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Sesin 9

Adquisicin de Alimentos

Mblga. Patricia Avalos Carreo

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Sesin 9: Adquisicin de Alimentos

Definicin

La adquisicin o compras de alimentos es uno de los


puntos de control ms importantes que ayuda a obtener la
calidad y cantidad correctas, al precio adecuado y del
proveedor correcto.
Las metas son mantener la calidad y el valor, reforzar la
posicin competitiva del establecimiento y minimizar la
inversin del inventario.

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Sesin 9: Adquisicin de Alimentos

Las fallas que se produce en el control de


costos de los alimentos pueden tener un
efecto mas devastador, que los gastos
mayores que se pudieran realizar en
otras categoras.

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Sesin 9: Adquisicin de Alimentos

El aumento en los precios de los


ingredientes alimenticios, con
frecuencia, obliga a la gerencia a
examinar de nuevo las
necesidades para las compras de
la operacin.

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Factores de Adquisicin de Alimentos


Existen muchos factores que dictan las necesidades de
adquisicin.
Pronostico del volumen de ventas

Tamao y frecuencia de las ordenes de compra

Estndares de calidad y sanidad

Distancia entre el establecimiento y el del


proveedor

Tamao y frecuencia de las entregas


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Las funciones de adquisicin

Los factores que afectan las necesidades de adquisicin estn


relacionados con las funciones del punto de control.
Establecimiento y mantenimiento de una adecuada
provisin de productos alimenticios y no alimentarios.
Minimizar la inversin de la operacin en el inventario.
Mantener la calidad, la sanidad y los estndares de costos
de la operacin, al mismo tiempo que se reducen de la
operacin.
Mantener la posicin competitiva de la operacin.
Comprar el producto, no hacer tratos.

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Las funciones de adquisicin

Muchas de las funciones de la operacin de servicio de


alimentos pueden llegar a retrasarse o hasta detenerse por
completo, si la cantidad y calidad de productos necesarios
no estn disponibles en el inventario.
La meta general de las compras es la de obtener productos
alimenticios y no alimenticio de calidad en las cantidades
apropiadas y a un precio razonable.

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Las funciones de adquisicin

(2) (6) Almacena Recepcin


productos (4)
Asuntos de
forma de
Orden de (6)
requisicin
pedido Factura
y guas
(5)
Entrega de
Departamento (3)
Departamento (1) (2)
de alimentos y Bodega Contabilidad productos y
de compras factura/gua
bebidas

Forma de Forma de Orden del (7)


requisicin compra pedido registro Revisin
de compras
El departamento de compras desempea
un papel importantes en el flujo de
productos en las instalaciones para el Proveedor
servicio de alimentos 8
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Especificaciones Estndar para las Compras

Consiste de manera precisa la calidad, la cantidad y otras


caractersticas de los productos que un establecimiento
compra.
Son una herramienta que la gerencia defina exactamente
lo que se necesita para eliminar la confusin del proveedor
y se facilita el procesos de la oferta.
Estas especificaciones pueden ser elaboradas por un
equipo general integrado por la gerencia, el chef ejecutivo,
el encargado de las compras y otros usuarios.
En el siguiente cuadro, se presenta un ejemplo de formato
para especificaciones estndar de compras.

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Formato de Especificaciones Estndar para


las Compras
(Nombre de la operacin de Alimentos y bebidas)
1. Nombre del producto: ___________________________________________
2. Producto utilizado para.
Indicar claramente la utilizacin del producto (por ejemplo: aceituna para decorar bebidas; carne para
hamburguesas para frer en asado y servida en sndwich, etc.)
3. Descripcin general del producto.
Proporcione informacin general de la calidad sobre el producto deseado. Por ejemplo, lechuga: las
cabezas debern estar verdes, firmes y sin descomposicin, sin tierra excesiva o daadas. No mas de 10
hojas externas; empacar 24 piezas por bulto.

4. Descripcin detallada.
El comprador debe especificar otros factores para identificar claramente los productos deseados: Variedad,
tipo, estilo, grado, tamao de produccin, marca, densidad, medio de empaque, gravedad espacial.

5. Procedimiento de prueba del producto.


Se verifican en el momento en el que el producto se recibe y en el momento/despus de que el producto
es preparado/usado.
6. Instrucciones y requisitos especiales. 10
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Especificaciones Estndar para las Compras

Las especificaciones desarrolladas pueden utilizarse una y


otra vez para los nuevos proveedores, los cambios de
men y los controles de calidad. Proveedores

Cambios
en el
men

Especificaciones
estndar para las Control de
compras calidad

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Especificaciones Estndar para las Compras

Las especificaciones estndar de compras son tiles


nicamente si reflejan exactamente las necesidades
particulares de la operacin.

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Hoja de especificaciones para muestras de


alimentos
Es una herramienta que ayuda a estandarizar las
evaluaciones de los productos que la operacin est
considerando para su compra. Puede ser utilizada para
registrar la informacin sobre las compras, el almacenaje,
la preparacin y el servicio de dichos productos.
La hoja de especificaciones para muestras de alimentos
hace que la seleccin de los productos sea mas objetiva y
que sea menos probable el resultado de las preferencias
personales del comprador.

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Contenido de la hoja de datos para


muestras de alimentos
1. Producto.
2. Marca.
3. Representante.
4. Variedades disponibles.
5. Tiempo de caducidad (congelado, refrigerado, seco)
6. Consideraciones de preparacin y sanidad.
7. Sugerencias para el men.
8. Apoyos de comercializacin disponible.
9. Tamao del empaque (numero de porciones).

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Contenido de la hoja de datos para


muestras de alimentos
10. Distribucin.
11. Pedido mnimo.
12. Cualquier informacin adicional sobre el pedido.
13. Tiempo de produccin.
14. Precio aproximado por el servicio.
15. Anlisis nutricional e ingredientes.
16. Hoja de especificaciones.

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Orden de compra

Es una herramienta que mantiene el control en las


compras.
La orden de compra contiene los detalles de un pedido
hecho a un proveedor.
Este formato la llena el encargado de compras de la
operacin y luego es enviada al proveedor. Se debe
guardar una copia de este pedido para facilitar el registro
interno.

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Formato de Orden de compra


Numero de Orden de Compra: Fecha de Pedido:
Forma de Pago:
A: (proveedor)
Del Enviado a:
(nombre de la operacin de servicio de alimentos
Fecha de Entrega:

(direccin) (direccin)
Por favor enviar:

Cantidad Unidades Costo


Ordenada
Descripcin enviadas unitario
Costo Total

Costo Total

Firma autorizada 17
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Sistema de Inventario PEPS (Producto que


entra, producto que sale)
Es un sistema el cual los productos alimenticios se utilizan
o venden conforme el orden que hayan sido recibidos.

COMPRA UTILIZACION VENTA

Alimentos Platos
NOTA

Si en una operacin de servicio de alimentos compra, usa y


vende un producto en mal estado, es responsable de
cualquier perjuicio que resulte.
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Las Compras y el Personal

Las compras son una funcin gerencial.


En operaciones ms reducidas, el gerente o un asistente
clave (asistente de gerencia, el chef ejecutivo, el
administrador de la cocina) podra realizar el trabajo de
comprador de tiempo parcial.
El comprador es el responsable del punto de control de las
compras de una operacin.

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El Comprador Exitoso

El comprador debe contar con habilidades, conocimientos


generales y tcnicos por que el comprador una parte del
equipo gerencial de la operacin.
Las habilidades son necesarias para el posicionamiento
hacia del establecimiento, as como las metas a corto y a
largo plazo.
El conocimiento ayuda a realizar las actividades de
compras de acuerdo con el plan general de la gerencia.
El conocimiento tcnico ayuda al comprador a realizar su
trabajo en forma mas eficiente. Los libros de texto, los
boletines de comercio, las asociaciones industriales
resultan ser buenas fuentes de informacion.
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El Comprador Exitoso

El nivel de experiencia tcnica del comprador tambin


depende de su conocimiento sobre la calidad, sanidad y
estndares de costos de la operacin, as como saber que
tipo de productos renen estos estndares.

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El comprador exitoso: Habilidades


Interpersonales
Las habilidades interpersonales son muy importantes
porque el comprador debe ser un comunicador; l o ella
interactan con los jefes de departamento, miembros del
personal en el departamento de compras, y otros
miembros del personal de la gerencia.
Las habilidades de comunicacin del comprador tambin
son importantes cuando se est trabajando con los
proveedores.

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El comprador exitoso: Los Estndares


Tcnicos
Los estndares tcnicos pueden ser difciles de especificar,
pero ciertamente dos de las consideraciones mas
importantes son la honestidad y la confiabilidad.
Un comprador frecuente tiene que enfrentarse a la
tentacin en forma de oportunidades de ofertas
personales y de tratos por debajo de la mesa.
Es la responsabilidad del gerente revisar de cerca las
funciones de las compras para mantener un comprador
honesto.
Las revisiones inadvertidas tambin ofrecen un estimulo al
comprador para evitar que se comprometan los
estndares de sanidad, calidad y control de costos del
establecimiento. 23
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El comprador debe..

Cumplir con las cinco funciones de adquisicin.


Minimizar la inversin en el inventario de una operacin
para evitar los inventarios excesivos que provocan la
descomposicin y la contaminacin potencial.
Mantener la calidad, sanidad y estndares de costos de la
operacin.
Trabajar para mantener la posicin competitiva de la
operacin.
Adquirir el producto, no el trato. l o ella nunca debern
comprometer los estndares del establecimiento por un
mejor precio.

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El Comprador y las Negociaciones

El comprador es responsable de conducir las


negociaciones con los proveedores de la operacin. Los
precios a la compra, las cantidades que deben ser
adquiridas, los itinerarios de entrega, as como otros
servicios del proveedor.
El comprador deber comunicar al proveedor los
estndares de calidad, sanidad y costos; y mantenerse
informado sobre las formas en las que pueden mejorar su
servicio hacia la operacin.
Las buenas relaciones con los abastecedores ayudan a
garantizar que el comprador obtendr el mejor valor en las
ofertas que puedan hacerle cada proveedor.
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Proveedores

Son otro componente humano en la funcin de compra


que satisface las necesidades de compra de una operacin.

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Evaluacin de los Proveedores

El establecimiento deber evaluar peridicamente a estos


proveedores, basndose en los siguientes criterios.
Polticas sanitarias.
Tamaos y servicios.
Relaciones con el personal y laborables.
Poder adquisitivo y posicin financiera.
Productos y precios.
Reputacin.
Valor.

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Evaluacin de los Proveedores:


Polticas Sanitarias
Las polticas sanitarias pueden ser observadas mediante
visitas peridicas inadvertidas, a las bodegas o plantas
procesadoras de distribucin.

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Evaluacin de los Proveedores:


Polticas Sanitarias
El representante de la operacin de servicio de alimentos
puede revisar que las instalaciones se encuentren limpias y
con un mantenimiento adecuado, dando un paseo por el
local del distribuidor.

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Evaluacin de los Proveedores:


Polticas Sanitarias
La persona que recibe las entregas, debe inspeccionar
peridicamente los vehculos de entregas al momento de
que los alimentos son descargados.
Los productos refrigerados y congelados deben estar en
vehculos equipados con almacenaje de refrigeracin.

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Evaluacin de los Proveedores:


Polticas Sanitarias
El departamento de salud debe proporcionar al
establecimiento de servicio de alimentos una impresin
general de las instalaciones del distribuidor basndose en
inspecciones previas. Sobre todo, el proveedor debe estar
aprobado por las autoridades reguladoras.

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Evaluacin de los Proveedores:


Tamao y servicios
El tamao de la compaa distribuidora debe ser adecuado
para cumplir con las necesidades de la operacin,.
Los servicios de aprovisionamiento incluyen los arreglos
del itinerario de entrega, lo cual, ayuda a la operacin a
evitar tanto una sobrecarga como una escases de
productos.

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Evaluacin de los Proveedores:


Tamao y servicios
Otros servicios de abastecimiento incluyen una impresin
en computadora de todos los productos pedidos durante
un periodo determinado.
Este reporte llamado reporte de velocidad, ofrece a la
gerencia una herramienta, para el anlisis de perdidas,
desperdicios o robos.

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Evaluacin de los Proveedores:


Relaciones con el Personal y Laborales
El personal de ventas y entrega
de una empresa distribuidora
tambin deber ser evaluado.
Un proveedor debe tener
vendedores que conozca sus
productos y puedan ayudar al
comprador a familiarizarse con
las alternativas de productos
que puedan cumplir con las
necesidades de operacin.

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Evaluacin de los Proveedores:


Relaciones con el Personal y Laborales
Los representantes de ventas del distribuidor tambin
puede ofrecer valiosa informacin de mercado.
El proveedor puede mantener al establecimiento al
corriente de las condiciones del mercado que son
cambiantes segn las estaciones de crecimiento.
El personal de ventas mantiene tambin informado al
establecimiento sobre los descuentos promocionales
ofrecidos por los productores y los fabricantes.
Ventas
Carne
Arroz

Harina Huevos

Queso Leche

Periodo 35
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Evaluacin de los Proveedores:


Relaciones con el Personal y Laborales
El persona de entrega
tambin representa al
proveedor. Deben ser
considerados su apariencia y
actitud, as como los otros
factores relacionados con su
trabajo tales como la
habilidad del proveedor para
crear un compaerismo
entre los miembros de su
personal.

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Evaluacin de los Proveedores:


Poder adquisitivo y Posicin financiera
El poder adquisitivo y la posicin financiera del proveedor
son muy importantes. Los distribuidores compran grandes
cantidades a bajo costo por unidad; y de esta forma una
porcin de lo que se ahorra puede ser pasada al negocio
de servicio de alimentos.

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Evaluacin de los Proveedores:


Productos y Precios
Los productos y los precios
son un punto de evaluacin
critico. Los proveedores
estn obligados a cobrar
una precio justo.

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Evaluacin de los Proveedores:


Reputacin
La reputacin del proveedor esta relacionada sobre la
confianza, la consistencia y lo previsible de su compaa.
La operacin de servicio de alimentos debe seleccionar a
los proveedores que responden por sus productos y
servicios.
Los proveedores son socios de un negocio de servicio de
alimentos porque ellos se llevan una parte del xito. Los
compradores y los proveedores pueden trabajar juntos
para satisfacer las necesidades del mercado de la
operacin.

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Sesin 9: Adquisicin de Alimentos

Evaluacin de los Proveedores:


Valor
El valor es el criterio final , es el resultado general de los
otros seis factores. Actualmente, los distribuidores con
valor agregado estn revolucionado la relacin entre el
operador y el distribuidor.
Los distribuidores con valor agregado ofrecen servicios
mas all de aquellos que normalmente se esperan,
incluyendo los anlisis nutricionales, pruebas de control de
calidad, educacin sobre productos, servicios de
computacin y otros mas.

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Sesin 9: Adquisicin de Alimentos

Evaluacin de los Proveedores:


Valor
El valor es el criterio final , es el resultado general de los
otros seis factores. Actualmente, los distribuidores con
valor agregado estn revolucionado la relacin entre el
operador y el distribuidor.
Los distribuidores con valor agregado ofrecen servicios
mas all de aquellos que normalmente se esperan,
incluyendo los anlisis nutricionales, pruebas de control de
calidad, educacin sobre productos, servicios de
computacin y otros mas.

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Sesin 9: Adquisicin de Alimentos

Las Compras y las Instalaciones

Las instalaciones de una operacin de servicio de


alimentos ayudan a determinar el mtodo de compra que
seguir la operacin.
Para instalaciones espaciosas se pueden utilizar grandes
pedidos, teniendo el control sobre los costos.
En los negocios mas pequeos, los pedidos son mas
reducidos y el proceso de compra tiende a ser informal.

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las Compras y los Cambios

Las condiciones de compra pueden cambiar de temporada


en temporada, de semana en semana, y en algunos casos,
de un da para otro.
Los patrones de compra deben alterarse cuando las
condiciones cambian, pero primero, se deben realizar
pronsticos, evaluacin del impacto en los estndares de
sanidad, calidad y costos de la operacin.
En la evaluacin sistemtica, los riesgos deben ser
aclarados, analizados y reducidos.

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las Compras y los Cambios

En un intento de minimizar la inseguridad en el punto de


control de compras, los estndares, as como revisiones
sensoriales y de temperatura, deben utilizarse para
determinar la calidad del producto y evaluar los riesgos de
sanidad.
Si un sistema del programa sanitario de gestin de riesgos
esta bien llevado, es relativamente fcil de llevar a cabo el
cambio de un producto o de actualizar los estndares.
Cuando dicho sistema no esta bien ejecutado, se vuelve
muy difcil controlar las actividades de compra.

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Las Compras y el Programa Sanitario de


Gestin de Riesgos
Las compras pueden representar un riesgo si la planeacin
del men se hace fortuitamente y los objetivos de las
compras no son entendidos claramente.
Los riesgos pueden reducirse si el comprador esta
capacitados con los siguientes puntos en una operacin:
Estndares de calidad, sanidad y costos.
Mtodos de produccin de los alimentos.
Procedimientos de compra.
Proveedores y competidores.

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