compras debe actuar con una conducta libre de toda sospecha al realizar las adquisi- ciones, lo cual significa que esta obligado a cumplir ciertas normas éticas, como las siguientes: + Honradez. * Integridad. © Equidad. * Probidad. * Responsabilidad. } * Capitulo 2 — Organizacidn del departamento de compras También en materia de compras, el personal de dicho departamento debe actuar con cortesia y lealtad hacia los proveedores, sin olvidarse de manefar los valores éticos mencionados; ademas, el comprador no debe someterse a obligaciones especiales con los proveedores por razén de las excesivas atenciones que tuvieran con él, aun cuando pudieran considerarse dentro de las llamadas “cortesias comerciales”. Sin embargo, los articulos nombrados como de propaganda pudieran constituir una excepcién a los obsequios que hacen las compafifas provee- doras, en una expresién genuina y de buena voluntad hacia los compradores por la relacién y los tratos continuos con ellos; pero no se debe olvidar que éstos en exceso pueden interpretarse como actos inmorales. Lo anterior puede evitarlo el responsable de compras dandole transpa- rencia y eficacia a sus fmciones con la creacién de un comité de compras. El comité de compras Dicho comité es comin en empresas grandes, aunque no se limite a ellas, yse constituye por acuerdo de los consejos de administraci6n de las mismas, inte- grandose con directivos de otras areas relacionadas con el area de compras. Este comité tiene como propésito fundamental establecer mecanismos de coordinacién necesarios que permitan el desarrollo transparente y efi- caz de las actividades del 4rea, y ademas consolidar debidamente la organi- zacién de las distintas acciones que concurren en el desarrollo de los planes de Ja empresa. Frecuentemente estan conformados por las siguientes areas: + El director general de la empresa. + Finanzas. + Produccién. + Contabilidad. + Compras. + Almacén. Crédito y cobranzas, entre otros. Algunas atribuciones del comi! s de compras son: + Establecer las bases sobre las cuales deben formularse las adquisicio- nes derivadas del presupuesto. - Sistema de compras * + Aprobar o modificar, segtin sea el caso, los programas de adquisicio- nes. + Establecer politicas y normas que deben observarse en las adquisicio- nes y seleccién de proveedores. + Establecer las bases para la estandarizacién de maquinaria y equipos. Vigilar el funcionamiento estricto de las adqu! Evaluar los resultados obtenidos en la ejecucién del programa inte- ral-deadquisicione: Recomendar la rotacién o reorganizacién del comité para darle la debida transparencia a todas las compras de la empresa. | Conceptos basicos SISTEMA DE COMPRAS Sistema centralizado Este concepto tiene dos significados: el primero se refiere a la concentra- cién de autoridad en un departamento, y el otro, mas comtn, al control central de las compras, de ordinario en las oficinas generales, aunque haya diversas sucursales en distintos lugares. Las ventajas de este sistema son: + Un mayor control sobre el volumen de las compras. + Facilita el control de las piezas compradas, asi como la calidad de las mismas. = Capitulo 2 _ Organizacion del departamento de compras + Mayores descuentos en grandes voltimenes de compras. + Utiliza menos personal de compras. + Permite procedimientos uniformes y un mejor control sobre ellos. + Existe mejor control de inventarios, con la consiguiente disminucién de inversiones. + Evita duplicidad de funciones. + Los problemas generales son aclarados en una sola entrevista con el comprador. + Reduce considerablemente el papeleo. Sus desventajas son las siguientes: + En situaciones urgentes no siempre se pueden atender rapidamente los requerimientos. + La pérdida de personal valioso, repercute mas en este sistema que en el descentralizado. + El personal que esta lejos del punto donde van a utilizarse los articulos es ajeno a los problemas regionales. + El personal de compras tiene mds cargas de trabajo. ef + Lentitud al trasladar materiales del almacén general a otras sucursa- ; les. + Mermas o faltantes en las transferencias de materiales del almacén i" general a otras sucursales. + Gastos adicionales por maniobras de carga y descarga, etcétera. Sistema descentralizado En este tipo de organizacién existen varios grupos independientes de com- pras que reportan a sus jefes de las plantas 0 sucursales, sean locales 0 regionales, en vez de hacerlo a un jefe de adquisiciones general. as ventajas de este sistema son: + En situaciones urgentes se pueden realizar compras en forma mas répida Sistema de compras « ee eunbig epezyesqueo ug!oezjueBbu0 eun ep eungona3sy [ela 22 Orgahizacion del departamento de compras Formar personal mds experimentado y especializado. “Hs posible mantener la responsabilidad y la autoridad mds cerca de “los problemas y permite mayor flexibilidad. Sus desventajas son las siguientes: + La empresa tiene menos control sobre las compras regionales. + No siempre se obtiene la misma calidad de los materiales y piezas compradas. + Los descuentos son menores. + Se utiliza mds personal de compras. + No se pueden resolver problemas de servicio en una sola entrevista. + En ocasiones un comprador regional no quiere entregar o transferir materiales que escasean, por temor a que pueda necesitarlos. Cabe hacer notar que en su mayoria las empresas empiezan con un sis- tema centralizado y en muchas ocasiones cambian a un sistema descen- tralizado o mixto cuando se expanden y crecen enormemente y tienen la necesidad de crear divisiones separadas. Sistema mixto Este sistema opera en empresas grandes y con varias sucursales, en las que, por su giro, realizan de manera descentralizada sus compras, ya que esto no afecta mayormente la calidad, precio ni condiciones de pago, y si les favorece en la continuidad, voliimenes y condiciones de entrega. Sin embargo, cuando se trata de compras de maquinaria, equipo, in- muebles 0 inversiones que deben ser aprobadas por el comité de compras, © que la alta direccién considera elevadas, las compras s¢ Ievan a cabo de manera centralizada; es decir, que al realizar la misma empresa compras centralizadas y/o descentralizadas, se dice que esta operando bajo un sis- tema mixto. Sistema de compras * be eunSig epezijeuqueosep ugiseziueBue eun ep eungjon.asy 4 * Capitulo 2 Organizacién del departamento de compras POLITICAS DE COMPRAS De acuerdo con el Di: jonario de la Real Academia Espafiola, la palabra politica se deriva del latin, politice y ésta del griego politiqué. Por extensién significa arte 0 traza con que se conduce un asunto 0 se emplean los me- dios para alcanzar un fin determinado. Para lograr un buen funcionamiento, el departamento de compras debe establecer sus politicas respecto al sistema de compras que empleard la empresa, sea centralizado, descentralizado 0 mixto, ya que el mismo afec- tard a toda una serie de politicas internas, relativas a las Lineas de autori- dad, procedimiento y relaciones interdepartamentales y definird el alcance y responsabilidad del departamento de compras. Cabe mencionar que también las relaciones con proveedores se hallan sujetas a politicas establecidas por la empresa. Estas politicas deben: + Reflejar los objetivos y planes del departamento. + Elaborarse por escrito. + Ser flexibles, discretas, sencillas y claras. Los objetivos deben: + Establecer criterios para tomar decisiones. + Ser una herramienta administrativa. + Delimitar la responsabilidad de compras. a + Darse a conocer a todo el personal de compras. + Revisarse y actualizarse periédicamente. Algunos ejemplos de politicas de compras son: * Queda prohibido a los empleados aceptar obsequios o gratificaciones. + Todas las adquisiciones de la empresa deberd realizarlas el departa- mento de compras. + El departamento de compras se reserva el derecho exclusivo de obje- tar la calidad y tipo de materiales a fin de proteger los intereses de la empresa. + Las requisiciones deberdn describir claramente las especificaciones yla fecha en que se requieran los materiales. * Todas las compras superiores a un millén de pesos deberan estar autorizadas por el comité de compras de la empresa. + Todas las importaciones de maquinaria y equipo serén autorizadas por el comité de compras. Procedimiento para la realizaci6n de compras El trabajo de compras normalmente se inicia con las requisiciones que hace el almacén, que no son otra cosa que el medio de comunicar las ne- cesidades que tiene otro departamento, por ejemplo, produccién; ademas, son. comprobantes escritos con la autorizacién para adquirir el material requerido. Este proceso tiene por objeto centralizar las responsabilidades, ya que sin él aparecerian dispersas 0 mal repartidas entre los jefes de produccién y demas personas que intervienen en la seleccién de compras de materia- les. Sin embargo, en virtud de la complejidad que esto representa, se tienen que tomar en consideracién varios puntos de trascendencia y seguir una secuencia légica y adecuada en todo el proceso, la cual debe iniciar con: 1. La requisicion. Se reciben las requisiciones provenientes del depar- , debidamente autorizadas. nae tamento de almacé: * Capitulo 2 Organizacidn de! departamento de compras 2. Localizacién de las fuentes proveedoras. Se identifica a los proveedo- res que tengan los materiales requeridos en la plaza, region, e incluso en el extranjero. 3. La solicitud de cotizacion. Se solicitan cotizaciones por via telefénica, fax, correo o a través de mensajero o correo electrénico. 4, La cotizacion. Documento que envian los proveedores en el que se indican precio, condiciones de entrega, condiciones de pago y garan- tia, entre otros. 5. Cuadro comparativo. Se elabora un resumen o comparativo de las cotizaciones presentadas por los proveedores. 6. La negociacién. Es la etapa mds importante del proceso; en ella se negocian las condiciones de pago, entrega, precio, calidad, etc., de los materiales, buscando siempre el beneficio mutuo, a partir de las buenas relaciones humanas y comerciales. 7. Orden de compra o pedido. Se elabora un pedido en firme u orden de compra al proveedor que ofrezca las mejores condiciones sefialadas en el punto anterior. 8. El seguimiento de 6rdenes de compra. Se establecen formas de con- trol para activar las 6rdenes de compra fincadas a los proveedores y se vigilan las entregas que éstos realizan. 9. Recepcién de materiales. Se reciben las mercancias en el departa- mento de almacén. 10. Comprobacion exacta de las mercancias. Se reali 7a una comproba- cién exacta de las mercancias recibidas, con el pedido u orden de compra fincada. 11. Envio al departamento de contabilidad de todos los documentos para su pago. Se deben presentar al departamento de contabilidad todos los documentos inherentes a la orden de compra o pedido (fac- tura, orden de compra, acuse de recibo, entre otros), para tramite de pago. 12. Punto de recompra. El departamento de almacén determina el pun- to de recompra a través del sistema que haya elegido (por ejemplo, maximos y minimos). es Politicas de compras * @e eunbiy seuduioo ep oquelunpesoud un ap eo16o] einuenses § * Gapitulo 2 _Organizacién del departamento de compras EI manual de compras En las empresas grandes la gerencia de organizacién y métodos es la que se encarga de estructurar el manual de compras, con el propésito de ma- nejarlo como una herramienta constante de las actividades que realiza el rea de compras, manteniéndolo actualizado conforme las circunstancias lo requieran. El manual de compras proporciona una idea clara, légica e integral de cémo opera el area de compras y precisa los pasos que deben seguirse inva- riablemente en cada una de las actividades que realiza. Sirve como medio de orientacién al personal que labora en compras, so- bre todo al de nuevo ingreso; con ello se logra la optimizacién de los recur- sos humanos que permitira obtener el maximo beneficio en la realizacién de las adquisiciones conforme a los lineamientos y objetivos de la empresa. Normalmente en el manual de compras se deben considerar, entre otros, los siguientes puntos: + Introduccion. + Indice. * Objetivo. + Mision. + Visién. + Estructura orgdnica de la empresa y del area de compras. * Politicas. + Procedimientos. * Diagramas de flujo. + Formatos que se empleardn en compras. + Instructivo para su uso. + Glosario, entre otros. Lo anterior ayuda a la empresa y le proporciona una razonable segur: dad de que la mente ha precisado la direccién general, el comité de compras 0 el consejo actividades de compras se realizan de la manera que previa- de administracién de la empresa. Cémo planear las compras de una empresa # Ademés, su adecuada aplicacién proporcionaré mayor beneficio que costo y se tendrd Ja seguridad de que todas las operaciones siguen una se- cuencia légica y quedan registradas en forma precisa y fiable, para cuando contabilidad requiera la informacién que es necesaria en la preparacién de sus estados financieros. PO RINEIER * He COMO PLANEAR LAS COMPRAS DE UNA EMPRESA Los factores que deben tomarse en cuenta para la planeacién del departa- mento de mpras de una empresa industrial difieren de los que se conside- ran en una empresa que tinicamente comercializa productos terminados. En el caso de una empresa industrial, el departamento de produccién determinaré la frecuencia y cantidad de materias primas que deban adqui- rirse, en raz6n de la labor que haya realizado el departamento de ventas, por lo que sera necesario que en almacén haya materias primas suficientes para no interrumpir o paralizar las actividades del departamento de produccién. En el caso de una empresa que solamente se dedica a la comercializa- cién de productos, las compras y el volumen de las mismas se determinaran basicamente por las condiciones de pago y el ritmo de las ventas; es decir, la férmula ideal seria no tener inventarios de tal suerte que los productos se desplacen en el mismo periodo pactado para su pago. Seen = Gapicuto 2 _ Organizacién del departamento de compras Para la planeacién adecuada de las compras de una empresa se debe seguir una regla juiciosa; las adquisiciones empfricas en la actualidad ya no tienen razén de ser. En las empresas importantes las compras deben bar sarse en métodos cientificos yracionales, de manera que puedan realizarse de modo correcto. Para ello es de utilidad el pronéstico, que como Jo define el Diccionario de la Real Academia Espafiola, significa accion y efecto de pronosticar = prediccién de las cosas futuras por medio de sefiales observadass es decir, ‘cl pronéstico es un indicador que permite hacer conjeturas para tratar de determinar cudndo y cuanto se debe comprar y as{ encontrar el equilibrie adecuado entre ambos términos. ‘Ahora bien, si se utilizan algunas técnicas cuantitativas para pronosticar las compras futuras de una empresa, se podria partir, en principio, de la re- ferencid del consumo del itimo periodo anterior para prever existencias. Rin este sentido, es conveniente atender los siguientes ejemplos: ‘Método de consumo del ultimo periodo Consumo de materiales en 2005, 10 toneladas. Por lo tanto, para 2006 se estima-n consumo similar de 10 toneladas, Jo que permitiré prever compras iguales al tiltimo periodo anterior. En este ejemplo se observa que las cantidades consumidas en los tit mos cinco afios son diferentes y el promedio ha sido de 50 toneladas; por lo tanto, para 2006 se estima que se consumirdn 30 toneladas, Io que perm itiré oe Como planear las compras de una empresa prever compras minimas de 30 toneladas, mds alguna reserva intocable para cubrir contingencias. Anilisis de Pareto® Un buen indicador para disefiar una adecuada planeacién de compras es la consideracién del andlisis de Pareto, también conocido como andlisis de ABC, en virtud del examen minucioso que se realiza con los diversos articulos existentes en almacén, Clasificados en tres grupos (A, By Cy; aqui Ja base del andlisis es el valor que tienen los articulos consumidos. Por ejemplo: : + Si todos los artfculos del inventario se listan y para cada articulo se procede a multiplicar el costo unitario por la cantidad que se utiliza en un afio determinado, se obtendra el valor de consumo anual. + Sise clasifican dichos articulos conforme a su valor, se obtendré un listado de todos los que se tienen en el inventario, ordenados conforme asu valor. Por lo tanto, se observa que aproximadamente 70% del costo de los mate- riales es atribuible a 10% de los articulos almacenados, que se denominan. articulos tipo A. Los articulos tipo B se consideran intermedios; representan 20% del va- lor de consumo y constituyen también 20% de los articulos almacenados. Los articulos tipo C son heterogéneos y de poco valor; son muy numero- sos y muestran una parte insignificante del costo de los materiales almace- nados, ademas de tener una rotacién lenta y que siguiendo con el ejemplo representan 10% de ellos. Por lo tanto, este andlisis permite concluir que la mayor atencién debe estar en los articulos tipo A, estableciendo controles estrictos, formas pre- Jf P2129, Wilredo (1848-1923), Economia y socilogo tallno que bass su principio de que la mayor parte de la inversicn de los materiales se concentra en un pequefio numero de artfculos. Defendis su tesis del valor y la legitimidad del concepto de equilibrio general, considerando la interdependencia general de todas las variables econdmicas. Diccionario Enciclopédico Bruguera, 1979. * Gapitulo 2 Organizacién del departamento de compras cisas y adecuadas para las compras que realice una empresa, en virtud de la inversién que representan. Por lo tanto, se debe poner mayor atencién a las compras que representan 70% del valor de las mercancias. : ‘También pueden planearse de acuerdo con su uso e importancia en: + Articulos que se consideran como indispensables (materias primas). Articulos de consumo inmediato o directo, que no necesitan almace- namiento (mobiliario y equipo de oficina). Articulos de consumo esporddico 0 con fines muy particulares; su almacenamiento es minimo y transitorio (refacciones para el depar- tamento de produccién o mantenimiento). 8 i Conceptos basicos LA FUNCION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS La funcién de este departamento es de suma importancia, casi estratégica, y su ejercicio eficaz constituye una parte vital para el éxito comercial de las empresas. La funcién del departamento de compras En las organizaciones industriales, comerciales 0 de servicios, es practica comin organizar la funcién de compras en un departamento especializado que depende, la mayor‘a de las veces, de la direccién general. Cabe sefialar que un sistema de compras se compone de las funciones que a continuacién se listan y siguen una secuencia légica: 1, Adquisiciones + Precio. + Calidad. + Cantidad. + Condiciones de entrega. * Condiciones de pago. + Servicios posventa. 2. Guarda y almacenaje + Recepeién. * Verificacién en cuanto a dimensién, peso y medida. * Clasificacién. t + Inventario. a Proveer a produccién + Tipo o clase de material. + Cantidad. + Dimensiones, peso y medida. Por otra parte, las adquisiciones son una practica comercial que depende de diversas circunstancias: 1. Fuente de aprovisionamiento + Enel pais. + Enelextranjero. RRR « Gapiculo 2 Organizacién del departamento de compras 2. Clase y costo de transporte + Terrestres. + Maritimos. + Aéreos. 3. Condiciones y cotizaciones de los mercados + Procedencia agricola. Dependen de las cosechas, abundantes 0 es casas de las mismas y de su existencia, que determinan 1a oferta y la demanda. + Sisonde extraccion minera. Las cotizaciones pueden fluctuar segdn la zona de explotacién, las clases de los materiales y el costo de la mano de obra. + Si proceden de otras industrias. Los precios pueden depender de su grado de transformacién, de la oferta y la demanda de los productos, atendiendo principatmente a su calidad y existencias, as{ como a las circunstancias referidas en los dos incisos anteriores. + Fs oportuno mencionar que entre los aspectos esenciales a conside- rar en las compras esta el andlisis de valor, directamente relaciona- do con el precio, en cuyo caso el comprador debe analizar también las caracteristicas técnicas de los materiales conjuntamente con el precio de compra. Dicho en otras palabras, el andlisis de valor es una investigacién 0 revi sién integral de las materias primas o materiales comprados. Lawrence D. Miles,’ quien acufié el término andlisis de valor, lo define como: “Un enfoque ordenado y creativo que tiene como objetivo la identifi- cacién, de una manera eficiente, de los costos innecesarios; o sea de aquel costo que no aporta calidad, utilidad, vida, apariencia, ni ventajas para el cliente”. I > Gerente del departamento de servicio de valor de General Electric, ELU.A., Administracidn de com- pras y abastecimientos. Citado en P. J. H. Baily, p- 326. La funcién del departamgpsttfee . se Por ejemplo, el tamafio de los materiales, el empaque dff4 modificaciones en los tiempos de entrega, la apariencia di alteran la calidad ni proporcionan ventajas para el cliente, ug es el departamento de compras. * Capitulo 2 Organizacién del departamento de compras CUESTIONARIO 1. ¢Por qué el departamento de compras demanda especial atencién cuando trata de organizarse? 2. ¢Cudles son los elementos fundamentales de la estructura organizacional? 3. ¢Qué aspectos debe considerar el departamento de compras para su adecuada organizacién? 4. Con los conocimientos adquiridos, indique cémo quedarfa organizado el departamento de compras en una empresa pequefia, mediana o grande. 5. {Qué conducta debe observar el personal que labora en el Area de compras? 6. @Qué normas éticas debe cumplir el personal dé compras? 7. {Qué funciones realiza el comité de compras? 8.

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