ACTIVIDAD No.

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a. Cul es la importancia de la Administracin Documental? y cmo se
refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

La importancia que tiene la Administracin Documental es que los

principios y categorizaciones que estos les dan a los archivos, facilitan
su direccin, control y coordinacin de los mismos.

b. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del

Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o
que conoce.

LEY 594 DE 2000

ARTCULO 3. - Funcin archivstica. Actividades relacionadas con la

totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin
del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.

ARTCULO 36. Archivo privado. Conjunto de documentos

pertenecientes a personas naturales o jurdicas de derecho privado y
aquellos que se deriven de la prestacin de sus servicios.

ARTCULO 38. Registro de archivos. Las personas naturales o jurdicas

propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de
cierta significacin histrica, debern inscribirlos en el registro que para
tal efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios,
poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de inters
cultural, continuarn con la propiedad, posesin o tenencia de los
mismos y debern facilitar las copias que el Archivo General de la
Nacin solicite.

ARTCULO 39. Declaracin de inters cultural de documentos privados.

La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del
derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca
para el efecto, podr declarar de inters cultural los documentos
privados de carcter histrico. Estos formar parte del patrimonio
documental colombiano y en consecuencia sern de libre acceso.

ARTCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo,

sean originales o copias, debern elaborarse en soportes de comprobada
durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o
internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General
de la Nacin.

Acuerdo 027 de 2006

Administracin de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales

dirigidas a la planeacin, direccin y control de los recursos fsicos,
tcnicos, tecnolgicos, financieros y del talento humano, para el
eficiente funcionamiento de los archivos.

Almacenamiento de documentos: Accin de guardar

sistemticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y
unidades de conservacin apropiadas.

Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivstica.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el

funcionamiento de los archivos de gestin y rene los documentos
transferidos por los mismos una vez finalizado su trmite y cuando su
consulta es constante.

Empaste: Tcnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles

forma de libro. La unidad producto del empaste se llama legajo.

c. Brinde su opinin frente a los aportes de dos de sus compaeros.

El punto de vista de Ramiro Correa me parece muy valioso, puesto que

destaca el valor de la Administracin como parte fundamental del
proceso organizacional. Y el comentario de Elver Pardo ya mucho ms
enfocado a una organizacin como tal conceptualizando en la prctica.
-Enviar el documento con la actividad desarrollada correspondiente tanto del
contenido temtico visto, como a la gua de actividad.

MAYORDOMIA Y SERVICIOS LTDA

Yo trabajo en esta empresa que se encarga de la prestacin del servicio

de mantenimiento y aseo a organizaciones. Estoy en el rea
administrativo en el cargo de recepcin y atencin al cliente. De esta
manera se hace la administracin de documentos:

1. Se abre una carpeta por cada ao, organizando los documentos en

orden ascendente de acuerdo a la fecha o la numeracin si es que
la posee.

2. Se conforman subgrupos.
Actos decisorios del Consejo Directivo
Correspondencia interna despachada
Correspondencia interna recibida
Correspondencia externa recibida
Correspondencia externa despachada
Invitaciones a eventos - tarjetas recibidas

3. Todos los documentos deben ir legajados (teniendo en cuenta que

no se pierda informacin) en carpetas que estarn debidamente
marcadas con base en el grupo principal y el subgrupo respectivo.
Este es un ejemplo de cmo archivamos en el rea contable:
DEPENDENCIA: CONTABILIDAD
TEMA: CORRESPONDENCIA
SUBTEMA: Correspondencia externa recibida
FECHA: Enero- Diciembre 2014

4. La organizacin al interior de las carpetas debe ser de forma cronolgica

ascendente de IZQUIERDA A DERECHA; o sea que en el momento de
consultarla sea como un libro.

5. TRASLADO DE DOCUMENTOS: Este se hace cada ao al

Departamento de Administracin de Documentos con el objetivo
de evitar la acumulacin de documentos que se producen en la
oficina o que llegan a sta. El traslado se hace de la
documentacin que va disminuyendo la frecuencia de consulta y
 que dado su contenido puede conservarse en el Archivo General
para posteriores consultas.

6. APUNTES TOMADOS.

Cada seccin ha de mantener su archivo de gestin

CORRECTAMENTE ORGANIZADO mediante la formacin de
expedientes y series documentales, de acuerdo con los criterios
archivisticos previamente establecidos.
La conformacin de los 3 grupos documentales agilizaran el
trabajo da a da de las secretarias y agilidad en el momento de
seleccionar y el envi al departamento administracin de
documentos.
Cada seccin ha de tener un responsable, al menos de su archivo
de gestin.
Evitar la duplicidad de informacin en cuanto fotocopias,
documentos repetidos etc.
Enviar la documentacin legajada y en las carpetas establecidas
para su conservacin.
Respetar los 3 grupos a conformar el archivo de gestin.
Una carpeta puede agrupar los documentos de uno o ms asuntos,
siempre y cuando se trate de similares, con el fin de facilitar
posteriormente su identificacin.

KIMBERLY LOZANO SERPA