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UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS E INFORMATICA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS YCONTABILIDAD


E.A.P. ADMINISTRACION Y NEGOCIOS INTERNACIONALES

TRABAJO MONOGRAFICO DESCRIPTIVO


ADMINISTRACION DE ALMACENES

CURSO
ADMINISTRACION DE ALMACENES

DOCENTE
Lic.Adm. CARDENAS TAPIA, VICTOR RENZO

ALUMNA PARTICIPANTE:

QUISPE CONDORI, DORIS

CICLO ACADEMICO X

UNIDAD ACADEMICA DE HUANTA

HUANTA PERU

2017
i

AGRADECIMIENTO:

Agradezco a la universidad por darme la


oportunidad de estudiar sin descuidar mi
trabajo.
ii

DEDICATORIA:
Dedico este trabajo a Dios y a
mis hermanos en cristo.
iii

INTRODUCCION

Hoy en da el tema de la logstica es un asunto tan importante que las empresas crean reas

especficas para su tratamiento, se ha desarrollado a travs del tiempo y es en la actualidad un

aspecto bsico en la constante lucha por ser una empresa del primer mundo.

Anteriormente la logstica era solamente, tener el producto justo, en el sitio justo, en el tiempo

oportuno, al menor costo posible, actualmente stas actividades aparentemente sencillas ha sido

redefinido y ahora son todo un proceso.

La logstica tiene muchos significados, uno de ellos, es la encargada de la distribucin eficiente

de los productos de una determinada empresa con un menor costo y un

excelente servicio al cliente.

Por lo tanto la logstica busca gerencia estratgicamente la adquisicin, el movimiento,

el almacenamiento de productos y el control de inventarios, as como todo el flujo

de informacin asociado, a travs de los cuales la organizacin y su canal de distribucin se

encauzan de modo tal que la rentabilidad presente y futura de la empresa es maximizada en

trminos de costos y efectividad.

El almacn es el sitio o lugar destinado a guardar, proteger, custodiar y despachar toda clase

de materiales y/o artculos. La palabra Almacn proviene de Almagacen, vocablo rabe que

significa Tesoro, por tal significacin se identifica el almacn y sus mercancas como un tesoro

muy valioso, apreciado que se debe guardar, custodiar y cuidar para el futuro.

El Almacenista Es aquella persona capaz de guardar, proteger, custodiar y despachar toda clase

de materiales y/o artculos.


iv

El inventario Es una Tcnica o procedimiento que nos permite llevar un control de las existencias

a travs de un conteo, con la finalidad de maximizar las operaciones de la empresa y minimizar

los costos.

El abastecimiento es la actividad econmica encaminada a cubrir las necesidades de consumo de

una unidad econmica en tiempo, forma y calidad, como puede ser una familia, una empresa,

aplicndose muy especialmente cuando ese sujeto econmico es una ciudad. Cuando es

un ejrcito se le suele aplicar el nombre de intendencia.

Finalmente el presente trabajo monogrfico es muy importante para un futuro administrador por

que engloba en prctica el quehacer cotidiano en el ejercicio profesional respecto a la

administracin de almacenes.

La autora
v
NDICE
AGRADECIMIENTO..i
DEDICATORIA..........ii
INTRODUCCIN..........iii

CAPITULO I
SISTEMA LOGISTICO
1.1. Anlisis de la Logstica Empresarial. .............................................................................. 3
1.2. Variables Bsicas Entorno y Cultura Logstica................................................................ 7
1.3. Anlisis del Entorno. ........................................................................................................ 8
1.3.1. Perfil estratgico del entorno. ................................................................................... 8
1.3.2. Problemtica de la Logstica Empresarial Tradicional ............................................. 9
1.4. Sistema Logstico ......................................................................................................... 121
1.4.1. Logstica de compras .............................................................................................. 12
1.4.2. La gestin de compras en la empresa ..................................................................... 12
1.4.3. Almacenamiento ..................................................................................................... 13
1.4.4. Bajos Costos Logsticos y de Compra13
1.5. Logstica de Produccin ............................................................................................... 154
1.5.1. El Sistema Logstico y los Flujos de Materiales y Productos .............................. 154
1.5.2. Divisin de la Logstica .......................................................................................... 15
1.5.3. Flujo de Productos .................................................................................................. 16
1.6. Logstica de Ventas ........................................................................................................ 17
1.6.1. Rentabilidad del Cliente .......................................................................................... 17
1.6.2. Los Costos Logsticos y su Interaccin con la Eficiencia de la Administracin del
Almacn. ............................................................................................................................... 19
1.6.3. Costos Logsticos.....20
1.6.4. Que Acciones Influyen en los Costos Logsticos ................................................... 21
1.6.5. Costos Logsticos Generados En El Transporte Interno ......................................... 25
1.6.6. Costos Logsticos en el Procesamiento de Ordenes de Trabajo..25
1.6.7. Costos Logisticos Generados En La Distribucion De Productos Terminados ....... 26
1.6.8. Costos Logsticos Generados en las Ventas y Servicios al Cliente ........................ 26
1.6.9. Costos Logsticos Generados por la no Calidad ..................................................... 26
1.7. Sistema Logistico27
Caso Prctico
CAPITULO II
ABASTECIMIENTO
2.1. Gestin de abastecimiento y su problemtica profesional ............................................ 51
2.2. Abastecimiento. .............................................................................................................. 52
2.2.1. Objetivos Del Abastecimiento ................................................................................ 52
2.2.2. Gestin De Abastecimiento .................................................................................... 53
2.2.3. Definicin De Gestin De Abastecimiento............................................................. 53
2.2.4. Beneficios de la Gestin de Abastecimiento .......................................................... 54
2.2.5. El Sistema De Abastecimiento en el Per............................................................... 55
2.2.6. Modalidades de Compra ......................................................................................... 76
Caso Prctico

CAPITULO III
GESTION DE INVENTARIOS
3.1. Determinacin de las Existencias ................................................................................... 87
3.2. Anlisis de Inventarios ................................................................................................... 87
3.3. Control de Produccin .................................................................................................... 88
3.4. Tipos de Inventarios ....................................................................................................... 88
3.5. Inventario fsico.............................................................................................................. 90
3.6. Importancia del Inventario ............................................................................................. 91
Caso Prctico

CAPITULO IV
GESTION DE ALMACEN
4.1. Funcin de Almacenes y su Organizacin..81
4.2. Principios Bsicos del Almacn ..................................................................................... 96
4.3. Tipos de Almacn........................................................................................................... 98
4.4. Las reas del Almacn ................................................................................................ 101
4.4.1. rea de Recepcin: ............................................................................................... 101
4.4.2. rea de Almacenamiento.88
4.4.3. rea de Entrega: ................................................................................................... 104
4.5. Problemas en los Almacenes ........................................................................................ 105
4.6. Almacn de distribucin............................................................................................... 106
4.7. Organizacin ................................................................................................................ 107
4.7.1. Misin ................................................................................................................... 107
4.7.2. Actividades ........................................................................................................... 107
4.7.3. Funciones del Personal ......................................................................................... 108
4.7.4. Coordinacin ......................................................................................................... 109
4.7.5. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS .......................................................... 111
4.8. Anlisis de la Zona de Almacenaje .............................................................................. 117
4.8.1. Distribucin Fsica del Almacn ........................................................................... 118
4.8.2. Zona de Recepcin y Despacho ............................................................................ 121
4.9. Lauyout del Almacn. ................................................................................................. 125
4.9.1. Para que el layout de un almacn resulte eficiente tiene que cumplir con los
siguientes objetivos: ............................................................................................................ 126
4.10. Sistemas de almacenaje ................................................................................................ 130
4.10.1. Tipos de Sistema de Almacenaje ...................................................................... 130
Caso Prctico

CONCLUSIONES
BIBLOIOGRAFIA
ANEXOS
1

CAPITULO I
SISTEMA LOGISTICO

Actualmente el tema de la logstica es tratado con tanta importancia que se le da en las

organizaciones un rea especfica para su tratamiento, a travs del tiempo ha ido evolucionando

constantemente, hasta convertirse en una de las principales herramientas para que una organizacin

sea considerada como una empresa del primer mundo.

La logstica es la gestin del flujo, y de las interrupciones en l, de materiales (materias primas,

componentes, subconjuntos, productos acabados y suministros) y/o personas asociados a una

empresa.

Origen de la Logstica.

En sus principios la logstica no era ms que tener el producto justo, en el sitio justo, en el

tiempo oportuno, al menor costo posible, en la actualidad este conjunto de actividades ha sido

redefinido y hoy en da son todo un proceso.

Su evolucin fue dada desde mediados de los aos cincuenta, a continuacin presentamos un

pequeo resumen de las caractersticas ms relevantes desde sus inicios hasta la actualidad.

poca Caractersticas Relevantes.


2

Desarrollo del anlisis de costo total de las operaciones logsticas.


1956 - 65 Enfoque de sistemas al anlisis de las interrelaciones del sistema
logstico.
Una Dcada de Mayor preocupacin por el servicio al consumidor al mnimo
Conceptualizacin costo logstico.
de la Logstica. Atencin a canales de distribucin.

Desarrollo fragmentado; Administracin. De Materiales /


1966 - 70 Distribucin Fsica.
Prueba del Los sistemas de medicin del desempeo fomentaban la
Concepto de optimizacin local, evitando la integracin.
Logstica.

Crisis energtica impuls el movimiento hacia la mejora del


1971 - 79 transporte y almacenamiento.
Preocupacin ambiental/ecolgica impacta las operaciones
logsticas.
Un Perodo con Altos costos de capital y recesin.
Cambio de Fuerte orientacin hacia la administracin de materiales por la
Prioridades. incertidumbre en la obtencin de los insumos.
La computacin impuls el desarrollo de modelos logsticos.
Liberacin del transporte foment el incremento de la
productividad a travs de una mejor coordinacin de la
1980s distribucin, manufactura y abastecimientos.
La tecnologa de la microcomputacin foment la
Impacto descentralizacin e
Tecnolgico. intercambio de informacin, acercando los clientes a la empresa.
Revolucin de la tecnologa de la comunicacin y cdigo de
barras, impulsa la coordinacin e integracin de los elementos del
sistema logstico.

Ciclos de productos cada vez ms cortos.


Incremento en la Segmentacin del mercado y variedad de
1990s opciones.
Mayores expectativas en el nivel de servicio al cliente.
Avances en tecnologa de proceso, producto e informativa.
Hacia el Futuro: Globalizacin de los mercados.
Fuerzas Procesos de manufactura y administracin.
Integradoras de la El balance de poder est cambiando del productor al distribuidor.
Logstica. Incremento en competitividad en todas las dimensiones y de
presin sobre los mrgenes de utilidad.

FUENTE: Bitter, Lester R., Ramsey, Jackson E. (1986). Enciclopedia del Management
3

1.1.Anlisis de la Logstica Empresarial.

Cuando se habla de anlisis se debe proceder al estudio de la Logstica Empresarial

se debe partir por caracterizar las etapas o perodos por los que ha transitado. Segn el Centro

Espaol de Logstica 1993), existe una opinin bastante generalizada de que el desarrollo de

la Logstica Empresarial ha pasado por tres fases diferentes:

o El perodo comprendido entre 1950 y 1964, donde se encuentran los orgenes.

o El perodo intermedio, de 1965 a 1978, de madurez.

o De 1979 hasta el presente, el perodo de recesin mundial

La revisin de la literatura especializada sobre este tema permiti hacer una

recopilacin sobre la evolucin y algunos conceptos sobre el trmino Logstica.

En el Cuadro No. 1 se muestra una sntesis de la investigacin realizada ordenndola

segn su evolucin en el tiempo, observndose las principales caractersticas existentes en los

perodos transitados.

Cuadro No. 1: Etapas por las que ha transitado la Logstica,

Fuente: Adaptado de Contribucin al Control de Gestin en elementos de la cadena de

suministro, Prez Campaa, 2005.

Cuadro N 01

Etapa Principales Caractersticas


Las referencias existentes sobre esta .etapa estn referidas a la
1930 Logstica militar, se destacan los acontecimientos relativos a la
al Segunda Guerra Mundial.
1949 Bethel, en su libro Organizacin y Direccin Industrial, establece
una analoga entre la logstica militar y el abastecimiento tcnico material.
En este libro, editado por primera vez en 1945, se empieza relacionar
la logstica militar con la produccin industria
4

La capacidad de produccin y venta es mayor que la capacidad de


distribucin.

1950 Proliferacin de productos y el aumento de las lneas de productos (pero


al gran dificultad para venderlos).
1964 Se rompen los canales de distribucin tradicionales (Se vende
cualquier Producto en cualquier lugar).
Con el fin de minimizar el costo total se intentaban disminuir los costos en
un rea, por ejemplo almacenaje, gastando ms en otra rea como
transporte. Aesto se le denomin intercambio (trade-off)

Madurez del concepto de distribucin fsica y se uni con el de gestin de


materiales.
Cobran cada vez ms importancia los requisitos de servicio al cliente. La
1965 economa mundial comienza a experimentar perodos de recesin y de
al crecimiento.
1979 Los directivos comienzan a preocuparse y a tomar decisiones relativas a la
estrategia de gestin de inventarios, tales como: cunto inventario
debe mantener, dnde debe situarse a quin servir desde cada
punto.
Comprendieron que las reducciones de inventario y cuentas a cobrar
aumentan el flujo de caja (cash-flow).
Comienza a modificarse la postura de la distribucin fsica y de la gestin
de materiales pasando de un punto de vista reactivo a otro proactivo

FUENTE: Bitter, Lester R., Ramsey, Jackson E. (1986). Enciclopedia del Management

Con el objetivo de llegar a una definicin sobre el concepto de Logstica que sirviera

de gua para la realizacin de la presente investigacin se procedi a realizar un anlisis

exhaustivo de los conceptos manejados por diferentes autores desde su surgimiento

hasta la actualidad.

Cuadro No. 2: Conceptos sobre Logstica, Fuente: Adaptado de Contribucin al

Control de Gestin en elementos de la cadena de suministro, 2005

Cuadro N 2

Autores Conceptos
Ralph Hay dos usos de la distribucin mundial las que deben ser claramente
Bordosi diferenciadas, el primero el uso de la palabra distribucin fsica, como
1927
5

transportacin y almacenamiento; el segundo el uso de la


palabra distribucin como mejor dicen marketing
J.F. Magee El movimiento de los materiales desde una fuente u origen hasta un
1968 destino o usuario. Aunque no incluy el flujo de informacin en
la definicin lo analiza como contra flujo
National Un trmino empleado en la fabricacin y el comercio para describir el
Council of amplio rango de actividades concernientes con el movimiento eficiente
Physical de productos terminados al final de la lnea de produccin
Distribution hasta el cliente y en algunos casos incluye el movimiento de materias
Management primas desde la fuente de suministro al comienzo de la lnea de
1967 produccin.
Bowersox, La aplicacin del enfoque en sistema a la solucin de los problemas de
1979 suministros y distribucin de las empresas

Council of El proceso de planificar, implementar y controlar la eficiencia, el costo


Logistic efectivo del flujo y almacenamiento de las materias primas, productos
Management, en proceso, productos terminados y la informacin relacionada desde
198 el punto de origen al de consumo con el propsito de
conformarlos requerimientos del cliente
Herv y Ofrecen tres conceptos del trmino logstica atendiendo a: la
Dancel, visin tcnica de esta funcin, la orientacin hacia la distribucin y el
1987 lado estratgico.
La logstica es obtener la produccin correcta, en el lugar correcto, en
el momento correcto y en el menor costo total.
La logstica es proveer un nivel beneficioso en el servicio
de distribucin a los clientes, a travs de una efectiva
organizacin, planificacin y control de las actividades de traslado y
almacenamiento que facilitan un flujo de produccin.
La logstica es un medio para soportar la meta general de la firma y
lograr ventaja competitiva.

Centro Actividad compuesta por dos funciones bsicas:


Espaol de 1. La gestin de los materiales: encargado de los flujos materiales en el
Logstica, aprovisionamiento de las materias primas y componentes y en
1993 las Operaciones de fabricacin hasta el envase del producto terminado.
2. La gestin de distribucin: encargada del embalaje, el control de los
inventarios de los productos terminados, pasando por los procesos de
manipulacin, almacenamiento y transporte hasta la entrega del
producto o del servicio al cliente

Santos Es un enfoque que permite la gestin de una organizacin a partir del


Norton, estudio de flujo de materiales y el flujo informativo que a l se asocia,
1996 desde los suministradores hasta los clientes, partiendo de cinco
funciones bsicas que se desarrollan en las organizaciones.
- La gestin de aprovisionamiento.
- La gestin de procesos.
6

- La distribucin fsica.
- La planificacin integrada.
- El aseguramiento de la calidad.
Martha El conjunto de todas las actividades relacionadas con el flujo
Gmez y de materiales desde el punto proveedor hasta el punto consumidor,
Jos A. contempla adems de las actividades materiales aquellas mediante las
Acevedo, que se planifica, organiza, regula y control a dicho flujo
1996 material (direccin) de forma eficiente entendindose por eficiente
llegar al punto consumidor con la cantidad y calidad requerida en el
momento y lugar demandado con el menor costo posible
Steven, Sincronizacin de los requerimientos del cliente con el flujo material de
1999 los suministradores

Cespn & Es el proceso de gestionar los flujos material e informativo de materias


Auxiliadora, primas, inventario en proceso, productos acabados, servicios y
2003 residuales desde el suministrador hasta el cliente, transitando por las
etapas de gestin de los aprovisionamientos, produccin, distribucin
fsica y de los residuales.

Ruano & Un sistema de gestin estratgica de los recursos humanos y de los


Hernndez, flujos informativos, material, financieros y de retorno asociados
2003 al aprovisionamiento, produccin, distribucin, almacenaje y
comercializacin de las mercancas de los proveedores a los clientes con
el propsito de satisfacer las necesidades de estos ltimos con calidad y
bajo costo como fuente para lograr ventajas competitivas en las
organizaciones

FUENTE: Bitter, Lester R., Ramsey, Jackson E. (1986). Enciclopedia del Management

En el cuadro anterior se pudo apreciar cmo ha ido variando el enfoque con cada autor y

poca, ya que el constante cambio en el entorno empresarial y mundial ha conllevado al

desarrollo y evolucin del pensamiento logstico y a las formas de materializar las acciones

en la prctica industrial y comercial (Feri Parra, 2005).

Resulta necesario resaltar que este concepto se ha nutrido de las bondades del enfoque JIT,

del MRP y de otros sistemas modernos de gestin productiva, llegando a nuestros das con

el nombre de Logstica Empresarial o Administracin de la Cadena de Suministros,

como una forma de dirigir los procesos productivos bajo la ptica de que las cuatro partes

fundamentales del proceso (aprovisionamiento-produccin-distribucin fsica-logstica de


7

los residuales), deben funcionar fusionadas, integradas armnicamente, como nica va de

lograr un adecuado nivel de servicio al cliente al menor costo posible, sin ocasionar daos al

medio ambiente.

Teniendo en cuenta lo analizado hasta aqu en apretada sntesis lo tratado por diferentes

autores sobre el trmino Logstica, y considerando el auge y desarrollo que ha alcanzado la

misma se puede concluir que existe uniformidad de criterios (cada uno en su

momento histrico-concreto) incluyendo el del autor en cuanto a:

Se define la Logstica con un enfoque en sistema.

Se le atribuye un flujo eficiente de materiales, transitando por las etapas de Gestin de

aprovisionamiento hasta la Gestin de Residuales.

Lleva implcito un flujo informativo asociado a estos procesos.

El flujo va desde un origen o fuente hasta un cliente o destino.

Se presupone un flujo financiero.

1.2.Variables Bsicas Entorno y Cultura Logstica.

La empresa es un sistema abierto lo que significa que est en continua interaccin con su

entorno y de dicha interaccin depende que la empresa sobreviva y crezca. La empresa para

desarrollar su actividad debe conocer su entorno. Podemos considerar el entorno como todo

aquello que est fuera de los lmites de la empresa o bien como el conjunto de elementos

externos a la organizacin que son relevantes para su actuacin; as, podemos hablar de dos

tipos de entornos: entorno general o genrico y entorno especfico.

El entorno General es aqul que afecta a todas las empresas en una sociedad dada,

englobando a todos los elementos que lo componen.


8

El entorno especfico, es aqul que afecta a la empresa considerada, de una forma ms

directa, creando su entorno competitivo.

1.3.Anlisis del Entorno.

El anlisis del entorno se puede realizar mediante un instrumento muy til, como es el

"perfil estratgico". Este se puede elaborar de la siguiente forma:

En primer lugar, se elabora una lista de los factores denominados clave del entorno,

o variables significativas del mismo, agrupados en las dimensiones del entorno.

En segundo lugar, se valora el comportamiento de cada uno de los factores clave,

para ello podemos utilizar una escala de Likert.

Escala que suele ir del uno al cinco o bien: muy negativo, negativo, indiferente o

equilibrado, positivo o muy positivo.

Esta valoracin es subjetiva por parte de la direccin de la empresa y recoge la forma en

que sta percibe las distintas variables del entorno.

1.3.1. Perfil estratgico del entorno.

A. Factores Clave del Entorno.

Dimensin Socio-Cultural

Valores y actitudes

Grupos sociales

Conflictividad laboral

Mercado de trabajo.

Sindicatos.

Defensa del consumidor.


9

B. Dimensin Econmica.

Producto Interno Bruto.

Inflacin.

Balanza de Pagos

Productividad.

Mercado de Capitales.

Recursos energticos.

Poltica Industrial.

C. Dimensin Tecnolgica.

Poltica de I+D

Conocimiento cientfico y tecnolgico.

Infraestructura cient y tecnolog.

Madurez tecnolgica actual.

Disponibilidad nuevas tecnolgicas.

D. Dimensin poltico legal.

Situacin poltica

Poltica econmica.

Legislacin econmica social.

Poltica fiscal.

1.3.2. Problemtica de la Logstica Empresarial Tradicional

Norton, 1996 estudio de flujo de materiales y el flujo informativo que a l se asocia,

desde los suministradores hasta los clientes, partiendo de cinco funciones bsicas que se

desarrollan en las organizaciones.


10

La gestin de aprovisionamiento.

La gestin de procesos.

La distribucin fsica.

La planificacin integrada.

El aseguramiento de la calidad.

Martha Gmez y Jos A. Acevedo, 1996 El conjunto de todas las actividades

relacionadas con el flujo de materiales desde el punto proveedor hasta el punto

consumidor contempla adems de las actividades materiales aquellas mediante las que se

planifica, organiza, regula y control a dicho flujo material (direccin) de forma

eficiente entendindose por eficiente llegar al punto consumidor con la cantidad y calidad

requerida en el momento y lugar demandado con el menor costo posible.

Steven, 1999 Sincronizacin de los requerimientos del cliente con el flujo material de

los suministradores. Cespn & Auxiliadora, 2003

Es el proceso de gestionar los flujos material e informativo de materia primas,

inventario en proceso, productos acabados, servicios y residuales desde el

suministrador hasta el cliente, transitando por las etapas de gestin de los

aprovisionamientos, produccin, distribucin fsica y de los residuales.

Ruano & Hernndez, 2003 Un sistema de gestin estratgica de los recursos humanos

y de los Flujos informativos, material, financieros y de retorno asociados al

Aprovisionamiento, produccin, distribucin, almacenaje y Comercializacin de las

mercancas de los proveedores a los clientes con El propsito de satisfacer las necesidades

de estos ltimos con calidad y Bajo costo como fuente para lograr ventajas

competitivas en las Organizaciones.


11

En el cuadro anterior se pudo apreciar cmo ha ido variando el enfoque con cada autor

y poca, ya que el constante cambio en el entorno empresarial y mundial ha conllevado al

Desarrollo y evolucin del pensamiento logstico y a las formas de materializar las

Acciones en la prctica industrial y comercial (Feri Parra, 2005).

Resulta necesario resaltar que este concepto se ha nutrido de las bondades del enfoque

JIT, del MRP y de otros sistemas modernos de gestin productiva, llegando a nuestros Das

con el nombre de Logstica Empresarial o Administracin de la Cadena de

Suministros, como una forma de dirigir los procesos productivos bajo la ptica de que Las

cuatro partes fundamentales del proceso (aprovisionamiento-produccin-Distribucin

fsica-logstica de los residuales), deben funcionar fusionadas, integradas Armnicamente,

como nica va de lograr un adecuado nivel de servicio al cliente al Menor costo posible,

sin ocasionar daos al medio ambiente.

Teniendo en cuenta lo analizado hasta aqu en apretada sntesis lo tratado por diferentes

Autores sobre el trmino Logstica, y considerando el auge y desarrollo que ha alcanzado

La misma se puede concluir que existe uniformidad de criterios (cada uno

en su Momento histrico-concreto) incluyendo el del autor en cuanto a:

Se define la Logstica con un enfoque en sistema.

Se le atribuye un flujo eficiente de materiales, transitando por las etapas

De Gestin de aprovisionamiento hasta la Gestin de Residuales.

Lleva implcito un flujo informativo asociado a estos procesos.

El flujo va desde un origen o fuente hasta un cliente o destino.

Se presupone un flujo financiero.


12

1.4. Sistema Logstico

Planificacin, organizacin y control del conjunto de actividades de movimiento y

almacenamiento que facilitan el flujo de materiales y productos desde la fuente al consumo,

para satisfacer la demanda al menor costo, incluidos los flujos de informacin y control.

1.4.1. Logstica de compras

1.4.2. La gestin de compras en la empresa

El objetivo de las compras en la empresa no es solo la previsin de posibles variaciones

de la demanda, sino la obtencin de los factores productivos al menor costo posible dentro

de los patrones o estndares de calidad y teniendo en cuenta aspectos tales como las

mermas, deterioros u obsolescencia a los que pueden estar sujetos los productos

adquiridos.

Tradicionalmente a la gestin de compras se le asignan las siguientes funciones:

Estudio sistemtico del mercado en el que se encuentra la oferta.

Realizacin de peticiones de oferta a los proveedores.

Seleccin de ofertas.

Adjudicacin de pedidos.

Ejecucin de los pedidos.

Seguimiento de oferta y pedidos.

Realizacin de reclamaciones, devolucin o

anulacin de pedido

Podemos lograr una mejor gestin de compras, evaluando a los proveedores un ejemplo

de control de proveedores veremos en el (anexo1).


13

1.4.3. Almacenamiento

Las misiones asignadas al almacenamiento segn Fletcher y Claske (1966) son:

Asegurar el flujo de produccin y prevenir cambios en el proceso de produccin.

Servir de amortiguadores entre procesos de produccin que operan a ritmo diferente.

Asegurar el servicio de los clientes y servir de amortiguadores de la produccin frente

a variaciones de la demanda.

Razones que justifican el almacenamiento son:

Posibles variaciones estacionales en los precios. Es frecuente que los precios de

algunas materias primas sufran variaciones segn la poca de compra.

Rebajas en la compra segn la cantidad adquirida.

Incertidumbre en cuanto al periodo de aprovisionamiento.

Necesidad de mantener el ritmo de produccin, por lo que se debe garantizar el

abastecimiento de materias primas.

Necesidad de sustituir de manera inmediata componentes o equipos que se deterioran

y que son necesarias para poder llevar a cabo el proceso productivo.

Necesidad de garantizar el abastecimiento a los clientes. Cuanto mayor sea el stock de

productos menor ser el riesgo de desabastecimiento. Sin embargo a mayor stock, mayor

ser el costo derivado de su mantenimiento.

1.4.4. Bajos Costos Logsticos y de Compra

Uno de los objetivos es el de disear y operar un sistema altamente eficiente para la

compra de materiales solicitados.


14

Para alcanzar este objetivo se debe integrar las actividades de transporte, inventarios,

comunicaciones de rdenes, almacenaje y manipulacin dentro de un sistema de apoyo

balanceado.

Aunque un proveedor independiente puede ofrecer los ms bajos costos de compra por

una calidad determinada, los costos logsticos pueden hacer prohibitiva el hacer del negocio

con dicho proveedor.

Teniendo como alternativas, la aplicacin de servicios subcontratados

OUTSOURCING, lo que en muchos casos representa un significativo ahorro en

determinadas reas o funciones en que no se tenga ventajas comparativas.

Graf 2.1 Logstica de compras

Recursos
Humanos

Materiale
Mercado de Inversin de s
Capitales Recursos Insumos
COMPRAS indirecto
(Procesos)

Amortizaci Venta
n s

FUENTE: Bitter, Lester R., Ramsey, Jackson E. (1986). Enciclopedia del Management
15

1.5. Logstica de Produccin

1.5.1. El Sistema Logstico y los Flujos de Materiales y Productos

Bajo el impulso inicial de la ciberntica se utiliza el termino sistema de un modo

general, para indicar un conjunto de medios interconectados (objetos, seres humanos,

informacin), utilizados segn un proceso dinmico, con el fin de alcanzar los objetivos

sealados.

Luego, de acuerdo con este concepto, podemos hablar de sistema logstico.

El sistema logstico de una empresa, en primera instancia, puede esquematizarse por una

red, constituida por nodos y arcos (flechas).

Anlogamente podremos considerar una red de nodos y arcos para describir la estructura

logstica en el interior de la fbrica.

Graf 2.2 Modelo total de nodos y de acoplamientos para el sistema del surtidor-planta-
almacn cliente

1.5.2. Divisin de la Logstica

Al sistema logstico lo dividimos en subsistemas y definiremos para cada uno de estos

sus objetivos, es decir, como participan del objetivo global.

Graf 2.3 Objetivos de cada subsistema

OBJETIVOS

Subsistema elementos
principales del para Costos a controlar
servicio

Aprovisionamiento Calidad Materiales. Compra


Disponibilidad Elementos. +
transporte de
Comprados. aprovisionamiento
Mercaderas. +
almacenamiento
16

Produccin Calidad Productos.


Transformacin
Disponibilidad Terminados. +
almacenaje de productos
terminados y
semiterminados

Distribucin fsica Disponibilidad Productos


Transporte distribucin
Despacho Terminados.
+
Mercaderas. Almacenaje depsitos.

FUENTE: Bitter, Lester R., Ramsey, Jackson E. (1986). Enciclopedia del Management

1.5.3. Flujo de Productos

Se descompone en tres:

Subsistema de aprovisionamiento:

Incluye los diversos proveedores y comprende todas las operaciones efectuadas para

colocar a disposicin del subsistema de produccin de materias primas, las piezas y los

elementos.

Subsistema produccin:

Transforma los materiales, efecta el ensamble de las piezas y los elementos, almacena

los productos terminados y los

Subsistema de distribucin fsica:

Procede a satisfacer las demandas de los clientes, ya sea directa o bien mediante

depsitos intermedios.

Las fronteras debern ser bien precisas en cada caso particular as por ejemplo, conviene

definir que entendemos por poner los materiales a disposicin del subsistema produccin..

Preparacin delos materiales para cada orden de fabricacin.


17

Entrega al pie de la mquina.

Procesar todas las rdenes de la semana.

Graf 2.4 Logstica de produccin

Indirectos

Producto
Directos Terminado
(insumos)
PRODUCCION
(Procesos)
Bien o

Recursos Humanos Logstica

FUENTE: Bitter, Lester R., Ramsey, Jackson E. (1986). Enciclopedia del Management

1.6. Logstica de Ventas

Las empresas deben administrar flujosdifusos es decir, con mltiples referencias y

tensos es decir con cortos plazos de entrega. La calidad del producto ya no es suficiente

para obtener ventaja competitiva, es preciso aadir calidad a la distribucin y en general a

todas las actividades logsticas. De esta forma las acciones de Marketing se vern apoyadas

firmemente pudiendo garantizar un nivel de servicio que redundar en un incremento

positivo de la percepcin del cliente, y por tanto en un avance hacia posiciones de liderazgo.

1.6.1. Rentabilidad del Cliente

Desde el punto de vista bajo el cual los clientes son los que crean beneficio y no los

productos, interesa analizar cada uno de los costos implicados en dar servicio a cada uno

de ellos, ya que aunque dos clientes distintos compren la misma cantidad, los costos de

servicio a uno y otro pueden variar considerablemente, encontrndonos incluso con


18

contribuciones negativas al beneficio de alguna de ellas. La explicacin es que existen

clientes con peticiones muy particulares que generan costos superiores de servicio a

otros, y sin embargo, el precio de compra es el mismo para todos.

Por ejemplo:

La empresa sport B que negocia con clientes extranjeros y nacionales tiene pedidos

de su produccin de manera regular.

Un cliente extranjero que realiza sus pedidos de ciertas confecciones para una

determinada fecha, tiene que ser enviado a su respectivo pas, por lo tanto esta

mercadera debe cumplir con los requerimientos de aduanas y otros tipos de control de

calidad que tiene que pasar para salir del pas, esto trae como consecuencia el incremento

de los costos en todo este proceso, que en mucho de los casos tienen que ser cubiertos por

la empresa.

Caso contrario al de un cliente nacional, que siendo la misma Mercadera los

costos no se ven incrementados.

Graf 2.5 Logstica de ventas

Recursos Humanos

Producto Canales de
VENTAS
VENTAS
Terminado Distribucin
MARKETING Gestin
MARKETING
Bien o (Procesos) Comercial
(Procesos)
servicio
$ $

Finanzas Ventas
19

1.6.2. Los Costos Logsticos y su Interaccin con la Eficiencia de la

Administracin del Almacn.

a. Cules Son Los Costos Logsticos En ningn lado del estudio de los

costos y gastos de una empresa encontramos algo que se llame Costo o

Gasto Logstico. Segn Christian Felipe Achury Suarez Ingeniera

Industrial

Qu es entonces el costo logstico?

Es la suma de los costos ocultos involucrados cuando se mueven y almacenan

materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes. En estos se

incluyen:

- Costos del aprovisionamiento (compras)

- Costos de almacenamientos |

- Costos de Inventarios Costos del transporte interno

- Costos de la distribucin de productos terminados

- Costos del personal involucrado en estas tareas, etc.

Por Mencionar Solo Algunos De Los Principales Elementos Estos costos

ocultos que se generan durante el proceso logstico (proceso de mover y

almacenar materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes),

estn relacionados con la eficiencia y eficacia de dicho proceso (y su medida la

productividad), la calidad, etc.

Eficiencia Hacer las cosas bien.

Es la capacidad de reducir al mnimo los recursos usados para alcanzar los

objetivos de la organizacin. Es el logro de las metas con la menor cantidad de

recursos.
20

Eficacia Hacer lo que se debe hacer

Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados y hacer que se

cumplan

Se es eficaz cuando se cumplen las metas u objetivos

Productividad La medida de la Eficiencia y la Eficacia

El Desarrollo de los costos constituye una de las actividades ms crtica en el

diseo y operacin de los Sistemas Logsticos y es tambin la que presenta la

mayor dificultad en parte por la falta de definicin o entendimiento acerca de la

estructura de los costos que afectan la conducta de los Sistemas Logsticos

Tpicamente, los sistemas contables convencionales agrupan los costos en

amplias categoras agregadas que no permiten un anlisis detallado para

identificar los costos logsticos. Tradicionalmente los procesos contables de

costos que se han usado no proporcionan la informacin necesaria para realizar

un anlisis efectivo de los costos de un Sistema Logstico. CHRISTIAN FELIPE

ACHURY SUAREZ.

1.6.3. Costos Logsticos

En La Mayora, Si No Es En Todas Las Empresas, Generalmente Estn Ocultos Y

Asignados En La Contabilidad A Diferentes Departamentos Involucrados En El

Proceso, Y No Estn Identificados Como Costos Logsticos.

De lo anterior se derivan dos situaciones.

1. Primero, es imposible identificar cada elemento del costo logstico. Por ejemplo,

el costo del personal del almacn no contempla la productividad de dicha mano de

obra.

2. Segundo, es imposible extraer automticamente del sistema contable un nmero

total de costo logstico, sea, nadie sabe cul es este costo.


21

El resultado es que muy pocas empresas tienen una idea de este

1.6.4. Que Acciones Influyen en los Costos Logsticos

Con la finalidad de poder valorar las acciones que influyen en los costos Logsticos se

hace imprescindible analizar ciertos aspectos de inters dentro de los cuales se destacan:

b. Principios Bsicos de los Costos Logsticos

c. Categora de los Costos Logsticos

d. Rangos de Relevancia.

e. Rentabilidad Directa.

A. Principios Bsicos De Los Costos Logsticos

El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logstico parte del

enfoque que se brinde o se oriente a los mismos. Es decir, en esencia encaminar los

esfuerzos hacia la identificacin de los costos asociados. Los mtodos contables

tradicionales, carecen de un enfoque dirigido a estos propsitos, sobre todo porque

fueron diseados atendiendo a otras necesidades.

1. Uno de los principios bsicos de los Costos Logsticos es que dicho sistema

debera reflejar los costos del flujo material, es decir debera ser capaz de

identificar los costos que resultan de mover los materiales desde los proveedores

hasta los clientes.

2. Un segundo principio es que el sistema debe ser capaz, de permitir efectuar

anlisis separados de los costos en funcin de los beneficios

B. Categoras De Los Costos Logsticos.

Los Costos logsticos agrupan todos los costos adheridos a las funciones de la

empresa, que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos informativos

asociados. Se debe expresar, que el desarrollo de los costos es una de las actividades

ms crtica en el diseo y operacin de los sistemas logsticos y es tambin la que


22

presenta la mayor dificultad, en parte por la falta de definicin o entendimiento acerca

de la estructura de los costos que afectan la conducta de un sistema. Las categoras

sobre los que se aplican los costos logsticos y los conceptos sobre los que se utilizan

los mismos estn en correspondencia con la secuencia del flujo, siendo los mismos:

a) Los costos operacionales.

b) Los costos de transportacin.

a. Los Costos Operacionales:

Estos costos son los que estn relacionados con las facilidades logsticas como son por

ejemplo los almacenes, centros de distribucin mercados concentradores, etc. Los

costos operacionales pueden ser de dos tipos:

- Costos Discontinuos, que son aquellos que varan por etapas en funcin del

volumen de circulacin.

- Costos Continuos, que varan lineal o no linealmente con el volumen de circulacin.

Clasificacin De Los Costos Operacionales En Dependencia De Su Funcin

Logstica

Los costos operacionales pueden estar clasificados en dependencia de su funcin

logstica, como:

- Costo del Aprovisionamiento, representados por el costo de los pedidos.

- Costo de Almacenaje, representados por los costos del espacio, de las instalaciones,

de manipulacin y de tenencia de stock.

- Costo de la Informacin asociada representado por los costos de la administracin

logstica.

b. Los Costos De Transportacin

El movimiento de las mercancas desde su origen hasta sus respectivos destinos

constituye en la mayora de los casos uno de los componentes ms importantes del costo
23

logstico. Los costos de transporte, estn relacionados con los orgenes y destinos, las

mercancas, la modalidad de transporte empleada y el peso o volumen de mercancas

transportadas y tienen la caracterstica de comportarse de forma discontinua para una

etapa determinada. Por su diferentes composicin y estructura, convienen diferenciar

dos tipos de transporte y en consecuencia tambin sus costos

- Transporte a larga Distancia. Es el transporte de mercancas entre productores y

almacenes distribuidores

- Transporte de Distribucin. Se conoce como el transporte, de mercancas entre

productores y almacenes

C. Los Rangos De Relevancias.

Este rango de circulacin o volumen se define como el valor mximo y mnimo que es

aceptado desde un punto de vista terico y. prctico CHRISTIAN FELIPE ACHURY

SUAREZ

D. Rentabilidad Directa.

Un anlisis aislado de los costos logsticos, no permite percibir de una manera efectiva

las conductas econmicas de los sistemas logsticos por lo cual todo estos tipos de

valoraciones deben venir acompaada de la observacin de estudios y formulaciones


24

encaminadas a la evaluacin de la rentabilidad directa tanto del Cliente como del

producto.

La Rentabilidad Directa del Cliente (RDC). Se calcula solo a nivel de beneficio

bruto; en otras palabras, los ingresos netos de venta generados por el cliente en un

periodo determinado, menos el precio de costo de los productos vendidos.

La Rentabilidad Directa del Producto (RDP). Se puede expresar que es un

procedimiento anlogo al anlisis de rentabilidad del cliente en el sentido que parte de

la intencin de identificar todos los costos que van unidos a un producto o un pedido a

medida que avanza por el canal de distribucin.

Como Detectar Costos Logsticos

Los costos logsticos se hacen visibles cuando se logra medir con eficiencia las reas

estratgicas del proceso logstico. Existen numerosos costos no visibles que, si no se

observan a tiempo, pueden ocasionar grandes prdidas en la empresa (o dejar de

percibir mayores utilidades).

La clave es realizar mediciones peridicas y sistematizadas sobre la evolucin de la

productividad de la mano de obra directa, tratar de mantener el stock, evitar grandes

desplazamientos entre el depsito de materias primas y el centro productivo, comprarles

a proveedores que trabajen con certificaciones de calidad y tercerizar algunas reas en

las que no seamos competentes.

Costos Logsticos Generados en el Almacenamiento y la Gestin De Stocks

Los costos logsticos generados en el almacenamiento y la gestin de stocks ocurren

por la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber ocurrido

porque:

No se ha realizado una adecuada Planificacin en la Gestin de Almacn, es decir, no

se ha realizado el Diseo de la Red de Distribucin y Almacenamiento


25

- Como deben recepcionarse los materiales

- Como deben almacenarse los materiales

- Como deben moverse de los materiales

- No se ha realizado una adecuada Planificacin en la Gestin de stocks.

- No se han establecido mtodos de previsin Entre otros

1.6.5. Costos Logsticos Generados En El Transporte Interno

Los costos logsticos generados en el transporte interno ocurren por la ineficiencia e

ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber ocurrido porque:

- No se ha tenido en cuenta que a cada movimiento de material se le debe aadir

valor

- No se ha calculado el costo de la mano de obra empleada para el transporte y

manipulacin interna

- No se ha organizado adecuadamente el sector de transporte interno

- No se ha seleccionado criteriosamente el tipo y los elementos de mecanizacin

adecuados para el transporte interno en nuestra organizacin.

1.6.6. Costos Logsticos Generados en el Procesamiento de Ordenes de Trabajo

Los costos logsticos generados en el procesamiento de rdenes de trabajo ocurren por

la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber ocurrido porque:

- Existe un bajo nivel de produccin.

- Existe una excesiva cantidad de personal.

- La calidad de lo producido es baja.

- No hay un adecuado tratamiento de los desperdicios o perdidas evitables (No

incluye la merma normal)

- Existe mucho reprocesamiento


26

1.6.7. Costos Logisticos Generados En La Distribucion De Productos Terminados

Los costos logsticos generados en la distribucin de productos terminados ocurren por

la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber ocurrido porque:

- No se tiene en cuenta que los costos variarn considerablemente, cuando se trata

de canales de distribucin o de distribucin fsica.

- No se tiene en cuenta que el mayor costo de la distribucin fsica corresponde al

transporte, seguido por el control de inventario, el almacenaje y la entrega de

pedidos con servicios al cliente

- No se tiene en cuenta que no es lo mismo distribuir fsicamente productos

perecibles o no perecibles, lquidos o slidos, inflamables o inocuos, gaseosos o no

gaseosos, pequeos de tamao o muy grandes. Entre otros.

1.6.8. Costos Logsticos Generados en las Ventas y Servicios al Cliente

Los costos logsticos generados en las ventas y servicios al cliente ocurren por la

ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber ocurrido porque:

- Hay una mala atencin a los clientes.

- Existen muchos reclamos.

- Hay demasiada concesiones y rebajas de precios, por causa de la calidad

- Existe perdida de ventas por devoluciones.

1.6.9. Costos Logsticos Generados por la no Calidad

Los costos logsticos generados por la no calidad ocurren por la ineficiencia e ineficacia

alcanzada en este sector, ello puede notarse porque:

- Perdemos muchos clientes.

- Utilizamos muchas horas extras para corregir errores

- Existe desmotivacin.

- Hay demoras percibidas por los clientes


27

- Perdemos imagen.

- Falta participacin.

- Es mucho el tiempo empleado por la Direccin en apagar incendios

- Es mucho el tiempo empleado por el personal en apagar incendios

FUENTE: Bitter, Lester R., Ramsey, Jackson E. (1986). Enciclopedia del Management

1.7. Sistema logstico.

La forma ms directa y clara de comprender la logstica empresarial es definindola a

travs de las actividades que la constituyen o conforman. Y si de ello se trata, la mejor

forma de hacerlo es diciendo que la logstica empresarial se ocupa del suministro y

gestin de materias primas e insumos, como de la distribucin de productos o servicios,

hacindose cargo para ello de temas tales como el transporte, el mantenimiento de

inventarios, el procesamiento de pedidos, las compras, la planificacin de productos, el

empaquetamiento de proteccin, el almacenamiento, el tratamiento de mercancas y el

almacenamiento de informacin.
28

Hemos hecho mencin en el prrafo anterior a actividades claves, como actividades

de soporte. Entre las primeras figuran el servicio al cliente, el transporte, la gestin de

inventarios y el procesamiento de pedidos. En tanto que las de soporte son: el

almacenamiento, el manejo de mercancas, las compras, el empaquetamiento, la

planificacin del producto y la gestin de informacin.

La diferencia entre las actividades clave y las de soporte se basa en que algunas

actividades siempre van a tener lugar en cualquier canal de logstica, en tanto que otras

slo se desarrollan bajo ciertas circunstancias y en determinadas empresas.

La Logstica Integral est conformada por el accionar e interrelacin de las Logsticas:

- De Aprovisionamiento

- De Produccin

- De Almacenaje

- De Distribucin

La Logstica Integral es el conjunto de tcnicas y medios destinados a gestionar los

flujos de materiales e informacin, siendo su objetivo fundamental la satisfaccin de las

necesidades en bienes y servicios de un cliente y/o mercado, en calidad, cantidad, lugar

y momento; maximizando la satisfaccin del cliente y la flexibilidad de respuesta, y

minimizando los tiempos de respuesta y los costes.

La logstica agrupa las actividades que ordenan los flujos de materiales, coordinando

recursos y demanda para asegurar un nivel determinado de servicio al menor coste

posible.

Fue en gran medida, la falta de coordinacin entre las ventas y la produccin, la que

dieron lugar a la aparicin de la logstica en las empresas, como medio de resolver el

conflicto entre dichas actividades, sirviendo la misma de nexo necesario entre la demanda

del mercado y las actividades de produccin de la empresa.


29

Dentro de las actividades de logstica, dos de las que ms coste absorbe son las de

inventario y transporte. La experiencia y los estudios desarrollados indican claramente

que cada una de ellas representa, aproximadamente, de la mitad a las dos terceras partes

del coste logstico total. En tanto que el almacenamiento aade valor tiempo al

producto, el transporte aade valor situacin.

Hoy en da el transporte es un factor esencial para cualquier empresa, ya que ninguna

podra operar sin prever el desplazamiento de sus materias primas y/o sus productos

finales. El otro tema crucial est dado por el control de inventarios, puesto que

generalmente no es factible o prctico producir y vender de forma instantnea o

inmediata. Este paso intermedio entre el punto de produccin y la demanda, tiene como

objetivo mantener la disponibilidad de las mercancas de cara al usuario, a la vez que

proporciona la flexibilidad necesaria a las reas de produccin y logstica en su bsqueda

de mtodos de fabricacin y distribucin ms eficientes.

La ltima actividad clave es el procesamiento de pedidos. En comparacin con los

costes de transporte y almacenamiento, el procesamiento de pedidos constituye una parte

importante del tiempo total de recepcin por parte del cliente de los productos o servicios

solicitados.

Dentro de la gestin empresarial, la logstica es vital para casi todas las reas que

cubren aqulla, ya sea el control de costes, el nivel de empleo, o el cumplimiento de los

objetivos generales de la empresa. Slo en los ltimos aos las actividades de logstica

han pasado a convertirse en reas funcionales de importancia. El incremento de la

competencia internacional, la escasez de materias primas clave y los problemas en

materia de productividad han llevado a poner un mayor nfasis en los aspectos logsticos.

Es dentro de este marco donde las presiones competitivas de un economa cada vez ms
30

globalizada, se mueven en el sentido de incorporar la logstica como un componente

estratgico dentro de la organizacin.

De cara a la internacionalizacin creciente de los cambios, a la calidad de la

competencia y diversificacin de los mercados, el sector logstico est llamado a tener un

papel central en el seno de las empresas y en los circuitos fsicos de los productos. La

logstica controla hasta un 30% de los costes de la empresa.

1. Los costes de la logstica

Existen grandes variaciones en los costes logsticos entre unas empresas y otras.

Estos costes han quedado reflejados en diferentes estudios que se han ido realizando en

diferentes pocas. Los costes para una empresa parecen oscilar entre menos de un 4 por

100 de las ventas para aquellas que producen y distribuyen mercancas de alto valor,

hasta ms de un 32 por 100 para las empresas que distribuyen productos de bajo valor.

Las firmas que incluyen procesos de fabricacin experimentan generalmente costes

de logstica entre un 10 y un 15 por 100 de sus ventas, mientras que empresas slo

comercializadoras tienen costes que representan alrededor del 25 por 100 de las ventas.

Estos costes no incluyen el coste de los productos que se compran, que vienen a

suponer un 50 por 100 de las ventas por trmino medio, como tampoco los costes

financieros por la tenencia de los mismos. Si el coste de estos productos quedara

reflejado en los de logstica, sta se convertira en el rea ms importante de la empresa

en cuanto a absorcin de costes.

Costes logsticos como porcentajes sobre las ventas

Industria Administra_ Transporte Mantenimiento Almacena_ Recepcin Empaqueta_ Tratamiento Total


cin de inventarios miento y envo miento de pedidos

Farmacuticas 0,7% 1,4% ------- 1,2% 0,5% 0,1% 0,5% 4,4%

Alimentacin 0,4 8,1 0,3 3,5 0,9 ------- 0,2 13,4


31

Bienes 0,7 5,9 13,7 2,9 0,2 2,0 1,0 26,4


industriales
Bienes de 1,3 8,1 8,5 4,0 0,9 0,9 0,5 24,2
consumo

En el mbito de la logstica, un problema bsico es la planificacin de los flujos de

transporte que satisfaga la demanda en los destinos respetando las limitaciones

presentes en el sistema de produccin / distribucin. El uso de diversos modelos de

optimizacin (investigacin de operaciones programacin lineal) hace factible

reducir notablemente el coste de distribucin, haciendo de la logstica, y de este

aspecto en especial una formidable arma para incrementar las utilidades y lograr

mayores niveles de competitividad.

Dentro de sta misma tnica ha pasado a tener una importancia crtica la gestin

de almacenes, pues una optimizacin de los mismos permite no slo importantes

reduccin en materia de costes, sino adems incrementa la fluidez de los procesos

productivos, reduce los cuellos de botella, mejora la calidad de informacin y los

controles de los procesos.

2. Costes ocultos

Las existencias que forman el inventario estn sujetas a diversas circunstancias que

suponen una prdida de su valor real, siendo las causas ms trascendentes para ello la

obsolescencia o anticuacin, los deterioros y los faltantes.

Obsolescencia o anticuacin: Se produce de un modo repentino debido a un cambio

tecnolgico, pero tambin puede ser el resultado de una prdida de actualidad o

novedad.

Deterioros: Generados por las manipulaciones a las cuales son sometidos los

artculos, pudindose dar ello tanto en el artculo como en el envase o embalaje. Si el

artculo deteriorado es irrecuperable, el coste de su deterioro equivale a la totalidad de


32

coste del artculo. Si se efectan trabajos para la recuperacin de los artculos

deteriorados, el coste a considerar equivaldr a los costes de estos trabajos de

recuperacin.

Faltantes: Motivados por hurtos o inclusive en ciertos productos a procesos fsico-

qumicos.

Tambin deben ser considerados como costes ocultos los trabajos efectuados para el

tratamiento de los pedidos devueltos, las reposiciones, las rectificaciones de envos, los

dobles manipulados, las urgencias y los retrasos que una deficiente organizacin

generan, adems de los procesos administrativos y contables que tales circunstancias

obligan a rehacer.

Otros costes ocultos, pero de un carcter diferente a los antes expuestos son los

generados por la rotura del stock. Pues ello da lugar en primer lugar a ventas no

realizadas, en segundo lugar la prdida de imagen, y la prdida de fidelidad de los

clientes o consumidores.

3. Objetivos de la Logstica Empresarial

El responsable logstico de una empresa busca, dentro de los objetivos ms generales

de sta, sus propios objetivos funcionales que, bsicamente, deben servir para llevar a

la firma hacia las metas establecidas. En concreto, su misin consiste en desarrollar una

relacin de actividades logsticas capaz de lograr el mayor retorno posible de los fondos

invertidos en la empresa. Este objetivo se mueve sobre dos dimensiones: el impacto del

diseo del sistema logstico sobre los ingresos y el coste de dicho diseo.

Los objetivos de la logstica es responder a la demanda, obteniendo un ptimo nivel de

servicio al menor coste posible. Dentro de este gran objetivo, podemos sealar los

siguientes:
33

- Suministrar: los productos necesarios, en el momento oportuno, en las cantidades

requeridas, con la calidad demandada y al mnimo coste.

- Haciendo prioritarias las necesidades del cliente.

- Con la flexibilidad necesaria para cubrir las necesidades del mercado cambiante.

- Reaccionando rpidamente ante los pedidos del cliente.

As pues James Heskett nos dice que el objetivo de la logstica es el de responder

a la demanda, obtenido un ptimo nivel de servicio, al menor coste posible.

4. Interrelacin con otros departamentos

Marketing Diseo de Productos

Envases-embalajes. Pesos-volumen

Paletizacin-manipulaciones

Mercados geogrficos

Localizacin puntos de entrega

Costes de transporte. Unidades de venta

Mnimos de entrega. Tamao de los pedidos

Tipo de canal de venta . Tamao de pedidos

Costes de transporte. Servicio exigido

Estacionalidad.- Campaas. Promociones

Necesidad de medios

Costes. Puntos de servicio

Ventas Previsiones de ventas

Clculo de necesidades

Cobertura de stock. Servicios al cliente

Produccin Capacidad de fbricas


34

Planificacin de necesidades

Stocks de semielaborados

Compras Planificacin gestin

Recursos de Aprovisionamiento

Transporte. Stocks de Materias Primas

Finanzas Costes: Presupuestos logsticos

Inversiones: Control costes

Mrgenes: Inmovilizados

5. Importancia de la funcin de compras

Compras es un trmino utilizado en la industria para identificar las actividades

destinadas a obtener materiales, suministros y servicios. En sentido estricto, las metas

de compras implican definir la necesidad, seleccionar el proveedor, acordar un precio

aceptable, elaborar el contrato y dar curso para asegurar una entrega adecuada. De tal

modo los objetivos en materia de compra pueden ser definidas como:

1. Proveer un flujo ininterrumpido de materiales y servicios al sistema de operacin.

2. Mantener el mnimo nivel de inversin en materia de inventarios.

3. Maximizar los niveles de calidad.

4. Encontrar y desarrollar fuentes competitivas de suministros.

5. Estandarizar.

6. Comprar materiales al ms bajo coste total de adquisicin.

7. Fomentar las relaciones interfuncionales.

Las adquisiciones contribuyen directamente a los resultados operativos y a las

utilidades de una empresa. El hecho de que compras sea responsable de gastar ms del

60% de los ingresos de ventas de una empresa manufacturera, hace resaltar el potencial
35

que esta funcin representa para aumentar las utilidades. El dinero que se ahorre al

comprar es dinero que se acumula en utilidades.

6. Fases en el proceso de compras

Operaciones previas - Conocimiento detallado de las necesidades.

- Determinacin de las condiciones en que esas necesidades

deben ser satisfechas.

Preparacin Investigacin del mercado.

Preseleccin de los posibles proveedores.

Realizacin Anlisis y comparaciones de las ofertas.

Negociacin con los oferentes.

Eleccin del proveedor.

Confeccin del pedido.

Seguimiento Vigilancia y reclamacin de las entregas.

Control cuantitativo y cualitativo de los productos recibidos.

Conformacin de las facturas.

Eventual devolucin de los productos no hallados conformes.

Operaciones derivadas Recuperacin y enajenacin de embalajes, desperdicios,

sobrantes, etc.

Gestin de los stocks de los materiales y productos adquiridos.

7. El transporte y la logstica

Normalmente, el transporte constituye el coste logstico individual ms importante

para la mayora de las empresas. Se ha observado que el movimiento de carga absorbe

entre un tercio y dos tercios de los costes logsticos.


36

Con la mejora constante de los transportes, los costes de los productos de mercados

distantes pueden competir con los de otros productores que venden en el mismo

mercado. Adems de favorecer la competencia directa, el transporte de bajo coste

tambin estimula una forma indirecta de competencia poniendo a disposicin de un

mercado productos que normalmente no podran soportar los costes de transporte.

El transporte barato tambin contribuye a la reduccin de los precios de los artculos

e insumos, Esto es as no slo porque se genera un aumento de la competencia en los

mercados, sino tambin porque el transporte es un componente del coste que va parejo

con los de produccin, venta y otros costes de distribucin que conforman el coste total

del insumo o producto.

El sistema de transporte est compuesto fsicamente por las redes a travs de las

cuales se traslada la carga y por el equipo utilizado en su transporte. As, tenemos

vehculos, terminales, tuberas, autopistas, vas acuticas, barcos, canales, aeropuertos,

puertos, vas frreas, etc.

El usuario del transporte tiene a su disposicin una amplia gama de servicios, auque

todos estn centrados en torno a los cinco medios bsicos (ferrocarril, camin, barco,

oleoducto y avin). La variedad es casi ilimitada; desde combinar los cinco medios, a

utilizar slo uno de ellos, pasando por las agencias de transporte, las asociaciones o los

agentes de carga. De todas estas opciones, el usuario debe elegir aquella, o una

combinacin de varios servicios, que le ofrezca el mejor equilibrio entre la calidad y el

coste del servicio.

A los efectos de poder decidir sobre qu servicio o combinacin de servicios utilizar

debe ser considerado teniendo en cuenta los objetos a transportar, el coste, el tiempo

medio de entrega y variabilidad del mismo, y las prdidas y daos.


37

Coste. El coste del servicio para la empresa que enva la mercanca est dada por el

coste del medio del cual se hace uso, ms unos costes accesorios o terminales que se

pagan por servicios adicionales que se suelen proporcionar. En el caso de un servicio

de alquiler, el coste total del servicio est compuesto por la tarifa que se cobra por el

transporte de productos entre dos puntos, ms los costes adicionales como la recogida

en el punto de origen, la entrega en el de destino, los seguros o la preparacin de las

mercancas para el transporte. Cuando el servicio es propiedad de la empresa que enva

los productos, el coste del mismo es una parte de los costes relevantes del envo en

cuestin. Estos costes relevantes incluyen elementos como el combustible, el trabajo,

el mantenimiento, la depreciacin del equipo y los costes administrativos.

El coste de los servicios (por tonelada-milla) vara mucho de un tipo de servicio a

otro. As tenemos que el transporte areo es el ms caro, mientras que el de los

oleoductos es el ms barato. El transporte por camin es aproximadamente cinco veces

ms caro que el de ferrocarril, y ste, a su vez, cinco o seis veces ms caro que el

transporte fluvial o por oleoducto.

La comparacin entre los costes con el fin de elegir un servicio de transporte debe

hacerse siempre en base a los costes reales producto de la mercanca especfica que se

va a transportar, la distancia y la direccin del transporte, y el manejo especial que

pudiera requerir.

Tiempo de entrega y su variabilidad. Repetidos estudios e investigaciones han

demostrado que el tiempo medio de entrega y su variabilidad es el factor ms

importante a la hora de definir y evaluar el funcionamiento de un servicio de transporte.

Por tiempo de entrega se suele entender el tiempo medio que lleva trasladar un envo

desde su punto de origen hasta su destino.


38

Los diferentes medios de transporte difieren en si proporcionan o no una conexin

directa entre los puntos de origen y destino, como puede ser el transporte areo de una

carga entre dos aeropuertos. No obstante, a efectos prcticos es ms real medir el tiempo

de entrega puerta a puerta, considerando todos los medios implicados en el transporte.

La variabilidad se refiere a las diferencias normales que suele haber en el tiempo

de entrega de los envos. Incluso si tenemos una serie de mercancas con el mismo punto

de origen y destino, y que van a ser transportadas por el mismo medio, el tiempo de

trnsito no ser necesariamente el mismo para cada una de ellas. Esto se debe a

diferencias en factores tales como el clima, la congestin del trfico, el nmero de

paradas en el camino o el diferente tiempo de consolidacin de los envos. Por ello, la

variabilidad del tiempo de trnsito es una medida de la incertidumbre del

funcionamiento del servicio de transporte.

Prdidas y daos. Dado que los diversos medios de transporte difieren tambin en

su capacidad de llevar la carga sin prdidas ni desperfectos, estos dos factores deben

tenerse muy en cuenta a la hora de seleccionar el medio ms apto para el transporte de

los productos.

Las empresas de transporte tienen la obligacin de llevar las mercancas con una

prontitud razonable y de hacerlo con el suficiente cuidado de manera tal de evitar daos

y desperfectos. Esta responsabilidad se ve mitigada si las prdidas o los daos son la

resultante del azar, fallos de quien enva los productos o por cualquier otra causa que

est fuera del control del transportista. Aunque normalmente las compaas de

transporte, tras una presentacin adecuada de un recurso por parte del cliente, asumen

las prdidas que pueda sufrir el envo, existen cientos costes que la compaa que va a

hacer el envo debe conocer antes de elegir su medio de transporte.


39

Las prdidas ms serias que potencialmente puede sufrir la empresa que enva las

mercancas tienen que ver con el servicio al cliente. En principio, los productos que se

envan pueden servir para reponer el inventario de un cliente o para su uso inmediato.

Un retraso o unas mercancas que llegan inutilizables significan inconvenientes para el

cliente, con mayores costes de inventario debido al aumento de situaciones de no

disponibilidad de stock, y vindose obligado a hacer nuevos pedidos de reposicin

debido a que no se han recibido los anteriores pedidos tal como estaba planificado. El

proceso de reclamacin puede ser largo, consumindose tiempo en reunir todos los

factores y hechos relativos a la reclamacin.

En cuanto a la probabilidad de daos y desperfectos, si sta es alta suele obligar a hacer

un empaquetamiento de mayor proteccin del envo, con la incidencia que ello

representa en el coste logstico.

8. Servicios coordinados

En los ltimos aos ha habido un renovado inters por la idea de coordinar los

servicios con ms de un medio de transporte. La caracterstica ms importante de la

coordinacin es el libre intercambio de equipo entre los diferentes medios. Ejemplo de

esto es el transporte de un camin en avin, o el de un vagn en barco. Este intercambio

de equipos crea servicios de transporte de los que no puede disponer el usuario de un

solo medio de transporte. Normalmente, los servicios coordinados son un compromiso

entre los servicios que ofrecen las empresas de manera individual.

Esto implica que el coste y las caractersticas de funcionamiento se sitan entre las

correspondientes a los medios implicados.

Existen diez posibles combinaciones de servicios coordinados:

- Tren Camin

- Tren Barco
40

- Tren Avin

- Tren Oleoducto

- Camin Avin

- Camin Barco

- Camin Oleoducto

- Barco Oleoducto

- Barco Avin

- Avin Oleoducto

Siendo el servicio combinado Tren Camin el que mayor aceptacin y

utilizacin est teniendo. La combinaciones Camin - Barco y Tren Barco,

empleando barcos contenedores est obteniendo una muy fuerte aceptacin,

especialmente en el transporte internacional de mercancas.

9. Combinacin Tren Camin

La combinacin tren-camin implica el transporte de camiones-remolque, o mejor

an slo el remolque o bien un conteiner sobre vagones de tren, generalmente a

distancias mayores que las que suele recorrer un camin. Esta posibilidad ofrece la

combinacin de la comodidad y flexibilidad del transporte por carretera, con la

economa del servicio a larga distancia del ferrocarril.

El coste total es menor que si se emplease nicamente el camin, hecho que ha

permitido ampliar el rango econmico de empleo de este medio. Adems, con esta

combinacin, los trenes han sido capaces de compartir el trfico que normalmente se

transportara por carretera. Finalmente, el usuario se beneficia de la comodidad del

servicio puerta a puerta a largas distancias y a un precio razonable. Todos estos rasgos

han hecho que el servicio combinado tren-camin sea el ms popular de su categora.


41

10. Sistema de almacenamiento

El empleo de inventarios surge como una herramienta capaz de mejorar

ostensiblemente la coordinacin entre la demanda y el suministro, logrando al mismo

tiempo que los costes totales sean ms bajos. Es el mantenimiento del inventario el que

exige realizar las actividades de almacenamiento y manejo de mercancas, por lo que

ms que como una necesidad, ambas tareas surgen como una conveniencia econmica.

Los costes de almacenamiento y manejo de mercancas se justifican en funcin de

que pueden compensarse con otros como los del transporte, o los de produccin-

compras. Esto es as ya que, por ejemplo, el almacenamiento de un producto puede

significar menores costes de produccin si sta evita tener que ajustarse a las

necesidades de una demanda con grandes variaciones o incertidumbre. Tambin el

almacenamiento de mercancas puede llevar a tener menores costes de transporte, dado

que es posible hacer envos mayores y, por tanto, ms econmicos. De esta forma, el

objetivo que se plantea es emplear la cantidad suficiente de almacenamiento, de tal

manera que se pueda obtener un buen balance econmico entre los costes de

almacenamiento, produccin y transporte.

11. Cuatro razones para efectuar almacenamiento

- Reduccin de los costes de produccin-transporte. El almacenamiento y el

inventario asociado al mismo son dos factores que generan nuevos gastos. No

obstante, ese aumento de costes se compensan con la disminucin de los transportes

y produccin, ya que se mejora la eficiencia de ambos procesos.

- Coordinacin de la demanda y el suministro. Las empresas que tienen una

produccin de carcter estacional y una demanda razonablemente constante suelen

tener problemas de coordinacin entre la demanda y el suministro. Un claro

ejemplo de ello son las empresas de alimentacin, ya que, para mantener su oferta
42

de frutas y vegetales enlatados, deben almacenar toda su produccin en las pocas

de recogida con el fin de abastecer el mercado el resto del ao. Por el contrario, las

empresas que deben suministrar un producto o un servicio de carcter estacional y

con demanda incierta normalmente producen de forma constante durante todo el

ao con objeto de minimizar los costes de produccin y de crear los inventarios

suficientes para dar respuesta a la demanda que se pueda generar en las pocas de

venta.

- Ejemplos de este tipo de empresas son los fabricantes de aparatos de aire

acondicionado o de muecos de Navidad. Otro factor que puede crear la necesidad

de emplear almacenes son los precios de los productos. Aquellas mercancas y

artculos que experimentan grandes variaciones en el precio de un perodo a otro

pueden obligar a las empresas a hacer compras de los mismos por adelantado, de

modo que se obtengan a precios ms bajos, compensando as el coste de los

almacenes necesarios para su mantenimiento.

- Apoyo al proceso de produccin. El almacenamiento puede formar parte del

proceso de produccin. La fabricacin de ciertos productos, como quesos, vinos o

licores, requiere un perodo de almacenamiento para su maduracin.

- Apoyo al proceso de comercializacin. La comercializacin generalmente se

ocupa de cundo y cmo estar disponible el producto en el mercado. El

almacenamiento se emplea aqu para dar valor a un producto, de modo tal que si se

almacena el mismo cerca del cliente, el tiempo de entrega disminuye.

- Esta mejora en el servicio al comprador puede generar un incremento de las ventas.


43

Caso Prctico

CASO DE ESTUDIO: Farmata Logstica S.A.

Farmata Logstica S.A, es una empresa de logstica y almacenamiento, que se dedica a prestar

el servicio a otras empresas.

Hace 15 aos comenz en forma de sociedad entre dos amigos, ambos Ingenieros, en ese

momento solo contaban con un depsito mediano donde se almacenaban artculos de ferretera,

luego el negocio se fue expandiendo y actualmente cuentan con un predio de 2 depsitos de

almacenamiento de diferentes envergaduras y dos grandes clientes que le insumen el 90 % de

toda la operacin, adems de un laboratorio pequeo.

A principios del corriente ao no lograron llegar a un acuerdo comercial con uno de los

laboratorios de mayor operatividad, lo cual desencadeno una crisis para la compaa, ya que

haba invertido en tecnologa de alta complejidad para poder expandirse y tomar otras

operaciones del mercado, pero esto, ya no sera posible.

Los socios ante la falta de uno de sus mayores clientes y el apremio de los gastos tomados,

encontraron la solucin en una muy buena oferta de compra de una importante compaa

farmacutica internacional Brafarma Co. En el contrato de compra- venta acordaron realizar

una auditoria general de cada una de las areas para establecer el estado actual en el cual se

encuentran cada uno de los sectores de Farmata S.A antes de que se produzca el traspaso de

mando.

Es en este contexto que el Departamento de RRHH de Brafarma Co. asume el compromiso de

realizar un relevamiento del personal en todos los sectores de Farmata S.A.

Establecieron que en los primeros seis meses se relevaran los sectores de Administracin de

Personal, Almacenamiento y Logstica, Mantenimiento y Departamento de Sistemas.


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Resultado del Sector de Administracin de Personal

Este sector depende de la Gerencia de Administracin y Finanzas, que tambin comprende los

sectores de Facturacin y Cobranzas, Impuestos, Legales y Finanzas, totalizando 15 personas.

La Gerencia del departamento est a cargo del Cdor. Oscar Valente que se est jubilando pero

accedi a quedarse en la transicin. Oscar es una Contador de 65 aos, quien fue reconocido

CEO de empresas multinacionales especializadas en logstica y almacenamiento; a los 60 aos

renunci a un importante cargo para bajar el nivel de exigencia y empezar a trabajar sobre su

plan de jubilacin. Se caracteriza por ser una persona muy seria, metdica y organizada

llegando a la obsesin; no tiene amigos dentro de la organizacin. Es muy exigente para con l

y para con los dems, pero siempre cumple con su palabra empeada y premia el esfuerzo

dentro de su direccin. Se preocupa por los problemas personales de sus dirigidos y est al

tanto de todo lo que pasa en la empresa aunque haya estado de vacaciones por un mes. Es la

persona con ms poder en la organizacin, inclusive ms que los propios dueos. El controla

el resto de las reas y no se hace nada que l no quiera, los mismos dueos le preguntan a l

sobre el rumbo a tomar, incluso la propuesta de fusin provino de Oscar, contactndolo con el

posible comprador.

El departamento de Administracin de Personal est a cargo del Dr. Franco Gumes (abogado),

de 61 aos. Gumes es un viejo compaero del Gerente Administrativo, lo llev a esta empresa

ya que es de extrema confianza, y para con el personal se muestra muy duro y poco flexible.

Su equipo est formado por 2 liquidadores, 1 administrativo y 1 cadete. Hasta hace un ao eran

3 liquidadores, la contadora Cintia Moro renunci tras denunciar malos tratos por parte de

Franco, en la entrevista de salida mencion que haca ms de 1 ao que vena tolerando la

situacin de abuso de poder por parte de su Jefe, se lo atribuy a que era la nica mujer del

grupo, por lo cual le daban ms trabajo que al resto y hasta hacia las tareas del cadete, cuando

lo habl con Franco, el solo daba pretextos y luego le quito todas las tareas por lo que estuvo
45

los ltimos dos meses sentada detrs de su escritorio sin nada para hacer y sintiendo que todos

la dejaban de lado. Nuevamente hablo con su Jefe y en este caso lo nico que le dijo era que

ella ya no estaba capacitada para realizar el trabajo, furiosa se dirigi a RRHH y present su

renuncia.

El departamento funciona como rea de liquidacin principalmente; no se realizan ningn tipo

de accin que tiende a motivar al personal. Su principal funcin es el control de ausentismo,

apercibir ante la menor falta y despedir en caso de que sea necesario. El Dr. Gumes se muestra

como una persona difcil para negociar, siempre gana las discusiones, es severo al cumplir con

la ley, tanto para liquidar los sueldos como para apercibir, los empleados no se animan ni a

pedir aumentos. Sin embargo, con sus pares tiene un trato diferencial, siempre y cuando sean

de su agrado.

Las disputas ms frecuentes se dan entre Gumes con el Jefe de Personal, Ricardo Costa, ya

que mientras este trata de motivar y dar respuesta a las inquietudes de los empleados, buscar

las mejores consultoras para implementar capacitaciones a bajo costo para todo el personal,

Gumes solo se limita a decir que pierde el tiempo en habladuras con la gente, los empleados

necesitan mano firme porque as era en sus tiempos y daba resultados.

Por otro lado Valente hace odos sordos, mientras que Ricardo Costa ya tom la decisin de

dejar la empresa.

Resultado del Sector Almacenamiento y Logstica

Almacenamiento: Integrado por 2 Jefes, 85 operarios y 5 administrativos de depsito.

Martin, Jefe de Deposito N1, de unos 34 aos y 3 aos de antigedad en la empresa, comenz

como administrativo de depsito y pasado un ao ya haba logrado ascender a Jefe gracias a

sus cualidades como lder. Martin se define a s mismo como entrador, capaz de acercarse a la

gente, escuchar las problemticas y darles respuesta, gusta de trabajar en equipo para
46

sobrellevar los problemas del da a da, sabiendo cmo administrar los tiempos y los recursos

disponibles, estas caractersticas siempre le dieron buenos resultados.

Sus colaboradores lo definen como una persona proactiva, que busca sobresalir, pero aun as

se responsabiliza por sus xitos y fracasos, adems todos valoran que defienda a su grupo

cuando surgen problemas.

Actualmente tiene 40 personas a cargo y la mayor dificultad la encuentra en poder motivarlos

para realizar el trabajo, ya que con los problemas organizacionales, todos estn a la expectativa

y les cuesta concentrarse, adems no tiene seguridad de que con la venta todos permanezcan

en su puestos, ni siquiera l.

Pedro Miguel, Jefe de Deposito N2, de 53 aos y 11 aos de compaa, tiene un estilo diferente

al de Martin, sus colaboradores ms cercanos lo describen como autoritario y directivo, ante

los problemas sigue los mismos lineamientos que desde hace 10 aos, con poca flexibilidad

apela siempre a imponer medidas disciplinarias como solucin a cualquier problema, sin

permitir salirse de la rutina diaria y controlando todo al detalle. Todos los que trabajan con l,

concuerdan en que se siempre busca influenciar y mantener el control sobre el resto, como si

buscara no perder su prestigio. Estas caractersticas personales hacen a la mayor rotacin del

depsito a su cargo, o a que los empleados prefieran trabajar con Martin Solucio, lo que a su

vez genera roces entre ellos.

La mayor parte de los operarios de ambos depsitos, se encuentra desmotivado, no solamente

porque desde que la organizacin est en crisis baj la produccin, y con ello la posibilidad de

trabajar horas extras, sino tambin, porque temen que con la venta, peligren sus puestos de

trabajo en la compaa. Hasta el momento solo saben que la empresa cambia de manos, pero

nadie les informo sobre que pasara con ellos, razn por la cual trabajan a desgano y pasan la

mayor parte del tiempo especulando sobre qu puede pasar y si tienen que dirigirse a los

representantes sindicales en busca de asesoramiento o ayuda.


47

Logstica: est a cargo de Pablo Ramirez. Pablo tiene 29 aos y es sobrino de uno de los dueos,

la cual parece ser la nica razn por la cual sigue en el cargo. Por debajo tiene 2 supervisores:

Pedro Milton, a cargo del turno maana y Domingo Prat, responsable del turno tarde. Ambos

de ms de 45 aos y de mucha antigedad en la compaa, por lo cual ya conocen el trabajo al

detalle. Su forma de accionar ante los problemas es siempre la misma, y segn el lineamiento

que estableci la empresa, en sus inicios, en los manuales de procedimientos.

La operatoria del rea de logstica, es la siguiente: los pedidos llegan por sistema, se preparan

y van al sector de despacho donde se realiza un control y luego se cargan en los mviles, si

hay errores en el armado del pedido, se devuelven para que se vuelvan a preparar

correctamente. En medio de toda la operatoria, se completan las 5 planillas diferentes

correspondientes a las devoluciones, los errores en el armado, los pedidos entregados, los

controles realizados y el mvil de despacho con los datos de chofer y ayudante. El control de

las planillas la realizan los supervisores, y pasado el primer filtro las recibe Pablo Ramrez,

quien debiera llevar un registro minucioso de cada uno de las operaciones con indicadores de

gestin para el seguimiento y mejora en la operatoria del sector. Nada de esto ocurre, Ramirez,

cuando lo sobrepasan los papeles los pasa a la Administracin para que siga su curso,

cualquiera fuese. Resulta evidente que el sector entra en tierra de nadie una vez que Pablo

toma la posta.

Este sector funciona de forma rutinaria y automtica, las tareas estn bien distribuidas y cada

uno se limita a hacer solo lo que le corresponde. Este modo de funcionamiento resulta muy

conveniente para Pablo, quien se ocupa de dar vueltas por el depsito dos veces al da,

terminada la ronda, vuelve a su oficina a tomar caf y leer el diario por internet. Ante los

problemas que puedan surgir Pedro o Domingo se harn cargo de tomar las decisiones, ya todos

saben que l no sabe nada del negocio y tampoco se preocupa por aprender, lo cual se hace
48

evidente tanto en el desorden administrativo como en la burocracia con la cual se maneja. En

consecuencia los roces de Pablo con el Gerente Administrativo son ms que frecuentes.

Tambin, como resultado de su gestin, en el sector crece el ndice de ausentismo y en cada

control de stock siempre surgen faltantes o diferencias, el rumor que corre en el sector es que

no hay control despus de los realizados por Pedro y Domingo.

Resultado Departamento de Sistemas

Este sector est compuesto por un Gerente de Sistemas, el Lic. Paso, de unos 50 aos, quien

tiene 10 aos de antigedad en la empresa e inicio todo el desarrollo del rea informtica.

Ingreso a la empresa por ser amigo de uno de los dueos, quien le pidi ayuda para sistematizar

las operaciones ya que l no tena los conocimientos para poder hacerlo y porque necesitaba

una persona de confianza. Fue as, como empez a conformar su equipo de trabajo, primero,

con algunos colegas conocidos y luego fue incorporando estudiantes del rea con perspectivas

de que puedan desarrollarse profesionalmente y aportar valor agregado a la compaa, es por

esto que busca permanentemente la capacitacin de todos sus colaboradores, aunque, por la

situacin de la empresa desde hace ms de 8 meses que no puede contratar servicios externos

para su realizacin.

El Lic. Paso se caracteriza por ser una persona afable y comprometida con el trabajo, sus

colaboradores afirman que puede pasar horas metido en su oficina, absorbido por los diferentes

proyectos que quiere desarrollar, es as que pierde la nocin del tiempo, y hay que avisarle que

es hora de almorzar, por ejemplo. Sin embargo, siempre tiene tiempo para escuchar la

problemticas de su equipo y colaborar con el resto.

El equipo del rea esta formado por 11 personas, la gran mayora integrada por estudiantes,

jvenes de entre 23 a 30 aos y en un menor porcentaje por profesionales del rea, de entre 35

a 48 aos.
49

Si bien se lo percibe como un equipo integrado y que logr establecer buenos lazos sociales,

no deja de ser notoria la diferencia entre ambas generaciones: los ms jvenes son informales,

desde la indumentaria hasta la forma en que expresan sus ideas y opiniones, optan por entrar

ms tarde y tomarse ms tiempo en los descansos. Los inconvenientes que alguna vez surgieron

en el equipo fueron por estos motivos, ya que a los mayores les cuesta aceptar estas actitudes

y formas de comportamiento de los jvenes, ellos siempre cumplen con el horario y respetan

las jerarquas y las normas de la compaa.

En el rea de sistemas todos gozan de capacitaciones pagas para mantenerse actualizados,

horarios flexibles y hasta de trabajar desde la casa una vez por semana, la nica regla que

impuso el Gerente es cumplir con el trabajo en tiempo en forma.

Si bien estas condiciones resultan en una menor rotacin del rea, no son bien vistas por el

resto de los sectores que conforman Farmata S.A. lo que genera sentimientos de recelo hacia

el sector.

Resultado del Sector de Mantenimiento

El sector est integrado por un Jefe de Mantenimiento Sr. Macan, de unos 51 aos, quien est

en la empresa desde el inicio de la misma. Siempre se caracteriz por ser una persona directiva,

ameno a su modo, con la cual se puede mantener un trato cordial, pero siempre distante. Ante

los problemas escucha alternativas de solucin, pero siempre opta por tomar las decisiones de

manera autnoma y siguiendo su propio criterio.

El equipo estaba conformado por 7 tcnicos, 4 especializados en diferentes reas (electricidad,

refrigeracin, mecnica, edilicio) y 3 ayudantes. En los ltimos tres meses el sector se vio

gravemente afectado por la crisis de la empresa, provocando un gran malestar en el equipo de

trabajo. Los problemas econmicos de la compaa no permitieron la compra de repuestos

para la realizacin del mantenimiento de las plantas, ni la contratacin de proveedores externos

a quienes se recurre cuando el trabajo los excede, por estas razones la gran mayora de los
50

trabajos quedaron a medio hacer y el resto est sumamente retrasado o, no se realiz. Sin

embargo, a pesar de estos inconvenientes de pblico conocimiento, cada uno de los sectores

sigue con los reclamos hacia mantenimiento, ya que esto afecta al circuito operativo de toda la

empresa. Es evidente el clima de tensin en el sector generado por el roce con el resto de las

reas por las demandas de pedidos de service a los cuales no pueden atender, esta situacin

provoco que el equipo de Macan perdiera tres tcnicos especializados de mucha experiencia.

Al interrogarlos por los motivos de su decisin de dejar la empresa, comentaron: Nos

cansamos de arreglar todo con alambre, llega un momento donde uno se satura, siempre

tratamos de hacer hasta lo imposible, pero si no te dan las herramientas, no basta solo con buena

voluntad. Antes de la crisis, todo era distinto, tenamos materiales y trabajbamos bien, hasta

Macan nos daba una mano para sacar el trabajo adelante

El Sr. Macan sigue dando directivas, pero no materiales de trabajo, ni soluciones a nuestros

reclamos, seguro l sabe cul es la situacin, pero no nos informa, es imposible trabajar as,

yo no s si con el cambio de manos esto va cambiar, ni siquiera es seguro que conservemos

nuestros puestos de trabajo, y yo tengo una familia, necesito estabilidad


51

CAPITULO II

ABASTECIMIENTO

2.1. Gestin de abastecimiento y su problemtica profesional

Las principales funciones logsticas son las referidas a: transporte, almacenamiento,

compras y pronsticos de demanda, inventarios, planeacin de la produccin, gestin de

personal, empaque y embalaje y el servicio al cliente. La logstica debe lograr la

interaccin de reas operativas del sistema de cadena de abastecimiento, una excelente

coordinacin de la administracin de materiales, los movimientos de inventarios y la

distribucin fsica y todo esto coordinado e integrado con las otras divisiones, reas y

departamentos de la empresa y de las empresas que en un momento dado hayan

sincronizado, con la nuestra, una cadena de abastecimiento desde la materia prima hasta

el consumidor final.

La funcin de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio

deben ser buscados fuera de la empresa, en este trabajo vamos a conocer ms sobre gestin

de abastecimiento, involucrada con la investigacin de mercado.


52

2.2. Abastecimiento.

Abastecimiento o aprovisionamiento, es la funcin logstica, mediante el cual se realiza

el proceso para proveer a una empresa, de todo el material necesario para su

funcionamiento. Su concepto es sinnimo de provisin o suministro.

Incluye las actividades siguientes:

- Clculo de necesidades, es una actividad propia del planeamiento logstico. Las

necesidades de abastecimiento, involucran todo aquello que se requiere para el

funcionamiento de la empresa, en cantidades especficas para un determinado

perodo de tiempo, para una fecha sealada, o para completar un determinado

proyecto.

El clculo de las necesidades se materializa con los pedidos o requisicin.

Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por

consumo, reemplazo reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para

proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.

Compra o Adquisicin, tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en

las cantidades necesarias y econmicas en la calidad adecuada al uso al que se va a

destinar en el momento oportuno y al precio total ms conveniente.

2.2.1. Objetivos Del Abastecimiento

Dentro de los objetivos del aprovisionamiento tenemos los siguientes:

- Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales suministros y servicios

necesarios para el funcionamiento de la organizacin

- Mantener las inversiones en existencias y reducir las prdidas de stos a un nivel

mnimo.

- Mantener unas normas de calidad adecuadas.

- Buscar y mantener proveedores competentes.


53

- Normalizar los elementos que se adquieren.

- Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio ms bajo posible.

- Mantener la posicin competitiva de la organizacin.

- Conseguir unas relaciones de trabajo productivas y armoniosas con otros

departamentos de la organizacin.

- Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos

administrativos sean los ms bajos posibles

2.2.2. Gestin De Abastecimiento

2.2.3. Definicin De Gestin De Abastecimiento

La Gestin de Abastecimiento es una de las operaciones ms trascendentes y

complejas en cualquier Empresa de la Industria del Comercio tanto Mayorista como

Minorista y el conocer las diferentes formas de implementarla, conocer cada una de

sus etapas y la forma en que afectan a los diversos departamentos de la Empresa, la

convierten en una disciplina obligatoria.

Gestin de Abastecimiento nace ante la siguiente situacin; generalmente las

empresas compran grandes cantidades de inventarios de acuerdo a un promedio de

rotacin sin tener en cuenta cuales requieren mas capital de trabajo, por ganar grandes

descuentos o en el momento en que se acaba el stock, generando un capital de trabajo

excesivo en inventario; lo que el programa propone es que se compre menos

cantidades de los productos que ms cuestan, pero con mayor frecuencia; comprar

ms cantidades en los productos que no requieren mayor capital de trabajo pero con
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menor frecuencia para as liberar ese capital, aumentar la liquidez y comprar de

acuerdo a lo que estn demandando.

2.2.4. Beneficios de la Gestin de Abastecimiento

Los beneficios de la gestin de abastecimiento son las siguientes:

- Reducir el capital de trabajo invertido en el total del inventario de acuerdo a la

demanda, logrando mantener siempre existencias, pero sin tener sobre stock, a

partir de una administracin eficiente de los inventarios que ms cuestan y en

donde se tiene concentrada la inversin.

- Lograr una ventaja competitiva en funcin de polticas de compra que garantizan

que nunca va a tener agotados, que no va a haber sobre-stock, que va a tener ms

liquidez, que va a diferir el pago a los proveedores y por lo tanto va a incrementar

la rentabilidad.

- Incrementar la rentabilidad de la empresa al poder despus de haber liberado el

capital de trabajo, contar con un mayor disponible de flujo de caja que le permitir

poner los excedentes de tesorera a rentar o invertir en otras lneas de productos,

entre otros.

- Liberar el capital de trabajo al reducir el nmero de unidades a comprar, pero

aumentando la frecuencia de compra; ejemplo: en vez de comprar de a 100

unidades cada 30 das por un valor de $ 1.000.000, ahora se compra 25 unidades

cada 8 das por un valor de $ 250.000.

- Evaluar cuanto capital de trabajo se ha liberado por cada producto o categora en

un perodo de tiempo determinado, despus de haber implementado el modulo de


55

gestin de abastecimiento, por ejemplo: a una fecha anterior en el producto a se

tena invertido $ 10, a hoy se tiene invertido en el mismo $ 8, liberando $2.

- Evite perder ingresos por dejar de vender por faltantes de mercanca; gestin de

abastecimiento le permite mantener siempre las cantidades ideales para satisfacer

la demanda de sus clientes.

- Mantener niveles adecuados de inventario para soportar ventas de temporada o

promocionales y alistar a tiempo los abastecimientos de acuerdo con el

comportamiento de la demanda en esos perodos.

- Identificar cual ha sido el mayor consumo de cada uno de los productos, con base

en el anlisis del comportamiento de su salida o venta en diferentes periodos de

tiempo: diario, semanal quincenal o mensual.

- Prestar un excelente servicio al poder entregar a tiempo los pedidos que solicitan

los clientes, por tener siempre stock disponible, sin necesidad de tener grandes

cantidades almacenadas, pero sin dejar de vender.

- Comenzar a utilizar el mdulo de gestin de abastecimiento sin tener

traumatismos con las rdenes de compra que estn en trmite, porque el sistema

le permite incorporar los surtidos que estn en trnsito.

- Permite administrar sus inventarios, no solo basado en criterios de tiempo, sino

tambin en funcin de limitantes y en capacidades de transporte o de

almacenamiento.

2.2.5. El Sistema De Abastecimiento en el Per

El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos,

normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos orientados al racional flujo,

dotacin o suministro, empleo y conservacin de medios materiales; as como

acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad de los


56

procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administracin

pblica.

Este sistema se instituy a travs del Decreto Ley 22056, en el marco de actividad de

la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de Administracin

Pblica. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas instancias.

Finalidad

La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad, racionalidad,

eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la

administracin pblica.

mbito de aplicacin

El sistema de abastecimiento en la Administracin Pblica es de aplicacin tanto a los

bienes materiales, constituidos por elementos materiales individualizables

mesurables, intercambiables y tiles o necesarios para el desarrollo de procesos

productivos, como a los servicios en general, excepto los personales que son

competencia del sistema de personal, que para el efecto, cuenta con sus propias

normas.

Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento

Las normas que rigen el Sistema de Abastecimiento en la Administracin Pblica

peruana son las siguientes:

Constitucin Poltica de 1993: Art. 58, 76

Artculo 58.

La iniciativa privada es libre. Se ejerce en una economa social de mercado. Bajo este

rgimen, el Estado orienta el desarrollo del pas, y acta principalmente en las reas
57

de promocin de empleo, salud, educacin, seguridad, servicios pblicos e

infraestructura.

Artculo 76

Las obras y la adquisicin de suministros con utilizacin de fondos o recursos

pblicos se ejecutan obligatoriamente por contrata y licitacin pblica, as como

tambin la adquisicin o la enajenacin de bienes.

La contratacin de servicios y proyectos cuya importancia y cuyo monto seala la Ley

de Presupuesto se hace por concurso pblico. La ley establece el procedimiento, las

excepciones y las respectivas responsabilidades.

- Decreto Ley N 22056: Ley del Sistema Administrativo de Abastecimiento.

- Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.

- Ley N 29142: Ley Anual de Presupuesto.

- Ley N 26850: Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

- Texto nico Ordenado de la Ley de contrataciones y Adquisiciones del Estado.

D.S. N 083-2004-PCM.

- Reglamento del T.U.O de la ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

D.S. N 084-2004-PCM, modificado mediante D.S. 063-2006-EF.

Trminos Utilizados En El Sistema De Abastecimiento

Adquisicin:

La accin orientada a obtener la propiedad o cualquiera de sus atributos sobre

un bien.

Bases:

Los documentos que contienen los aspectos administrativos, las

especificaciones tcnicas y los trminos de referencia o expediente tcnico,

segn corresponda, que con el conjunto de condiciones, procedimientos


58

establecidos por la Entidad y, cuando corresponda, la proforma del contrato,

rigen un proceso de seleccin especfico en el marco de la Ley y el presente

Reglamento.

Calendario del proceso de seleccin:

El documento elaborado por la Entidad que convoca a un proceso de

seleccin, en el cual se fijan los plazos para cada una de sus etapas.

Contratacin:

Es el acuerdo para regular, modificar o extinguir una relacin jurdica dentro

de los alcances de la Ley y del Reglamento

Especificaciones Tcnicas:

Descripciones, elaboradas por la Entidad, de las caractersticas

fundamentales de las obras, consultoras, servicios, bienes o suministros a

ejecutar, contratar o adquirir, respectivamente.

Postor:

La persona natural o jurdica legalmente capacitada que participa en un

proceso de seleccin desde el momento en que presenta su propuesta

Proveedor:

La persona natural o jurdica que vende o arrienda bienes, presta servicios o

ejecuta obras.

Obra:

Construccin, reconstruccin, remodelacin, demolicin, renovacin y

habilitacin de bienes inmuebles, tales como edificaciones, estructuras,

excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, que requieren

direccin tcnica, expediente tcnico, mano de obra, materiales y/o equipos.


59

Organismo regulador

El organismo regulador del Sistema de Abastecimiento es el Consejo

Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (CONSUCODE), el

cual es un rgano pblico descentralizado perteneciente a la Presidencia del

Consejo de Ministros, con personera jurdica de derecho pblico que goza

de autonoma tanto administrativa, funcional, financiera, econmica, as

como jurdica.

Entre sus funciones estn:

o Velar por el cumplimiento y difusin de la ley de contrataciones y

adquisiciones del Estado, as como proponer las modificaciones que

sean necesarias.

o Aprobar directivas que fijen criterios de interpretacin o de

integracin de dicha Ley.

o Resolver en ltima instancia administrativa los asuntos de su

competencia.

o Desarrollar, administrar y operar el Registro Nacional de

Proveedores.

o Desarrollar, administrar y operar el Sistema Electrnico de

adquisiciones y contrataciones del Estado (SEACE).

o Organizar y administrar conciliaciones y arbitrajes.

o Absolver consultas sobre la materia de su competencia.

o Imponer sanciones a los proveedores, participante, postores y

contratistas que contravengan las disposiciones establecidas.

o Poner en conocimiento de la Contralora General de la Repblica los

casos en que se aprecie indicios de incompetencia, negligencia,


60

corrupcin o inmoralidad detectados en el ejercicio de su funcin

pblica.

o Supervisar todo proceso de contratacin de bienes, servicios u obras

cualquiera sea el rgimen de contratacin.

Procesos tcnicos.-

Los procesos tcnicos son los instrumentos de gestin o herramientas del

sistema de abastecimiento en s, establecidos con la finalidad de hacer ms

dinmicos funcional y operativo.

Los Procesos tcnicos son 11, los que para una mayor operatividad y

funcionamiento han sido agrupados en Sub sistemas.

1. Sub Sistema De Informacin.-

Llamado as porque mediante los procesos tcnicos que comprende, se

capta, procesa, clasifica, actualiza, proporciona y conserva la

informacin sobre los bienes servicios en general y ejecucin de obras,

proveedores que lo suministran, precio de mercado y condiciones de

venta ofrecidas por estos, seguridad, garanta que ofrecen, acciones de

seguimiento y control a realizar, etc.; necesarios por las entidades

pblicas para tomar la decisin ms conveniente en condiciones ptimas

para el Estado.

Est constituido por los siguientes procesos tcnicos:

a.Catalogacin

Proceso que permite la depuracin, ordenamiento, estandarizacin,

codificacin, obtencin, actualizacin y proporciona la informacin

referida a los bienes, servicios, obras y/o consultora requeridos por las
61

entidades pblicas, con el fin de incluirlos en el catlogo institucional el

cual constituye un documento de valiosa informacin.

b. Registro de Proveedores

Proceso a travs del cual se obtiene, procesa, utiliza y se evala la

informacin comercial relacionada con los proveedores (contratista y

consultores) de la entidad, y tambin los bienes, servicios, obras y

consultora que estos suministran, prestan, ejecutan, etc.

c. Registro y Control

Es un proceso referido a las acciones de control previo, verificacin y

conformidad, a cada una de las fases de cada uno de los procesos

tcnicos, a fin de detectar oportunamente desviaciones y adoptar las

medidas necesarias.

As como tambin referido al seguimiento de los documentos

administrativos generados en los diversos niveles de la entidad, para

evitar demoras o establecimiento en el trmite de los mismos, hecho que

perjudicara a la oficina de abastecimiento y a la institucin.

d. Programacin

Proceso mediante el cual se prev en forma racional y sistemtica, la

satisfaccin conveniente y oportuna de los bienes y servicios, obras,

consultora, etc. que son requeridas por las dependencias de las

entidades pblicas, previa determinacin en base a las respectivas

metas institucionales, a la disponibilidad presupuestaria, aplicando

criterios de austeridad y prioridad.


62

2. Sub Sistema De Negociacin/Obtencin

Llamado as porque mediante los procesos tcnicos que comprende

presenta opciones y condiciones para negociar bienes y/o servicios o,

para rescatar derechos en caso de haberlos perdido, por causas

imprevistas o hechos fortuitos comprobados.

a. Adquisicin

Proceso tcnico a travs del cual se formaliza de la manera ms

conveniente, adecuada y oportuna para el Estado, la adquisicin,

obtencin, contratacin de bienes, servicios, obras, consultora,

siguiendo un conjunto de acciones tcnicas administrativas y

jurdicas, requeridas por las dependencias integrantes, para el logro

de sus objetivos y alcance de sus metas, por medio de la oficina de

abastecimiento, teniendo en cuenta el presupuesto asignado.

b. Recuperacin de Bienes

Es un proceso que comprende actividades orientadas para volver a

tener dominio o disposicin de bienes (para uso, consumo) o de

servicios que anteriormente se tena derecho sobre su propiedad o

uso, luego de haberlos perdido por diversas causas como:

Descuido o negligencia de los trabajadores usuarios.

Abandono irresponsable de bienes en lugares ajenos a la

propia entidad.

Bienes distribuidos sin criterios, sin antes haber sido

utilizados, es decir que permanecieron en stock o sin

rotacin, por haber sido adquiridos sin rotacin, por haber


63

sido adquiridos sin programacin en exceso o en forma

indiscriminada.

3. Subsistema de Utilizacin/Preservacin.

Llamado as porque orienta y coordina la movilizacin, el uso,

conservacin y custodia de los bienes, servicios y obras ejecutadas para

una adecuada utilizacin y preservacin.

Comprende los siguientes procesos:

a. Almacenamiento

Actividad tcnica, administrativa y jurdica relacionada con la

ubicacin fsica temporal de los bienes materiales adquiridos por las

entidades pblicas a travs de las modalidades de adquisicin

establecidas, en un espacio fsico apropiado denominado almacn, con

fines de custodia, antes de entregarlos, previa firma de la PECOSA o

PIA, a las dependencias solicitantes, con destino a los usuarios de los

mismos.

b. Mantenimiento

Es una etapa del sistema de abastecimiento, donde la oficina de

abastecimiento por medio de la unidad de servicios o de terceras

personas idneas, proporciona adecuada y oportunamente el servicio

de mantenimiento, que puede ser de tipo predictivo, preventivo,

correctivo de la maquinaria, equipos, enseres, edificaciones, etc. con

el propsito de estar en ptimo estado de conservacin y de operacin

de los mismos.
64

c. Seguridad

Es una etapa del sistema, donde la oficina de abastecimiento por medio

de la unidad de seguridad, utilizando su propio personal o de registros,

brindan un eficiente servicio de seguridad integral.

d. Distribucin

Es un proceso, que a travs del almacn institucional, proporciona

adecuada y oportunamente los bienes requeridos para las

dependencias solicitantes, para el logro se sus objetivos y alcance de

metas institucionales.

e. Disposicin Final

Es una etapa del sistema de abastecimiento relacionada con la

situacin tcnica, administrativa y jurdica de los bienes asignados en

uso, la cual tiene como finalidad evitar la acumulacin improductiva

de bienes y/o servicios innecesarios para la entidad.

Por lo que ser pertinente tramitar su baja y posterior venta, incineracin o destruccin,

segn su estado.

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

A. Aplicacin De Criterio De Eficiencia Y Eficacia

Se refiere al uso ptimo de los pocos recursos disponibles (eficiencia); as como lograr

los objetivos y alcanzar las metas fijadas (eficacia) a travs de la gestin adecuada de

estos recursos.

Para ello se debe aplicar criterios tcnicos:

- Cantidad: Que el proveedor tenga en spot la cantidad requerida por la

entidad.
65

- Calidad: Cualidades o propiedades de los que se va adquirir, obtener o

contratar.

- Oportunidad: Que el proveedor seleccionado entregue en la fecha oportuna

la totalidad de lo adquirido por la entidad o realice en su integridad el

servicio contratado.

- Lugar: Los bienes adquiridos por la entidad deben ser entregados por el

proveedor seleccionado en el almacn de la entidad y no al revs.

- Costo: Slo en igualdad de caractersticas y condiciones de lo ofertado por

el proveedor, se preferir la oferta ms baja presentada.

B. Integridad De Administracin De Abastecimiento

El abastecimiento es una funcin de apoyo al funcionamiento interno de una

organizacin. Esta norma busca dar un adecuado concepto de unidad a la funcin de

abastecimiento a travs del desarrollo de actividades nicas en campos especializados

denominados procesos tcnicos, los cuales conforman el sistema de abastecimiento.

C. Actualizacin Y Utilizacin De Informacin Para El Abastecimiento

El sistema de abastecimiento ser vale de la informacin para orientar, organizar y

racionalizar el desarrollo de los procesos tcnicos, informacin que debe ser actualizada

de modo tal que refleje la situacin actual y permita tomar decisiones.

D. Unidad De Adquisicin De Bienes Y Servicios

La adquisicin constituye un conjunto de actividades tcnico administrativas-jurdicas

orientadas a lograr que una entidad pblica en representacin del estado logre la

propiedad, disponibilidad o facultad de utilizacin de bienes o servicios en forma

permanente o temporal, derivndose o no en una obligacin de pago.


66

E. Unidad En El Ingreso Fsico Y Custodia Temploral De Bienes

Esta norma garantiza acciones racionales y facilita el control ya que solo por el almacn

del rgano de abastecimiento se realiza el ingreso fsico de bienes adquiridos y/o

recuperados.

El ingreso fsico de bienes es un acto formal de incorporacin a la entidad, pasando

desde afuera hacia dentro de ella a travs de un lugar establecido (almacn).

La custodia temporal se inicia en la adquisicin y la recuperacin de bienes.

F. Austeridad Del Abastecimiento

Austeridad es la equilibrada estimacin de bienes y servicios, el empleo mesurado de

los limitados recursos y su adecuada combinacin para obtener mejore resultados.

Su objetivo es determinar criterios para hacer ms racional el empleo de los recursos

de que dispone una entidad.

G. Verificacin Del Estado Y Utilizacin De Bienes Y Servicios

Las instituciones pblicas formularan y aplicaran normas para comprobar la

existencia, estado de conservacin y condiciones de utilizacin de los bienes y/o

servicios de que dispone la entidad; es decir la constatacin fsica en relacin con las

unidades fsicas.

Es decir es acto de constatacin fsica que en un determinado momento o en forma

permanente realizan un grupo de personas idneas, a fin de establecer el uso, estado

de conservacin, usuario, lugar de ubicacin fsica, medidas, etc.

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos.

a. Programacin de necesidades

Es la determinacin de stas en funcin a los objetivos y metas institucionales,

concordantes con el PIA. En esta fase se utilizar el Cuadro de Necesidades.


67

b. Elaboracin del Presupuesto Valorado

Esta fase consiste en la consolidacin de las necesidades de bienes, servicios y

obras, sustentatorias del Presupuesto Institucional de Apertura PIA

c. Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones PAAC

Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) das siguientes a la aprobacin del

PIA, es decir, a ms tardar el 31 de enero de cada ao. No se podr ejecutar ningn

proceso de seleccin que previamente no haya sido incluido en el PAAC, siendo

nulo todo proceso que contravenga a esta disposicin.

d. Ejecucin de los procesos de seleccin

Consiste en la realizacin de los procesos de seleccin de acuerdo al objeto del

proceso. Los procesos de seleccin se rigen por el artculo 11 de la Ley Anual de

Presupuesto y por los artculos 14 del TUO y 77 del Reglamento, as como por el

numeral 2.3., inciso g, del TUO.

e. Ingreso al Almacn Institucional

Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a travs de los diversos procesos

de seleccin, en aplicacin de la SA 05- Unidad en el ingreso fsico y custodia

temporal de bienes, concordante con las Normas Tcnicas de Control Interno -

NTCI 300 02- Unidad de Almacn. (Catalogacin, Registro en las Tarjetas de

Control Visible de Almacn, verificacin permanente de su estado de

conservacin, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de Existencias

Valoradas de Almacn, informe a la Oficina de Contabilidad).

f. Valorizacin de las existencias de almacn

Se realiza en funcin a los documentos - fuentes o tasacin, aplicando el Costo

Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).


68

g. Inventario Fsico

En el proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de

Abastecimiento, SBN, etc.

h. Ajuste del valor monetario

Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes.

i. Presentacin a la Oficina de Contabilidad

Esta actividad es clave para la sustentacin del Balance.

ACERCA DE LA LEY DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL

ESTADO

a. Alcances

La presente Ley establece las normas bsicas que contienen los lineamientos que

deben observar las Entidades del Sector Pblico, dentro de criterios de racionalidad

y transparencia, en los procesos de adquisiciones y contrataciones de bienes,

servicios u obras y regula las obligaciones y derechos que se derivan de los mismos.

b. mbito De Aplicacin

A. Se encuentran comprendidos dentro de los alcances de la presente

a. Ley, bajo el trmino genrico de Entidad: El Gobierno Nacional, sus

dependencias y reparticiones, as como sus instituciones y organismos

pblicos descentralizados;

b. Los Gobiernos Regionales, sus dependencias y reparticiones;

c. Los Gobiernos Locales, sus dependencias y reparticiones;

d. Los Organismos Constitucionales Autnomos;

e. Las Universidades Pblicas;

f. Las Sociedades de Beneficencia y las Juntas de Participacin Social;

g. Los Institutos Armados y la Polica Nacional del Per;


69

h. Los Fondos de Salud, de Vivienda, de Bienestar y dems de naturaleza

anloga de las Fuerzas Armadas y de la Polica Nacional del Per;

i. Las empresas del Estado de derecho pblico o privado, ya sean de

propiedad del Gobierno Nacional, Regional o Local; las empresas

mixtas en las cuales el control de las decisiones de los rganos de gestin

est en manos del Estado;

j. Los proyectos, programas, rganos desconcentrados y dems unidades

orgnicas, funcionales, ejecutoras y/u operativas de los Poderes del

Estado y los organismos pblicos descentralizados; y,

k. Todas las dependencias como organismos pblicos descentralizados,

unidades orgnicas, proyectos, programas, empresas, fondos

pertenecientes o adscritos a los niveles de gobierno central, regional o

local, as como los organismos a los que alude la Constitucin Poltica y

dems que son creados y reconocidos por el ordenamiento jurdico

nacional.

B. Las adquisiciones y contrataciones cuyos procesos de seleccin regula la

presente Ley comprenden todos los contratos mediante los cuales el Estado

requiere ser provisto de bienes, servicios u obras necesarios para el

cumplimiento de sus funciones, asumiendo el pago del precio o de la retribucin

correspondiente y las dems obligaciones derivadas de la calidad de contratante.

C. La presente Ley no es de aplicacin para:

a. La contratacin de trabajadores, servidores o funcionarios pblicos

sujetos a los regmenes de la carrera administrativa o laboral de la

actividad privada;
70

b. La contratacin de auditoras externas en o para las entidades del Sector

Pblico, la misma que se sujeta especficamente a las normas que rigen

el Sistema Nacional de Control. Todas las dems adquisiciones y

contrataciones que efecte la Contralora General de la Repblica se

sujetan a lo dispuesto en la presente Ley y su Reglamento;

c. Las operaciones de endeudamiento interno o externo;

d. Los contratos bancarios y financieros celebrados por las entidades;

e. Los contratos de locacin de servicios que se celebren con los

presidentes de Directorio o Consejo Directivo, que desempeen

funciones a tiempo completo en las entidades o empresas del Estado;

f. Los actos de disposicin y de administracin y gestin de los bienes de

propiedad estatal;

g. Las adquisiciones y contrataciones cuyos montos, en cada caso, sea igual

o inferior a una Unidad Impositiva Tributaria vigente al momento de la

transaccin;

h. La contratacin de notarios pblicos para que ejerzan las funciones

previstas en la presente Ley y su Reglamento;

i. Los servicios brindados por conciliadores, rbitros, centros de

conciliacin, instituciones arbitrales y dems derivados de la funcin

conciliatoria y arbitral;

j. Las publicaciones oficiales que deban hacerse en el Diario Oficial El

Peruano por mandato expreso de Ley o de norma reglamentaria;

k. La concesin de recursos naturales y obras pblicas de infraestructura,

bienes y servicios pblicos;


71

l. La transferencia al sector privado de acciones y activos de propiedad del

Estado, en el marco del proceso de privatizacin;

m. Las modalidades de ejecucin presupuestal distintas al contrato

contempladas en la normativa de la materia, salvo las contrataciones y

adquisiciones de bienes y servicios que se requieran para ello;

n. Los contratos internacionales, los cuales se regulan por los tratados en

que el Per sea parte o, en su defecto, por la costumbre y las prcticas

del comercio internacional; y

o. Las contrataciones y adquisiciones que realicen las Misiones del

Servicio Exterior de la Repblica, exclusivamente para su

funcionamiento y gestin.

PRINCIPIOS QUE RIGEN LAS CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

- Moralidad: Los actos referidos a contrataciones y adquisiciones deben

caracterizarse por la honradez, veracidad, probidad y justicia por parte de

los trabajadores pblicos intervinientes.

- Libre Competencia: Todos los proveedores, contratistas o consultores

deben participar libremente en los actos convocados por las entidades

pblicas, excepto cuando hayan sido sancionados, pues la Constitucin y

otras normas prohben las prcticas monoplicas, controlistas y restrictivas

en la libre competencia.

- Imparcialidad: Los trabajadores, asesores pblicos y privados que

intervienen en los actos pblicos de adquisicin de bienes, obtencin de

servicios, contratacin de obras o consultora, deben actuar con total y

probada imparcialidad en la toma de decisiones, no favoreciendo ni

perjudicando a ningn postor o contratista.


72

- Eficiencia: Los bienes, servicios o ejecucin de obras que se adquieran o

contraten deben reunir los requisitos de calidad, precio, plazo de ejecucin

y entrega.

- Transparencia: Todos los procesos realizados antes, durante y despus de

todo acto pblico convocado por una entidad pblica, debe ser

completamente claro por parte de todos los intervinientes.

- Economa: Las entidades deben adoptar polticas propias para evitar gastos

innecesarios, ahorro de tiempo, celeridad en los trmites propios de cada

modalidad o proceso de seleccin.

- Vigencia Tecnolgica: Se deben adquirir bienes, obtener servicios o

contratacin de obras o consultora que se caractericen por corresponder a

la ms avanzada tecnologa.

- Trato justo e igualitario a los contratistas: No debe haber ningn tipo de

preferencia, y se debe prestar todas las facilidades necesarias a los postores

o contratistas.

Los principios sealados tienen como finalidad garantizar que las Entidades del Sector

Pblico obtengan bienes, servicios y obras de calidad requerida, en forma oportuna y a

precios o costos adecuados; y servirn tambin de criterio interpretativo para resolver

las cuestiones que puedan suscitarse en la aplicacin de la presente Ley y el

Reglamento, como parmetros para la actuacin de los funcionarios y dependencias

responsables, y para suplir los vacos en la presente Ley y en el Reglamento.

PROCESOS DE SELECCIN.-

Los procesos de seleccin son:


73

A. Licitacin Pblica. Se convoca para la contratacin de obras y para la

adquisicin de bienes y suministros dentro de los mrgenes que establecen las

normas presupuestarias. Se puede ejecutar de dos formas:

Licitacin Pblica Nacional, para la ejecucin de obras por empresas

constituidas y con instalaciones en el pas.

Licitacin Pblica Internacional, cuando las caractersticas tcnicas de las

obras requieren de participacin internacional.

La licitacin pblica se aplicar, por ejemplo, cuando se tenga prevista la

adquisicin de cinco camiones de limpieza pblica por un valor total de

quinientos mil nuevos soles o la rehabilitacin de un puente por un valor de un

milln doscientos mil nuevos soles.

B. Concurso Pblico. Se convoca para la contratacin de servicios de toda

naturaleza, de consultora y arrendamiento, dentro de los mrgenes que

establecen las normas presupuestarias.

Este tipo de seleccin se aplicar, por ejemplo, para el arrendamiento de un local

de propiedad de una asociacin civil por un valor de doscientos cincuenta mil

nuevos soles anuales o la contratacin del servicio de vigilancia y seguridad por

un valor de doscientos diez mil nuevos soles anuales.

C. Adjudicacin Directa. Se aplica para las adquisiciones y contrataciones que

realice la entidad, dentro de los mrgenes que establece la Ley Anual de

Presupuesto. Puede ser Pblica o Selectiva.

Adjudicacin Directa Pblica: Se convoca cuando el monto de la adquisicin

o contratacin es mayor al 50% del lmite mximo establecido para la

Adjudicacin Directa.
74

Adjudicacin Pblica Selectiva: Se convoca cuando el monto de la

adquisicin o contratacin es igual o menor al 50% del lmite mximo

establecido para la Adjudicacin Directa. Esta modalidad no requiere de

publicacin, se efecta por invitacin, debindose convocar a por lo menos a

tres proveedores.

El tipo de seleccin de Adjudicacin Directa Pblica se aplicar por ejemplo

para la adquisicin de un lote de computadoras por trescientos cuarenta y cinco

mil nuevos soles, contratacin de una consultora tributaria externa por un valor

de ciento diez mil nuevos soles anuales, reparacin de veredas por un valor de

quinientos ochenta mil nuevos soles.

El tipo de seleccin de Adjudicacin Directa Selectiva se aplicar para la

construccin de un comedor por un valor de ciento treinta mil nuevos soles,

adquisicin de un software por un valor de cincuenta mil nuevos soles.

D. Adjudicacin de Menor Cuanta. Se aplica para las adquisiciones o

contrataciones que realice la Entidad, cuyo monto sea inferior a la dcima parte

del lmite mnimo establecido por la Ley Anual de Presupuesto para la

Licitacin o Concurso Pblico, segn corresponda. En este caso, para el

otorgamiento de la Buena Pro, basta la evaluacin favorable del proveedor o

postor seleccionado, cuya propuesta deber cumplir con las especificaciones

tcnicas y trminos requeridos.

MONTOS PARA LA DETERMINACIN DE LOS PROCESOS DE

SELECCIN

La determinacin de los Procesos de Seleccin para efectuar las Licitaciones

Pblicas, Concursos Pblicos y Adjudicaciones Directas, en todas las Entidades del

Sector Pblico incluidas los Gobiernos locales, se sujetan a los montos siguientes,
75

de acuerdo al artculo 13 de la Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el

Ao Fiscal 2008, Ley N 29142:

a) La Contratacin de Obras:

- Licitacin Pblica: si el valor referencial es igual o superior a S/. 1 190

000.00.

- Adjudicacin Directa: si el valor referencial es inferior a S/. 1 190 000.00.

b) La Adquisicin de Bienes y de Suministros:

- Licitacin Pblica, si el valor referencial es igual o superior a S/. 469 000.00.

- Adjudicacin Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 469 000.00.

Esto tambin se aplica a los contratos de arrendamiento financiero.

c) La Contratacin de Servicios y de Consultora, tales como prestaciones de

empresas de servicios, compaas de seguros, contratos de arrendamiento no

financieros y del personal contratado directamente por locacin de servicios,

as como investigaciones, proyectos, estudios, diseos, supervisiones,

inspecciones, gerencias, gestiones, auditoras, asesoras y peritajes de acuerdo

a:

- Concurso Pblico, si el valor referencial es igual o superior a S/. 210

000.00.

- Adjudicacin Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 210 000.00.

La contratacin de auditoras externas se realiza de conformidad con las

normas que rigen el Sistema Nacional de Control.


76

2.2.6. Modalidades de Compra

Los procesos de seleccin son:

A. Compras corporativas

Mediante las compras corporativas las Entidades se agrupan para adquirir o

contratar bienes y servicios de manera conjunta, realizando un nico proceso de

seleccin, con el objetivo de reducir los costos de transaccin y aprovechar las

ventajas de la economa de escala, obteniendo bienes y servicios con valor


77

agregado, producindose de esta manera un mejor aprovechamiento de los

recursos del Estado y facilitando la estandarizacin de bienes y servicios.

B. Convenio marco

El Convenio Marco es la modalidad por la cual CONSUCODE selecciona a los

proveedores cuyos bienes y servicios sern ofertados en el Catlogo a fin de ser

adquiridos o contratados de manera directa por las Entidades.

C. Subasta inversa

La Subasta Inversa es la modalidad de seleccin por la cual una Entidad realiza

la adquisicin de bienes comunes y la contratacin de servicios comunes a travs

de una oferta pblica y en la cual, el postor ganador ser aquel que ofrezca el

menor precio o costo en igualdad de circunstancias comerciales y de servicio.

Esta modalidad de seleccin puede realizarse de manera presencial o electrnica.

Subasta inversa presencial

La Subasta Inversa Presencial se realiza en acto pblico por medio de

propuestas de precios o de costos escritos y lances verbales.

Subasta inversa electrnica

La Subasta Inversa Electrnica o Virtual se realiza a travs de la utilizacin

de recursos de tecnologa de la informacin, de acuerdo a los

procedimientos que establezca la reglamentacin especfica.

Exoneracin del proceso de seleccin

Estn exoneradas de los procesos de seleccin de adquisiciones y contrataciones que

se realicen:

- Entre entidades del sector pblico

- Para contratar servicios pblicos sujetos a tarifas nicas

- En situacin de emergencia o desabastecimiento inminente


78

- Con carcter de secreto militar o de orden interno

- Cuando exista proveedor nico

-
a) SITUACIN DE DESABASTECIMIENTO INMINENTE

Se considera as a aquella situacin extraordinaria e imprevisible en la que la

ausencia de determinado bien, servicio u obra compromete en forma directa e

inminente la continuidad de las funciones, servicios, actividades u operaciones

productivas que la entidad tiene a su cargo de manera esencial.

La Contralora General de la Repblica participa de oficio en las contrataciones y

adquisiciones de los bienes, servicios u obras en situacin de desabastecimiento

inminente.

b) SITUACIN DE EMERGENCIA

Es aquella en la cual la entidad tenga que actuar de manera inmediata a causa de

acontecimientos catastrficos, de situaciones que supongan grave peligro de

necesidad que afecten la defensa nacional. En este caso la entidad quedar exonera

de la tramitacin de expediente administrativo y podr ordenar la ejecucin de lo

estrictamente necesario para remediar el evento producido y satisfacer la necesidad

sobrevenida, sin sujetarse a los requisitos formales de la ley.

c. PROCESO DE SELECCIN DESIERTO

El proceso de seleccin ser declarado desierto cuando no quede vlida ninguna

oferta. La declaracin de desierto de un proceso obliga a la entidad a formular un

informe que evale las causas que motivaron dicha declaratoria, debindose adoptar

las medidas correctivas, antes de convocar nuevamente bajo responsabilidad.

En el caso de que una licitacin pblica, concurso pblico o adjudicacin directa

sean declarados desiertos por la ausencia de postores hasta en dos oportunidades,

se convocar a un proceso de adjudicacin de menor cuanta.


79

La declaratoria de desierto de un proceso de seleccin deber registrarse en el

SEACE, dentro de los dos (02) das de producida.

d. CANCELACIN DEL PROCESO DE SELECCIN

En cualquier estado del proceso de seleccin, hasta antes de la adjudicacin, la

entidad que lo convoca puede cancelarlo por razones de fuerza mayor o caso

fortuito, cuando desaparezca la necesidad de contratar o adquirir o cuando

persistiendo la necesidad, el presupuesto asignado tenga que destinarse a otros

propsitos de emergencia declarados expresamente. En ese caso la entidad deber

reintegrar el costo de las bases a quienes la hayan adquirido; dicho plazo no podr

exceder a los 5 das posteriores a la comunicacin.

La entidad deber comunicar su decisin dentro del da siguiente y por escrito al

comit especial, debiendo registrar la resolucin cancelatoria en el SEACE en el

mismo plazo.

e. EVALUACIN Y CALIFICACIN DE PROPUESTAS

La evaluacin de las propuestas es integral, realizndose en dos (2) etapas. La

primera es la evaluacin tcnica, cuya finalidad es calificar la calidad de la

propuesta, y la segunda es la evaluacin econmica, cuyo objeto es calificar el

monto de la propuesta.

Las Bases debern especificar los factores, los puntajes y los criterios para su

asignacin que se considerarn para determinar la mejor propuesta.

El Comit Especial determinar los factores de evaluacin tcnicos y econmicos a

ser utilizados, los que debern ser objetivos y congruentes con el objeto de la

convocatoria, debiendo sujetarse a criterios de razonabilidad, racionalidad y

proporcionalidad.

Los factores para la evaluacin de la propuesta tcnica sern los siguientes:


80

Para la contratacin de obras

Para la contratacin de obras que correspondan a adjudicaciones directas y de menor

cuanta, no se establecer factor tcnico de evaluacin, slo se evaluar la propuesta

econmica.

En las obras que correspondan a licitaciones pblicas, se tendr en cuenta:

- Experiencia en obras en general ejecutadas en los ltimos diez (10) aos

- Experiencia de obras similares ejecutadas en los ltimos quince (15) aos

- Experiencia y calificaciones del personal profesional propuesto

- Oferta de contratar en la ejecucin de la obra un porcentaje de trabajadores entre

los residentes de la misma localidad, provincia o provincias colindantes al lugar

de ejecucin.

Para la adquisicin de bienes

- El plazo de entrega

- Garanta comercial del postor y/o del fabricante

- La disponibilidad de servicios y repuestos.

- La capacitacin del personal de la Entidad, si fuese necesario.

- La experiencia del postor.

Para la contratacin de servicios en general

- La experiencia, en el que podr calificarse la ejecucin de servicios en la

actividad y/o en la especialidad

- El tiempo de experiencia en la especialidad que se acreditar con constancias o

certificados, con un mximo de diez (10) servicios.

- Factores referidos al objeto de la convocatoria: tales como mejoras,

equipamiento, infraestructura y otros.


81

En todos los casos el nico factor de evaluacin de la propuesta econmica ser el

monto total de la oferta y, en su caso, el monto total de cada tem.

El procedimiento general de evaluacin ser el siguiente:

- En la evaluacin tcnica, a efecto de la admisin de las propuestas, el Comit

Especial verificar que las ofertas cumplan con los requerimientos tcnicos

mnimos establecidos en las Bases.

- Slo una vez admitidas las propuestas, el Comit Especial aplicar los factores

de evaluacin previstos en las Bases y asignar los puntajes correspondientes,

conforme a los criterios establecidos para cada factor.

- Las propuestas que en la evaluacin tcnica alcancen el puntaje mnimo fijado

en las Bases, accedern a la evaluacin econmica. Las propuestas tcnicas que

no alcancen dicho puntaje sern descalificadas en esta etapa.

- Los miembros del Comit Especial no tendrn acceso a las propuestas

econmicas sino hasta que la evaluacin tcnica haya concluido.

- La evaluacin econmica consistir en asignar el puntaje mximo establecido a

la propuesta econmica de menor monto. Al resto de propuestas se les asignar

puntaje inversamente proporcional, segn la siguiente frmula:

Pi = Om x PMPE
Oi

Donde:

i = Propuesta
Pi = Puntaje de la propuesta econmica i
Oi = Propuesta Econmica i
Om = Propuesta Econmica de monto o precio ms bajo
PMPE = Puntaje Mximo de la Propuesta Econmica
82

PRESENTACIN DE PROPUESTAS Y OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO

En los casos de licitacin o concurso pblico, se realizarn en acto pblico en una o ms

fechas sealadas en la convocatoria, con presencia de Notario Pblico o Juez de Paz cuando en

la localidad donde se efecte no hubiera el primero.

En todos los procesos de seleccin slo se considerarn como ofertas vlidas aquellas que

cumplan con los requisitos establecidos en las Bases.

Los resultados correspondientes en los casos de Licitacin o Concurso Pblico se publican, y

en los dems se hacen de conocimiento por lo menos de los interesados.

f. SISTEMA ELECTRNICO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

DEL ESTADO (SEACE)

Es el sistema electrnico que permite el intercambio de informacin y difusin

sobre las adquisiciones y contrataciones del Estado, as como la realizacin de

transacciones electrnicas; su uso es obligatorio para las entidades del Estado que

se encuentren en proceso de adquisicin de obras, suministros o servicios.

El CONSUCODE desarrollar, administrar y operar el SEACE. Los actos

realizados por medio de este sistema, que cumplan con las disposiciones jurdicas

vigentes poseen la misma validez y eficacia jurdica que los actos realizados por

medios manuales pudindolos sustituir para todos los efectos legales.


83

Caso Prctico
As la empresa decide lanzar un proyecto para que -tras un anlisis general de la empresa tanto

a nivel estratgico como operativo- se analicen, planteen e implanten las soluciones logsticas

adecuadas para alcanzar nuevas ventajas competitivas alineadas con la estrategia. El alcance

del proyecto se define en esta primera etapa, aplicada solamente a logstica y produccin. Esto

ser necesario enfatizarlo, ya que no solamente en estas reas se encontraron oportunidades de

mejora, pero el planteamiento ms inmediato se enfoca en primera instancia a la parte operativa

de produccin y logstica.

Para ello, se crea un equipo mixto de trabajo entre la consultora externa y personas claves en

el rea logstica/finanzas/administracin de la empresa que tras realizar un diagnstico,

identifican grandes reas de mejora.

Se redefini todo el proceso logstico desde el aprovisionamiento hasta la expedicin,

eliminando todas las ineficiencias que se producan cuando el proceso "cruzaba" a travs de

los distintos departamentos e implantando una gestin por procesos en lugar de una

organizacin departamental pura.

A partir del proceso logstico se redefinieron los siguientes subprocesos:

- Gestin de Aprovisionamientos (incluye compras, inventarios)

- Gestin de almacenes y stock.

- Gestin de la produccin

Procesos inadecuados y gestin de la informacin en el rea logstica

La carencia de una visin global de los procesos logsticos por parte de la empresa estaba

generando ineficiencias en todo el proceso, ya que tanto la informacin como los

materiales no fluan correctamente.

Debido a la falta de informacin y de procedimientos en la organizacin, el departamento de

compras no poda tomar decisiones basadas en la informacin sino en las sensaciones, lo que

llevaba a una situacin catica con almacenes sobredimensionados y al mismo tiempo con
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continuas roturas de stocks. Todas las debilidades anteriormente comentadas provocaban la

imposibilidad de realizar anlisis sobre la rotacin de productos tanto para comprar las

cantidades correctas como para su disposicin fsica en el almacn.

Problemas en la gestin de aprovisionamientos:

No se llevaba una trazabilidad desde los pedidos de los clientes, validando disponibilidad de

productos terminados y produccin, era necesario implementar hojas dinmicas con planes de

demanda, alimentadas por los pronsticos de los clientes y a su vez generando planes de venta.

Secuencialmente esto, llevara a planes de produccin que considerarn lo requerido, con la

disponibilidad de materias primas, insumos, mquinas y resto de los recursos.

De igual manera esto ayudara a medir los cumplimientos no hacia los clientes, ayudando a

evaluar niveles de satisfaccin externos.

Igualmente, era importante involucrar a las reas de aprovisionamiento relacionadas en

materia prima, y que estas informaciones arrojaran la lista de materiales para evaluar

disponibilidad de los insumos, etc.

Disposicin fsica del almacn

Los almacenes tenan un lay-out tpico de almacenes pequeos que al ir creciendo y al no

haberlos replanteado nunca, muestran algunas ineficiencias muy habituales.

- Incorrecta distribucin en planta (lay out) que provocaba ineficiencias en el manejo de

los materiales de almacn.

- Plantilla sobredimensionada debido a las ineficiencias provocadas por el lay-out,

manejo de materiales y la falta de procedimientos.


85

Considerando la clasificacin ABC en base a consumo, se determina establecer un plan de

distribucin interna para la bodega de producto terminado, del modo siguiente:

Adems, se implant el concepto de lder del proceso para que gestionase el proceso a travs

de todos los departamentos y planteando as una estructura organizativa matricial que dotase

de ms eficiencia los procesos y subprocesos.

Mediante el proyecto se define la necesidad de estructurar la organizacin, con reas de

responsabilidad funcionales logsticas que brinden el apoyo a la gerencia de planta. Basado

esto en las actividades de la empresa y de acuerdo a sus volmenes, planteando un

organigrama sugerido del modo siguiente:

Adems de la reingeniera del proceso, tambin se form al personal en tcnicas de mejora

continua para conseguir que los procesos y subprocesos vayan ganando en eficacia y

eficiencia a lo largo del tiempo en lugar de perderla.

Para ello se emple la siguiente metodologa:

La Gestin de Manufactura sera enfocada del modo siguiente:

En tanto que la gestin logstica se enfocara en:

Al final del ordenamiento e implementacin de estos procesos, se contribuira aportar los

resultados esperados en los balances de la empresa, llevando as indicadores de gestin con un

adecuado balance score card que permitiera medir el negocio desde el punto de vista financiero

rentable.

Cabe sealar que para lograr el alcance de estas ideas y obtener cambios permanentes

(sostenibles), la direccin deba ser conciente que tendran que darse ajustes en las posiciones

claves, as como inversiones en planes de capacitacin para el personal. Era determinante y


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convincente que empezaba una nueva empresa, con una nueva cultura y organizacin; donde

se tendra que dedicar grandes esfuerzos en visin y misin compartidas por todos.
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CAPITULO III

GESTION DE INVENTARIOS

Se entiende por Gestin de Inventarios, todo lo relativo al control y manejo de las existencias

de determinados bienes, en la cual se aplican mtodos y estrategias que pueden hacer rentable

y productivo la tenencia de estos bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de

entradas y salidas de dichos productos.

En la Gestin de Inventarios estn involucradas tres (3) actividades bsicas a saber:

3.1. Determinacin de las Existencias

La cual se refiere a todos los procesos necesarios para consolidar la informacin referente

a las existencias fsicas de los productos a controlar y podemos detallar estos procesos

como:

1. Toma fsica de inventarios

2. Auditoria de existencias

3. Evaluacin a los procedimientos de recepcin y ventas (entradas y salidas)

4. Conteos cclicos

3.2. Anlisis de Inventarios

La cual est referida a todos los anlisis estadsticos que se realicen para establecer si las

existencias que fueron previamente determinadas son las que deberamos tener en

nuestra planta, es decir aplicar aquello de que "nada sobra y nada falta", pensando
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siempre en la rentabilidad que pueden producir estas existencias. Algunas metodologas

aplicables para lograr este fin son:

1) Frmula de Wilson (mximos y mnimos)

2) Just in Time (justo a tiempo)

3.3. Control de Produccin

La cual se refiere a la evaluacin de todos los procesos de manufactura realizados en el

departamento a controlar, es decir donde hay transformacin de materia prima productos

terminados para su comercializacin, los mtodos ms utilizados para lograr este fin son:

1) MRP (planeacin de recursos de manufactura)

2) MPS (plan maestro de produccin).

Definicin:

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del

negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior

comercializacin.

Funcin de los inventarios:

Es importante mencionar que los inventarios son vitales para la salud de la empresa, por

lo tanto su funcin es vital ya que:

1. Ayuda a la independencia de la relacin operacin continuidad de las variaciones de

demanda.

2. Determina condiciones econmicas de aprovisionamiento.

3. Determina las ptimas secuencias de operaciones

4. Hace uso ptimo de la capacidad productiva.

3.4. Tipos de Inventarios

Los inventarios de acuerdo a las caractersticas fsicas de los objetos a contar, pueden ser

de los siguientes tipos:


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a. Inventarios de materia prima o insumos: Son aquellos en los cuales se contabilizan

todos los materiales que no han sido modificados por el proceso productivo de la

empresa.

b. Inventarios de materia semielaborada o productos en proceso: Como su propio nombre

lo indica, son aquellos materiales que han sido modificados por el proceso productivo

de la empresa, pero que todava no son aptos para la venta.

c. Inventarios de productos terminados: Son aquellos donde se contabilizan todos los

productos que van a ser ofrecidos a los clientes, es decir que se encuentran aptos para

la venta.

d. Inventarios de materiales para soporte de las operaciones, o piezas y repuestos: son

aquellos donde se contabilizan los productos que aunque no forman parte directa del

proceso productivo de la empresa, es decir no sern colocados a la venta, hacen posible

las operaciones productivas de la misma, estos productos pueden ser: maquinarias,

repuestos, artculos de oficinas, etc.

De acuerdo a la naturaleza de la empresa, se har ms nfasis en algunos de estos

inventarios.

Existe otra clasificacin de inventarios que se refiere a la concepcin logstica del

mismo, los cuales son los siguientes:

a. Inventarios cclicos o de lote: Se generan al producir en lotes no de manera continua.

Por ejemplo cuando un tornero acumula piezas hasta completar un lote que ser enviado

al fresado o al siguiente proceso. Estos inventarios facilitan las operaciones en sistemas

clsicos de produccin, porque permiten que el sistema productivo no se detenga.

b. Inventarios estacinales (por estacin): Son aquellos donde se contabilizan los

productos que poseen demandas que dependen de alguna estacin o periodo de tiempo
90

especfico. Un ejemplo de estos puede ser: los paraguas, los juguetes y los artculos de

moda.

c. Inventarios de seguridad: Se generan para amortiguar variaciones en la demanda o para

cubrir errores en la estimacin de la misma. Estos inventarios derivan del hecho de que

la demanda de un bien o servicio proviene usualmente de estudios de mercado que

difcilmente ofrecen una precisin total.

d. Inventarios especulativos: Estos se derivan cuando se espera un aumento de precios

superior a los costos de acumulacin de inventarios, por ejemplo, si las tasas de inters

son negativas o inferiores a la inflacin.

3.5. Inventario fsico

Se da el nombre de inventario de mercanca a la verificacin o confirmacin de la

existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario

es una estadstica fsica o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la

existencia anotada en los ficheros de existencias (FE) o en el banco de datos sobre

materiales. Algunas empresas le dan el nombre de inventario fsico porque se trata de una

estadstica fsica o palpable de aquello que hay en existencia en la empresa. El inventario

fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa,

para efecto de balance contable. En esa ocasin, el inventario se hace en toda la empresa;

en la bodega, en las secciones, en el depsito, entre otras. El inventario fsico es importante

por las siguientes razones:

1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las

existencias fsicas (cantidad real en existencia).

2. Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en valores

monetarios.
91

3. Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para efectos

de balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal.

La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones:

1. El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en el

libro de inventario, conforme la legislacin.

2. El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la

existencia del material y la aproximacin del consumo real.

3.6. Importancia del Inventario

El manejo de inventarios ha llegado a la cumbre de los problemas de la administracin de

empresas debido a que es un componente fundamental de la productividad. Si se mantienen

inventarios demasiado altos, el costo podra llevar a una empresa a tener problemas de

liquidez financiera, esto ocurre porque un inventario "parado" inmoviliza recursos que

podran ser mejor utilizados en funciones ms productivas de la organizacin. Adems, el

inventario "parado" tiende a tornarse obsoleto, a quedar fuera de uso y corre el riesgo de

daarse. Por otro lado, si se mantiene un nivel insuficiente de inventario, podra no

atenderse a los clientes de forma satisfactoria, lo cual genera reduccin de ganancias y

prdida de mercado, al no afirmar la confiabilidad de los clientes en la capacidad de

reaccin de la empresa, ante las fluctuaciones del mercado. Es vital para toda empresa,

industria y comercio llevar inventarios sanos, ya que esto garantizar una mayor

confiabilidad en el proceso diarios de movimiento de sus productos dentro de los

almacenes.
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FIGURA. Ciclo Bsico para una gestin de inventarios.


CLIENTES VENTAS- PRODUCCION
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Caso Prctico

Sistema de inventario permanente mtodos de valoracin

Enero 2, la empresa comercial El Cisne S.A. reinicia sus actividades de compra-venta de

electrodomsticos el 2-01-200X, con los siguientes datos:

5 refrigeradoras Icaza 12 $ 959,00 c/u

4 TV Sony 14 pulg. $ 730,00 c/u

2 cocinas Ecasa 4 q. $ 225,00 c/u

El capital es la contracuenta natural.

Enero 4, segn factura No. 045 de Distribuidores S.A. se compra:

10 refrigeradoras Ecasa 12 $ 975,00 c/u

12 TV Sony 14 pulg. $ 755,00 c/u

14 cocinas Ecasa 4 q. $ 245,00 c/u

Forma de pago: 50% al contado, 50% crdito personal.

Enero 6, de la compra anterior se devuelve, por no corresponder al pedido: 1 refrigeradora, 2

TV y 1 cocina; devolucin que afecta al crdito.

Enero 10, segn factura No. 456, se vende al seor Juan Pablo Nez (persona natural): 8

refrigeradoras, 6 TV y 7 cocinas.

Forma de cobro: 60% al contado y por la diferencia se reciben 3 L/C

Enero 15, segn factura No. 457 se vende al contado a la Aso. Unidad Americana, lo siguiente:

4 refrigeradoras, 5 TV y 6 cocinas.

Datos adicionales:

- La empresa controla sus mercaderas mediante el sistema de inventario permanente.

- La empresa es contribuyente ordinario del IVA y realiza operaciones con sociedad-

contribuyente ordinarias.
94

- La empresa mantiene un margen de utilidad del 55% sobre el costo y concede el 5% de

descuento en las ventas al contado (totales o parciales)

- El proveedor es permanente y concede 3% de descuento sobre los pagos al contado

(totales o parciales)

- En la compra y venta de mercaderas se causa el impuesto al valor agregado y procede

a la retencin en la fuente del impuesto a la renta.

Se requiere:

Registrar en los libros diario y mayor general de la empresa, las transacciones,

aplicando los mtodos de control de mercaderas FIFO y LIFO.

Registrar los movimientos de la mercadera en las tarjetas krdex, aplicando los

mtodos de valoracin FIFO y LIFO.


95

CAPITULO IV

GESTION DE ALMACEN

La gestin de almacenes es un concepto ligado a la gestin de stocks, se trata de

la gestin fsica de los productos almacenados. La gestin de almacenes comprende, por tanto:

La ubicacin de los productos en un almacn. Los flujos de materiales dentro del almacn y

los mtodos para el movimiento de productos.

4.1. Funcin de Almacenes y su Organizacin

Entre los elementos que forman la estructura del sistema logstico, en las empresas

industriales o comerciales, el almacn es una de las funciones que acta en las dos etapas

del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo una de las

actividades importantes para el funcionamiento de la empresa; sin embargo, muchas veces

fue olvidada por considerrsele como la bodega o depsito donde se guardaban los

materiales que produccin o ventas requera.

Su dependencia de los elementos mencionados, se basaba en la necesidad de contar con

los materiales y por eso se destinaba a trabajar en l personal de confianza de los dirigentes.

ALMACN

El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa

comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y

abastecimiento de materiales y productos.


96

La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios

factores tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el grado de

descentralizacin deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de

los equipos y facilidades de manufactura y de la programacin de la produccin. Sin

embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a

todo tipo de almacenes:

- Recepcin de Materiales

- Registro de entradas y salidas del Almacn.

- Almacenamiento de materiales.

- Mantenimiento de materiales y de almacn.

- Despacho de materiales.

Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

4.2. Principios Bsicos del Almacn


El almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar,

proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser

requeridos para la administracin, la produccin o a la venta de artculos o mercancas.

Todo almacn puede considerarse redituable para un negocio segn el apoyo que preste

a las funciones productoras de utilidades: produccin y ventas.

Es importante hacer hincapi en que lo almacenado debe tener un movimiento rpido

de entrada y salida, o sea una rpida rotacin.

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo

del producto final sin agregarle valor, razn por la cual se debe conservar el mnimo de

existencias con el mnimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operacin.

Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn:


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- La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre

bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacn.

- El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de

recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de

inventarios.

- Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas

con su debido control).

- Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.

- Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los

movimientos del almacn (entradas y salidas) y a programacin de y control de

produccin sobre las existencias.

- Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre

comn y conocido de compras, control de inventario y produccin.

- La identificacin debe estar codificada.

- Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e

identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicacin.

Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas correspondientes de

registro y control.

- Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente pro personal ajeno al almacn.

- Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin

autorizada segn sistemas existentes.

- La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a

l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de

control de inventarios.
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- La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar

modificaciones pertinentes con mnima inversin.

- Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.

- La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.

- El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento

propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de

operacin.

4.3. Tipos de Almacn

El almacn puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, o una tienda de

productos de consumo.

Los almacenes se pueden diferenciar segn:

A. Organizacin:

Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso

cuando del establecimiento (fbrica) rene en su propia sede todos los almacenes,

mientras que se presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacn situados en

otros lugares.

En cuanto a la conformacin interna, los almacenes pueden estar constituidos por

locales nicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La

disponibilidad de un local nico obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo

que su control se hace ms difcil, especialmente si tal local resulta muy grande y

contiene columnas o estanteras que dificultan la visibilidad.

B. Movimiento de Material

Desde el punto de vista del movimiento de los materiales podemos distinguir almacenes

con transporte mecanizado (fijo, semi-fijo, mviles) ms o menos elevado y almacenes

sin mecanizacin.
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C. El Techo

- Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de proteccin y

para los cuales no hay duda alguna sobre su resistencia a las inclemencias del tiempo.

- Los que pueden estar a la intemperie con la condicin de que la estancia sea durante

corto tiempo, y bajo particulares sistemas de proteccin.

- Los que tienen que ser puestos a cubierto (y aqu se distinguen an en condiciones de

conservacin.)

D. Segn las Operaciones

Para el ejercicio racional del almacenaje, existen en general, locales para las siguientes

exigencias:

- Recepcin de los materiales, los cuales pueden ser a su vez distribuidos en locales

de llegada y estancia eventual ( a veces incluso bajo la responsabilidad del

suministrador), en espera de ser registrados contablemente e ingresados en el propio

local de recepcin donde tienen lugar las operaciones de desembalaje y control

(numrico y de control)

- Espera de las mercancas, antes de la conformidad de la verificacin.

- Desembalaje de los productos, hay casos en que es conveniente destinar locales

separados a tal exigencia.

- Almacenamiento propiamente dicho.

E. Tipo de Material

La mercanca que resguarda, custodia, controla y abastece un almacn puede ser la

siguiente:

- Almacn de Materia Prima y Partes Componentes:

Este almacn tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno de materias

primas o partes componentes a los departamentos de produccin.


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- Almacn de Materias Auxiliares:

Los materiales auxiliares o tambin llamados indirectos son todos aquellos que no

son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo.

Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.

- Almacn de Productos en Proceso:

Si los materiales en proceso o artculos semi-terminados son guardados bajo custodia

y control, intencionalmente previstos por la programacin, se puede decir que estn

en un almacn de materiales en proceso.

- Almacn de Productos Terminados:

El almacn de productos terminados presta servicio al departamento de ventas

guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los

productos a los clientes.

- Almacn de Herramientas:

Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado

especializado para el control de esas herramientas, equipo y tiles que se prestan a

los distintos departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento. Cabe

mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.

- Almacn de Materiales de Desperdicio:

Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y

calidad y que no tienen salvamento o reparacin, deben tener un control separado;

este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo.

- Almacn de Materiales Obsoletos:

Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programacin de

la produccin por falta de ventas, por deterioro, por descomposicin o por haberse

vencido el plazo de caducidad. La razn de tener un almacn especial para este tipo
101

de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles

para aquellos que son de consumo actual.

- Almacn de Devoluciones:

Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en l se separan y clasifican los

productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn.

4.4. Las reas del Almacn

Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora debe tener tres

reas en el almacn, como base de su planeacin:

- Recepcin.

- Almacenamiento.

- Entrega.

El tamao y distribucin de estas tres reas depende del volumen de operaciones y de la

organizacin de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente

separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo local.

4.4.1. rea de Recepcin:

El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o

demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima

utilizacin.

Las condiciones que impiden el flujo rpido son:

- Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado.

- Medios de Manejo de Materiales Deficiente.

- Demoras en la Inspeccin y Documentacin de Entrada.


102

El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de

mercanca que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.

El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo

ms corta posible, pues el espacio y el costo de operacin depende de la fluidez

con que estas se pasan del vehculo del proveedor al almacn.

Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto.

4.4.2. rea de Almacenamiento:

En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir

con las finalidades del almacn, ya que ello exige realizar las operaciones que

forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de

espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni

tropiezos.

a) Caractersticas de la Zona de Almacenamiento:

El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir

una zona ya elegida, tiene que realizarse en funcin de tres factores:

- Entidad a la cual se va servir.

- El espacio de que se dispone.

- Los artculos que en l se van a guardar.

Para determinar en relacin a ellos, las caractersticas que debe reunir.

b) Principios Bsicos en el rea de Almacenamiento:

- Primera entrada, primera salida para evitar que los artculos permanezcan

mucho tiempo en almacn sin ser entregados, por cuanto la llegada de

nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar en almacn

mientras las nuevas son despachadas.


103

- Colocar los artculos de mayor demanda ms al alcance de las puertas de

recepcin y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo.

- Reducir las distancias que recorren los artculos as como el personal. Esta

es una manera de reducir los costos de la mano de obra.

- Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercanca

hay una ocasin ms para estropearla.

- Prohibir la entrada al rea del almacn a personal extrao a el. Solo se

permitir ingreso al personal autorizado.

- Controlar las salidas de mercanca del rea de almacenamiento a travs de

documentacin adecuada.

- Llevar registros de existencias al da.

- Eliminar el papeleo superfluo.

- Reducir el desperdicio de espacio, diseando la estantera con divisiones a

la medida de lo que se almacena.

- El rea ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del rea de

almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan

las condiciones de operacin.

- El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacn. Los transversales

perpendiculares al principal, deben permitir el fcil acceso a los casilleros,

bastidores o pilas independientes de artculos.

- El punto de recepcin debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal

y el punto de distribucin en el opuesto.

- Si el espacio es muy limitado o crtico por el crecimiento de sus

operaciones, puede pensarse en lo siguiente:


104

- Una mejor ubicacin de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas,

etc.

- Un nuevo diseo de estantera, de tipo flexible, que aproveche mejor el

espacio existente.

- Una distribucin y colocacin de la mercanca que permita ahorrar espacio

por el sistema de almacenamiento diversificado.

- Un aprovechamiento del espacio cbico con el diseo de entre pisos o

estantera de varios niveles sobrepuestos.

- Reduccin de pasillos con la utilizacin de sistemas de estanteras movibles

o en bloques.

- Eliminacin del almacenamiento de cosas obsoletas o extraas al almacn.

- Reduccin de existencias por medio de los sistemas y frmulas en el estudio

de control de inventarios.

4.4.3. rea de Entrega:

La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de

entrega debe:

- Ser trasladada con el medio mecnico ms adecuado.

- Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin o una

factura.

- Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercanca con el

documento de salida.
105

4.5. Problemas en los Almacenes

Son varios los problemas que pueden derivarse de la escasa disponibilidad de locales, o el

hecho de que estos sean poco racionales o inadecuados a las exigencias de la empresa.

Para los almacenes de productos terminados y de materiales son igualmente vlidas

anlogas consideraciones.

a) El Espacio y el Personal es insuficiente.

El llenado excesivo de los locales puede causar dao a los materiales y aumentar la

eventualidad de reclamos y devoluciones por parte de los clientes. Puede hacer difcil

la rotacin de los materiales, favoreciendo la acumulacin de mercancas superadas

y de difcil venta. Puede tambin ser inoportuna la atencin de los pedidos, lo crear

dificultades a la organizacin de las ventas.

b) El Personal es incapaz por falta de Entrenamiento.

Muchas veces se deja que se vaya acumulando trabajo con el fin de liquidarlo en un

momento determinado; la plantilla del personal se dispone en funcin de estas

necesidades extremas, con lo cual lo nico que se consigue es que en los momentos

de menos trabajo se produzca una situacin de bajo rendimiento que ocasiona costos

y gastos perfectamente evitables.

c) El Almacn est mal localizado o existe una mala distribucin.

Con demasiada frecuencia hay que recorrer trayectos y pasillos trazados sin obedecer

ningn tipo de sistema y muchas veces se van atendiendo los pedidos recogiendo de

manera memorista o segn el parecer del operario. As se originan trayectos largo se

intiles adems de la necesidad de mayor tiempo de aprendizaje para acostumbrarse

a esta carencia sistemtica.

d) Deficiente colocacin de la mercadera que dificulta la localizacin rpida para

acomodar y/o surtir la demanda.


106

En el almacn se espera demasiado tiempo, se espera pro ejemplo con los

documentos relacionados con los pedidos y que tiene que venir de las oficinas,

esperan los medios de transporte, la carga y entrega de los productos solicitados.

Estos tiempos prueban una mala organizacin.

e) Equipo de Almacenamiento Inadecuado, obsoleto o en mal estado.

f) Equipo de Manejo de Materiales Insuficiente o Inadecuado.

4.6. Almacn de distribucin

El almacn es responsable de guardar los materiales, conservndolos en condiciones

ptimas para su utilizacin. Existen almacenes de materias primas, artculos en proceso y

productos terminados; as como almacenes externos ubicados en otras reas, incluyendo

tambin los almacenes de las empresas distribuidoras.

Se consideran como elemento del sistema logstico a todos los tipos de almacenes, est

considera al almacn como un elemento que acta en las dos etapas del flujo de materiales

y este comprende: desde su origen o fuente (Abastecimiento), hasta la entrega del ltimo

usuario (Distribucin), constituyendo una de las actividades importantes para el

funcionamiento de la empresa.

La funcin de almacenaje es compleja y es por ello que debe ser estudiada analticamente.

La direccin de la empresa tiene que examinar el problema del almacenaje segn dos

aspectos esenciales.

1. El que se refiere a su estructuracin, lo que se refiere a fijar su emplazamiento, sus

dependencias, e identificar las exigencias de coordinacin con los distintos sectores de

la empresa.

2. El que atae a la organizacin de su funcionamiento, que se centra en la fijacin de las

normas prcticas para la marcha del almacn.


107

Nosotros nos fijaremos en el segundo punto por ser el rea donde podremos realizar

aportes y poder tomar decisiones; lo que no se podra hacer respecto al primero que

determina la ubicacin y la jerarqua que corresponde a la empresa en general.

La finalidad del presente capitulo es mostrar cada una de las actividades que se realizan

para el almacenamiento de productos terminados, teniendo en cuenta especialmente

que se almacenan productos alimenticios.

4.7. Organizacin

4.7.1. Misin

En la organizacin es muy importante la identificacin de la misin del almacn.

El rea de distribucin tiene la misin siguiente para todos sus almacenes:

Complacer a nuestros clientes con productos y servicios de excelente calidad en

tiempo oportuno y a un bajo costo.

4.7.2. Actividades

En la organizacin de la empresa tiene que observarse el reparto de las actividades

en funciones, designando estas a los correspondientes rganos. Tambin se puede

confiar, varias actividades a la misma persona; en el caso que la empresa sea de

condiciones limitadas.

- Las actividades que realiza almacenes son:

- Recepcin de artculos.

- Estiba de artculos

- Inspeccin de artculos

- Ubicacin de artculos
108

- Manipulacin de artculos

- Despacho de mercadera

- Control de inventarios

- Mantenimiento de almacn

Todas estas actividades estn a cargo del jefe de almacn quien verifica que los

obreros o estibadores realicen correctamente su trabajo.

4.7.3. Funciones del Personal

a) Jefe de Almacn: Se encarga de

- Controlar el manipuleo, transporte de materiales.

- Controlar el ingreso y salida de productos al almacn

- Controlar la rotacin de los productos con mayor vencimiento

- Contratar los servicios de transporte para despacho.

- Controlar la labor del personal de almacn

b) Despachador

- Apoyar al jefe del almacn en la labor de despacho y recepcin.

- Controlar las cantidades y calidades de los productos.

c) Estibadores

- Despachar los productos a los distribuidores

- Manipular los productos que ingresan y salen del almacn

- Recepcin de los productos y luego ubicarlos en su lugar de almacenamiento.

- Realizar el mantenimiento y limpieza del almacn.

d) Personal de vigilancia

- Controlar el ingreso de personas al almacn

- Vigilar el ingreso de las unidades al almacn


109

4.7.4. Coordinacin

La organizacin del almacn debe ser armonizada con el sector productivo y

comercial, adecundose a sus respectivas exigencias, especialmente con ventas.

As la variedad de artculos y las promociones con ofertas que realiza ventas; hace

que se realice un control de inventarios mayor. Tenemos un total de 24 productos

y 519 tems.

TABLA N 4.1

VARIEDAD DE PRODUCTOS EN ALMACEN

PRODUCTOS TEMS PRODUCTOS TEMS

Tomates 4 Basic nutritional 5


Mayonesa 14 Cooking ingredients 11
Mostaza 1 Other beverages( Ade's) 9
Dry soups 6 Aceites 12
Flavored carbohidrates 3 Margarina 31
Manteca 2 productos higinicos 13
Bebidas filtrantes 47 Jabn de lavar 11
Detergente 40 Jabn de tocador 46
Cremas corporales 8 Dentrificos 41
Champes 92 Talco 4
Reacondicionador 19 Desodorante 70
Cremas humectantes 21 Cremas limpiadoras 9
Fuente: Reporte de Saldos de Almacn

Los almacenes regionales conocen cual es la cuota que se tiene que cumplir en

ventas, y cuenta con los artculos que requiere. Cada mes el objetivo mensual vara de

acuerdo a la demanda, ver anexo al final el objetivo mensual de cada producto.

Durante la recepcin se mantiene en comunicacin con Lima, a travs del telfono

o correo electrnico. Se conoce de la fecha de llegada del transportista, que en algunos

casos no se cumple por demora del transportista, ver como anexo al final.
110

Durante el despacho existen ocasiones que por la falta de coordinacin entre

administracin ocasiona una demora en la emisin de las facturas de venta, habiendo

casos que el camin cargado tiene que espera.

MEDIOS Y MATERIALES

Los medios y materiales son los que ayudan al personal a cumplir con sus funciones

(recepcin almacenamiento y despacho). Se consideran los locales, las estanteras, los

medios de transporte interno y equipo de almacenaje.

El almacn propiamente dicho es de forma rectangular, techado de concreto y

calaminas, con paredes de sillar, se detallara en el punto 4.3 "Anlisis de la zona de

almacenaje".

Los estantes son de madera del tipo abierto, se encuentran en el mdulo 7. Los

estantes se usan para productos de poco peso y pequeas dimensiones. En los dems

mdulos se usan parihuelas o palets para guardar los productos.

El pallet o parihuela es un dispositivo mvil constituido por dos pisos unidos entre

s, cuya altura esta reducida al mnimo y compatible con la manipulacin por medio de

carretillas elevadoras con horquillas.

El uso de parihuelas debe ser obligatorio, por razones tcnicas, Los palets o

parihuelas debe reunir las condiciones adecuadas para que puedan ser utilizadas con

seguridad para el producto.

La parihuela debe tener las siguientes medidas:

Largo: 1.20 mt.

Ancho: 1.10 mt

Espesor: 0.15 mt

En el almacn se cuenta con 913 parihuelas pero con dimensiones diferentes,

desgastadas y astilladas por el uso.


111

Los transportes internos son cinco carretas de 4 ruedas y dos carretillas de 2 ruedas

de jebe; para realizar desplazamientos para transportar materiales en cajas y de poco

peso.

Existe una carretilla hidrulica para levantar las parihuelas o palets y hacer

desplazamientos, carga bolsas, baldes, latas es decir para materiales pesados.

TABLA N 4.2

TIPO Y PESO DE CARRETAS

Carretas Peso
Carreta N 1 2 y 3 500 kg

Carreta N 4y 5 300 Kg

Carreta Hidrulica
Fuente: Elaboracin Propia 2.0 TN

El equipo de almacenaje que se cuenta adems son: escalera movible, mantas

trmicas, cartones, bolsas, etc.

4.7.5. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

A. RECEPCIN DEL PRODUCTO

- Se recibe productos terminados procedentes de fbricas y almacenes, estos se

recepcionan en forma apilada en el camin de transporte.

- Los estibadores preparan los medios de trasporte para empezar la descarga, de

acuerdo a la variedad de productos.

- El responsable de ingreso al almacn verifica que la documentacin este

conforme para autorizar el ingreso de los productos.


112

- El jefe de almacn verificara la disponibilidad de espacio en mdulos y

designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las reas

demarcadas para cada lnea de producto.

- Los productos procedentes de planta y almacenes, vienen estibados con

separadores de cartn entre "cama" y "cama". Y algunos cubiertos con mantas

trmicas. La manipulacin de los productos se realiza segn Anexo A.

B. DESCARGA

- La descarga se realiza con 4 operarios. La descarga empieza con uno

alcanzando los productos y los otros dos apilando.

- Durante la descarga se inspecciona visualmente el producto para seleccionar

los que estuvieran defectuosos, indicando brevemente el tipo de defecto

juego se procede a su seleccin y recuperacin ver (Anexo B).

- La documentacin correspondiente para verificar las cantidades es a travs

de la Gua de Remisin para el caso de transferencia de plantas o almacenes.

- Los diversos tipos de transporte, hacen que en ocasiones se empiece

descargando a veces por el centro y no por la plataforma de descarga. E

incluso algunos productos se lanzan por encima del camin debido a que si

se abre la puerta los productos se caeran.

- No existe el espacio adecuado entre la orilla del camin y las cargas estibadas

para evitar que inicie la descarga pisando los productos.

- Luego de finalizada la descarga el jefe del almacn ingresa al sistema con el

nmero de documento interno y hace el parte de recepcin y se coteja con la

gua de remisin y se archiva. En caso de haber diferencias debe anotar la


113

observacin respectiva en la gua e informar al jefe administrativo y el

responsable del envi.

C. ESTIBA

- Conforme se va descargando el producto este se debe apilar en las paletas o

parihuelas, cuidando que no exceda la altura mxima determinada en el Patrn

de estiba de productos terminados (Anexo C). Asimismo, se debe seguir las

instrucciones, respecto al sentido de apilamiento de las mismas.

- Si son pesados (aceites) y en mayor cantidad (margarinas) los productos se

colocan de frente en la paleta, si son ligeros y poca cantidad (productos de

limpieza) se apilan en los transportes; y se llevan a su lugar.

- Los estibadores aseguran que la primera "cama" este bien colocada sobre la

parihuela o transporte, cuidando que los productos no sobresalgan de las orillas

de la palet.

- Terminada la estiba, previa verificacin de la disponibilidad de espacio y

designacin del rea dentro de los mdulos donde se depositan los productos,

los encargados del transporte (estibadores) procedern al traslado de la

mercadera desde la zona de recepcin hasta la zona de almacenaje.

D. ALMACENAMIENTO

- Los productos almacenados se encuentran distribuidos por lnea de producto

en mdulos de acuerdo al Plano de Distribucin en:

Mdulo 1: Aceites en balde y lata

Mdulo 2: Aceites en caja y manteca

Mdulo 3: Margarinas y otros

Mdulo 4: Bebidas filtrantes y otros

Mdulo 5: Detergente y jabn de lavar


114

Mdulo 6: Champes y jabones de tocador

Mdulo 7: Desodorantes

Mdulo 8: Productos de desecho

- Durante el almacenamiento, el principal factor que se considera es la rotacin

de los productos. Los productos de mayor rotacin se almacenan cerca de la

salida de los mdulos. Incluso los productos con fecha de vencimiento reciente

se ponen cerca de la vista y los de mayor vencimiento atrs.

- La rotacin de productos terminados debe seguir el Mtodo FIFO Primeras

entradas primeras salidas, para ello se deben utilizar adecuadamente los

tableros de identificacin.

- Cada unidad paletizada tiene identificada con un letrero adherido que indique

fecha de recepcin, tipo de producto y encargado de unidad de transporte, se

usa como un control interno.

- Los productos no se almacenan en cmaras de conservacin, las condiciones

ambientales del lugar permite conservar los productos. (Anexo D).Los

productos se encuentran almacenados sobre parihuelas y no sobre el piso, para

protegerlos de la humedad, de los derrames de lquido y de la suciedad.

- Los productos se apilan de acuerdo a la experiencia, siguiendo un patrn de

colocacin o sentido de colocacin de los productos. Segn la Paletizacin de

Productos. Ver Anexo E.

- La ubicacin exacta se da a travs del tipo de productos en los mdulos y luego

por el nombre y cdigo. En caso de productos de rpido vencimiento adems

de los datos anteriores se busca por el cdigo de vencimiento.

- La bsqueda de los productos se realiza de acuerdo a la experiencia del

despachador y en algunos casos a la bsqueda de palet caja por caja.


115

E. REPOCISION DE PRODUCTOS

- Realizado el despacho, el sistema descarga los productos faltantes. Indica la

cantidad existente. Y al final de la jornada se coteja con el reporte diario de

existencias.

- Se realiza un control diario, especialmente con los productos con mayor

vencimiento, al finalizar el da de trabajo.

- Se realizan envos desde el almacn central hasta cumplir la cuota de venta.

En el almacn siempre se cuenta 40% de la cuota para cubrir la demanda hasta

la llegada del envi.

F. DESPACHO

SALIDA A STOCKISTA PROVINCIAL

- El despacho se inicia con una orden de venta del vendedor de la empresa por

pedido del distribuidor.

- El jefe de almacn se contacta con el transportistas disponible o con

transportistas para la zona para llevar la carga.

- El sistema emite una orden de despacho por transportista, y con este

documento se despacha las cantidades.

- De acuerdo a la cantidad y al tipo de producto se cargan los productos en el

transporte o se levantan con el pato hidrulico y se llevan a la zona de

despacho.

- Se despachan productos que estn en buen estado. En caso de detectarse

productos defectuosos, se separaran de la carga y se proceder de acuerdo al

anexo seleccin y recuperacin de productos defectuosos (anexo B). El

encargado del despacho debe llevar el control de los productos defectuosos

detectados en el despacho y comunicar al administrador.


116

- La estiba en los vehculos de transporte debe realizase cumpliendo las

disposiciones de los instructivos de manipulacin y segn el patrn de estiba

correspondiente, respetando los niveles de altura mxima.

- El transportista debe verificar la cantidad y calidad que se carga, para evitar

los reclamos del cliente.

- La carga es protegida con toldos o mantas. Si la carga incluye margarinas, el

camin debe proteger el producto con mantas trmicas.

- La carga en las unidades de transporte se realiza con 3 o tambin 4 operarios.

Mientras uno coloca los productos los otros 2 alcanzan al camin.

- La documentacin debe estar conforme con la Gua de Remisin, Factura o

con las facturas respectivas.

SALIDAS LOCALES

- El despacho se inicia con una orden de venta que ingresa al sistema el vendedor

por demanda del distribuidor local.

- El sistema emite una orden de despacho por transportista, y con este

documento se despacha las cantidades.

- El transporte se encuentra ya disponible en el almacn, el distribuidor llega

con su unidad y estibadores (4 o 5 como mnimo).

- El transportista de turno estar en la obligacin de presentar su unidad con

todos los requisitos que exige el formato de check List vehicular el cual se

realizara todos los das lunes antes del inicio de actividades.

- Para despachos locales cada unidad trabaja con su personal de estibaje

totalmente independiente uno del otro con el fin de evitar malos entendidos

- El personal de vigilancia es el encargado de verificar si se cumple este

requisito, de lo contrario no podrn ingresar a las instalaciones del almacn.


117

- La documentacin debe estar conforme con la Gua de Remisin, Factura o

con las facturas respectivas por ser un despacho local.

G. DEVOLUCIONES

- Las devoluciones se presentan generalmente en la zona local y se presenta por

los motivos siguientes:

- El transportista regresa con los productos no aceptados, por vencimiento o por

calidad del producto. Ver Anexo F.

- El jefe de almacn los acepta y los coloca en el almacn de productos vencidos.

Aquellos recuperables se trata de venderlos y se les coloca en el almacn

normal.

- Aprovechando un transporte hacia Lima se despachan los productos vencidos.

- A continuacin se presenta los procedimientos en el ciclo de almacenamiento.

4.8. Anlisis de la Zona de Almacenaje

El espacio que se dispone para almacenar propiamente ha sido dividido. Los distintos

materiales a almacenar se han agrupado segn sus caractersticas en distintos almacenes

llamados mdulos, distinguindose los siguientes:

a) Mdulo 1: Lugar donde se almacena todos los aceites en latas, y baldes.

b) Mdulo 2: Se almacenan aceites en caja y mantecas.

c) Mdulo 3 y 4: Se almacenan margarinas, mayonesa, mostaza, maicena las

infusiones de hierbas, cremas, pur, ingredientes para la cocina.

d) Mdulo 5: Se almacenan los detergentes y jabones de lavar.

e) Mdulo 6: En este mdulo se almacenan los productos de limpieza personal como:

champes jaboncillos, dentrificos.


118

f) Mdulo 7: Se almacenan en estantes desodorantes, talcos, cremas.

g) Mdulo 8: Productos de desecho y de caducidad, como los provenientes por

devolucin.

4.8.1. Distribucin Fsica del Almacn

La forma fsica del almacn es de forma rectangular de 40 metros de largo y 35

metros de ancho; con un rea total de 1400 m2. Las operaciones se realizan en un

nico piso, utilizando parihuelas para colocarlas y guardarlas cierta cantidad

formando una pila o ruma constituyendo una unidad de carga.

No se pueden colocar demasiados productos encima de otro, porque daara al

que est ms abajo. Por eso no se usa la altura del almacn y porque no tiene los

medios para alcanzarlos.

Por tratarse de productos perecibles con ciertas condiciones especiales de

almacenamiento. No se requiere equipo especial de conservacin, las condiciones

ambientales de la ciudad hace que los artculos se conserven.

En el almacn existen pasillos por donde se realiza el trnsito y movimiento de

materiales. Existen pasillos de 1.50 mts. Considerados principales y pasillos

secundarios o laterales de 1.20 mts.

Para permitir mejor circulacin del aire, facilitar la limpieza y un mejor control

de insectos y roedores, se debe dejar los espacios correspondientes entre paredes y

rumas (0.50-0.80 mts.).

Por ello se realiza una labor de Limpieza y Sanatizacin (Anexo G). Igualmente

debe haber espacio entre fila de rumas (0.20-0.30 mts.), y entre la ltima cama y

techo de los mdulos (1.5-2.0 mts.).


119

El almacn cuenta con iluminacin de luz blanca con fluorescente. En cada

mdulo as como en oficinas las instalaciones elctricas estn protegidas para evitar

accidentes.

El tema de seguridad esta implementado a travs de un plano de seguridad con

la ubicacin de los extintores, botiqun para emergencias, cilindros de aserrn en

caso de derrame de aceite.

La elaboracin de un reporte de actividades inseguras por los estibadores, aseguran

un mejoramiento tanto para los artculos y el personal. Ver Anexo H.

Mdulo 1

Ubicada a la entrada de recepcin, en l se guardan aceites de lata y aceite en

baldes. La distribucin de las parihuelas es perpendicular a la entrada de los

vehculos por recepcin. Su techo es de dos aguas, con calamina y sus columnas

son reforzadas con acero, para protegerlas de los vehculos cuando ingresan para

cargar o descargar. El piso es de cemento cubierto con una capa de brea.

En esta rea tambin se encuentra la zona de recuperacin de baldes daados.

Mdulo 2 3 y 4

Es el modulo ms grande del almacn, existe un pasillo principal de 1.60 mt de

ancho que recorre el lado horizontal del mdulo; dos pasillos segundario que se

juntan al principal de 1.20 mts. Las parihuelas estn dispuestas en forma

perpendicular al pasillo principal asegurando un aprovechamiento mximo del

espacio. Su techo es de concreto y piso de cemento y est sealado con letras de

A-Z.

Mdulo 5

Ubicado al costado de las oficinas de administracin, aqu se guardan los

detergentes y jabones de lavar, al igual que el mdulo 1, tiene techo de dos aguas
120

con soportes de madera, un pasillo de 1.60 mts de ancho que pasa el modulo. Las

parihuelas estn distribuidas perpendicular al pasillo. Tiene dos salidas una por el

mdulo 2 y otra por el mdulo 1.

Mdulo 6

Se encuentra al lado del parqueo del almacn, es el mdulo de los productos de

limpieza y cuidado personal, por eso tiene techo de concreto y piso de cemento.

Tiene 2 pasillos de 1.50 mts de ancho a lo largo del mdulo.

Tiene una puerta de 2 mts para la entrada y salida, por donde se realizan las

operaciones de almacn.

Mdulo 7

Ubicado al lado de la oficina de almacn, su rea de 21 m2, contiene productos

pequeos y de poco peso, colocados en estantes de madera y metlicos.

Mdulo 8

En este mdulo al lado del patio y parqueo del almacn guarda los productos

vencidos o que sus caractersticas fsicas estn daadas y no se pueden recuperar.

Igualmente guarda las promociones de algunos productos como baldes, bolsas,

expendedores, etc.

A continuacin se muestra la capacidad fsica y en toneladas de cada mdulo

del almacn y su distribucin fsica:

TABLA N 4.3

CAPACIDAD DE MODULOS EN ALMACEN

Modulo 9 2-3-4 5 6
Capacidad en palets 75 689 91 58
Existencia en palets - - - -
Capacidad promedio (TN) 94.5 434 114.66 73.08
Existencia promedio ( TN) - - - -
rea del mdulo (m2) 110.25 608.0 133.77 85.26
Fuente: Archivos de Almacn
121

4.8.2. Zona de Recepcin y Despacho

Para la recepcin se reciben 3 camiones de 30 TN a la semana procedente del

almacn central en Lima. Como promedio se enva 25 TN. A continuacin se

muestra el cuadro de envos con su peso:

TABLA N4.4

COSTO DE TRASPORTE POR PESO

Flete(S/.) Peso( Kg)

2,626.08 29,179.00
2,515.27 27, 947.00
2,426.21 26, 958.00
2,647.28 29,420.00
2,822.82 31, 365.00
258.78 2,875.00
2,144.90 23, 832.00
2,509.66 27, 885.00
1,700.14 18, 890.00
2,653.44 29,483.00
2,534.99 28,167.00
2,667.93 29, 644.00
2,463.39 27,371.00
2,499.25 27,769.00

Fuente: Parte de Recepcin

El despacho se realiza con una frecuencia de 2 camiones a la semana. Las zonas ms

importantes y la cantidad despachada se muestran a continuacin.


122

TABLA N 4.5
ZONAS DE DISTRIBUCIN

Distribuidor Zona Flete Despachado


TN
Hispnica EIRL Arequipa S1.15 80
Makisur Camana y Mollendo S/.42 20

Importadora J. Luis Tacna S1.75 20

Tecnologa Importaciones Juliaca S/.70 40


Juliaca

Fuente: Elaboracin Propia

Los envos se realizan a clientes especiales (clientes que compran en cantidad) y a

stockistas (distribuidores) ubicados en la zona. Cuando se realiza la venta el

transportista regresa con la factura(s) para su liquidacin

El tiempo de operaciones para la descarga y despacho as como su costo es:

TABLA N 4.6

COSTO DE CARGA Y DESCARGA

Operacin Costo Trans Promedio Tiempo Operarios Mensual Anual


S/ TN porte (TN) (Hora)x
X mes mensual camin
Carga 3.00 8 25 3 4 600.0 7200.0
Descarga 3.00 15 30 3-4 4 1350.0 16200.0
Fuente: Elaboracin Propia

Para la recepcin y despacho y las operaciones de carga y descarga se realizan por

una plataforma de 8.50 mts de largo y 1.20 de alto que permite realizar las labores sin

levantar los artculos, lo laborioso es llevarlas al final de la unidad de transporte porque

las carretas no entran; debido a que la plataforma no alcanza la altura de la unidad.

Igualmente no existe un rea definida para revisin, esta se hace en forma visual, y se

realiza al momento de cargar y descargar.


123

Siendo estas zonas los lugares donde se reciben los artculos se necesita grandes

espacios que permita la llegada y salida de los transportes externos, y se pueda

maniobrar perfectamente y que no ocasione demoras. El despacho y recepcin cuenta

con un rea de 108 mts y, slo existe una puerta de salida e ingreso para las unidades

de transporte de 6 metros. Las columnas en el rea de recepcin estn reforzadas y

protegidas con varas de acero para evitar su deterioro.

La oficina de control del almacn est a 8mts a la zona de despacho y recepcin que

a la vez funciona como oficina del jefe de almacn, donde se realizan los reportes y

registro de inventario.

Criterios para lograr una solucin de almacenamiento de servicios de fondo

confiable

Cuando disee la estrategia de almacenamiento de Exchange 2003, deber sopesar

tres criterios: capacidad, disponibilidad y rendimiento. Las decisiones que tome cuando

disee e implemente la solucin de almacenamiento afectarn al costo asociado a la

administracin y el mantenimiento de la organizacin de Exchange 2003.

- Capacidad En Exchange 2003, la capacidad total es aproximadamente

equivalente al nmero de buzones multiplicado por el volumen de almacenamiento

asignado a cada buzn. Si la organizacin admite carpetas pblicas, debe agregar

el volumen adecuado de espacio en disco para alojar el almacenamiento de las

carpetas pblicas.

- Disponibilidad El nivel de disponibilidad de correo electrnico que necesita el

sistema de mensajera depende de las necesidades de la empresa. Para algunas

empresas, el uso del correo electrnico es escaso y no se considera esencial. Sin

embargo, para muchas empresas de hoy en da el correo electrnico es un servicio

crtico. La prioridad que tenga el correo electrnico en su empresa determina el


124

nivel de inversin y los recursos asignados a una solucin de correo electrnico

que est disponible ininterrumpidamente. La disponibilidad general aumenta por la

redundancia. La redundancia puede significar que debe organizar en clsteres las

aplicaciones para proporcionar redundancia a la CPU o implementar una solucin

de Matriz redundante de discos independientes (RAID) para proporcionar

redundancia de datos.

- Rendimiento Los requisitos de rendimiento son tambin diferentes en cada

organizacin. Este captulo se centra en el rendimiento en lo que se refiere a la

capacidad de proceso y la latencia. En lo que se refiere a la tecnologa de

almacenamiento, en la actualidad la produccin se mide por el nmero de lecturas

y escrituras que un dispositivo de almacenamiento puede realizar por segundo. La

latencia se mide como el tiempo en milisegundos que tarda una transaccin en

completar una operacin de lectura o de escritura.

Antes de disear la solucin de almacenamiento de Exchange 2003, determine la

prioridad que tiene cada uno de estos tres criterios, especialmente al considerar el

equilibrio entre disponibilidad y rendimiento.

De forma predeterminada, al instalar Exchange 2003 todos los datos se almacenan

localmente en la unidad en la que se instala Exchange. Para determinar la capacidad,

el nivel de disponibilidad y el rendimiento asociados con esta configuracin

predeterminada, debe tener en cuenta los siguientes factores:

- Nmero y velocidad de las CPU

- Volumen de memoria RAM

- Tipo de servidor (como servidor de buzones, servidor de carpetas pblicas y

servidor de conectores)

- Nmero de discos fsicos


125

Como existen muchas variables a la hora de determinar la capacidad y el tamao

de un servidor, utilice las herramientas descritas en "Herramientas de diseo de

capacidad de Exchange" en Medidas de tolerancia a errores del sistema (en ingls).

Por lo general, si la configuracin predeterminada no satisface sus requisitos, debe

disear una nueva solucin de almacenamiento que ample la capacidad, el

rendimiento y la disponibilidad.

4.9. Lauyout del Almacn.

Importancia

El layout de un almacn es la disposicin que tiene en su interior, su planificacin y diseo

es una tarea importante y compleja por su impacto en la cadena de suministros. Para el

diseo del layout del almacn hay que tener en cuenta:

- La estrategia de entradas y salidas de la mercanca en el almacn

- El tipo de almacenamiento ms eficiente para los productos teniendo en cuenta sus

caractersticas particulares.

- El sistema de transporte interno que se vaya a utilizar.

- La frecuencia en la rotacin de los productos.

- El nivel de inventario que se quiere mantener.

- Las pautas de embalaje y preparacin de los pedidos que tienen que salir del almacn.

Teniendo en consideracin todos estos elementos la colocacin en el almacn de los

diferentes productos ser ms eficiente consiguiendo una mayor rapidez en la preparacin

de los pedidos y una disminucin de los errores. Esto se traduce en un mejor flujo de

materiales, una disminucin de los costes y una mejora del servicio que se ofrece al cliente.
126

Adems, ofrecer a los trabajadores un entorno de trabajo adecuado, en buenas

condiciones.

La distribucin del almacn tiene que asegurar la velocidad de movimiento, por ello es

necesario que se eviten zonas de congestin que aumenten el tiempo de trabajo. Hay que

jugar con la conexin entre las diferentes zonas del almacn con los accesos, las barreras

arquitectnicas, los pasillos y pasos de personas o mercancas.

Objetivos que tiene que cumplir el layout de un almacn

4.9.1. Para que el layout de un almacn resulte eficiente tiene que cumplir con los

siguientes objetivos:

- Reducir el nmero de manipulaciones del material, eliminando, de esta forma,

aquellas que no aaden valor aadido al producto.

- Aprovechar el espacio disponible de forma eficiente para conseguir un

recorrido mnimo (lo que abaratar los costes de suelo, inversin y mano de

obra).

- Acceso fcil para la unidad logstica que se vaya a utilizar.

- Flexibilidad a la hora de ubicar productos.

- Control de los stocks de forma fcil.

- Conseguir un alto ndice de rotacin de mercancas.

El layout del almacn es, por tanto, un aliado a la hora de optimizar los

recursos de que se disponen y si est apoyado en un adecuado sistema informtico

facilitar un mayor control sobre las actividades que se lleven a cabo y, gracias a

la informacin, abrir las puertas a mejoras en la planificacin de la cadena de

suministros y en las negociaciones con clientes y proveedores.

El papel de las instalaciones de almacenaje ha evolucionado a lo largo del

tiempo convirtindose en elementos estratgicos para el xito de muchos


127

negocios. Los almacenes han dejado de ser meras instalaciones dedicadas a

almacenar productos, para convertirse en centros enfocados al servicio y al

soporte de cualquier empresa.

Por ello, su correcto diseo es fundamental, con un proyecto que recoja el

mayor nmero de datos posible para que la instalacin cumpla con su funcin y

pueda incluso adaptarse a las necesidades que puedan surgir en el futuro.

Hemos recopilado los 6 factores bsicos para el diseo de un almacn y su


LAYOUT.

1. Producto: Cmo es la mercanca?

El almacn sirve para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro.

Conocer todas las caractersticas de estas mercancas es esencial. La unidad de carga

empleada, sus dimensiones y pesos mnimos/mximos. Las cantidades, tipos y

referencias de cada una de ellas, la sensibilidad a las diferentes temperaturas, etc.,

determinan en su conjunto aspectos tan importantes como el sistema de almacenaje a

emplear, las dimensiones necesarias de los estantes y las zonas de trabajo de la

instalacin entre otros.


128

2. Espacio: Qu caractersticas tiene el local fsico?

Las dimensiones y caractersticas de la infraestructura del almacn son imprescindibles

y deben ser datos muy precisos. Permiten definir el diseo de las estanteras, la

capacidad de la instalacin y la distribucin de las mercancas en su interior. Tambin

existen limitaciones que hay que tener en cuenta: accesos, suelos, ventanas, pilares,

arquetas, lneas y conductos de energa son ejemplos de elementos de una instalacin

que inciden en su diseo. Adems hay que aadir las normativas constructivas que

afectan directamente a los clculos de las estructuras metlicas de almacenaje.

3. Equipos: Cules son los medios disponibles?

A diferencia de lo que podra pensarse, en muchas ocasiones el diseo de un almacn

no parte de una infraestructura vaca. Cuando existen elementos como estanteras,

medios de elevacin o equipos de transporte, deben tenerse en cuenta y analizar sus

caractersticas. Estos componentes influyen en la propuesta de diseo. Permiten valorar

la mejor adaptacin a las necesidades del proyecto, las limitaciones que ofrecen y/o la

necesidad de integrar nuevos equipos.

4. Flujos y rotacin: Cmo circulan las mercancas?

Por flujos se entienden los movimientos que se realizan en las operaciones logsticas,

por ejemplo en expediciones, recepciones o procesos de preparacin de pedidos. Por


129

rotacin de producto se entiende el grado de renovacin de mercancas, es decir, un

producto con alta rotacin es aquel que tiene un ritmo elevado de entradas y salidas.

Los desplazamientos de cargas implican costes, por lo que hay que tender a

minimizarlos, siempre que la operativa de la empresa lo permita. Detectar estos flujos

es muy importante ya que permiten diagnosticar las necesidades del proyecto y disear

instalaciones optimizadas.

5. Personal: Con qu profesionales se cuenta?

El personal es uno de los activos ms importantes de cualquier empresa. Conocer el

grado de formacin, el nmero de empleados, su organizacin, turnos de trabajo, etc.,

permite afinar en el diseo de almacn propuesto. La introduccin de elementos

automatizados, software de gestin de almacenes y normas de seguridad e higiene han

derivado, en la actualidad, en que el grado de especializacin de un operario sea mucho

mayor.

6. Gestin y poltica empresarial: Cmo se organiza el almacn?

Una buena gestin del almacn permite disponer del stock necesario, ofrecer el mejor

servicio, tener una alta ocupacin, optimizar los tiempos en operaciones internas, entre

otras muchas cuestiones. Es por tanto un elemento primordial.

A la hora de disear y planificar instalaciones, conocer el funcionamiento de su gestin

permite valorar el grado de efectividad y definir qu procesos pueden optimizarse. Por

ejemplo, un cambio en la distribucin de las estanteras puede simplificar los procesos

de picking.

Hoy en da, la tendencia es que cada vez ms instalaciones profesionales dispongan de

un software de gestin de almacenes (SGA), que garantice el control de todos estos

procesos.
130

Cada uno de estos factores tiene una influencia en mayor o menor medida sobre el

resultado final de diseo, dependiendo de las necesidades y peculiaridades de cada

negocio.

4.10. Sistemas de almacenaje

Los sistemas de almacenamiento son elementos, dispositivos. Capaces de

almacenar informacin. Puesto que almacenan miles de datos con gran valor, una buena

gestin de los mismos es esencial

4.10.1. Tipos de Sistema de Almacenaje

A. Paletizacin Convencional

Es el sistema que resuelve las necesidades de almacenamiento de productos

paletizados, adaptndose siempre a las distintas dimensiones y cargas.

La implementacin del proyecto parte de la articulacin entre el rea

disponible, las dimensiones y las cargas y la forma de manejar a las mismas.

Posibilidad de almacenar una variedad de referencias de forma selectiva y

controlada. Facilidad de ajuste en altura debido a su sistema de vigas por

anclaje y capacidad de adaptacin a los niveles de picking manual.

B. Paletizacin Compacta (Drive-In)

Sistema de almacenamiento compacto con mximo aprovechamiento del

espacio disponible, ya sea en profundidad o altura.


131

Solucin adecuada para almacenar un gran nmero de palets del mismo

producto. Capacidad para almacenar tantas referencias como pasillos de

mercancas.

Necesita un solo pasillo frente nico.

Le permite controlar las entradas y salidas.

Este sistema se divide en dos tipos:

Drive-In: con un pasillo de acceso nico

Drive-Through: con dos accesos a la carga, uno a cada lado de la estantera.

Este sistema es una gran solucin para el almacenamiento en cmaras

frigorficas y la industria de bebidas, donde el espacio es esencial

maximizar.

C. Paletizacin Mvil

Sistema de almacenamiento compacto con acceso directo a cada paleta.

Este sistema consiste en bases mviles que soportan las estanteras que se

desplazan lateralmente.

Este sistema permite la eliminacin de los pasillos y, cuando sea necesario,

abrir solo el pasillo, pretendido.


132

Ser el propio usuario a accionar el orden de apertura por medio automtico

a travs de un control remoto o ligando el interruptor.

Solucin adecuada para cmaras frigorficas;

Sistema equipado con motores y sistemas de seguridad, lo que garantiza

una operacin segura y prctica.

D. Paletizacin Dinmica

Esta solucin se puede utilizar en cualquier industria o logstica cuya

actividad requiere una gran rotacin de las palets de acuerdo con el

principio FIFO (First-In/first-Out).

Los estantes se componen de transportador de rodillos ligeramente

inclinados, lo que permite el deslizamiento de la bandeja de carga por

gravedad y velocidad controlada hasta la posicin de recogida.

Esta solucin permite un gran ahorro en espacio y tiempo empleados en la

manipulacin de paletas, con estricto control del stock.


133

E. Paletizacin Push-Back carros

Sistema de almacenamiento en el que las paletas del mismo nivel, a

excepcin del ltimo, apoyan sobre la base de un conjunto de carros que se

desplazan por empuje sobre las guas.

La solucin ideal para el almacenamiento del mismo tipo de producto y

permite almacenar hasta cuatro paletas para cada nivel de profundidad de

acuerdo con el principio LIFO (Last-In/Fisrt-Out).

F. Ranurado

Se trata de un sistema sencillo y econmico, adaptndose a las diversas

aplicaciones en el almacenamiento manual de cargas ligeras y medianas.

La versatilidad de este sistema, fcil montaje y desmontaje, permite un


134

nmero infinito de combinaciones, en respuesta a todas las necesidades de

almacenamiento.

G. Estantera de archivo

Sistema especialmente diseado para archivos de ficheros por medio

manual de cargas medias y ligeras.

Los archivos, de gran simplicidad, son esencialmente formados por

bastidores, estantes y vigas de anclaje.

La gama KX ofrece una variedad de accesorios (cajones, estantes para

carpetas colgantes, estantes para CD, vdeo, etc.) que permiten la

adaptacin a diversas necesidades de almacenamiento.

La solucin ms adecuada para los tipos de almacenamiento en las que el

aspecto esttico es relevante. Sistema que permite la formacin de

estanteras mviles.
135

H. Encaje

Es un sistema muy verstil que destaca por la extrema facilidad de

aplicacin desde un simple puesto de trabajo, estanteras de archivo para

pequeas oficinas o pequeos almacenes.

Estanteras sin tornillos, de montaje rpido y sencillo, diseado para cargas

manuales, ligeras y medianas.

I. Picking Manual (KD Ligero)

Sistema de almacenamiento de cargas ligeras y medianas para la

recoleccin manual y es indicado para los almacenes donde la mercanca

se mueve manualmente.

Posibilidad de construccin de pasillos intermedios, que proporcionan

acceso a toda la altura de las estanteras y pueden llegar hasta 20 metros de

altura.
136

Posibilidad de formar depsitos mixtos con estanteras de picking y

paletizado hacia abajo en la parte superior de los estantes.

J. Archivos Rodantes Kr e Kx

Este sistema de archivamiento compacto y organizado es el ideal para la

falta de espacio, aumentando la capacidad de almacenamiento de hasta 80%

con la misma rea disponible.

Este sistema consta de archivos que apoyan en bases mviles que se

desplazan sobre rales fijados al piso. El movimiento de los archivos se

puede hacer de diferentes formas - automtico, manual y mecnico.

Para garantizar la seguridad y privacidad en los archivos se puede colocar

un archivo mvil de cierre con llave, para bloquear el archivo.

Este sistema tambin permite la colocacin de pasarelas de acceso

intermedio a los niveles superiores, cuando los archivos son de gran altura.
137

K. Almacn Automtico de Paletas

Este sistema consiste en la colocacin de transelevadores creados para

almacenaje automtico de paletas que se mueven a lo largo de los pasillos

a realizar las funciones de entrada y salida de productos. La operacin de

las apiladoras est dirigida por un software de gestin que coordina todos

los movimientos, lo que garantiza una buena gestin de stocks.

Las apiladoras son elegidas y programadas de acuerdo con las necesidades

de cada almacn, la capacidad de carga, dimensiones, altura de

construccin y los tiempos de ciclo.

Este sistema tiene la caracterstica de ser adaptable a condiciones de trabajo

especiales (imposibles o ms difciles por la accin del ser humano), como

temperatura de congelacin (-30 C), humedad extrema o beneficios

especiales, tales como la gestin de la velocidad de trabajo.


138

L. Almacn Automtico de Cajas

Al igual que el almacn automtico para paletas, este sistema se basa en

dos estanteras colocadas para almacenar cajas o bandejas, separadas por

un pasillo central, adonde circula un transelevador.

El rea de la automatizacin y manipulacin que es formado por cintas

transportadoras se encuentra localizada en una parte lateral de la estantera.

El transelevador colocara la caja retirada en el transportador que, a su vez,

aproxima la caja del operador y, una vez finalizado su trabajo, la devuelve

al transelevador para colocarla en la estantera.

Todo el sistema es controlado por un software de gestin en el que se

incluye un registro de la ubicacin de todos los productos existentes en el

almacn, manteniendo un inventario actual con el mximo rendimiento de

espacio disponible y fcil acceso a todas las cajas almacenadas.


139

M. Cantilever

Este sistema se destina principalmente para el almacenamiento de cargas

de gran longitud o volumen, de diferentes tamaos, tales como tubos,

madera, perfiles, etc.

Las estructuras en voladizo se distinguen por la simplicidad de sus

componentes, formado por soportes/base, mnsulas o brazos que soportan

las cargas.. Estos componentes se eligen en funcin de las cargas e

dimensiones del producto a almacenar.

Todos los niveles de las mnsulas o brazos son fcilmente cambiables, con

la particularidad de las estructuras poder ser de una o dos caras.


140

Dependiendo del peso, la manipulacin de la carga se puede hacer

manualmente o por medios mecnicos (apiladoras).

N. Entreplantas

Las entreplantas han sido creadas para, de una manera sencilla, multiplicar

el espacio disponible con la mxima utilizacin de la altura til de un

almacn.

Este simple sistema se compone esencialmente de pilares y vigas de

diferentes dimensiones para adaptarse fcilmente a las necesidades del

cliente.

De acuerdo con la finalidad prevista, este sistema permite el despliegue de

una multitud de soluciones tales como estanteras en la planta baja con

oficinas en la planta primera.

Las estructuras son de fcil y rpido montaje y desmontaje, lo que permite

su reutilizacin en otros lugares.


141

O. Aplicaciones Especiales

SAGA disea, desarrolla e instala cualquier sistema de almacenamiento a

medida, en funcin de las caractersticas y o problemtica de cada almacn.

SAGA presenta una solucin para cualquier necesidad de almacenamiento.

SAGA, con amplia experiencia en la realizacin de las diversas

adaptaciones a las necesidades especficas de almacenamiento, asesora,

estudia, desarrolla y lleva a cabo proyectos especficos.

Respuesta rpida, efectiva y garantizada


142

Caso practico

Industrias Ceresita S.A. es una empresa chilena lder en el rubro de las pinturas, que cubre reas

tan diversas como las pinturas decorativas, industriales, marinas, polvo y barnices sanitarios.

Las razones por las cuales Industrias Ceresita S.A. se plante la necesidad de comenzar un

proyecto de implementacin WMS para sus Centros de Distribucin radicaron en la bsqueda

de una mejora significativa en los procesos logsticos de su almacn, en los siguientes niveles:

- Eficiencia: a travs de las diferentes modalidades de picking que ofrece el WMS y el sistema

de trabajo dirigido se busca mejorar el Throughput de la operacin, entendindolo como

cajas movidas por hora hombre.

- Costos: generar economas de escala por medio de la optimizacin de la mano de obra.

- Servicio al cliente: Disminuir los errores de despacho ante la gran cantidad de skus y

similitudes propias del negocio, mejorando a su vez la velocidad de respuesta a los clientes.

- Competitividad del negocio y velocidad de crecimiento del negocio: poder responder en

forma competitiva y gil ante las necesidades del negocio y/o rea comercial.

Para seguir siendo el nmero uno, debamos estar adelante en cada uno de los mbitos del

negocio, es por ello que creemos que con herramientas como la Solucin WMS podemos

seguir mejorando en lo que respecta al servicio al cliente, tiempos de respuesta y control de

los costos asociados, coment Edgardo Zamora, Gerente de Logstica de Industrias Ceresita

S.A.

Segn inform la empresa proveedora del servicio, TLA (Tecsys Latin American) el

proyecto fue bastante exigente en los tiempos ya que se parti en febrero del 2008 y deban

salir operativos el 1 de Septiembre del 2008 (antes del comienzo de la temporada de pintura)

lo que implic estar siempre contra el tiempo. La fase clave del proyecto fue la recoleccin

de la informacin (maestros) y la generacin de las interfaces con el ERP.


143

Resultados obtenidos luego de la implantacin del WMS

A nivel de operacin ha generado impactos muy positivos como:

- Mayor control de la operacin: se puede saber las tareas pendientes en forma exacta y

planificar los recursos de acuerdo a esto.

- Trazabilidad en la operacin: se genera aumento en la responsabilidad de los operarios al

momento de ejecutar las tareas.

- Visibilidad: a travs de reportes e indicadores generados con la herramienta de inteligencia

de negocios del WMS.

- rea de Servicio al cliente: se redujeron los errores de despacho drsticamente.

Para Ceresita este proyecto fue un primer paso hacia el mejoramiento de las operaciones, el

cual se replicar en los centros de distribucin donde se manejan las diferentes marcas

ofrecidas buscando maximizar los principales beneficios obtenidos hasta el momento: manejo

de inventario en tiempo real, control de las operaciones y disminucin en los errores de

despacho, asegur Mnica Rueda, Consultor de Soluciones de TLA.

Como parte del crecimiento Industrias Ceresita continu con el roll out dentro de su red

logstica implementado un segundo centro de distribucin en octubre del 2009. Durante esta

segunda implementacin se aprovech el know how de la primera implementacin y junto al

mismo equipo de proyecto de TLA se pudo estabilizar rpidamente dicha operacin.

Gracias al nfasis en los entrenamientos realizados a los usuarios de Ceresita tanto a nivel

funcional como a nivel tcnico, pudimos transferir nuestro conocimiento y metodologa en

implementaciones de WMS. Debido a lo anterior para la implementacin del segundo Centro

de Distribucin el apoyo que necesit el equipo de trabajo de Ceresita fue mnimo, coment

Bryan Buitrago, Gerente de Operaciones de TLA.


144

CONCLUSIONES

- No existe un equilibrio en la carga de trabajo, ya que unos das las tareas son ms pesadas

que otras, debido a variacin de la demanda. Existe una acumulacin inadecuada de las

paletas no utilizadas, dificultando en trnsito y ocupacin de espacio. Se presentan

demoras en el conteo de artculos en la descarga y despacho, y se cometen errores por

terminar rpido. Los inventarios son un puente de unin entre la produccin y las

ventas. Los problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las

quiebras de los negocios. Todo cambio en el entorno tiene repercusiones en la logstica

de las organizaciones, toda organizacin hace logstica, tambin la interrelacin natural

de los elementos empresariales, internos y externos, los cambios tecnolgicos han tenido

gran influencia en la logstica

- La seleccin de los proveedores es la responsabilidad ms importante del departamento

de abastecimiento Como el proceso de abastecimiento est internamente conectado con

casi todas las funciones que cumple la organizacin, ello requiere la puesta a punto de

sistema de informacin completo. Por sta razn, la informatizacin de los procesos de

datos ha tenido un impacto crucial en el proceso de abastecimiento y en la direccin del

mismo, puesto que facilita el anlisis de las alternativas, la realizacin, el seguimiento y


145

la activacin de los pedidos, as como la recepcin, la inspeccin y el registro de los tems

y el mantenimiento al da de los registros correspondientes al rea de abastecimiento.


146

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3. http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/mar/log1cll.htm#PLANIFICACIN%20

ESTRATGICA
148

ANEXOS
149

SISTEMA LOGISTICO

Figura N 1
150

Figuras N 2
151

ABASTECIMIENTO

Figura N 1

Figura N 2
152

GESTIN DE INVENTARIOS

Figura N 1

GESTIN DE ALMACN

Figura N 2