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Organizacin y Mtodos

1. Introduccin
2. Concepto
3. Origen de Organizacin y Mtodos
4. Funciones
5. Caractersticas de los anlisis de Organizacin y Mtodos
6. Ubicacin dentro de la empresa
7. Personal de Organizacin y Mtodos
8. Obstculos y limitaciones de Organizacin y Mtodos
9. Conclusin
10. Bibliografa
INTRODUCCIN
El trabajo que se ver a continuacin se hace con la finalidad de establecer y
distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organizacin y Mtodos, para comparar
las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las
caractersticas que debe contener los anlisis del mismo.
Para comprender esas definiciones se hablar un poco de la creacin y de los
antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.
Se profundizar en las funciones que cumple la unidad de O y M, para poder
destacar la mejor ubicacin del mismo en una empresa u organismo, basndose y teniendo
en cuenta la coordinacin y las normativas de dicho rgano.
1.1 Concepto
El avance incesante de la complejidad en la Administracin y todos los evidentes
defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales
han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su
administracin.
Y es as como hoy en da, en la mayora de las empresas han sido creadas
Centrales de Organizacin y Mtodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo
administrativo; Organizacin y Mtodos es uno de los trminos que integran la labor general
de la racionalizacin.
Sobre la Teora de Organizacin y Mtodos se manifiesta que es Una forma de
consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como
agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos
mecnicos con la mayor economa de esfuerzo y con el mximo de eficacia en los
resultados1. Y por extensin, se llama unidad, equipo o servicio de Organizacin y Mtodos
al conjunto de funcionarios especializados en la aplicacin de la tcnica del mencionado
servicio.
Organizacin y mtodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la
Administracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionarios interesados en
mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de
una unidad de Organizacin y Mtodos es asegurar el mximo de eficiencia en el
financiamiento de la mquina administrativa, y mediante la aplicacin adecuada de mtodos
cientficos de organizacin; conseguir economas en el costo de la produccin y en la
utilizacin de mano de obra, pero como regla general a Organizacin y Mtodos no se le
concede autoridad sobre otras unidades en administracin.
Se suele preguntar Por qu es necesario emplear un servicio especializado, si el
deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se
apliquen los mtodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que
utilizando este servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de
Organizacin y Mtodos, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, hacindose
totalmente responsable de sus actividades. Cada administrador tiene una clara
responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente y
cuando tiene un papel directivo, debe trazar la forma de la organizacin y crear los
instrumentos apropiados o mtodos para llevar a cabo la funcin.
La ventaja principal que Organizacin y Mtodos tiene sobre un administrador es,
que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el
tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras
responsabilidades, haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayora de su
informacin a travs de personas encargadas de la actividad que se analiza.
Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Crticas, es decir, pensar en
trminos de propsitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qu de
ello.

1
Petraglia, Luis. Organizacin y mtodos en la Administracin del
Estado. Pg. 43
Un buen servicio del departamento de Organizacin y Mtodos se caracteriza por:
Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna
presin.
Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer
apreciaciones objetivas.
Adiestramiento en tcnicas especializadas que son complementadas con la
experiencia de sus funcionarios.
Liberacin de estrecheses departamentales y enfocar los problemas desde el punto
de vista de las necesidades de la empresa.
Tomando en cuenta que todas las propuestas de Organizacin y mtodos no sern
aceptadas, es decir, que no todas merezcan siquiera ser tomadas en cuenta.
El trmino de Organizacin y Mtodos se utiliza para designar el conjunto de
tcnicas administrativas y de investigacin destinados a mejorar el funcionamiento de la
administracin pblica2
De esta manera, el trmino de O y M consiste, por una parte, en conceptuar la
organizacin como la funcin que se sustenta en buscar los medios prcticos para distribuir
las funciones en las distintas unidades orgnicas del servicio administrativo respectivo:
determinar su grado de eficiencia, su rentabilidad, as como su facultad de adaptarse a los
cambios del medio, y por otra parte, en conceptuar al mtodo como el proceso de reflexin
abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la organizacin.
Adems, se aplica en administracin pblica con el fin de obtener un mejor
rendimiento de los recursos destinados a la prestacin de servicios.
La esencia de la relacin entre Organizacin y mtodos es que los mtodos deben
ser acordes con la organizacin y sta con los mtodos aplicados. Una variacin en la
organizacin ocasiona una variacin en los mtodos y, a la inversa, un cambio en los
mtodos provoca cambios en la estructura orgnica. El mtodo permite descubrir cules son
las estructuras y procedimientos ideales que deben aplicarse a la organizacin para hacerla
eficiente y eficaz.
La introduccin de esta concepcin al sector pblico se ha realizado conforme han
surgido los problemas en la prestacin de los servicios pblicos. Se inici la aplicacin de
este concepto en las empresas pblicas para las cuales el criterio de rentabilidad y
productividad es importante, a pesar de que el lucro no es su finalidad. El concepto de O y M
se utiliza bajo un enfoque poltico y social. Y en el sector privado bajo un enfoque ms
financiero y de auto-enriquecimiento, pero al mismo tiempo presta servicios determinados y
particulares.
Las unidades de organizacin y mtodos se crean en cada dependencia y obedecen
a dos objetivos fundamentales:
1. Servir de vinculacin entre el rgano central de modernizacin administrativa y las
dependencias en la ejecucin de las prioridades del mejoramiento administrativo.
2. Analizar los problemas originados en la estructura de la organizacin y los
problemas derivados del flujo o proceso administrativo; as como los problemas del
cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernizacin
administrativa.

1.2 Origen de Organizacin y Mtodos


La creacin de las unidades de Organizacin y Mtodos se vincula, por una parte, a
los esfuerzos de reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y hacer ms
eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparicin del Estado
Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de
modernizacin administrativa que se inicia en 1965.

2
Quiroga, G. Organizacin y mtodos en la administracin pblica.
Pg. 27
La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una
referente a su origen y formacin y otra referente a su consolidacin.
Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, que se inicia con la creacin de
los departamentos administrativos y termina con la instalacin de las unidades de
Organizacin y Mtodos en toda la administracin. Este perodo se caracteriza por la
confusin y el parcialismo, porque se lig la funcin de Organizacin y Mtodos a las
funciones de contabilidad y auditora con funciones de mejoramiento administrativo, ya que
stas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la
administracin e introducen las tcnicas administrativas experimentadas en el sector privado
y consolidan su accin de revisin permanente tanto de la estructura como del
funcionamiento.
Las unidades de O y M se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:
1. Acuerdo por el que se establecen las bases para la promocin y coordinacin de las
reformas administrativas
2. Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben
procurar dar la atencin que requiere el programa de reforma administrativa de su
dependencia
3. Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar
a cabo visitas peridicas de evaluacin en materia de reforma administrativa y los
diagnsticos necesarios
En los ltimos aos, Organizacin y Mtodos, no slo se ha consolidado
mediante el apoyo poltico y legal que se les otorga, sino tambin por su
funcionamiento en la prctica3
2. Funciones
El funcionamiento del sistema de Organizacin y Mtodos vara de acuerdo con el
desarrollo de la organizacin, dentro de la que se ubica y con las tcnicas a las cuales
pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de anlisis y diagnstico administrativo y
diseo organizacional.
Las funciones consisten en una orientacin general en el conjunto de la
administracin4 y se pueden destacar de la siguiente manera:
1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la
dependencia. Esta primera funcin implica que efecten varias actividades como la
realizacin de un diagnstico general de la estructura y procedimientos de la
organizacin, la proposicin de modificaciones para la adaptacin de sistemas y
procedimientos, su diseo y la formulacin de manuales administrativos.
2. Adecuar la organizacin y las funciones en la dependencia a las que se trabaja.
Segn esto, deben desarrollarse actividades de investigacin y clasificacin de
acuerdo a las bases jurdicas que le otorgan legitimidad a la administracin de la
dependencia.
3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la
interpretacin y aplicacin de tcnicas administrativas; coordinndose con cada una
de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitacin del
personal.
4. Hacer actividades de promocin, investigacin y divulgacin. Para promover la
coordinacin de los recursos e investigar las nuevas tcnicas de administracin que
se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas tcnicas para que
sean aplicadas.
5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organizacin, donde se
verifiquen todas las actividades realizadas como un anlisis integral de finalidad, de

3
Ob. Cit. Pg. 77
4
Ob. Cit. Pg. 86
organizacin, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles
mejoramientos en los mtodos.

6.
Dictamen, asesoramiento e informacin de los trabajos que deba realizar la
organizacin en cada una de sus divisiones.
7. Conocimiento de las tcnicas concernientes al mejoramiento de mtodos y a los
principios generales para resolucin de problemas que se plantean en la
organizacin de la cual dependen.
8. Estudio, bibliografa y documentacin sobre temas de organizacin y mtodos.
9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar
con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y
empleados.
Respecto con las funciones que deben desempear los sistemas de Organizacin y
Mtodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo 5
1 Fase de desarrollo 2 Fase de desarrollo 3 Fase de desarrollo
(inicial) (intermedia) (consolidacin)
Anlisis de estructuras y Teora de sistemas Teora cuantitativa
funciones

Cuadros de distribucin del Desarrollo Organizacional Ingeniera de sistemas


trabajo

Elaboracin de Administracin por proyectos Informtica


organogramas

Elaboracin de diagramas de Administracin estratgica Modelos de simulacin


flujo

Anlisis y descripcin de
puestos

Se dividen en estas fases ya que va desarrollndose mediante la dependencia, el


mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de la organizacin
a. Fase de Desarrollo (Inicio):
Pueden utilizarse criterios y tcnicas administrativas aportadas por la teora de la
organizacin clsica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la
empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribucin del trabajo,
departamentalizacin y delegacin de tareas.
b. Fase de Desarrollo (Intermedia):
En este nivel de actividad recurren las tcnicas ms avanzadas y complicadas para
el desarrollo del comportamiento y la teora moderna de la organizacin, as como los
sistemas y los proyectos.
c. Fase de Desarrollo (Consolidacin):
Es la fase donde se hace ms avanzado el desarrollo, recurriendo a teoras
cuantitativas con la utilizacin de recursos matemticos, operaciones, simulacros y
procedimientos electrnicos de datos.

3. Caractersticas de los anlisis de Organizacin y Mtodos


La informacin sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgnica
de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular

5
Ob. Cit. Pg. 90
propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo ms
viables de acuerdo con la estimacin de costos y presupuestos de los recursos humanos,
financieros y materiales. Para poder realizar dichos anlisis se deben seguir diversos pasos:
1. Conocer el hecho o la situacin que se analiza.
2. Describir tal hecho o situacin.
3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
4. Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del hecho
especfico en estudio.
5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido, haciendo
comparaciones y buscando analogas.
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los
fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
7. Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y polticas
administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.
Es importante saber las caractersticas que distinguen a los anlisis de un sistema
de Organizacin y mtodos, las cuales se denotan as:
a. Eliminacin: Es la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin de
procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
b. Adicin: Introducir nuevos sistemas o programas.
c. Combinacin: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que
considere los factores.
d. Modificacin: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en
las formas, registros e informes.
e. Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo mediante el
anlisis de las operaciones de un procedimiento.
f. Series de Tiempo: Interpretacin de las variaciones en los volmenes de hechos,
costos, produccin, etc., en perodos iguales y subdivididos en unidades
homogneas de tiempo.
g. Correlacin: Determinar el grado de influencia entre dos o ms variables. Una
variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
h. Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreo hace posible las
inferencias acerca de las caractersticas del personal.
i. PERT (Tcnica para la Revisin y Evaluacin de Programas): La planeacin y
control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la
cadena de eventos y actividades, asignacin de recursos, etc.
j. Programacin lineal: Para asignar los recursos incluyendo una funcin objetiva, a
travs de la eleccin entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen
valores para adquisicin, durabilidad, utilizacin en diversas etapas.
k. Simulacin: Usada para imitar una operacin antes de su ejecucin real, para as
proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos
complejos de variables.
l. Teoras: Existen, en los anlisis de Organizacin y Mtodos, diversas teoras que
caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que est desarrollndose,
stas se dividen as:
Lnea de espera: Es para determinar el nmero ptimo de estaciones de
servicio, y la mayora de los modelos suponen una distribucin especfica de
las llegadas y el tiempo.
Decisiones: Seleccionar el mejor curso de accin cuando la informacin se
da en forma probable para el desarrollo sistemtico del anlisis 6.
Juegos: Es para determinar la estrategia ptima en una situacin de
competencia, y aplicar en problemas de productividad hacindose
responsables pero conociendo las reglas.

6
Joseph, L. Bases esenciales de la Administracin Pg. 42
4. Ubicacin dentro de la empresa:
Ya est definido que la funcin nica de Organizacin y Mtodos corresponde a
aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un fuerte respaldo y tenga
acceso a muchas fuentes de autoridad, dando como resultado que la unidad de
Organizacin y Mtodos pueda situarse en diferentes lugares en la estructura administrativa
de una empresa.
Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de personal
o de secretara. Lo que se deriva por establecer estos programas en oficinas o
departamentos claves en el corazn de la administracin como un instrumento efectivo para
su mejoramiento.
La ubicacin de Organizacin y Mtodos en los organismos de la administracin es
muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de
organismo implicado7. Los documentos oficiales recomiendan que el sistema de
organizacin y mtodos dependan de la misma autoridad del organismo al cual sirven. Sin
embargo, las podemos localizar de diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones
que realicen en la empresa u organismo.
a) Ubicacin segn la funcin de asesora:
Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el mximo nivel jerrquico o
mximo nivel de decisin, pero pueden situarse en otro nivel jerrquico. Existen dos casos
En una secretara, donde dependa directamente del secretario, del
subsecretario y de un gerente.

Secretara

Organizacin y Mtodos

Subsecretara

Organizacin y Mtodos

Gerencia

En una administracin Direccin General


descentralizada, donde puede depender directamente
del director o gerente general y del subdirector o subgerente general.

Organizacin y
Mtodos

Subdireccin
General
Organizacin y
7
Quiroga, G. Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica Pg.
Mtodos
70

Subdirecci Subdirecci Subdirecci


n n n
La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un directivo
reconoce que la estructura administrativa que dirige no responde en un momento
determinado al desarrollo y evolucin de las actividades administrativas. Al no poder detectar
personalmente las causas de dicho desfase, decide aumentar su capacidad directiva y crea
una unidad orgnica asesora.
Realizndose mediante la recoleccin de una serie de datos que le permiten conocer
la situacin como una fase de diagnstico y considerar los cambios para una mejora del
sistema de actuacin administrativa como una fase de diseo.
b) Ubicacin segn la funcin de apoyo administrativo:
Es aquella que permite a los rganos administrativos cumplir con sus acciones
sustantivas y que agrupa las tareas de programacin, presupuestos, informacin,
administracin de recursos humanos y materiales y control.
Se puede ubicar el sistema de Organizacin y Mtodos a nivel lineal, dependiendo
de un rgano de lnea pero con autoridad funcional sobre las unidades orgnicas de la
dependencia para el caso especfico y especial del apoyo administrativo en Organizacin y
Mtodos.
Puedes ser una direccin general, departamento y oficina, con funciones de apoyo
administrativo, auxiliadas por pequeas unidades de diagnstico y proyectos ubicados en las
reas que dada su importancia o dimensin las requiera.

Secretara

Subdirecci Subdirecci Direccin


n n General de O. y
A B M.
Secretara
- Ubicacin de la Unidad de Organizacin y Mtodos
como direccin general en una Secretara

Subsecretar Subsecretar Direccin de


a a Planeacin
administrativa
A B

Departamento de
O. y M.

- Ubicacin del departamento de Organizacin


y Mtodos en una secretara
Direccin General

Subdireccin
General

Subdirecci Subdireccin
n administrativa
A

Departamento Departamen Departamen


de to to
administracin de personal jurdico

Oficina de Oficina de
O. y M. O. y M.

- Ubicacin de las oficinas de Organizacin y Mtodos en una


paraestatal
c) Ubicacin segn la funcin de los proyectos:
La organizacin por programas o proyectos es la ms resultante del desarrollo de las
relaciones horizontales dentro las organizaciones.
La organizacin por proyectos se caracteriza porque constituye una organizacin
orgnico ajustable y flexible, identificndose como una estructura horizontal diagonal. Es
Secretara
una combinacin de la relacin de coordinacin y del mando especializado, pero tambin
puede considerarse como una vinculacin entre la estructura programtica, cuando se aplica
el presupuesto por programas, cuya base son los proyectos y la organizacin.

Subsecretara Subsecretara
A B

O. y M.

Proyecto 1 Proyecto 1
- Ubicacin de las unidades de Organizacin y Mtodos en una
secretara.

Direccin General

Organizacin
y
Mtodos

Subdireccin Subdireccin Subdireccin


A B C

Proyecto 1 Proyecto 1 Proyecto 1

- Ubicacin de las U.O.M. en una paraestatal, cuando dependen de la


direccin.

Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organizacin y Mtodos 8


El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que
ubica al ms alto nivel con una relacin de asesora en el organograma.
El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre
todas las actividades del proyecto hasta su trmino y los funcionarios de lnea conserven su
autoridad lineal original.
En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de
los distintos administradores funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto 9

4.1 Personal de Organizacin y Mtodos


El personal que labora en Organizacin y Mtodos se conoce como analistas. ste
se encarga de recopilar y analizar informacin con el fin de presentar soluciones alternativas
a problemas, as como asesorar en la implantacin de las modificaciones que proponga. El
analista puede ser un tcnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se
agrupan en dos tipos:
Conocimientos Tericos: Como conocimientos de teora de la administracin y de la
organizacin, de sistemas y metodologa de la investigacin.

8
Ob. Cit. Pg. 84
9
Ob. Cit. Pg. 92
Conocimientos Tcnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnsticos
administrativos y el diseo organizacional, anlisis y elaboracin de organogramas,
diagramas de flujo y distribucin de espacio.
El analista debe tener la capacidad de anlisis, expresarse con claridad, saber
redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.

4.2 Obstculos y limitaciones de Organizacin y Mtodos


Los obstculos y limitaciones de un sistema de Organizacin y Mtodos se resumen
en tres aspectos:
a) La carencia de un programa general de Organizacin y Mtodos en las
dependencias pblicas.
b) La escasez de personal calificado.
c) La resistencia al cambio.
CONCLUSIN
Para concluir podemos decir que un sistema de Organizacin y Mtodos es vital
para cualquier empresa ya que en la ubicacin donde se presente o departamento en el que
se localice, ayudar de manera directa en el mejoramiento y en la innovacin de los
procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las
cuales se basa la organizacin.
Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa
de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una
manera ms rpida, eficaz y consolidadora; trabajando directamente pero sin influir en las
decisiones tomadas por los directivos o el mximo nivel jerrquico de la empresa.
BIBLIOGRAFA
INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIN PBLICA:
Organizacin y mtodos, un instrumento de la Reforma administrativa. San Jos de
Costa Rica. Mayo de 1969. Pgs. 90
PETROGLIA, Luis A: Organizacin y mtodos en la Amrica Latina. Ediciones
Machi Crdova 2015. Buenos Aires, Argentina. 1966. Pgs. 162
QUIROGA, Gustavo: Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica. Editorial
Trillas. Mxico 1999. Pgs. 405.
Pginas Web:
www.monografias.com/trabajos/hipoteorg/hipoteorg.shtml
www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml
www.monografias.com/trabajos11/moconta/moconta.shtml

Integrantes:
Bastidas, Javier
Concepcin, David
Pea, Mirian
mirianpena@cantv.net

Solrzano, Jonathan
Sulbarn, Alba