DOCUMENTO POLITICAS GENERALES DE COMPRAS DE

BIENES

REGLAMENTACIN DE POLTICAS PARA COMPRA DE BIENES

1.-ASESORIA DE COMPRA

El Departamento de Adquisiciones y Suministros DA&S- asesorar en cualquier etapa el

proceso de compra de bienes, a las Unidades que lo soliciten a travs del formato. No. 1

2.-DECISIN DE COMPRA
Las Unidades asumirn la responsabilidad de que el bien solicitado a travs de una requisicin
satisface plenamente el fin por el cual se adquiere.

3.-GESTIN DE PROVEEDORES
El Departamento de Adquisiciones y Suministros- DA&S- ser la unidad responsable de
adelantar el proceso de seleccin, registro y evaluacin de los proveedores que integrarn el
Krdex Oficial de Proveedores. Las Unidades podrn hacer sugerencias de proveedores.

3.1.-Seleccin:
3.1.1.- De Bienes habituales:

Para llevar a cabo este proceso, se debe establecer cuales son los grupos de bienes que la
Universidad adquiere de forma habitual Anexo No.1. Para cada grupo se adelantar una
convocatoria de proveedores, donde se les evaluar aspectos comerciales, financieros y
tcnicos.

Requisitos:

Informacin de Ingreso para proveedores debidamente diligenciado Formato No. 2

Carta de presentacin de la empresa
Fotocopia del Nit o cdula
Copia del Certificado de Constitucin y Gerencia (No mayor a 90 das de expedido)
Fotocopia de la cdula del representante legal
Fotocopia del RUT
Estados financieros del ltimo ao debidamente firmados.
Referencias bancarias (2)
Referencias comerciales de principales clientes (4)
Listado de clientes
Certificaciones (Calidad, ISO, Min. Salud, Min. Ambiente, Direccin Nacional de
Estupefacientes, etc.)

3.1.2.-De Bienes no habituales:

Aquellos proveedores con los cuales la Universidad adquiera bienes de forma no habitual, la
documentacin requerida para adelantar el proceso ser:

- Formato No.2 debidamente diligenciado Informacin de Ingreso para proveedores

- Fotocopia del RUT

Esta documentacin ser solicitada por el Departamento de Adquisiciones y Suministros

-DA&S- quien la enviar al rea financiera.

Pgina 1 de 10
 DOCUMENTO POLITICAS GENERALES DE COMPRAS DE
BIENES

3.2.-Registro:
Las personas (naturales o jurdicas) que estn interesadas en ser proveedores de la
Universidad, debern estar registradas en el Krdex Oficial de Proveedores de la Universidad,

El Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S- realizar cada dos aos un proceso

de revisin y actualizacin general de su Krdex Oficial de Proveedores de la Universidad

3.3.-Evaluacin:
Se evaluarn aquellos proveedores a los cuales la Universidad les compre bienes de forma
habitual. Esta evaluacin se realizar de forma permanente, por la Unidad oficial para
canalizar la compra, de acuerdo a criterios previamente establecidos.

Criterios para la evaluacin:

Servicio pre-venta
Precio
Calidad del producto
Cumplimiento
Garantas
Servicio postventa

4. GESTIN DE COMPRA:

4.1.- Unidades Oficiales para canalizar compras de bienes .

Dependiendo del tipo de compra de bienes, se canalizar a travs de las siguientes unidades
oficiales:

1. Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S-.

2. Direccin de Planta Fsica.
3. Direccin de Tecnologas de Informacin.
4. Sistema de Bibliotecas.
5. Librera Uniandes.

4.2.-Grupos para la compra de bienes.

Para efectos de establecer la reglamentacin de compra de bienes, se agrupan los diferentes
tipos de compra en dos grupos:

4.2.1.- Compras de bienes con reglamentacin propia:

Los siguientes grupos de bienes tienen reglamentacin propia y su trmite se adelantar a
travs del Departamento de Adquisiciones y Suministros DA&S- bajo la directriz de la unidad
oficial pertinente

4.2.1.1.-Software y equipos de cmputo:

La Direccin de Tecnologas de Informacin - DTI - ser la unidad asesora para la compra de

servidores, estaciones de trabajo, PC, Equipos Porttiles, Monitores y similares. As mismo
informar a las unidades las oportunidades de compras masivas a fin de obtener mejores
precios aprovechando las economas de escala. Toda compra de estos equipos ser
canalizada a travs del Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S-.

Pgina 2 de 10
 DOCUMENTO POLITICAS GENERALES DE COMPRAS DE
BIENES

El software acadmico instalado en las salas pblicas de micros ser administrado por la
Direccin de Tecnologas de Informacin DTI, dicha administracin incluye: inventario de
aplicaciones, sugerencia de proveedores, renovacin de licencias y soporte. Los costos
asociados a su adquisicin deben ser debidamente estimados por las unidades en sus
presupuestos.

Es importante que las unidades consideren los costos adicionales en los que se incurre en la
compra de software en el exterior, el Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S-
brindar asesora a las unidades que lo requieran.

4.2.1.2.-Dotaciones:

4.2.1.2.1.- Seguridad Industrial

Para la compra de elementos de seguridad Industrial, personal y colectiva, participar en el

Departamento Medico y de Salud Ocupacional, el cual velar por la calidad y las caractersticas
tcnicas de los elementos suministrados, a fin de ajustarlas a las necesidades del cargo y a los
riesgos de origen profesional. Igualmente realizar el seguimiento al buen uso de los
elementos, su mantenimiento preventivo y reposicin.

Para la compra de elementos de dotacin de ley, que cumpla funciones de proteccin personal
y colectiva, deber ser solicitada al Departamento de Adquisiciones y Suministros - DA&S - por
la Direccin de Gestin Humana, previa aprobacin del Departamento Medico y de Salud
Ocupacional.

4.2.1.2.2.- Imagen Institucional

Para velar por la imagen Institucional, la universidad establecer la conveniencia del uso
obligatorio de uniformes, en cargos que requieran de una distincin particular o cuya funcin
principal se desarrolle en espacios abiertos al pblico, Si para estos cargos aplica la entrega
de una dotacin de Ley, dicha dotacin ser considerada como su dotacin de Ley.

La definicin de los cargos que debern usar la dotacin institucional, estar a cargo de un
comit integrado por Direccin de Desarrollo, Direccin de Gestin Humana, Direccin
Administrativa y Vicerrectora Administrativa y la propuesta contara con el visto bueno de la
Rectora. Para la escogencia de los diseos y colores la esta dotacin, se conformar un
comit de seleccin integrado por personal directivo y usuarios de esta dotacin.

La compra y entrega de la dotacin institucional la realizar centralizadamente el Departamento

de Adquisiciones y Suministros -DA&S - por requerimiento de la Direccin de Gestin Humana,
las unidades velarn por el cumplimiento del uso de esta dotacin.

4.2.1.2.3.- De Ley

Por disposicin legal, las personas que devengan hasta dos salarios mnimos tienen derecho a
que se les entregue cada cuatro (4) meses, un (1) par de zapatos y un (1) vestido de labor,
siempre y cuando a las fechas de entrega de calzado y vestido haya cumplido ms de tres (3)
meses de servicios, las fechas definidas por ley para la entrega de esta dotacin son 30 de
abril, 30 de agosto y 20 de diciembre. Por poltica Institucional, se ha decidido hacer una nica
entrega de las tres dotaciones, esto con el fin de optimizar este proceso.

La dotacin entregada es de uso obligatorio y la que se entrega para los laboratorios, talleres,
servicios generales, planta fsica, entre otras, llevarn el logo de la Universidad e identidad de
cada Unidad.

Pgina 3 de 10
 DOCUMENTO POLITICAS GENERALES DE COMPRAS DE
BIENES

El presupuesto de esta dotacin estar centralizado en la Direccin de Gestin

Humana y manejado a travs de Relaciones Laborales, la compra y entrega de la dotacin las
realizar el Departamento de Adquisiciones y Suministros - DA&S -.
4.2.1.3.-Muebles, enseres y elementos de construccin y ferretera

Los elementos de construccin y ferretera para obras y los muebles y enseres se comprarn a
travs de la Direccin de Planta Fsica; adicionalmente, Planta Fsica establecer los
estndares mnimos, bajo los cuales se orientarn las compras de muebles y enseres. Ref:
MANUAL DE ESTANDARES DIRPLAN Y PLANTA FISICA

4.2.1.4.-Medicamentos.

El Departamento Medico y de Salud Ocupacional ser la nica unidad autorizada para la

compra de medicamentos. Se exceptan aquellos medicamentos solicitados por las unidades
acadmicas cuya destinacin es la investigacin y experimentacin en laboratorios.

4.2.1.5.- Compra de Recursos Bibliogrficos

La compra y suscripcin de recursos bibliogrficos (libros, audiovisuales, revistas y bases de

datos) destinados al desarrollo de programas acadmicos, de investigacin y extensin, cuyas
existencias se registran en el catlogo bibliogrfico y permanecen como material de consulta en
las bibliotecas y dependencias de la Universidad, se solicitarn al Sistema de Bibliotecas segn
el proceso y las polticas establecidas por la universidad y explicadas en:
http://biblioteca.uniandes.edu.co/Area_Tecnica/Adquisiciones/index.php

Para optimizar la inversin en recursos bibliogrficos, la Universidad no suscribir en papel los

ttulos disponibles en lnea para toda la comunidad; excepto aquellos recursos bibliogrficos
que no harn parte del inventario del Sistema de Bibliotecas.

4.2.1.6.- Compra de Libros:

Las compras de libros para la venta a terceros, libros que se entregan como material didctico
a los estudiantes de los programas acadmicos y libros que se compran como obsequio a
terceros, se solicitarn a la Librera quien otorgar a las dependencias un beneficio por la
negociacin como distribuidor mayorista. El pago de estas compras se manejar a travs del
proceso de traslado presupuestal.

4.2.1.7.- Compra de Impresos:

La Oficina de Comunicaciones asesorar a las unidades sobre el proveedor ms idneo para

adelantar cada tipo de impresin requerido. Todo trabajo de impresin que realicen las
unidades deber ser realizado por proveedores inscritos en el krdex de proveedores de la
Universidad. El diseo ser regido por los lineamientos establecidos en el Manual de Imagen
Institucional y estar a cargo de la unidad con el apoyo del proveedor de su eleccin. Las
compras de estos bienes sern canalizadas a travs del Departamento de Adquisiciones y
Suministros DA&S- .

4.2.1.8.- Compra de Bienes adquiridos por la Universidad de

propiedad de terceros

La Universidad podr adquirir bienes con recursos propios o con recursos asignados por
entidades externas cuya propiedad final este destinado a un tercero, siempre y cuando estn
debidamente autorizadas o soportadas por un contrato acadmico o de investigacin.

El Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S- ser la unidad encargada de realizar

la compra de estos bienes, pero no sern considerados activos de la universidad ni se les
realizar un seguimiento Administrativo

Pgina 4 de 10
 DOCUMENTO POLITICAS GENERALES DE COMPRAS DE
BIENES

4.2.1.9.-Compra de Sustancias Controladas.

Para las compras de sustancias controladas, Adquisiciones y Suministros -DA&S- ser la

unidad responsable de gestionar las actividades para obtener las aprobaciones requeridas por
la Direccin Nacional de Estupefacientes

Ser responsabilidad de las unidades solicitantes seguir lo indicado por el Instructivo para la
Administracin de Sustancias Controladas por la Direccin Nacional de Estupefacientes
(DNE).

Las unidades debern consultar la disponibilidad del cupo de dichas sustancias a Adquisiciones
y Suministros -DA&S- antes de iniciar el proceso de compra o de aceptar este tipo de
sustancias a manera de obsequio.
4.2.1.10.-Compra de Bienes en el Exterior.

El Departamento de Adquisiciones y Suministros garantizar que todas las compras de bienes

a proveedores en el exterior, cumplan con la reglamentacin aduanera vigente.

Cualquier compra que se realice a proveedores del exterior, deber ser adecuadamente
nacionalizada. Por lo tanto, la unidad no podr comprar de manera directa ningn bien en el
exterior.

En los casos de compras en el exterior por Internet se canalizarn exclusivamente por el

Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S-.

Las unidades sern las responsables de los costos incurridos en la nacionalizacin de los
bienes, el Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S- asesorar a las unidades que
lo requieran en la estimacin de dichos costos.

4.2.2.- Compras de otros bienes

Corresponden a las dems compras, las cuales se tramitarn por el Departamento de
Adquisiciones y Suministros a travs de los procesos establecidos.

4.2.2.1.-Elementos y tiles de oficina y escritorio

Las compras de Elementos de Papelera, cafetera y aseo, slo se deben realizar a travs de
los esquemas de Outsourcing establecidos.

4.2.2.2.- Compras de elementos de construccin y ferretera para

docencia:

La compra de elementos de construccin y ferretera para la docencia no requieren el visto

bueno de Planta Fsica; por tanto, las Unidades podrn solicitarlos directamente al
Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S-.

4.2.2.3.-Compras Mixtas

Estos tipos de compras debern ser canalizadas por la Unidad solicitante a travs del
Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S- con el diligenciamiento de una
Requisicin de Bienes.

4.3. Cotizaciones

Pgina 5 de 10
 DOCUMENTO POLITICAS GENERALES DE COMPRAS DE
BIENES

El nmero de cotizaciones necesarias para soportar una gestin de compra de bienes, se

determinar de acuerdo con el valor total de la familia de productos a comprar y se regir de
acuerdo a los siguientes rangos:

Valor total de la familia de productos Nmero mnimo de

antes de IVA Cotizaciones
A Menos de 1.5 SMMLV 1 cotizacin
B Entre 1.5 SMMLV y 8 SMMLV 2 cotizaciones
C Ms de 8 SMMLV 3 cotizaciones

Estarn exentas de cumplir el nmero mnimo de cotizaciones aquellas compras que se

realicen a proveedores que tengan al menos una de las siguientes caractersticas:

- nico fabricante
- Distribuidor exclusivo en Colombia.

Ser discrecionalidad de la unidad solicitante, conseguir las cotizaciones de manera directa o

apoyarse en el Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S- para llevar a cabo esta
actividad (mediante el formato No. 1). De hacerlo la unidad, deber adjuntar a la requisicin de
bienes las cotizaciones obtenidas; todo proveedor propuesto por la unidad solicitante deber
cumplir los requisitos establecidos por la universidad.

Las cotizaciones obtenidas tanto por las unidades como por el Departamento de Adquisiciones
y Suministros -DA&S-, debern estar dirigidas a la Universidad y contener:

o Razn social del Proveedor

o Fecha.
o Numero de la cotizacin
o Nombre de la persona contacto
o Direccin del proveedor
o Ciudad
o Telfonos
o NIT o cdula de identidad del proveedor
o Descripcin del elemento
o Cantidad
o Valor Unitario
o Valor IVA
o Valor total
o Garanta ofrecida
o Lugar de entrega
o Tiempo de entrega
o Condiciones de pago
o Vigencia de la oferta

4.4 -Negociacin y escogencia del proveedor:

El Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S- apoyar a las unidades en el proceso
de negociacin y escogencia de los proveedores, a fin de obtener mejores condiciones para la
Universidad, acordes con el cumplimiento de los criterios considerados en la evaluacin del
proveedor.

Si por el monto de la compra se requiere ms de una cotizacin, deber efectuarse un anlisis

de las ofertas a travs del FORMATO No. 4 Formato para la Comparacin y Seleccin de
Ofertas suministrado por el Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S-, ste deber
tener la calificacin y la sugerencia soportada.

Pgina 6 de 10
 DOCUMENTO POLITICAS GENERALES DE COMPRAS DE
BIENES

4.5.-Formalizacin de la compra

Una vez seleccionado el proveedor, el Departamento de Adquisiciones y Suministros DA&S-

formalizar la solicitud ante el proveedor, por medio de una orden de compra de bienes
Formato No. 5

Los proveedores debern cumplir los TERMINOS Y CONDICIONES DE LAS ORDENES DE

COMPRA DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Anexo No. 2
Cuando haya riesgo en cuanto al cumplimiento de calidad de los productos y/o del plazo para
la entrega de los bienes, la Universidad podr solicitarle al proveedor como mnimo la
expedicin de las siguientes plizas, a fin de garantizar el buen desarrollo del proceso:

Nombre de la Pliza Porcentaje Vigencia de la Pliza

- Cumplimiento 20% del valor total de la compra 6 meses
- Calidad 30% del valor total de la compra 12 meses

Las plizas solicitadas debern ser expedidas solamente por empresas aseguradoras
seleccionadas y aprobadas previamente por la Universidad. Ver manual de proveedores

Las plizas debern ser solicitadas por la unidad oficial (relacionadas en el numeral 4.1) que
est canalizando la compra.

4.6.- Recepcin y entrega de bienes

El Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S- informar a los proveedores a travs
de la Orden de Compra Formato No. 5, las condiciones de entrega de los Bienes solicitados..

En todos los casos cuando las unidades reciban directamente del proveedor los bienes
solicitados, la persona que recepciona la mercanca, deber diligenciar el formato No. CM-19
Validacin Recepcin de Mercanca

La Universidad se reserva el derecho a no recibir mercancas por parte del proveedor que se
encuentren en mal estado o incompletas. En el momento de la entrega la persona que recibe
deber verificar el contenido de las cajas o en su defecto deber especificar, en la remisin o
factura, que recibe cajas cerradas sin verificacin del contenido.

4.7.- Radicacin de facturas:

Las Facturas recibidas debern cumplir con los requisitos previstos en el Estatuto Tributario
Articulo 617 y de igual forma con las condiciones establecidas en los TERMINOS Y
CONDICIONES DE LAS ORDENES DE COMPRA DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Anexo No. 2.

Todas las facturas generadas por un proceso de compra de bienes sern radicadas por el
proveedor en el Almacn General; el Almacn emitir el comprobante de radicacin con la
respectiva fecha de pago. La unidad que recibe la mercanca deber diligenciar el formato
Validacin Recepcin de Mercanca (CM 19) y enviarlo al Departamento de Adquisiciones y
Suministros DA&S- dentro de los siguientes dos das hbiles para tramitar el pago .

Pgina 7 de 10
 DOCUMENTO POLITICAS GENERALES DE COMPRAS DE
BIENES

5- MODALIDADES DE PAGO

5.1. Contado:
La Universidad pagar a sus proveedores de bienes por medio de la Direccin Financiera en un
plazo de 30 das calendario, a partir de la fecha de radicacin de factura, excepto en los
siguientes casos:

Tipo de Solicitud Fecha de Radicacin Fecha Programada

para Pago
- Facturas contra entrega de Lunes, Martes y
proveedores de Planta Fsica Mircoles hasta 12:30 p.m. 8 Das
- Pagos de Anticipos
- Facturas para pago de tiquetes. Lunes, Martes y 15 Das
- Facturas Proformas para pago Mircoles hasta 12:30 p.m.
de Importaciones
- Cheques de Gerencia Cualquier da 3 das hbiles
despus

Todo pago por compra de bienes ser tramitado cuando est soportado con la respectiva orden
de compra, factura del proveedor y el formato de Validacin Recepcin de Mercanca CM -19
debidamente diligenciado.

5.2.-Anticipos:

5.2.1 Proveedores Nacionales

Slo se podr tramitar anticipos a proveedores, cuando se le solicite como mnimo la

expedicin de la siguiente pliza:

Nombre de la Pliza Porcentaje Vigencia de la Pliza

- Buen Manejo y Correcta 100% del valor del anticipo 6 meses
Inversin del Anticipo

Las plizas solicitadas debern ser expedidas solamente por empresas aseguradoras
seleccionadas y aprobadas previamente por la Universidad. Ver manual de proveedores

Las plizas debern ser solicitadas por la unidad oficial (relacionadas en el numeral 4.1) que
est canalizando la compra.

Las compras de bienes a proveedores que sean Personas Naturales, se les podr girar a modo
de anticipo mximo el 20% del valor total de la compra.

5.2.2 Proveedores Internacionales

Para el trmite de anticipos a proveedores en el exterior debe tenerse en cuenta el

siguiente cuadro:

Monto de la Ha sido proveedor Requiere el trmite Costo de la

compra de la Universidad en de una Carta de Carta de Crdito
los ltimos dos Crdito?
aos?
Debajo de los USD S No N/A

Pgina 8 de 10
 DOCUMENTO POLITICAS GENERALES DE COMPRAS DE
BIENES

5000
Debajo de los USD No S 135 USD +
75USD (swift)
Entre 5000 USD y S No N/A
30000 USD
Entre 5000 USD y No S 135 USD +75
30000 USD USD (swift)
Sobre 30000 USD S No N/A

Sobre 30000 USD No S 30% del valor de

la compra

Los trmites inherentes al proceso de importacin sern llevados a cabo por el Departamento
de Adquisiciones y Suministros DA&S-, stos incluyen reportes ante el Banco de la Repblica
y trmite de la Carta de Crdito.

5.3.-Efectivo
Slo se permitir el pago en efectivo para las compras denominadas menores, estas compras
pueden ser realizadas por el Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S-, a solicitud
de la unidad, o directamente por las unidades de acuerdo a las polticas establecidas por la
Direccin Financiera que se encuentran publicadas en la pgina Web:

http://procesos.uniandes.edu.co/dependencia.php?id=25

Para estas compras no se requiere la generacin de una Orden de Compra.

Pgina 9 de 10
 DOCUMENTO POLITICAS GENERALES DE COMPRAS DE
BIENES

6.- POST-COMPRA
6.1. Reclamos y Devoluciones

El Departamento de Adquisiciones y Suministros -DA&S- gestionar ante el proveedor

cualquier reclamacin o devolucin de bienes adquiridos, cuando no cumplan con las
especificaciones citadas en la orden de compra o cuando presenten defectos de fabricacin. La
unidad responsable del bien ser la encargada de informar oportunamente al Departamento de
Adquisiciones y Suministros -DA&S- por medio del formato No.6 sobre la necesidad de
adelantar un reclamo o devolucin ante el proveedor, adjuntando toda la informacin y
justificacin pertinente.

6.2.- Garantas

La Oficina de Adquisiciones y Suministros -DA&S- tramitar ante el proveedor las garantas de

aquellos bienes que estn cubiertos por ella. Los tiempos de garanta ofrecidos por el
proveedor debern ajustarse al tipo de bien comprado. La unidad responsable del bien ser la
encargada de informar oportunamente al Departamento de Adquisiciones y Suministros
DA&S- por medio del formato No. 6 sobre la necesidad de adelantar un reclamo de garanta
ante el proveedor, adjuntando toda la informacin y justificacin pertinente.

Pgina 10 de 10