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INSTRUCTIVO DE BUENAS PRCTICAS EN EL USO DE CORREO

ELECTRNICO

1. Consultar peridicamente la cuenta.

Cada vez que se crea una cuenta de correo lo que se hace es habilitar un
espacio o buzn donde poder almacenar el correo dirigido a esa cuenta hasta que
el usuario elimine ese mensaje o lo descargue localmente a su computador a
travs del programa gestor de correo Outlook, esto se realiza de forma automtica
cada vez que iniciamos el programa Outlook. Normalmente, estos buzones se
crean con una capacidad mxima, aunque esta cantidad puede variar. En
cualquier caso, si un buzn llega a llenarse, es decir, completa su capacidad
mxima, dejar de recibir mensajes y comenzar a devolverlos a los remitentes
respectivos.

Por lo tanto, la principal tarea a la hora de gestionar una cuenta de email es


descargar el correo con una periodicidad frecuente, con el fin de evitar que el
buzn se llene. Esto implica borrar los correos que ya no se necesitan, y
posteriormente vaciar la carpeta de Elementos Eliminados.

2. Limitar el uso del Webmail (en implementacin).

Webmail es un servicio que nos permitir utilizar el email a travs de la propia


web, es decir, sin descargar el correo electrnico localmente. Es el sistema
empleado por la mayora de servicios de email. Tiene la ventaja de que se puede
consultar desde cualquier computador conectado a Internet sin necesidad de otros
programas auxiliares como Outlook, pero tambin presenta otras caractersticas
que hacen que no sea la opcin ms adecuada para la mayora de los casos:

En primer lugar, cuando consultamos nuestra cuenta a travs de webmail


los mensajes no se descargan localmente, sino que siguen estando en el
servidor virtual (es decir, ocupando espacio en Internet), lo cual limita su
capacidad como espacio virtual a cada buzn.
Cuando empleamos Webmail tenemos que tener en cuenta que los
mensajes pueden no estar almacenados solamente en la denominada
Bandeja de entrada (inbox). Si escribimos mensajes desde Webmail,
stos tambin se almacenarn en una carpeta de Elementos enviados
virtual. Adems, cuando eliminamos un mensaje, ste no desaparecer del
servidor inmediatamente sino que ir tambin a otra carpeta virtual
Papelera de reciclaje, de donde debemos eliminarlos definitivamente. Es
decir, que aunque nuestra Bandeja de entrada de mensajes aparezca
vaca, la cuenta puede igualmente estar llena.
Finalmente, como se ha indicado, este servicio permite mantener slo una
limitada cantidad de emails, por lo que recomendamos no hacer un uso
exclusivo de l, sino que se utilice como un complemento del uso
normal a travs de Outlook para aquellas ocasiones (viajes, trabajo en
casa, etc.) en las que se nos haga indispensable acceder a nuestra cuenta
desde un ordenador que no es el habitual y borrar a menudo carpetas y
papeleras.

3. Reducir el tamao de los archivos adjuntos

Los adjuntos son aquellos archivos digitales que se envan junto con un
determinado mensaje de email. Si bien un mensaje de texto apenas tendr un
tamao de un par de Kb, un adjunto, por el contrario, podra tener cualquier
tamao, incluso varias Mb. Cuando enviamos un archivo adjunto debemos
procurar que ste no tenga un tamao excesivo con el fin de no saturar el trfico.
Una recomendacin bsica es enviarlos comprimidos en .zip. Otra
recomendacin sera no abusar del envo y reenvo de adjuntos, ya que la
abundancia de stos hace que los buzones se bloqueen y se llenen muy pronto.
Las diapositivas en Power Point reenviados han ralentizado a veces los
servidores en cuestin de horas.

4. No utilizar adjuntos en mensajes a listas de correo

Las listas de correo permiten enviar de una sola vez un mensaje a un


nmero indeterminado de direcciones o usuarios. Si utilizamos este tipo de listas,
no debemos enviar en los mensajes o circulares ficheros adjuntos de gran
tamao. Un envo de un mensaje muy pesado a una lista con un nmero
significativo de direcciones crear una carga tal que podra llegar a bloquear el
servidor, generando una gran cola de correos cuyo reparto sera muy lento y
dificultoso. El tamao mximo permitido para un correo, incluyendo documentos
adjuntos, solamente es de 10 MB.

5.Recomendaciones especiales para el envo de correos a gran nmero de


usuarios (Instructivos, Informativos, etc).

En algunos momentos del ao, por ejemplo, las Navidades, se realizan


envos masivos de circulares y saludos navideos a los usuarios y se multiplican
descontroladamente los procesos solicitados simultneamente al servidor,
llegando a dificultar su normal funcionamiento.

Dos recomendaciones para impedir las cadas del servidor que a nadie
benefician:
Una, eliminar mensajes masivos innecesarios.
Y Dos, bajar sensiblemente el peso de sus mensajes.
6.- Uso Correo Institucional.

Tenga presente que la direccin e-mail institucional esta destinada


principalmente para uso laboral; cualquier otro tipo de uso, debiera hacerse a
travs de correo particular. Todos los correos son grabados, respaldados y
grabados en una carpeta comn, incluso aquellos que Ud elimine de su carpeta
local.

7.- Evite dar su correo electrnico a menos que sepa quien lo usar.

Una direccin de correo mal utilizada puede ser utilizada para generar
Spam, caer en Listas Negras, etc.

8.- Nunca compre productos publicitados a travs de correo electrnico no


solicitado, ignore las ofertas por muy atractivas que sean.

En este mbito los correos no ofrecen ninguna seguridad, nunca revele


nmeros de cuentas, datos personales, nmeros de tarjetas de crdito, etc..

9.- No enve datos personales como claves de acceso o cuentas bancarias


por correo electrnico.

Los bancos, instituciones financieras, etc. nunca solicitan esta informacin


a sus clientes a travs de este medio, podra ser victima de una estafa.

10.-Nunca abra un correo si no conoce al remitente.

Podra ser victima de ataque de virus, gusanos o spywares que se podran


alojar en su equipo, y peor an, desde ah transferirse a toda la red.

11.-Nunca responda al SPAM

Esto solamente servir para demostrar que su cuenta de correo est activa.