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Por:
INFORME DE PASANTA
Presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar
como requisito parcial para optar al ttulo de
Ingeniero de Produccin
Por:
INFORME DE PASANTA
Presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar
como requisito parcial para optar al ttulo de
Ingeniero de Produccin
El presente proyecto tiene como fin el desarrollo de propuestas para un sistema de gestin
de almacn que permita aumentar la satisfaccin del cliente y mejorar los procesos de manejo de
materiales dentro de una empresa perteneciente al ramo ferretero. El alcance del mismo involucra
una propuesta de mejora cuya implementacin estar sometida a la disposicin de los recursos
necesarios. Para lograr estos objetivos se utiliz la metodologa DMAMC (Definir, Medir,
Analizar, Mejorar y Controlar) asociada al enfoque Seis Sigma, ya que permite aportar soluciones
rpidas a problemas sencillos y, a largo plazo, se convierte en una herramienta preventiva que
diagnostica fallos antes que stos ocurran.
iv
A Daniela, mi novia y futura esposa.
v
AGRADECIMIENTOS
A Dios y la Virgen.
Por sobre todas las cosas, por haberme permitido llegar hasta este punto, haberme dado salud y
voluntad para lograr mis objetivos. Por haberme guiado en el buen camino.
A mis familiares.
A Rosngela, por lavarme la ropa todos estos aos y por ayudarme cuando lo necesit, aunque a
veces me diste dolores de cabeza tambin. Te quiero.
A mis tos Tony, Palma, Mara y Vicente, y mis primos y dems familiares por estar siempre ah
y ayudarme tanto.
A mi novia Daniela.
Por ser la mejor novia del mundo. Sin ti ni siquiera estas lneas hubiesen sido posibles.
A mis amigos.
vi
NDICE
RESUMEN ................................................................................................................................ iv
DEDICATORIA...v
AGRADECIMIENTOS..vi
ABREVIATURAS................................................................................................................... xvi
INTRODUCCIN ...................................................................................................................... 1
2.4.8 Despacho..................................................................................................................... 12
viii
2.11 Seis Sigma ................................................................................................................. 18
2.12 DMAMC.................................................................................................................... 18
2.12.2 Medir........................................................................................................................... 19
2.12.3 Analizar....................................................................................................................... 20
3.2 Fase II: Medir. Recolectar la informacin para la descripcin de los procesos. ....... 28
3.5 Fase VI Controlar: Proponer indicadores para un plan de seguimiento del proceso. 29
ix
4.1 Observacin ............................................................................................................... 30
x
5.1.8 Implantacin de un control cclico del inventario ...................................................... 55
5.1.13 Elaboracin de una estrategia para el manejo de mercanca daada u obsoleta ......... 59
ANEXOS .................................................................................................................................. 69
ANEXOS A: IMGENES........................................................................................................ 69
xi
NDICE DE FIGURAS
xii
Figura 5.5: Bosquejo del rea de Rack propuesta. ........................................................................ 57
xiii
NDICE DE TABLAS
xiv
NDICE DE FRMULAS
xv
ABREVIATURAS
AIS
DMAIC o DMAMC
Define, Mesure, Analyse, Improve and Control. Definir, Medir, Analizar, Mejorar y
Controlar.
DVR
FODA
KPI
LF
Lote Funcional.
LOPCYMAT
PEPS
xvi
1
INTRODUCCIN
La razn principal por la cual surgen los almacenes es la de tratar de corregir los desajustes
entre la produccin y el consumo, o minimizar los costos de transporte. En todo caso, la razn se
reduce a adaptarse de manera inmediata al comportamiento del suministro y de la demanda
(Ingeniera EOXOS, S.A., s.f.).
La gestin de almacn es uno de los aspectos fundamentales del sector comercial, tan
importante como las instalaciones y la calidad de los productos y servicios de la empresa. De
hecho, el costo de posesin, administracin y mantenimiento de un almacn est frecuentemente
entre un 2% y un 5% (Frazelle, 2002).
Proponer mejoras en el proceso de gestin de almacn de una empresa del ramo ferretero.
Por ello, a travs de la observacin directa y utilizando la metodologa Seis Sigma se realiza
un anlisis general de la empresa tanto a nivel estratgico como operativo donde se proponen
soluciones logsticas adecuadas para alcanzar las nuevas ventajas competitivas.
1. Definir el grado de servicio prestado, delimitando quines son los clientes, cules son sus
necesidades y cmo es el servicio que la empresa presta actualmente.
2. Recolectar la informacin necesaria para la descripcin de los procesos, recolectando los
datos existentes en el sistema de informacin y levantando los datos inexistentes necesarios para
determinar la capacidad del proceso.
3
Antecedentes
Diferentes trabajos de grado y de pasantas relacionados con el tema objeto de estudio tanto
de nuestra casa de estudios, la Universidad Simn Bolvar, como de otras instituciones
acadmicas, sirvieron para guiar el recorrido del presente informe. Entre los ms importantes, sin
embargo, se encuentran los siguientes:
MARCO EMPRESARIAL
En este captulo se har una breve descripcin de la empresa en la que se realiz la pasanta.
Esta descripcin consta de una resea histrica, misin, visin y valores.
Conocer el entorno empresarial es esencial para entender el desarrollo y las condiciones bajo
las cuales se realiz la pasanta, as como para comprender los resultados y las propuestas
expuestas en el presente informe.
FERROMFALCA es una empresa familiar que surge a partir de la iniciativa del hijo de un
visionario y emprendedor inmigrante italiano, que a costa de mucho trabajo y esfuerzo, decidi
instalarse en la ciudad de Punto Fijo, Estado Falcn de Venezuela, iniciando en el ao 1.957 con
la instalacin de unas mquinas restauradoras de cauchos y venta de cauchos nuevos y sus
accesorios llamada REENCAUCHADORA MODERNA C.A.
En 1.972 surgen los estatutos de la primera empresa conformada por los hijos y la esposa de
Pietro Candeloro. Como complemento a la empresa establecida, y aprovechando el terreno que
la rodeaba, se fueron implementando otros talleres: uno de alineacin y balanceo, para prestar un
mejor servicio a los clientes, y otro de soldadura llamado TECNI PREC S.R.L., el cual en el ao
1980, pasa a ser administrado por el hijo del italiano emprendedor, el seor Pascual Candeloro,
quien observando la dificultad de conseguir el material para trabajar en el taller decide comprar
un atado de cabillas para vender y utilizarlas en su propio taller con el objeto de obtener un mejor
precio. As, utilizando el mismo local y oficinas de su padre, introdujo cada vez ms material de
herrera y, viendo los buenos resultados de este negocio, Pascual decide proponer a sus
hermanas y familia formar una compaa nueva con el objeto de satisfacer las demandas de la
demanda, llamada FERROMATERIALES FALCN C.A. (FERROMFALCA)
6
1.2 Misin
1.3 Visin
1.4 Valores
Mejoramiento continuo
Mejorar cada da en todo lo que se hace, tanto en tiempo como individualmente. Procurar
conocer mejor a los clientes y sus expectativas, trabajar continuamente para innovar y
perfeccionar nuestros servicios y procesos, y desarrollar a nuestra gente, generando sistemas de
negocio que agreguen valor y creen un crecimiento sostenible.
7
Integridad
Manejar el negocio con honestidad, teniendo absoluta congruencia entre lo que se piensa, se
dice y se hace.
Valor humano
El talento humano es el activo ms importante; por ello existe, como norma, el buen trato
entre quienes cada da contribuyen con el fortalecimiento de la organizacin y celosamente
cuidan que el ambiente de trabajo sea positivo.
Satisfaccin al cliente
Acciones orientadas no slo a satisfacer las necesidades de los clientes sino a estar incluso
por encima de sus expectativas. Los requerimientos planeamientos y necesidades del cliente son
elementos imprescindibles de las decisiones y direccin.
Adaptacin al cambio
Comportamiento tico
tica
Trabajo en equipo
Puntualidad
El horario de atencin al pblico es de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 12:00 m y de 2:00 p.m.
a 5:30 p.m., y los sbados de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. Sin embargo, para preparar los sistemas y
equipos de apoyo, los trabajadores deben estar a las 7:15 a.m.
Gerente
General
Subgerente
Recepcionista
Jefe de
Cajero Despachador
Materiales
Montacarguista
Chofer
Arrumadores
MARCO TERICO
Para la realizacin del presente informe fue necesaria la aplicacin de diversos fundamentos
tericos relacionados con la gestin de almacenes en las empresas.
2.1 Inventario
Segn Daz (1999), los inventarios o stocks son la cantidad de bienes que una empresa tiene
en existencia en un determinado momento. Los inventarios son activos que posee la empresa para
ser vendidos en el curso normal de la operacin, en el proceso de produccin con vistas a esa
venta o en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de produccin o
en la prestacin de servicios (NIIF2, s.f.).
2.2 Almacn
El almacn se puede definir como el espacio fsico ubicado generalmente dentro de las
instalaciones de una empresa, en el que se depositan productos terminados, en proceso o
materias primas (Arrieta, 2010).
Almacenes comerciales
2.3 Almacenamiento
Las operaciones bsicas que se llevan a cabo en cualquier almacn son (Frazelle, 2002):
2.4.2 Pre-embalaje
Es la actividad que se lleva a cabo en los almacenes, mediante la cual se agrupa en paquetes
individuales ms pequeos del mismo producto o paquetes surtidos con otros. Esta actividad es
opcional y, adems, es posible pre-embalar toda la mercanca o slo una parte de ella, decisin
que depende de la disponibilidad de espacio en el almacn.
2.4.3 Put-away
Put-away es el trmino tcnico que refiere a la ubicacin de los artculos en una posicin
determinada de almacenamiento. Durante este proceso se incluye el manejo de materiales, el
control de la posicin del almacenamiento y la ubicacin fsica del producto en la posicin de
almacenamiento.
12
2.4.4 Almacenamiento
Es la permanencia fsica de la mercanca en el almacn mientras no han sido solicitados por
los clientes para su despacho, es decir, son productos en espera. Este procedimiento depende del
tipo, el tamao, la cantidad y las cualidades del manejo de la mercanca o del almacn.
2.4.8 Despacho
Es el proceso de transporte de los productos a los puntos de venta. Antes del traslado,
debe observarse que las rdenes estn completas y que la mercanca tiene los requerimientos de
calidad necesarios.
2.4.9 Cross-docking
No se clasifica dentro de las funciones bsicas. Es el proceso de creacin relativamente
nuevo mediante el cual los productos pasan directamente desde la recepcin hasta el depsito sin
ser almacenados. Las instalaciones se usan slo para coordinar la transferencia de la mercanca,
permaneciendo stas por un perodo corto en el lugar.
13
Las cuatro fases de la gestin de almacn son, ms especficamente, las siguientes (Heizer &
Render, 2008):
Recepcin del material: En esta fase el almacn recibe e introduce toda la mercanca en el
sistema.
Ubicacin del material: Una vez recibida, la mercanca es ubicada en los almacenes.
Preparacin de los pedidos: Es la fase en la que se genera el pedido de compra de la
mercanca almacenada. La gerencia debe conocer la cantidad de mercanca que posee para
evitar errores como la venta de mercanca inexistente.
Envo de la mercanca: En esta fase se despacha el material solicitado por los clientes.
Segn Daz (1999), el movimiento de materiales es el proceso que stos siguen desde su
llegada a los almacenes hasta el despacho.
Los materiales deben estar localizados de manera que permitan las actividades normales del
almacn, como lo son la entrada y salida de productos. Para permitir un adecuado movimiento de
materiales se recomienda (Daz, 1999):
Una cierta cantidad de material de gran volumen o peso puede descansar a las afueras del
almacn, siempre y cuando dicho material sea resistente a las condiciones externas (Daz, 1999).
Daz (1999) propone algunas reglas simples que ayudan a la reduccin del problema de la
seguridad en el almacn:
Esta informacin puede ser gestionada por operarios o por sistemas automticos de
almacenamiento y recuperacin para colocar los artculos en cualquier ubicacin del almacn, y
aleatoriamente. El conocer exactamente las cantidades de inventario y las ubicaciones, implica el
aprovechamiento potencial de toda la instalacin porque no se necesita reservar un espacio
concreto para determinadas unidades o familias de piezas a almacenar (SKU, Stock- keeping
units).
El anlisis ABC tiene como objetivo aumentar la eficiencia de las polticas adaptadas porque
permite concentrar recursos en las areas donde se produce un mayor efecto deseado. Con ello, el
efecto marginal de cada unidad de los recursos es mximo. (Garca, Cards, Albarracn, &
Carca, 2004)
El anlisis ABC est basado en la regla de Pareto, segn la cual cuando se analizan grandes
cantidades de datos la distribucin de la mayor parte de los parmetros est distribuida de manera
irregular. El anlisis ABC se basa en clasificar los artculos del inventario segn su importancia
relativa (consumo o existencias fundamentalmente).
18
La meta del Seis Sigma es llegar a un mximo de 3,4 defectos por milln de eventos y
oportunidades, entendiendo como defecto cualquier evento en el que un producto o servicio no
logra cumplir los requisitos del cliente (Pande & Holpp, s.f.).
La satisfaccin del cliente es consecuencia importante de los beneficios que ofrece el Seis
Sigma, la rentabilidad y la productividad. Una diferencia importante con relacin a otras
metodologas es la orientacin al cliente y la participacin activa de la gerencia en el proceso.
2.12 DMAMC
Hoy en da, el enfoque Seis Sigma se relaciona inmediatamente con cinco palabras que hacen
referencia a cinco fases: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar (DMAMC). Estas etapas
son parte del concepto evolucionado de la metodologa Seis Sigma, las cuales se concentran en la
mejora de procesos, pero con un enfoque en las soluciones prcticas, claras y rpidas. Las etapas
representan un ciclo de mejoramiento continuo de los procesos en una compaa (ver Figura 2.1).
Definir
Qu es
importante?
Controlar Medir
Cmo Cmo lo
garantizar el estamos
rendimiento? haciendo?
Mejorar Analizar
Qu hay
Qu est
que
mal?
hacer?
2.12.1 Definir
En esta etapa se observan los procesos para definir oportunidades de mejora en el negocio, a
travs de ver claramente todas aquellas actividades que se desarrollan en la empresa con el fin de
mejorarlas, eliminarlas o cambiarlas, lo cual se traducir en un beneficio tangible para los
accionistas y trabajadores que la integran. (Pande & Holpp, s.f.)
2.12.2 Medir
En esta fase se cuantifica el trabajo y se recopilan datos que puedan ayudar a reducir las
diferencias. (Pande & Holpp, s.f.)
Un proceso tiene tres categoras principales de medidas: 1) las salidas, o resultados finales
del proceso; 2) el proceso, o elementos que pueden seguirse y medirse y que, normalmente,
sealan en primera instancia las causas del problema; y 3) las entradas, o elementos que entran en
el proceso y se transforman en salidas.
Las medidas de la salida se enfocan en los resultados inmediatos (entregas, defectos, quejas)
y en los resultados de impacto a ms largo plazo (beneficios, satisfaccin del cliente, etc.). La
primera prioridad es casi siempre las medidas en la salida que mejor cuantifican los problemas
actuales.
2.12.3 Analizar
En esta etapa se entra en los detalles, aumenta la comprensin del proceso y del problema y
si todo va como est previsto, se identifica el culpable tras el problema. Se utiliza esta etapa para
descubrir la causa raz. A veces, las causas races de un problema son evidentes. Cuando lo
son, puede moverse rpidamente a travs del anlisis. (Pande & Holpp, s.f.)
2.12.4 Mejorar
La etapa de Mejorar permite planificar y lograr los resultados. Sorprendentemente, esto es
ms fcil decirlo que hacerlo. Las soluciones creativas que ataquen realmente las causas
principales del problema y se consideren factibles no se encuentran fcilmente.
Una vez que esas nuevas ideas se desarrollan, tienen que ensayarse, refinarse e
implementarse. Generalmente, las nuevas soluciones son costosas o difciles de implementar
debido a que la compaa las soluciones creativas verdaderas son siempre escasas.
Una vez se han expuesto y seleccionado las propuestas finales, las mismas deben ser siempre
aprobadas por la gerencia o dueos de la compaa. En este punto, Mejorar pasa a ser
Implementar. (Pande & Holpp, s.f.)
2.12.5 Controlar
Esta etapa se enfoca hacia cmo conservar las mejoras, lo que incluye tener las herramientas
en su lugar para garantizar que las variables clave continen dentro de los rangos mximos
aceptables en el proceso de modificacin. Estas mejoras pueden incluir el establecimiento de
nuevas normas y procedimientos, la capacitacin del personal y la institucin de controles para
tener la seguridad de que las mejoras no desaparecern en el futuro. (Evans & Lindsay, s.f.)
Los controles pueden ser tan sencillos como el uso de listados de verificacin o revisiones
peridicas de las condiciones para asegurarse de que se siguen los procedimientos apropiados o
que se emplean los diagramas de control de los procesos estadsticos para supervisar el
desempeo de los indicadores clave.
22
De algn modo, cualquier tcnica que ayude a comprender, gestionar y mejorar un negocio o
un proceso califica para ser una herramienta Seis Sigma. Pero algunas tcnicas son especialmente
claves al planificar y ejecutar proyectos Seis Sigma (Pande & Holpp, s.f.).
En esta seccin se presentan las herramientas utilizadas para el desarrollo del proyecto de
pasanta.
2.13.4 Muestreo
El tomar datos de todo lo que ocurre en un proceso resultar muy caro y una pesadilla
logstica. Por suerte, se puede tomar relativamente pocos datos de un grupo y sacar conclusiones
muy generales. Sin embargo, las encuestas pueden fallar, de modo que debe hacerse un muestreo
cuidadoso. El muestreo puede ahorrar dinero y dinero y an arrojar datos excelentes para medir o
analizar un problema (Pande & Holpp, s.f.).
2.13.5 Pareto
Un Pareto es un grfico de barras que subdivide un grupo en categoras y las compara desde
la mayor a la menor. Se usa para buscar las piezas ms importantes de un problema o de los
contribuyentes a una causa. El diagrama de Pareto ayuda a descubrir cules de las cuestiones o
problemas tiene el mayor impacto, de modo que se pueda enfocar su proyecto y soluciones en
pocas cuestiones, pero que sean las de mayor impacto. El diagrama de Pareto se apoya en la
llamada Regla del 80-20: la mayora de los problemas (80%) surgen de relativamente pocas
causas (20%) (Pande & Holpp, s.f.).
2.13.6 Benchmarking
Segn David T. Kearns, director general de Xerox Corporation, el benchmarking es un
proceso sistemtico y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las
organizaciones reconocidas como las mejores prcticas, aquellos competidores ms duros.
2.13.10Matriz de Jerarquizacin
Segn Martn (s.f), es una matriz que evala dos variables importantes relativas a las
decisiones de cambio en las organizaciones: el impacto en el negocio y la factibilidad de la
ejecucin. Aquellos cambios o mejoras que tengan ms impacto y sean ms factibles de ejecutar,
producirn rpidas ganancias para la empresa, en cambio, si dicho cambio no es de realizacin
sencilla, rpida o econmica, su influencia se cataloga como un gran salto en el negocio. Por
otro lado, cuando el impacto de una propuesta de mejora es bajo en la empresa, y su ejecucin es
factible, produce un pequeo salto en la misma, y si, en cambio, su ejecucin no es tan factible,
se cataloga como un mal necesario (Ver Figura 2.2).
MARCO METOLGICO
El proyecto a desarrollar est enmarcado dentro de la categora del tipo Proyecto Factible,
debido a que este estudio tiene como propsito proporcionar soluciones a una problemtica real
dentro de una Organizacin. Segn la UPEL (2006), un proyecto factible consiste en la
investigacin, elaboracin y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para
solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones, ya sea mediante la
formulacin de polticas, programas, tecnologas, mtodos o procesos. El proyecto factible debe
sustentarse en una investigacin de tipo documental, de campo o un diseo mixto.
modelo tanto como el no usarlas. Para esto, se recomienda usar slo las herramientas que ayuden
a la ejecucin del trabajo, la simplicidad del proyecto y descartar herramientas que, una vez en el
campo, se detecte su inutilidad, y sustituirlas por otras (Barba, 2001). Adems, se decidi tomar
en cuenta otras herramientas que, aunque no estn definidas en la metodologa DMAMC, no son
incompatibles con la misma sino que, por el contrario, aaden un valor agregado al anlisis del
problema.
La metodologa DEMAIC consta de las siguientes fases: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y
Controlar, se explican a continuacin.
En esta etapa se define el problema trabajar, por lo que es necesario saber quines son los
clientes, tanto los internos como los externos, y cules son sus requerimientos. De esta forma se
podr medir cualitativamente el desempeo del servicio prestado actualmente para detectar
oportunidades de mejora.
Observacin
Esta tcnica se utiliz largo de la pasanta de manera responsable y atenta. Se tom nota
frecuentemente de las observaciones ms importantes para evitar el olvido de las mismas y aadir
confiabilidad y exactitud a lo recordado.
Entrevistas individuales
Escucha activa
Encuestas de satisfaccin
Sirve, entre otras cosas, para identificar la voz del cliente. Este instrumento se aplic a una
muestra de clientes externos de tamao 125, cantidad calculada a partir de la Frmula 3.1 a
continuacin.
Para efectos de la frmula, se tom en cuenta una poblacin de tamao 750, lo que representa
un aproximado de la cantidad de clientes externos que visitan la empresa semanalmente; un nivel
de significacin de 95%; un error del 8% por no necesitar demasiada exactitud; y probabilidades
de xito y fracaso de 0,5.
Se distribuyeron equitativamente las 125 encuestas en los distintos tres das (resultando 42
encuestas para los dos das de semana y 41 para el sbado) y, para el momento de la aplicacin de
las mismas, se realiz un muestreo sistemtico con un salto de tamao 3, es decir, se aplic la
encuesta a uno de cada 3 clientes.
Una vez vaciados los resultados en la tabla PEPSC, se procedi a la elaboracin de diagramas
de los procedimientos para, posteriormente, someterlos al juicio de los proveedores o individuos
involucrados con los procedimientos. De esta manera, los mismos sealarn posibles errores o
harn sugerencias con respecto a los procesos (SLD, 2005).
28
3.2 Fase II: Medir. Recolectar la informacin necesaria para la descripcin de los
procesos.
Se tomaron datos para validar y cuantificar el problema definido, que luego del anlisis de
los mismos, permitieron dar claves para la identificacin de las causas del problema. Una vez
identificadas las causas, servirn de punto de partida para la formulacin de las propuestas de
mejora.
Nmero de SKU.
Aproximado de prdidas anuales por mercanca daada por mal manejo de la misma.
Antes de proceder al anlisis de los datos recolectados, y con el fin de nutrir el proceso, se
realiza una reunin con el personal directivo de la empresa, en la que se realiza una primera
entrega de los resultados preliminares, para su discusin en grupo y el posible aporte por parte de
29
El objetivo de esta etapa es encontrar la causa raz e identificar los factores crticos que
afectan el proceso. Para el anlisis de los datos recogidos en la fase anterior, se utilizaron
distintas herramientas estadsticas y cualitativas, enlistadas a continuacin:
Diagrama causa-efecto
Anlisis de Pareto
Anlisis de Layout
Anlisis ponderado
Esta fase tiene como fin la formulacin de distintas propuestas de mejoras que permitan
reducir y eliminar ineficiencias, as como la generacin de un modelo de gestin de almacn que
permita mejorar la eficiencia de los procesos de almacn, para esto se utilizar como herramienta
principal el benchmarking.
3.5 Fase VI Controlar: Proponer indicadores para un plan de seguimiento del proceso.
ANLISIS DE RESULTADOS
4.1 Observacin
Durante toda la pasanta se hizo uso de la observacin atenta en todos los aspectos relativos
al almacn de FERROMFALCA. Las observaciones se reflejan y agrupan en el presente captulo
en observaciones relativas al almacn fsico, al inventario y manejo de materiales, y al servicio al
cliente.
Del espacio correspondiente a los almacenes, se pudo observar que existen dos reas de
almacenamiento separadas, lo que genera prdidas de tiempo considerables a la hora de
buscar la mercanca en el almacn separado del rea de despacho (Ver Anexo A.1).
En ninguno de los almacenes se observ sealizaciones adecuadas para la prevencin de
accidentes laborales, vas de escape, etc. Adems se observ que hay zonas con riesgo de
incendio debido a inadecuadas instalaciones elctricas (Ver Figura 4.1).
31
Adems del mal estado de una gran parte de las mismas, las estanteras y los contenedores
variaban de tamao y forma. Esto dificulta, en ocasiones, la bsqueda de la mercanca y, por otro
lado, se desaprovecha espacios importantes de las estanteras (Ver Figura 4.2.).
.
Figura 4.5: Cuete de pintura roto Figura 4.6: Producto qumico vencido
34
Figura 4.7: Pieza sanitaria rota Figura 4.8: Envase de pega oxidado
Se da una gran cantidad de devoluciones de mercanca al da, muchas de las cuales se deben
al mal estado o calidad de los artculos entregados.
Frecuentemente, el despachador debe interrumpir sus labores para abastecer el depsito con
productos de gran demanda debido a que se termina su existencia en el almacn, lo que
retarda la entrega de los pedidos, repercutiendo as en la satisfaccin del cliente externo.
Hay mucha mercanca daada y descontinuada ocupando espacios importantes en los
almacenes (Ver Figuras 4.5; 4.6; 4.7 y 4.8).
El sistema de informacin utilizado arroja errores frecuentemente, algunos de ellos ameritan
asistencia profesional, lo que se agrava debido a que el servicio tcnico es escaso en la zona
(Ver Figura 4.9).
35
De las entrevistas individuales y la escucha activa, se pudo conocer la Voz del Cliente, VDC,
de tres clientes internos de gran importancia: el despachador, el subgerente y el gerente. La VDC
de los clientes internos apunta a una sola direccin: una deficiente gestin de almacenes. Los
resultados de las entrevistas y de la escucha activa durante la pasanta se resumen en la siguiente
Tabla 4.1:
36
En resumen, los clientes internos exigen una mayor mano de obra en el rea del almacn,
incluyendo despachadores y un supervisor de la gestin del almacn, este ltimo que se encargue
del control de las operaciones del depsito.
La encuesta aplicada consta de tres preguntas cerradas y una abierta (ver Anexo C.1). Para la
aplicacin de este instrumento a los 125 clientes externos se sigui la metodologa indicada en el
captulo anterior y, los resultados de las preguntas cerradas se resumen en la Tabla 4.2 a
continuacin:
Como se observa en la tabla, ms del 30% de los clientes no satisfacen enteramente su demanda
en FERROMFALCA. Por otro lado, ms del 54% de los mismos califican el tiempo de despacho
de muy lento a regular, deficiencia que se ve acentuada al observar el 59,2% califica de muy
mala a regular la atencin por parte del despachador.
No consegu la mayora de los Se nos ve como una empresa con Tener en inventario la cantidad
artculos que vine a comprar problemas de abastecimiento. necesaria de mercanca para
satisfacer la mayor cantidad de
demanda posible.
Cuando el desabastecimiento
dependa de la situacin-pas,
comunicarlo al cliente.
Le dije buenas tardes y Se nos ve como una empresa La atencin al cliente debe
gracias, y el muchacho ni me poco corts a la hora de tratar incluir principios bsicos de la
mir. con el cliente. cortesa.
Fuente: Elaboracin propia con base en encuestas realizadas.
Cabe destacar que slo se tom en cuenta para la interpretacin de la VDC de los clientes
externos, aquellos comentarios afines a las operaciones del almacn, descartando as, para efectos
de este informe, sugerencias, comentarios y quejas relacionadas con otras reas funcionales de la
empresa.
4.4 PEPSC
4.5 Mediciones
Se tom como perodo para la obtencin de toda la data un ao, de julio de 2011 a julio de
2012. Para informacin referente a cantidades, prdidas y artculos en el inventario, se hizo uso
de la informacin registrada en la empresa y del sistema de informacin. Por otro lado, las
mediciones relativas al tiempo y espacio fueron calculadas.
Aproximado de prdidas anuales por mercanca obsoleta o descontinuada (en BsF.). 15.000
Promedio de prdidas mensuales por mercanca daada por mal manejo (en BsF.). 8.656,34
FERROMFALCA cuenta en sus almacenes con 12.366 SKU para la fecha de estudio, de los
cuales 1.638 SKU corresponden a materiales de construccin (tubera, cemento, lminas, etc.), y
los restantes 10.728 SKU corresponden a productos de ferretera (abrasivos, pintura, cerrajera,
plomera, etc.). Estos ltimos comprenden el rea de estudio de este trabajo, es importante sealar
que 3337 SKU cerca del 27 % del total no poseen inventario, lo cual obedece principalmente a
cuatro factores:
La grave escasez de materiales que sufre el sector ferretero a nivel nacional producto de
las restricciones para adquisicin de divisas, situacin agravada por la masificacin de
proyectos de viviendas del sector pblico.
El registro de productos para su venta pero que se manejan bajo la modalidad cross-
docking lo cual hace que la referencia se mantenga sin existencia hasta el momento de la
venta, muchas veces el producto ni siquiera llega a ingresar a los almacenes de la
empresa.
42
FERROMFALCA, como toda empresa, se ve afectada tanto por sus cualidades internas
como por el ambiente externo. Es por eso que, como parte del anlisis de las observaciones e
informacin recabada, se agrupa en la siguiente Tabla 4.6, las cualidades intrnsecas de la
ferretera (como las fortalezas y debilidades) y los factores situacionales externos que influyen en
la misma (como oportunidades y amenazas).
DEBILIDADES AMENAZAS
Lentitud en la entrega de la mercanca en el Grandes empresas del mismo ramo que
rea de despacho. compiten por la demanda.
Escasez de algunos rubros con demanda La situacin poltica y econmica del pas
importante. que genera incertidumbre y frena posibles
Poca estandarizacin de los procedimientos expansiones.
de despacho de la mercanca. Altos ndices inflacionarios de Venezuela.
Errores en los procedimientos de despacho Dificultades asociadas a la reciente reforma
de la mercanca. de la Ley Orgnica del Trabajo (LOT),
Poca sealizacin dentro del almacn ahora LOTTT.
referente a la seguridad de los trabajadores. Escasez de materiales metalrgicos y de
La identificacin de los artculos no posee construccin como: cabillas, vigas,
cdigo de ubicacin de los mismos en el cemento, etc.
almacn. La misin Vivienda Venezuela ha
El sistema de informacin presente arroja acaparado la produccin de materiales de
una gran cantidad de errores difciles de construccin y de otras industrias, lo que ha
solucionar ya que no existe servicio tcnico generado escasez de algunos artculos en el
en la zona. inventario de la empresa.
El proceso de inventariado es manual.
El proceso de inventariado es realizado
espordicamente.
Poca estandarizacin y mal aspecto en el
etiquetado de los artculos.
Poca estandarizacin de las estanteras y
contenedores.
El espacio vertical del almacn est siendo
desaprovechado al distribuir en el suelo
mercanca pesada o de gran volumen.
La mercanca pesada o de gran volumen
sufre daos por su inadecuado manejo.
Existe mucha mercanca daada, obsoleta o
descontinuada que ocupa mucho espacio en
el almacn.
Hay registros de prdidas por mal manejo
del material.
No hay controles estrictos en la entrada y
salida del almacn.
Hay registros de hurtos en el almacn.
No existen mtodos para el control de las
operaciones ms importantes del almacn.
El despacho de la mercanca se lleva a cabo
por un solo individuo, lo que influye en el
tiempo de entrega y el agotamiento del
trabajador.
No existe un trabajador encargado de la
gestin de almacenes.
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4.8 Pareto
4.9.1 Zona A
Es el rea de almacenamiento del antiguo local comercial de FERROMFALCA, y est
ubicado frente a la nueva rea comercial (Ver Anexos A.1 y A.2).
A1
Est conformada por 234 metros cuadrados, de los cuales slo 169 estn destinados al
almacenamiento de estanteras fijas con 163 metros cbicos de capacidad de almacenamiento en
sus dos niveles: planta baja y mezanina (Ver Anexos A.3, A.4 y A.5).
Esta rea era el antiguo almacn principal, y se comunica con el antiguo local comercial, en
el que anteriormente se desenvolvan las operaciones de la empresa. Actualmente, todava queda
mercanca en este almacn, la cual se encuentra a aproximadamente 80 metros de distancia, lo
que ocasiona serios retrasos a la hora de la entrega de pedidos.
La sub-zona A1 cuenta con un sistema elctrico que, en general, cumple con los
requerimientos de seguridad bsicos y legales. Sin embargo, carece de un sistema contra
incendios y, en la parte superior (mezanina), el sistema de iluminacin es bastante pobre. La baja
altura de la mezanina, 1,90 metros, representa un riesgo que se ve agravado al considerar la
existencia de una viga de carga de 30 centmetros que atraviesa el techo de este almacn.
47
A2
Esta rea est conformada por 176 metros cuadrados, y comunica el A1 con el A3. Es un
rea desprovista de techado y actualmente se utiliza para almacenar equipos de gran tamao
como hidroneumticos y tanques de agua (Ver Anexo A.6).
A3
La sub-zona A3 tiene 209 metros cuadrados, con una altura de 5,3 metros. Cuenta con el
vaciado de una pequea placa. La estructura est deteriorada debido a su antigedad y escaso
mantenimiento. El cableado se encuentra expuesto (no va por tuberas), como se puede apreciar
en la Figura 4.1, vista anteriormente.
A4
La sub-zona A4 cuenta con una extensin de 302 metros cuadrados. Tiene una altura de 5,2
metros y es un rea techada, pero expuesta a su vez a la intemperie al carecer de paredes (Ver
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Anexo A.7). Cuenta con una mezanina y estanteras fijas destinadas para el almacenaje de
materiales de construccin de gran tamao, como tuberas de 6 metros, paneles y rollos de
mallas, madera, cemento, etc.
Adems, no cuenta con iluminacin elctrica debido a que la luz natural es suficiente al no
estar provista de paredes.
4.9.2 Zona B
La Zona B es el rea ms moderna de todas, ya que dos de sus tres sub-reas cumplen con
los lineamientos de seguridad laboral, sistema de deteccin de incendios e instalaciones elctricas
nuevas y seguras.
Son los almacenes ubicados en el nuevo local comercial (Ver Anexo A.8). Tiene, a su vez,
tres sub-reas que se describen a continuacin.
B1
Es un rea de 453 metros cuadrados, la cual incluye reas de oficina, de atencin al pblico y
de exhibicin. Se incluye en el anlisis de Layout esta zona porque la mercanca en exhibicin
tambin es vendida y, adems, se encuentra en ella la zona de entrega de pedidos al cliente, es
decir, se conecta con el almacn, como se muestra en la Figura 4.12.
B2
Esta rea es el almacn principal del nuevo local comercial y donde se desarrollan las
principales labores de despacho ya que se comunica con el rea B1 a travs de una reja por medio
de la que se realiza la entrega de pedidos a los clientes (Ver Figura 4.12).
Es un almacn de dos niveles: planta baja y mezanina. La planta baja tiene 153,7 metros
cuadrados de superficie y 95,7 metros cbicos de almacenamiento, y la mezanina tiene un rea de
85,3 metros cuadrados y 75,6 metros cbicos de almacenaje.
Entre ambos niveles, la Zona B2 suma un total de 239 metros cuadrados de superficie y
171,3 metros cbicos para el almacenamiento.
Ambos niveles cuentan con estanteras fijas dispuestas como se muestra en los Anexos A.9,
A.10 y A.11.
B3
Es un rea abierta de 273 metros cuadrados distribuidos irregularmente (Ver Anexo A.12).
Posee un taller de carpintera para trabajos internos de la empresa, as como tambin. Estn en
esta rea estn tambin los vestidores de los trabajadores.
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Es una zona semi-techada con alturas diferentes que varan de acuerdo a la pendiente de una
rampa ubicada en la zona que funge como techo. Esta zona carece de instalaciones de
iluminacin ya que, al estar a la intemperie, no es necesaria luz artificial.
Evaluacin Resultado
Peso Resultado
Categora por
1 2 3 4 5 relativo deseado
categora
Servicio al Consumidor X 40 120 200
Sistema de Control X 30 30 150
El ndice obtenido del anlisis ponderado es 0,51, ndice que, segn Tompkins y Smith
(1998), significa que existe una gestin de almacenes pobre o deficiente. Cabe mencionar que
las valoraciones fueron asignadas a criterio del investigador, basndose en la observacin y las
mediciones realizadas durante el perodo de la pasanta, anteriormente expuestas en este captulo.
CAPTULO V
PROPUESTAS DE MEJORA
Algunos de los mtodos son ms inmediatos que otros, que pueden requerir que se adopten
otras medidas. Los gerentes, directores o supervisores, deciden cul es la solucin que adoptarn
en funcin de la informacin adecuada sobre los costos, mtodos y probables resultados, por lo
que es necesario preparar un anlisis costo-beneficio (Kanatawaty, 1996).
Segn Kanawaty (1996), el informe de las propuestas que se presenta a la gerencia para que
sea examinado debe seguir una regla simple A-B-C, es decir, Acertado, Breve y Claro. De esta
manera, el director estar en una situacin ptima para tomar una decisin racional y la
reputacin del investigador se afianzar.
El cdigo a recomendar estar compuesto por cuatro partes, separadas con guiones, de dos
caracteres cada una, para un total de ocho caracteres alfanumricos, de la siguiente manera, y
como se ilustra en la Figura 5.1.
Primera parte: estar compuesto por un nmero que indique el almacn y por una letra, P
o M, que indicar el nivel del almacn, ya sea en Planta Baja o Mezanina
respectivamente.
Segunda parte: compuesta por dos letras que indiquen, en primer lugar, el pasillo,
nombrado alfabticamente de izquierda a derecha y, en segundo lugar, el lado del pasillo
53
realizar la lectura ptica de los cdigos de ubicacin dispuestos en el estante y los cdigos de
barra de los productos.
Este proceso tambin contribuir con la toma del inventario, disminuyendo los tiempos de
recoleccin del mismo, al automatizar el proceso de descarga de informacin al sistema.
Se sugiere, entonces, instalar un SI nacional y que tenga integrado todas las aplicaciones de
negocios. En este caso se recomienda el SI Saint.
Para la dimensin XYZ de los costos se ordenarn cada una de las clasificaciones anteriores
de acuerdo a su costo unitario de mayor a menor.
Los productos X agrupan el 10% de los artculos con ms costo por clasificacin.
Los productos Y agrupan el 20% de los artculos con costo intermedio por clasificacin.
Los productos Z agrupan el 70% de los artculos con menor costo por clasificacin.
Para esta propuesta ser necesaria la utilizacin de paletas como unidad bsica de
almacenamiento. Tambin se requiere una estantera adecuada. Su construccin se propone en la
Zona A4 (Ver Anexo A.2 y A.7), y un modelo de esta propuesta se muestra en la Figura 5.5 a
continuacin:
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Se propone la disposicin del almacn de picking en el rea B2 y B3 (Ver Anexo A.9), por
su cercana al rea de facturacin y despacho, y por su gran capacidad de almacenamiento,
adems de las dotaciones existentes. El almacn de reposicin o almacn principal, se propone en
la sub-rea A1 (Ver Anexos A.2, A.3 y A.4), su lejana con respecto al rea de facturacin y
despacho hace inviable el almacenamiento de mercanca para despacho inmediato. Por ltimo, se
sugiere que el almacn de estantera pesada, o de rack, se desarrolle en la sub-rea A4 (Ver
Anexo A.2 y A.7), el cual dispone de un rea techada lo suficientemente amplia para el desarrollo
de un pasillo de rack, como se muestra en la Figura 5.5.
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Tomando en cuenta este valor mnimo, la presentacin del empaque del proveedor y la
rotacin del producto, se establecer un lote funcional (LF) que actuar como un kanban de
reposicin. Una vez conocido este lote funcional, se definir el mximo en mltiplos del LF.
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Con una periodicidad a fijar, la cual no debera superar una semana, se deber emitir un
reporte de los productos que se encuentren cercanos al mnimo establecido, o por debajo de ste,
lo cual significar, para el caso del almacn de picking, el re-aprovisionamiento en LF desde el
almacn principal o de rack, y para el caso del estos dos ltimos almacenes, el reporte
mencionado indicar los SKU que se encuentran escasos y, en consecuencia, indicar el tamao
del pedido a realizar a los proveedores.
En los casos en que el LF difiera de la presentacin original del proveedor y cuando el stock
del producto supere al mximo establecido para el almacn de picking, ser preciso el pre-
embalaje de la mercanca para su depsito en el almacn principal, o de rack.
Para llevar a cabo esta actividad, ser necesario contar con el siguiente equipamiento: stretch
film, dispensador manual del mismo, fleje plstico y su fijadora manual.
El paso a los almacenes debe ser restringido para evitar hurtos por parte de los trabajadores o
de terceros que puedan acceder al almacn. De esta manera lo que ocurra en el almacn ser
responsabilidad de unos pocos individuos.
Se propone, en esta rea, crear un espacio de control (rea de despacho) previo a la entrega
de la mercanca al cliente. Para esto, es necesaria la creacin de una nueva posicin de trabajo
que tenga como funcin la revisin de la mercanca empaquetada por el despachador.
Este espacio se separa del almacn mediante una tabiquera con una ventana que permita la
comunicacin entre los despachadores y el supervisor de almacn, ste, a su vez, interacta con el
cliente a travs de un mostrador que contar con un banco de prueba debidamente equipado con
las instalaciones elctricas y herramientas para la muestra del funcionamiento al cliente de los
productos que lo ameriten.
Para que el supervisor de almacn pueda ejercer sus funciones, el rea de despacho deber
contar con un equipamiento especial que incluya: un computador para el seguimiento del
inventario, aprovisionamiento del almacn, la generacin de rdenes de compra, el seguimiento
de los indicadores de control, las labores de logstica en los procesos de carga, descarga,
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El acceso desde el rea de despacho hasta el almacn ser a travs de un detector de metales
tipo arco con seis zonas de deteccin, el cual permita controlar la extraccin de mercanca con
una composicin mnima metlica, disminuyendo as las diferencias de inventario producto de los
hurtos que se presentaron en los resultados.
El punto ptimo de este indicador ser 0 (cero) y cualquier resultado por encima de 0 se
considerar como una situacin no deseada.
El punto ptimo de operacin ser 100. Cualquier desviacin de este valor ameritar un
anlisis diferente. Si el resultado es mayor a 100, pudo deberse a un aumento inesperado de la
demanda, a fallas en el proceso de aprovisionamiento o a lotes funcionales mal definidos. Por
otro lado, si el resultado es menor a 100, tendra que considerarse la disminucin del nmero
planeado de rdenes de reposicin.
La tasa promedio de consumo es una referencia histrica de corto plazo (no mayor a dos
semanas), definida de esta manera para sumar confiabilidad al indicador al tomar en cuenta el
comportamiento errtico que puede presentarse en la demanda en Venezuela.
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Indicador de mermas
Indica el costo de la mercanca daada debido a una mala gestin de almacenamiento, ya sea
por un mal manejo de materiales, por deterioro dentro de las instalaciones o por caducidad de la
misma, entre otros. Se calcular el costo de reposicin de esta mercanca mensualmente y se
comparar con el histrico. Tendr carcter informativo.
Para mejorar la toma de decisiones estratgicas sobre la gestin de almacn se hace necesaria
la elaboracin de un cuadro de mandos que facilite el seguimiento de las propuestas de mejora en
desarrollo, e indique las posibles reas de mejora inmediata.
Este cuadro de mando estar integrado por indicadores clave de desempeo de diferentes
reas relacionadas con las actividades de almacn, estarn enfocados en los procesos y cumplirn
con las siguientes caractersticas:
Especficos
Medibles
Alcanzables
Relevantes
Actualizados
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Por otro lado, para la evaluacin de los beneficios se analiz el impacto que tendran las
propuestas en relacin al objetivo de mejorar la satisfaccin del cliente.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
FERROMFALCA es un caso comn de una pequea empresa que creci rpidamente sin
orden o planificacin estratgica rigurosa. Sin embargo, estas deficiencias no evitaron el auge y
la consolidacin de la empresa dentro de un pequeo mercado regional. Dichas deficiencias, al
crecer, se tornan muy evidentes y se transforman en grandes problemas para la empresa,
afectando directamente su productividad y eficiencia.
Producto del desarrollo del presente proyecto de pasantas, se lograron sealar diecisis
propuestas de mejora para la gestin del almacn de FERROMFALCA, que se apegaron a las
necesidades manifestadas, en un primer momento, por la gerencia de la empresa, las cuales se
reflejaron y analizaron posteriormente en las distintas fases metodolgicas.
algunas otras reas de mejora que podran multiplicar los resultados de las propuestas por s solas
e impulsar su implementacin. Las mismas se sealan a continuacin:
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
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Tompkins Press
69
ANEXOS
ANEXOS A: IMGENES
ANEXOS B: TABLAS
ANEXOS C: DOCUMENTOS
Encuesta al cliente
2) En una escala del 1 al 5, qu tan rpida fue su atencin? (desde el momento que cancel
hasta que recibi la mercanca) Siendo el 1 muy lento y el 5 muy rpido
3) En una escala del 1 al 5, cmo calificara la atencin que recibi por parte del
despachador? Siendo el 1 muy mala y el 5 muy buena
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