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Auditora administrativa

Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa

Licenciatura / Ingeniera en:


Gestin y Administracin de Pequeas y Medianas Empresas

Programa de la asignatura
Auditora administrativa

Clave
07143525

Universidad Abierta y a Distancia de Mxico


UnADM

Divisin de Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyME 1


Auditora administrativa
Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa

Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa

Presentacin de la unidad

En esta unidad conocers los instrumentos y herramientas de auditoria, teniendo en


cuenta la importancia de su aplicacin en el proceso de ejecucin y su metodologa para
llevar a cabo una auditoria administrativa de calidad en las PyME. De aqu que para llevar
a cabo una auditora administrativa, es necesario contar con un marco metodolgico que
oriente las acciones en sus diferentes etapas: planeacin, instrumentacin, examen,
informe y seguimiento. Cada una de ellas dispone de una serie de componentes
necesarios e indispensables para cumplir con su objetivo. El marco metodolgico
representa el camino indicado para guiar las acciones de una auditoria administrativa, as
como tambin para brindar a una organizacin los elementos de juicio idneo para
transformar las experiencias que se identifiquen en conocimientos.

Como primer punto se presenta la metodologa de la planeacin, en donde se deriva los


factores a revisar en la auditoria y fuentes de informacin necesarias para la investigacin
preliminar, as como tambin la preparacin del proyecto de la auditoria y del diagnstico
preliminar, necesario para que el estudiante desarrolle la metodologa necesaria de la
auditora administrativa.

En el segundo tema, se aborda la recopilacin de informacin y tcnicas de recoleccin


de dicha informacin tales como; la investigacin documental, observacin directa,
acceso a redes de informacin, entrevistas y cuestionarios. Para lo cual se toma en
cuenta los aspectos de medicin; como lo son los indicadores y los papeles de trabajo del
auditor necesarios para proceso de la auditora administrativa, las evidencias que
sustentan los hallazgos y la supervisin del trabajo de auditora que llevan a una
auditora de seguimiento.

En el tercer tema, se seala el procedimiento de la aplicacin de las tcnicas de anlisis


de interpretacin de hechos encontrados en la auditora administrativa, as mismo el
enfoque del anlisis administrativo para la preparacin del proyecto de la auditoria, en la
formulacin de un diagnstico administrativo.

Por ltimo, se establece los lineamientos generales necesarios para la preparacin de la


auditora administrativa, como tambin los tipos de informacin de avance de la auditoria
para evaluar estratgicamente el desempeo de manera objetiva del proceso
metodolgico de la auditora administrativa.

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Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa

Propsito de la unidad

Al finalizar la unidad, logrars:

Determinar la metodologa de la planeacin de la auditoria administrativa.


Distinguir los instrumentacin aplicar.
Aplicar las tcnicas de anlisis de interpretacin de hechos de auditora
administrativa.
Determinar la Informacin peridica de la evaluacin de la auditoria administrativa.

Competencia especifica

Aplicar instrumentos administrativos mediante la implementacin de una metodologa de


planeacin que permita recopilar informacin del proceso administrativo de las PyME.

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Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa

Temario de la unidad

Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa. ........................................................ 2


Presentacin de la unidad. ............................................................................................. 2

Propsito. ....................................................................................................................... 3

Competencia especifica. ................................................................................................ 3

2.1. Metodologa de la planeacin. ................................................................................. 5

2.2. Instrumentacin de la Auditora Administrativa ........................................................ 9

2.3. Tcnica de anlisis e interpretacin de hechos ..................................................... 13

2.4. Informacin peridica de la evaluacin. ................................................................. 17

Para saber ms ............................................................................................................ 21

Fuentes de consulta ..................................................................................................... 21

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Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa

2.1. Metodologa de la planeacin

Como se mencion en la unidad uno, la auditora administrativa es importante ya que


representa el camino indicado para guiar las acciones de la misma y la alternativa de
brindar a una organizacin los elementos de juicio idneos para transformar las
experiencias en conocimiento, as como, es una oportunidad para evaluar
estratgicamente el desempeo de manera crtica y objetiva, fortalecer las capacidades
distintivas y crear las condiciones para un crecimiento sostenido, tambin, es importante
reflexionar que la metodologa es consistente al considerar las sugerencias, entrevistar
antes de la ejecucin de la misma, especificando el tiempo que comprender la revisin,
cuando en la auditora de seguimiento se detecten nuevas irregularidades, se deber
ampliar el alcance de los procedimientos de dicha auditora en las pequeas y medianas
empresas.

De esta manera, en la metodologa de la planeacin es necesaria debido a que


proporciona un panorama administrativo general del organismo social que se audita,
sealando el grado de efectividad con que opera cada una de las unidades
administrativas.

Actualmente, la tarea en la metodologa al aplicarla el profesional de la administracin,


consiste en determinar las ineficiencias existentes, elevar soluciones y prestar
colaboracin a la empresa para ser ms efectiva. Por lo que el autor Rodrguez Valencia,
(2005: 295-296) propone una serie de actividades en un mtodo tales como:

Estudio preliminar.
Planeacin de la auditora administrativa.
Investigacin y examen de los elementos.
Anlisis y evaluacin de la informacin obtenida.
Informe de auditora administrativa.
Implantacin de las recomendaciones.

Los autores que han intervenido en el anlisis de esta actividad administrativa, tal es el
caso de Enrique Benjamn Franklin y Alfonso Amador Sotomayor que realizan una
importante aportacin a la metodologa de la auditoria administrativa, en donde Franklin
(2007:74) hace mencin que la metodologa de la auditoria administrativa tiene el
propsito de servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes
fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica, se unifiquen
criterios y se delimite la profundidad con que se revisaran y aplicaran los enfoques de
anlisis administrativos para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

En consecuencia, para llevar a cabo una auditoria administrativa es necesario contar con
un marco metodolgico que oriente las acciones a aplicar en las etapas que seale el
auditor para que se cumpla su finalidad y ejecucin de la auditoria.

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Y a su vez Sotomayor (2008) establece que en los factores a revisar y fuentes de


informacin una vez obtenida dicha informacin (recopilacin y registro de datos), sta
deber ser sometida a un procedimiento de anlisis para conocer la eficiencia con que la
empresa ha logrado o est logrando sus objetivos, y adems permita descubrir las
causas que impiden la operacin normal de un sistema, un procedimiento, un mtodo de
trabajo, provocando con esto una reduccin de su eficiencia. El anlisis provee una
descripcin ordenada de los datos, con el fin de someterlos a un examen crtico que a su
vez permita conocer en todos sus aspectos y detalles el objeto al cual se aplica el estudio
de auditora administrativa, y que conduzca este esfuerzo a diagnosticar los problemas
administrativos.

Otro autor, tambin apegado al manejo y diagnstico de las empresas coinciden con soto
mayor y Franklin, es Rodrguez valencia (2005:296). Que el menciona que el proceso del
estudio de auditora administrativa conduce a diagnosticar los problemas administrativos,
los cuales abarca la siguiente secuencia de pasos.

1. Conocer el hecho o situacin que se analiza.

2. Describir ese hecho o situacin.

3. Descomponerlo a fin de conocer todos sus detalles y aspectos.

4. Examinarlo crticamente y comprender cada elemento.

5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido. Hacer


comparaciones y buscar analogas o discrepancias con otros hechos.

6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado


individualmente y en conjunto; tomando en cuenta que los fenmenos
administrativos no se comportan en forma aislada y por s solos, sino que son
tambin producto de las circunstancias del ambiente que los rodea.

7. Identificar y explicar las diferencias y sus causas con el fin de resolverlas; esto es,
formular un diagnstico de la situacin.

8. Uno de los factores ms importantes para el trabajo del consultor, y del cual
depende su xito, es que el personal participante est preparado para prestar el
servicio que se compromete a dar, ya que, cuando el servicio es el adecuado para
el cliente, este tender a utilizar la consultora en nuevas reas haciendo una
extensin del servicio contratado.

9. Los objetivos de la auditora administrativa son: proporcionar un panorama


administrativo general de la empresa que se audita, sealando el grado de
efectividad con que opera cada una de sus funciones (compras, venta, personal,
etc.) que la integran. Asegura mejores resultados, ayudando a la direccin a
lograr y mejorar la posicin de la empresa.

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En consecuencia, lo anterior determina que la preparacin del proyecto de auditoria


administrativa comprende la tarea de integrar un nmero de elementos que el auditor
administrativo debe tener presente aun durante el anlisis preliminar; de otro modo
podr verse en dificultades, desde los puntos de vista personal y fecha de terminacin del
trabajo. Por lo tanto, es importante hacer nfasis en el diagnostico preliminar, sus fuentes
de informacin ya que proporciona una evaluacin cuantificada de la eficiencia con la que
cada rgano de la institucin desarrolla sus funciones administrativas y las diferentes
etapas del proceso administrativo, sealando las reas cuyos problemas exigen una
mayor atencin de parte de la direccin de la PyME en estudio.

Para la comprensin y anlisis, lee el Captulo 3: Metodologa de la


auditora administrativa del libro auditoria administrativa: Gestin
estratgica del cambio de Enrique Benjamn Franklin, pg. 75-82; para
revisar los argumentos del autor respecto a las consideraciones que hace
sobre las metodologa de la auditoria en los factores y fuentes , investigacin
preliminar y diagnsticos administrativo.

Tomando en consideracin lo expuesto en esta lectura, la planeacin de su metodologa y


las fuentes de informacin, as como, sus estudios preliminares, estas representan las
instancias internas y externas que el auditor recurrir para captar la informacin que se
registrar en los documentos y papeles de trabajo. Todo esto basado en la magnitud o
grado de complejidad de la auditoria.

Por lo que la importancia en el diagnstico, radica en que es un mecanismo de estudio y


aprendizaje toda vez que fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en
conocimiento administrativo, que permite evaluar tendencias y situaciones para formular
una propuesta interpretativa, o modelo analtico de la realidad. El diagnstico
administrativo puede convertirse en la ventaja competitiva porque con base a los
parmetros se puede definir lo que se puede mejorar en las pequeas y medianas
empresas, brindando en forma ms aplicada la confianza de llevar acabo cada una de las
actividades en apoyo a la administracin como lo es la auditoria administrativa.

En conclusin la metodologa de la planeacin consiste en determinar en el proceso de la


auditoria las ineficiencias existentes, elevar soluciones y prestar colaboracin a la
empresa para ser ms efectiva, por lo que el marco metodolgico representa el camino
indicado para guiar las acciones de una auditora administrativa, presentando alternativas
que brinden a una empresa elementos esenciales tales; como la evaluacin estratgica
del desempeo, el fortalecimiento de capacidades distintivas, la creacin de condiciones
necesarias para un crecimiento sostenido.

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Para ilustrar mejor la etapa de metodologa srvase de ejemplo el siguiente


material sobre el Congreso internacional de contadura, administracin e
informtica. Ponencia: La auditora administrativa en las micro y pequeas
empresas por Corral, Bravo y Valenciana.

Esta lectura te servir para entender mejor el marco metodolgico de una


auditora administrativa.

Para concluir este tema realiza la Actividad 1. Diagnstico preliminar.

Entra al aula y da clic en Actividades

En el prximo tema estudiar la instrumentacin de la auditora administrativa.

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2.2. Instrumentacin de la Auditora Administrativa

Una vez que has revisado la metodologa de la planeacin es importante resaltar la


necesidad en la instrumentacin de la auditoria administrativa, esta a su vez, busca como
recopilar informacin a travs de tcnicas de recoleccin como la observacin directa, el
acceso a redes de informacin, entrevistas y cuestionarios. Generando estas escalas de
mediciones o indicadores que representan aspectos de medicin, as tambin los papeles
de trabajo del auditor, las evidencias que sustentan los hallazgos encontrados en la
auditora y la supervisin del trabajo realizado.

Para efectuar una auditora en una pequea o mediana empresa, es necesario crear
procedimientos asociados a la auditoria y la documentacin necesaria para respaldar la
opinin del auditor administrativo. Respecto a la revisin del control interno, la auditora
tradicional (financiera) centra su atencin en el control financiero, sin embargo, para la
auditora administrativa asume mayor importancia el control administrativo y el auditor
verificar mediante instrumentos si la direccin est obteniendo informacin pertinente a
las decisiones y acciones que debe emprender.

Para el autor Sotomayor (2008) comenta que esto requerir un anlisis extenso de las
necesidades de informacin con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para
satisfacerlas. Por tanto, todos los procedimientos asociados con la auditora administrativa
implicarn un aumento considerable en el tiempo dedicado a la evaluacin de sus
procesos, incluirn el uso de cuestionarios bien estructurados y definidos, una mayor
confianza en las entrevistas con gerentes, y requerirn un estudio afondo del sistema de
informacin.

En la prctica se pueden combinar dos o ms tcnicas de auditora, para generar lo que


se denomina procedimientos de auditora. Franklin (2007:91) hace mencin que los
procedimientos de auditora se definen como: Las tcnicas de anlisis aplicables a una
variable o grupo de hechos, relativos a la administracin, sujetos a examen y evaluacin,
mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciacin. La naturaleza de los
procedimientos de auditora, los diversos tipos de organismos sociales, y concretamente
su manera de operar, hacen imposible establecer procedimientos rgidos para llevar a
cabo un examen y una evaluacin de tipo administrativo. Por tanto, el auditor deber
aplicar su criterio profesional y tomar la decisin, de cul procedimiento de auditora ser
el ms indicado y eficiente.

El auditor debe seleccionar aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluacin
del desempeo de la organizacin, y exponerlos de una manera fcil de entender, con el
propsito de que los funcionarios puedan hacer uso de ellos.

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De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) menciona que la primera etapa de
instrumentacin consiste en recoger informacin. Es una etapa clave, ya que las
conclusiones debern basarse en la misma .Los errores de informacin o informacin
parcial darn como resultado conclusiones errneas, en este caso, la bsqueda de
informacin es en lo que difieren las formas de analizar una situacin. En muchas
ocasiones, la experiencia del auditor y su buena apreciacin reemplazan integralmente la
bsqueda y utilizacin objetiva. Se debe tener en cuenta que el origen y las
caractersticas de la informacin a utilizar en el anlisis son variados, por ejemplo:

La informacin externa de la empresa dar el marco de referencia, es decir,


indicar las caractersticas, posibilidades y situacin particular del medio en que se
mueve la PyME.
La informacin interna es fundamentalmente de dos tipos: la que ha sido
registrada y las experiencias que han acumulado personas que pertenecen a la
empresa. Este ltimo tipo de informacin deber recogerse a travs de
conversaciones o entrevistas, planeadas y ejecutadas ordenadamente. En cuanto
a la informacin que existe en forma de registro, se debe analizar su utilidad y
cobertura.

Revisa el Captulo7: Obtencin, registro y validacin de informacin, del


libro Auditora administrativa de Alfonso Amador Sotomayor; para revisar los
argumentos del autor respecto a los puntos vistos anteriormente y las
consideraciones que hace sobre utilizacin de las tcnicas de auditoria,
registros de formas de informacin, diseo y utilizacin de papeles de trabajo,
anlisis y seleccin de informacin y observacin especifica.

De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) el desarrollo de instrumentacin de


la Auditora se divide en nueve fases:

1. Recopilacin de informacin y las fuentes de informacin.


2. Investigacin preliminar.
3. Preparacin del proyecto de auditoria.
4. Diagnostico preliminar.
5. Tcnicas de recoleccin.
6. Medicin.
7. Papeles de trabajo.
8. Evidencias.
9. Supervisin del trabajo.

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En lo que es la recopilacin de informacin y sus fuentes de informacin el acceso a


redes de informacin permite detectar informacin operativa o normativa de clientes,
socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, entre otras. As como
la entrevista consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas, para
obtener informacin este; es la fuente ms empleada, puesto que el entrevistador al tener
contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y
recibir comentarios de dicha entrevista. Para ello, es conveniente observar los siguientes
aspectos:

Tener claro el objetivo, para lo cual, se recomienda preparar previamente una gua
de entrevista sobre la informacin que se desea obtener.
Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo, esto es, desarrollar un
esquema de trabajo, asignando responsabilidades y determinando las reas o
unidades a auditar.
Concertar previamente la cita, para verificar que el entrevistado est debidamente
listo para preparar la informacin con el tiempo y la tranquilidad necesaria para
disminuir el margen de error y evitar interrupciones.
Clasificar la informacin que se obtenga, en cuanto a la situacin real, o la relativa
sugerencia.
En los cuestionarios, las preguntas deben ser claras y concisas con un orden
lgico, redaccin comprensible y facilidad de respuesta evitando recargarlo con
demasiadas preguntas, con esto se obtendr la informacin deseada en forma
homognea que est constituido por series de preguntas escritas, predefinidas,
secuenciadas y separadas por captulos.
Las cedulas, se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el
propsito de la auditora, estn conformados por formularios cuyo diseo incorpora
casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido
para su revisin y anlisis, no obstante si en el curso de la revisin se advierten
situaciones de las que se puedan inferir la existencia de irregularidades, las
pruebas debern ampliarse hasta conseguir evidencia suficiente.
En la medicin, las escalas cumplen la funcin de garantizar la confiabilidad y
validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo que
posteriormente servir para comprobar la veracidad de las observaciones,
conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditora.

Los papeles de trabajo en una auditoria se utilizan para ordenar, agilizar e imprimir
coherencia a su trabajo de auditoria, por lo que el auditor debe hacerlo en lo que se
denomina papeles de trabajo, son los registros en donde describe las tcnicas y
procedimientos aplicados en el proceso, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y
las conclusiones alcanzadas para aterrizar los resultados. De esta manera, proporcionan
el soporte principal en donde el auditor habr de agregar en su informe, las
observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo, el auditor debe preparar y
conservar los papeles de trabajo, porque son estos; el testimonio del trabajo realizado y el
respaldo de sus juicios y conclusiones por parte del auditor.

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En concreto se debe incluir la identificacin de la auditora, su proyecto, ndices,


cuestionarios, cdulas y resmenes del trabajo realizado, las observaciones recibidas
durante la aplicacin de la auditora. Asimismo las observaciones del desarrollo del
trabajo, ajustes y lineamientos para su presentacin e informacin y facilitar el acceso a
su consulta. Por lo que deben estar redactados en forma clara, ordenada y ser lo
suficientemente slidos y convincentes en sus argumentos para que cualquier persona lo
revise y pueda darle una secuencia y seguimiento al trabajo de auditoria.

Para la comprensin y anlisis del tema lee el Captulo 3: Metodologa de la


auditora administrativa del libro auditoria administrativa: Gestin
estratgica del cambio de Enrique Benjamn Franklin, pg. 82-113, para
revisar los argumentos del autor respecto a la recopilacin de informacin,
Tcnicas de recoleccin, la medicin, los papeles de trabajo, las evidencias, la
supervisin del trabajo y el examen.

Para resumir, la instrumentacin se determina en reunir la informacin a travs de


tcnicas de recopilacin que ayudan a:

Que constituyan una prueba del trabajo realizado.


Sean el punto de apoyo para emitir las recomendaciones que considere
necesarias.
Sean fuentes de informacin, a la que se puede recurrir en el momento que lo crea
necesario.
Sean memorias de experiencia recopiladas.

Para concluir este tema realizars la siguiente Actividad 2. Instrumentos del


proceso administrativo. Para ello, entra al aula y da clic en Actividade.s

En el prximo tema estudiar la tcnica de anlisis e interpretacin de hechos

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2.3. Tcnica de anlisis e interpretacin de hechos

En la auditora administrativa, al considerar las tcnicas de anlisis es hablar de La


eleccin de las tcnicas de anlisis administrativo y obedecer a la factibilidad de su
aplicacin, como a los estudios que se van a realizar; a la disponibilidad de tiempo; pero
sobre todo, al grado de preparacin del personal con que se cuenta.

De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) entre las tcnicas que por lo comn
se utilizan para realizar o auxiliar en el anlisis de problemas administrativos, se
encuentran las siguientes:

Organigrama Representa la estructura de un organismo social, se clasifican:


contenido-mbito de aplicacin-presentacin.

Cuadro de
distribucin del Estudia la posibilidad de reestructurar la organizacin con
trabajo el fin de lograr ms fcilmente los objetos.

.
Representa el flujo de las operaciones, por ejemplo:
Grficas de flujo
operaciones-formas-hombres-productos, etctera.

.
Graficas de Representa
. el bosquejo del rea fsica de trabajo, puede
distribucin ser para: maquinara-equipo-rea trabajo.

Grficas .
estadsticas Resume las relaciones numricas y cronolgicas
.
.
Planea y controla un conjunto complejo de actividades-
Grficas de .
funciones y relaciones, por ejemplo: grfica de Gantt, PERT-
programacin
CPM
.
.
.
En el enfoque del anlisis .administrativo, se constituyen los instrumentos necesarios en la
auditora para complementar las observaciones y evaluarlas, naturalmente la evaluacin
.
consiste en analizar, estudiar y considerar lo examinado; Junto a esto, la auditoria
administrativa pretende considerar
. las actividades de acuerdo con el grado de eficiencia y
llevar con la extensin necesaria el desarrollo de la auditora. Adems se van a apreciar
los resultados de la accin, comparndola con el plan establecido, causas de las

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desviaciones y posibles medidas de correccin que permiten nuevos planes y, por tanto,
volver a iniciar el proceso administrativo desde el punto de vista de la participacin
individual.

El procedimiento de auditora para una evaluacin administrativa consiste en hacer el


anlisis de los cuestionarios generales por reas y otros procedimientos necesarios, de
acuerdo con las circunstancias hechas por el auditor administrativo, esto es, examinar
cuidadosamente la hojas de anlisis, formar un criterio de las mismas y hacer las
consideraciones que se saben convenientes para hacer una evaluacin sistemtica, de
acuerdo con las tcnicas de auditora y principios de la administracin. En el momento de
ser creados y puestos en prctica, los sistemas pueden ser apropiados y funcionar
satisfactoriamente; pero al paso del tiempo y debido a los cambios de importancia que
puede experimentar la empresa, siempre habr necesidad de modificaciones de los
mismos.

Recuerda que cualquiera que sea el tamao y giro de la empresa, los


procedimientos y funciones debern ser sometidos a revisin constante;
porque los errores no encontrados a tiempo en los procedimientos y
controles pueden resultar en fuertes prdidas.

La evaluacin constituye un elemento esencial, porque permite conocer la medida y el


modo en que se van alcanzando los objetivos. Esto identifica incongruencias, definiciones,
incumplimientos y referencias en el desarrollo y el resultado de la acciones, esto hace
posible adoptar las medidas correctivas a que haya lugar. En un sentido prctico, la
evaluacin es la base para la toma de decisiones en la reformulacin y actualizacin de
planes y programas, as como de la elaboracin de presupuestos y su ejercicio, conforme
a los resultados intermedios y finales. El papel de la evaluacin es confrontar medios con
fines, propsitos con realizaciones y es tambin conocer la forma en que se alcanzan
estos objetivos, es un ejercicio de juicio esencialmente valorativo que sirve de elementos
tanto cuantitativos como cualitativos. La evaluacin es til en la planeacin, porque al ser
una base para la toma de decisiones permite la reformulacin y actualizacin de los
planes y programas al igual que en la realizacin y el ejercicio de los mismos.

Para la comprensin y anlisis del tema lee el Captulo 3. Metodologa de la


auditora administrativa del libro auditoria administrativa: Gestin
estratgica del cambio de Enrique Benjamn Franklin pginas 114-115, para
revisar los argumentos del autor respecto a los procedimientos, enfoque del
anlisis administrativos y formulacin del diagnstico administrativo.

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De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) establece que es necesario implementar un


mtodo mediante el cual se registren los puntos tratados en la auditoria. Es registrar
clasificadamente la informacin captada y recopilada de cualquier investigacin que se
realice. Es por eso, que un principio general que debe tomarse en cuenta, para registrarse
la informacin, es hacerlo con la debida claridad, para que cualquier persona pueda
entenderla. Es esencial que se obtenga copia de la documentacin utilizada en el rea
auditada.

Terminada la investigacin de acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004), durante
la auditoria, el auditor podr auxiliarse de las siguientes herramientas administrativas para
su medicin tales como:

Diagrama de flujo
Organigramas
Anlisis de tiempo
Muestreo
Productividad del trabajo
Mtodos de estadstica

Por lo que los cuestionarios representan un recurso de medicin necesario para que la
informacin sea captada, aquellos datos indispensables y necesarios de toda la
organizacin es su proceso administrativo, asimismo, incluyen informacin general de la
organizacin e informacin del rea o reas auditar de las etapas del proceso
administrativo. As que es necesario contar con el diseo de cuestionarios por ser este el
recurso ms valioso para la ejecucin de la auditoria administrativa, porque permite
captar informacin de una organizacin por rea y rubro especifico.

Revisa las siguientes lecturas que te permitirn profundizar en el tema:

Captulo 5. Cuestionarios del libro auditoria administrativa: Gestin


estratgica del cambio de Enrique Benjamn Franklin, para revisar los
argumentos del autor respecto a los elementos, criterios, clasificacin y
contenidos de los cuestionarios para el diagnstico administrativo.

Captulo 4: Indicadores de la auditora administrativa de libro


Auditoria administrativa: Gestin estratgica del cambio de
Enrique Benjamn Franklin, para revisar los argumentos del autor
respecto a recursos, clientes y estructura.

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De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) Seala que la presentacin de la carpeta de


papeles de trabajo deber tomarse en cuenta todo tipo de informacin descriptiva, como:

Objetivos y polticas.
Programa de trabajo.
Cuestionarios generales.
Observacin directa.
Relacin de puestos.
Condiciones de trabajo.
Inventario de procedimiento en reas.

Una vez reunida toda la informacin relativa a la auditoria, el auditor proceder a


organizar y documentar todo el material escrito, esto con base en todos los puntos
comentados con anterioridad, con el objeto de facilitar la etapa de evaluacin de la
informacin obtenida.

Para concluir este tema realiza la siguiente Actividad 3. Evaluacin de


hallazgos encontrados. Para ello, entra al aula y da clic en Actividades.

En el prximo tema estudiar la informacin peridica de la evaluacin.

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2.4. Informacin peridica de la evaluacin

Una vez que has revisado la tcnica de anlisis de interpretacin de hechos, es


importante resaltar la necesidad de la aplicacin de los cuestionarios y los papeles de
trabajo que son necesarios para la preparacin de la informacin y los avances de la
auditoria administrativa.

Por lo que la informacin peridica debe de ser confiable, porque representa un punto de
partida clave en la realizacin de las actividades. Con la informacin seleccionada por
medio de los cuestionarios se procede a analizar la misma, lo que consiste en
descomponer un todo en sus partes e interrelacionar, de acuerdo con el conocimiento del
auditor, los diferentes aspectos del tema evaluado para que su resultado sea integral.

Es indispensable realizar una auditora a la medida del proceso que se auditar para
cubrir completamente las necesidades de cada PyME, por tanto, es importante tener
presente que la auditoria vara segn su mbito y naturaleza de la organizacin, de
acuerdo a su nivel de jerarquizacin de las reas. Por este motivo, es recomendable
hacer la revisin de los resultados de los cuestionarios y establecer las bases de las
inspecciones a realizar segn las prioridades acordadas para tener una evaluacin final
de las actuales condiciones de su informacin.

El trabajo realizado por el personal de auditores debe ser peridicamente evaluado, a fin
de mejorar los procedimientos utilizados durante la auditora y mejorar los estndares de
rendimiento individual. Un proceso de evaluacin peridica permite aumentar las
responsabilidades en forma gradual y sustentar la informacin que deba
realizarse.Obviamente, es de suma importancia hacer un seguimiento de la auditoria para
medir los progresos de la empresa.

As, para que la labor de la auditora cuente con una evaluacin suficiente, se deben
observar y cumplir las disposiciones de la normatividad vigente relacionadas con el
proceso de la auditora, empleando la supervisin en la etapa de planificacin y
aplicacin de procedimientos, elaboracin de papeles de trabajo, pruebas de auditora y
comunicacin de resultados obtenidos en la entrevista del auditor con los integrantes de
las PyME.

De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) Seala que analizar significa descomponer
un todo en las partes que lo integran. Sin embargo, sin duda no basta con identificar, sino
que es necesario revisar la informacin, relacionarla e inclusive depurarla analticamente.
Por lo que la informacin final (revisada, depurada y aceptada) ser utilizada para la
elaboracin del pre informe o del informe definitivo.

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Auditora administrativa
Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa

Por lo que Sotomayor (2008:80) menciona que en el proceso de auditoria es de vital


importancia obtener informacin confiable y oportuna. Y este aspecto est integrado por
los siguientes puntos:

Obtencin de la informacin.

Registro.

Primera revisin.

Adiciones y declaraciones.

Depuracin.

Anlisis de informacin.

Utilizacin de datos.

Elaboracin de conclusiones.

En cada uno de estos puntos es importante sealar que se necesita claridad, la cual
facilite su interpretacin; limpieza, sin alteraciones; precisin que tenga certeza en la
evaluacin.
En el cuidado y minuciosidad con que se elabore el anlisis de la informacin que se
recopile en la auditoria se determinar el valor de la misma, aunque las interpretaciones
que se desprendan de este anlisis, no deben tomarse como conclusiones definitivas al
concluir sus resultados, por lo que tienen que estar relacionados con otros resultados en
su evaluacin y esto derive que tenga que reformularlas por alguna razn.

Por lo que las actividades comprendidas en una evaluacin deben de demostrar


consistencia en su ejecucin y obtener resultados concretos. Por lo que en ocasiones
coinciden en la aplicacin de diversas auditoras en proceso, y a su vez es necesario
integrarlas para realizar un reporte en donde se informa la presentacin peridica de
informes parciales de auditoria administrativa o avances de actividades, permitindole al
auditor dar seguimiento a distintos factores en el programa de auditoria, su tiempo de
realizacin, la delimitacin con la que cuenta la problemtica encontrada y su
normatividad regulatoria.

Ahora lee el Captulo17. Papeles de trabajo, del libro Manual Prctico de


Auditora de Juan Ma. Madariaga, para revisar los argumentos del autor
respecto a los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que hace
sobre utilizacin de los papeles de trabajo.

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Auditora administrativa
Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa

Sotomayor (2008) determina que dicho reporte incluye los siguientes datos:

Titulo Periodo del avance Empresa rea

Departamento Nmero Etapa especifca Responsable

Fecha de inicio y
Porcentaje de
terminacin Observaciones
avance
planeadas y reales

Por lo que en la realizacin de las actividades evaluatorias es pertinente como prctica


de trabajo informar peridicamente sobre los avances de la auditoria administrativa
beneficiando el proceso total de la aplicacin de la auditoria.

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Auditora administrativa
Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa

Recuerda:
Antes de elaborar tu evidencia de aprendizaje, realiza la
autoevaluacin que te permitir medir el avance de los
conocimientos adquiridos de esta unidad. Esta actividad no
pondera.

Una vez finalizada tu evidencia de aprendizaje, debes elaborar tu


reflexin a partir de los cuestionamientos presentados por tu
docente. Esta actividad es considerada en el esquema de
evaluacin.

Para aplicar todos los conocimientos adquiridos de esta unidad ser


necesario que realices tu evidencia de aprendizaje.

Entra al aula y da clic en Actividades.

Ests listo para iniciar la unidad 3!

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Auditora administrativa
Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa

Para saber ms

Para complementar tu aprendizaje revisa las siguientes lecturas:

Tesis de una auditoria administrativa, en esta lectura sirva de ejemplo para entender la
metodologa y el proceso de la auditoria administrativa. Asimismo puedes revisar el
documento ponderacin de los productos de auditoria, donde se representa un
ejemplo de los productos auditados y por ltimo se proporciona un ejemplo real de una
auditora administrativa.

Fuentes de consulta

Franklin B, (2007). Auditora administrativa: Gestin estratgica del cambio.


Mxico: Pearson.

Madariaga J. (2004). Manual prctico de auditora. Espaa: Deusto.

Sotomayor A (2008). Auditora administrativa, proceso y aplicacin. Mxico: Mc


Graw Hill.

Rodrguez v. (2005). Sinopsis de Auditoria Administrativa. Mxico: Trillas.

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