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H. AYUNTAMIENTO DE VERACRUZ, VER.

SUB SUBDIRECCIN DE PATRIMONIO


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha 21/09/2017
Pgina 1 de 48

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DE LA
SUBDIRECCIN DE
PATRIMONIO MUNICIPAL 2017.

Elaboro: Reviso: Autorizo:


Lic. Gnesis Paulina C.P. Daro Jimnez Lic. Ramn Poo Gil
Gaspar Maltez Romero
H. AYUNTAMIENTO DE VERACRUZ, VER. SUB SUBDIRECCIN DE PATRIMONIO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha 21/09/2017
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NDICE

Pg.
1. Presentacin ---------------------------------------------------------------------------------- 1

2. Introduccin ------------------------------------------------------------------------------------ 2

3. Antecedentes ----------------------------------------------------------------------------------- 3

4. Marco Jurdico -------------------------------------------------------------------------------- 4

5. Objetivo ------------------------------------------------------------------------------------------ 5

6. Misin ------------------------------------------------------------------------------------------- 6

7. Visin --------------------------------------------------------------------------------------------- 6

8. Valores-------------------------------------------------------------------------------------------- 7

9. Descripcin del Procedimiento --------------------------------------------------- -----9-10

10. Diagrama de Flujos-------------------------------------------------------------------10-46

11. Directorio------------------------------------------------------------------------------------47

12. Firmas de Autorizacin ------------------------------------------------------------------- 48

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1.- PRESENTACIN

El presente documento denominado Manual de Procedimientos de la


Subdireccin de Patrimonio es resultado del esfuerzo de sta administracin
por la prctica eficiente del buen gobierno. Este manual representa de forma
integral todos los procedimientos que realiza esta Subdireccin para la
eficiencia de los labores.

Esta Subdireccin de Patrimonio Municipal se suma al mejoramiento de los


procesos administrativos que permiten aplicar eficiente y oportunamente las
atribuciones y funciones encomendadas, as como mostrar las interacciones
entre cada componente administrativo que lo conforma.

As mismo manifestamos que el valor del presente manual se ve directamente


relacionado con las adecuaciones y actualizaciones que se le vayan haciendo,
con el fin de contribuir al desarrollo organizacional que suministre la
informacin estructural y funcional optima de sta unidad administrativa como
resultado de la evaluacin y adecuacin de la administracin pblica municipal.

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2.- INTRODUCCIN

De acuerdo a lo establecido por la Ley Orgnica Municipal y el Bando de


Gobierno para el Municipio Libre de Veracruz del H. Ayuntamiento de Veracruz,
Ver., quien tiene la obligacin legal de realizar la correcta administracin de los
bienes muebles municipales, es la Direccin de Administracin, quien delega
esta actividad a la Sub-direccin de Patrimonio Municipal, implicando para ello
todas las reas del Gobierno Municipal que directa o indirectamente se
relacionan entre s, estableciendo adems relacin continua y permanente con
las autoridades Estatales y Federales.

En esta Subdireccin de Patrimonio Municipal, se atiende lo relacionado con la


situacin jurdica, tcnica, geogrfica, de inspeccin ocular y de condiciones
fsicas de los bienes muebles propiedad del H. Ayuntamiento. Por las
actividades inherentes a esta Subdireccin, se hace necesario establecer un
manual descriptivo de los procedimientos internos, de fcil interpretacin y que
permita la rpida definicin de las actividades, funciones y caractersticas que
desarrollan el personal que en ella labora, dando adems agilidad y seguridad
a los asuntos relacionados con la propiedad municipal.

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3.- ANTECEDENTES

La historia del Ayuntamiento desde su creacin y su conformacin ha tenido la


necesidad de establecer mecanismos de control y administracin de los
recursos pblicos, con la finalidad de brindar un servicio oportuno de calidad,
eficiencia y eficacia.

Con la creciente demanda de servicios al interior, se hace necesario crear un


rea que centralice y tenga la visin de integrar sus fuerzas para generar la
sinergia necesaria para ser ms eficientes, con la finalidad de coordinar de
manera adecuada las Subdirecciones a su cargo para atender las solicitudes
de las distintas reas usuarias y as fomentar la productividad y promover el
uso racionalizado de los bienes muebles.

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4.- MARCO JURDICO

1. FEDERAL

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos


Ley General de Contabilidad Gubernamental

2. ESTATAL
Constitucin Poltica del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administracin y Enajenacin de
Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Cdigo Civil del Estado de Veracruz.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos para el Estado
Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Cdigo No.302 Hacendario Municipal para el Estado de Veracruz de
Ignacio de la llave.
Ley Orgnica del Municipio Libre

3. MUNICIPAL
Cdigo nmero 543 Hacendario para el municipio de Veracruz, Estado
de Veracruz de Ignacio de la llave.
Bando de Gobierno para el Municipio Libre de Veracruz

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5.-OBJETIVO

En el presente manual de procedimientos, se encontrar el objetivo que se va


alcanzar en cada procedimiento, el fundamento legal que los rige, las polticas de
operacin aplicables a cada uno, el desarrollo de las actividades, designacin de
los responsables de cada actividad y el diagrama de flujo que refleja la
operatividad grfica.

Este manual de procedimientos, deber servir para orientar a los servidores


pblicos municipales, al inicio de la Administracin 2018, para conocer los
alcances de sus responsabilidades, en el curso de su gestin, para el debido uso y
cuidado de los bienes muebles bajo su resguardo y al finalizar sus funciones, para
la entrega completa, requisitada y verificada de los bienes muebles a su cargo.

Asimismo, los enlaces de cada rea designados por el Director o responsables de


cada rea apoyan al personal de la Subdireccin de Patrimonio Municipal a
agilizar los procedimientos de alta, baja, transferencia, registro y resguardo de
todos los bienes muebles municipales.

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6.- MISIN
Dar seguimiento a la correcta administracin y utilizacin de los bienes muebles
(incluyendo el parque vehicular), de este H. Ayuntamiento de Veracruz, verificando
que sean adecuados para la operacin y cumplimiento de los objetivos de ste
mediante una gestin gil, oportuna, confiable, transparente y honesta.

7.- VISIN
Ser el rea integradora de los servicios al interior de la Administracin Pblica
realizados de manera transparente, simplificada, eficiente y confiable; a travs de
las cuales se podrn establecer las condiciones necesarias para el ptimo
desempeo de la misma.

8.- VALORES

Honestidad

Transparencia

Compromiso Social

tica

Lealtad

Equidad

Responsabilidad

Profesionalismo

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9.-PROCEDIMIENTOS:

9.1.- PROCEDIMIENTO DE ALTA DE UN BIEN MUEBLE.


Propsito: Alta de un bien mueble.- Se considera que un bien mueble
es dado de alta, cuando se efecta su registro en el Sistema de
Informacin Patrimonial (SIP) y la nica rea facultada para realizar ese
movimiento es la Subdireccin de Patrimonio Municipal.
Alcance: Todas las reas del H. Ayuntamiento de Veracruz.

1.-Las causas que dan origen a una alta de un bien mueble en el Sistema de
Informacin Patrimonial (SIP) son:
1. Compra
2. Donacin
3. Reposicin
4. Permuta o Adjudicacin
5. Cualquier otro acto (excepto comodato) que implique la transmisin
de la propiedad al H. Ayuntamiento de Veracruz.
2.-Sern sujetos de inventariar y registrar en el SIP, (Sistema de Informacin
Patrimonial) todos aquellos bienes muebles que se adquieran y que cumplan con
las condiciones establecidas en la Ley General de Contabilidad Gubernamental.
3.-Tratndose de bienes adquiridos con recursos federales, sern sujetos de
registro en el SIP, (Sistema de Informacin Patrimonial), como lo establecen los
lineamientos del Consejo Nacional de Armonizacin Contable (CONAC).
4.-Como parte del registro y para fines de control e identificacin de los bienes
muebles que forman parte del Inventario General de Bienes Muebles de este H.
Ayuntamiento, se les adherir una etiqueta oficial con un nmero o folio de
inventario nico e irrepetible, que se pondr en piezas fijas, de manera visible y
que no afecte su funcionamiento. La Subdireccin de Patrimonio Municipal ser la
nica facultada para expedir y asignar el nmero de inventario de los bienes
muebles ya citados.
5.-Los bienes muebles propiedad de este H. Ayuntamiento sern inventariados y
registrados en el SIP (Sistema de Informacin Patrimonial), siempre y cuando
estn respaldados por facturas, convenios o documentos legales que garanticen la
legtima propiedad del mismo y que describan sus caractersticas como concepto,
importe, color, material, nmero de serie, modelo, marca, tipo, tamao, capacidad,
etc.

6.-El registro de los bienes muebles propiedad de este H. Ayuntamiento en el


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Sistema de Informacin de Inventarios (SIP) debern incluir por lo menos los


siguientes datos de identificacin:

Nombre genrico del bien mueble,


Nmero de Factura,
Fecha de Adquisicin,
Nombre del proveedor,
Costo Unitario,
Marca,
Modelo (si se incluye desde la fabricacin),
Color (el predominante en el bien mueble),
Medida, capacidad, peso o contenido (cuando ello marca una diferencia
entre bienes homogneos),
No. de serie (si se incluye desde la fabricacin),
Estado fsico del bien mueble,
Nombre del usuario directo que tenga a su cargo el bien mueble,
rea donde se encuentra fsicamente el bien mueble,
Nmero de Inventario.

7.-Los bienes muebles sern registrados en el Sistema de Informacin Patrimonial


(SIP) a valor de adquisicin.
8.-Tratndose de bienes muebles cuyo valor de adquisicin no se encuentren
determinados, el H. Ayuntamiento de Veracruz les asignar un valor de acuerdo a
la normatividad aplicable.
9.- Las cdulas de control interno se debern elaborar de manera individual
(tratndose de bienes muebles de bajo costo).

ANEXO I
Manual de Procedimientos.

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Subdireccin de Patrimonio Municipal.


Manual de Procedimientos
Procedimiento: ALTA DE BIENES Clave:
Procedimientos PR-SPM-AB-01

Nombre: Alta de Fecha:


Bienes 27/09/2017
Versin: 1.0
Objetivo: Dar de alta los bienes muebles a cargo de este H.
Pgina: 1 de 1
Ayuntamiento de
Direccin: Administracin Veracruz en el Sistema de Informacin Patrimonial
rea Responsable: Subdireccin (SIP).
de Patrimonio
Frecuencia: Municipal
Peridica.
DescripcinNormas
de Actividades
Paso Responsable Actividad Documento de
Elabor: Revis: Autoriz: Fecha:
Trabajo (clave)

1 Recepcionista Se recibe la solicitud de ingreso al SIP (alta) de a)Oficio


(de acuerdo al la Direccin de Servicios Generales, b)Copia de la
nuevo organigrama Equipamiento y Abastecimiento, siendo la nica Factura
es secretaria) rea facultada para desarrollar esta funcin, la c) Salida de
recepcionista verificaIIque la documentacin este
ANEXO Almacn
completa.

Condicionante si o No
2
El analista realiza la verificacin fsica del bien
mueble y hace constar los datos de la factura
Auxiliar 1.- Importe unitario Formato de
Administrativo 2.-Marca, Alta
3.-Modelo (si se incluye desde la fabricacin),
4.-Estructura general de fabricacin,
Color (el predominante en el bien),
5.-Medida, capacidad, peso o contenido (cuando
ello marca una diferencia entre bienes
homogneos),
6.-No. De serie (si se incluye desde la
fabricacin)

Condicionante si o No

3 Pegar la etiqueta con el folio correspondiente, en


Auxiliar
un lugar visible, toma foto.
Administrativo
1.- Se Captura el bien mueble en el SIP ( Etiqueta del
4 Sistema De Informacin Patrimonial) folio
Auxiliar
2.- Se asigna al inventario correspondiente.
Administrativo
3.- Se asigna el usuario del bien mueble.
4.- Se Importa la foto al sistema. Impresin de
Resguardo

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ANEXO III

9.1.1. Diagrama de flujo del Clave: PR-SPM-AB-01


Procedimiento de Alta Fecha: 27/09/2017
Versin: 1.0
Pgina: 1 de 1
Direccin: Administracin rea Responsable: Subdireccin de Patrimonio
Municipal
Diagrama de flujo

INICIO

Se recibe la
Recepcionista solicitud de Alta Oficio
1 Copia de Factura
Salida de Almacn

Auxiliar Se captura la
2 Resguardo
Administrativo informacin en el
incompleto
SIP

Se realiza la
Auxiliar verificacin fsica del
Administrativo bien y se completa
3 la informacin del
resguardo

Se pega la
Auxiliar
etiqueta con el
Administrativo
folio Etiqueta
4 correspondiente y
se toma la foto

Se captura la
Auxiliar informacin y se Resguardo
Administrativo importa la foto al Completo
5 sistema.

FIN

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ANEXO IV
9.1.2. Formatos de Procedimiento de Clave: PR-SPM-AB-01
alta. Fecha: 28/09/2017
9.1.2.2 Etiqueta Versin: 1.0
Pgina: 1 de 1
Direccin: Direccin de Administracin rea Responsable: Subdireccin de Patrimonio
Municipal
Formatos

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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ANEXO V.

9.1.2. Formatos de Procedimiento de Clave: PR-SPM-AB-01


alta. Fecha: 27/09/2017
9.1.2.3. Formato de Resguardo de Versin: 1.0
Bienes Muebles Pgina: 1 de 1
Direccin: Direccin de Administracin rea Responsable: Subdireccin de Patrimonio
Municipal
Formatos

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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9.2 Procedimiento: Resguardo de Bienes Muebles


Propsito: La Subdireccin de Patrimonio Municipal ser la responsable
de elaborar un resguardo individual, por cada bien mueble que se
encuentra registrado en el SIP y que conforma el Inventario General de
Bienes del H. Ayuntamiento de Veracruz.

Alcance:. Subdireccin de Patrimonio Municipal y todas las reas del


Ayuntamiento de Veracruz.
Polticas y Normas de Operacin:
1.-El resguardo de bienes muebles, tiene por objeto controlar la asignacin de
los bienes muebles a los servidores pblicos.

2.-El resguardo de bienes muebles, consistir en una cdula que contendr los
datos relativos al registro del bien, fotografa del mismo, as como nombres y
firmas del Subdirector de Patrimonio Municipal, del titular del rea en donde
est asignado y del servidor pblico que sea usuario directo del bien mueble.

3.-El resguardo de bienes muebles, implica la obligacin del servidor pblico


de custodiar, conservar y dar buen uso al bien asignado, en caso de extravo o
robo por causas imputables o negligencia del resguardatario, ste ser
responsable de su reposicin o resarcimiento de algn dao y/o perjuicio
causado, independientemente de las responsabilidades a que haya lugar.

4.-Los Titulares, Directores, Subdirectores, Jefes de Departamento o


Coordinadores Administrativos estn obligados a notificar a la Subdireccin de
Patrimonio Municipal los cambios que se originen por movimientos de personal
y/o ubicacin fsica o reasignacin interna de los bienes.

5.-Ser responsabilidad de la Subdireccin de Patrimonio Municipal, realizar en


el SIP la actualizacin de los resguardos, as como su impresin y remisin a
las diferentes reas, para recabar las firmas correspondientes.

6.-Las Unidades Administrativas tendrn la obligacin de regresar a la


Subdireccin de Patrimonio Municipal los resguardos debidamente firmados en
un plazo no mayor a 3 das hbiles contados a partir de la fecha de recepcin
de los mismos.

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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ANEXO I

Manual de Procedimientos

Subdireccin de Patrimonio Municipal.


Manual de Procedimientos
Procedimientos
Nombre: Resguardo de Bienes Muebles.
Objetivo: Controlar la asignacin de los bienes muebles a
los Servidores Pblicos pertenecientes a este H. Ayuntamiento de Veracruz.
Frecuencia: Peridica.
Normas

Elabor: Revis: Autoriz: Fecha:

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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ANEXO II

9.2 Procedimiento: Resguardo de Bienes Clave: PR-SPM-RBM-01


Muebles Fecha: 27/09/2017
Versin: 1.0
Pgina: 1 de 1
Direccin: Direccin de Administracin rea Responsable: Subdireccin de Patrimonio
Municipal
Descripcin de Actividades
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(clave)

Auxiliar Administrativo Impresin del Alta en el sistema a) Resguardo


1

Envo del Resguardo a Firma del a)Resguardo


2 Auxiliar Administrativo Encargado del rea y del Usuario. b)Oficio

3 Verifica los datos del Resguardo, Firma el a)Resguardo


rea interesada
resguardo y lo devuelve mediante oficio. b)Oficio

4 Verifica las firmas, recibe el oficio, saca


Recepcionista a) Resguardo
las copias correspondiente y entrega el
resguardo para su escaneo y archivo. b)Oficio

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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ANEXO III

9.2.1 Diagrama de Flujo : Clave: PR-SPM-RBM-01


Resguardo de Bienes Muebles Fecha: 27/09/2017
Versin: 1.0
Pgina: 1 de 1
Direccin: Direccin de rea Responsable: Subdireccin de
Administracin Patrimonio Municipal
Diagrama de flujo

INICIO

Resguardo

Envo de resguardo
para firma del Usuario
Oficio
Auxiliar 1 Resguardo
Administrativo

Verifica los datos del


Resguardo y lo Oficio
Usuario 2 Resguardo
devuelve con oficio

Verifica firmas, recibe


oficio, saca las copias Resguardo
Recepcionista correspondientes
3

Escaneo de
Auxiliar Resguardo y Archivo
Administrativo
4

FIN

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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ANEXO IV

9.2.2. Clave: PR-SPM-RBM-01


Formato de Resguardo de Bienes Fecha: 27/09/2017
Muebles Versin: 1.0
Pgina: 1 de 1
Direccin: Direccin de rea Responsable: Subdireccin de Patrimonio
Administracin Municipal
Formato

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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9.3 Procedimiento: Constancia de No Adeudo


Propsito: La Subdireccin de Patrimonio Municipal ser la responsable de
garantizar que los bienes muebles siempre se encuentren debidamente
resguardados.

Alcance:.Subdireccin de Patrimonio Municipal y Subdireccin de Recursos,


Tesorera Municipal.
Polticas y Normas de Operacin:
1.- Como parte del Procedimiento de Finiquito de la Subdireccin de Recursos
Humanos, la Subdireccin de Patrimonio Municipal, tiene la obligacin de notificarle al
rea, que el interesado que realiza el trmite, no tiene bienes bajo su resguardo.

ANEXO I

Manual de Procedimientos.

Subdireccin de Patrimonio Municipal.


Manual de Procedimientos
Procedimientos
Nombre: Constancia de No Adeudo.
Objetivo: Verificar que el Servidor Pblico que sea
finiquitado, no tenga bajo su resguardo bienes muebles.
Frecuencia: Peridica.
Normas

Elabor: Revis: Autoriz: Fecha:

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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ANEXO II

9.3. Procedimiento: Constancia de No Clave: PR-SPM-CNA-01


Adeudo Fecha: 27/09/2017
Versin: 1.0
Pgina: 1 de 1
Direccin: Direccin de Administracin rea Responsable: Subdireccin de Patrimonio
Municipal
Descripcin de Actividades
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(clave)
El interesado en tramitar su constancia
Recepcionista de No Adeudo, se presenta con el
1 formato, expedido por Recursos Constancia de No Adeudo
Humanos y con la firma de su Jefe
inmediato.
Auxiliar
2 Administrativo Se verifica en el SIP, los bienes bajo su
resguardo.

Recepcionista A) En caso de tener bienes a su


3 resguardo, se le solicita un oficio donde
se asigne a otro usuario los bienes.

B) En caso de no haber bienes bajo su


Subdirector de resguardo, el Titular de la Subdireccin,
4
Patrimonio Municipal firma la Carta de no Adeudo y la misma
sigue su trafico.

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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ANEXO III

9.3.1. Diagrama de Flujo: Clave:


Constancia de No Adeudo PR-SPM-CNA-01
Fecha: 27/09/2017
Versin: 1.0
Pgina: 1 de 1
Direccin: Direccin de rea Responsable: Subdireccin de Patrimonio
Administracin. Municipal.
Diagrama de flujo

INICIO

Se recibe la
Recepcionista 1 Constancia de No
Adeudo Expedida Constancia de
por Recursos No Adeudo
Humanos

2.1
Si tiene bienes
Verifica en el SIP, SI bajo su Reguardo
Auxiliar 2 los bienes bajo no se firma la
Administrativo Resguardo Carta de No
Adeudo

NO
Transferencia de
Auxiliar
Administrativo 3
No tiene bienes Bienes a otro 2.2
bajo su resguardo Usuario

Firma del
Subdirector de Subdirector de Impresin, Firma
Recursos 4 Patrimonio de Resguardo del 2.3
Humanos Municipal nuevo Usuario.

Se entrega al
interesado la
Recepcionista 5 Constancia de No
Adeudo, para que
siga su curso

Elaboro: FIN
Reviso: Autorizo:
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Gaspar Maltez Romero
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ANEXO IV

9.3.2. Formato: Constancia de Clave: PR-SPM-CNA-01


No Adeudo Fecha: 27/09/2017
Versin: 1.0
Pgina: 1 de 1
Direccin: Direccin de rea Responsable: Subdireccin de
Administracin. Patrimonio Municipal.
FORMATO

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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9.4 PROCEDIMIENTO: LEVANTAMIENTO FSICO VERIFICACIN

Propsito: El levantamiento fsico, es el acto mediante el cual se


realizar la inspeccin fsica de los bienes muebles en el lugar donde se
encuentran ubicados, verificando sus datos de identificacin y
obteniendo el reporte de su existencia, estado fsico actual y; derivado
de ello si es el caso, actualizar los resguardos correspondientes.

Alcance: Subdireccin de Patrimonio Municipal y todas las reas del


Ayuntamiento de Veracruz.
Polticas y Normas de Operacin:
1.-El proceso del levantamiento fsico de inventarios se iniciar tomando como
base los registros de los bienes muebles contenidos en el SIP.

2.-Los levantamientos fsicos se debern realizar por lo menos dos veces al


ao, y para tal efecto la Subdireccin de Patrimonio Municipal notificar
previamente y por escrito al rea sujeta de revisin la fecha y hora en que se
llevaran a cabo.

3.-Los Titulares de las reas debern designar personal a su cargo para que
durante el proceso de Levantamiento Fsico de Inventario, brinden todas las
facilidades necesarias al personal comisionado del rea de Patrimonio.

4.-Al concluir el proceso, se levantar un acta en la cual se dar por terminada


la revisin, misma que ser firmada por las personas que intervinieron en la
verificacin y los titulares de las reas administrativas correspondientes; en
dicha acta se asentarn los bienes que fueron objeto de revisin, as como los
hallazgos que se presenten en el desarrollo del levantamiento fsico, incluyendo
los faltantes, sobrantes, bienes que por su estado fsico se consideren
obsoletos y cualquier otra anomala.

5.-En caso de observaciones por faltantes, el titular del rea contar con un
plazo de 3 das hbiles para realizar las aclaraciones pertinentes, con la
muestra fsica del bien o en su caso con el soporte documental
correspondiente; transcurrido el plazo si el rea no ha efectuado aclaracin

Elaboro: Reviso: Autorizo:


Lic. Gnesis Paulina C.P. Daro Jimnez Lic. Ramn Poo Gil
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alguna, se turnara copia del acta a la Contralora Municipal y al rea de


Asuntos Legales para los efectos de responsabilidad correspondientes.

ANEXO I
Manual de Procedimientos.

Subdireccin de Patrimonio Municipal.


Manual de Procedimientos
Procedimientos
Nombre: Levantamiento Fsico Verificacin
Objetivo: Verificar cada periodo de tiempo el estado actual
de los bienes muebles dados a las reas de este H. Ayuntamiento de Veracruz,
revisando sus datos y su existencia fisica.
Frecuencia: Peridica.
Normas

Elabor: Revis: Autoriz: Fecha:

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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ANEXO II

9.4. Procedimiento: Clave: PR-SPM-VLF-01


Verificacin o Levantamiento Fecha: 27/09/2017
Fsico Versin: 1.0
Pgina: 1 de 1
Direccin: Direccin de rea Responsable: Subdireccin de Patrimonio
Administracin Municipal
Descripcin de Actividades
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo (clave)

Se genera un oficio y se a) Oficio


1 Secretaria enva a las reas,
notificando el da y la
hora de la revisin

Auxiliar Se realiza la inspeccin, a)Inventario


2 Administrativo con personal de apoyo
del rea.

Se llena un formato de
3 Auxiliar
Administrativo revisin, se marcan los a)Inventario
bienes que fueron objeto b)Formato de Revisin
de revisin , as como los
faltantes, sobrantes,
bienes que por su estado
fsico se consideren
obsoletos y cualquier otra
anomala, lo firman el
personal que realizo la
revisin.
Auxiliar Se le avisa al rea va
4 Administrativo oficio las observaciones a) Oficio
de su inventario, para su
conocimiento y tramites. Resguardo

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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ANEXO III

9.4.1 Clave: PR-SPM-VLF-01


Diagrama de Flujo: Fecha: 27/09/2017
Verificacin o Levantamiento Versin: 1.0
Fsico Pgina: 1 de 1
Direccin: Direccin de rea Responsable: Subdireccin de Patrimonio
Administracin Municipal
Diagrama de flujo
INICIO

Notificar al rea el
Auxiliar da y la hora de la
Administrativo 1 Oficio
revisin.

Auxiliar Se realiza la
Administrativo y revisin con
personal de personal de apoyo Inventario
2
Enlace del rea

Se llena formato
Auxiliar de revisin fsica
3 Formato de Revisin
Administrativo de inventario

Auxiliar Se informa al rea


4 revisada, las
Administrativo
observaciones. Oficio

FIN
FIN

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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ANEXO IV

9.4.2. Formato de Levantamiento Clave: PR-SPM-VLF-01


fsico de inventario Fecha: 27/09/2017
5.4.2.1 Inventario Versin: 1.0
Pgina: 1 de 1
Direccin: Direccin de rea Responsable: Subdireccin de
Administracin. Patrimonio Municipal.
FORMATO

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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ANEXO V

9.4.2. Formato de Levantamiento Clave: PR-SPM-VLF-01


Fsico de Inventarios. Fecha: 27/09/2017
9.4.2.2. Formato de Faltantes y Versin: 1.0
Sobrantes Pgina: 1 de 1
Direccin: Direccin de rea Responsable: Subdireccin de
Administracin. Patrimonio Municipal.
FORMATO

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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9.5. Transferencia de Bienes


Propsito: Las transferencias de bienes slo se reflejarn en el
Inventario, cuando medie oficio detallando brevemente el bien a
transferir (Nm. Inventario, subclase, modelo y color), firmado por los
titulares de las Unidades Administrativas involucradas

Alcance:. Subdireccin de Patrimonio Municipal y todas las reas del


Ayuntamiento de Veracruz.
Polticas y Normas de Operacin:
1.-El Personal de la Subdireccin de Patrimonio Municipal, elaborar el
Formato de Transferencia correspondiente y comprobar mediante inspeccin
fsica la ubicacin del bien transferido.

2.-El personal de la Subdireccin de Patrimonio Municipal realizar los


movimientos correspondientes en el SIP, generar la nueva cdula de
resguardo y la enviar para su firma al rea correspondiente.

ANEXO I

Manual de Procedimientos.

Subdireccin de Patrimonio Municipal.


Manual de Procedimientos
Procedimientos
Nombre: Transferencia de Bienes.
Objetivo: Transferir los bienes muebles que as lo soliciten
las diferentes reas de este H: Ayuntamiento.
Frecuencia: Peridica.
Normas

Elabor: Revis: Autoriz: Fecha:

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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ANEXO II

9.5.1Procedimiento: Transferencia de Clave: PR-SPM-TB-01


Bienes
Fecha: 27/09/2017
Versin: 1.0
Pgina: 1 de 1
Direccin: Direccin de rea Responsable: Subdireccin de
Administracin Patrimonio Municipal
Descripcin de Actividades

Paso Responsable Actividad Documento de


Trabajo (clave)

1 Recepcionista Se recibe la solicitud en oficio del


rea que desea hacer la a) Oficio de solicitud
transferencia del bien a otro de transferencia
inventario. (Debe llevar las dos
firmas. La firma del que recibe y la
firma del que transfiere)
2 Auxiliar
Administrativo Se realiza la transferencia en el
SIP de un inventario, a otro. a)Resguardo
3 Auxiliar
Administrativo Se imprime el resguardo con los
nuevos datos

4 Auxiliar Se enva el resguardo a firma del a) Resguardo


Administrativo nuevo Usuario b)Oficio

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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ANEXO III

9.5.1 Clave: PR-SPM-TB-01


Diagrama de Flujo: Transferencia de Fecha: 27/09/2017
Bienes Versin: 1.0
Pgina: 1 de 1
Direccin: Direccin de rea Responsable: Subdireccin de
Administracin Patrimonio Municipal
Diagrama de flujo

INICIO

Se recibe la solicitud
Recepcionista 1 de transferencia Oficio

Se realiza la
Auxiliar transferencia en el
Administrativo 2 Resguardo
SIP

Auxiliar Se enva un oficio con


Administrativo 3 el Resguardo con Oficio
nuevo usuario Resguardo

Recepcionista Se recibe resguardo, se


y Auxiliar escanea y se archiva.
Administrativo 4 Oficio

FIN

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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ANEXO IV

9.5.2. Formato: Resguardo Clave: PR-SPM-TB-01


Fecha: 27/09/2017
Versin: 1.0
Pgina: 1 de 1
Direccin: Direccin de rea Responsable: Subdireccin de
Administracin. Patrimonio Municipal.
FORMATO

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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9.6 Transferencia de Bienes Muebles propuestos para baja a la Bodega


Propsito:
Las reas podrn solicitar la baja de bienes muebles de sus inventarios cuando
se encuentren en cualquiera de los siguientes supuestos:
I. Cuando ya no le son tiles para el desarrollo de sus funciones
II. Cuando se encuentran deteriorados por el uso y su reparacin
resulta incosteable.

Alcance:. Subdireccin de Patrimonio Municipal y todas las reas del


Ayuntamiento de Veracruz.
Polticas y Normas de Operacin:
Para Autorizar la transferencia del bien mueble a la bodega, deber
encontrarse en mal estado de uso o funcionamiento y dictaminado por
especialistas.
1.-Para Equipo de cmputo, el Dictamen Tcnico corresponde a la Direccin de
Innovacin y Gobierno Electrnico.
2.- Para todos los dems Bienes Muebles, el Dictamen Tcnico lo realiza la
Subdireccin de Servicios Generales.

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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ANEXO I

Manual de Procedimientos.

Subdireccin de Patrimonio Municipal.


Manual de Procedimientos
Procedimientos
Nombre: Transferencia de Bienes Muebles propuestos para
baja a la Bodega.
Objetivo: Transferir los bienes muebles propuestos para
baja que as lo soliciten las diferentes reas de este H: Ayuntamiento.
Frecuencia: Peridica.
Normas

Elabor: Revis: Autoriz: Fecha:

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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ANEXO II

9.6. Procedimiento: Transferencia de Clave: PR-SPM-TBMB-01


Bienes muebles a la bodega, Fecha: 27/09/2017
propuestos a baja. Versin: 1.0
Pgina: 1 de 2
Direccin: Direccin de rea Responsable: Subdireccin de
Administracin Patrimonio Municipal
Descripcin de Actividades
Paso Responsable Actividad Documento de
Trabajo (clave)
1 rea Interesada Solicitar dictamen tcnico que
en dar de Baja de autorice la transferencia del bien
su inventario un mueble, a la bodega de
bien mueble.
Patrimonio.

1.- Equipo de de computo.-


Direccin de Innovacin y
gobierno electrnico.

2.- Mobiliario en general.-


Subdireccin de Servicios
Generales.

2 Direccin de Analizan, revisan y emiten el


Innovacin y Dictamen Tcnico y se lo envan al
gobierno rea interesada en dar el bien de
electrnico. baja de su inventario
Y/o Subdireccin
de Servicios
Generales.

a) Oficio
b)Dictamen tcnico
Se recibe del rea interesada en
Recepcin dar de baja de su inventario el
Elaboro: Reviso: Autorizo:
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3 bien, el dictamen tcnico emitido


por Direccin de Innovacin y
gobierno electrnico y/o
Subdireccin de Servicios
Generales. Y la solicitud de baja.
a)Recibo
Se reciben los muebles en la
Auxiliar bodega de Patrimonio,
4 Administrativo 1)Se toma foto
2)Se extiende un recibo, donde
firman las dos partes, quien recibe
y quien entrega.

Se realiza la transferencia en el
SIP al inventario no. 69 ( Bodega
5 Auxiliar de patrimonio) ubicada en la
Administrativo Avenida Morelos sin nmero,
Colonia Centro o en la Avenida
Gaviota sin nmero en la Colonia
Buena Vista de esta Ciudad.

a) Resguardo
Se imprime el resguardo de
bodega, se archiva con el recibo
Auxiliar
6 Administrativo de entrega del bien

Elaboro: Reviso: Autorizo:


Lic. Gnesis Paulina C.P. Daro Jimnez Lic. Ramn Poo Gil
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ANEXO III

9.6.1 Clave: PR-SPM-TBMB-01


Diagrama de Flujo: Transferencia de Fecha: 27/09/2017
bienes muebles a la bodega, Versin: 1.0
propuestos para baja. Pgina: 1 de 1
Direccin: Direccin de rea Responsable: Subdireccin de
Administracin. Patrimonio Municipal.
Diagrama de flujo

INICIO

Se recibe el
Recepcionista Dictamen Tcnico
Oficio
1 del rea

Se recibe el bien el
Auxiliar la bodega de Recibo de bodega
Administrativo Patrimonio y foto del bien
2

Se realiza la
Auxiliar transferencia en el
Administrativo 3 SIP, al inventario
69

Se imprime el
Auxiliar
resguardo de bodega Resguardo
Administrativo
y se archiva en el 69
4

FIN

Elaboro: Reviso: Autorizo:


Lic. Gnesis Paulina C.P. Daro Jimnez Lic. Ramn Poo Gil
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ANEXO IV

9.6.2 Clave: PR-SPM-TBMB-01


Formato: Bienes muebles Fecha: 27/09/2017
propuestos para baja en la bodega a Versin: 1.0
cargo de esta Direccin. Pgina: 1 de 1
Direccin: Direccin de rea Responsable: Sub Direccin de
Administracin Patrimonio Municipal
Formato

Elaboro: Reviso: Autorizo:


Lic. Gnesis Paulina C.P. Daro Jimnez Lic. Ramn Poo Gil
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9.7. Procedimiento: Elaboracin del Libro de Inventarios de Bienes


Muebles
Propsito: El resultado de todos los procedimientos, es la clara
conformacin e integracin de los inventarios, de manera ordenada.
Alcance:. Subdireccin de Patrimonio Municipal y todas las reas del
Ayuntamiento de Veracruz.
Polticas y Normas de Operacin:

El libro de inventario deber de ser formulado por el Sndico y aprobado por el


Cabildo en la primera sesin del mes de Enero; concurrirn a su formulacin el
Presidente Municipal, la Regidura que lleve la Comisin de Hacienda y
Patrimonio Municipal y el Tesorero.
Una vez aprobado el libro de inventario por el Cabildo; se extender por
triplicado, y quedar un ejemplar en el archivo municipal, uno en la Tesorera y
el otro se remitir al Congreso del Estado acompaado de un oficio que emite
la Secretara del H. Ayuntamiento en donde se certifica la aprobacin del
Cabildo y un oficio firmado por el Alcalde en donde expresa que derivado de
dicha aprobacin, el libro de inventario se remitir al Congreso del Estado.

El libro de Inventario deber contener todas sus fojas tiles debidamente


foliadas y deber seguir este orden:
1.- El color y diseo de la pasta del Libro de Inventario ser a criterio del
Director de Patrimonio Municipal.
2.-La foja 1 contiene el escudo de la administracin en turno.
3.-La foja 2 contiene las firmas del Alcalde, la Regidura que lleve la
Comisin de Hacienda y Patrimonio Municipal, el Sndico y el Tesorero quienes
certifican el Libro de Inventario as como el total de sus fojas tiles
debidamente firmadas y selladas.
4.-La foja 3 contiene el ndice del Libro de Inventario.
5.-Las fojas restantes sern en orden conforme al ndice y sern
distribuidas en dos tomos.
6.-En cuanto a las fojas que contengan bienes muebles estarn
debidamente selladas por La Direccin de Patrimonio Municipal.
7.-En cuanto al Padrn Vehicular; todas sus fojas estarn debidamente
selladas por la Direccin de Control Vehicular.
8.-Respecto al rubro de bienes inmuebles propiedad del H. Ayuntamiento
de Veracruz; todas sus fojas estarn debidamente selladas por la Direccin de
Elaboro: Reviso: Autorizo:
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Gaspar Maltez Romero
H. AYUNTAMIENTO DE VERACRUZ, VER. SUB SUBDIRECCIN DE PATRIMONIO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha 21/09/2017
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Planeacin Catastral.

Al finalizar la Administracin en turno; deber dejar a la Administracin entrante


un ejemplar completo del Libro de Inventario as como en archivo electrnico
en CD

ANEXO I

Manual de Procedimientos

Subdireccin de Patrimonio Municipal.


Manual de Procedimientos
Procedimientos
Nombre: Elaboracin del Libro de Inventario de Bienes
Muebles
Objetivo: Cumplir con lo dispuesto en el articulo
Frecuencia: Peridica.
Normas

Elabor: Revis: Autoriz: Fecha:

Elaboro: Reviso: Autorizo:


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ANEXO II

9.7. Procedimiento: Elaboracin del Clave: PR-SPM-TBMB-01


libro de Inventario General Fecha: 27/09/2017
Versin: 1.0
Pgina: 1 de 2
Direccin: Direccin de rea Responsable: Subdireccin de
Administracin Patrimonio Municipal
Descripcin de Actividades
Paso Responsable Actividad Documento de
Trabajo (clave)
1 Personal de la Concluyendo la Segunda Revisin Inventarios
Subdireccin de de Inventarios, se realiza la
Patrimonio impresin de los cuatro tantos del
Municipal
total de Inventarios del H.
Ayuntamiento de Veracruz, para la
firma al margen y al calce de los
funcionarios responsables de cada
inventario.

2 Envo, trfico y recepcin de los


inventarios y Verificacin de firmas
de cada una de las reas.

3 Integracin de los libros en nmero


progresivo de inventario y dividido
en cuatro tantos.
Libro de Inventario
4 Llevar a encuadernar en la
imprenta autorizada.

Foliar y Sellar con el escudo oficial


5 del H. Ayuntamiento, a resguardo
de la Secretaria del Ayuntamiento.

6 Subdirector de Solicitar al Secretario del H. Oficio


Patrimonio Ayuntamiento que incluya en la
Municipal 1era. Sesin de Cabildo del mes
de enero la aprobacin del envo
del Inventario General al H.
Congreso del Estado.
7
Se remite para su revisin,
Elaboro: Reviso: Autorizo:
Lic. Gnesis Paulina C.P. Daro Jimnez Lic. Ramn Poo Gil
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autorizacin y firma al C. Sindico y


Regidor del Ramo.
8

9 Se celebra la Sesin de Cabildo,


para la aprobacin y el envo del Oficio
El C. Alcalde libro. Libro de Inventarios

El C. Alcalde Emite un Oficio


enviando el Libro al congreso del
Estado, dicho oficio deber estar
acompaado del Respectivo
acuerdo de Cabildo, todo en tres
tantos originales.

Elaboro: Reviso: Autorizo:


Lic. Gnesis Paulina C.P. Daro Jimnez Lic. Ramn Poo Gil
Gaspar Maltez Romero
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ANEXO III

9.7.1. Diagrama de Flujo: Clave: PR-SPM-TBMB-01


Elaboracin del libro de Inventario Fecha: 27/09/2017
General Versin: 1.0
Pgina: 1 de 2
Direccin: Direccin de rea Responsable: Subdireccin de
Administracin Patrimonio.
Diagrama de flujo

INICIO

Auxiliar 1 Impresin de los cuatro tantos


Administrativo del total de Inventarios, para su
Inventario
firma.
s

Envo, trfico y recepcin de los


Auxiliar inventarios y Verificacin de
Administrativo 2 firmas

Auxiliar Llevar a encuadernar en la imprenta


Administrativo autorizada.
3 Libro de inventarios

Auxiliar Foliar y Sellar con el escudo oficial


Administrativo 4 del H. Ayuntamiento

Sub Director de Solicitar 1era. Sesin de Cabildo


Patrimonio aprobacin del envo del Inventario
Municipal General al H. Congreso del Estado.

Elaboro: Reviso: Autorizo:


Lic. Gnesis Paulina C.P. Daro Jimnez Lic. Ramn Poo Gil
Gaspar Maltez Romero
H. AYUNTAMIENTO DE VERACRUZ, VER. SUB SUBDIRECCIN DE PATRIMONIO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha 21/09/2017
Pgina 1 de 48

Se remite para su revisin,


Auxiliar
autorizacin y firma al C. Sindico y
Administrativo
Regidor del Ramo.

Se celebra la Sesin de Cabildo,


para la aprobacin y el envo del Oficio
libro. Libro de Inventarios
El C. Alcalde Emite un Oficio
enviando el Libro al congreso del
Estado,

FIN

Elaboro: Reviso: Autorizo:


Lic. Gnesis Paulina C.P. Daro Jimnez Lic. Ramn Poo Gil
Gaspar Maltez Romero
H. AYUNTAMIENTO DE VERACRUZ, VER. SUB SUBDIRECCIN DE PATRIMONIO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha 21/09/2017
Pgina 1 de 48

DIRECTORIO

C.P. Daro Jimnez Romero


Director de Administracin
Tel.- 200-48-19 Ext. 619

Lic. Gnesis Paulina Gaspar Maltez.


Subdirectora de Patrimonio Municipal.
Tel.- 200-20-94 Ext. 194

Elaboro: Reviso: Autorizo:


Lic. Gnesis Paulina C.P. Daro Jimnez Lic. Ramn Poo Gil
Gaspar Maltez Romero
H. AYUNTAMIENTO DE VERACRUZ, VER. SUB SUBDIRECCIN DE PATRIMONIO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha 21/09/2017
Pgina 1 de 48

FIRMAS DE AUTORIZACIN

C.P. Daro Jimnez Romero


Director de Administracin

Lic. Ramn Poo Gil


Presidente Municipal de Veracruz

Elaboro: Reviso: Autorizo:


Lic. Gnesis Paulina C.P. Daro Jimnez Lic. Ramn Poo Gil
Gaspar Maltez Romero