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PRESENTACION
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Dentro de esta perspectiva de cambio, las organizaciones demandan
colaboradores cada vez ms comprometidos y partcipes del quehacer
organizacional y es precisamente aqu, donde debe surgir el profesional
en archivstica como soporte y facilitador de la dinmica institucional.
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El cuarto apartado presenta uno de los formatos ms utilizados para la
elaboracin de Manuales de Procedimientos.
I. MANUALES ADMINISTRATIVOS
1.1 Concepto de Manuales Administrativos
Los manuales administrativos, son documentos de uso diario. Son
documentos que contienen informacin vlida y clasificada sobre una
determinada materia de la organizacin.
Manual ...es un conjunto de instrucciones, debidamente
ordenadas y clasificadas, que proporcionan informacin
rpida y organizada sobre prcticas administrativas.
Contiene datos e informacin respecto a procedimientos,
instrucciones, normas de servicio etc. 1
3
peor errores que no son percibidos de inmediato y son trasladados y
continuados por otros empleados y que con el paso del tiempo
ocasionan prdidas irreparables que desvirtan a la empresa o
institucin.
4
1.3 Objetivos de los Manuales Administrativos
5
II. CLASIFICACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
1. De Organizacin y 4. De Polticas
Funciones 5. Tcnicos
2. De Historia de la 6. De Personal
Organizacin 7. De Finanzas
3. De Puestos 8. De Procedimientos
ESQUEMA SIMPLIFICADO
ORGANIZACION DEL PODER JUDICIAL
CORTE PLENA
PRESIDENCIA
CONSEJO SUPERIOR
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Direccin Ejecutiva: Salas de la Corte Org.de Inv. Judicial
Depto. Proveedura Tribunales Superiores Defensores Pblicos
Depto. Financiero Cont. Juzgados Escuela Judicial
Depto. Informtica Ministerio Pblico
Depto. Serv. Generales Centro inf. Jurisp.
Depto. Seguridad
Depto. Publicaciones
Biblioteca Judicial
Archivo y Registro
Depto. Personal
Depto. Auditoria
Depto. Informacin
Depto. Planificacin
Nota: Este esquema no incluye niveles de jerarqua ni de subordinacin.
Fuente: Escuela Judicial. Manual de Induccin al nuevo empleado.
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Manual de Historia de la Institucin:
Manuales de Puestos:
Manual de Polticas:
8
Manuales Tcnicos:
Manuales de Personal:
Manuales de Finanzas:
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ejecutar para su confeccin y los responsables de la ejecucin de cada
funcin.
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III. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS U OPERACIONES
1. Identificacin. 6. Responsables.
2. Indice. 7. Polticas o normas de
3. Introduccin. operacin.
4. Objetivos de los 8. Conceptos.
procedimientos. 9. Descripcin de las
5. Alcance de los operaciones.
procedimientos.
2
Carlos Hernndez Orozco. Anlisis Administrativo. Tcnicas y Mtodos. Tercera reimpresin. San Jos,
Costa Rica: EUNED, 2002, p. 103.
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10. Formularios o 11. Diagramas de flujo.
impresos. 12. Glosario de trminos.
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3.4.1 Identificacin
Contiene la siguiente informacin:
1. Logotipo de la organizacin.
2. Nombre de la organizacin.
3. Nombre de la unidad o seccin (si es especfico).
4. Lugar y fecha de elaboracin.
5. Unidades responsables de la elaboracin, revisin y autorizacin.
6. Clave de la forma. Primero las siglas de la organizacin, siglas de la unidad
donde se utiliza el manual y por ltimo el nmero de la forma. Entre siglas y
nmero se coloca un guin o diagonal.
3.4.2 Indice.
3.4.4. Objetivos.
Propsitos especficos que se pretende cumplir con el manual. Por ejemplo: El manual
de procedimientos para el recibo, archivo y prstamo de documentos en los archivos
de gestin, tiene como objetivo unificar y estandarizar el manejo de la documentacin
en todos los archivos de la Institucin.
Esfera de accin que cubre el manual. En el ejemplo anterior: Todos los archivos de
gestin de la Institucin.
3.4.6 Responsables.
3.4.8 Conceptos.
Presentacin secuencial por escrito de cada una de las operaciones que se realizan
para un determinado procedimiento. Explica en que consiste la operacin, cmo se
efecta dnde, con qu materiales, formularios, herramientas o equipos y en cunto
tiempo se ejecuta, sealando los responsables de llevarlas a cabo.
Son las formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan
dentro del manual o se adjuntan como apndices.
Los diagramas de flujo, son un elemento de decisin invaluable para los individuos y
para la organizacin. Para los colaboradores porque les permite percibir en forma
clara y detallada la secuencia de las actividades que deben realizar. Para la
organizacin porque posibilita el seguimiento de las operaciones ms relevantes con
sus respectivos responsables por procesos.
Para hacer un estudio detallado de procedimientos, el analista debe estar seguro que
tiene respuestas a preguntas especficas, tales como:
1. Qu es lo que hace? Qu propsito tiene esta operacin?
6. Por qu se hace? Qu podra suceder si no se hiciera? Son todas las partes del
trabajo necesarias?
Otras preguntas ms generales tendientes a constatar que el procedimiento es
funcional y respeta el esquema organizativo, son:
Cada operacin o conjunto de operaciones que sean realizadas por una unidad
responsable, debern quedar claramente indicadas en el diagrama.
Las operaciones a desarrollar, debern expresarse en forma breve, precisa y con
el smbolo correspondiente.
Cada operacin se numerara en forma progresiva, de acuerdo con la secuencia
indicada en la descripcin narrativa.
Dentro del smbolo de documento se deber indicar el nombre del formato,
documento, reporte, etc.
IV. FORMATOS DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS.
ManualNombre
de del procedimiento
N Responsable
Procedimientos Descripcin
Referencias.
Los objetivos primordiales por los cuales nos damos a la tarea de confeccionar
Manuales, son: en primer lugar estandarizar procedimientos y en segundo lugar,
poder visualizar una mejor forma de ejecutar las actividades que forman parte
de un procedimiento.
I. REUNION
1 Encargado del Archivo Recibe del jefe de la oficina y/o personal autorizado,
(E.A) documentos varios para archivar.
(b)
Verifica que cada documento tenga impreso el Sello
2 (E.A) de Archivo y que contenga la correspondiente
informacin. Devuelve el documento al Jefe de
Oficina y/o al personal autorizado, si no posee la
autorizacin respectiva; en caso contrario coloca el
documento en una carpeta de manila rotulada con la
frase para Archivar.
II. CLASIFICACION
III. DESCRIPCION
IV. ORDENACION
a) Se refiere a los distintos tipos documentales en uso por las oficinas, tales como: oficios, informes,
estudios, formularios, expedientes, etc. Para cada uno de ellos se recomienda su conservacin por
separado, a efecto de facilitar su posterior localizacin y transferencia al Archivo Central.
b) Corresponde al archivista que, aparte de sus labores cotidianas, tiene bajo su responsabilidad la
conservacin y custodia de la documentacin en la oficina.
V. DIAGRAMAS DE FLUJO
5.1 Concepto
Son una herramienta fundamental para la elaboracin de los procedimientos,
permiten visualizar grficamente y en forma consecutiva las actividades de un
procedimiento determinado.
Trmite u operacin
Entrada / Salida burocrtica de rutina.
Implica entrada o salida de
informacin por cualquier
parte del sistema.
Implica guardar o almacenar
Archivo documentos, productos,
materiales u otros.
Representan flujo de
Flechas informacin. Indican
direccin que sigue el flujo
en el sistema.
Simbologa de diseo:
RESPONSAB ACTIVIDADES
LE
Encargado de
archivo SI
(E.A) Recibe Revisa que est Coloca doc.
inicio document tenga autoriza Para
os informacin en do? archivar
el sello de
Archivo NO
1
Diagnstico Devuelve al Jefe
o personal
autorizado
ARCHIVO ADMINISTRATIVO
RESPONSABLE ACTIVIDADES
Encargado de
archivo Analiza Anota el tipo
1 2
(E.A) contenido documental
del segn ndice de
documento archivo
Diagnstico
ARCHIVO
ARCHIVO ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVO
3Etapa:
4 Etapa:Ordenamiento
Descripcin dede
documentos
documentos
RESPONSABLE
RESPONSAB ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
Encargado
LE de
Archivo de
Encargado
(E.A)
archivo
(E.A) Agrupa los documentos
3 y las hojas de 4
referencia segn la
clasificacin y mtodo
de ordenamiento.
Anota el Confecciona las Repite el 3
2 nombre, asunto hojas de proceso por
o cdigo donde referencia cada
colocar el necesarias. documento que
documento. ingrese.
Hoja de
referencia
ARCHIVO ADMINISTRATIVO
RESPONSAB ACTIVIDADES
LE
Encargado de
Archivo Archiva los grupos
(E.A) 4 de documentos
segn se identifique FIN
(carpetero,
archivador, etc).
Sopor
te
indica
do
La tcnica de diagramacin, es una gran ayuda visual que permite evidenciar aquellas
actividades que interrumpen o dificultan la efectividad de los procedimientos.
VI. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y CULTURA
ORGANIZACIONAL
La cultura se transforma nicamente despus de que se han alterado con xito las
acciones de las personas, despus de que los nuevos procedimientos generan algn
beneficio para un grupo durante un tiempo y despus que la gente percibe la conexin
que existe entre las nuevas acciones y la mejora en el desempeo.
As por ejemplo, los individuos encargados de elaborar las Tablas de Plazos para la
Conservacin y Eliminacin de Documentos, no solo deben conocer al pie de la letra
las actividades secuenciales que deben ejecutar, adems deben conocer la legalidad
detrs de su aprobacin y sus implicaciones a nivel histrico y cultural.
Los empleados motivados, a los que se les han confiado responsabilidades, convierten
a las empresas en organizaciones triunfadoras en un mbito econmico en vas de
globalizacin. Para la transformacin, se requiere, la estructura, la capacitacin, los
sistemas y los supervisores adecuados para construir una visin comunicada de
manera adecuada.
Para concluir, se deduce que ante esta era de constantes cambios, los archivos
debern ajustarse a la evolucin vertiginosa de la ciencia y de la tecnologa, dando
paso a nuevos archivos con procesos rigurosamente establecidos, revisados y
reglamentados acorde las nuevas exigencias del entorno.
Vayamos hacia el futuro con criterios modernos y avancemos hacia una nueva realidad
archivstica fuertemente cimentada y con respaldo de todo su quehacer. Utilicemos los
manuales de procedimientos y hagamos de esta til herramienta una necesidad
institucional.
BIBLIOGRAFIA
Costa Rica. Poder Judicial. Manual de Induccin al nuevo empleado. San Jos:
Departamento de Publicaciones e Impresos del Poder Judicial, 1999.
Kotter, John P. El Factor Liderazgo. Espaa: Ediciones Daz Santos, S. A., 1990.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
DIAGRAMA DE FLUJO.
I. RECEPCIN E INSPECCIN
1 Encargado del Archivo Recibe del jefe de la oficina y/o personal autorizado,
(E.A) (b) expedientes de personal de recin ingreso para
archivar.
Verifica que cada expediente contenga toda la
2 (E.A) documentacin de ingreso, a saber: Oferta de
servicio, fotografa, recomendaciones, currculo,
declaracin jurada y contrato de trabajo.
Aparta los expedientes que no satisfagan los
3 (E.A) requisitos indicados en el Paso N2 devolvindolos
al jefe de la oficina y/o personal autorizado.
Mantiene en su escritorio los expedientes que
renan los requisitos mencionados.
II. REGISTRO
III. CODIFICACION
IV. ORDENACION
V. ARCHIVO
a) Este procedimiento es vlido para aquellos expedientes de personal nuevo o que reingresa.
b) El encargado de archivo, aparte de sus funciones cotidianas, tiene bajo su responsabilidad la
conservacin y custodia de los expedientes personales.
c) Los expedientes, adquieren la condicin de ACTIVO una vez que se firme el contrato de trabajo y
mantiene esa condicin hasta que se produzca una renuncia, despido, renuncia tcita (por
abandono de trabajo), fallecimiento o jubilacin del empleado. El resto de expedientes que no
cumplen alguna de las condiciones citadas, se consideran ofertas de servicios y se mantienen en
el Banco de Elegibles de la Oficina de Reclutamiento y Seleccin de Personal.
Diagrama de flujo propuesto. Expedientes personales.
Oficina (s): Archivo de Gestin.
EXPEDIENTES PERSONALES
RESPONSABL ACTIVIDADES
E
Encargado de
archivo Revisa que cada SI
Recibe Coloca
(E.A) expediente Est
expedien expediente
Inicio contenga toda complet
tes s para
la o? archivar.
documentacin
de ingreso NO
Expedien
te
Devuelve al Jefe o
1
personal
personal
autorizado
DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA
2 Etapa: Registro
RESPONSABL ACTIVIDADES
E
NO
Encargado de Registra en el
Anota en el Indice
archivo Sistema
de Expedientes, el
(E.A) 1 Informtico el
nombre completo
2
nombre y
N del empleado y
nmero de
O nmero de cdula.
cdula del
empleado
Indice de
expedientes
DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA
3 Etapa: Codificacin
RESPONSABL ACTIVIDADES
E
Encargado de
Anota en el Repite el
Sistema proceso por
Informtico el cada
cdigo para cada expediente que
expediente como: ingrese.
ACTUAL.
Archivo
(E.A)
2 3
DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA
4 Etapa: Ordenacin
RESPONSABL ACTIVIDADES
E
Encargado de
archivo Agrupa los
expedientes ya Repite el
(E.A) 4 incluidos, de proceso por 5
acuerdo con su cada
nmero de expediente que
cdula ingrese.
DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA
5 Etapa: Archivo
RESPONSABL ACTIVIDADES
E
Encargado de
archivo
Toma cada Archiva los
(E.A)
5 grupo de expedientes por
FIN
expedientes nmero de
distribuidos por cdula
nmero de
cdula
Anaqu
el
Ncd
ula