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Este tema est pensado para las personas que no conocen nada de Word 2010, aqu aprenderemos a crear y
guardar nuestro primer documento, te dars cuenta de lo fcil que es Word 2010 y esperamos que te
animes a seguir el resto del curso.
Microsoft Word, es un programa editor de texto ofimtico muy popular, que permite crear documentos
sencillos o profesionales. Microsoft Word es incluido en el paquete Microsoft Office de Microsoft. De todas
maneras, tambin es vendido por separado.
Microsoft Word posee herramientas de ortografa, sinnimos, grficos, modelado de texto, etc. Adems
tiene una muy buena integracin con el resto de las aplicaciones del paquete Microsoft Office.
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Manual Microsoft Word 2010
Tambin es importante que sepas que, si ejecutas un archivo de tipo Word de tu disco duro, memoria
externa o incluso de internet, el programa arranca automticamente para permitirte visualizarlo.
No es necesario que las aprendas todas, con que sepas que tienes las opciones a tu disposicin es suficiente.
Es conveniente que vayas poniendo en prctica lo que aprendes a la vez que sigues el curso. Para ello, te
recomendamos que trabajes con ambas ventanas a la vez: la del curso y la de Word. Si no sabes cmo
alternar rpidamente entre distintas ventanas o cmo asignar media ventana a cada programa.
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En la parte superior encontramos, en color celeste, la barra del ttulo. En ella aparece el nombre del
documento sobre el que estamos trabajando.
Cuando arrancamos Word 2010 sin abrir ningn documento, por defecto nos abre un documento en blanco
y le asigna el nombre inicial Documento1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre.
Ahora vamos a explicar cmo escribir tu primer documento, y aprenders cmo corregir los pequeos
errores y cmo desplazarte por el documento.
Al escribir un texto hay que teclearlo sin ms. Observars que los saltos de lnea se realizan
automticamente al llegar al margen derecho. Si quieres realizar un cambio de lnea de forma explcita,
debers utilizar la tecla INTRO (tambin se llama ENTER o retorno de carro). Se trata de una tecla grande
situada en la zona derecha del teclado alfabtico. Su dibujo representativo suele ser una flecha con la forma
que indica que baja la lnea y se sita al principio de la siguiente (a la izquierda).
Una pequea barra vertical parpadeante es la que marca tu posicin en el texto. Se llama punto de
insercin, porque all donde est situada es donde se introducir el texto que teclees. Observars que va
avanzando segn vas escribiendo.
- El cursor tiene esta forma cuando est dentro del rea de texto,
- esta otra cuando est encima de los mens, e incluso puede tomar otras formas que iremos viendo ms
adelante.
Cuando mueves el ratn, lo que ests moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de direccin del
teclado, mueves el punto de insercin.
Al escribir es habitual cometer errores, pero la redaccin de textos en ordenador tiene la ventaja de facilitar
su correccin. Para borrar texto disponemos de la tecla RETROCESO. Esta tecla suele encontrarse justo
encima de INTRO y normalmente tiene dibujada una flecha larga hacia la izquierda.
- Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla RETROCESO una vez para que
retroceda una posicin borrando la ltima letra tecleada. Si mantienes la tecla pulsada, seguir borrando
letra tras letra hasta que la sueltes, as que utilzala con cierto cuidado para controlar su efecto.
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- Es posible que no te des cuenta del error hasta despus de haber escrito unas cuantas letras ms. En ese
caso no sera factible que borraras toda la frase por un error que est al principio de la misma. Lo normal es
que desplaces el punto de insercin hasta el error y una vez te hayas situado, utilices el RETROCESO.
El desplazamiento, como ya comentamos anteriormente, se suele realizar con las flechas del teclado.
Normalmente se encuentran en la zona inferior del teclado, cerca de la tecla INTRO.
- Si te das cuenta del error cuando tienes el punto de insercin lejos de l, lo mejor es hacer clic tras la letra
que queremos borrar.
Es importante que lo hagas de esta forma por cuestin de tiempo. Dejar el teclado para coger el ratn y
hacer clic supone una prdida de tiempo, por lo que slo utilizaremos el ratn en los casos en que el
desplazamiento con teclado nos vaya a costar ms.
La tecla suprimir (DEL o SUPR) tambin borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de
insercin.
Haz clic en el icono Guardar de la zona superior izquierda o pulsa las teclas CTRL+G y aparecer una
ventana similar a esta.
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Para guardar un documento debes indicar el nombre con el que lo quieres guardar, el tipo de documento
que ests guardando y la carpeta que contendr tu documento.
- El nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo, donde ahora pone Notas escolares.
- El tipo del documento para los documentos Word ser Documento de Word, que ya viene escrito por
defecto.
- Los documentos dentro del disco duro estn organizados en carpetas. Por defecto normalmente se
guardarn en la carpeta Mis documentos. Pero siempre podrs elegir otra carpeta o incluso, como
comentbamos, guardarlo en un disco extrable.
Una vez hayas definido los tres aspectos, debers hacer clic en el botn Guardar. La barra de ttulo indicar
el nombre que le hayas dado en lugar de Documento1.
Despus de guardar un documento, Este contina en nuestra pantalla y podemos seguir trabajando con l.
Una vez que hemos acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo.
Para cerrar un documento hacer clic en la pestaa , y luego hacer clic en Cerrar. Si hemos hecho
alguna modificacin en el documento desde la ltima vez que lo guardamos, nos preguntar si queremos
guardar los cambios; contestar que S. Al cerrar el documento veremos cmo Este desaparece de la pantalla
y vemos el fondo gris de la ventana Word. El programa sigue abierto, permitindonos crear un nuevo
documento o abrir uno existente.
Para utilizar un documento que tenemos guardado debemos abrirlo. Para ello hacer clic en la pestaa
y seleccionar la opcin Abrir, o bien pulsar las teclas CTRL+A. Aparecer una ventana similar a la
que vemos aqu.
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Para abrir un documento de los que se muestran en la ventana lo hemos de seleccionar haciendo clic sobre
l (quedar marcado de color azul) y luego pulsar en el botn Abrir. Otra forma ms rpida de abrir el
documento es haciendo doble clic sobre l. Inmediatamente el documento aparecer en nuestra pantalla.
En esta ventana se ven todos los documentos que estn en la misma carpeta que nuestro archivo Notas
escolares. Pero tambin podra haber subcarpetas que nos ayuden a organizarlos. Las carpetas tienen el
siguiente icono y hemos de hacer doble clic en ellas para abrirlas y ver los documentos (o subcarpetas)
que contienen.
Otra forma de abrir archivos es mediante el listado de los ltimos documentos utilizados, que
encontraremos en Archivo>Reciente.
Si no tenemos Word abierto y tenemos el archivo a mano en Windows y hacer doble clic sobre l ser
suficiente para iniciar el programa y mostrarlo.
Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo. Para ello, escogeremos la opcin
Aunque la forma ms normal de cerrar el programa es la misma que con la mayora de ventanas en
Windows, desde el aspa de la esquina superior derecha del programa.
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Vamos a ver los elementos bsicos que componen la ventana de Word 2010. Aprenderemos cmo se llaman,
donde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda. Cuando conozcamos todo esto
estaremos en disposicin de empezar a crear documentos en el siguiente tema.
La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos ms adelante), para cambiar las herramientas y
botones que hay disponibles, de modo que debes tomar las imgenes del curso como un recurso orientativo,
que puede no ser idntico a lo que veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando con los
nombres de cada uno, para que sigas fcilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar estos trminos.
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2. La barra de ttulo, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del documento abierto que se
est visualizando, adems del nombre del programa. La acompaan en la zona derecha los botones
minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno Windows.
3. La cinta de opciones es el elemento ms importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene
las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Word. Se organiza en pestaas que
engloban categoras lgicas. La veremos en detalle ms adelante.
4. Las barras de desplazamiento permiten la visualizacin del contenido que no cabe en la ventana. Aunque
en la imagen veamos nicamente la vertical, si la hoja fuese ms ancha que la ventana, tambin veramos
una barra de desplazamiento horizontal en la zona inferior.
5. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver
una vista general del resultado.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada ser el tamao real, 100%).
Se abrir una ventana donde ajustar el zoom deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrndolo.
6. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizar la hoja del documento. Por defecto se
suele mostrar en Vista de impresin. Esto significa que veremos el formato de la hoja tal cual se imprimir.
7. La barra de estado muestra informacin del estado del documento, como el nmero de pginas y
palabras, o el idioma en que se est redactando. Podremos modificar esta informacin si hacemos clic sobre
ella, ya que normalmente se trata de botones realmente.
Hemos comentado que la cinta es la barra ms importante de Word, porque contiene todas las opciones que
se pueden realizar con los documentos. Vemosla con ms detalle.
Las herramientas estn organizadas de forma lgica en pestaas o fichas (Inicio, Insertar, Vista...), que a su
vez estn divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaa ms utilizada, Inicio, que contiene
los grupos Portapapeles, Fuente, Prrafo y Estilos. De esta forma, si queremos hacer referencia durante el
curso a la opcin Copiar, la nombraremos como Inicio>Portapapeles>Copiar.
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Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de pestaa.
Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeo botn en su esquina inferior
derecha. Este botn abre un panel o cuadro de dilogo con ms opciones relacionadas con el grupo en
cuestin. En la imagen, por ejemplo, el cursor est situado en el botn que abre el panel Portapapeles. En el
grupo Fuente abriramos el cuadro de dilogo Fuente, y as consecutivamente.
Las pestaas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento "inteligente", que consiste
en mostrar determinadas pestaas nicamente cuando son tiles, de forma que el usuario no se vea
abrumado por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas de tabla no estar visible
de entrada, nicamente se mostrar si insertamos una tabla en nuestro documento y la seleccionamos.
sta funcin permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algn momento queremos
ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el men
Archivo>Opciones>Personalizar Cinta.
En las ltimas versiones de Word se apuesta por dotar de accesibilidad al programa, pudiendo controlarlo
por completo mediante el teclado.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos
recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para
acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se ocultar, para
disponer de ms espacio de trabajo. Las opciones volvern a mostrarse en el
momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. Tambin puedes
mostrar u ocultar las cintas desde el botn con forma de flecha, que encontrars en la zona derecha superior
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Las opciones principales son las de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos.
Tambin puedes acceder a una lista de los documentos utilizados de forma
Reciente y Salir de la aplicacin. Las opciones Informacin, Imprimir y Compartir las
veremos ms adelante.
- Comandos inmediatos.
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos, aunque tambin pueden
mostrar un cuadro de dilogo que nos pide ms informacin para realizar la accin.
Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un pequeo recuadro azul que no ocupa todo el
ancho del men.
Algunos ejemplos son los comandos Abrir, Cerrar, Guardar como, Opciones y Salir.
Para salir de la ficha Archivo hacer clic sobre otra pestaa o pulsar la tecla ESC.
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Un mtodo consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante de la zona superior
derecha
Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual
tendremos que buscar la ayuda necesaria.
botones .
1. Buscar. Introducir el texto a buscar y pulsar INTRO o hacer clic sobre la lupa. Nos mostrar una lista con los
temas relacionados con el texto introducido, la cual se realiza en base a la ayuda de Microsoft Office en
Internet.
2. Mostrar tabla de contenido para examinar los artculos disponibles en una especie de ndice que se
mostrar en un panel lateral.
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Aprenderemos lo necesario para editar documentos: Cmo desplazarnos, seleccionar, eliminar, copiar, pegar
y deshacer. Tambin veremos cmo buscar y reemplazar palabras y las distintas formas de ver un mismo
documento.
Hemos visto que escribir nuestro primer documento bsicamente se trata de teclear el texto y controlar
siempre dnde est situado el punto de insercin. En este apartado vamos a ver algunas consideraciones
tiles a tener en cuenta, dejando de lado las cuestiones estticas y de formato que veremos ms adelante.
En el documento podemos definir qu texto es el ttulo, cul el subttulo, y cul los prrafos de contenido.
sta distincin no es nicamente esttica, sino que ayuda a Word a hacerse una idea de la estructura del
documento y esto a la larga nos ayudar en nuestro trabajo. Un documento bien estructurado siempre es
ms sencillo de manejar, facilitando por ejemplo la posterior creacin de ndices.
Desde la pestaa Inicio> grupo Estilos, encontramos un cuadro que nos permite elegir el tipo de texto que
vamos a introducir.
De este modo, si pulsas Ttulo 1 y a continuacin escribes algo, se considerar que el texto introducido es un
ttulo. De alguna forma es como etiquetar cada uno de los elementos del archivo.
Al pulsar INTRO, Word asumir que quieres cambiar de elemento y pasar al formato Normal. Pero siempre
puedes cambiarlo, por ejemplo, para elegir insertar un Ttulo 2 (que supone un nivel ms bajo en la jerarqua
estructural) para incluir un subttulo.
Si quieres que un determinado texto se tenga en cuenta como prrafo, debers elegir el estilo Prrafo.
Como ya sabes, Word se encarga de que el texto que vas introduciendo se contenga dentro de unos
mrgenes y pasa a la lnea inferior cuando alcanza el margen derecho. Pero conviene saber que, si algn
momento quieres realizar un salto de lnea de forma voluntaria, lo puedes hacer con la combinacin de
teclas MAYS+INTRO.
A primera vista el resultado ser el mismo que si pulsaras simplemente INTRO, pero no es as. Si pulsas
INTRO lo que Word interpreta no es un salto de lnea, sino la intencin de empezar un nuevo prrafo. En tus
inicios esto carecer de importancia, pero a medida que vayas aprendiendo a dar formato estableciendo una
distancia entre prrafos concreta o utilizando la sangra, s que puede afectar al resultado final.
Los saltos de pgina se insertan automticamente cuando llegamos al margen inferior de una
pgina y seguimos escribiendo. Tambin se pueden insertar de forma manual si queremos pasar a
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la pgina siguiente aunque no hayamos llegado al final, desde la pestaa Insertar> grupo Pginas> opcin
Salto de pgina.
La herramienta Mostrar todo te permite saber si un texto ha sido dividido en bloques mediante saltos de
lnea o mediante prrafos. La encontrars en la pestaa Inicio> grupo Prrafo. Tiene el siguiente aspecto:
En el ejemplo, hemos escrito la primera frase y luego hemos pulsando MAYS+INTRO para realizar un salto
de lnea. Luego, hemos continuado escribiendo y, tras el punto final, hemos pulsando INTRO para empezar
un prrafo nuevo.
Fjate que, adems de los saltos de lnea y los cambios de prrafos tambin se muestran otros smbolos
como un punto medio que seala que hay un espacio separando las palabras, o una marca de salto de
pgina.
Un problema frecuente al que se enfrentan las personas que estn inicindose en la utilizacin de Word
es saber cmo afrontar las acciones que Este realiza sin previo aviso ni autorizacin. Por ejemplo, si tratas de
escribir una nota aclaratoria y empiezas un prrafo con el asterisco (*) y a continuacin un espacio y texto:
Word automticamente dar por sentado que lo que quieres hacer es crear una lista, y que ests utilizando
el asterisco como vieta.
Esto tiene varias implicaciones. El asterisco ser substituido por un punto y el texto tendr una tabulacin,
por lo que no estar al mismo nivel que el resto.
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En estos casos, deberemos pulsar el pequeo icono flotante en forma de rayo que aparece junto al texto. Al
hacerlo se desplegar un men que nos permitir deshacer la accin de Word si va en contra de nuestros
intereses.
Pero Word no sirve nicamente para introducir texto. Se puede insertar dibujos, fotografas, logotipos,
tablas, grficos y muchos otros objetos que enriquecern el documento. Cmo hacerlo lo iremos viendo a lo
largo del curso.
Insertar texto no tiene secreto, nicamente hay que escribirlo, pero qu ocurre
si queremos insertar algn smbolo o un carcter especial? O si queremos
insertar ecuaciones matemticas?
El botn Ecuacin nos permitir acceder a una herramienta especfica que facilita
la insercin de ecuaciones.
El funcionamiento es muy sencillo: al hacer doble clic sobre un smbolo, o seleccionarlo y pulsar el botn
Insertar, se incluir en el documento all donde est situado el punto de insercin. La ventana no se cerrar
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hasta que pulses Cancelar o Cerrar, de esta forma te permitir insertar varios smbolos sin tener que abrir
cada vez la ventana.
Los smbolos disponibles dependen del tipo de fuente que se utilice, por ello podrs cambiar la fuente en el
desplegable Fuente de la parte superior. Luego, podremos seleccionar en desplegable Subconjunto el tipo de
smbolo que buscamos, para filtrar el resultado.
Un truco: Si un smbolo lo utilizas con regularidad, seleccinalo y observa las teclas que lo insertan
automticamente en la zona inferior. As no tendrs que recurrir cada vez al cuadro de dilogo. Por ejemplo,
en la imagen hemos seleccionado el smbolo del euro (), las teclas son ALT+CTRL+E. Si te resulta compleja
esa combinacin, la puedes cambiar por otra desde el botn Teclas....
Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El
primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificacin.
Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos
movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese.
Tanto en un caso como en otro ser interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse por
el documento, y as poder elegir la ms til en cada momento.
Recordar que el elemento que define la posicin dentro de un documento Word es el punto de insercin ,
que es una lnea vertical parpadeante y nos indica dnde se va a escribir la prxima letra que tecleemos.
Con el ratn. Desplazar el cursor del ratn hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de insercin se
colocar en ese lugar.
Con las teclas de direccin. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de insercin una posicin a la
izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de insercin una lnea arriba/abajo. La tecla
FIN nos lleva al final de la lnea y la tecla INICIO al principio de la lnea.
Combinacin de teclas:
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Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad que no es lo
mismo una pantalla que una pgina. El tamao de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de
la pgina la definimos nosotros.
Combinacin de teclas:
Nota: En los teclados en ingls las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPg=Pup,
RePg=Pdn
Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma grfica.
La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado
pequeo que hay en su interior representa la posicin actual del punto de insercin. Podemos
desplazarnos de las siguientes formas:
- Haciendo clic en cualquier posicin por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla
hacia arriba/debajo del documento.
- Mediante las flechas. Si hacemos clic en la flecha o tringulo de la parte superior/inferior nos
desplazaremos una lnea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos lnea
a lnea de forma rpida hasta que la soltemos.
- Mediante objetos de bsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento nos
permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la
pgina, de forma que al hacer clic en la doble flecha superior/inferior nos desplazaremos una pgina
arriba/abajo.
Haciendo clic en el botn central del crculo podemos cambiar el objeto pgina por otros, como por
ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.
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Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido
horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos
porque es menos frecuente que el documento sea ms ancho de lo que cabe en una pantalla.
Panel de navegacin.
En la pestaa Vista tenemos la opcin Panel de navegacin que nos muestra una especie de ndice en un
panel que se situar a la izquierda del documento. Para verlo, deberemos tener activada su casilla de
verificacin, como se muestra en la imagen.
Este ndice se genera automticamente con los ttulos que vayas incluyendo en el documento.
Haciendo clic en un apartado de ese ndice nos desplazaremos a la parte del documento que lo contiene.
Si has utilizado versiones anteriores de Word (2003 o 2007), conocers esta opcin con el nombre anterior:
Mapa del documento.
Ir a.
A la izquierda puedes seleccionar dnde quieres ir, y a la derecha especificar el valor. La opcin ms habitual
es Pgina, aunque tambin podras, por ejemplo, elegir un Ttulo (definido como tal), un Comentario, etc.
3.4. Seleccionar
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a Word
sobre qu parte de texto tiene que actuar; en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica
claramente porque el fondo del texto seleccionado se muestra coloreado (normalmente en azul o negro).
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Arrastrando.
- Colocar el cursor al principio de la seleccin, presionar el botn izquierdo y, sin soltar el botn, mover el
cursor hasta el final de la seleccin.
- Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic: la palabra completa quedar seleccionada.
- Colocar el cursor justo al inicio de la lnea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una
flecha , hacer clic y la lnea completa quedar seleccionada; si hacemos doble clic, el prrafo completo
quedar seleccionado.
- Para seleccionar un grfico o una imagen basta con hacer clic encima, el grfico quedar enmarcado por un
recuadro negro.
Teclado
Opcin Seleccionar.
En la pestaa Inicio > grupo Edicin > opcin Seleccionar, podrs desplegar un men que te permitir, por
ejemplo, Seleccionar todo el documento de una vez.
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3.5. Eliminar
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra forma de borrar sin seleccionar
previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla:
Un truco: Para borrar una palabra errnea basta con hacer doble clic sobre ella para seleccionarla y pulsar la
primera letra de la palabra correcta, automticamente se borrar la palabra seleccionada y podremos seguir
escribiendo en su lugar la palabra correcta.
Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fcilmente. Si acabamos de borrar un prrafo
completo y nos damos cuenta que no era ese el prrafo que queramos borrar, no es necesario que nos
llevemos las manos a la cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la accin errnea y
recuperar el prrafo. Veamos cmo deshacer acciones:
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La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que podemos deshacer, por
ejemplo, Escritura " seleccionado, pero " significa que deshar todo el texto de la frase, partiendo de ese
punto.
Rehacer.
Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando hablamos
de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar varios
mtodos.
Mediante ratn:
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Manual Microsoft Word 2010
2) Rpido. Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, cuando aparezca
un pequeo cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir a la posicin donde vamos a
copiar, soltar el botn y aparecer un men: elegir la opcin copiar aqu.
Con el teclado:
Primero, seleccionar el texto: con MAY+flechas, seleccionamos letras, (con MAY+Ctrl+flechas, seleccionamos
palabras).
Segundo, copiar con Ctrl+C. Y por ltimo, ir a la posicin donde vamos a pegar, pulsar Ctrl+V.
Es aconsejable practicar todos los mtodos y elegir el que nos sea ms cmodo. Tener en cuenta que el
mtodo Slo con el teclado, no requiere coger el ratn y, aunque parece engorroso, para las personas que
teclean rpido, puede ser muy eficaz.
Cuando copiamos o cortamos, Word se lo guarda en el portapapeles, de esta forma disponemos de los
ltimas 24 elementos que hemos copiado y en cualquier momento podemos volver a copiar una de ellas.
Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato que tena. Por ejemplo, si
copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamao 18, al pegar se pegar tambin en negrita y tamao 18.
Sin embargo, en ocasiones puede interesarnos que no se copie el formato ya que desentonara en el lugar
donde lo vamos a copiar. Para solucionar esto existen las Opciones de pegado.Cmo se usan estas
opciones? Debajo del icono Pegar aparece una flecha. Si hacemos clic en ella se despliega una lista con las
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Manual Microsoft Word 2010
- Combinar formato.
- Mantener slo texto, que copiar el texto, pero sin los estilos que tenga.
Al hacer clic en Pegado especial..., se abre una ventana como la que se observa a continuacin.
En ella te permite elegir cmo pegar el elemento de entre distintos formatos. Por ejemplo, podras convertir
un texto que hayas copiado a objeto de tipo imagen.
Desde el apartado Resultado puedes consultar la descripcin de la accin que realizar cada tipo de pegado,
simplemente seleccionndolo en la lista superior.
3.9. Buscar
Podemos ejecutarlo desde la pestaa Inicio> grupo Edicin> opcin Buscar o con la combinacin de teclas
CTRL+B.
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Se abrir el panel de Navegacin que ya hemos visto anteriormente en el apartado Desplazarse por un
documento. Este funcionamiento es algo distinto del que estaba vigente en anteriores versiones de Word.
En el cuadro de bsqueda de la zona superior del panel debemos escribir el trmino que queremos localizar
y pulsar INTRO.
Ten muy presente que Word buscar por defecto en todo el documento, excepto si hay una seleccin
realizada. Si hay texto seleccionado buscar nicamente en la seleccin.
Tambin es importante que tengas en cuenta que la bsqueda por defecto no es sensible a maysculas y
minsculas. Es decir, que si buscas el trmino apartado, tambin considerar como resultado vlido
Apartado. Si quieres que tu bsqueda sea textual, es decir, exactamente tal y como lo has escrito en la caja
de bsqueda, debers introducir el trmino entre comillas, as: "apartado". En el ejemplo de la imagen no
obtendramos resultados, puesto que las 5 coincidencias estn escritas con A mayscula.
En el documento, como puedes apreciar en la imagen, se resaltarn los trminos encontrados con un fondo
amarillo. Adems, Word nos situar en la pgina y posicin donde se encuentre la primera coincidencia. Lo
distinguirs porque la palabra, adems de encontrarse con fondo amarillo, tendr el fondo de seleccin azul.
Es el caso de Apartado 1 en el ejemplo.
Puedes colocarte fcilmente en una de las coincidencias haciendo clic sobre ella en el panel de Navegacin
del lateral izquierdo. O bien, utilizando las flechas arriba y abajo para ir pasando de una coincidencia a otra,
en orden de aparicin.
La mayora de veces ser suficiente con esta bsqueda, pero si necesitas refinarla dispones de ms opciones
de bsqueda que puedes consultar en el siguiente avanzado: .
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Manual Microsoft Word 2010
Si lo que queremos hacer es reemplazar una palabra por otra tenemos que utilizar el botn Reemplazar
.
Podemos ejecutarlo desde la pestaa Inicio> grupo Edicin> opcin Reemplazar, o con la combinacin de
teclas CTRL+L.
En el campo Buscar pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar con pondremos la
palabra o frase que queremos que sustituya a la palabra buscada. Ahora podemos elegir una de las tres
acciones que nos permiten los tres botones disponibles:
-Reemplazar todos. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automticamente, sin preguntar cada
vez. Al acabar nos informa del nmero de ocurrencias que ha reemplazado.
Con la barra inferior puedes cambiar la forma en que visualizas el documento, o lo que es lo mismo, la vista
. Tambin puedes hacerlo desde la pestaa Vista > grupo Vistas de documento.
Diseo de impresin. En esta vista se pueden aplicar formatos y realizar la mayora de las tareas
habituales. Es la vista predeterminada. En esta vista no se ven los grficos ni los encabezados y pies de
pgina.
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Manual Microsoft Word 2010
Lectura de pantalla completa. Esta vista permite visualizar la pgina tal y como se imprimir, con grficos,
imgenes, encabezados y pies de pgina, etc.
En la parte superior se aprecia la siguiente barra, con botones para desplazarnos ms cmodamente por el
documento:
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En esta vista, como puedes apreciar, desaparecen todas las barras, reglas, y elementos de diseo. El
documento se visualiza en dos pginas por pantalla en forma de libro.
Al hacer clic sobre el botn central que indica la pgina en la que se encuentra, se abre un men que permite
seleccionar las opciones de Ir a la ltima pgina de lectura, Ir a la primera pgina o seleccionar exactamente
el nmero de pgina al que se desea ir.
Tambin podemos utilizar el botn Buscar, ver miniaturas de las pginas del lado izquierdo y habilitar la
opcin Panel de navegacin.
Diseo Web. Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web tal y como se vera desde un navegador
como Internet Explorer o Firefox si lo publicramos.
Esquema. En esta vista se puede observar y editar la jerarqua de los apartados que conforman el
documento. Profundizaremos en esta vista a lo largo del curso.
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Manual Microsoft Word 2010
Borrador. En esta vista se optimiza el tamao de la hoja y de las fuentes, para facilitar la lectura en
pantalla. Se muestra con la misma longitud de lnea que en la versin impresa, pero elimina elementos como
los encabezados o pies de pgina, que suelen ser ms retoques para la publicacin que contenido til en un
borrador.
En la pestaa Vista encontramos el grupo Ventanas, que nos ayudar a decidir cmo organizar las ventanas
de Word en caso de que estemos trabajando con ms de un documento a la vez.
El botn Cambiar ventanas despliega un men con el nombre de cada uno de los documentos abiertos,
permitindonos elegir cul queremos ver en primer plano.
Al pulsar el botn Organizar todo se situar un documento sobre el otro, permitindote ver los dos de
forma simultnea. Solo una de las ventanas es la ventana activa: la que tiene la barra de ttulo ms
coloreada. En el ejemplo de la imagen, la inferior.
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Manual Microsoft Word 2010
Para hacer que una ventana se convierta en la ventana activa basta con hacer clic dentro del rea de la
ventana.
- Para modificar el tamao hay que situar el cursor en el borde de la ventana y arrastrarlo cuando tome
forma de flecha bidireccional. Los bordes superior e inferior alterarn la altura, los bordes laterales la
anchura y las esquinas ambas.
Podemos crear una lnea de separacin dentro de un mismo documento, pudiendo utilizar la zona superior y
la inferior de forma independiente y trabajar con ellas como si de un duplicado se tratase.
Esta opcin es especialmente til en documentos extensos en que necesitamos ver dos partes del mismo a la
vez constantemente, pero que distan mucho entre s. As nos evitamos tener que ir cambiando de pgina
una y otra vez.
En la pestaa Vista> grupo Ventanas>Dividir encontramos la herramienta que nos permite esta
funcionalidad. Haremos clic en el punto exacto donde queramos insertar la separacin. No te preocupes
mucho por ajustarlo, ya que luego podrs arrastrarlo.
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Manual Microsoft Word 2010
Si te fijas, estamos visualizando a la vez la primera y ltima pgina del documento. Cada una de las divisiones
tendr su propia barra de desplazamiento y sus reglas. Las herramientas de la cinta en cambio son comunes
para ambas y los cambios se apliarn all donde se encuentre el punto de insercin o la seleccin.
Cuando hayamos incluido una divisin, el botn se convertir en Quitar divisin y al pulsarlo de nuevo la
podremos eliminar.
Para guardar un documento puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... de la pestaa Archivo,
o bien el icono de la barra de acceso rpido.
- Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrar un cuadro de dialogo como el que ves a continuacin
que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. En definitiva, si el
documento ya haba sido guardado, lo que hars ser guardar las modificaciones realizadas en l en un
archivo diferente. De este modo podrs conservar el original y la copia modificada por separado.
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Manual Microsoft Word 2010
- Al utilizar el comando Guardar (tambin CTRL+G) o el icono no se abrir ningn cuadro de dilogo,
simplemente se guardarn los cambios. A excepcin de un documento que nunca ha sido guardado, en ese
caso s que se abrir el cuadro de dilogo para que elijas el nombre y ubicacin que quieras darle.
En funcin de la versin de Windows que utilices, la ventana ser de una forma u otra. An as, aunque la
esttica y botones cambien ligeramente, la base es la misma. Para guardar un archivo debes tener en
cuenta:
- Dnde se guarda
Dnde se guarda:
En la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta en que
estamos situados, en este caso Ejemplos del curso. Ten en cuenta que, para guardar el archivo en una
carpeta determinada, la tienes que tener abierta de modo que se muestre su contenido.
Lo habitual es que la carpeta que se muestre sea la que est destinada por defecto a guardar los
documentos. Pero tambin se puede cambiar la carpeta predeterminada.
La imagen de muestra est basada en el cuadro que se presentara en un sistema Windows 7. Desde el panel
de la zona izquierda puedes elegir otra carpeta. O bien puedes ir explorando las subcarpetas desde la zona
central, haciendo doble clic sobre ellas para abrirlas y pulsando la tecla RETROCESO para volver al nivel
superior.
Otra forma de explorar carpetas es desde el ttulo superior, en la imagen Bibliotecas>Curso aulaclic. Para
ello, deberas pulsar la flecha negra que separa cada nivel de carpetas y elegir en el submen en cul te
quieres situar. O bien pulsar la flecha que seala hacia abajo, a la derecha del todo de la direccin, para abrir
los sitios recientes.
Si quieres, puedes pulsar el botn Nueva carpeta para crear una carpeta nueva donde guardar el archivo.
En Windows XP, por ejemplo, el sistema es algo distinto. En la zona superior, en vez de pulsar sobre la flecha,
debers utilizar el desplegable Guardar en para elegir la carpeta.
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Manual Microsoft Word 2010
El Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.
Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del
contenido del documento.
Normalmente por defecto ser Documento de Word, pero desde el men despegable podemos elegir otros
tipos, para, por ejemplo, guardar una copia el formato PDF y as evitar que quien lo vaya a recibir lo pueda
editar.
Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar en la misma carpeta, aparece un cuadro
de dilogo avisndonos, ya que no es posible que esto suceda. Se presentan tres opciones:
1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecer y ser sustituido por el nuevo que
estamos guardando.
2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrar de nuevo el cuadro de dilogo Guardar como,
para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando.
3. Combinar cambios en un archivo existente. Se aadir el archivo que estamos guardando al que ya exista,
es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo.
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Manual Microsoft Word 2010
Un truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma ms rpida cuadro de dilogo Guardar como.
Herramientas.
La forma en que se visualizan los archivos y carpetas en el cuadro de dilogo tambin puede variar de las
imgenes del curso a tu caso particular. Pero en este caso no se debe a la versin de Windows, sino que es
algo fcilmente personalizable: se trata de las Vistas.
Haciendo clic en el icono de Vistas se mostrar un submen que te permitir seleccionar cmo visualizar los
elementos. Dependiendo de tu versin de Windows, las vistas disponibles sern unas u otras, pero las
opciones son muy similares:
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Manual Microsoft Word 2010
La vista ms til normalmente es Detalles, porque muestra listadas las propiedades de los archivos (como su
fecha de creacin o modificacin, etc) y adems te permite ordenar los archivos por cualquiera de estas
propiedades, haciendo clic sobre su encabezado. Es la vista que vemos en el cuadro de dilogo del ejemplo.
En cualquier caso, te recomendamos que pruebes las distintas opciones y te quedes con la que ms te guste.
4.3. Abrir
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando Abrir de la pestaa Archivo.
Tambin podemos hacerlo pulsando CTRL+A.
Normalmente lo nico que deberemos hacer es localizar el documento que queremos abrir en la lista que se
nos muestra, y hacer doble clic sobre l para abrirlo.
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Manual Microsoft Word 2010
Este cuadro de dilogo es similar al del comando Guardar. La diferencia principal es que el cuadro Nombre y
el desplegable de tipo de archivo actuan de forma distinta: nos ayudan a encontrar el archivo que queremos
abrir.
Obviamente, al abrir un archivo no deseamos nombrarlo de ninguna forma, sino seleccionarlo. De modo que
el cuadro de Nombre de archivo nos permite acotar la bsqueda en la carpeta en que estemos situados. Si
escribimos v, se despliegar una lista con los archivos que empiecen por v que te permitir hacer clic en l
directamente. sto es til en carpetas que contienen gran cantidad de archivos.
Si conocemos el nombre exacto del documento bastar escribirlo en el campo Nombre del archivo y hacer
clic en el botn Abrir.
Tambin el desplegable de tipo de archivo nos ayuda a encontrar un archivo determinado. Si elegimos un
tipo en concreto ocultar todos los archivos que no se correspondan con el elegido. Por defecto se muestran
Todos los documentos de Word, pero podramos, por ejemplo, elegir Documentos de Word 97-2003 para
mostrar nicamente los que tengan el formato antiguo.
Si no estamos seguros de en qu carpeta est el archivo lo mejor es que utilices el buscador que
encontrars en el cuadro de dilogo.
Aunque no sepas la carpeta exacta, debes recordar que las carpetas estn unas dentro de otras, en orden
jerrquico. De modo que si normalmente guardas tus documentos en subcarpetas dentro de Mis
documentos, debers situarte en la carpeta padre Mis documentos y utilizar el cuadro de bsqueda, ya que
Este incluye las subcarpetas en su mbito de bsqueda.
Desde los cuadros de dilogo Abrir y Guardar como podemos borrar un archivo o carpeta que est listado.
Para ello haremos clic con el botn derecho del ratn sobre el elemento y elegiremos la opcin Eliminar. O
bien lo seleccionamos y pulsamos la tecla SUPR.
En los sistemas Windows los elementos eliminados se envan a una papelera. Para restaurar un archivo o
carpeta, simplemente debemos recuperarlo desde sta.
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Manual Microsoft Word 2010
1. Para abrir la papelera sitate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono de Papelera de reciclaje.
2. Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son elementos alternativos utiliza la
tecla CTRL para seleccionarlos o la tecla MAYS si son consecutivos.
3. Una vez seleccionados haz clic con el botn secundario del ratn sobre uno de los elementos
seleccionados y elige Restaurar en el men contextual.
Los archivos seleccionados volvern a estar en el sitio donde se encontraban antes de ser eliminados. Si no
sabes dnde estaban anteriormente los elementos a restaurar, lstalos en vista Detalle y fjate en la ruta que
aparece en la columna Ubicacin original antes de restaurarlos, ya que es ah donde lo guardar.
Hay que tener en cuenta que una vez vaciada la papelera de reciclaje ya no se pueden recuperar los
archivos por este mtodo.
La revisin ortogrfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto. Word
2010 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente desde las
primeras versiones.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No obstante conviene saber que
revisar un documento y que Word no encuentre ningn error no quiere decir que, necesariamente, sea as.
Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras errneas es comprobar si las palabras de nuestro
documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no
es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto.
Por ejemplo, si escribimos La bibliografa del gran escritor Miguel Delibes es muy basta y Vasta ya de gritar!.
Word no detectar ningn error puesto que tanto "basta" como "vasta" son palabras correctas que existen
en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta".
La revisin ortogrfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son errneas y la revisin
gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son
buenas"; donde no concuerdan el gnero del sujeto y del adjetivo.
Obviamente Word realiza mejor la revisin ortogrfica, porque nicamente debe contrastar con los
diccionarios. Por eso es importante que prestemos especial atencin a los posibles fallos gramaticales, que al
depender del contexto, son ms difciles de identificar para el programa.
Podemos realizar una revisin ortogrfica, una gramatical o ambas a la vez, como veremos.
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Manual Microsoft Word 2010
De forma predeterminada, Word ir subrayando con una lnea ondulada las palabras que considere que
contienen errores ortogrficos en rojo y las que considere que contienen errores gramaticales en verde. Lo
har a medida que vayamos escribiendo, sin necesidad de solicitar la revisin de forma expresa.
Estas lneas son nicamente informativas, lo que significa que si imprimimos el documento no se imprimirn.
Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y pulsar el botn derecho del
ratn. Entonces aparecer el men contextual que nos permitir elegir una de las palabras sugeridas.
En la imagen de la izquierda vemos que la palabra sugerida frente al error gramatical es Este. En la de la
derecha vemos que hay varias sugerencias: juguete, jubete y juguetee. Deberemos hacer clic sobre la que
nos interese.
Sabiendo esto ya estamos en disposicin de poder corregir nuestros documentos sin problemas. Pero vamos
a ampliar el tema con las distintas formas de trabajar con el corrector y sus opciones.
Adems de las palabras sugeridas, en el men contextual encontramos varias opciones interesantes:
- Omitir: En ocasiones el corrector se equivoca, o simplemente estamos utilizando nombres propios o marcas
que no estn incluidos en el diccionario. En tal caso, deberemos omitir el error. Si queremos que no vuelva a
identificar esta palabra como un error a lo largo del documento, deberemos seleccionar Omitir todas. Los
fallos gramaticales se basan en que la palabra en s no tiene ningn error, el error es producido por su
dependencia con el contexto, por ese motivo, no podremos omitir todas, sino que deberemos Omitir una
vez.
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Manual Microsoft Word 2010
O bien, por motivos prcticos. Si utilizamos constantemente el nombre de nuestra empresa (aulaClic) y
siempre presenta problemas, lo ms prctico es incluirlo en el diccionario, para no tener que omitirlo en
cada uno de los documentos.
- Autocorreccin. La autocorreccin permite que Word substituya automticamente la palabra errnea por
otra de la lista de sugeridas mientras la escribimos. La veremos con detalle ms adelante.
- Idioma. Al hacer clic aparecer una lista para que seleccionemos el nuevo idioma.
- Ortografa... / Gramtica... Si hacemos clic aqu aparecer un el cuadro de dilogo que nos ayuda a realizar
la revisin de todo el documento sin necesidad de ir palabra por palabra. Veremos este cuadro en el
siguiente apartado.
- Buscar. Se trata de una nueva opcin de Word 2010. Permite realizar una bsqueda de la palabra en los
distintos diccionarios instalados, as como en internet. Puede resultar til si pretendes utilizar palabras
coloquiales no aceptadas por los diccionarios pero s popularmente o en determinadas jergas.
Tener activada la opcin de revisar mientras se escribe puede causar que, en documentos extensos, la carga
del documento resulte lenta. sto se debe a que, al abrir el archivo, se revisar automticamente todo su
contenido. Si utilizamos Word fundamentalmente en archivos extensos o para revisar y visualizar lo que han
escrito otras personas, no nos interesar tener activa la correccin. En ese caso, te recomendamos que la
desactives.
Si no queremos ir cambiando cada una de las palabras manualmente, podemos recurrir a forzar la revisin
una vez hayamos terminado de escribir. Lo haremos desde la pestaa Revisar> grupo Revisin> opcin
Word comenzar a efectuar la revisin ortogrfica y cuando encuentre un posible error se detendr y lo
mostrar en el cuadro de dilogo Ortografa y gramtica que nos permitir decidir qu hacer.
Este mismo cuadro de dilogo tambin se mostrar si elegimos las opciones Ortografa o Gramtica en el
men contextual del error resaltado mientras escribimos.
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Manual Microsoft Word 2010
En la parte superior de la ventana, en la barra de ttulo, nos informa del idioma que se est utilizando en la
correccin, en este caso, el Espaol. Lo podemos cambiar desde el desplegable Idioma del diccionario que
encontramos en la parte inferior de la ventana.
El botn Opciones de la esquina inferior izquierda abre el cuadro de dilogo que hemos visto en un bsico
anterior, donde aprendamos cmo desactivar la opcin de revisar mientras escribes.
En la zona titulada No se encontr: aparece en color rojo la palabra no encontrada en el diccionario (juguete)
y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra.
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras ms parecidas que ha
encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrar la
palabra correcta (juguete). En este caso el error era que faltaba la u.
Para cambiar la palabra errnea por la sugerida nicamente debemos cerciorarnos de que est seleccionada
la que deseamos aplicar y pulsar Cambiar. La mayora de veces la primera opcin ser la correcta, de modo
que ni siquiera tendremos que molestarnos en seleccionar la palabra.
- Para errores ortogrficos, dispondremos de las opciones que ya hemos visto anteriormente en el men
contextual: Omitir, Agregar al diccionario, Autocorreccin...
- Para errores gramaticales podremos Omitir esta vez u Omitir regla, as como pulsar Explicar para abrir un
panel de ayuda con una explicacin sobre por qu Word lo ha considerado un error. Ten presente que estos
errores slo se mostrarn si est activada la casilla Revisar gramtica de la zona inferior.
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Manual Microsoft Word 2010
Una vez finaliza la revisin de todo el documento, se muestra un mensaje de aviso como el siguiente:
Si modificamos el documento podremos revisarlo de nuevo y las omisiones realizadas se pasarn por alto y
volvern a identificarse como errores.
Ten presente que cada una de las correcciones realizadas se asumen como una accin en Word, y por lo
tanto son susceptibles de ser deshechas con el botn Deshacer o las teclas CTRL+Z. Por ello, si te equivocas
en alguna correccin, no te preocupes, puedes cerrar el cuadro y deshacer la accin, para luego proseguir
con la revisin.
5.3. Autocorreccin
Mediante la autocorreccin Word puede corregir algunos errores obvios sin previo aviso y nos ofrece la
posibilidad de realizar nuestras propias correcciones.
Por ejemplo, si detecta que escribes o once, lo cambiar automticamente por u once. O bien, si detecta que
empiezas una frase con minscula, la cambiar por mayscula.
Esta herramienta es un arma de doble filo y como todo, presenta ventajas y desventajas:
- Por una parte es una forma cmoda de automatizar la correccin en errores que solemos cometer
frecuentemente.
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Manual Microsoft Word 2010
- Pero por otra hay que ir con cuidado porque en ocasiones Word cambiar automticamente una palabra
sin que nos demos cuenta y es posible que no nos interese en algn caso en concreto. Por eso no
recomendamos automatizar demasiado los errores, porque puede ocurrir que al final no tengamos apenas
control de lo que estemos escribiendo.
Para tener un mayor control de las correcciones que Word hace de forma automatizada, lo ideal es mirar la
pantalla a la vez que escribimos para detectarlas a tiempo y no fijar la vista en el teclado. Si te falta prctica
para ello, es posible que te interese desactivar esta opcin de correccin.
Sea como sea, lo mejor es configurar la autocorreccin segn nuestros intereses. Para hacerlo:
Aparecer un cuadro de dilogo como este, vamos a ver las posibilidades ms interesantes.
Corregir DOsMAysculasSEguidas. Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos maysculas seguidas al
principio de una palabra Word sustituir la segunda mayscula por una minscula.
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Manual Microsoft Word 2010
Poner en mayscula la primera letra de una oracin. Pone en mayscula la primera letra despus de un
signo de puntuacin que indique el final de una oracin, como por ejemplo un punto, un final de
interrogacin, etc.
Poner en mayscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto en una celda hace que empiece
por mayscula.
Poner en mayscula los nombres de das. Pone en mayscula los nombres de los das de la semana.
Corregir el uso accidental de bLOQmAYS. Cuando encuentra una palabra con la primera letra en
minscula y las siguientes en maysculas la cambia por la primera en mayscula y las siguientes en
minsculas y desactiva el bloqueo de maysculas.
Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las palabras de la columna Reemplazar
por las palabras de la columna Con. De esta forma se pueden corregir errores como los que vemos en la
imagen. Por ejemplo, si la palabra cuanto va detrs de una exclamacin va siempre con tilde.
- Para reemplazar algn trmino por otro, insertarlos en las cajas de texto disponibles sobre el listado y
pulsar Agregar.
Por ejemplo, podramos agregar que cada vez que encuentre las siglas O.N.U. las reemplace por
Organizacin de las Naciones Unidas.
Tambin tenemos disponible el botn Excepciones... que nos permite especificar unas excepciones a
algunas opciones de Autocorreccin.
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Manual Microsoft Word 2010
Por ejemplo, podemos especificar No poner maysculas despus de determinadas palabras, agregndolas a
una lista para evitar que en esos casos se aplique la regla, como podemos ver en la imagen.
Adems de la correccin de textos, Word consigue facilitar nuestro trabajo a la hora de la redaccin y
ayudarnos a crear documentos de valor. Para ello, nos ofrece una serie de fuentes de informacin y
consulta.
Pueden resultar muy tiles, especialmente si disponemos de conexin a internet, ya que en tal caso tambin
podremos consultar contenidos de la red directamente en Word.
Cuando hablamos del formato de un documento nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver
con su aspecto, con la forma de presentarlo. El contenido en s seguir siendo el mismo.
La presentacin del documento es importante. No slo por elegancia, sino tambin para facilitar y motivar
su lectura. Afortunadamente, Word facilita mucho esta tarea y con poco trabajo se consiguen resultados
espectaculares.
En esta unidad veremos las herramientas que nos ayudarn a dar cierto diseo, de las ms generales a las
ms especficas:
Adems, tambin veremos cmo utilizar las tabulaciones para mejorar la maquetacin del documento y
cmo copiar el formato de un texto a otro.
Al utilizar los temas es cuando nos percatamos de la importancia y utilidad de los estilos, que introdujimos
en el tema 3 de edicin bsica.
Como recordars, al definir cada texto con un estilo desde la pestaa Insertar > grupo Estilos, indicamos a
Word qu parte es un ttulo, qu parte un subttulo y cul es el prrafo que compone el cuerpo, entro otros
elementos. Es decir, a travs de la aplicacin de estilos, definimos la estructura del documento.
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6.2. La portada
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subttulo, la fecha o el nombre del autor. De entrada, estos campos se muestran con texto entre corchetes:
[Escribir el ttulo ...]. Al hacer clic sobre l se muestra un cuadro de edicin, donde hay que indicar el nuevo
texto.
Ten presente que las portadas, al igual que el resto del documento, se ven influenciadas por el tema aplicado
al documento. Es decir, que el aspecto variar ligeramente para adaptarse a los colores y fuentes del tema
en cuestin y as dar un aspecto al conjunto ms homogneo.
Otro detalle que nos ayudar con los ltimos retoques del documento es cambiar el fondo de las pginas.
Por defecto las pginas se muestran blancas, porque es el color ms normal del papel de impresin y por
tanto dejarlo as supone un menor gasto de tinta en la impresin.
Pero si queremos dar color a las pginas, podemos hacerlo desde la pestaa Diseo de pgina> grupo Fondo
de pgina.
Encontraremos tres herramientas que nos permitirn cambiar el fondo de todas las pginas a la vez:
Marca de agua. Normalmente es un texto que se ve al fondo de la pgina, por ejemplo Confidencial o
Borrador. Al hacer clic se desplegar el men siguiente que te permitir elegir el que quieras del listado:
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Color de pgina. Al hacer clic, un men te permite elegir el color en una paleta de colores.
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Para recuperar el color blanco, elige la opcin Sin color. Y si no encuentras el que quieres en la paleta, pulsa
Ms colores.... Tambin puedes crear fondos ms complejos, que no sean simplemente de un color sino que
utilicen degradados, texturas y tramas.
Bordes de pgina. Al pulsar esta opcin se abre un cuadro de dilogo como el siguiente:
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1. Primero selecciona el valor para el borde: Ninguno, Cuadro, Sombra, 3D o Personalizado. El cuadro
seleccionado es el que est enmarcado en azul.
2. Luego, selecciona el estilo de lnea que quieres aplicar.
En cambio, si escoges un Arte, el borde ser un motivo realizado por una consecuencia de dibujos.
Por lo tanto slo podrs establecer un ancho, y en algunos casos el color (cuando el programa lo
permita) porque el color y forma son caractersticas propias del dibujo.
3. Por ltimo, elige en la vista previa qu bordes quieres aplicar. De forma predeterminada se
muestran bordes en los cuatro lados, pero activando y desactivando los botones que hay a su lado
podrs decidir cules mostrar. Tambin podrs decidir qu mbito de aplicacin tendrn: todo el
documento, slo la primera pgina, todas excepto la primera...
4.
Estas tres opciones: marga de agua, color de fondo y bordes, son compatibles. Podrs utilizar las tres a la vez
en un mismo documento, pero ten en cuenta que la marca de agua suele tener un color muy claro y es
posible que no se aprecie con segn qu colores de fondo.
6.4. La fuente
Cuando hablamos de fuente nos referimos a la forma en que se representan cada una de las letras, nmeros
y signos de puntuacin que se escriben como texto.
Como hemos visto se puede dar un estilo diferente a las fuentes del documento a travs de los temas y
estilos. Pero en este apartado aprenderemos a realizar estos cambios de forma manual y precisa, para
poder, por ejemplo, aplicar un formato distinto a un texto en concreto.
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Manual Microsoft Word 2010
En versiones ms antiguas de Word se utilizaban estas herramientas de forma exclusiva para formatear todo
el texto. Esto supona mucho tiempo y esfuerzo para lograr un resultado profesional. Afortunadamente con
la posterior aparicin de herramientas tiles que facilitan el trabajo, como los estilos y los temas, stas se
pueden utilizar para perfeccionar y ajustar los estilos en casos ms concretos.
Tambin aparecen las herramientas de formato automticamente al seleccionar una palabra o frase.
Fuente
De forma comn, al hablar de cambiar la fuente o aplicar una fuente nos referiremos a elegir la tipografa. En
la imagen vemos que la tipografa de fuente actual es Calibri. Haciendo clic sobre el pequeo tringulo que
hay a su derecha se despliega el listado de fuentes disponibles en nuestro equipo.
Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos
ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.
La lista se divide en tres zonas: Fuentes del tema, Fuentes utilizadas recientemente y Todas las fuentes. Esto
es as para que el listado resulte ms prctico y, si ests utilizando una fuente la encuentres fcilmente entre
las primeras posiciones de la lista.
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Manual Microsoft Word 2010
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan
apareciendo todos los tipos de letra disponibles, tambin podemos desplazar el botn central para
movernos ms rpidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.
Si conoces el nombre no ser necesario que busques la fuente en la lista, puedes escribirlo directamente en
la caja de texto que contiene el nombre de la fuente actual, ya que se trata de un cuadro editable. A medida
que escribes el cuadro se va auto rellenando con la fuente que cree que buscas, de modo que es posible que
al introducir nicamente dos o tres letras, ya se muestre la que te interesa.
Tamao de la fuente
De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el
tringulo para buscar el tamao que deseemos, o escribirlo directamente en la caja de texto.
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms utilizados
son 10 y 12 puntos.
Efectos bsicos
Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un texto.
Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botn correspondiente. Al activarse la opcin se muestra el fondo
anaranjado. Para desactivarlo se sigue el mismo proceso. Como puedes apreciar en la
imagen , se pueden activar varios a la vez: Ejemplo.
- Negrita (teclas CTRL+B): Aumenta el grosor de la lnea que dibuja los caracteres.
- Subrayado (teclas CTRL+U): Dibuja una lnea simple bajo el texto. Si pulsas la
pequea flecha triangular de su derecha se despliega un men que te permite cambiar
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Manual Microsoft Word 2010
el estilo de la lnea, pudiendo elegir entre lneas onduladas, discontnuas, dobles, gruesas, etc.
- Subndice (teclas CTRL+ =): Reduce el tamao del texto y lo sita ms abajo que el resto del texto.
- Superndice (teclas CTRL+ +): Reduce el tamao del texto y lo sita ms arriba que el resto del texto.
Subndice y superndice son los nicos estilos que no se pueden aplicar a la vez. Porque, obviamente, el texto
se posiciona arriba o abajo, pero no en ambos sitios a la vez.
En el apartado hemos visto las herramientas de fuente que hay visibles en la cinta, dentro de la ficha Inicio.
Pero existen otras herramientas que puedes utilizar en el cuadro de dilogo Fuente. Tambin puedes
especificar qu fuente quieres que se utilice de forma predeterminada en todos los nuevos documentos que
crees.
Tambin podemos manejar las maysculas mediante el teclado presionando MAYS+F3, las palabras del
texto seleccionado cambian alternativamente a las tres formas: maysculas, minsculas y tipo oracin.
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Si no encuentras el color que deseas, puedes pulsar Ms colores... y seleccionarlo de la paleta ms completa
que se mostrar en un cuadro de dilogo.
Desde la opcin Degradado puedes desplegar un submen que permite dar cierto efecto degradado al texto.
El degradado tendr en cuenta todo el texto, no cada una de las letras de forma independiente.
Color de resaltado del texto: Al pulsar sobre este botn el cursor cambiar y tomar la forma de un
rotulador de resaltado. Colorea el fondo del texto del color indicado, del mismo modo que resaltaramos
Si lo que quieres es quitar el resaltado, selecciona el texto y pulsa Sin color. Para
dejar el texto resaltado pero dejar de utilizar el lpiz especial y recuperar el
formato normal del cursor, pulsa Detener resaltado.
Efectos de texto: Al pulsar sobre la flecha de efectos se despliega un men con 20 formatos
prediseados que incluyen sombreados, reflejos, letras con bordes de un color distinto al fondo, y dems
efectos.
Para eliminar un efecto aplicado, debemos elegir la opcin Borrar efectos de texto.
Si no te gusta ninguno de ellos, puedes utilizar las opciones que hay justo debajo para crear un efecto
personalizado.
6.7. WordArt
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Se mostrar una lista con algunos modelos de letras. Lo nico que deberemos hacer es hacer clic sobre la
que ms nos guste.
A continuacin se mostrar un texto en el documento listo para ser modificado. Si hemos seleccionado texto
previamente no ser necesario teclearlo ya que aparecer ya escrito.
Recuerda que puedes retocar el texto con las herramientas de la pestaa Inicio para cambiar aspectos como
la fuente, el tamao, el color o los estilos, tal y como lo haras con cualquier otro texto.
Sin embargo, los elementos WordArt no son exactamente texto, sino que estn a medio camino de ser
imgenes. Por ello, vemos que cuando lo tenemos seleccionado disponemos de las Herramientas de dibujo,
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Manual Microsoft Word 2010
con una pestaa de Formato. Esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortogrfico no detectar un
error en un texto WordArt, y tambin que el texto WordArt seguir las reglas de alineacin de los grficos.
Para cambiar las caractersticas de formato de un prrafo, basta con seleccionarlo y modificar las
caractersticas que queramos.
Los prrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias caractersticas de formato,
pudiendo ser diferentes de un prrafo a otro. Otras unidades ms amplias son las secciones, que veremos
ms adelante.
Las caractersticas ms importantes de formato de prrafo son la alineacin y la sangra, ambas estn
disponibles en la pestaa Inicio.
Alineacin.
Estos son los botones para fijar la alineacin. Hay cuatro tipos de alineacin:
Cuando hablamos de alinear un prrafo nos referimos, normalmente, a su alineacin respecto de los
mrgenes de la pgina, pero tambin podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas si el
texto se encuentra en una tabla. La forma de fijar los mrgenes de la pgina se ver en el captulo
correspondiente.
Otra forma de definir la alineacin del prrafo que se va a escribir es Escribir al Vuelo. Esta funcin permite
escribir en cualquier parte de la pgina directamente sin tener que insertar lneas en blanco.
Sangra.
Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza
seleccionando el prrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la pestaa Inicio en el grupo
Prrafo, segn queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.
As desplazamos el prrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botn, pero tambin se puede desplazar
otro valor que deseemos. Puedes ver cmo se hace, junto con otras opciones de la pestaa Inicio, como la
forma de variar el espacio que separa los prrafos, y el espacio que separa las lneas o interlineado.
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Manual Microsoft Word 2010
Como sabes, al llegar al final de la pgina se produce un salto de pgina. Esto no supone ningn problema,
pero es posible que en un momento dado no quieras que un prrafo quede dividido en dos pginas.
Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar lneas juntas que se encuentra en el cuadro de
dilogo Prrafo > pestaa Lneas y saltos de pgina.
En ocasiones nos interesar que Word divida una palabra en dos lneas, o bien que dos palabras no sean
separadas en distintas lneas.
En el grupo Prrafo de la pestaa Inicio tambin encontramos herramientas para crear listas.
Una lista no es ms que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y precedidos por un smbolo,
dibujo o nmero. Utilizaremos una lista numerada o por vietas dependiendo de si los elementos guardan o
no un orden secuencial. Para aplicarlas, podemos:
Pulsar el correspondiente botn y empezar a escribir cada uno de los elementos de la lista.
O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.
Esta es la forma manual de crear listas, pero existe otra forma: dejar que Word la cree de forma automtica.
Si empiezas a introducir elementos precedidos por un signo (como - o * ) Word entender que
quieres introducir una lista de vietas.
Si lo que haces es introducir elementos precedidos por letras o nmeros tambin crear una lista, en
este caso numrica.
Ten presente que se inserta un nmero o vieta por cada prrafo, es decir, a continuacin de la tecla INTRO.
Si quieres que dos elementos estn en la misma vieta, debers separarlos por un salto de lnea, pulsando
MAYS+INTRO en vez de INTRO.
Si quieres que un elemento de la lista numrica no empiece por 1 o no siga la secuencia, utiliza la opcin
Establecer valor de numeracin del submen que despliega su correspondiente flecha.
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Manual Microsoft Word 2010
Una caracterstica de los elementos de una lista es que se pueden ordenar alfabticamente. Lo haremos
seleccionndolos y pulsando el botn Ordenar que se encuentra tambin en la pestaa Inicio, junto a los
botones de lista. En el cuadro de dilogo lo nico que debemos hacer es escoger si queremos una
ordenacin ascendente o descendente y aceptar.
Al pulsar TAB antes de introducir un nuevo elemento indicamos que Este est un nivel inferior que el
anterior, es decir, indicamos una dependencia. Esto da lugar a las listas multinivel. Las listas multinivel
pueden ser tanto de vietas como numricas.
Tambin encontrars la opcin Cambiar nivel de lista en cada uno de los botones de lista , si
despliegas su submen pulsando la flecha triangular que hay a la derecha de cada uno de ellos.
Para elegir el estilo de lista, lo nico que hay que hacer es desplegar la flecha triangular situada a la
derecha de cada uno de los botones.
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Manual Microsoft Word 2010
Podrs escoger entre varios modelos, pulsando directamente sobre la pequea muestra del men que se
despliega. Tambin puedes crear un estilo de lista personalizado pulsando Definir nueva vieta, Definir
nuevo formato de nmero o Definir nueva lista multinivel.
6.10. Tabulaciones
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de
tabulacin TAB.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy utiles las tabulaciones. Word2010
tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las
posiciones que deseemos. Adems podemos definir la alineacin para cada tabulacin.
Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las
tabulaciones afectan solo al prrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulacin repetir estos dos
pasos:
Nota: Si no se muestra la regla, recuerda que para activarla debes pulsar el botn que hay justo sobre la
barra de desplazamiento vertical.
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Manual Microsoft Word 2010
1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineacin de la tabulacin que
vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irn apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones:
izquierda, centrada, derecha, decimal, barra de tabulaciones, sangra de primera lnea y sangra francesa.
2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posicin en la que deseemos establecer la tabulacin y hacer
clic, veremos cmo se inserta el icono con la tabulacin seleccionada.
Si queremos modificar la posicin de una tabulacin basta colocar el cursor en el icono de esa tabulacin y
hacer clic y arrastrarlo a la nueva posicin.
Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedara una tabla parecida a la que vemos
en la imagen inferior.
Observar la alineacin de cada tabulacin: la columna de ctricos est alineada a la izquierda, la de tipo al
centro y la de origen a la derecha. Luego vemos la barra de tabulacin vertical y la alineacin decimal.
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En la pestaa Inicio > grupo Portapapeles, tenemos disponible el icono para Copiar formato . Este icono
permite copiar las caractersticas de formato de un texto para aplicarlas a otros textos. Podemos copiarlo
una o varias veces:
Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de herramientas y
hacer clic en Copiar formato , el cursor tomar la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que
queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella.
Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic en Copiar formato
, el cursor tomar la forma de brocha, a continuacin hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y
para acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato.
En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o lneas, una vez el cursor
tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o lneas y el nuevo formato se copiar sobre ellas. Copiar
formato, copia tanto el formato carcter como el formato prrafo.
7.1. Introduccin
Los estilos sirven para indicar a cada elemento del texto cul es su funcin en el mismo, o cul es su
naturaleza.
Por ejemplo, existe el estilo Ttulo 1, y el estilo Ttulo 2. Los nmeros no son simples formas de diferenciar
uno de otro, sino que denotan una jerarqua. El Ttulo 1 ser el ttulo principal, y el Ttulo 2 ser un ttulo
situado a un nivel inferior. Por lo tanto, no iramos desencaminados si decimos que los estilos ayudan a
definir la estructura del documento.
Adems, los estilos incluyen un formato que se aplicar al texto y que cambiar aspectos como su color, su
tamao o la distancia que mantendr con los elementos colindantes. Podremos escoger entre los formatos
predeterminados, o crear uno personalizado.
Utiliza los botones arriba y abajo del lateral derecho, y el desplegable para ver todos los estilos
disponibles.
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Manual Microsoft Word 2010
Tambin puedes mostrar el Panel de estilos haciendo clic en el botn del extremo derecho inferior del
grupo Estilos o pulsando la combinacin de teclas CTRL+ALT+MAYS+S.
La principal diferencia a primera vista es que los estilos no mostrarn una vista previa de su formato como lo
hacen en la cinta. Si queremos que as sea, deberemos activar la casilla inferior Mostrar vista previa.
7.1. Introduccin
Los estilos sirven para indicar a cada elemento del texto cul es su funcin en el mismo, o cul es su
naturaleza.
Por ejemplo, existe el estilo Ttulo 1, y el estilo Ttulo 2. Los nmeros no son simples formas de diferenciar
uno de otro, sino que denotan una jerarqua. El Ttulo 1 ser el ttulo principal, y el Ttulo 2 ser un ttulo
situado a un nivel inferior. Por lo tanto, no iramos desencaminados si decimos que los estilos ayudan a
definir la estructura del documento.
Adems, los estilos incluyen un formato que se aplicar al texto y que cambiar aspectos como su color, su
tamao o la distancia que mantendr con los elementos colindantes. Podremos escoger entre los formatos
predeterminados, o crear uno personalizado.
Utiliza los botones arriba y abajo del lateral derecho, y el desplegable para ver todos los estilos
disponibles.
Tambin puedes mostrar el Panel de estilos haciendo clic en el botn del extremo derecho inferior del
grupo Estilos o pulsando la combinacin de teclas CTRL+ALT+MAYS+S.
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La principal diferencia a primera vista es que los estilos no mostrarn una vista previa de su formato como lo
hacen en la cinta. Si queremos que as sea, deberemos activar lasilla inferior Mostrar vista previa
Por defecto, al escribir, aplicamos el estilo Normal, pero basta con hacer clic sobre cualquier otro estilo para
empezar a aplicarlo al texto que introduzcamos a continuacin. Tambin podemos aplicar un estilo
determinado a un texto ya escrito. Para ello, debers seleccionarlo y pulsar sobre el estilo que desees.
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Cuando observamos los estilos disponibles, vemos que hay uno para cada elemento del documento: Cita,
nfasis, Ttulo, Subttulo, Referencia, etc. Es importante que no los escojas por motivos estticos, sino por
ser la etiqueta ms adecuada para el tipo de texto. El formato se puede modificar, as que no debemos
preocuparnos por l. Sin embargo, a nivel estructural supone muchas ventajas escogerlos en funcin de la
verdadera naturaleza del texto.
Borrar formato
Para cambiar un determinado texto a un estilo normal, podras seleccionarlo y aplicar el primer estilo
llamado Normal. Pero en ocasiones Word no te permitir cambiarlo, por ejemplo puede presentarte
problemas cuando hayas especificado estilos distintos en un mismo prrafo. En ese caso, hay que
seleccionar el texto en cuestin, desplegar el men que muestra todos los estilos y pulsar Borrar formato.
Tambin dispones de la opcin Borrar todo en el panel de Estilos, que funciona exactamente igual.
Crear un estilo
Si ninguno de los estilos disponibles por defecto es lo que buscamos, siempre tendremos la opcin de crear
algunos personalizados. Para ello, seguiremos dos sencillos pasos:
1. Lo primero ser crear un estilo nuevo a partir de otro ya existente. Lo ideal es que partamos de un estilo
que tenga el nivel jerrquico que nos interesa. Por ejemplo, si queremos crear un estilo de Ttulo 1,
partiremos de Este mismo.
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Seleccionamos la opcin Guardar seleccin como un nuevo estilo rpido.... Se abrir una ventana donde
podremos darle un nombre al nuevo estilo y al Aceptar vers que se incluye en el listado junto al resto de
estilos.
2. Ahora dispones de dos estilos iguales, lo que vamos a hacer es modificar el nuevo estilo. Para ello,
hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre l y seleccionamos la opcin Modificar....
Se abrir una ventana donde personalizar los distintos aspectos de formato: fuente, tamao de fuente,
negrita, cursiva, subrayado, color, alineacin, interlineado, sangra, bordes... La vista previa y el cuadro de
resumen de las caractersticas aplicadas te ayudarn a hacerte una idea del resultado final.
Como norma general un estilo slo est disponible en el documento en que se crea.
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Si quieres ver el resto de opciones de este cuadro de dilogo como son los cuadros Estilo basado en, Estilo
del prrafo siguiente, etc., visita este tema avanzado sobre las Propiedades de los estilos. El tema de estilos
es un poco ms complejo que lo que habamos visto hasta ahora en el curso, por lo tanto te recomendamos
practicar primero los conceptos sencillos antes de empezar con los conceptos avanzados.
Tambin es posible crear un nuevo estilo desde el panel. Para ello, simplemente aplicamos un formato a un
texto determinado y a continuacin pulsamos el botn Nuevo estilo.
Se abrira la misma ventana que hemos visto anteriormente, donde veramos aplicados los formatos que
hubisemos escogido para el texto y simplemente deberamos darle un nombre y guardarlo. El problema de
este sistema es que este nuevo estilo no tendra definido su nivel jerrquico en el documento, sino que
simplemente sera un conjunto de formatos que aplicar rpidamente. Debemos tener esto presente si
decidimos hacerlo de esta forma.
Modificar un estilo
Como hemos visto al crear un estilo, para modificarlo lo nico que debemos hacer es hacer clic con el botn
derecho del ratn sobre l en la cinta y seleccionar la opcin Modificar....
Pero tambin podemos modificarlos desde el panel. Para ello, situamos el cursor sobre el nombre del estilo
sin hacer clic. Veremos que aparece un tringulo en el lateral derecho. Hacemos clic en l para desplegar el
men de opciones de estilo, entre las que se encuentra Modificar....
Un truco interesante que puede resultar muy til es aplicar una Lista multinivel al estilo Ttulo 1. Con esta
sencilla modificacin, se aplicar el formato de numeracin correcto a los su apartados de forma
automtica, como Ttulo 2, Ttulo 3, Ttulo 4, etc. As, conseguiremos que los distintos apartados y su
apartados que se van creando se numeren automticamente.
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Manual Microsoft Word 2010
Borrar un estilo
Antes de nada ten presente que si eliminas un estilo, todo texto que estuviese utilizndolo quedar sin
formato.
Para borrar un estilo debemos ir al panel Estilos, y hacer clic en el tringulo de la derecha del estilo en
cuestin. Se desplegar el men con la opcin Eliminar..., como puedes ver en la imagen.
Ten en cuenta que slo podrs borrar los estilos que hayas creado, no los que vienen por defecto con Word.
Tambin es importante que sepas que para borrarlos definitivamente debes hacerlo desde el panel como se
ha explicado. Si eliges la opcin Quitar de la galera de estilos rpidos desde el men contextual de un estilo
de la cinta no lo estars eliminando realmente. Simplemente estars quitando el acceso directo a l de la
cinta y el texto que utilice el estilo en cuestin no perder el formato.
Los estilos modifican el formato de un documento, pero tambin se puede modificar el formato de forma
manual, sin aplicar estilos, como ya vimos en este curso. Entonces, Qu ocurre si un prrafo de un
documento tiene aplicado un estilo y queremos aplicarle adems un formato manual? Cmo interactan
los diferentes tipos de estilos entre s? Qu preferencias existen cuando se aplican varios tipos de estilos
sobre un documento?
Planteado el tema as parece un poco complejo, pero en realidad no lo es. Las prioridades se adivinan, la
mayora de veces, con un poco de sentido comn.
1. El formato que se aplica en ltimo lugar tiene preferencia sobre los anteriores.
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Manual Microsoft Word 2010
Pero, en ciertas ocasiones, pueden aparecer situaciones en las que se producen algunos conflictos que
requieren un estudio ms detallado.
Por ejemplo, imagina que tenemos un texto con formato de tipo prrafo que pone la letra en cursiva
(adems de otras caractersticas), si ahora a cierta palabra del texto le aplicamos un formato carcter que
tiene la letra en cursiva (adems de otras caractersticas) Cul ser el resultado? Pues esa cierta palabra del
texto no quedar en tipo cursiva, sino en tipo normal. La razn es que Word interpreta que el estilo carcter
pretende diferenciar una palabra del resto de texto, y como el resto del texto est en cursiva, para que se
diferencie la pone en estilo normal. Lo cual es bastante lgico.
En cualquier momento, simplemente haciendo clic en el botn que tiene cada cuadro a su derecha ,
podremos borrar un formato o estilo de forma independiente al resto de formatos aplicados. O bien Borrar
todo.
Si lo que queremos es ver con mayor nivel de detalle qu formatos estn aplicados, deberemos pulsar el
botn Mostrar Formato , que encontraremos desde el propio inspector. De este modo se abrir un
nuevo panel que, no slo indicar explcitamente los formatos aplicados de forma manual, sino tambin los
que formen parte del propio estilo.
Ahora apreciamos una vista previa del texto seleccionado en cuestin, acompaada de un conjunto de
especificaciones de Fuente, Prrafo e incluso Seccin. Es decir, que situamos el elemento en un contexto y
pasamos por alto cmo fue aplicado cada formato, dando ms importancia a ver qu formato es
exactamente el que hemos aplicado.
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Manual Microsoft Word 2010
Si nos interesa saber qu formatos forman parte del estilo y cules no,
es decir, su origen, deberemos marcar la casilla inferior Distinguir origen
de estilo.
Para ello, activamos la casilla Comparar con otra seleccin. Los detalles
se ocultarn y deberemos seleccionar otro texto. Ser entonces cuando,
en el listado de caractersticas, veremos que nicamente aparecen las
diferencias entre uno y otro.
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Manual Microsoft Word 2010
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de papel que
luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y unos mrgenes los cuales
no podemos sobrepasar.
Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo de herramientas Configurar pgina,
donde tambin podremos encontrar herramientas para seleccionar la Orientacin, Saltos de pgina,
Tamao, Nmeros de lnea, Columnas y Guiones.
Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos mrgenes predeterminados. Si ninguno nos sirve,
podremos definir unos desde la opcin Mrgenes Personalizados.
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Manual Microsoft Word 2010
Tambin es conveniente especificar el tamao del papel que vamos a utilizar en la impresin. Al hacer clic en
el botn Tamao, se abre una lista de Tamaos predeterminados. Pero, al igual que en los mrgenes, aqu
tambin se puede personalizar el tamao de la hoja, haciendo clic en la opcin Ms tamaos de papel.
Tanto si escogemos la opcin de personalizar, como si pulsamos el pequeo botn de la esquina inferior
derecha del grupo Configuracin de pgina, veremos la siguiente ventana:
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Manual Microsoft Word 2010
En la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los centmetros deseados en cada campo:
Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Tambin el de Encuadernacin, que es un espacio adicional
reservado para encuadernar las hojas.
- Posicin del margen interno. Aqu indicaremos en qu posicin vamos para aplicar el margen de
encuadernacin.
- Orientacin. Indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual) o horizontal (tambin llamada
apaisada).
- Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias opciones: Mrgenes simtricos,
Dos pginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrar
claramente en qu consisten.
- En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea bastante aproximada de
cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo de la pgina.
- Si pulsamos el botn Establecer como predeterminado, los valores actuales sern los que se utilicen en los
nuevos documentos que creemos.
En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar en la impresora: A4, Carta, etc. y tambin la
bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de una.
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Manual Microsoft Word 2010
Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona ms oscura que indica el tamao de
los mrgenes.
Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la lnea
del pie de pgina queda dentro del margen inferior.
Desde esta vista tambin se pueden modificar los mrgenes. Para modificar el margen superior basta
colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona ms oscura que identifica el margen, y cuando
el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posicin del margen.
Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para
no mover los iconos de sangras que estn tambin en la misma zona.
Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de cada pgina. Esto es til para
escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele contener los
nmeros de pgina.
Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de pgina o
Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar.
Se mostrar una nueva pestaa, Herramientas para encabezado y pie de pgina > Diseo, que contiene los
iconos con todas las opciones disponibles:
Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una lnea punteada y con los elementos que lo
contienen en modo edicin:
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Manual Microsoft Word 2010
Elementos rpidos. Permite, desde la opcin Propiedad del documento, escoger distintos elementos de un
listado desplegable. En ocasiones esta opcin ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un
slo clic el autor del documento o la fecha.
La opcin de Elementos rpidos tambin est disponible directamente en la pestaa Insertar, pero se incluye
en la de Diseo de los encabezados y pies de pgina porque es una herramienta muy til en este tipo de
ocasiones. De hecho, el elemento Autotexto es uno de los que ms se prestan a la personalizacin para
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Manual Microsoft Word 2010
Primera pgina diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la
primera pgina. Esta opcin est pensada por ejemplo, para cuando la primera pgina es la portada del
documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el nmero de la pgina.
Pginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie
diferente para las pginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el nmero de pgina se imprime a la
izquierda en las pginas impares y en las pginas pares imprimirlo a la derecha.
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder referenciarlas, ese
nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este nmero de pgina no
aparece en el documento
Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos
deberemos insertarlos desde la pestaa Insertar, desplegando la opcin Nmero de pgina y eligiendo
dnde queremos que aparezca el nmero.
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Manual Microsoft Word 2010
Encontraremos la misma opcin en la pestaa Diseo de las Herramientas de encabezado y pie de pgina,
cuando tengamos un encabezado en modo de edicin.
Al seleccionar una ubicacin se despliega una lista de formatos prediseados para que elijamos el que ms
nos guste. Existe una gran cantidad de formatos prediseados asociados a cada ubicacin, estos estn
organizados por secciones para facilitarnos la localizacin del formato que buscamos.
En la seccin Con formas, los nmeros se escriben dentro de una forma, por ejemplo con cinta:
En la seccin Nmero sin formato, tenemos los nmeros de pgina a los cuales se les aplica algn tipo de
formato
En la seccin Pgina X, el nmero de pgina viene acompaado de la palabra Pgina o Pag, por ejemplo
En la seccin Pagina X de Y, se aade adems el nmero total de pginas del documento, por ejemplo
Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicacin pueden variar
de una ubicacin a otra, la ubicacin Final de pgina dispone de ms formatos.
Para ver los encabezados y pies de pgina en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que estar en modo
vista Diseo de Impresin donde se ven en un tono ms claro que el texto normal. Una vez insertado el
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Manual Microsoft Word 2010
nmero de pgina podemos variar su formato con la opcin Formato del nmero de pgina. Al seleccionarla,
se abre una ventana como la que se encuentra a continuacin.
Desplegando el men Formato de nmero veremos una lista con posibles formatos predeterminados
entre los que elegir.
Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero empezar la numeracin de las pginas:
1. Continuar desde la seccin anterior (o empezar desde uno, si sta es la primera seccin).
2. Iniciar en el nmero que especifiquemos en la opcin Iniciar en:
Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos, tambin podemos incluir el nmero del captulo
junto con el de la pgina, marcando la casilla Incluir nmero de captulo y seleccionando un formato.
Los saltos de seccin de Word indican cundo acaba un determinado apartado o seccin. Esto permite que
los elementos que comnmente se aplican a todo el documento por igual, como el pie de pgina o las
tabulaciones, cesen en un determinado punto, para poder configurarlos de forma distinta a continuacin.
Puede resultar muy til para aplicar un formato distinto en las pginas de un mismo documento o bien en
distintas zonas de la misma pgina.
Tener una nica columna en la primera mitad de la pgina y dos columnas en la mitad restante.
Aplicar una numeracin de pginas que empezara de nuevo en cada uno de los temas o captulos.
Establecer un tamao de pgina y orientacin distintas en un mismo documento.
Aplicar mrgenes distintos a una pgina en concreto, independientemente de los establecidos en el
documento, etc.
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Manual Microsoft Word 2010
Para incluir un salto de seccin en el documento, nos situamos en la ficha Diseo de pgina > grupo
Configurar pgina > desplegamos el men Saltos y escogemos cualquiera de las opciones de la categora
Saltos de seccin. Observa en la imagen los tipos de saltos y sus definiciones.
Importante: Al eliminar un salto de seccin, Word interpreta que ahora todo forma parte del mismo
apartado y por tanto se pierde el formato especfico de la seccin inmediatamente superior al salto para
adoptar el de la seccin inferior.
Lo veremos ms claro con un ejemplo. La siguiente secuencia de imgenes muestra una misma pgina con
dos secciones; la primera con dos columnas y margen estrecho y la segunda de una columna con margen
normal. Observamos que si eliminamos la lnea de salto en la vista borrador, la seccin superior adquirir el
formato de la inferior y el formato de la pgina ser, por lo tanto, de una nica columna con mrgenes
anchos.
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Manual Microsoft Word 2010
Antes de imprimir es interesante echar un vistazo al aspecto general del documento para ver si est todo
correcto.
Para ello nos aseguraremos de que estamos viendo el documento en vista de impresin. En la pestaa Vista
deber estar seleccionado Diseo de impresin, o bien deberemos comprobar que en la barra de estado
est marcada esta opcin .
Como ya sabes, esta vista presenta la pgina tal y como se imprimir, con grficos, imgenes, encabezados y
pies de pgina, etc.
Si has utilizado versiones anteriores de Word es posible que eches de menos la Vista preliminar. En Word
2010 ya no existe. Lo que se ha hecho es incluir en la pestaa Vista las
opciones ms interesantes, que son las de Zoom:
Pero, y si tenemos ms pginas? Y si queremos ver por encima las 15, 30 o 500 pginas que tiene el
documento?
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Manual Microsoft Word 2010
Desde esta vista podremos apreciar y corregir mejor los detalles. Por ejemplo, si una pgina contiene slo
una o dos lneas de texto, lo ideal sera intentar ajustar el texto de forma que quepa en la anterior, y as
ahorrar un papel. Tambin veremos de forma ms rpida y cmoda si los grficos o imgenes del documento
estn bien centrados, etc.
Una vez nos hemos hecho una idea de cmo quedar, lo interesante ser que volvamos a la vista que
normalmente utilizamos para trabajar.
- La opcin 100% muestra el tamao original de la pgina, sea cual sea el tamao de la ventana de Word.
9.2. Imprimir
Para imprimir un documento podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la pestaa Archivo y seleccionar
Imprimir. En la pantalla vers las opciones de impresin, tal y como se muestra en la siguiente imagen.
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Manual Microsoft Word 2010
A la derecha podrs ver una vista previa del documento tal y como se imprimir. Si te gusta el resultado ser
suficiente con pulsar el botn Imprimir y ya dispondrs de tu copia impresa. Eso es todo.
Pero claro, como siempre, dispondremos de una serie de opciones de configuracin que nos ayudarn a
lograr el resultado deseado. Estas opciones son las que vamos a ampliar a lo largo del tema.
Como hemos dicho, en la zona de la derecha vemos la vista previa de la pgina. En caso de tener ms de
una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar:
- O bien moviendo la barra de desplazamiento vertical que hay justo a la derecha de la vista previa.
Justo a su lado encontramos una herramienta de zoom para acercar o alejar la pgina
- Qu hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la seleccin realizada.
- La intercalacin. Cuando imprimimos varias copias sin intercalacin se imprime X veces cada pgina, por
ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sera la impresin de tres copias de un documento que ocupa cuatro
pginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo
ejemplo sera: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4
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Manual Microsoft Word 2010
La mayora de las opciones que hemos mencionado las encontraremos tambin en el cuadro de dilogo que
se muestra al hacer clic en el enlace Configurar pgina.
Las opciones estn clasificadas en las pestaas Mrgenes, Papel y Diseo. No vamos a verlas con detalle
porque son opciones que ya hemos ido viendo en la unidad de Diseo de pgina, pero s vamos a mencionar
las opciones que pueden resultar ms interesantes.
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Manual Microsoft Word 2010
Por ejemplo, la opcin Aplicar a. Esta opcin nos permite mezclar configuraciones en la impresin de un
nico documento.
Imagina que quieres imprimir el vertical las primeras 5 pginas y en horizontal el resto. En versiones
anteriores de Word habras tenido que realizar dos impresiones distintas, una de las pginas 1 a 5 y otra de
las dems. Pero ahora ya no es necesario. Si ests situado en la pgina 6 en la vista previa en el momento en
que accedes al cuadro de dilogo, podrs cambiar la orientacin y escoger la opcin De aqu en adelante en
el desplegable Aplicar a.
Esto es slo un ejemplo, podramos modificar los mrgenes o cualquier otra opcin configurable en el
cuadro de dilogo.
Si normalmente imprimimos siempre con los mismos parmetros (mrgenes, orientacin, tipo de papel,
etc.), lo ideal es pulsar el botn Establecer como predeterminado tras haber configurado la impresin. De
esta forma se imprimir siempre as por defecto.
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Manual Microsoft Word 2010
9.6. La impresora
Hoy en da es muy fcil instalar nuevos dispositivos hardware, como impresoras, ya que la mayora utilizan la
tecnologa Plug&Play que hace que el sistema operativo reconozca la nueva impresora nada ms conectarla
al ordenador y nosotros no tengamos que hacer nada para instalarla. Esto es especialmente aplicable en
sistemas operativos ms actuales como Windows 7, y en ordenadores que tienen acceso a internet. Por ello,
no vamos a entrar en detalle sobre cmo instalar la impresora de forma manual, ya que con la tecnologa
actual rara vez necesitaremos hacerlo y la forma de hacerlo puede variar de un sistema operativo a otro.
Como hemos visto en el tema, en la ventana de impresin, podemos seleccionar la impresora de entre las
que tenemos instaladas. Ahora vamos a introducir un nuevo concepto: la impresora virtual.
La impresora virtual es una impresora que realmente no existe fsicamente. Es una especie de "engao" al
sistema. Se trata de un programa que se hace pasar por impresora, pero en vez de enviar la informacin que
se imprime a la bandeja de impresin, lo que hace es imprimirlo como un archivo. Es decir, que aparecer un
cuadro de dilogo preguntndonos dnde guardar el archivo.
Existen impresoras virtuales que imprimen a PDF, por ejemplo. Aunque lo normal es que dispongamos de la
que incluye Windows, llamada Microsoft XPS DocumentWriter, que imprime un archivo de formato .xps.
Puede que estas impresoras virtuales te sean alguna vez de utilidad, o puede que no. Pero es interesante
que sepas de su existencia, porque puede ocurrir que trates de imprimir y veas que tienes un listado de dos
o tres impresoras disponibles, cuando en realidad slo tienes una. Ahora ya conoces el motivo.
Adems, te recomendamos que si tienes alguna impresora virtual instalada en tu ordenador la utilices para
realizar pruebas de impresin o los ejercicios. As no gastars tinta ni papel.
Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda se puede insertar
texto, nmeros o grficos.
Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar
operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor medio de una columna u ordenar
una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan la distribucin
de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se emplea sobre todo en la construccin
de pginas Web para Internet.
Vemos pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando las tabulaciones u
otros mtodos.
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Manual Microsoft Word 2010
1. Una de las formas es utilizar la cuadrcula que simula una tabla. Cada
cuadrado representa una celda y al pasar el ratn sobre ella se colorear
en naranja la seleccin que realicemos. Al hacer clic confirmamos que la
seleccin se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En el
ejemplo de la imagen estaramos creando una tabla de 3x3.
3. La tercera opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla. El cursor tomar forma de lpiz y simplemente iremos
dibujando las lneas que la formarn. Esta opcin es ms lenta, pero puede resultar muy til para crear
tablas irregulares o para retocar tablas ya existentes.
Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo veremos que
disponemos de una pestaa de Herramientas de tabla. En su pestaa Diseo> grupo Dibujar bordes,
encontraremos las herramientas que nos ayudarn a dar la distribucin deseada a la tabla.
El modo correcto de proceder es elegir el estilo, grosor y color del borde y a continuacin pulsar Dibujar
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Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiar el dibujo del cursor y nos
permitir eliminar cualquier lnea de la tabla simplemente haciendo clic sobre ella.
Una caracterstica de las tablas es que se pueden anidar. Es decir, se puede crear una tabla dentro de otra.
De esta forma podremos configurar una de forma independiente a la otra. Lo nico que deberemos tener en
cuenta es que, si eliminamos la tabla principal, tambin se eliminar su contenido, y esto incluye las tablas
anidadas que podamos haber creado.
Cmo se hace? Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla.
Hasta ahora hemos visto cmo crear la distribucin de celdas, pero existe otro aspecto importante: el estilo
de la tabla. Es decir, su formato.
Podemos aplicar estilos predefinidos con un slo clic, eligindolos en la pestaa Diseo> grupo Estilos de
tabla.
Al pasar el ratn sobre ellos vers cmo cambia el formato de la tabla. Para aplicarlo definitivamente
haremos clic sobre l. Luego, podrs retocar el resultado final, si lo deseas, con las herramientas de
Sombreado y Bordes.
Adems, los estilos se pueden ajustar segn nuestra conveniencia en base a distintas opciones que tenemos
disponibles justo a su derecha. Podemos elegir pues si nuestra tabla tiene o no encabezados, filas de totales
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o las filas y columnas resaltadas en distintos colores que van alternando. Para ello simplemente deberemos
marcar o desmarcar cada una de las Opciones de estilo de tabla.
Alineacin.
Cuando insertamos una tabla en nuestro documento es importante que tengamos en cuenta su alineacin
con respecto a la pgina y con respecto al texto que la rodea.
Para hacerlo, hacemos clic en cualquier zona de la tabla para tener acceso a las Herramientas de tabla. En la
pestaa Presentacin > grupo Tabla haremos clic en el botn Propiedades.
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Ahora basta con hacer clic en el icono adecuado para especificar un Ajuste de texto (Ninguno o Alrededor) y
una Alineacin (Izquierda, Centro o Derecha).
Otro aspecto importante cuando hablamos de ajustar una tabla al contexto, es el de poder moverla. Al pasar
el ratn sobre la superfcie de la tabla, veremos que aparece un icono en la esquina superior izquierda. Si
hacemos clic en l y lo arrastramos lograremos mover la tabla.
Ajustar tamao:
Tambin al pasar el ratn sobre la superfcie de la tabla, apreciaremos un icono en la esquina inferior
derecha. Si hacemos clic en l y lo arrastramos podremos modificar de forma sencilla y visual el tamao de la
tabla. Deberemos tener en cuenta que el sistema siempre modificar la altura del borde inferior y la anchura
del borde derecho. De esta forma su posicin no variar, ya que el punto que indica la posicin de la tabla es
la esquina superior izquierda.
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cmo introducir contenido en ella. En trminos generales, no
hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.
La mayor parte de las funciones sobre formato estn disponibles en el texto de las tablas, se puede poner
texto en negrita, cambiar el tamao, se pueden incluir prrafos y se pueden alinear de varias formas igual
que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se
puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero adems, hay algunas formas
especficas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuacin.
Desplazarse.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
Al pulsar la tecla TAB en la ltima celda de la tabla se crea una nueva fila.
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Seleccionar.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor
tome la forma de una pequea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorear.
Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma
de una pequea flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorear.
Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o tambin
colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.
Tambin se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo
largo de las celdas que queramos seleccionar.
Borrar.
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si
slo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntar sobre
la forma de desplazar el resto de las columnas.
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En ocasiones no querremos insertar ni eliminar celdas, sino combinarlas de forma que, por ejemplo, una fila
contenga una nica celda que ocupe lo mismo que las del resto de filas. O bien para conseguir el efecto
totalmente opuesto, que una celda se divida en dos o ms celdas sin afectar al resto.
- El botn Combinar celdas slo estar activo si hay ms de una celda seleccionada en la tabla. Esto es as,
obviamente, porque antes de nada debemos indicar cules queremos combinar.
- Dividir celdas mostrar una ventana donde especificar en cuntas secciones dividir la celda seleccionada. El
ejemplo anterior mostraba una divisin en dos columnas y una fila, pero perfectamente podramos haber
realizado una divisin horizontal en dos filas y una columna.
- Por ltimo, Dividir tabla separar la tabla en dos, siendo la primera fila de la segunda tabla aquella que se
encuentre seleccionada o con el punto de insercin.
Ya hablamos anteriormente de cmo alinear la tabla con respecto al texto que la rodeaba y a los mrgenes
de la pgina. Nos queda ver la alineacin interna de sus propios elementos, es decir, la alineacin del
contenido de las celdas con respecto a stas.
- Los primeros nueve botones representan cada una de las alineaciones posibles, que son las combinaciones
de alineacin horizontal (izquierda, centro y derecha) y vertical (superior, medio e inferior). Lo nico que hay
que tener en cuenta, como siempre, es que las celdas a las que se quiera aplicar la alineacin estn
seleccionadas con anterioridad.
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Adems de texto, las celdas admiten otro tipo de contenido, como imgenes, fotografas o formas. stas
tambin se pueden alinear y ajustar en la celda exactamente igual que se hara si estuviesen fuera de la
tabla. Si necesitas verlo con detalle puedes visitar la unidad de imgenes y grficos donde se explica cmo
trabajar con estos objetos.
- Con el botn Direccin del texto, en cambio, lo que hacemos es que el texto aparezca en la direccin que
sealen las flechas, que por defecto ser horizontal hacia la derecha (direccin de lectura occidental). Las
posibilidades son tres:
- Por ltimo, comentar que desde el botn Mrgenes de celda podremos asignar un margen fijo a las celdas
de toda la tabla, as como definir el espaciado entre celdas.
Cuando creamos una tabla el tamao que se establece a las celdas suele ser siempre el mismo. Pero es
posible que, al introducir contenido en sus celdas, el tamao se vaya ajustando y la tabla se vaya
deformando.
Desde la pestaa Presentacin> grupo Tamao de celda, podemos controlar el aspecto que tendrn las
celdas.
- Para modificar el alto o el ancho de columna a un valor fijo, lo habitual suele ser pulsar sobre el borde y
arrastrarlo hasta que quede con el tamao deseado. El nico inconveniente es que esto lo haramos
totalmente a ojo y para cada una de las filas o columnas. Si lo que queremos es modificarlo con valores
exactos o sobre un conjunto previamente seleccionado, utilizaremos las flechas que permiten ir
cambiando el valor en cm.
- Las opciones de distribucin tambin pueden resultar muy interesantes. Toman como referencia el
tamao total de la tabla y lo dividen por el nmero de filas o columnas (segn el tipo de distribucin que
utilicemos). De esta forma conseguimos una distribucin uniforme y exacta.
- La herramienta Autoajustar tambin puede ser muy til, especialmente la opcin de ajustar el tamao al
contenido de la celda.
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Si bien es cierto que es importante saber dar formato y estructura a una tabla, lo ms importante de las
tablas, al final, son los datos que contienen. Por eso es tanto o ms importante saber sacarles provecho. Las
herramientas que veremos a continuacin se encuentran en la pestaa Presentacin> grupo Datos.
Ordenar.
Una de las principales ventajas de que disponemos es la capacidad de ordenar sus datos. No importa si los
datos son alfabticos, numricos o de tipo fecha, la herramienta es vlida para todos ellos. Adems,
podremos escoger si hacerlo de forma ascendente o descendente.
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1. Escoger la columna por la que ordenar los datos. Si habamos utilizado encabezados de columna en la
tabla detectar los nombres automticamente.
Podemos utilizar ms de un criterio de ordenacin, para que, por ejemplo, si dos personas tienen el mismo
nombre, se ordenen por apellido. Lo haremos rellenando este mismo formulario en la seccin Luego por
inmediatamente inferior.
En caso de que una tabla ocupe ms de una hoja, suele presentarse el tpico problema de que los
encabezados quedan nicamente en la primera y a veces puede resultar molesto tener que "adivinar" a qu
equivale cada una de las columnas.
La solucin al problema es activar el botn Repetir filas de ttulo . De esta forma, el encabezado
se mostrar en todas las hojas que ocupe la tabla.
Frecuentemente ocurre que ya disponemos de los datos y lo que queremos hacer es situarlos dentro de una
tabla. Word 2010 dispone de una potente herramienta capaz de pasar datos estructurados (por ejemplo
mediante tabulaciones) a tablas. Si los datos estn bien organizados la facilidad para pasarlos a tabla es
sorprendente.
Tambin es posible realizar el proceso contrario. Es decir, pasar los datos contenidos en una tabla a texto.
Frmula.
En los casos de las tablas que contienen datos numricos es muy frecuente el uso de filas o columnas de
totales. Word es capaz de calcular estos totales de forma automtica, a travs de una frmula. Lo nico que
deberemos hacer es colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y pulsar el botn
. Se abrir una ventana donde podremos configurar algunos parmetros. Por defecto se utilizar la
SUMA, pero en el desplegable Pegar funcin podremos elegir otras frmulas, al igual que tambin podremos
elegir qu formato utilizar para mostrar el resultado.
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Manual Microsoft Word 2010
- El resultado de la frmula no se recalcula si cambia alguno de los valores que se han incluido en el clculo.
Deberemos volverla a ejecutar.
11.1. Introduccin
En la mayora de casos, nuestro documento se ver muy enriquecido si incorpora fotografas, grficos y
cualquier otro objeto que apoye su contenido con material ms visual. Por eso cada nueva versin de Word
se ocupa de ir mejorando las herramientas de
ilustraciones, facilitando su insercin y su retoque y
ajuste.
- Imgenes prediseadas. Son imgenes que incorpora Word en una librera organizada por categoras. Estas
imgenes en su mayora estn construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas ms grandes o
pequeas sin perder resolucin. Tambin se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir
cambios y volverlas a agrupar (exceptuando las que estn basadas en una fotografa).
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Manual Microsoft Word 2010
- Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc. Estos grficos tambin
son vectoriales.
Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el
tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestaas que vamos a ir viendo a
continuacin, fundamentalmente la pestaa Formato para las imgenes y las pestaas Diseo y Presentacin
para los grficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word con una componente grfica
atractiva.
Existen multitud de formatos grficos, vamos a explicar brevemente las caractersticas de los ms utilizados.
Un formato grfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensin del archivo, por
ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensin o tipo jpg.
- JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresin. Se utiliza mucho en Internet, sobre
todo para imgenes fotogrficas con muchos tonos.
- GIF. Tambin se utiliza bastante en Internet, permite una buena compresin con imgenes de pocos tonos,
tipo iconos y botones. Tambin permite crear grficos animados.
- BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en
la imagen tapiz de Windows.
- PNG. Moderno formato que permite compresin. Se suele utilizar en internet como alternativa al GIF,
porque tambin permite transparencias.
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Manual Microsoft Word 2010
En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco,
aparecern todas la imgenes disponibles. Por ejemplo al escribir motocicleta aparecen la imgenes que
tengan relacin con ese concepto.
Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.
Podemos filtrar el tipo de resultados que se mostrarn. En el ejemplo de la imagen vemos que est
seleccionada la opcin Todos los tipos de archivos multimedia, pero podramos modificar esta opcin para
seleccionar uno o varios tipos de archivos en concreto, de entre las ilustraciones, fotografas e incluso vdeos
y audio.
Todos estos contenidos estn en la Galera multimedia de Microsoft Office. La galera es una herramienta
externa que est disponible para los distintos programas del paquete Office.
Si disponemos de conexin a internet y la casilla Incluir contenido de Office.com est marcada, se listarn
imgenes que no vienen incluidas con la instalacin de Word, sino que constantemente se van actualizando
e incluyendo en su pgina web.
En cambio, si no disponemos de conexin a internet, es posible que el sistema solicite el disco de Word 2010
para poder utilizar alguna imagen.
En este caso haremos clic en la opcin Imagen . Se abrir una ventana similar a la que se nos muestra
cuando queremos abrir un documento Word, y que ya conocemos. Puede venirte bien pulsar el botn que
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Manual Microsoft Word 2010
permite mostrar un panel de vista previa en la ventana para ir viendo las imgenes sin tener que abrirlas,
simplemente seleccionndolas.
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn Insertar y la imagen se copiar
en nuestro documento.
En ocasiones no nos interesar que se inserte una copia de la imagen, sino vincularla para que cuando se
realice un cambio en la imagen original quede automticamente actualizada en el documento de Word. Para
ello, deberemos pulsar la pequea flecha en forma de tringulo que hay en el lateral del botn Insertar y
seleccionar la opcin Vincular al archivo.
Para incluir en el documento una imagen de Internet, el proceso ser el mismo. Lo nico que deberemos
aprender es a guardar la imagen en el disco duro para poder utilizarla como haramos con cualquier otra
imagen.
Cuando estamos navegando y vemos una imagen que nos interesa conservar, tenemos que hacer clic con el
botn derecho del ratn en ella y elegir la opcin Guardar imagen como... del men contextual.
Dependiendo de tu navegador, puede que se llame de forma ligeramente distinta. En la ventana que se
mostrar, escoge dnde guardarla y con qu nombre.
En los navegadores ms modernos al colocar el cursor sobre una imagen aparecen estos iconos
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Manual Microsoft Word 2010
Seleccionando y copiando una imagen que estamos utilizando en otro programa, como PaintoPhotoshop, la
podremos Pegar en Word.
Una opcin que puede resultar til es la de Captura de pantalla. La captura de pantalla es una imagen exacta
de lo que se est visualizando en la pantalla de tu ordenador. Los pasos para realizar una captura de
pantalla, normalmente son:
1. Pulsar la tecla Imppant (Imprimir pantalla). Para hacer la "foto" (copia de lo que estamos
visualizando) y que se guarde en el portapapeles.
2. Pegar la imagen a un editor de dibujo, como puede ser el paint.
3. Guardar la imagen.
4. Insertar la imagen en Word desde la pestaa Insertar y la opcin Imagen desde archivo.
En Word 2010 podemos evitarnos todos estos pasos simplemente con un botn.
Al hacer clic sobre Captura de pantalla, se despliega un men que permite escoger qu captura queremos.
Esto se debe a que, esta herramienta lo que hace es una imagen por cada una de las ventanas abiertas no
minimizadas.
Tambin dispone de la opcin Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta Recorte incluida en Windows
7. Te permite escoger con qu zona concreta de la ventana quieres quedarte.
Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de Word no aparece en la captura, se
omite como si no existiera, de forma que podemos disponer de las capturas sin preocuparnos por que Word
nos tape zonas de la ventana o nos quite espacio en la pantalla.
Las capturas se insertarn en su tamao real, pero no te preocupes, porque podrs manipular la imagen para
cambiarle el tamao y otras propiedades.
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Manual Microsoft Word 2010
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla haciendo clic en ella. La imagen quedar
enmarcada por unos pequeos iconos y veremos que disponemos de las Herramientas de imagen agrupadas
en la pestaa Formato.
Tamao
Los crculos que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las esquinas, se pueden arrastrar para
modificar simultneamente la altura y anchura de la imagen. Los cuadrados situados entre cada uno de los
crculos sirven para modificar nicamente la altura o la anchura, dependiendo de cul arrastremos.
Otra forma de modificar el tamao es desde la pestaa Formato de . Lo haremos estableciendo la altura y la
anchura en centmetros.
Si lo que queremos no es redimensionarla, sino recortarla para quedarnos con slo una parte de la imagen,
tambin lo podremos hacer desde aqu con la herramienta Recortar. Al hacer clic sobre ella se dibujar un
borde negro que rodea la imagen. Lo nico que debemos hacer es acercar el cursor al borde y hacer clic e ir
arrastrando. Veremos sombreada la zona que se va a eliminar y al hacer clic fuera de la imagen se aplicar el
recorte.
En cualquier momento podremos recuperar zonas de la imagen inicial haciendo ms amplia la zona de
recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.
Estilos
En el grupo Estilo dispondremos de un conjunto de Estilos rpidos para dotar a la imagen de un contorno
vistoso que puede simular un marco de fotografa o aplicar sombreados y relieves.
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Manual Microsoft Word 2010
Para ver el listado completo de estilos, haremos clic en el botn Ms situado justo en la esquina inferior
derecha de la muestra que hay en la cinta. Con los botones Contorno, Efectos y Diseo de imagen podremos
crear un estilo personalizado o modificar el aspecto del que hayamos aplicado.
Ajustes
Hemos visto diversas formas de modificar sustancialmente una imagen, pero en ocasiones con unos
pequeos retoques ser suficiente. En el caso de las fotografas las Correcciones nos permiten ajustar la
nitidez, brillo y contraste de una forma intuitiva. En vez de tener que ir jugando con distintos valores, Word
lo que hace es mostrar un conjunto de pre visualizaciones entre las que elegiremos cul nos gusta ms.
Para modificar el Color, disponemos de opciones de saturacin y tono, as como la opcin de colorear la
imagen, tambin con el mismo sistema de pre visualizacin.
Si prefieres ir ajustando los niveles a tu antojo, en ambos casos dispondrs de unas Opciones que abren un
cuadro de dilogo donde podrs hacerlo.
Los Efectos artsticos tambin pueden dar un buen acabado a una imagen. Aunque se suelen aplicar en
contadas ocasiones porque distorsionan bastante la imagen original, pueden resultar tiles para dar un
efecto curioso a una imagen de portada, por ejemplo.
Organizar
Desde el grupo Organizar podremos acceder a las herramientas que nos permiten posicionar, voltear, alinear
y ajustar la imagen a su contexto.
- Posicin ajusta la imagen respecto a la pgina. En cambio, Ajustar texto: Ajusta la imagen respecto del
texto que la rodea.
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- Girar. Muestra un men con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.
Las opciones de organizacin son especialmente tiles cuando trabajamos con ms de una imagen a la vez.
Podemos agruparlas para trabajar con ellas como si fuesen una nica imagen, alinearlas o definir cul estar
encima de cul con las herramientas Traer al frente y Enviar al fondo.
No importa cuntos cambios realicemos sobre las imgenes, siempre dispondremos de las opciones
Restablecer imagen y Restablecer imagen y tamao para devolver a la imagen su aspecto original.
Word tambin dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.
Si no eres muy hbil dibujando con el ratn, no te preocupes, existen varias formas predefinidas entre las
que escoger. Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispondrs de rectas, curvas ajustables y
dibujo a mano alzada para que puedas dar rienda suelta a tu imaginacin.
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Manual Microsoft Word 2010
Para utilizarlas deberemos pulsar el botn Formas de la pestaa Insertar. Selecciona la que ms te guste y
haz clic sobre ella. Enseguida podrs volver al documento y ajustar sus caractersticas a tu antojo.
Existe una forma llamada Cuadro de texto que es un tanto especial, porque permite insertar texto en su
interior. Sola utilizarse para incorporar texto en otra forma, crendolo sobre ella y agrupando despus los
objetos. Esto ya no es realmente necesario, porque en las ltimas versiones de Word es posible incorporar
texto en cualquier forma, desde la opcin Agregar texto de su men contextual. An as, es interesante
saber de su existencia, ya que puede resultarnos til en algn caso.
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Manual Microsoft Word 2010
Observa que el texto es considerado como tal, y es revisado por el corrector ortogrfico. Si lo recuerdas, sto
no ocurra as con otras herramientas como WordArt.
Los grficos y formas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamao y proporciones.
Para modificar un grfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre l y
Para modificar el tamao, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble
flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Aqu vemos el resultado de arrastrar hacia la
derecha.
Para mantener la proporcin mantener pulsada la tecla MAYS mientras se arrastra desde una de las
esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco ms grande que la original.
Para girar el grfico, lo seleccionamos y hacemos clic sobre el crculo verde que vemos en la parte superior
central de la imagen. Moveremos el ratn y apreciaremos con una figura semitransparente cmo quedar.
Soltaremos el clic cuando est en la posicin deseada. Adems, algunos grficos tambin tienen un rombo
amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del grfico. En este ejemplo un triangulo issceles se
ha convertido en escaleno.
Formato
Desde la pestaa Formato podemos modificar aspectos estticos como el color de su contorno o relleno,
sombra o aadir efectos 3D. Adems de la mayora de opciones de organizacin y ajuste de tamao que ya
hemos visto anteriormente.
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Manual Microsoft Word 2010
- Relleno azul.
Word 2010 utiliza Excel para representar informacin numrica de forma grfica.
En la pestaa Insertar hacemos clic en el botn Grfico. Aparecer un cuadro de dilogo desde donde
podremos seleccionar el tipo de grfico que necesitamos. Seleccionaremos uno de la lista y pulsamos
Aceptar.
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Manual Microsoft Word 2010
Aparecer el grfico y la hoja de Excel que nos servir como punto de partida.
Como puedes observar, el grfico que se ha insertado representa a la tabla de datos de ejemplo de Excel.
Para introducir valores en la hoja de datos, bastar hacer clic en cada casilla e introducir nuevos datos y
nombres para las series y categoras. Nos desplazaremos a travs de las celdas de la hoja de clculo igual que
lo hacamos en las tablas de Word. El grfico se dibujar automticamente a partir de los datos introducidos.
Podemos modificar el tipo de grfico, mediante el icono Tipo de grfico que aparece en la
pestaa Diseo, cuando hacemos clic en un grfico. Desde la pestaa Formato que hemos ido viendo a lo
largo del tema podremos establecer el estilo y visualizacin del grfico tanto globalmente como de cada uno
de sus componentes. Tambin aparece la pestaa Presentacin desde la que podrs indicar muchos de las
opciones de presentacin del grfico, como sus ejes, leyenda, ttulos, etiquetas, etc.
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Manual Microsoft Word 2010
12.1. Introduccin
Al igual que en Word podemos insertar imgenes, dibujos y otros tipos de elementos grficos. Un
organigrama es un elemento grfico que representa una organizacin, normalmente jerrquica, por ejemplo
la organizacin de cargos en una empresa.
Y un diagrama es una representacin grfica que no tiene porqu ser obligatoriamente una organizacin
jerrquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre s, hasta un diagrama de
secuencias donde por medio de la representacin grfica se explica los pasos o componentes con una
secuencia lgica, por ejemplo los pasos a seguir para poner en marcha un DVD.
Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas caractersticas especficas en cuanto a la
estructura y elementos que lo forman.
Crear organigrama
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Manual Microsoft Word 2010
- Se abrir este cuadro de dilogo, donde debers seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y
pulsar el botn Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarqua.
Nos dibuja un organigrama bsico de 2 niveles, el nivel principal con 3 subordinados y un asistente.
Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que deseemos.
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Manual Microsoft Word 2010
Agregar formas
Este botn sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama, pulsando sobre el tringulo
negro de la derecha podemos seleccionar que tipo de forma queremos insertar, dependiendo en que nivel
estemos podemos insertar o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como es nico no puede tener
compaero de trabajo.
Un Subordinado es un recuadro que est claramente un nivel por debajo. Por ejemplo B y C son
subordinados de A.
Un Asistente est un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo A1 es asistente de A.
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Manual Microsoft Word 2010
Podemos seleccionar entre diversos diseos que modifican la estructura de colocacin de los recuadros.
Estndar. Es el diseo que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el aspecto que vemos en la
imagen.
Dependientes a ambos lados. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una lnea vertical
desde el recuadro principal y el resto se sitan o bien a la izquierda o bien a la derecha.
Dependientes a la izquierda. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una lnea vertical
desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitan a la izquierda.
Dependientes a la derecha. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una lnea vertical
desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitan a la derecha salvo los ayudantes.
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Manual Microsoft Word 2010
Autodiseo. Tambin podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo dentro del recuadro del
organigrama. Es tan fcil como hacer clic, arrastrar y soltar.
Utilizando esta funcin podemos cambiar el aspecto de nuestro organigrama con un solo clic:
Cambiar el diseo.
Debido a que Word organiza los diagramas en categoras, podemos intercambiar el diseo de nuestro
diagrama por uno de su misma categora con un solo clic. Lo haremos desde la pestaa Diseo> grupo
Diseos:
Bastar con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se efectuar automticamente. Tambin podemos
seleccionar la opcin Ms diseos para abrir el cuadro de dialogo de Elegir un grfico SmartArt.
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Manual Microsoft Word 2010
Ten en cuenta que cuando cambiamos de categora de diagrama, la estructura puede que no sea la misma,
obviamente debido a que no todos los diagramas coinciden en ella. Lo que se tomar en cuenta a la hora de
convertir un diagrama en otro ser su estructura en el Panel de texto.
El Panel de texto.
Con este botn podemos mostrar el panel de texto correspondiente a nuestro diagrama.
Adems de aadir las formas como hemos visto hasta ahora tambin podemos editarlo utilizando este
panel.
Para modificar el texto de un elemento podemos seleccionarlo de la lista en el panel y cambiar sus
propiedades desde la pestaa Inicio. Como veremos ms adelante tambin podrs cambiar su aspecto.
Para aadir nuevos elementos sitate en el lugar que quieras insertarlo y pulsa INTRO. Se crear un nuevo
elemento, utiliza la tecla Tabulador para subordinarlo, o las teclas Shift + Tabulador para moverlo
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Manual Microsoft Word 2010
estilos y colores para cada una de ellas. Para modificar esto utilizaremos las opciones que se encuentran en
la seccin Estilos SmartArt:
Podemos escoger una combinacin de colores preestablecida para nuestro grfico, para ello, simplemente
despliega el men Cambiar colores y selecciona el que ms te guste.
Vers que a medida que vas pasando el ratn por cada una de las opciones, tu grfico mostrar la pre
visualizacin de cmo quedara si aceptases esa opcin.
Estos colores estn clasificados por diferentes categoras, por lo que lo ms recomendable es que en un
mismo documento todos los grficos que introduzcas sigan la misma lnea para conseguir un aspecto ms
homogneo.
Estos no cambian los colores del grfico, sino que modifican la forma
en que se visualizan.
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Manual Microsoft Word 2010
Para seleccionar un tipo de visualizacin despliega la lista y del mismo modo que antes selecciona uno.
Mientras vayas pasando con el ratn vers lapre visualizacin en tu grfico.
En cualquier momento puedes hacer clic en la opcin Restablecer grfico de la pestaa Diseo
para devolver el diagrama a su configuracin inicial. La informacin se mantendr, pero se eliminarn los
cambios en la estructura y el estilo.
En la pestaa Formato tambin encontraremos opciones para configurar la esttica del diagrama.
En los casos en que hayamos seleccionado una visualizacin en 3D podremos seleccionar el modo Editar en
2D para pasar el grfico temporalmente a 2 dimensiones y poder trabajar con ms comodidad.
Cuando hayas terminado vuelve a hacer clic sobre ese botn y el grfico tomar de nuevo la apariencia 3D.
Los otros tres botones que se encuentran en la seccin Formas nos ayudarn a diferentes tareas:
Mayor. Este botn aumenta el tamao de la forma en el organigrama. Cuantas ms veces lo pulses ms
grande se har.
Menor. Este botn disminuye el tamao de la forma en el organigrama. Cuantas ms veces lo pulses ms
pequeo se har.
Cambiar forma. Este botn despliega un men desde donde podrs cambiar la forma de un elemento
cualquiera del diagrama, gastar con seleccionarlo, desplegar este men y seleccionar la forma que quieres
que tome. Podrs escoger entre todas las autoformas disponibles en Word.
Ms a la derecha encontramos los Estilos de forma. Estas opciones pueden actuar sobre cualquier elemento
del grfico o si est seleccionado en su totalidad sobre el objeto entero.
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Manual Microsoft Word 2010
Desde aqu podremos establecer rpidamente el relleno, color, bordes y efectos de nuestros diagramas. Para
ello, primero podemos optar por utilizar uno de los estilos preestablecidos por Word desplegando los estilos
de forma. Selecciona uno de ellos y se aplicar automticamente.
Igual que antes cada vez que pases el ratn por cada uno de ellos vers la pre visualizacin en el diagrama
del documento.
Este tipo de estilos rpidos slo pueden ser aplicados sobre los elementos del grfico. Para modificar
aspectos relativos al grfico completo utilizaremos los desplegables de Relleno de forma, Contorno de forma
y Efectos de formas.
Con estas opciones podremos modificar los elementos del diagrama para crear otros estilos diferentes a los
que Word nos ofrece en los estilos predefinidos.
Observa que en Relleno de forma, adems de poder escoger un color, podemos hacer que el fondo sea una
imagen, un degradado o una textura. Seleccionando la opcin Sin relleno, el elemento tendr un fondo
transparente y en el caso de que por ejemplo el grfico tuviese algn elemento detrs (texto, imgenes,
tablas....) seran visibles a travs de l.
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Manual Microsoft Word 2010
Desde el desplegable Contornos de forma podemos seleccionar el tipo de borde que tendr el todo el
diagrama o parte de l. Adems de poder elegir su color tambin podremos modificar su grosor y el tipo de
lnea (slida, a rayas, punteada...). Observa que hay un desplegable dedicado a cmo se mostrarn las
flechas que unen los elementos de nuestro diagrama.
Dentro del desplegable Efectos de formas encontrars las opciones ms jugosas en cuanto a la visualizacin
del diagrama.
Dejamos en tu mano que las pruebes todas y decidas cules son las que ms te gustan.
An as diremos que al final de los desplegables que forman este men casi siempre encontraremos una
opcin para abrir el siguiente cuadro de dilogo:
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Manual Microsoft Word 2010
Desde aqu se pueden modificar todas las caractersticas del formato del grfico.
Este cuadro de dilogo tambin est accesible haciendo clic derecho sobre cualquier parte en el grfico y
seleccionando Formato de forma.
Tambin en la pestaa Diseo encontramos las opciones referentes a la organizacin y tamao de los
diagramas.
Como puedes ver, las opciones del grupo Tamao son muy fciles de comprender. Con ellas puedes
establecer el alto y ancho del grfico con un par de clics.
Para ajustar mejor tus objetos es muy til, pues a pesar de que podramos definir el tamao del grfico
colocando el cursor en uno de los bordes o esquinas hasta que cambiase su forma y luego haciendo clic y
arrastrando. El resultado que lograramos as no sera tan exacto pero es mucho ms visual.
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Manual Microsoft Word 2010
El resto de opciones tienen que ver con cmo se comportar el grfico con el resto del documento. Como
observars, son las mismas opciones que se utilizan para trabajar con los grficos e imgenes, que ya vimos
en su correspondiente tema. Posicin te permite seleccionar la ubicacin exacta del grfico dentro de la
pgina. Y en Ajuste de texto establecer cmo se comportar el objeto grfico con respecto al resto del texto
que lo rodea.
La opcin Ms opciones de diseo abrir el cuadro de dilogo Diseo avanzado. Desde l podrs colocar el
grfico en la posicin exacta que desees, escogiendo la posicin vertical y horizontal del objeto respecto a
otros objetos (hoja, prrafos, caracteres, etc...).
13.1. Introduccin
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos, donde ya viene establecida la estructura
y el formato de los elementos que contendr: estilo y tamao de fuente, formato y tabulaciones de las
tablas, numeracin de pginas, cabeceras y pies de pgina, etc. Es til utilizarla cuando vamos a generar
documentos idnticos en los que slo cambian los datos, como en un fax, un currculum o una factura.
La plantilla se diferencia de un documento ordinario de Word por estar guardada en formato .dotx (.dotm
para las que contienen macros). Al crear un documento a partir de ella, los datos que introduzcamos y los
cambios que apliquemos se guardarn en un documento normal de Word de tipo .docx, sin alterarla.
Word 2010 incluye muchas plantillas. Aprenderemos cmo utilizarlas y posteriormente veremos cmo
modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades. Tambin veremos cmo crear plantillas nuevas a partir
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Manual Microsoft Word 2010
de un documento Word. Podramos crear plantillas basadas en formularios de introduccin de datos con
controles ms complejos, pero stos los veremos en el tema Compartir documentos.
Las plantillas, como hemos comentado, contienen los estilos y formatos que se hayan definido en ellas. Pero
tambin conservan otros elementos:
- Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en este curso.
Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word 2010. De ah la potencia de las plantillas
para trabajar de modo ms eficiente con Word 2010.
Al crear un documento vaco nuevo, siempre se crea con unos mrgenes ya establecidos, y con una fuente y
estilos predeterminados. Todo esto est definido internamente en una plantilla Normal.dotm que se aplica
por defecto. De esta forma, cuando hacemos clic en el botn Predeterminar en alguna opcin para forzar a
Word a aplicar valores distintos por defecto, lo que realmente hace el sistema es modificar la plantilla con la
nueva preferencia.
Tambin podemos modificar la plantilla Normal.dotm abrindola normalmente desde Word, como un
documento cualquiera. Para abrirla ser necesario saber dnde est. Averiguarlo es sencillo. En
Archivo>Opciones>Avanzadas encontraremos al final de todo el botn Ubicaciones de archivos.... Si
hacemos clic en l se abrir una ventana donde est la ruta de los archivos. Nos interesa la ruta de las
Plantillas personales. Luego lo nico que resta hacer es ir a Archivo>Abrir y buscar la plantilla en la ruta que
acabamos de averiguar.
Como hemos dicho, todos los cambios realizados sobre ella se aplicarn a los nuevos documentos. Pero si
por cualquier motivo queremos recuperar la plantilla original que vena por defecto, lo nico que tendremos
que hacer es borrar, renombrar o cambiar de directorio Normal.dotm. Ya que, de esta forma, Word no la
encontrar y crear una nueva.
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Manual Microsoft Word 2010
Normalmente dejbamos marcada la opcin Documento en blanco y pulsbamos Crear. Para utilizar una
plantilla deberemos utilizar las otras opciones disponibles. Como puedes ver en la imagen hay varias
posibilidades a la hora de elegir una plantilla:
- Plantillas recientes permite elegir entre las ltimas plantillas utilizadas en el ordenador.
- Plantillas de ejemplo abre las plantillas que se instalaron junto con Office.
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Manual Microsoft Word 2010
- Y ms abajo veremos una seccin completa de Plantillas de Office.com. Siempre y cuando tengamos acceso
a internet, podremos acceder a las plantillas de la web de Microsoft desde aqu. Las podremos descargar
gratuitamente y directamente desde Word, sin tener que ir a la pgina. Adems, las encontraremos
perfectamente clasificadas en grupos: Actas, Agendas, Boletines, Calendarios, Cartas, etc.
Las categoras y ficheros disponibles en este apartado de plantillas online son susceptibles a variaciones.
Dependern de los recursos disponibles en la pgina web de Microsoft. Por ello, es posible que una plantilla
o categora desaparezca sin ms y aparezcan otras nuevas.
Puedes buscar las plantillas explorando las carpetas o bien utilizar el cuadro de bsqueda.
Si utilizas la bsqueda y no encuentras nada con un determinado concepto, se muestra un mensaje con un
enlace que te permite ponerte en contacto con Microsoft para sugerirles plantillas que podran resultar de
utilidad, de forma que tengan constancia de la necesidad y vayan incluyendo cada vez ms a disposicin de
los usuarios.
Si en cambio ests explorando las categoras para ver las plantillas debers utilizar los botones de la zona
superior, para ir atrs y adelante o volver a la primera pgina haciendo clic en Inicio.
El proceso para utilizar la plantilla siempre ser el mismo. Localizarla, hacer clic sobre ella y pulsar el botn
Crear que aparecer a la derecha junto a la pre visualizacin. En el caso de las plantillas de Internet el botn
se llamar Descargar.
Observa que junto al botn Crear est marcada la opcin Documento. Esto implica que crearemos un
documento a partir de la plantilla, que es lo ms normal. Pero si en algn momento queremos crear una
plantilla a partir de otra, simplemente deberemos pulsar el pequeo botn circular que hay en la opcin
Plantilla.
Una vez hemos pulsado el botn Crear, veremos un documento nuevo normal pero con la estructura de la
plantilla escogida. Observars que la barra de ttulo contiene un ttulo predeterminado como Documento1,
propio de los archivos no guardados.
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Manual Microsoft Word 2010
Lo ms habitual es que el texto a modificar se distinga perfectamente del texto que no debera, en principio,
cambiarse. Por ejemplo, en la imagen hemos aplicado una plantilla de currculum ejecutivo. En l
distinguimos varios elementos perfectamente etiquetados. Veremos sus etiquetas al hacer clic sobre ellos,
como es el caso de la Direccin de correo electrnico. Al hacer clic sobre el texto [Escriba su correo
electrnico] ha pasado a mostrarse dentro de un borde azul etiquetado, en modo edicin, para permitirnos
cambiar el texto.
Una vez rellenada la informacin, guardaremos el documento normalmente, dndole nombre. La plantilla no
se ver afectada.
Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas ya existentes, as podremos modificar tanto las plantillas
proporcionadas por Word como las que creemos nosotros a partir de documentos.
Para modificar una plantilla primero hay que abrirla como hemos visto en el punto anterior. En la pestaa
Archivo > Nuevo, escogemos Plantillas de ejemplo y seleccionamos una plantilla. Nosotros hemos elegido
currculum ejecutivo. Luego, en la parte inferior derecha, bajo la vista previa, deberemos seleccionar la
opcin Plantilla. As indicamos que lo que queremos crear no es un documento a partir de ella, sino una
plantilla. Por fin, hacemos clic en el botn Crear.
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Manual Microsoft Word 2010
Sobre la plantilla abierta en Word podremos hacer todas las modificaciones de diseo que queramos. Por
ejemplo, podramos introducir los datos que siempre se repetirn, como el nombre Usuario1 por el nombre
real, correo electrnico, direccin y telfono. As ya no tendremos que introducirlo cada vez. Tambin
cambiaremos el tamao y el tipo de letra, etc.
Al final obtendremos nuestro propio diseo. Ahora slo nos quedara guardar la plantilla modificada, para
ello hacemos clic en Guardar y nos aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos a continuacin.
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Manual Microsoft Word 2010
Automticamente Word 2010 nos ha colocado en la carpeta Plantillas, que es la carpeta donde se guardan
las plantillas creadas por los usuarios (la misma donde se encontramos Normal.dotm). Hay que guardarla en
esta carpeta para que luego aparezcan en la lista de Mis plantillas de Archivo > Nuevo.
El Tipo de archivo seleccionado es Plantilla de Word (*.dotx). Esto es as porque al abrir la plantilla
elegimos Plantilla, si hubisemos escogido Documento se estara guardando como un documento Word
ordinario.
Tcnicamente no hemos modificado la plantilla, sino que hemos creado una personalizada en Mis plantillas a
partir de una original de las Plantillas de ejemplo. Si quisiramos modificar una plantilla como tal, lo nico
que tendramos que hacer es guardarla con el mismo nombre y en el mismo directorio que la original.
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Manual Microsoft Word 2010
Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son distintos tipos de
documentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word 2010 podemos crear una plantilla simplemente
cambindole el tipo de documento.
As pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2010 tendremos que:
Modificar el documento para darle el aspecto de una plantilla. Aqu, podramos incluir campos del estilo
Haga clic aqu..., aunque no es necesario que una plantilla contenga estos campos. Por supuesto, tambin
podemos partir de un nuevo documento en blanco para disear nuestra plantilla.
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Manual Microsoft Word 2010
Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo seleccionar Plantilla de documento. Como ya sabes,
automticamente Word 2010 te propondr que la guardes en la carpeta Plantillas. Recuerda que debes
guardarla ah si quieres que luego aparezca en el apartado Mis plantillas.
Mediante la opcin Combinar correspondencia Word 2010 nos permite incluir en un documento, datos
almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que se
repite en todas las cartas) y Word se encargar de generar los datos variables (los que cambian en cada carta
segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas
existan en el lugar donde estn almacenados los datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de
datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de
distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de
Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un
registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una
tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por
ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu sencillo resulta utilizar esta
potente utilidad de Word.
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Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto
fijo.
Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de correspondencia. All hacer clic
en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
Se mostrar el panel Combinar correspondencia. Observars que se trata de un asistente porque en la zona
inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opcin para pasar al siguiente paso. Como la mayora de
asistentes, es muy sencillo e intuitivo.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo
electrnico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo
paso del asistente.
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Manual Microsoft Word 2010
En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la
cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicacin de la opcin
seleccionada en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opcin y haremos clic en Siguiente para continuar con el asistente.
En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente
(una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos
nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.
- Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para
buscar el archivo que contiene el origen de datos.
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Manual Microsoft Word 2010
- Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opcin Crear..., hacer
clic en ella para introducir los valores en la lista.
Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro de dilogo
Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde coger los datos:
El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, as que no entraremos en
demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la carpeta adecuada y seleccionar el archivo
donde se encuentran los registros con los datos que necesitamos.
Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo ms comn ser dejar seleccionada la opcin Todos los
orgenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la combinacin. Obviamente tambin
podramos cambiarlo por cualquiera de las opciones vlidas. Puedes desplegar el men para examinar las
distintas posibilidades.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia,
en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que veremos ms adelante.
Dependiendo del tipo de datos que hayamos utilizado puede variar ligeramente la experiencia. Por ejemplo,
si es una base de datos con varias tablas, deberemos seleccionar en qu tabla basarnos; si es un libro de
Excel, en qu hoja se encuentran los datos, etc.
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Manual Microsoft Word 2010
En l podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cules utilizar. Lo normal es que estn
todos seleccionados, pero si queremos descartar alguno no tenemos ms que desactivar su casilla haciendo
clic en ella. Tambin podremos utilizar las herramientas disponibles paras ordenar, filtrar, buscar duplicados,
etc. Lo veremos en detalle ms adelante. Cuando terminemos haremos clic en Aceptar y luego pulsamos
siguiente en el asistente.
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Manual Microsoft Word 2010
En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, o bien
Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que estamos viendo o Editar lista de destinatarios...
para corregir algn error detectado.
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Manual Microsoft Word 2010
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de
tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar los botones de la
pestaa Correspondencia.
Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelante.
. Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los
cambios convenientes.
. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el
asistente.
. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con el asistente.
. Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos
correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro
del documento.
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Manual Microsoft Word 2010
En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios.
Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la creacin de la carta.
Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en el botn . Este
botn permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos.
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Manual Microsoft Word 2010
La imagen muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos de
son del origen de datos. Una forma fcil de solucionar este problema es hacer clic sobre el icono
El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios). Al combinar, se generarn
tantos documentos como registros tenga el origen. Los siguientes botones permiten desplazarse por las filas
del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados.
Registro anterior.
Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando, y tambin permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nmero de registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer
registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizar el documento con los datos del cuarto cliente.
Registro siguiente.
ltimo registro.
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Manual Microsoft Word 2010
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto
pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza el botn
. Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qu campo lo
tiene que buscar.
Al hacer clic en el botn aparece el cuadro de dilogo Buscar entrada que vemos en la
imagen.
En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor.
Hacer clic en el botn Buscar siguiente. Si no encuentra ningn registro de las caractersticas buscadas, nos
lo indica mediante un mensaje.
La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese registro
no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos
devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen.
Aunque tengamos los datos en un archivo externo Word es capaz de enlazar con ellos, no slo para
mostrarlos en el documento, sino tambin para manipularlos. Haciendo clic en el icono se abre
el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia donde encontraremos opciones
interesantes, como ordenar o filtrar los datos que se van a utilizar.
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Manual Microsoft Word 2010
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios que se combinarn con el documento
principal. Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar un documento (carta,
mensaje de correo electrnico, etiqueta, etc.)
La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para indicar qu
destinatarios queremos utilizar, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos que un
destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic
sobre ella. La casilla de la zona de encabezados marca o desmarca todos los registros a la vez.
Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte
inferior y pulsamos Edicin.
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Manual Microsoft Word 2010
Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir nuevos. Tambin podremos
posicionarnos en un valor en concreto utilizando el botn Buscando.
Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que nos
interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecer el cuadro de dilogo que te
explicamos en el siguiente apartado.
Podemos filtrar los destinatarios para que slo se utilicen los registros que tengan un determinado valor en
un campo de combinacin. Por ejemplo podramos decidir utilizar nicamente los clientes de Alicante.
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Manual Microsoft Word 2010
Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que aparecen en el campo, en este caso las
poblaciones Valencia y Alicante. Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionar del origen de datos los
destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y los dems no se combinarn.
(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo poblacin.
(Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Este cuadro tambin se puede abrir haciendo clic
En la pestaa Filtrar registros vamos poniendo la condicin que debern cumplir los registros del origen de
datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condicin o varias. Cada lnea es una
condicin.
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Manual Microsoft Word 2010
Lo nico que debemos hacer es seleccionar un campo de la lista, el tipo de comparacin a realizar de entre
las disponibles e introducir manualmente el valor a comparar (Comparar con).
En algunos casos no ser necesario especificar un valor en el campo Comparar con: cuando se compruebe si
el valor est o no vaco. Por ejemplo si no queremos combinar los clientes sin direccin, seleccionaremos
Campo:direccin y Comparacin:No est vaco. Veremos que Comparado con: sale deshabilitado y por tanto
no podemos escribir nada. Por supuesto, no tendra sentido hacerlo, porque no vamos a compararlo con
nada.
Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: poblacin es igual a Valencia, de esta
forma slo apareceran combinados los clientes de Valencia.
Podemos utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para formar condiciones compuestas,
como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco, sacara los clientes de nombre Juan que
tuviesen algo en el campo direccin.
Cuando utilizamos un campo para filtrar los registros a combinar, la flecha de su encabezado ya no se
muestra negra, sino azulada.
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo, por ejemplo nos interesa que las cartas salgan
ordenadas por apellidos para que luego sea ms fcil entregarlas a los empleados, hacemos clic en el
nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarn por ese campo.
Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarn a ordenarse en orden
inverso.
Tambin podemos ordenar por varios campos. Por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia y
dentro de la misma provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por apellidos. En este caso
tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Recuerda que
accedemos a ella haciendo clic en el botn Editar lista de destinatarios y desde ah ya podemos seleccionar
Ordenar....
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Manual Microsoft Word 2010
Slo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, y si
queremos ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor).
En el ejemplo de la imagen saldran las cartas ordenadas por poblacin y dentro de una misma poblacin por
cdigo postal.
Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una lnea de saludo, etc.
Para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estndares para referirse al nombre del destinatario,
su direccin, poblacin, etc. Estos nombres no tienen porque coincidir con los nombres que tiene nuestro
origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad de Asignar campos. Esta utilidad me
permite decirle a Word cmo se llama el campo estndar en nuestro origen de datos para que Word pueda
luego realizar la asociacin necesaria.
El icono abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones.
Este cuadro de dilogo tambin se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botn Asignar campos....
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Manual Microsoft Word 2010
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estndares que utilizar Word en combinar
correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos con el que se
corresponde.
Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo estndar, Word hace
automticamente la asociacin. Para el resto de los campos estndares tendramos que desplegar la lista y
elegir el campo a asociar.
Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a utilizar la opcin Bloque de
direcciones, ni la lnea de Saludos, no hace falta realizar las asociaciones, y cuando Word necesite una
asociacin no definida nos lo preguntar o veremos que falta algo.
Podemos imprimir Todos los registros combinados (todos los destinatarios despus de aplicar los filtros), el
Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el
primero.
En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el
ltimo.
Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco); los
tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
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Manual Microsoft Word 2010
En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser Texto
sin formato, HTML o Datos adjuntos.
Para poder disfrutar de esta utilidad deberemos tener instalado un programa de correo electrnico
compatible con MAPI como por ejemplo, Microsoft Outlook 2010, ya que se iniciar para poder realizar el
envo de correos.
A lo largo del tema hemos visto cmo utilizar el asistente de combinacin de correspondencia para enlazar
unos datos ya existentes con Word y enviar cartas personalizadas. Pero sta no es la nica opcin.
Frecuentemente, y especialmente en el mundo comercial, necesitaremos tambin imprimir datos en sobres
o en etiquetas que sern pegadas a los sobres o paquetes. En este apartado nos centraremos especialmente
en la creacin masiva.
Utilizar la opcin de combinar correspondencia que permite enlazar con una base de datos o crear
un conjunto de registros de forma manual, etc. tal y como hemos ido viendo anteriormente con el
ejemplo de las cartas.
O bien crearlos a partir de la agenda de contactos de Outlook, el gestor de correo electrnico de
Microsoft Office.
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Manual Microsoft Word 2010
La primera opcin sigue un proceso parecido a lo que ya hemos visto. Empezaremos por seleccionar Iniciar
combinacin de correspondencia en la pestaa Correspondencia. Es ah donde seleccionaremos si deseamos
crear Sobres o Etiquetas. Tambin podramos seleccionar el asistente y luego el tipo de material a generar en
el panel lateral.
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Manual Microsoft Word 2010
Al aceptar veremos que la hoja del documento ahora contiene una tabla que dibuja los lmites de las
etiquetas. Es posible que no se aprecie a simple vista, pero est ah, por eso aparecen las pestaas de
Herramientas de tabla. En cualquier momento podemos cambiar los bordes de la tabla para distinguirlos,
aunque es conveniente dejarlo sin borde antes de realizar la impresin.
Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo nico que restara hacer es Seleccionar
destinatarios, como ya hemos visto a lo largo del tema, personalizar el formato si se desea, por ejemplo
incluyendo el logotipo, e imprimir.
Para crear un nico sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma masiva utilizando la lista de
contactos de Outlook, lo ms sencillo es situarnos en la pestaa Correspondencia > grupo Crear y
seleccionar Sobres o Etiquetas.
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Manual Microsoft Word 2010
En realidad ambas opciones abren el mismo cuadro de dilogo, la diferencia es que nos sitan en distintas
pestaas de l.
Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeo botn en forma de agenda que permite
importar los contactos de Outlook. Adems, vemos informacin como la orientacin del papel en la bandeja
de la impresora, y una vista previa del resultado. Siempre podremos modificar estas opciones de impresin
desde el botn Opciones. Cuando est todo listo, lo nico que deberemos hacer es pulsar Imprimir.
Una opcin interesante puede ser la de Agregar franqueo electrnico. Para poder utilizarla es necesario
descargar un programa de franqueo electrnico, aunque slo est disponible en determinados pases.
Infrmate en tu oficina de correos ms cercana de si es posible realizar tal operacin.
15.1. Introduccin
Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est buscando. Word llama
tabla de contenido a lo que en Espaa conocemos simplemente como ndice y Word llama ndice a lo que
nosotros llamamos ndice alfabtico. En el punto siguiente aclararemos ms las diferencias entre ndice y
tabla de contenido.
Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando con documentos extensos. De
un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite
enormemente la localizacin rpida de algn punto importante del documento.
Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los trminos
importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.
En esta unidad tambin veremos cmo crear tablas de ilustraciones, grficos y tablas, que nos permitirn
organizar estos elementos en tablas que facilitarn su bsqueda y consulta por parte de los lectores.
ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se encuentra dicha palabra. El ndice
est ordenado alfabticamente. Como ya dijimos, Word llama a ndice lo que normalmente nosotros
llamamos ndice alfabtico o glosario. Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El ndice se suele
colocar al final de un libro para encontrar trminos importantes de manera rpida y sencilla. En la imagen
podemos ver parte de un ndice.
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Manual Microsoft Word 2010
Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los
ttulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el
nmero de pgina y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de
contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber qu
temas tratar. Si hemos dado a los ttulos del documento un formato que incluya los niveles de esquema
(Ver Unidad 15) casi tendremos construida la tabla de contenido. En la imagen podemos parte de una tabla
de contenido.
Podemos comprobar que se parece mucho a los esquemas vistos anteriormente, pero si vamos a imprimir el
documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que los esquemas no dejan de ser una vista
que est slo disponible en la versin digital del documento.
Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos que
posteriormente aparezcan en nuestro ndice.
De forma automtica:
Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crear un nuevo documento donde
tendremos todas las marcas de ndice.
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Manual Microsoft Word 2010
- En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener en el
ndice. Las frases o palabras de las entradas debern ser exactas, por ejemplo si el ttulo en el documento es
Captulo 2. Tipos de vehculos en la columna tendremos que escribir ese texto idnticamente, si
escribiramos capitulo 2. Tipos de vehculos no sera correcto ya que la c est en minscula y la i no est
acentuada y por tanto la tomara como otra frase.
- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el ndice.
- Tambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo podemos querer tener dentro del Captulo 2
una subentrada llamada Vehculos de motor entonces en la segunda columna pondremos Captulo 2. Tipos
de vehculos:Vehculos de motor, los dos puntos ":" indican que es un subndice de Captulo 2.
- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el ndice.
Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro podemos utilizar la
opcin de la pestaa Vista > Ver en paralelo.
Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento
automticamente.
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Manual Microsoft Word 2010
El cuadro de dilogo se cerrar y observaremos cmo Word ha incluido unas marcas en nuestro texto.
Una vez tenemos el texto marcado, slo hace falte crear el ndice como veremos en el siguiente apartado.
De forma manual:
Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a aadir al ndice
o sitate en el punto donde vayas a insertar una marca.
- Accede a la pestaa Referencias y haz clic en el botn Marcar entrada o presiona la combinacin de teclas
Alt + Shift + X.
- Aparece el dilogo Marcar entrada de ndice. Si habamos seleccionado el texto aparecer ya escrito en el
recuadro Entrada, en caso contrario debemos introducirlo ahora. Este recuadro Entrada es el que
posteriormente aparecer en el ndice.
Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecern debajo de la entrada
principal y sangrada a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene trminos
estrechamente relacionados con ella que tambin aparecen en el documento.
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Manual Microsoft Word 2010
Por defecto el marcador se refiere a la pgina actual, podemos crear una referencia cruzada (se estudiar en
la siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de pginas.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que deseemos
marcar. La seleccionamos y nos vamos al dilogo de Marcar entrada de ndice, en el momento en que est
activo el dilogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y as con todas las marcas.
Una vez tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o automticamente, podemos crear
el ndice.
Para insertar el ndice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al
final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.
Accedemos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice, aparecer un cuadro de
dilogo ndice como el que vemos en la imagen.
Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo. Con sangra, si queremos que aparezcan debajo de la entrada
principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.
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Manual Microsoft Word 2010
Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo pulsamos Aceptar y se generar el ndice.
Desde el dilogo de ndice podemos acceder a modificar el estilo del ndice presionando sobre el botn
Modificar. Nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen donde podemos modificar cada uno de
los niveles.
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Manual Microsoft Word 2010
Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el formato cada uno de ellos
seleccionndolo y presionando sobre Modificar....
Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que est formada por los ttulos de los apartados
que aparecen en el documento.
Al igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:
1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos que aparezcan en la tabla de
contenidos.
Vimos en la unidad de Esquemas que Word dispone de estilos de ttulos predefinidos que incluyen niveles de
esquema. Bien pues si en nuestro documento utilizamos estos estilos de ttulos al crear la tabla de
contenidos Word se fija en estos ttulos y crea la TDC a partir de ellos.
Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de
esquema de los ttulos del documento. De este modo Word aplicar automticamente el estilo de ttulo
apropiado.
Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaa Vista > Esquema.
Podemos crear estilos de ttulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en cuenta
cuando generemos la TDC.
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Manual Microsoft Word 2010
Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado ttulos personalizados una vez estemos en la pestaa
de Tabla de contenido en el dilogo Tabla de contenido (que veremos a continuacin) debemos pulsar sobre
el botn Opciones...
Nos aparece el dilogo como el que vemos en la imagen, donde debemos seleccionar los estilos
personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo si nos hemos creado los estilos
Ttulo 1, Ttulo 2 , etc. lo lgico es que le asignemos a Ttulo 1 el Nivel de TDC 1, a Ttulo 2 el Nivel de TDC 2 y
as sucesivamente.
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Manual Microsoft Word 2010
Eligiendo Tabla manual, se generar una tabla con datos de muestra, que deberemos sustituir, pero
aprovechando la estructura que nos ofrece.
Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opcin Insertar tabla de contenido...,
donde aparecer el siguiente cuadro de dilogo.
En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir viendo la presentacin que
tendr el estilo seleccionado.
Adems podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar nmeros de pgina, Alinear nmeros de
pgina a la derecha y si queremos sustituir los nmeros de pgina por hiperenlaces marcaremos la opcin
Usar hipervnculos en lugar de nmero de pgina.
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Si pulsamos sobre el botn Opciones... nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen donde
podemos establecer la relacin entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto son los que
aparecen en la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos que nuestra
TDC slo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Ttulo 3, Titulo 4, etc.
Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba podemos pulsar sobre
Restablecer.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el men Tabla de contenido.
Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminar; pero pulsando en
Guardar seleccin en galera de tablas de contenido... podremos guardar el estilo de nuestra tabla, y se
aadir al desplegable para que podamos elegirla en futuras ocasiones.
Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla automticamente. Si una vez
creada la TDC modificamos el documento aadiendo o eliminando ttulos, podemos actualizar la TDC con un
par de clics de ratn de una manera fcil y cmoda.
- Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un men emergente donde
encontraremos la opcin Actualizar campos.
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Manual Microsoft Word 2010
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos aparece el dilogo Actualizar la
tabla de contenido que vemos en la imagen de abajo. En l indicaremos si deseamos actualizar slo los
nmeros de pgina o toda la tabla.
Al igual que hemos visto que para crear ndices y tabla de contenidos primero debemos marcar las entradas
y despus generar la tabla.
De forma similar a como ocurra con la TDC tenemos dos opciones para marcar las entradas a la tabla de
ilustraciones:
- Numeracin... Abre el cuadro de dilogo que vemos en la imagen y sirve para modificar el estilo de la
numeracin de los ttulos.
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Manual Microsoft Word 2010
- Autottulo... Sirve para generar automticamente los ttulos de un determinado tipo. Por ejemplo podemos
hacer que se generen automticamente los ttulos de las imgenes de mapa de bits (*.bmp) que vayamos
incluyendo en el documento.
Como vimos en la unidad de crear estilos podemos crear estilos de cualquier tipo y los grficos, tablas, y
dems objetos no son una excepcin. Por tanto podemos definirnos nuestros propios estilos personalizados
de ilustraciones y asignrselos posteriormente.
Debemos crearnos un estilo propio para la ilustracin y usarlo nicamente para ese motivo, posteriormente
cuando hallamos aplicado un ttulo a la ilustracin podemos aplicarle el estilo personalizado.
En la opcin Rtulo podemos seleccionar en que tabla de ilustraciones queremos incluir la ilustracin.
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Manual Microsoft Word 2010
Cuando hayamos insertado todos los ttulos a las ilustraciones debemos acceder a la pestaa Referencias y
hacer clic en el botn Insertar tabla de ilustraciones. Se abrir el dilogo de Tabla de ilustraciones.
Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del formato de la tabla.
Seleccionar si deseamos mostrar los nmeros de pgina y alinearlos a la derecha o si por el contrario
preferimos utilizar hipervnculos en lugar de nmeros de pgina.
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Manual Microsoft Word 2010
En la lista despegable de Etiqueta de ttulo podemos seleccionar que tipo de tabla vamos a crear (Tabla,
ilustracin, Fig, etc) en la imagen que vemos arriba vemos que esta seleccionada la opcin de Tabla, puesto
que vamos a crear una tabla de ilustraciones de tablas.
16.1. Introduccin
Hoy en da todo el mundo tiene claro que es imprescindible disponer de un sistema de seguridad en el
ordenador. Lo habitual es disponer como mnimo de un antivirus, especialmente si el sistema tiene acceso a
internet.
Pero tambin debemos tener en cuenta la seguridad interna, que muchas veces se descuida. Es muy
interesante disponer de herramientas para controlar el acceso a los documentos en entornos de trabajo
donde usuarios diferentes pueden utilizar una misma mquina. Por ejemplo, en una empresa un empleado
puede tener acceso a un ordenador con documentos que no debera poder modificar porque pertenecen a
otro empleado de otro turno distinto.
En Word existe la posibilidad de aplicar niveles de seguridad en nuestros documentos. En esta unidad
veremos la importancia de aplicar sistemas de seguridad sobre nuestros documentos.
Word proporciona un nivel de seguridad adecuado pero no es perfecto, por lo que conviene completar con
otras medidas de seguridad los documentos muy importantes.
Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro documento es asignndole una
contrasea para que nicamente la persona que conozca esa contrasea pueda abrir y modificar el
documento.
Una contrasea (o password) es una combinacin de caracteres que pueden contener tanto letras como
nmeros y que utilizan un sistema de cifrado para convertir el texto introducido en una cadena de caracteres
indescifrables.
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Manual Microsoft Word 2010
Accediendo por la pestaa Archivo > Informacin pulsaremos el botn Proteger documento y elegimos la
opcin Cifrar con contrasea. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo desde el que introduciremos la
contrasea.
Al escribir una contrasea nos aparece otro cuadro de dilogo para que volvamos a repetir la contrasea. As
el sistema se asegura de que se ha introducido correctamente y sin errores tipogrficos.
Modificar la contrasea a posteriori es tan sencillo como acceder a esta misma ventana y cambiar el valor.
Para borrarla, lo nico que haremos ser eliminar la contrasea actual dejando el cuadro de texto en blanco.
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Manual Microsoft Word 2010
Tabla de contenido
Unidad 1. .........................................................................................................................................................................1
Mi primer documento......................................................................................................................................................1
Que es Word 2010 .......................................................................................................................................................1
1.1. Arrancar Word 2010 ..............................................................................................................................................1
1.2. El primer texto.......................................................................................................................................................2
1.3. Guardar un documento .........................................................................................................................................4
1.4. Cerrar documento .................................................................................................................................................5
1.5. Abrir un documento ..............................................................................................................................................5
1.6. Cerrar Word ..........................................................................................................................................................6
Unidad 2. .........................................................................................................................................................................7
El entorno de Word 2010 .................................................................................................................................................7
2.1. Elementos de la pantalla .......................................................................................................................................7
2.2. La cinta de opciones ..............................................................................................................................................8
2.3. La ficha Archivo ................................................................................................................................................... 10
2.4. Ayuda de Word ................................................................................................................................................... 11
Unidad 3. .......................................................................................................................................................................12
Edicin bsica ................................................................................................................................................................12
3.1. Introduccin de datos .......................................................................................................................................... 12
3.2. Insertar smbolos ................................................................................................................................................. 14
3.3. Desplazarse por un documento ........................................................................................................................... 15
3.4. Seleccionar .......................................................................................................................................................... 17
3.5. Eliminar ............................................................................................................................................................... 19
3.6. Deshacer y rehacer .............................................................................................................................................. 19
3.7. Copiar, cortar y pegar .......................................................................................................................................... 20
3.8. Opciones de pegado ............................................................................................................................................ 21
3.9. Buscar .................................................................................................................................................................22
3.10. Buscar y reemplazar .......................................................................................................................................... 24
3.11. Las vistas ........................................................................................................................................................... 24
3.12. Ver varios documentos a la vez ......................................................................................................................... 27
3.13. Dividir la pantalla ............................................................................................................................................... 28
Unidad 4. .......................................................................................................................................................................29
Guardar y abrir documentos ..........................................................................................................................................29
4.1. Guardar y Guardar como ..................................................................................................................................... 29
4.2. Guardar y abrir documentos ................................................................................................................................ 31
4.3. Abrir ....................................................................................................................................................................33
4.4. Eliminar y recuperar archivos .............................................................................................................................. 34
Unidad 5. .......................................................................................................................................................................35
Ortografa y gramtica ...................................................................................................................................................35
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Manual Microsoft Word 2010
Tablas.............................................................................................................................................................................81
10.1. Crear tablas ....................................................................................................................................................... 82
10.2. Anidar tablas ..................................................................................................................................................... 83
10.3. Aplicar un estilo de tabla ...................................................................................................................................83
10.4. Ajustar la tabla .................................................................................................................................................. 84
10.5. Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas ..................................................................................................85
10.6. Combinar y dividir ............................................................................................................................................. 87
10.7. Alineacin y direccin del texto ......................................................................................................................... 87
10.8. Tamao de las celdas ......................................................................................................................................... 88
10.9. Tratamiento de datos ........................................................................................................................................ 89
Unidad 11. .....................................................................................................................................................................91
Imgenes y grficos .......................................................................................................................................................91
11.1. Introduccin ...................................................................................................................................................... 91
11.2. Tipos de archivos ............................................................................................................................................... 92
11.3. Insertar imgenes prediseadas ........................................................................................................................ 92
11.4. Insertar imgenes desde archivo ....................................................................................................................... 93
11.5. Insertar captura de pantalla............................................................................................................................... 95
11.6. Manipular imgenes .......................................................................................................................................... 96
11.7. Insertar formas y dibujar ...................................................................................................................................98
11.8. Manipular formas ............................................................................................................................................ 100
11.9. Insertar grficos de Excel ................................................................................................................................. 101
Unidad 12. ................................................................................................................................................................... 103
Organigramas y diagramas .......................................................................................................................................... 103
12.1. Introduccin .................................................................................................................................................... 103
12.2. Crear un organigrama ...................................................................................................................................... 103
12.3. Modificar el diseo .......................................................................................................................................... 105
12.4. Modificar el aspecto del diagrama ................................................................................................................... 108
12.5. Tamao y organizacin .................................................................................................................................... 113
Unidad 13. ................................................................................................................................................................... 114
Plantillas ...................................................................................................................................................................... 114
13.1. Introduccin .................................................................................................................................................... 114
13.2. Elementos que se guardan en una plantilla...................................................................................................... 115
13.3. La plantilla por defecto .................................................................................................................................... 115
13.4. Utilizacin de las plantillas de Word ................................................................................................................ 116
13.5. Trabajar con el documento creado .................................................................................................................. 117
13.6. Modificar plantillas .......................................................................................................................................... 118
13.7. Crear plantillas a partir de documentos Word ................................................................................................. 121
Unidad 14. ................................................................................................................................................................... 122
Combinar correspondencia .......................................................................................................................................... 122
14.1. Conceptos previos ........................................................................................................................................... 122
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