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ACTIVIDAD 12

Realiza en binas la lectura del texto Combinar correspondencia, a la vez que van
realizando las actividades en la computadora una vez finalizada la lectura, respondan las
preguntas que se presentan.

Combinar correspondencia
Esta opcin nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma,
podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto
que se repetir en todas las cartas y Word se encargar de generar los datos variables que cambian
en cada carta, segn la persona. De esta forma, podemos generar automticamente tantas cartas
distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos.

La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones como


lo son la generacin de etiquetas, la impresin de sobres para invitaciones, etc.

Conceptos previos

Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos
variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento
principal. Puede provenir de distintos programas, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un
libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el
mismo momento de combinar.

En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos
por campos.

Un registro corresponde a una fila (rengln) y un campo corresponde a una columna. Por
ejemplo, si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a
un cliente y un campo ser por ejemplo, el nombre del cliente, otro sera la direccin del cliente, es
decir cada uno de los datos de ese cliente.
Crear el documento principal

Abrir Word y tener en la ventana activa un


documento en blanco o un documento que
ya contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaa Correspondencia
el men Iniciar combinacin de
correspondencia.
All haz clic en la opcin Paso a paso por el
Asistente para combinar correspondencia.

Se abrir la seccin Combinar


correspondencia con el primer paso del asistente,
el cual nos va preguntando y nosotros le
contestamos, haciendo clic en la opcin deseada.
Primero, tenemos que elegir el tipo de
documento que queremos generar (cartas,
mensajes de correo electrnico, sobres, etc.).
Seleccionamos Cartas y hacemos clic en
Siguiente, para que aparezca el segundo paso del
asistente.

En el paso 2, definimos el documento inicial que es el


documento que contiene la parte fija, a partir de la cual
crearemos el documento combinado. Debajo de las tres
opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada
en este momento.
Dejar seleccionada la primera opcin y hacer clic en Siguiente para continuar
con el asistente.
En el paso 3, seleccionamos el origen de datos (destinatarios).
Utilizar una lista existente. Aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar
el archivo que contiene el origen de datos.
Seleccionar de los contactos de Outlook. En lugar de Examinar... aparece la opcin
Elegir la carpeta de contacto.
Escribir una lista nueva. Aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los
valores en la lista (sta es la que utilizaremos en este ejemplo).

Al hacer clic en la opcin Crear..., se abre el cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones
y aqu podremos comenzar a llenar nuestros registros. Tambin podemos configurar las columnas
e incluso, cambiarles de nombre.

Una vez modificada la lista de acuerdo a nuestras necesidades, se procede a guardarla.

Observa cmo cambiamos las columnas y el nombre de algunos campos. Para lograrlo,
puedes entrar a personalizar columnas, donde encontrars una manera sencilla para modificar
estos elementos.

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Damos clic en Aceptar y guardamos nuestra lista.

Hacer clic en Aceptar para continuar con el paso 4 del asistente:


En este paso, redactamos en el documento abierto el texto fijo de
nuestra carta y aadimos los campos de combinacin. Para ello,
debemos posicionar el cursor en la posicin donde queremos que
aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el
panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.
Podemos insertar:
Un Bloque de direcciones, una Lnea de
saludo, Franqueo electr-nico o Ms
elementos.... En la opcin Ms elementos
aparecer la lista de todos los campos del
origen de datos y podremos elegir de la lista
el campo a insertar.

Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente, para continuar con
el paso 5 del asistente.
En este paso, examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del
origen de datos.
Podemos utilizar los botones y para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos
encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado.
Para finalizar, hacer clic en Siguiente.

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Para enviar las cartas a la impresora, hacer clic en la
opcin Imprimir....
Si queremos guardar las cartas en un nuevo documento,
por ejemplo, para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o
enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar
cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar
todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El
documento creado ser un documento normal sin combinacin.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores,
cerramos el panel de tareas.

La pestaa Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos
abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero tambin podemos
utilizar los botones de la pestaa Correspondencia.

Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia


para realizar los cambios convenientes.

Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones, tal como


vimos con el asistente.

Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos, tal como vimos con
el asistente.

Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.

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Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos
correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms
fcil localizarlos dentro del documento.

Asignar campos. Permite asignar campos. Esta opcin la detallamos ms


adelante.

Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas. Esta opcin est disponible con un
documento de tipo etiquetas.

En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los
diferentes destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error
por tu parte en la creacin de la carta.

Insertar campos de combinacin

Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono de la pestaa


Correspondencia y se abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de todos los
campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botn Insertar.
Podemos insertar as todos los campos que queramos.
El campo aparecer en el documento principal entre y , esto nos indica que ah va
un campo que ser sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de combinar.

Ver datos combinados

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Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacemos clic en este
botn, el cual nos permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien, con
los datos.
La imagen anterior muestra el documento combinado con los datos del primer registro del
origen de datos. Si estamos visualizando el documento de esta forma, a veces es un poco
complicado localizar los campos que son del origen de datos, una manera fcil de solucionar este
problema es hacer clic sobre el , los campos del origen de datos aparecern resaltados.

Desplazarse por los registros


El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar,
se generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones
permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen
son los esperados.
Permite ver los datos del primer registro del origen.
Permite visualizar el registro anterior.
Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando as como, permite ir
directamente a un registro determinado, escribiendo el n del registro. Por ejemplo, 1
indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizar el
documento con los datos del cuarto cliente.
Permite visualizar el registro siguiente.
Permite visualizar el ltimo registro.

Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede resultar largo y tedioso buscar un
registro concreto, pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento.
En estos casos, se utiliza el ,el
cual permite ir a un registro concreto,
indicando el valor que buscamos y en qu campo lo tiene que buscar.

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Aparece el cuadro de dilogo Buscar entrada que vemos a continuacin:

En Buscar: escribimos el dato que queremos encontrar.


En Buscar en: elegimos el campo del origen de datos donde tiene que buscar el valor. Si
elegimos Todos los campos, buscar el dato en toda la lista.
Hacer clic en el botn buscar siguiente. Si no encuentra ningn registro de las caractersticas
buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.
La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento,
si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el
registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio
del origen.
Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y aparece un
cuadro de dilogo donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas caractersticas,
tal como se muestra en la imagen.

Destinatarios de combinar correspondencia


Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a
modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algn tipo de ordenacin para que mis cartas
salgan ordenadas por algn campo de combinacin e incluso, podemos introducir condiciones de
filtro para que slo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos.
Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de
combinar correspondencia donde podremos hacer todo esto.

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En el cuadro que se observa arriba,
aparece una rejilla con los datos de los
destinatarios (los que se combinarn con el
documento principal). Cada fila corresponde a
un destinatario y por cada destinatario se
generar una carta (o lo que se haya diseado).
La segunda columna contiene casillas de
verificacin que indican los destinatarios que
se combinarn, normalmente estarn todas
las casillas marcadas, si queremos que un
destinatario no aparezca en el documento
combinado slo tenemos que desmarcar la
casilla. Si queremos modificar el valor de
algn dato almacenado hacemos clic sobre el
origen de datos en la parte inferior y pulsamos
Edicin. Se abrir el siguiente cuadro de
dilogo:
Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir nuevos.
Si la lista es muy extensa con el botn Buscando se abrir el cuadro de dilogo Buscar
entrada, donde podemos introducir un valor y un campo, y se posicionar en el primer destinatario
que tenga el valor en ese campo.

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Filtrar destinatarios
Si se quiere filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de
combinacin (por ejemplo, queremos los clientes de Tijuana), primero tenemos que situarnos en
el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, clic en el icono , a
continuacin hacemos clic en la flecha que est en el encabezado del campo Ciudad y se despliega
una lista con varias opciones:
(Todos): se seleccionan todos los valores de poblacin.
(Espacios): se seleccionan todos los destinatarios que no
tienen poblacin.
(Sin espacios): se seleccionan todos los destinatarios que
tienen un valor en el campo poblacin.
Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos
valores que aparecen en la poblacin del origen de datos (en este caso
tenemos clientes de Mexicali y Tijuana). Si seleccionamos uno de
estos valores, seleccionar del origen de datos los destinatarios que
tengan ese valor en la poblacin y los dems no se combinarn.

(Avanzado...): abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar que veremos a continuacin:

En la pestaa Filtrar registros se pone la condicin que debern cumplir los registros del
origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condicin o varias.
En la primera lnea se va formando la primera condicin.
En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condicin.
En Comparacin: seleccionamos el tipo de comparacin que vamos a utilizar. Los tipos
de operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc.).

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Vaco: indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan
combinados los clientes que no tengan direccin, seleccionamos Campo: direccin y Comparacin:
No vaco, en Comparado con: no pondremos nada.
En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo, excepto cuando la
comparacin es Vaco o No vaco.
Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: nombre igual a Juan, de
esta forma slo apareceran combinados los clientes de nombre Juan.
Podemos utilizar varias condiciones, unindolas por el operador Y u O para formar
condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco, sacara
los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo. Una
vez formulada la condicin, salimos haciendo clic en Aceptar. Cuando
el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.
Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo de ordenacin (por ejemplo nos
interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea ms fcil entregarlas a
mis empleados), hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que
los destinatarios se ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la
columna los destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso.
Tambin podemos ordenar por varios campos, por ejemplo, queremos ordenar las cartas
por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por
apellidos. En este caso, tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo
Filtrar y ordenar.
Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar,
seleccionar de la lista que aparece la opcin (avanzado...), aparecer el cuadro de dilogo Filtrar y
ordenar, a continuacin hacer clic sobre la pestaa Ordenar registros.

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Slo tenemos que seleccionar en Ordenar por: el campo por el cual queremos ordenar los
registros y si queremos ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a
menor).
Para ordenar por ms campos, rellenar en Luego por:

Una vez formulada la condicin, salimos haciendo clic en Aceptar.


Combinar al imprimir
La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la
combinacin.
Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo que se observa a la derecha.

Podemos imprimir todos los registros (todos los destinatarios despus de aplicar los filtros),
el registro actual (el que se visualiza en es momento) o un grupo de registros (Desde: ...Hasta: ...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco
indica desde el primero.
En hasta: se pone el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco
indica hasta el ltimo.

Por ejemplo, del segundo al quinto


(desde: 2 hasta: 5); a partir del segundo
(desde: 2 hasta: en blanco); los tres
primeros (desde: en blanco hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro
de dilogo Imprimir que ya conoces.

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Combinar en correo electrnico
La opcin Enviar mensajes de correo electrnico permite
enviar cada carta del resultado de la combinacin en un correo
electrnico.
Con la creciente y casi inevitable utilizacin del correo
electrnico es evidente que esta utilidad ahorra mucho trabajo. Al
hacer clic en l aparece un cuadro de dilogo. En ste, adems de
indicar qu grupo de registros queremos enviar (como con la
opcin Combinar al imprimir) debemos completar los parmetros
del mensaje a enviar.
En Para: Se selecciona de la lista despegable el campo que
contiene la direccin de e-mail
del destinatario.
En Asunto: Se escribe el texto que figurar en el asunto
del mensaje.
En Formato de correo: Se selecciona de la lista despegable
el tipo de formato del mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML
o datos adjuntos.
Para poder disfrutar de esta utilidad se debe tener instalado
un programa de correo electrnico compatible con MAPI, por
ejemplo, Microsoft Outlook 2007.

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