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ABC

Circular
100-000005/2014
Superintendencia de Sociedades
QUINES SE ENCUENTRAN OBLIGADOS A
ADOPTAR LO DISPUESTO EN LA CIRCULAR?

Estn obligadas a cumplir la Circular 100- mensuales legales vigentes (SMMLV) al


000005 de 2014 las entidades que cum- corte del 31 de diciembre de 2013.
plan con dos requisitos:

1. Estar VIGILADA por la Superintenden-


cia de Sociedades (art. 84 de la Ley 222 de
1995 y Decreto 4350 de 2006).

2. Registrar ingresos brutos iguales o


superiores a 160.000 salarios mnimos

Cules son las principales obligaciones que impone la


Circular
Por qu es 100-000005 de 2014?
necesaria la modernizacin de la Superintendencia de Sociedades?

La Circular obliga a establecer un sistema de autocontrol y gestin del riesgo de lavado de activos y
financiacin del terrorismo (LA/FT), segn las caractersticas de cada empresa, los bienes y servicios
que ofrece, su comercializacin, las reas geogrficas donde opera, entre otros aspectos que resulten
relevantes en el diseo del mismo.
La Circular determina un mnimo de requisitos que debe cumplir dicho sistema, dentro de los cuales
estn:
1) Identificar las situaciones que puedan generar a la empresa riesgo de LA/FT en las operaciones,
negocios o contratos que realiza.
2) Establecer procedimientos de debida diligencia, tales como conocimiento de clientes, personas ex-
puestas polticamente, proveedores, asociados, trabajadores y empleados.
3) Reglamentar el manejo de dinero en efectivo al interior de la empresa.
4) Comunicar la poltica y procedimientos adoptados para la prevencin de este riesgo a los emplea-
dos que deban recibir la informacin para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
5) Capacitar de la forma y frecuencia que la entidad determine, a los empleados sobre la prevencin de
este riesgo por lo menos una vez al ao.
6) Establecer herramientas para identificar operaciones inusuales o sospechosas.
7) Acreditar con soportes todas las operaciones, negocios y contratos.
8) Reportar a la UIAF las operaciones intentadas y sospechosas, ROS.

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CUL ES EL TRMINO QUE SE CUENTA PARA LA IM-
PLEMENTACIN DE LAS DISPOSICIONES DE LA CIR-
Quines son los responsa- CULAR?
bles de disear e implemen-
tar las disposiciones de la
Circular al interior de las Las entidades obligadas que con corte al 31 de
compaas? diciembre de 2013 hayan registrado ingresos
brutos iguales o superiores a 160.000 SMMLV
El proyecto de la poltica para la contaban con un plazo mximo de 12 meses
implementacin del sistema de calendario, contados a partir del 31 de diciem-
autocontrol y gestin del riesgo bre de 2013, para implementar las medidas
LA/FT estar a cargo del represen- establecidas en la Circular sobre la prevencin
tante legal quien deber disearlo del LA/FT.
teniendo en cuenta que las mis-
Por su parte, las entidades que con posteriori-
mas se ajusten a las caractersticas
dad a la entrada en vigencia de la Circular
de la empresa y presentarlo a con- registren ingresos brutos iguales o superiores a
sideracin de la junta directiva, 160.000 SMMLV, al 31 de diciembre de 2014 y
quien ser la encargada de apro- sucesivamente en la misma fecha de corte,
barlo. En las sociedades que no cuentan con un plazo mximo de 12 meses
tengan junta directiva, el repre- calendario, contados a partir del corte a 31 de
sentante legal deber presentar el diciembre del ao en que superen los ingresos
proyecto de la poltica del sistema mencionados, para implementar lo dispuesto
de autocontrol y gestin del riesgo en dicha Circular.
LA/FT al mximo rgano social.

El representante legal deber ha- CULES SON LAS SANCIONES QUE SE DERIVAN DEL
cer cumplir la poltica e instruccio- INCUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES DE LA
nes que en materia de prevencin CIRCULAR?
y control de LA/FT sean aproba-
das por la junta directiva o el m- El incumplimiento de las rdenes impartidas en la Circular dar lugar a la im-
ximo rgano social. Con el fin de posicin de las sanciones administrativas pertinentes a la compaa y a sus ad-
que al interior de la entidad haya ministradores, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artculo
una persona responsable de la 86 de la Ley 222 de 1995, sin perjuicio de las acciones que correspondan a otras
ejecucin y seguimiento al sistema autoridades. De conformidad con esta disposicin la Superintendencia de So-
de autocontrol y gestin del riesgo ciedades podr imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos
LA/FT, se debe designar un oficial salarios mnimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a quienes incum-
de cumplimiento, o quien haga sus plan sus rdenes, la ley o los estatutos.
veces, quien rendir informes al
representante legal con la frecuen-
ES POSIBLE NOMBRAR Y ASIGNAR LAS FUNCIONES COMO OFICIAL
cia que se establezca en el sistema
de autocontrol y gestin del riesgo
DE CUMPLIMIENTO AL AUDITOR INTERNO VINCULADO LABORAL-
LA/FT propio de la empresa. En MENTE A LA COMPAA?
todo caso presentar por lo menos La Circular 100-000005 de 2014 determina que debe designarse una persona responsable
un informe semestral. de la ejecucin y seguimiento al sistema de autocontrol y gestin del riesgo LA/FT, quien
rendir informes al representante legal con la frecuencia que se establezca en dicho sistema.
La junta directiva, y en ausencia El citado acto administrativo concede amplia libertad a la sociedad para escoger a ese oficial
de sta el mximo rgano social, de cumplimiento y no prohbe que sea el auditor quien cumpla dichas funciones.
exigir el cumplimiento del siste-
ma de autocontrol y gestin del
riesgo LA/FT al representante
ES POSIBLE NOMBRAR Y ASIGNAR LAS FUNCIONES COMO OFICIAL
legal. DE CUMPLIMIENTO AL AUDITOR INTERNO VINCULADO LABORAL-
MENTE A LA COMPAA?

La referida circular no expresa que tipo de vnculo debe existir entre la sociedad y la persona
que cumpla las funciones de oficial de cumplimiento. En ese sentido concede amplia libertad
a las sociedades para determinar la forma de vinculacin que consideren conveniente. Lo
importante es que la persona que ejerza esas funciones tenga el perfil adecuado, es decir, que
conozca suficientemente el negocio o actividad desarrollada, demuestre habilidades para
3 verificar la implementacin del sistema con eficacia y eficiencia, posea altas calidades ticas y
genere confianza a los administradores, con quienes debe mantener una comunicacin cons-
tante.
Cada una de las empresas que
conforman el grupo empresa-
rial deben implementar el
sistema de autocontrol y ges-
tin del riesgo de LA/FT?

Sobre el particular la Circular 100-


000005 de 2014 establece: Para el
caso de los grupos empresariales,
definidos en el artculo 28 de la Ley
222 de 1995, las sociedades del
grupo empresarial que estn some-
tidas a la vigilancia de la Superin-
tendencia de Sociedades y que
cumplan con el requisito del monto
de ingresos brutos establecidos en
el numeral 2 de la presente circu-
lar, debern adoptar un sistema de
autocontrol y gestin del riesgo de
conformidad con sta. Aquellas
sociedades del grupo empresarial
que estn vigiladas por una super-
QU TIPO DE VINCULACIN CON LA EMPRESA DEBE TENER LA PERSO- intendencia diferente a la Superin-
NA NOMBRADA COMO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO? tendencia de Sociedades, debern
cumplir con los dispuesto por sta,
La referida circular no expresa que tipo de vnculo debe existir entre la sociedad y la
segn sea el caso, en materia de
persona que cumpla las funciones de oficial de cumplimiento. En ese sentido conce-
prevencin del LA/FT.
de amplia libertad a las sociedades para determinar la forma de vinculacin que
consideren conveniente. Lo importante es que la persona que ejerza esas funciones No obstante, si los controlantes y/o
tenga el perfil adecuado, es decir, que conozca suficientemente el negocio o activi- administradores del grupo empre-
sarial lo estiman conveniente es
dad desarrollada, demuestre habilidades para verificar la implementacin del siste-
posible disear e implementar un
ma con eficacia y eficiencia, posea altas calidades ticas y genere confianza a los
sistema de prevencin del LA/FT
administradores, con quienes debe mantener una comunicacin constante.
que involucre a todas las empresas
del conglomerado. Resulta eviden-
SI TRATNDOSE DE UNA SUCURSAL EXTRANJERA, EL ADMINISTRADOR te que la vinculacin a un grupo
DEBE PRESENTAR EL INFORME DE QUE TRATA EL ARTCULO 47 DE LA puede generar unos riesgos parti-
LEY 222 DE 1995, RESPECTO DE LA CIRCULAR EXTERNA 100-000005 DE 17 culares y la perspectiva de conjunto
DE JUNIO DE 2014, SOBRE PREVENCIN DEL RIESGO DE LAVADO DE AC-
es importante a la hora de realizar
TIVOS Y FINANCIACIN DEL TERRORISMO?

La sucursal de sociedad extranjera que cumpla blecido en el citado acto administrativo. El


con los requisitos sealados en la Circular 100- artculo 47 de la Ley 222 de 1995 regula lo rela-
000005 de 17 de junio de 2014, deber imple- tivo al informe de gestin que deben presentar
mentar el sistema de prevencin del riesgo de los administradores a la asamblea o junta de
lavado de activos y financiacin del terrorismo. socios para su aprobacin o improbacin. Por
No obstante, respecto de los informes de los tratarse de una sucursal extranjera, pues no
administradores solo deber realizar lo que existe en Colombia un mximo rgano social al
resulte compatible con su naturaleza, sin perjui- cual realizar el reporte.
cio de disponer de toda la documentacin nece-
saria para sustentar el cumplimiento de lo esta-

el anlisis
SI UNA EMPRESA A CORTE DE 31 DE DICIEMBRE DE 2013 NO TIENE LOS REQUISITOS DE LA CIRCULAR PARA IMPLEMENTAR EL SISTEMA de riesgos.
DE GESTIN DEL RIESGO DE LAVADO DE
ACTIVOS Y FINANCIACIN DEL TERRORISMO, PERO CON POSTERIORIDAD ALCANZA EL MONTO REQUERIDO, DEBER HACERLO?

SI AL CIERRE DEL EJERCICIO DEL AO 2014 O SUCESIVAMENTE EN LOS CORTES DE CADA AO, SE GENERAREN UNOS INGRESOS EQUIVALENTES O SUPERIORES A LOS 160.000 SALA-
RIOS MNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES (SMMLV), ESTARN OBLIGADOS A TOMAR LAS MEDIDAS ENCAMINADAS A DAR CUMPLIMIENTO A LO DISPUESTO EN LA CIRCULAR.
Aquellas empresas que no desarrollan las actividades descritas en las resoluciones
proferidas por la Unidad de Informacin y Anlisis Financiero UIAF, pero que s regis-
tran ingresos superiores a 160.000 SMMLV, estn obligadas a designar un Oficial de
Cumplimiento y a reportar a la UIAF?

Todas las entidades obligadas a cumplir con la y de manera inmediata, conforme a las ins-
Circular 100-000005 de 2014 debern desig- trucciones sealadas por la citada unidad en el
nar un oficial de cumplimiento o quien haga instructivo del anexo 1, que forma parte de la
sus veces. El objetivo de esta obligacin es que presente circular. Este instructivo podr ser
haya una persona responsable del seguimiento modificado o adicionado por la UIAF, por lo
al sistema de autocontrol y gestin del riesgo cual las sociedades debern consultar cons-
LA/FT. Ahora bien, la mencionada circular no tantemente la pgina de internet
exige que se designe a una persona exclusiva- www.uiaf.gov.co, con el fin de utilizar el docu-
mente para esta funcin o deba crearse un mento actualizado Anexo 1 ROS Superin-
nuevo cargo en la sociedad. Cada empresa tendencia de Sociedades. En consecuencia,
deber determinar la mejor forma de cumplir las entidades obligadas a cumplir la Circular
con esta exigencia. En cuanto a los reportes a 00005 de 2014, debern en estos trminos
la UIAF, la referida circular en el numeral 6.4. cumplir con los reportes a la UIAF, as no se
consagra: Si se llegara a tener conocimiento encuentren obligados directamente por los
de una operacin sospechosa o una operacin resoluciones expedidas por dicho organismo.
intentada en la medida de lo posible debera
reportarse como ROS directamente a la UIAF

Dado que en la ltima versin de


la circular sobre lavado de activos
se elimin la previsin sobre la
verificacin de su cumplimiento En apartes de la Circular Externa 100-000005 de 2014 se habla de operacin inusual y sos-
por parte del Revisor Fiscal de la
pechosa como si fueran sinnimos, como por ejemplo en el numeral 6.2. cuando hace referen-
respectiva sociedad, qu tipo de
cia a que la empresa deber establecer herramientas que permitan identificar operaciones
constancia o gestin podra ser
vlida para este propsito?
inusuales o sospechosas. Se debera considerar que los trminos inusual y sospechoso en
relacin con las operaciones son sinnimos? Por otro lado, La identificacin de una opera-
Es responsabilidad del represen- cin inusual o sospechosa son dos etapas dentro de un proceso de anlisis?
tante legal la presentacin del
proyecto de la poltica de adminis-
tracin del riesgo de LA/FT a la
junta directiva o al mximo rgano
social, igualmente ser l quien
deber hacerla cumplir. En ese
mismo sentido deber informar Lo que se quiere expresar es que la herramienta debe identificar tanto las operaciones
sobre su cumplimiento y respon- inusuales como las sospechosas. No toda operacin inusual es sospechosa. Es el caso
der los requerimientos que al de aquellas operaciones atpicas en el giro de los negocios del cliente, que s tienen
respecto formule esta entidad. una explicacin lcita y razonable. Luego se trata de conceptos relacionados, pero no
sinnimos. La Circular 100-000005 de 2014 define estos conceptos as:
Esto sin perjuicio de las funciones
Operacin inusual: Es aquella cuya cuanta o caractersticas no guarda relacin con la
atribuidas a los miembros de las
juntas directivas y al revisor fiscal,
actividad econmica de los clientes, o que por su monto, por las cantidades transadas
quienes tambin debern velar o por sus caractersticas particulares, se salen de los parmetros de normalidad esta-
por la implementacin del sistema blecidos.
de prevencin de que trata la Operacin sospechosa: Es aquella que por su nmero, cantidad o caractersticas no se
citada circular, de acuerdo con lo enmarca dentro de los sistemas y prcticas normales de los negocios, de una industria
establecido en el artculo 23 de la o de un sector determinado y, adems, que de acuerdo con los usos y costumbres de la
Ley 222 de 1995, el artculo 207 actividad que se trate no ha podido ser razonablemente justificada. Estas operaciones
del Cdigo de Comercio y el ar- tienen que ser reportadas nica y exclusivamente a la UIAF.
tculo 7 del Estatuto Anticorrup-
cin. Adicionalmente, en las actas
de la junta directiva o del mximo
rgano social deber quedar
constancia de las decisiones Se deben reportar las operaciones inusuales a la Unidad de Informacin y Anlisis
tomadas sobre el particular. Financiero UIAF?.
Se deben reportar las operaciones sospechosas y las intentadas, tal como queda esta-
blecido en la Circular 100-000005.
Una sociedad que NO est vigilada por la Superintendencia de Sociedades pero SI por
otra Superintendencia (por ejemplo la de Salud) estara obligada a cumplir con el conte-
nido de la Circular Externa si cumple con el requisito de ingresos brutos superiores a
160.000 smlmv?

Las entidades obligadas por la Circular 100-000005 de 2014 son aquellas que tienen la calidad
de vigiladas por la Superintendencia de Sociedades y que a 31 de diciembre de 2013 registraron
ingresos brutos iguales o superiores a 160.000 salarios mnimos mensuales legales vigentes
(smmlv). En ese sentido si es vigilada por la Superintendencia de Salud, pues no cumple con una
de las condiciones esenciales como lo es encontrarse sometida a la vigilancia de la Superinten-
dencia de Sociedades.

Con qu periodicidad se debe reportar a la Superintendencia de Sociedades los avances de


la implementacin?

No se estableci en dicho acto administra- legal de referirse detalladamente al tema


tivo una obligacin de reporte a esta enti- en el informe de gestin que se debe pre-
dad, pero en cualquier momento se po- sentar a la junta directiva y al mximo
drn realizar requerimientos o practicar rgano social y remitirse a esta entidad en
visitas para verificar lo all ordenado. Aho- las fechas establecidas para que las vigila-
ra bien, es preciso considerar lo estableci- das reporten la informacin exigida en el
do sobre la obligacin del representante Formulario Empresarial.

El oficial de cumplimiento es el responsable de elaborar y emitir los reportes a la UIAF y


con qu periodicidad debe hacerlo?

La obligacin de reporte a la UIAF en condiciones que establezca dicho organis-


virtud de lo dispuesto en la Circular 100- mo, para lo cual deben consultar la pgina
000005 de 2014 corresponde a las entida- web www.uiaf.gov.co
des obligadas por dicho acto administrati-
vo. No obstante, es razonable que si la
entidad as lo define, sea l quien elabore
y remita los reportes, de acuerdo con las

En dnde se puede encontrar mayor


informacin sobre el tema de pre-
vencin de riesgo de lavado de acti-
vos y financiacin del terrorismo?

Pueden ingresar al siguiente link

http://www.supersociedades.gov.co/
inspeccion-vigilancia-y-control/
asuntosdeinteres/prevencion-riesgo-
lavado-de-activos/abc-del-lavado-de
-activos/Paginas/default.aspx