Taller de Buenas Prácticas para La Creación de Wbs's PDF

28/05/13
Taller: Buenas prc/cas para la

creacin de una WBS
ngel gueda Barrero Reunin de socios del PMI Madrid Chapter

angel.agueda@evergreenpm.com 28 de Mayo de 2013
Fundador de EvergreenPM
Presidente de Valueinnova Spain
ngel Presidente de
gueda Barrero
Successful Projects Spain
Formador y consultor en Direccin de proyectos

y efecKvidad personal.
Cer;caciones: PMP, PMI-ACP, MSP, PRINCE2
Accredited trainer, Agile Project Management
Accredited trainer, Kanban Methodologist, Scrum
Manager
Taller WBS Copyright EvergreenPM
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LIBRO DE REFERENCIA Y
CONSIDERACIONES
Su entrenador de la EDT
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Algunas consideraciones
Este taller no describe la tcnica WBS tal cual

la dene el PMI.
Recoge tambin aportaciones de la tcnica
PBS y propias.
No pretende mostrar todas las posibilidades
de la tcnica sino facilitar su puesta en
prcKca.
UN POCO DE HISTORIA
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Un poco de historia
Primera representacin en un documento relaKvo al

implementacin de la tcnica PERT (Program EvaluaKon and
1959 Review Technique) en el proyecto Polaris en EE.UU.
El trmino EDT empieza a ser comn y aparece en una

publicacin de General Electric CorporaKon.
1961
El DoD y la NASA publican una gua relaKva al PERT donde se

hace una amplia descripcin de la EDT que es esencialmente
1962 la misma que uKlizamos actualmente.
Un poco de historia
En Octubre la NASA publica otro documento que amplia la

descripcin inicial de la EDT.1961
1962
El gobierno de EE.UU. Publica PERT Implementa.on Manual

que incluye una descripcin del desarrollo de la EDT.
1964
El DoD de EE.UU. Publica Work Breakdown Structures for

Defense Material Items y es actualizada posteriormente en:
1968 1975, 1993, 1998 y 2005.
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Un poco de historia
El PMI publica la primera edicin de

Prac.ce Standard for Work
2001 Breakdown Structures
El PMI publica la segunda edicin de

Prac.ce Standard for Work
2006 Breakdown Structures
GLOSARIO
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Glosario
Enunciado del alcance del
proyecto Especicacin
La descripcin narraKva del Un documento que especica, de

alcance del proyecto, incluidos manera completa, precisa y
los principales entregables, vericable, los requisitos, el
hiptesis del proyecto, diseo, el comportamiento y
otras caractersKcas de un
restricciones del proyecto y una sistema, componente, producto,
descripcin del trabajo, que resultado o servicio y, a menudo,
brinda una base documentada los procedimientos para
que permite tomar decisiones determinar si se han cumplido
futuras sobre el proyecto y con estas disposiciones. Algunos
conrmar o desarrollar un ejemplos son: especicaciones de
entendimiento comn del requisitos, especicaciones de
alcance del proyecto entre los diseo, especicaciones del
producto y especicaciones de
interesados. prueba.

Glosario
WBS Descomposicin
Una descomposicin Una tcnica de planicacin que

jerrquica orientada al subdivide el alcance del proyecto
entregable relaKva al trabajo y los entregables del proyecto en
que ser ejecutado por el componentes ms pequeos y
ms fciles de manejar, hasta que
equipo del proyecto para
el trabajo del proyecto asociado a
lograr los objeKvos del lograr el alcance del proyecto y a
proyecto y crear los conseguir los entregables se
entregables requeridos. dena con detalle suciente para
Organiza y dene el alcance poder respaldar la ejecucin, el
total del proyecto. seguimiento y el control del
trabajo.
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Glosario
Planicacin gradual Nivel de la WBS

Una forma de planicacin de El nivel relaKvo de un
elaboracin gradual en la que el
trabajo que se debe realizar en el elemento de la EDT en la
corto plazo se planica en detalle jerarqua de la EDT.
en un nivel inferior de la EDT, Habitualmente el nivel ms
mientras que el trabajo a ms
largo plazo se planica a un nivel alto, el proyecto, es el nivel 1.
relaKvamente alto de la EDT,
pero la planicacin detallada del
trabajo que se debe realizar
dentro de uno o dos perodos en
el futuro cercano se realiza a
medida que el trabajo se
completa durante el perodo
actual
Glosario
Elemento (componente) de la
Entregable EDT / Elemento de trabajo
Cualquier producto, resultado Una entrada en la EDT que

o capacidad de prestar un puede estar en cualquier nivel
servicio nico y vericable que y se idenKca con un nombre
debe producirse para terminar o un nombre y un adjeKvo.
un proceso, una fase o
proyecto. A menudo se uKliza
ms concretamente en
relacin con un entregable
externo, el cul est sujeto a
aprobacin por parte del
patrocinador del proyecto o
del cliente.
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Glosario
Diccionario de la WBS Paquete de trabajo
Un documento que describe cada El nivel ms bajo en cada rama de

componente en la EDT. Incluye la EDT. Un paquete de trabajo
una breve denicin del alcance proporciona una base lgica para
o enunciado del trabajo, denir acKvidades o asignar
entregables denidos, una lista responsabilidades a una persona
de acKvidades asociadas y una especca u organizacin.
lista de hitos. Opcionales puede Tambin es el trabajo necesario
incluir: la organizacin para nalizar un trabajo
responsable, la fechas de inicio y especco o proceso tal como un
nalizacin, los recursos informe, un diseo o un
requeridos, una esKmacin del documento de requisitos o parte
costo, los requisitos de calidad y de la misma, una pieza de
las referencias tcnicas. hardware o un servicio.
Glosario
Ac;vidad
Una unidad de trabajo denida

durante la realizacin de un
proyecto que se describe
uKlizando un verbo.
Normalmente Kene la
descripcin de un trabajo, una
duracin esperada, un coste
esperado y requisitos de
recursos esperados.
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DESCRIPCIN Y BENEFICIOS
Qu es y qu no es
Esquema
Grco
S Diccionario
Dene
Entendimiento
Comunicacin
No es una lista de tareas
No es un organigrama
NO
No Kene fases
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Qu es y qu no es
Nivel 1 Proyecto
Nivel 2 1
entregable
2
entregable
3
entregable
Nivel 3 1.1
entregable
1.2
entregable
2.1
entregable
2.2
entregable
1.1.2
Nivel 4 1.1.1
entregable entregable
Dene el alcance total Facilita el control de

del proyecto. avance del proyecto
Lo que no est en la EDP
no forma parte del
proyecto.
Benecios
Base para tu
proyecto
Buenas
esKmaciones
Asignacin
de resposa-
bilidades
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Matriz de asignacin de responsabilidades
WBS Proyecto
1 2 3
entregable entregable entregable
1.1 1.2 2.1 2.2
OBS entregable entregable entregable entregable
1.1 1.2 2.1 2.2 3

1.1 PM
1.1 X X
1.0
1.2 PM 2
Director 1.2 X X
1.2 PM 3 1.3 X
Benecios
Control del Base para tu

cambio proyecto
Referencia
para Buenas
proyectos esKmaciones
futuros
Asignacin
Facilita la
de responsa-
medicin
bilidades
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REGLAS
No organizar por fases
Proyecto
fase 1 fase 2 fase 3
1.1 1.2 2.1 2.2

entregable entregable entregable entregable
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100%
Proyecto
1 2 3
20% 70% 10%
1.1 1.2 2.1 2.2

50% 50% 30% 70%
Tambin el alcance de proyecto
Proyecto
1
2
Servicios del
Entregable
proyecto
1.1 1.2 1.3 GesKn de 1.4

GesKn del Redaccin la Apoyo
proyecto tcnica conguracin administraKvo
GesKn del GesKn de Monitoreo y

Informes Artefactos
Kempo riesgos control
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y las ac;vidades de soporte
Proyecto
1 2 3
1.1 1.2 2.1 2.2 2.3

entregable entregable entregable entegable integracin
1.1.1 1.1.2
Productos internos y externos
Proyecto
1
2
Servicios del
Sistema X
proyecto
1.1 1.2 2.3

2.1 2.2
GesKn del Soporte Documentacin
subsistema xy subsistema xz del sistema X
proyecto administraKvo
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Tipos de producto
Producto
OGC /
PMI
PRINCE2
Interno Externo Interno Externo
No se
Se entregan Elaborado en Incorporado
entregan al
al cliente el proyecto al proyecto
cliente
No u;lizar verbos
Verbo Nombre
Disear un sito web Diseo del sitio web
Seleccionar herramientas Seleccin de herramientas
Escribir captulo 4 Captulo 4
Integrar Integracin
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Slo ml;ples hijos
Proyecto
1 2 3
20% 70% 10%
1.1 1.2 2.1

50% 50% 100%
No hay tareas
Proyecto
1 2 3
1.1 1.2 2.1 2.2

1.1.1 1.1.2
paso 1 paso 2
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Un paquete de trabajo puede estar en

cualquier nivel de la WBS
Proyecto
1 2 3
1.1 1.2 2.1 2.2

1.1.1 1.1.2
Iden;cador nico
Proyecto
1 2 3
1.1 1.2 2.1 2.2

1.1.1 1.1.2
paso 1 paso 2
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en resumen
S Entregables o
No Tareas
acKvidades
Regla del 100% Redundancia
Interno o
Slo un hijo
externo
Demasiado
Nomenclatura pequeo o
coherente demasiado
detalles
MlKples
niveles y Kpos Niveles
de arKciales
componentes
DICCIONARIO DE LA WBS
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Diccionario del WBS
Diccionario de la WBS:
Un documento que describe cada componente
en la EDT. Incluye una breve denicin del
alcance o enunciado del trabajo, entregables
denidos, una lista de acKvidades asociadas y
una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la
organizacin responsable, la fechas de inicio y
nalizacin, los recursos requeridos, una
esKmacin del costo, los requisitos de calidad y
las referencias tcnicas.
Proyecto
1 2 3
1.1 1.2 2.1 2.2

entegrable entregable entregable entregable
Componente de la EDT Ttulo del componente Descripcin del componente
1
Entregable Esta es una descripcin detallada
1.1
1.2
2
2.1
2.2
3
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Id # Cuenta de control # l;ma actualizacin Responsable

2.2.2.1 2.2 15/07/10 ngel gueda
Descripcin: Realizar un estudio de mercado
Criterio de aceptacin: El informe deber mostrar informacin por cada Comunidad Autnoma
durante los lKmos 3 aos.
Entregables: Presentacin con mulKmedia e informe escrito encuadernado
Supuestos: El Cliente entrega el listado de ventas antes del da
Recursos asignados: 2 analistas, 1 consultor y 3 notebooks
Duracin: 65 das hbiles
Hitos: dd/mm/aa - Informe preliminar aprobado por el patrocinador
dd/mm/aa Presentacin mulKmedia a los interesados
dd/mm/aa Informe nal aprobado por el cliente
Costo: 32.920
Dependencias: Antes de #1.2.3 y Despus de #3.4.1
Firma del Director del Proyecto: _____________
Criterios de calidad Tolerancia de calidad Mtodo de calidad Ap;tudes de calidad

requeridas
Cumple las normas de Como se dene en las Revisin de calidad de Equipo de markeKng
idenKdad corporaKva normas de idenKdad PRINCE2
La carta y el folleto reejan Ninguna Inspeccin Project Manager a
con exacKtud todos los cargo de la
detalles de la conferencia que conferencia
se han acordado
No hay errores de ortograva Ninguna Corrector ortogrco del Corrector de pruebas
ni de gramKca en ningn procesador de textos.
elemento del mailing Inspeccin
La carta adjunta ocupa slo Puede ocupar el dorso Inspeccin Corrector de pruebas
un lado de una hoja A4 de una sola hoja A4
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y no olvides incluir
Criterios de calidad Tolerancia de calidad Mtodo de calidad Ap;tudes de calidad

requeridas
Cumple las normas de Como se dene en las Revisin de calidad de Equipo de markeKng
idenKdad corporaKva normas de idenKdad PRINCE2
La carta y el folleto reejan Ninguna Inspeccin Project Manager a
con exacKtud todos los cargo de la
detalles de la conferencia conferencia
que se han acordado
No hay errores de ortograva Ninguna Corrector ortogrco del Corrector de pruebas
ni de gramKca en ningn procesador de textos.
elemento del mailing Inspeccin
La carta adjunta ocupa slo Puede ocupar el dorso Inspeccin Corrector de pruebas
un lado de una hoja A4 de una sola hoja A4
PROCESO DE CREACIN DE LA ETD
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Qu necesitamos?
ObjeKvos y
metas del
proyecto
Las
personas
Qu Requisitos a
adecuadas necesito? alto nivel
Equipo de proyecto
Partes interesadas
Patrocinador
Datos
histricos
Pasos
Revisar lo que
sabes
Control de los Tormenta de

cambios ideas y evaluar
Diccionario de
Iterar
la EDT
Revisin nal
Revisar la EDT
del equipo
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y un paso ms
Diagrama de ujo de productos
Control de calidad de la WBS

Descripcin S No
1 Has creado tanto el grco como el diccionario de la EDT?
2 Incluiste todos los entregables concretos?
3 Incluiste todos los componentes de soporte, de anlisis y de gesKn del proyecto?
4 Empezaste con un acta de consKtucin del proyecto con objeKvos del proyecto claros?
5 UKlizaste toda la informacin aplicable de proyectos anteriores?
6 Implicaste a todo el equipo y a las partes interesadas en la creacin de la EDT?
7 Se uKliz una nomenclatura coherente en toda la EDT?
8 Has creado la lnea base de la EDT para asegurar un control de cambios adecuado?
9 Tu EDT garanKza la trazabilidad a travs de otros documentos relevantes del proyecto?
1 Has organizado tu EDT sobre la base de tu organizacin y de tus funciones?
0
1 Has estructurado tu EDT empezando por las fases del proyecto?
1
1 Has puesto todos los paquetes de trabajo en el mismo nivel intencionadamente?
2
23
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Control de calidad de la WBS

Descripcin S No
13 El nombre del componente es un nombre?
14 Los componentes hijos suman el 100% del componente padre?
15 La descripcin detallada del alcance en el diccionario de la EDT es clara y
precisa?
16 Deniste las exclusiones perKnentes en el diccionario de la EDT?
17 Sabes cmo se muestra lo hecho y lo que se est entregando?
18 Las partes interesadas enKenden claramente este componente?
19 Hay algn otro componente con parte del mismo alcance?
20 Hay subentregables de unas 80 horas que deban denirse?
21 Hay una relacin uno a uno entre padre e hijo?
22 Este componente no es parte de tu proyecto?
HERRAMIENTAS
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Post-It
Mapas
Excel
mentales
Herramienta
s EDP
Word Visio
UTILIZACIN DE LA WBS
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28/05/13
Requisitos
Base para las

esKmaciones
Cronograma
Monitorizacin y
control
Informe de
situacin
EJEMPLOS
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Diagrama de una bicicleta. Autor: Al2

27
28/05/13
LECTURAS RECOMENDADAS
28
28/05/13
e e n p m . c o m
i n f o @ e v e r g r
e e n p m . c o m
w w w . e v e r g r
29

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Este taller no describe la tcnica WBS tal cual

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Primera representacin en un documento relaKvo al

El trmino EDT empieza a ser comn y aparece en una

El DoD y la NASA publican una gua relaKva al PERT donde se

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El gobierno de EE.UU. Publica PERT Implementa.on Manual

El DoD de EE.UU. Publica Work Breakdown Structures for

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El PMI publica la primera edicin de

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La descripcin narraKva del Un documento que especica, de

Una descomposicin Una tcnica de planicacin que

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Planicacin gradual Nivel de la WBS

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Cualquier producto, resultado Una entrada en la EDT que

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Diccionario de la WBS Paquete de trabajo

Un documento que describe cada El nivel ms bajo en cada rama de

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Una unidad de trabajo denida

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No es una lista de tareas

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Dene el alcance total Facilita el control de

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Matriz de asignacin de responsabilidades

1.1 1.2 2.1 2.2

OBS entregable entregable entregable entregable

1.1 1.2 2.1 2.2 3

Taller WBS Copyright EvergreenPM

Control del Base para tu

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No organizar por fases

fase 1 fase 2 fase 3

1.1 1.2 2.1 2.2

Taller WBS Copyright EvergreenPM

1.1 1.2 2.1 2.2

Taller WBS Copyright EvergreenPM

Tambin el alcance de proyecto

1.1 1.2 1.3 GesKn de 1.4

GesKn del GesKn de Monitoreo y

Taller WBS Copyright EvergreenPM

y las ac;vidades de soporte

1.1 1.2 2.1 2.2 2.3

Taller WBS Copyright EvergreenPM

Productos internos y externos

1.1 1.2 2.3