Manual Procedi. Bienes Nacion PDF

EL CONSEJO UNIVERSITARIO DE LA UNIVERSIDAD
CENTROCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO", DE CONFORMIDAD

CON LO ESTABLECIDO EN EL ARTCULO 9, NUMERALES 21 Y 23, DEL
REGLAMENTO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD, DICTA EL SIGUIENTE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE BIENES NACIONALES,
APROBADO EN LA SESIN N 593, ORDINARIA, CELEBRADA EL
VEINTE Y NUEVE DE NOVIEMBRE DE MIL NOVECIENTOS NOVENTA
Y TRES.
Manual de Procedimientos de Bienes Nacionales

Gaceta Universitaria N 33
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
"LISANDRO ALVARADO"
DEPARTAMENTO DE BIENES NACIONALES
MANUAL PROCEDIMIENTO
BIENES NACIONALES
ELABORADO POR: NELSON MARTINEZ A.

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NDICE GENERAL
CAPTULO I: INTRODUCCIN
CAPTULO II: ESTRUCTURA Y FUNCIONES
CAPTULO III: NORMAS Y POLTICAS
CAPTULO IV: PROCEDIMIENTOS GENERALES
A.- BIENES MUEBLES

1.- INCORPORACIONES
2.- DESINCORPORACIONES
3.- TRANSFERENCIAS
B. BIENES MUEBLES
1.- INCORPORACIONES
2.- DESINCORPORACIONES
3 CLASIFICADOR
CAPTUL0 V: ORGANIGRAMAS
1.- JERRQUICO
2.- ESTRUCTURA DE CARGOS
CAPTULO VI: FORMATOS

CAPTULO VII: FLUJOGRAMAS

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INTRODUCCIN
Con la finalidad de determinar la situacin real de los Bienes Muebles e

Inmuebles propiedad de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" y
a objeto de agilizar los trmites y simplificar el proceso sobre los
movimientos de los Bienes, el Departamento de Bienes Nacionales desarroll
un manual de procedimientos, el cual comprende las Incorporaciones de
Bienes Muebles e Inmuebles, las transferencias y las desincorporaciones de
los mismos, estableciendo de esta forma normas y polticas que deben
seguirse.
Este manual est dirigido a todos aquellos usuarios de las Unidades
Ejecutoras de Presupuesto, para facilitarles as un mejor control y manejo de
los Bienes adscritos a sus Unidades respectivas.
Las Incorporaciones, Transferencias y Desincorporaciones de Bienes Muebles
e Inmuebles se harn conforme a las normas y procedimientos en el presente
manual.

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II ESTRUCTURA Y FUNCIONES
DEPARTAMENTO DE BIENES NACIONALES
1.- DEFINICIN
El Departamento de Bienes Nacionales, es la Unidad Ejecutora de Presupuesto
que tiene a su cargo las funciones de registro y control de la informacin del
sistema integral de los Bienes Muebles e Inmuebles de la Universidad
Centroccidental. "Lisandro Alvarado".
2.- DEPENDENCIA
Este Departamento dentro de la estructura programtica de partidas
Presupuestarias se identifica con el programa 07 y la actividad 05, dentro del
programa de Servicios Generales; pero dentro de la estructura organizativa de la
Institucin, est adscrito a la Direccin de Finanzas.
3.- ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Para dar cumplimiento a las funciones que le corresponden, el Departamento tiene
la siguiente organizacin
3.1.- Jefatura
3.2.- Secretaria
3.3.- Computacin
3.4.- Seccin de Inventario
3.5.- Seccin de Registro y Control
3.5.1.- Marcaje de Bienes
4.- FUNCIONES GENERALES

4.1. Registro y Control de la Informacin derivada de los Inventarios fsicos de
Bienes Muebles e Inmuebles de la U.C. L. A.
4.2. Manejo y Suministro de la informacin sobre Inventario al Departamento de

Contabilidad y otras Unidades Ejecutoras de Planificacin y Control.
4.3. Suministro de la informacin sobre Inventario a las diferentes Unidades

Ejecutoras de Presupuesto que usan y tienen guarda y custodia de Bienes
Muebles.

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4.4. Controlar y colaborar con las diferentes Unidades Administrativas de la
U.C.L.A. para el cumplimiento de las normas y procedimientos referentes
al Registro y codificacin de los Bienes propiedad de la U. C. L. A.
4.5. Levantar el Inventario fsico de todos los Bienes Muebles e Inmuebles,

propiedad de la UCLA
4.6. Mantener mediante actualizacin de la informacin computarizada, un

Inventario permanente de todos los Bienes de la U. C.L. A.
4.7. Conciliar los saldos del Inventario fsico con los saldos contables, segn
libros.
4.8. Solicitar al Organismo competente, el avalo de los Bienes de la UCLA

cuando as se requiera, bien por ausencia de precio en el Inventario
inicial o por modificaciones efectuadas o sufridas por el Bien.
4.9. Verificar el movimiento de los Bienes dentro de la U.C.L.A. , para la

actualizacin del Inventario permanente, manteniendo de esta forma el
control de la ubicacin del Bien,
4.10. Elaborar el catalogo general de Bienes dentro de la UCLA , y realizar

cualquier modificacin necesaria a ste.
4.11. Controlar el cumplimiento de los procedimientos y normas referentes a

la informacin sobre Incorporacin, Desincorporacin y Transferencias
de los Bienes de la U. C. L. A.
4.12. Elaborar los informes o reportes sobre Bienes solicitado por las
diferentes Unidades Ejecutoras de Presupuesto de la U. C. L. A.
4.13.- Controlar la informacin producida por el traslado de Bienes en

desuso al local destinado para su depsito y/o conservacin.
4.14. Planificar y coordinar la realizacin del Inventario Fsico a efectuarse

en determinado perodo en la Unidad que as lo solicite.

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4.15. Procesar la informacin recibida por las diferentes Unidades Ejecutoras
de Presupuesto, para actualizacin y modificacin del catlogo general de
Bienes Nacionales de la U. C. L. A.
4.16. Realizar Inventario cuando as le sea requerido por los organismos de

Direccin, o cuando stos lo consideren necesario o a peticin de las
Autoridades Universitarias.
FUNCIONES ESPECFICAS SEGN LA ESTRUCTURA
1.- COORDINACIN
1.1. Velar por el cumplimiento de los objetivos y funciones fijadas al

Departamento.
1.2. Programar, coordinar y dirigir las actividades del Departamento.
1.3. Coordinar el trabajo del Departamento con otras Unidades

Administrativas de la U.C.L.A.
1.4. Representar al Departamento ante las Diferentes Unidades

Administrativas de la U. C. L. A.
1.5. Revisar peridicamente las normas y Procedimientos aplicables a Bienes

Nacionales, con el fin de comprobar su vigencia y solicitar su
actualizacin antes las autoridades respectivas.
1.6. Mantener comunicacin constante con las diferentes Unidades

Administrativas de la U.C.L.A. a fin de obtener informacin inmediata
sobre el movimiento de Bienes adscritos a dichas Unidades.
2.- SECRETARA
2.1. Realizar las actividades de Secretaria.
2.2. Mantener y controlar los archivos del Departamento.

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2.3. Recibir y enviar la correspondencia del Departamento.
2.4. Llevar el control de las formas BN-001, BN-002, BN-003, etc., para ser
enviadas a la Direccin de Servicios Administrativos.
2.5. Llevar el registro de los Controles Perceptivos programados para su

realizacin.
3.- REGISTRO Y CONTROL

Dentro de las actividades especficas que debe cumplir esta Seccin tenemos
3.1. Procesar toda la informacin referente a las Incorporaciones de Bienes

Muebles e Inmuebles a travs de las formas BN-001, BN-002, BN-003, BN-
0013 y BN-0014.
3.2. Llevar el control de las rdenes de Compras (color ocre) enviadas por el
Departamento de Compras.
3.3. Relacionar las BN-001, BN-002, BN-003, BN-0013 y BN-0014 para su

registro y asignacin del nmero de Inventario a travs del Computador.
3.4. Preparar relacin por cada Unidad Administrativa de las Incorporaciones

para ser asignadas al funcionario marcador de Bienes de acuerdo a
programacin previa.
3.5. Elaborar planillas de Incorporacin de Bienes Muebles (BN-001, BN-002,

BN-003, etc.) de acuerdo a procedimientos de Incorporaciones vigentes.
3.6. Controlar el archivo de las planillas de Incorporacin y sus respectivos

anexos procesada en el computador.
3.7. Mantener informado al coordinador del Departamento de Bienes

Nacionales sobre la informacin que se procesa en el Computador.
3.8. Verificar y cotejar los listados producidos por el Computador de cada

movimiento de Incorporaciones, con las planillas que originan dichos listados.
3.9. Mantener control de los Bienes registrados y marcados.

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3.10. Actualizar el catlogo de Bienes Muebles.
3.11. Elaborar planillas de Incorporacin de Bienes Inmuebles.
3.12. Procesar toda la informacin referente a las Incorporaciones de

Bienes Inmuebles.
3.13. Las especificadas en el manual de cargo.
4.- INVENTARIO
Dentro de las actividades especificadas que debe cumplir la Seccin de
Inventario tenemos:
4.1. Levantar el Inventario fsico de todos los Bienes Muebles e Inmuebles
de la UCLA.
4.2. Mantener mediante actualizacin de la informacin computarizada, un

Inventario permanente de todos los Bienes de la U. C. L. A.
4.3. Conciliar los saldos del Inventario fsico con los saldos contables segn
Libros.
4.4. Mantener informado al Coordinador de Bienes Nacionales sobre la

situacin del inventario de la Institucin.
4.5. Verificar el movimiento de los Bienes Muebles dentro de la U.C.L.A.

para la actualizacin del Inventario permanente, manteniendo en esta forma
el control de la ubicacin del Bien.
4.6. Controlar el cumplimiento de los procedimientos y normas referentes a

la informacin sobre Incorporacin de Bienes Muebles de la U. C. L. A.
4.7. Elaborar los informes o reportes sobre los Bienes Muebles solicitados
por la diferentes Unidades de la U. C. L. A.
4.8. Controlar la informacin producida por el traslado de Bienes en desuso

al local destinado para su depsito v/o conservacin.

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4.9. Realizar Inventarios cuando as les sean requeridos a peticin de las
Autoridades Universitarias.
4.10. Elaborar planillas de Incorporacin de Bienes Muebles (BN-001, BN002,

BN-003, etc.) de acuerdo al procedimiento de Incorporaciones aprobado por
las Autoridades Universitarias.
4.11. Asesorar a las Unidades Administrativas en materia de toma de Inven-

tario.
4.12. Realizar las Desincorporaciones de Bienes Muebles por los diferentes

conceptos.
4.13. Las especificadas en el manual de cargos.
III. NORMAS Y POLTICAS
En este captulo se incluyen las normas y convenciones de carcter general

que deben ser cumplidas a objeto de garantizar el correcto funcionamiento
del Sistema de Bienes Nacionales de la Institucin.
1.- Los Jefes de la Unidades Ejecutoras de Presupuesto son responsables de

la guarda y custodia de los Bienes adscrito a dichas Unidades. Por tal
motivo, cada unidad deber verificar fsicamente la sinceridad de sus
respectivos inventarios de Bienes Muebles que posea.
2.- Trimestralmente, cada Unidad deber revisar los listados de

movimientos de Bienes Muebles enviados por el Departamento de Bienes
Nacionales (Incorporaciones, Desincorporaciones, Transferencias.
Donaciones, etc. )
3.- Cada vez que se Incorpore un Bien Mueble a la Institucin, el

Departamento de Bienes Nacionales debe asignarle y colocarle el nmero de
identificacin de Inventario.

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4.- En caso de que un Bien presente deterioro irreversible deber
procurarse la mayor recuperacin econmica posible, mediante el
aprovechamiento de sus partes por venta de las mismas.
5.- Toda Desincorporacin de Bienes Muebles inservibles se registrar por

el valor que aparezca en libros; as como tambin las Transferencias.
6.- En la oportunidad en que sean detectados faltantes de Bienes Muebles,

deber elaborarse un acta, a fin de dejar constancia de tal situacin. Dicha
acta deber ser suscrita por el jefe de la dependencia o quien haga sus
veces y dos personas ms.
7.- El departamento de Bienes Nacionales deber producir el listado de

Bienes Muebles actualizado al 31 de Diciembre de cada ejercicio Fiscal, el
cual deber remitir a las respectivas dependencias Unidades Ejecutoras de
Presupuesto, dentro de los primeros 30 das del ejercicio siguiente, o sea en
el mes de Enero de cada ao.
8.- Las Unidades Ejecutoras de Presupuesto estn obligadas a verificar los

listados de Bienes Muebles recibidos y actualizados al 31 de Diciembre de
cada ao con la existencia fsica y comunicar al Departamento de Bienes
Nacionales, las observaciones que se originen, en un lapso comprendido dentro
de los treinta (30) das siguientes a la recepcin del listado de Inventario
actualizado.
9.- Copia ce los listado de Bienes Muebles revisados por las respectivas
Unidades Ejecutoras de Presupuesto, debern ser enviadas por el
Departamento de Bienes Nacionales a la Contralora Interna, antes de
Finalizar el primer trimestre de cada ao.
IV. PROCEDIMIENTOS GENERALES
A.- BIENES MUEBLES

Este registro representa el valor de los Muebles, Equipos y objetos de
carcter permanente o semipermanente, no adheridos fsicamente a los
terrenos o edificaciones, que se encuentran en servicio y que, por su
naturaleza, no desaparecen al primer uso

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A.1. INCORPORACIONES:
A.1.1.- OBJETIVO
Tiene como finalidad procesar la informacin generada o derivada, cuando un
Bien Mueble o Inmueble pase a formar parte del Patrimonio de la U. C. L. A.
A.1.2.- NORMAS
A.1.2.1.- Se entender como Incorporacin, cada uno de los siguientes casos
A.1.2.1. l.- Inventario Inicial.
A.1.2.1.2.- Compras.
A.1.2.1.3.- Construccin de Inmuebles A.1.2.1.4.- Produccin.
A.1.2.1.5.- Adiciones y Mejoras.
A.1.2. 1.6.- Ingresos por Donaciones Externas.
A.1.2.2.- Los Bienes que as lo requieran, sern etiquetados para asignarles un

nmero: en caso de no poderse efectuar esto debido a la naturaleza del Bien,
el nmero que correspondera a la etiqueta, le ser pintado, estampado
marcado con el medio que considere adecuado el Departamento de Bienes
Nacionales el usuario del Bien. Esto slo rige para Bienes Muebles.
A.1.3.- PROCEDIMIENTO DE INCORPORACIONES BIENES MUEBLES
A.1.3,1.- CON CONTROL, PERCEPTIVO

(Adquisicin igual mayor a Bs. 30.000,00, por cualquier modalidad que
afecte a la partida 50).

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RESPONSABILIDAD ACCION
Departamento de Compras 1. Emite la Orden de Compras,
especificando al pie de esta al
proveedor que deber notificar con
24 horas de antelacin a la Unidad
Receptora, al Departamento de
Bienes Nacionales y a la Contralora
Interna sobre la prestacin del
suministro del Bien Muebles.
Contralora Interna 2. Notificar al Departamento de
Bienes Nacionales la fecha y hora
establecida para realizar el Control
Perceptivo a los Bienes Muebles
adquiridos.
Unidad Receptora del Bien Mueble 3. En presencia de Contralora
Interna, Bienes Nacionales y el
funcionario designado por la Unidad
Receptora del Bien se procede a
realizar el Acto Administrativo de
Incorporacin del Bien Mueble. por
medio del Control Perceptivo,
utilizando para ello la forma BN-
001 de acuerdo a las instrucciones
en el mismo, en original y cuatro (4)
copias.
Departamento de Bienes 4. Entrega al proveedor la copia
Nacionales amarilla de la forma BN-001
firmada y sellada por el
Departamento de Bienes
Nacionales, Contralora Interna y
Unidad Receptora del Bien Mueble,
Factura y Orden de Compra
Original.
5. Entrega a la Contralora Interna la
copia rosada de la BN-001, copia de
la Orden de Compra y copia de la
Factura.

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6. Entrega a Unidad Receptora del
Bien la copia verde de la BN-001
copia de factura y copia de la
Orden de Compra.
7. Entrega a Direccin de Servicios

Administrativos la copia azul de la
BN-001, copia de la factura, y una
copia de la Orden de Compra.
8. Archiva el original de la BN-001,

una copia de la factura y una copia
de la Orden de Compra.
NOTA
Es requisito indispensable para la tramitacin del pago ante la Direccin de
Finanzas, enviar anexada a la Original de la Factura y de la Orden de
Compra, copia de la BN-001.
A.1.3.2.- SIN CONTROL PERCEPTIVO

(Adquisicin menor a Bs. 30.000,00 por cualquier modalidad que afecte la
partida 50).
Unidad Receptora del Bien Mueble 1. Recibe del Proveedor el Bien Mueble
(Costo menor a Bs. 30.000,00)
Factura y Orden de Compra
Originales, con anexos.
2. El funcionario responsable de la
recepcin del Bien procede a enviar
al departamento de Bienes
Nacionales mediante memorndum,
la factura Original y seis (6) copias,
la Orden de Compras Original y tres
(3) copias debida - mente firmadas
y selladas por el jefe de la Unidad

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Ejecutora de Presupuesto.
Departamento de Bienes 3. Procede a elaborar la BN-001 en
Nacionales Original y cuatro (4) copias.
4. Enva a la Unidad Receptora del
Bien la BN001 en Original y cuatro
(4) copias, para la firma y sello.
Unidad Receptora del Bien 5. Recibe el original y cuatro (4)
copias de la BN-001 y procede a
firmarla y sellarla
6. Enva al Departamento de Bienes
Nacionales la BN-001 debidamente
firmada y sellada. Departamento de
Bienes Nacionales
7. Recibe la BN-001 debidamente
conformada por la Unidad
Receptora del Bien y procede a
desglosarla y anexarle la Orden de
compra y la factura de acuerdo al
procedimiento.
8. Enva copia azul de la BN-001, de la
factura y de la Orden de Compra
para la Direccin de Servicios
Administrativos a fin de que el Bien
los Bienes descritos en ella sean
Asegurados.
9. Enva a la Direccin de Finanzas
copia amarilla de la BN-001
conjuntamente con Original de la
Orden de Compra y Original y tres
(3) copias de la factura comercial.
10. Enva a Contralora Interna copia
rosada de la BN-001, copia de la
factura y copia de la Orden de
Compra.
11. Enva a la Unidad Receptora del -
Bien copia verde de la BN-001,
copia de la factura y de la Orden
de Compra para su archivo.

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A.1.3.3.- INCORPORACIN DE BIENES MUEBLES POR DONACIN
RESPONSABILIDAD ACCIN
Unidad Receptora (Direcc. 1. Elabora memorndum en Original y
Coordinacin Jefatura de Unidad cuatro (4) copias, participando la
etc.) Donacin recibida agregndole
fotocopia de los documentos que
identifican al Bien Donado (factura,
nota de entre oficio de notificacin,
etc. ).por el ente donante
2. Enva al ciudadano Rector Original
de memorndum y anexos.
3. Enva copia del memorndum y
anexos a Contralora Interna.
4. Enva copia del memorndum y
anexos al Departamento de Bienes
Nacionales.
5. Enva copia de memorndum y

anexos a la Direccin de Finanzas
(Dpto. de Contabilidad) para su
registro contable.
Departamento de Bienes Nacionales 6. Recibe copia de] memorndum y

anexos de la Donacin.
7. Procede a elaborar Acta de
Incorporacin por Donacin en
Original tres (3) copias
8. Elabora memorndum y enva
Rectorado el Acta de
Incorporacin para su firma y
sello.
Rectorado 9. La Secretaria recibe el
memorndum y el Acta de
Donacin.
10. La Secretaria firma la copia de]
memorndum y la enva Bienes
Nacionales.

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11. La Secretaria entrega al Rector el
Original de] memorndum, original
y tres (3) copias de] Acta de
Donacin.
12. Se enva al Donante el Acta de
Donacin para su firma.
13. La Secretaria recibe Acta de
Donacin debidamente firmada por
el Donante y procede enviar al
Departamento de Bienes
Nacionales.
Dpto. de Bienes Nacionales 14. Recibe el Acta de Donacin en
Original tres (3) copias
debidamente
15. La Secretaria de Bienes
Nacionales procede a su
Distribucin.
16. Enva una copia al Rectorado, una
copia a Contralora Interna y una
copia a Direccin de Finanzas
(Dpto.de Contabilidad) para que se
le anexe al memorndum recibido
en el paso No. 5
17. Archiva temporalmente el Original
del Acta, memorndum y anexo
recibido en el paso No. 6
18. Activa los documentos del paso
anterior y los procesa a travs del
computador, quedando as
registrada dicha Incorporacin.
A.2.- DESINCORPORACIN DE BIENES MUEBLES
A.2.1.- OBJETIVO
El objeto de este procedimiento es procesar la informacin que se origina al
retirar un Bien que esta Incorporado al patrimonio de la U.C.L.A. por
cualquiera de los motivos sealados en el punto No. 2 de las normas de

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Desincorporacin de Bienes Muebles, para as actualizar el Inventario
permanente.
A.2.2.- NORMAS
A.2.2.1.- Se entender por Desincorporacin el retiro de un Bien, del

Patrimonio de la Institucin. Se originar una Desincorporacin por
cualquiera (le las siguientes causas
a.- Deterioro (inservible).
b.- Muerte o Destruccin Accidental.
c.- Venta.
d.- Donacin cesin legal a un organismo externo de la U.C.L.A.
e.- Prdida (extravo hurto).
f.- Demolicin.
g.- Permuta con organismo externo a la U.C.L..A.
h. Expropiacin.
A.2.2.2.- El departamento de Bienes Nacionales es el responsable de la

Desincorporacin fsica de los Bienes.
NORMAS DE LA DESINCORPORACIN DE BIENES PATRIMONIALES

MUEBLES
1. La Universidad podr Desincorporar, enajenar o desechar los

Bienes Muebles que a Juicio no sean necesarios para el servicio.
2. Deben considerarse Bienes no necesarios para el servicio aquellos

que estn en desuso ya sea porque se encuentran inservibles,
obsoletos o hayan llegado al trmino de su vida til y su
mantenimiento resulte oneroso para la Universidad.
3. La Direccin de Finanzas por medio de su Departamento de Bienes

Nacionales debe comprobar previamente, que todo Bien que vaya a
ser objeto de venta, donacin o desecho, no es ni ser en el futuro
de ninguna utilidad para la Universidad.

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4. Todo Bien que sea objeto de Desincorporacin de Bienes
Nacionales debe tener un valor en libros, el cual puede haber sido
determinado mediante las alternativas siguientes:
a) Valor justo se apreciacin estimado por una persona calificada.

b) Valor de adquisicin, incluyendo la depreciacin a la fecha. Este
valor as determinado no puede ser posteriormente alterado por
modificaciones mejoras sin previo consentimiento del
Vicerrectorado Administrativo y la Direccin de Finanzas.
5. Los Bienes Muebles propiedad de la Universidad podrn ser

vendidos una vez llenados los dems requisitos y trmites
establecidos en estas normas.
6. Sern sometidos a venta bajo licitacin pblica concursos

privados, los Bienes Desincorporados.
7. Las licitaciones para la venta de Bienes Nacionales deben

efectuarse de acuerdo a las disposiciones legales reglamentarias
que rigen la materia, incluyendo la normativa interna de la
Universidad.
A.2.3.- PROCEDIMIENTO DE DESINCORPORACIN DE BIENES MUEBLES
DECANATO 1. Jefe del Departamento, Jefe de
Seccin Administrador, elabora
memorndum en Original y copia y lo
remite al Decana.
2. Archivar duplicado del
memorndum para control de la
Unidad solicitante.
3. Recibe Original del memorndum,
revisa y se entera de su contenido.
4. Elabora memorndum Original y
dos (2) copias y lo remite al
Departamento de Bienes Nacionales.
5.- Enva copia del memorndum a la

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Unidad solicitante y archiva el
duplicado para su control.
Dpto. de Bienes Nacionales 6. Recibe memorndum Original,
Verifica la informacin y se traslada
a la Unidad solicitante de la
Desincorporacin del Bien Nacional.
7. Prepara informe tcnico, Acta de
Desincorporacin en Original y tres
(3) copias, firma y lleva los recaudos
al Decano para su firma.
8.- Firmada el Acta de
Desincorporacin, elabora
memorndum para Contralora
Interna
9. Enva a la Contrara Interna el
Original del Acta de
Desincorporacin anexndole todo
documento que le sir va de soporte y
archiva la copia para su control.
Contralora Interna 10.- Recibe memorndum Original y
sus anexos y procede a revisar y
verificar la legalidad del acto para su
conformidad reparo.
11A. De resultar conforme el Acto
Administrativo se proceder a firmar
el Acta correspondiente y se enviar
mediante oficio con todos los recau-
dos al Departamento de Bienes
Nacionales
11.B. De encontrarse deficiencias en
el Acto Administrativo, se objetar y
se harn las observaciones
correspondientes y se enviar al
Departamento de Bienes Nacionales
para que efecte los correctivos
necesarios y someterse nuevamente a
la conformacin de la Contralora.

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Dpto. de Bienes Nacionales 12. Recibe Oficio Original y
recaudos conformados por la
Contralora Interna (Informe tcnico
y Acta de Desincorporacin).
13. Elabora memorndum en Original
y copia.
14. Enva Original y recaudos al
Vicerrectorado Administrativo.
Vicerrectorado Administrativo 15. Recibe todos los recaudos de la

Desincorporacin del Bien Nacional y
lo somete a consideracin del Consejo
Universitario para su decisin final.
16. Aprobar o no la Desincorporacin
del Bien por el Consejo
Universitario, remitirn los
documentos al Departamento de
Bienes Nacionales para su
distribucin.
Dpto. de Bienes Nacionales 17. Recibe los recaudos de la
Desincorporacin, con No. de
resolucin y fecha; de ser aprobada,
procede a su distribucin de la
manera siguiente:
a.- Originales de los recaudos con
una copia del Acta de
Desincorcorporacin a Direccin de
Finanzas (Dpto. de Contabilidad).
b.- Original del Acta y copia de

recaudos para el Departamento de
Bienes
c.- Tercera copia de recaudos y del
Acta de Desincorporacin para la
Contralora Interna.
d.- Segunda copia de recaudos y Ac-
ta de Desincorporacin para el
Decanato.

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18. De no ser aprobada la
Desincorporacin del Bien, procede a
enviar memorndum explicativo a la
Unidad solicitante de la
Desincorporacin informndoles la
decisin adoptada por el Consejo
Universitario.
A.3.- TRANSFERENCIAS DE BIENES MUEBLES A.3.1.- OBJETIVO
Procesar la informacin generada y producida, cuando un Bien Mueble o

Inmueble es transferido, permutado o cedido de una Unidad Ejecutora de
presupuesto a otra, Bien para ser utilizado por la nueva unidad o para ser
manteniendo en custodia por sta.
Este tipo de movimiento, no produce variacin en el Patrimonio a nivel de

Unidades Ejecutoras de Presupuesto.
A.3.2.- NORMAS
Se debe entender por Transferencia cada uno de los siguientes casos:
a) Traslado de un Bien de una Unidad Ejecutora de Presupuesto a otra.

b) Cuando una Unidad Ejecutora compra un Bien para ser asignado a otra.
c) Traslado del Depsito de Bienes Nacionales a cualquier Unidad Ejecutora
de Presupuesto o dependencia de sta.
A.3.3.- PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS DE BIENES MUEBLES
Unidad que Cede 1. Enviar al Departamento de Bienes
Nacionales memorndum Original y
copia, participando la entrega del
Bien a Transferir.
Departamento de Bienes Nacionales 2. Recibe memorndum de
participacin de Transferencia en
Original y copia, firma y sella el
memorndum y enva la copia a la
Unidad que cede.

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3. Procede a elaborar el Acta de
Transferencia en Original y dos (2)
copias.
4. Enva el Acta Original y dos (2)
copias a la Unidad que cede para su
firma y sello y fecha.
Unidad que Cede 5. Recibe el Acta de
Desincorporacin en Original y dos
(2) copias, conforma fecha y sella.
6. Enva al Departamento de Bienes
Nacionales el Original y 2 copias del
Acta de Transferencia debidamente
conformada
Dpto. Bienes Nacionales 7. Recibe el Acta de Transferencia
(original y 2 copias) y las enva a la
unidad que recibe el Bien
Transferido.
Unidad que Recibe 8. Recibe el Bien Transferido, el Ac-
ta de Transferencia en original y 2
copias, para su firma,y sello.
9. Enva a Bienes Nacionales el
original y 2 copias del Acta de
Transferencia debidamente
conformada.
Dpto. Bienes Nacionales 10. Recibe el Acta de Transferencia
(Original y dos copias).
11. Enva copia No. 1 del Acta de
Transferencia a la Unidad que cede el
Bien Mueble.
12. Enva copia No. 2 del Acta de
Transferencia a la Unidad que recibe
el Bien Mueble.
13. Archiva el Original del Acta de
Transferencia.

23/47
B.- BIENES INMUEBLES
Los Bienes Inmuebles comprenden los Terrenos, Edificios, Estructuras e
Instalaciones y anexos de carcter fijo, permanente o semipermanente.
Para los efectos del Inventario de Bienes Nacionales, debern considerarse

como unidades de servicio, aquellos Inmuebles cuyas partes integradas
forman un conjunto orgnico. As, al registrar en el Inventario un edificio, en
los registros auxiliares se incluirn todas sus instalaciones las cuales sern
descritas de manera detallada.
Se entiende por edificios, toda clase de construcciones cubiertas, sea cual
fuese su uso o destino, tamao o materiales de que estn hechos.
Cada bloque de edificios, se inventariar por separado como una unidad que
comprende los terrenos en que est construido, sus instalaciones de agua,
electricidad, telfonos y ascensores, refrigeracin y acondicionamiento de
aire, cocina y lavandera fija, garajes, estacionamiento, jardines, zonas
verdes, vas de acceso, etc.
Las Incorporaciones de edificaciones y terrenos pueden ser por los siguientes

conceptos:
1.- Compra.
2.- Donacin.
3.- Construccin de Inmueble.
4.- Permuta.
5.- Por omisin de Incorporaciones.
6.- Otros.

24/47
B.1. PROCEDIMIENTOS DE INCORPORACIN DE BIENES INMUEBLES
B.1.1. INCORPORACIN POR COMPRA DE INMUEBLE
Rectorado 1. Recibe de la Contralora General de
la Repblica el avalo y Resolucin
aprobando improbando la
adquisicin del Bien Inmueble
solicitado.
2. Si la resolucin es negativa se
procede de la siguiente manera
- Se somete a informacin del Conse-
jo Universitario
-Se levanta el Acta respectiva y se
archiva el expediente
2.A. Si es aprobatorio la resolucin,
se procede as
3. Se elabora memorndum en
Original y copia para ser enviado a
Consultora Jurdica conjuntamente
con la resolucin de la Contralora
General de la Repblica y el avalo.
Consultora Jurdica 4. Recibe documento del paso
anterior y copia del memorndum de
remisin.
5. Procede a redactar el documento
legal de adquisicin del Inmueble.
6. Procede a realizar el registro legal
del documento en catastro, etc.
7. El Consultor Jurdico habilita el
registro Principal.
8. El Consultor Jurdico lleva el
documento al Rector para la
instalacin del registro Principal y se
firma el documento :
El Rector en representacin de la

25/47
Institucin y el vendedor del
Inmueble.
9. Prepara las notificaciones de la
adquisicin del Bien Inmueble para
las siguientes dependencias:
- Direccin de Finanzas.
- Contralora Interna.
- Departamento de Bienes Naciona-
les.
10. Enva notificaciones con copia del

documento de adquisicin del Bien a
Finanzas, Contralora Interna y
Dpto. de Bienes Nacionales.
Direccin de Finanzas 11. Recibe notificaciones y copia del
documento legal de adquisicin del
Bien Inmueble para su registro
Contable
Contralora Interna 12 Recibe notificacin y copia del
Bien inmueble para su proceso de
control.
Dpto. de Bienes Nacionales 13. Recibe notificacin y copia del
Bien.
14. Procesa la Incorporacin del Bien
Inmueble en la BN-0013 BN-0014, de
acuerdo al Bien que se adquiere
Edificios Terrenos en Original y
cuatro (4) copias.
15. Enva a Consultora Jurdica la BN-
0013 BN-0014, Original y cuatro ( 4 )
copias, para que especifiquen en el
Pto.8 Estudio legal de la propiedad en
donde indica la forma de la tradicin
legal
Consultora Jurdica 16. Recibe la BN-0013 BN-0014 en
Originas] y cuatro (4) copias.

26/47
17. Describe en el estudio legal que la
propiedad, lo concerniente a la forma
de la tradicin legal y firma y sella la
BN-0013 BN-0014.
18. Enva al departamento de Bienes
Nacionales la forma BN-0013 BN-
0014 con la informacin requerida.
Dpto. de Bienes Nacionales 9. Recibe BN-0013 BN-0014 en
Original y cuatro (4) copias y procede a
procesar la Informacin en la Seccin
de Registro y Control.
B,1,2. INCORPORACION POR DONACIN DE INMUEBLE
Rector 1. Recibe de la persona natural
Jurdica comunicacin por escrito,
participndole la Donacin del Bien
Inmueble
2. Enva a Consultora Jurdica copia
de la participacin de Donacin del
Inmueble a travs de memorndum.
Consultora Jurdica 3.Recibe el memorndum y
participacin de Donacin y archiva
temporalmente.
4.- Consultor Jurdico prepara Acta
de Donacin Original y tres (3)
copias. 5. Consultor Jurdico solicita
al Donante documento de tenencia
legal del Bien Inmueble que va a
donar.
6. Consultor Jurdico redacta el
documento legal para ser registrado.
Rectorado 7. Consultor Jurdico habilita el
Registro Principal para ser Instalado
en Rectorado.
8. Instala el Registro Principal y se

27/47
procede a la firma del documento
legal que especifica el traspaso de
propiedad del Bien Inmueble y
tambin a la firma del Acta de
Donacin.
9. Secretaria del Rector enva a
Consultora Jurdica el Documento
legal registrado y Firmado por el
Donante y el receptor.
Consultora Jurdica 10. Secretaria recibe el documento
legal registrado y el Acta de
Donacin en Original y tres (3)
copias.
11. Activa el memorndum y
participacin de Donacin archivado
temporalmente en el paso No. 3.
12. Secretaria reproduce tres copias
del documento legal registrado.
13. Secretaria elabora memorndum
de remisin del documento legal
registrado, el Acta de Donacin y el
memorndum y la participacin de la
Donacin, para Contralora Interna,
para el Departamento de Bienes
Nacionales y para la Direccin de
Servicios Administrativos.
Dpto. de Bienes Nacionales 14. Recibe memorndum enviado por
Consultora Jurdica y sus anexos
(Documento legal registrado, Acta de
Donacin y participacin de la Do-
nacin.
15. Elabora la BN-0013 BN-0014 en
original y cuatro copias.
16. Procede a realizar la
Incorporacin del Bien Inmueble,
procesando la informacin de la BN-
0013 BN-0014 en el computador.

28/47
B.1.3. INCORPORACIN POR CONSTRUCCIN DE INMUEBLE
Direccin de Planificacin l. Recibe oficio del Rectorado
autorizando la construccin del
Inmueble.
2. Enva a Dpto. de Planificacin
Fsica memorndum en original y
copia, solicitando se proceda a
construir el Inmueble
Dpto. de Planificacin Fsica 3. Recibe el memorndum de la
Direccin de Planificacin
autorizando la construccin del
Inmueble y procede enviar a
ASOCIUCLA el proyecto y Planos
para que inicie la construccin del
Inmueble.
4. Recibe de ASOCIUCLA el
Inmueble construido, los planos,
proyecto etc. y se firma el Acta de
recepcin definitiva.
5. Enva al Rectorado a travs de
memorndum el Acta de recepcin
definitiva los planos del Inmueble, el
proyecto, etc.
Consultora Jurdica 10. Recibe memorndum de solicitud
de registro legal del Inmueble y sus
anexos.
11. Redacta documento de registro
legal del Inmueble.
12. Procede a realizar el registro
legal del Documento en Catastro.
13. Habilita el registro principal
para el registro legal del Inmueble.
14. Consultor Jurdico lleva al
Rector el documento legal para la
instalacin del Registro Principal y
se firma el documento, quedando as

29/47
legalmente registrado en el libros
del Registro Principal.
15. Prepara notificaciones del
registro legal del Inmueble para las
siguientes Dependencias
Direccin de Finanzas. 16. Enva notificaciones de Registro
legal anexndole copia del
documento de registro legal del
Inmueble, para Direccin de
Finanzas, Contralora Interna y
Dpto. de Bienes Nacionales.
17. Recibe notificacin y copia del
Inmueble, para su Registro
contable.
Contralora Interna 18. Recibe notificacin y copia del
Inmueble para su proceso de control.
Dpto. de Bienes Nacionales 19. Recibe notificacin y copia del
Inmueble.
20. Procede a elaborar la BN-0013
Incorporacin de Edificios en
Original y cuatro (4) copias.
21. Archiva temporalmente el
documento legal del Inmueble.
22. Enva a Consultora Jurdica la
BN-0013 en Original y cuatro (4)
copias, para que especifique en el
Pto. 8 "Estudio legal de la propiedad"
la forma de la tradicin legal del
Inmueble
Consultora Jurdica 23. Recibe la BN-0013 en Original y
cuatro (4) copias y procede a descri-
bir en el estudio legal de la
propiedad lo concerniente a la forma
de tradicin legal, firma y sella la
BN-0013

30/47
24. Enva al Dpto. de Bienes
Nacionales la forma BN-0013
debidamente procesada, firmada y
sellada
Dpto. de Bienes Nacionales 25. Secretaria recibe la BN--0013
en Original y cuatro (4) copias y
activa documento archivado
temporalmente en el paso 21.
26. Secretaria entrega la BN-0013
y el documento de registro legal del
Inmueble al jefe del Dpto. de
Bienes Nacionales.
27. Jefe de Bienes Nacionales
recibe, revisa y firma la BN-0013 y
entrega a la secretaria.
28 Secretaria de Bienes Nacionales
desglosa la BN-0013 y las enva a
travs de memorndum para las
siguientes Unidades
- Copia amarilla para la Direccin de
Finanzas
- Copia azul, para la Direccin de
Servicio Administrativos.
- Copia verde para la Unidad
Receptora de adscripcin del
Inmueble.
- Copia rosada para la Contralora
Interna la Original la entrega al
Jefe del Dpto. de Bienes
Nacionales.
29. Jefe de Bienes Nacionales
entrega a Transcriptor de datos II,
la Original de la BN-0013 y
Inmueble.
30. Transcriptor de Datos 11,
recibe la Original de la BN-0013 y
sus anexos y procesa la informacin.

31/47
31. Transcriptor de Datos 11
entrega a Seccin de Registro y
Control la Original de la BN-0013 y
sus anexos para su archivo.
Seccin de Registro y Control 32. Recibe el Original y anexos de la
BN- 0013 y archiva
B.2. PROCEDIMIENTO DE DESINCORPORACIN DE INMUEBLE
Debido a la poca frecuencia con que se realiza una Desincorporacin de un

Bien Inmueble, salvo los terrenos que deben ser Desincorporados como tales
cuando en ellos se construya una edificacin, solo vamos a conceptualizar
ciertos tipos de Desincorporacin de Bienes Inmuebles.
8.2.1. VENTA
Comprende la Desincorporacin que se efecta conforme a las disposiciones
de la Ley Orgnica que regula la enajenacin de Bienes del Sector Pblico no
afectas a las Industrias Bsicas.
Los comprobantes sern las planillas de liquidacin canceladas, oficios de

aprobacin de la comisin para la enajenacin de Bienes del Sector Pblico
no afectos a Industrias Bsicas y dems comprobantes que justifiquen la
venta.
B.2.2. DEMOLICIN
Se utilizar este concepto para Desincorporar los Edificios y dems
Instalaciones fijas propiedad de la Institucin que sean demolidos, previa
autorizacin de la comisin para la enajenacin (le Bienes del Sector Pblico
no afectos a las Industrias Bsicas.
Las decisiones de la Autoridad Administrativa debidamente autorizada,

soportarn la operacin y en tales comprobantes se deber hacer referencia
a la entidad que orden la demolicin, como a las causas y dems
antecedentes de la misma.

32/47
B.2.3. DONACIN
Se registrarn por este concepto las Donaciones que se realicen a personas o
entidades no Nacionales con fines educativos o benficos , y que hayan sido
expresamente autorizadas por los organismos competentes de acuerdo con
las disposiciones de la Ley Orgnica que regula la enajenacin de Bienes del
Sector Pblico no afectos a las Industrias Bsicas.
El Departamento de Bienes Nacionales proceder a la Desincorporacin del

Bien Inmueble a travs de la forma BN-0015, la cual se elabora en Original y
cuatro (4) copias, soportada con los documentos que originan dicha
Desincorporacin y debidamente autorizados por el ciudadano Rector,
tomando en consideracin la Resolucin del Consejo Universitario.
CLASIFICACIN DE BIENES INMUEBLES
GRUPO : 01 : Bienes Inmuebles
SUBGRUPO : 01 : Edificios para Oficinas
CDIGO DEL BIEN

000010: Casa.
000020: Quinta.
000030: Varios Pisos-Edificios.
000040: Galpn.
GRUPO : 01 : Bienes Inmuebles.

SUBGRUPO : 02 : Edificios, Terrenos e Instalaciones para fines Educativos
y Culturales.
CDIGO DEL BIEN

000010: Auditrium.
000020: Bibliotecas.
000030 Estadios.
000040: Aulas de clases.
000050: Cubculos de Profesores.
000060 : Teatro.

33/47
SUBGRUPO : 03 : Asistenciales y de Proteccin Social.
CDIGO DEL BIEN
000010 : Mdico - Asistencial (Consultorio Mdico).

000020 : Hospital.
000030: Clnica.
000040: Ambulatorio.
000050 : Laboratorio.
000060: Guardera.
000070: Comedor.

SUBGRUPO : 04 : Para Obras Institucionales.
CDIGO DEL BIEN

000010: Depsitos.
000020: Talleres.
000030: Garajes.

SUBGRUPO : 05 : Agropecuarios.
CDIGO DEL BIEN

000010 : Estancias.
000020 : Granjas.
000030: Haciendas.
000040: Puesto de Monta.
000050 : Viveros.
000060 : Jardnes de Aclimatacin.
GRUPO: 01 : Bienes Inmuebles.

SUBGRUPO : 06 : Acueductos, Edificios.
CDIGO DEL BIEN

34/47
000010 : Para Planta de Tratamiento.
000020 : Oficina de Distribucin de Agua.

SUBGRUPO : 09: Para Plantas Elctricas de Servicio.
CDIGO DEL BIEN

000010 : Hidroelctricas.
000020 : Trmicas.
000030 : Sub-Estaciones.

SUBGRUPO : 15 : De Alojamientos y otros fines similares.
CDIGO DEL BIEN

000010 : Residencia Estudiantil.
000020 : Residencia Docente.
GRUPO : 01 : Bienes Nacionales.

SUBGRUFO : 19: Predios Urbanos.
CDIGO DEL BIEN

000010 : Terreno Av. 20 e/c 8 y 9.
000020 : Terreno Carr-22 e/e. 8 y 9.

SUBGRUPO : 20: Terrenos Rurales.
CDIGO DEL BIEN

000010
000020:
000030:

SUBGRUPO : 21 : Otras Construcciones y Estructuras no Especificas.

35/47
CDIGO DEL BIEN
000010
000020:
000030:

SUBGRUPO : 22 : Construcciones en Proceso.
CDIGO DEL BIEN
000010:
000020:
000030:

36/47
5. ORGANIGRAMA
5.1. JERRQUICO
VICERRECTORADO
ADMINISTRATIVO
DIRECCIN
DE
FINANZAS
Dpto.
DE
BIENES NACIONALES
SECRETARIA
SECCIN
REGISTRO Y CONTROL SECCIN
COMPUTACIN
INVENTARIO

37/47
DPTO. BIENES NACIONALES
COORDINADOR
SECRETARIA
-MECANGRAFA II
- MECANGRAFA I
SECC. REGISTRO Y CONTROL

SECC. INVENTARIO COMPUTACIN
-Registrador Bienes y Materias II
-Registrador Bienes y Materias II -Transcriptor de Datos II
- Marcador de Bienes
- Registrador de Bienes y Materias II
-Registrador de Bienes y Materias

38/47
V.- ORGANIGRAMAS
1.- JERRQUICO
2.- ESTRUCTURA DE CARGOS

39/47
VI. FORMATOS
INSTRUCTIVO.
BN-005: Desincorporacin Bienes Muebles
BN-006: Transferencia Bienes Muebles
BN-013: Incorporacin Bienes Inmuebles-Edificios
INSTRUCTIVO
BN-014: Incorporacin Bienes Inmuebles-Terrenos
INSTRUCTIVO
BN-015: Acta de Donacin a la Institucin

BN-016: Acta de Donacin por la Institucin

40/47
INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA FORMA :
BN-001 FECHA : Indicar da, mes y ao de Incorporacin del Bien Mueble.

No. CARPETA : Indica el nmero correlativo correspondiente a la Unidad
Administrativa.
PAGINA No. Identifique el nmero de. cada pgina y el total de pginas;
Ejemplo 2!5 significa la pgina N-2 de un total de 5 pginas
A. IDENTIFICACIN REGISTRO
A.1. Departamento de Bienes Nacionales asigna el Cdigo correspondiente.
A.2. Departamento de Bienes Nacionales, asigna el nmero correlativo de

acuerdo a Listado de Inventario existente para cada Unidad
Administrativa
B. ASIGNACIN
B.1. Unidad Receptora coloca el Cdigo Organizativo correspondiente a

dicha Unidad.
B.2. Coloque el Cdigo Presupuestario correspondiente a la Unidad.
C. UBICACIN FSICA
C.1. El Departamento de Bienes Nacionales, coloca el nmero que

corresponde a la Unidad Receptora, utilizando el Codificador de Planta
Fsica.
D. DESCRIPCIN Y ESPECIFICACIONES
D.1. El Departamento de Bienes Nacionales, utilizando la Factura, coloca la

cantidad de Bienes recibidos, costo de cada Bien, costo total y si existe algn
descuento.
D.2. El departamento de Bienes Nacionales coloca el nmero de Grupo, Sub-

Grupo y Seccin, de acuerdo al Cdigo de Bienes Nacionales; el nmero del

41/47
Cdigo de Bienes Nacionales ; el nmero del Cdigo Uso y Cdigo Naturaleza de
acuerdo al Codificador de Uso y Naturaleza de Bien.
D.3. La Unidad Receptora indica la Marca del Bien de acuerdo a la Factura.
D.4. Unidad Receptora indica Modelo y tipo del Bien de acuerdo a la Factura.
D.5. Unidad Receptora indica el Serial y Peso del Bien de acuerdo a la Factura
E.1. Unidad Receptora coloca el nombre del proveedor de acuerdo a la Factura.
E.2. Unidad Receptora coloca el nmero correspondiente de la Orden de

Compra. fecha de elaboracin de la Orden de Compra, nmero de la Factura y
fecha de adquisicin del Bien.
E.3. Si el Bien ha sido DONADO, la Unidad Receptora coloca el nombre del

Donante, nmero y fecha del Acta, nmero y fecha del Oficio de acuerdo al
Acta y Oficio de Donacin.
G. Para uso de la Direccin de Servicios Administrativos. (Coordinacin de

Mantenimiento).
H. Para uso de Contabilidad

I. Observaciones
J. Firma de los Funcionarios responsables de las Unidades de Direccin de

Servicios Administrativos, Departamento de Bienes Nacionales, Direccin de
Finanzas, Contralora Interna, Unidad Receptora respectivamente asignado,
fecha y sello de cada una de las Unidades intervienen en el acto
Administrativo de Incorporacinh del Bien - Mueble.

42/47
INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA FORMA BN-013
CATASTRO DE BIENES NACIONALES
CLASE 01 : EDIFICIOS
TIPO: (CASA, QUINTA, EDIFICIOS, GALPN, ETC.)
OBJETIVO
Mostrar las caractersticas relevantes de cada Edificio adscrito a la
Institucin con sus respectivas instalaciones a los fines del Catastro de
Bienes Nacionales.
1. DENOMINACIN
Nombre con el cual es conocido el Inmueble.
1.1. TIPO : 01 : Construccin de Inmuebles, 02 : Adiciones y mejora;.
2. No. CATASTRO
Nmero de Inmueble, el cual estar compuesto por el Cdigo que identifica a
la U.C.L.A. y el nmero de expediente respectivo
3. ORGANISMO
Organismo a cuyo cargo se encuentra adscrito el Inmueble para su
Administracin y custodia.
4. DEPENDENCIA
Dependencia a cuyo cargo se encuentra el Inmueble para su uso.
5. DESCRIPCIN 5.1. CLASIFICACIN

Cdigo del grupo y subgrupo correspondiente, de acuerdo a la clasificacin de
Bienes Inmuebles.
5.2. VALOR
Valor del Inmueble segn los documentos de propiedad. En caso de no existir
los citados documentos, deber indicarse el monto del avalu respectivo,
dejando constancia de dicha situacin en el espacio correspondiente a
observaciones.

43/47
5.3. REA DE TERRENO
Superficie de los terrenos Urbanos en metros cuadrados y fracciones
inclusive los ocupados por las construcciones e instalaciones.
5.4. REA DE CONSTRUCCION

El rea de construccin deber especificarse as
REA CUBIERTA: Es la superficie ocupada por la base de los edificios sobre

el terreno, expresada en metro cuadrados.
REA CONSTRUIDA: Comprende la suma total de la superficie cubierta que

abarque los diferentes pisos, incluyendo las terrazas o azoteas, stanos y
similares.
OTRAS REAS : Se entiende la superficie de los patios, estacionamientos y

dems construcciones o instalaciones de la propiedad.
REA TOTAL. : Es la suma de los datos anteriores.
6. LINDEROS
Se expresarn de acuerdo con los ttulos de la propiedad y si no fuere posible
la consulta de los mismos, se escribirn tales linderos siguiendo los puntos
cardinales.
7. ESTUDIO LEGAL DE PROPIEDAD

Indica la forma de tradicin legal, sea por compra, permuta, donacin u
otras causas, mencionando la fecha de adquisicin con referencia a los
nmeros y fecha de las estructuras o contratos.
8. C CARACTERSTICAS
Las caractersticas del Inmueble debern detallarse atendiendo al siguiente
orden
8.1. En cuanto a los Edificios y casas, deben indicarse los materiales

predominantes de las estructuras y muros, pisos, tejados o cubiertas,
puertas y ventanas; las instalaciones de importancia, tales como las de agua,
redes elctricas y telefnicas, ascensores, refrigeracin y

44/47
acondicionamiento de aires, los sistemas de recoleccin de basuras, las
cocinas, lavanderas y similares.
8.2. Respecto a las instalaciones industriales de servicios pblicos y

similares se describirn en conjunto, siguiendo un orden por secciones y
departamentos, incluyendo la maquinaria fija y dems estructuras adheridas
al terreno.
8.3. Cuando se trate de fincas rurales debern describirse cada uno de los
aspectos que se especifican a continuacin.
8.3.1. CLASE DE EXPLOTACIN: A que se les destina actualmente

(agricultura, apicultura, o explotaciones mixtas agropecuarias).
8.3.2. RECURSO DE AGUA: Naturales, artificiales.
8.3.3. TOPOGRAFA: Extensin de la parte plana y de la parte montaosa o

quebrada.
8.3.4. CULTIVOS AGRCOLAS: Extensin de los cultivos permanentes

(frutales y maderables) y de los cultivos transitorios.
8.3.5. POTREROS: Extensin de los pastizales naturales y de los artificiales.
8.3.6. OTROS TERRENOS: Extensin de los bosques, tierras incultas y no

aprovechables.
8.3.7. BIENECHURAS: Edificaciones, instalaciones, vas interiores, cercas,

sistemas de riego, etc.
9. OBSERVACIONES
Se anotarn aquellas situaciones imprevistas en el formulario o las que se
presentan durante la realizacin del Inventario.

45/47
CATASTRO DE BIENES NACIONALES BN-014
CLASE TERRENOS 02
TIPO: PREDIOS URBANOS Y TERRENOS RURALES
OBJETIVO
Mostrar las caractersticas relevantes de cada perodo urbano y terrenos
Rurales Propiedad de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado".
Cuando se construya una edificacin en algunos de estos terrenos, se anular
el registro.
1. DENOMINACIN
Nombre con el cual es conocido el Inmueble
2. No. CATASTRO
Nmero del Inmueble, el cual estaca compuesto por el Cdigo de la U. C. L. A.
No. del expediente respectivo.
3. DEPENDENCIA
Decanato o Unidad Organizativa en donde se encuentra ubicado el Inmueble
para uso.
4. UBICACIN GEOGRFICA
4. l. Estado o Territorio.
4.2. Municipio Autnomo.
4.3. Direccin.
En caso de terrenos rurales se indicar adems, la cantidad de kilmetros
existentes entre vas que conduce a la poblacin ms cercana y a la entrada
del terreno.
5. DESCRIPCIN
5.1. CLASIFICACIN
Cdigo del grupo y subgrupo correspondiente de acuerdo a la clasificacin
prevista para Bienes Inmuebles.
5.2. REA
La superficie de los predios urbanos se expresarn en MT2 y la
correspondiente a los terrenos rurales en hectreas.

46/47
5.3. VALOR
Valor del Inmueble segn los Documentos de Propiedad; en caso de no existir
los citados documentos, deber indicarse el monto del avalo respectivo,
dejando constancia de dicha situacin en el espacio correspondiente a
"observaciones"
6. LINDEROS
Debern sealarse de acuerdo al Ttulo de Propiedad, o en forma descriptiva,
siguiendo los puntos cardinales.
7. ESTUDIO LEGAL DE LA PROPIEDAD

Indicar la forma de la tradicin legal, sea por compra, permuta, donacin u
otra causa, mencionando la fecha de adquisicin, con referencia a los nmeros
y fechas de las escrituras o contratos.
8. CARACTERSTICAS
Sealar en el caso de Inmuebles cercados o demarcados, el material
extensin de las reas. Igualmente se indicar cualquier detalle que
caracterice al terreno, tales como de agua, tipo, suelo, etc.
9. OBSERVACIONES
Se anotarn aquellas situaciones imprevistas en el formulario o Jas que se
presenta durante la realizacin (le] Inventario.

47/47

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EL CONSEJO UNIVERSITARIO DE LA UNIVERSIDAD

CENTROCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO", DE CONFORMIDAD

Manual de Procedimientos de Bienes Nacionales

ELABORADO POR: NELSON MARTINEZ A.

Manual de Procedimientos de Bienes Nacionales

A.- BIENES MUEBLES

CAPTULO VI: FORMATOS

Manual de Procedimientos de Bienes Nacionales

Con la finalidad de determinar la situacin real de los Bienes Muebles e

Manual de Procedimientos de Bienes Nacionales

3.- ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

4.- FUNCIONES GENERALES

4.2. Manejo y Suministro de la informacin sobre Inventario al Departamento de

4.3. Suministro de la informacin sobre Inventario a las diferentes Unidades

Manual de Procedimientos de Bienes Nacionales

4.5. Levantar el Inventario fsico de todos los Bienes Muebles e Inmuebles,

4.6. Mantener mediante actualizacin de la informacin computarizada, un

4.8. Solicitar al Organismo competente, el avalo de los Bienes de la UCLA

4.9. Verificar el movimiento de los Bienes dentro de la U.C.L.A. , para la

4.10. Elaborar el catalogo general de Bienes dentro de la UCLA , y realizar

4.11. Controlar el cumplimiento de los procedimientos y normas referentes a

4.13.- Controlar la informacin producida por el traslado de Bienes en

4.14. Planificar y coordinar la realizacin del Inventario Fsico a efectuarse

Manual de Procedimientos de Bienes Nacionales

4.16. Realizar Inventario cuando as le sea requerido por los organismos de

FUNCIONES ESPECFICAS SEGN LA ESTRUCTURA

1.1. Velar por el cumplimiento de los objetivos y funciones fijadas al

1.2. Programar, coordinar y dirigir las actividades del Departamento.

1.3. Coordinar el trabajo del Departamento con otras Unidades

1.4. Representar al Departamento ante las Diferentes Unidades

1.5. Revisar peridicamente las normas y Procedimientos aplicables a Bienes

1.6. Mantener comunicacin constante con las diferentes Unidades

2.1. Realizar las actividades de Secretaria.

2.2. Mantener y controlar los archivos del Departamento.

Manual de Procedimientos de Bienes Nacionales

2.5. Llevar el registro de los Controles Perceptivos programados para su

3.- REGISTRO Y CONTROL

3.1. Procesar toda la informacin referente a las Incorporaciones de Bienes

3.3. Relacionar las BN-001, BN-002, BN-003, BN-0013 y BN-0014 para su

3.4. Preparar relacin por cada Unidad Administrativa de las Incorporaciones

3.5. Elaborar planillas de Incorporacin de Bienes Muebles (BN-001, BN-002,

3.6. Controlar el archivo de las planillas de Incorporacin y sus respectivos

3.7. Mantener informado al coordinador del Departamento de Bienes

3.8. Verificar y cotejar los listados producidos por el Computador de cada

3.9. Mantener control de los Bienes registrados y marcados.

Manual de Procedimientos de Bienes Nacionales

3.11. Elaborar planillas de Incorporacin de Bienes Inmuebles.

3.12. Procesar toda la informacin referente a las Incorporaciones de

3.13. Las especificadas en el manual de cargo.

4.2. Mantener mediante actualizacin de la informacin computarizada, un

4.4. Mantener informado al Coordinador de Bienes Nacionales sobre la

4.5. Verificar el movimiento de los Bienes Muebles dentro de la U.C.L.A.

4.6. Controlar el cumplimiento de los procedimientos y normas referentes a

4.8. Controlar la informacin producida por el traslado de Bienes en desuso

Manual de Procedimientos de Bienes Nacionales

4.10. Elaborar planillas de Incorporacin de Bienes Muebles (BN-001, BN002,

4.11. Asesorar a las Unidades Administrativas en materia de toma de Inven-

4.12. Realizar las Desincorporaciones de Bienes Muebles por los diferentes

4.13. Las especificadas en el manual de cargos.

III. NORMAS Y POLTICAS

En este captulo se incluyen las normas y convenciones de carcter general

1.- Los Jefes de la Unidades Ejecutoras de Presupuesto son responsables de

2.- Trimestralmente, cada Unidad deber revisar los listados de