Modelo de Maduracin y Gestin de

Proyectos, Factor Clave de xito en

la Gestin de Proyectos de
ECOPETROL.
Luis Eduardo Sepulveda, PMP
Nombre
Luis ArielConferencista
Urrego, PMP
Empresa
ECOPETROL S.A.
PMI is a registered trade and service mark of the Project Management Institute, Inc.1
Agenda
Modelo de Gestin de Proyectos antes de MMGP
Diseo y elaboracin del MMGP.
Modelo de Maduracin de Gestin de Proyectos
Implementacin del Modelo
Resultados
Futuro
Conclusiones

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PMI is a registered trade and service mark of the Project Management Institute, Inc.
 Cul era el Modelo de
Gestin antes del MMGP y
que oportunidades se
encontraron?

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PMI is a registered trade and service mark of the Project Management Institute, Inc.
Modelos de Gestin y Gobernabilidad

Emisin
Se cre la Se acaba la VIG,
Vicepresidencia de del
Proyectos pasan a MMGP
Ingeniera y los Negocios.
Las Proyectos VIG,
responsable de Se crean Inicia
dependencias Superintendencias,
todos los proyectos lmplem. PMO Directrices y
ejecutaban los Inicialmente Divisiones, Deptos. Lineamientos
proyectos Ejecutaba todas las Cada rea crea su Negocios
Realizacin etapas modelo de Gestin. gestionan
directa del Luego ejecutaba Contratacin de las Proyectos
Diseo,
Ingenieria y Etapas o paquetes Gerencias
Compras, ejecutoras
Compras y Construccin por Se inicia un Especializadas.
proceso de Reorg.
Construccin contratos. PSO
reaprendizaje. Se crea
Logr altos la PMO Mejoras de
estndares de Repeticin de
errores. desempeo
desempeo.

Dependencias Vicepresidencia Negocios Ejecutores PMO, PSO

ejecutoras Especializada Gerencias especializadas en
cada Negocio Ejecutoras

Antes de 1971 1971-1991 1991- 2003 2003 - Actual

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Creacin de la Direccin de Gestin de Proyectos - DPY

2003 - 2005

Se convierte en una sociedad pblica por acciones.

ECOPETROL Ecopetrol se convierte en un competidor ms por la
exploracin y explotacin de los recursos estatales.
Se lleva a cabo una reestructuracin organizacional.

Se crea la Direccin de Gestin de Proyectos

DPY Se asignan las funciones de estandarizacin,
aseguramiento y seguimiento y control corporativo de la
gestin de proyectos.
La planeacin y ejecucin de los proyectos permanece a
cargo de los negocios.

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Oportunidades de mejora encontradas

Cada proyecto se gestionaba en una forma propia del rea y dependa del
conocimiento y experiencia del Jefe o Lder.
1

Se aprobaban y ejecutaban proyectos mal definidos, sin alcance claro, con altos
riesgos y baja rentabilidad. Proyectos incorrectos.
2
Los estndares y procedimientos ms estructurados eran los dejados por la VIG y
ajustados por las dependencias. Su uso dependa mucho del conocimiento y
3 experiencia de los herederos de informacin de la VIG.

Resultados dependan de la capacidad y habilidad individual de los lideres o

miembros senior. Resultados no regulares y muchos a la suerte del equipo.
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PMRB
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Cmo se Diseo y elabor
el
MMGP?

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Cadena de valor del Modelo

ALINEACION ESTRATGICA Los proyectos correctos

Ms econmico
MEJORA Ms rpido
Mejor

Importante durante la
SOPORTE
planeacin

Reduccin de
CONTROL
reprocesos

8 is a registered trade and service mark of the Project Management Institute, Inc.
PMI
Ciclo de Vida de MMGP

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Plan de Implementacin Modelo de Maduracin
y Gestin de Proyectos (MMGP) - Capital Value
Process
GESTION DE PROYECTOS
DE CLASE MUNDIAL

Diseo y Establecimiento del Implementacin y Sostenibilidad de Prcticas de

Modelo De Maduracin Incremento de Valor en Gestin de Proyectos.
y Gestin de Proyectos.
Establecimiento de Prcticas de
Incremento de Valor en Gestin de Proyectos.

Implementacin y Sostenibilidad de las Mejores

Prcticas para Gestin de Proyectos.

Establecimiento de Lineamientos y Mejores

Prcticas para Gestin de Proyectos.

Implementacin y Sostenibilidad del

Modelo De Maduracin y Gestin de Proyectos.

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

Gestin de Conocimiento
Herramientas Tecnolgicas para Gestin de Proyectos.
Gestin de Talento Humano

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Cul es la mejor prctica en Gestin
de Proyectos para ECOPETROL?

Modelo de Maduracin y
Gestin de Proyectos

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Orgenes del Modelo

Races en las mejores prcticas

PMI
Proyectos industriales compaas petroleras
Front End Planning (FEL) del Construction Industry Institute
(CII)
Experiencia propia de ECOPETROL

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Principios del Modelo
Mecanismo de aseguramiento del uso efectivo del capital.

Incorporacin de Gestin de Programas y articulacin con

Gestin de Proyectos y Gestin de Portafolio.

Modelo integral y nico en la organizacin aplicable en

proyectos Orgnicos (Infraestructura, Investigacin y
Desarrollo, y Campaas de Desarrollo) y de Consolidacin
Organizacional.

Generacin de instancias de validacin con enfoque tcnico y

econmico (incluye el concepto Peer Review)

Identificacin y aplicacin de PIVs desde la Fase 2

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Objetivos del Modelo

Mejorar el desempeo de los proyectos

Toma de decisiones con calidad

Mejora continua y gestin del conocimiento

Disciplina de Fases, que contemple integralmente el ciclo de

los proyectos

Reducir las desviaciones en tiempo, costo y alcance

Aumentar la oportunidad de lograr las metas del

proyecto a todo nivel

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Modelos de la industria

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MMGP
IDENTIFICACIN SELECCIN DE Cierre ENTRADA EN
DEFINICIN EJECUCIN
DE LA LA OPERACIN
DEL PROYECTO Tcnico
OPORTUNIDAD ALTERNATIVA
OBJETIVO

Asegurar la evaluacin
Conceptualizar la idea, Seleccionar y Desarrollar el estudio Desarrollar el estudio
y cierre integral del
necesidad operacional conceptualizar la de nivel bsico y de nivel de detalle y
proyecto y la operacin
o problema a resolver alternativa ptima elaborar el PEP ejecutar el proyecto
del producto
Matriz de priorizacin de Project Charter PEP Estudio de nivel Entregables de cierre
ideas PEP preliminar Estudio de nivel bsico detallado administrativo y
Entregables de Matriz de evaluacin de Entregables de Caso de Negocio financiero
estimacin de costos, alternativas estimacin de costos, actualizado Informe de evaluacin
alcance y cronograma y Ex post integral
PRINCIPALES

alcance y cronograma y Entregables de cierre

ENTRGABLES

Estudio de nivel
gestin de riesgos. conceptual gestin de riesgos. tcnico Registro de Lecciones
Gestin de involucrados Entregables de Informe de la medicin Informe de evaluacin aprendidas
DSD estimacin de costos, del nivel de definicin Ex post tcnica
Registro de Lecciones alcance y cronograma y DSD Registro de Lecciones
aprendidas gestin de riesgos. Registro de Lecciones aprendidas
Caso de Negocio Informe de la medicin aprendidas
del nivel de definicin Caso de Negocio
DSD actualizado
Registro de Lecciones
aprendidas
Caso de Negocio
actualizado
PREGUN TA CLAVE

Se originan La El proyecto
programas y/o alternativa cumple con el El proyecto est
proyectos de seleccionada nivel de listo para
Crecimiento es la mejor? definicin operacin?
Orgnico? requerido?

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Comparacin Modelos de la industria

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Influencia vs. Tiempo
MMGP
INFLUENCIA

TIEMPO
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Costo vs. Tiempo MMGP
COSTO

TIEMPO
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Valor vs. Tiempo
VALOR PARA LA ORGANIZACIN
MMGP

Optima definicin y ejecucin

del proyecto

Optima seleccin
del proyecto

TIEMPO
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Valor vs. Tiempo (2)MMGP
VALOR PARA LA ORGANIZACIN

Deficiente definicin y ejecucin

del proyecto

Optima seleccin
del proyecto

TIEMPO
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PMI is a registered trade and service mark of the Project Management Institute, Inc.
Valor vs. Tiempo (3)MMGP
VALOR PARA LA ORGANIZACIN

Optima definicin y ejecucin

del proyecto

Deficiente seleccin
del proyecto

TIEMPO
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PMI is a registered trade and service mark of the Project Management Institute, Inc.
Valor vs. Tiempo (4)MMGP
VALOR PARA LA ORGANIZACIN

Deficiente definicin y ejecucin

Deficiente seleccin del proyecto
del proyecto

TIEMPO
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Sistema de Proyectos

MMGP

RECURSO
TECNOLOGA
HUMANO

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Buena estimacin: Base de FEL
FEL: ndice de definicin de un proyecto

Costos Directos
Estimacin
Presupuesto
de Costos
Costos Indirectos

Contingencias

Precisin

Tolerancia

Escalacin

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Interrelacin con la gestin de
programas y proyectos
CICLO DE VIDA DE LA GESTIN DE PROGRAMAS
FASE 2: Pre-
Planeamiento
y Seleccin
FASE 1: IDENTIFICACIN DE LA OPORTUNIDAD

FASE 3: Definicin del Programa

FASE 4: Ejecucin Cierre

FASE 5: Monitoreo de
Cierre
Beneficios

Ao Ao Ao
1 2 n

CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS CONSTITUYENTES

Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Proyecto 1

Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Proyecto 2

Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Proyecto n

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Resumiendo, es un proceso de
construccin continua:

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 Cmo se logra
implementar el MMGP?

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Consejos (TIPS):
Es un vehculo que viabiliza la estrategia de la organizacin

Incluye el conocimiento y procesos propios de la organizacin

Indicadores claros, consistentes, dependiendo del objetivo

Aplicar gerencia del cambio, con mensajes ajustados a cada

rea

Debe revisarse y mejorarse continuamente

Su uso debe extenderse a toda la organizacin, y

a todos los proyectos: no es una moda.
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Garantizar la gobernabilidad es
fundamental para asegurar
cumplimiento:

COMIT DE FASE

PROCESO DE CONTROLES DE CAMBIOS

REUNIONES SISTEMTICAS DEL

EQUIPO DEL PROYECTO

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Adems, el uso general de mejores
prcticas garantiza el fortalecimiento
del MMGP:

Gestin de riesgos Plan de carrera

PDRI y FEL Competencias
Peer review Certificaciones
Estndares de Ingeniera Gestin de programas
Conformacin de Equipos Sistemas de informacin
Gestin de Stakeholders Gestin de comunicaciones
Evaluaciones Financieras Gestin de compras
Lecciones aprendidas Alignment (CII)
Evaluaciones ex post Health Indicator (CII)
Prcticas de Incremento de
valor (PIVs)

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 Resultados de la
implementacin del MMGP

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Se requieren prcticas estandarizadas
para demostrar resultados:

Lecciones aprendidas

Evaluaciones ex post

Benchmarking

OPM3 (Organization Project Management Maturity Model)

Seguimiento a cierre de proyectos

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Evaluaciones Ex Post han demostrado
que aplicacin del MMGP crea
mejoras sustanciales en:
Promesa de Valor: Aseguramiento de la promesa de valor y
control de variaciones durante el proceso de maduracin y
ejecucin.

Costos: Disminucin de variaciones en la inversin

Tiempo: Mejor predictibilidad del Cronograma

Calidad: Aseguramiento del proceso de lecciones aprendidas.

Conformacin de equipos: Mejora en la oportunidad de

asignacin del equipo.

Cultura: El Modelo es una cultura y ha generado un lenguaje

comn en Gestin de Proyectos, tanto vertical como
horizontalmente en la organizacin.
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Futuro del MMGP de
Ecopetrol

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El MMGP evoluciona para mejorar la
definicin de proyectos:
Se realizarn ajustes por la naturaleza de proyectos:

I+D
TI
Consolidacin Organizacional
Infraestructura No Industrial
Programas que incluyen diferentes reas y organizaciones

Se estn definiendo prcticas propias de la organizacin

para implementar a partir de 2013.

Adems, se extender su utilizacin a todo el Grupo

Empresarial.

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CONCLUSIONES
Ecopetrol cuenta con un modelo nico y estndar

El modelo es til para formular, madurar y

gestionar todos los proyectos

Est alineado con PMBoK (grupos de procesos)

Inspirado en FEL (compuertas de decisin de

fases) que asegura las decisiones de valor de un
proyecto.

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CONCLUSIONES

Es el pilar fundamental para el desarrollo la PMO

Requiere cambio de cultura organizacional

Requiere alineacin de los proyectos con las metas

y objetivos estratgicos

Es una prctica exitosa que debera implementarse

en cualquier la industria

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Preguntas?

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