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Generalidades
de la
Auditora Interna
ESTRUCTURA DE CONTENIDOS
INTRODUCCIN.................................................................................................. 2
1.DEFINICIN DE AUDITORA........................................................................... 4
1.1 Definicin genrica de auditora
1.2 Definicin de auditora interna de Calidad
2.TIPOS DE AUDITORA DE CALIDAD............................................................... 8
2.1 Auditoras del Sistema de Calidad
2.2 Auditoras segn su propsito
2.3 uditoras segn el mbito de accin
3.PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LAS NORMAS ISO 9000 E ISO 19011.... 15
3.1 Principios de la gestin
3.2 Descripcin del modelo de gestin de la calidad bajo la serie de normas ISO 9000
4.ASPECTOS BSICOS Y ALCANCES DE LA AUDITORA DE CALIDAD............... 20
4.1 Criterios de la auditora
4.2 Aspectos Bsicos de auditora
GLOSARIO............................................................................................................ 24
RECURSOS BIBLIOGRFICOS............................................................................. 28
CONTROL DEL DOCUMENTO - CREATIVE COMMONS........................................ 29
INTRODUCCIN
Generalidades
de la
Auditora Interna
Las empresas que tienen un Sistema de Gestin de Calidad, deben garantizar que su
sistema se mantiene en el tiempo y que adems debe ir mejorando para satisfacer o cumplir
con los requisitos del cliente, que es la razn de ser de haber tomado la decisin de
implantar el sistema. Una de las formas de garantizar que su sistema de gestin sea
dinmico y cumpla con los objetivos propuestos, son las auditoras internas de calidad. La
auditora interna es un control que le permite a la direccin de la organizacin hacer una
evaluacin de la eficacia de los procesos del sistema a nivel gerencial, tctico y operativo.
Surge con posterioridad a la auditora externa, ante la necesidad de mantener un control
permanente y ms eficaz dentro de la empresa y la necesidad de hacer ms rpida y eficaz
la funcin del auditor externo.
La auditora interna clsica se ha venido ocupando del
sistema de control interno, es decir, del conjunto de
medidas, polticas y procedimientos establecidos en las
empresas para proteger el activo, minimizar las
posibilidades de fraude, incrementar la eficacia
operativa y optimizar la calidad de la informacin
econmica-financiera.
MAPA CONCEPTUAL
SGC
Planificacin
de la calidad Gestin
Se divide en Se basa en
Auditora
interna
de calidad
Es Se realiza
Criterios de la auditora
Proceso sistemtico, Polticas, procedimientos y
independiente y documentado requisitos
para obtener evidencias de
la auditora y evaluarlas de Aspectos bsicos de la
manera objetiva con el fin de auditora
determinar la extensin en Plan de la auditora
que se cumplen los criterios
Informe de la auditora
de auditora
1. DEFINICIN DE AUDITORA
Son las personas que llevan a cabo la auditora. Slo las personas
Auditor/es que cumplen con ciertos requisitos necesarios, pueden realizar una
auditora de calidad.
Se sabe que la auditora involucra una comparacin, entre la calidad observada y la calidad
deseada de acuerdo con unas normas tcnico-cientficas previamente establecidas.
Los objetivos y el alcance deben ser comunicados al auditado antes de la auditora. Una
auditora de calidad debe enfocarse en criterios claramente definidos y documentados.
La auditora solamente se lleva a cabo despus de consultar con el cliente y tener en
cuenta la opinin del lder con respecto a:
Se recomienda adems que el auditor avise al responsable del rea afectada, con al menos
dos semanas de antelacin, de la fecha y hora de inicio en que tendr lugar la auditora.
La reunin inicial es la primera actividad con la que se inicia la
auditora y tiene por objeto:
Clarificacin de la planificacin
Definicin
Auditora de
Suficiencia
Auditora del
Sistema
de calidad Auditora de Auditoras Auditora de
3 parte del Sistema 1 parte
Auditora de
2 parte
De 1 parte
a. Auditoras de primera parte: La auditora de primera parte es conocida como auditora
interna. sta se realiza dentro de su propia compaa, puede ser que un grupo de la
compaa central audite a una de las plantas; que se realice
una auditora dentro de la divisin, que sea una auditora local
dentro de la planta o cualquier nmero de combinaciones
parecidas. Aqu no existe una relacin de auditora externa y
cliente-proveedor, slo clientes externos y proveedores.
Estas auditoras proporcionan informacin de si sus polticas
estn siendo cumplidas, de si los sistemas son tan eficientes
y efectivos como deberan ser y si se precisa algn cambio.
Pueden establecer una lnea de comunicacin por toda la
compaa y convertirla en un gran elemento motivador.
De 2 parte
b. Auditoras de segunda parte: Un cliente puede realizar auditoras de segunda parte
a un proveedor. Generalmente esto se hace cuando existe un contrato entre ambas
partes y ya se estn suministrando o se proveern bienes en el futuro. Si usted utiliza
stas tcnicas de auditora en el proceso de aprobacin de un proveedor potencial, antes
de firmar el contrato, en realidad usted est inspeccionando a dicho proveedor. Si por el
contrario, se efecta despus de que el contrato est firmado, entonces se le denomina
auditora. A las auditoras de segunda parte, tambin se les conoce como auditoras
externas, si es usted quien la realiza. Si su cliente lo audita a usted, an se le denomina
auditora de segunda parte, pero ya que es usted quin la recibe, se le denomina
auditora extrnseca (no externa).
De 3 parte
c. Auditoras de tercera parte: Es la auditora externa efectuada por un organismo
independiente de las partes, que verifica la efectividad del Sistema de Calidad y el
cumplimiento de las normas internacionales de Calidad (ISO). Tiene varias ventajas, ya
que al estar hecha por alguien independiente y con credibilidad, es probable que los
clientes decidan no efectuar otras auditoras, con el consiguiente ahorro econmico y de
tiempo para ambas partes (cliente y suministrador).
Las entidades encargadas del cumplimiento de las o los certificadores, son quienes
realizan las auditoras de tercera parte o auditoras de registro. Las auditoras de registro
son realizadas como una condicin para pertenecer a un grupo o para aprobar su
registro. Existen agencias no gubernamentales que acreditan que los hospitales y
universidades cumplen con ciertas normas industriales. Quiz las organizaciones de
comercio podran desear promover la seguridad y calidad de sus productos industriales o
servicios a travs de un programa de auditora y de un sello de aprobacin. Otros pases
utilizan a menudo el trmino certificacin en lugar del de registro. Los negocios al nivel
mundial estn registrando sus instalaciones bajo la norma ISO 9001 para lograr con ello
una ventaja de mercadotecnia. Cuando el registro se realiza de manera apropiada, ste
promueve mejores prcticas empresariales y mejora la eficiencia. (Arter, 2003).
De Suficiencia
d. Auditora de suficiencia: Permite realizar una detallada revisin de los documentos que
componen un Sistema de Gestin de la Calidad para determinar el grado de cumplimiento
con los debes de la Norma, consiste en hacer una revisin de papeles de oficina y
adems no implica visita a las instalaciones de la empresa.
Esta revisin permite asegurar que el Sistema de Gestin de la Calidad cumpla con todos
los requerimientos de la Norma sobre las cuales est basado. Se trata de una revisin de
papeles que se realiza en dos o tres das y cubre nicamente el manual de calidad en las
auditoras de certificacin. En las auditoras internas de calidad se debe incluir el manual
de calidad y los procedimientos.
Tributarias
De
Cumplimiento Financieras
Gubernamentales
De alto riesgo
De registro
Busca eficiencia y
De resultados econmicos.
Productividad Sin embargo,
reconocemos que no
todo es perfecto.
Algunas veces hacemos
lo posible con resultados
disponibles
De
C u m p limiento
Las auditoras de cumplimiento estn diseadas para asegurar que las actividades se han
realizado de una manera adecuada. Por su propia naturaleza, son reactivas (no pro
activas). Uno no cuestiona las reglas. Uno slo verifica el cumplimiento de esas reglas.
Como sucede con la inspeccin, estas auditoras son binarias: aprueban o reprueban.
Las reglas se cumplen o no se cumplen.
ProduDe
ctivid
a d
Qu tan adecuadas son las reglas para alcanzar las metas de la organizacin.
(After, 2003)
Auditoras
de producto
Auditora Auditoras
segn el mbito de sistema
de accin
Auditoras
de proceso
Las auditoras de sistema por su naturaleza, a menudo cruzan los lmites entre la
organizacin, el proceso y el producto. Algunos ejemplos incluyen uno o ms de los
siguientes:
Lneas de Producto.
reas de Proceso.
Departamentos funcionales.
Sistemas de calidad.
Establecimientos de manufacturas.
Clientes.
Proyectos especficos.
Tiempo.
Horizontal Vertical
En la auditora horizontal se revisar la aplicacin Revisar la aplicacin de varios
de los procesos y controles a travs de varios procesos y controles dentro de una
grupos funcionales. Nos proporcionar un buen sola unidad. Lo que nos permite
entendimiento de la manera en que se aplican las darnos cuenta si todas las distintas
reglas comunes en toda la empresa. Este tipo de reglas trabajan en conjunto de una
auditora sirve bien para analizar la consistencia. manera eficaz y efectiva.
Principios
de la gestin
1- Principios de la Gestin.
Un Sistema de Gestin de Calidad es una serie de actividades
coordinadas que se realizan sobre un conjunto de elementos para
lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen al cliente,
es decir es planear, controlar y mejorar aquellos aspectos que influyen
en el cumplimiento de los requisitos del cliente.
Entre los elementos de un Sistema de Gestin de la Calidad, se encuentran los
siguientes:
1. Estructura Organizacional
2. Planificacin (Estrategia)
3. Recursos
4. Procesos
5. Procedimientos
Todos estos elementos descritos anteriormente, estn relacionados entre s (de ah a que
es un SISTEMA) y a su vez, son gestionados a partir de tres procesos de gestin, como
bien dice Juran: Planear, Controlar y Mejorar. En la siguiente figura se presenta un
esquema grfico de esta relacin:
SGC
1 Elementos
5 2 interrelacionados
4 3
Mejora de Control de
la calidad la calidad
Planificacin
de la calidad
Control de la calidad
Lleva a cabo un conjunto de operaciones para
mantener la estabilidad y evitar cambios adversos.
Para mantener la estabilidad, se mide el desempeo
actual y estos se comparan con las metas
establecidas para tomar acciones en las diferencias
que se encuentren (Juran & Godfrey, 1998).
Principios
de la gestin
Mejora de la calidad
Constituye al grupo de actividades que llevan a la organizacin hacia un
cambio benfico, es decir, lograr mayores niveles de desempeo. Mejor
Calidad es una forma de cambio benfico (Juran & Godfrey, 1998).
Para que un Sistema de Gestin de la Calidad falle, solo bastar con que
uno de estos cinco elementos lo haga, o que se realice una mala gestin
sobre ellos. No es posible tener un Sistema de Gestin de la Calidad sin
que uno de los cinco elementos citados anteriormente est presente.
Descripcin del
Modelo de gestin
de calidad
Esta norma se emplea para cumplir eficazmente con los requisitos del cliente y con
los reglamentarios aplicables para conseguir e incrementar la satisfaccin del
usuario. Est orientada a la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad. La
nueva versin 2015, tiene siete (7) clusulas que trata sobre los pilares requeridos
para los procesos y tres (3) de introduccin o informativas:
Clusula 1: Alcance
Clusula 2: Referencias normativas
Clusula 3: Trminos y definiciones
Criterios
de la auditora
Por otra parte, cuando no existen criterios, el equipo de auditora los desarrolla
segn las circunstancias del caso. Ante la ausencia de criterios explcitos, el
auditor podr aplicar su juicio y conocimiento profesional para desarrollar criterios
aplicables a situaciones particulares.
Revisar las observaciones: para determinar las que pueden considerarse como
no conformidades.
Por ltimo, el auditor elabora un informe final que debe presentrselo a los gerentes
involucrados en los procesos de transformacin, en pro de optimizar la calidad y
productividad, adems se formulan recomendaciones para la mejora, proponer acciones
correctivas o preventivas.
GLOSARIO
Auditores internos: Profesionales empleados por una organizacin para examinar conti-
nuamente y evaluar el sistema de control interno y presentar los resultados de su investi-
gacin y recomendaciones a la alta direccin de la entidad.
Control interno: Todas las medidas utilizadas por una empresa para protegerse
contra errores, desperdicios o fraudes y para asegurar la confiabilidad de los datos
contables. Est diseado para ayudar a la operacin eficiente de una empresa y para
asegurar el cumplimiento de las polticas de la empresa.
Eficiencia: La relacin que existe entre el producto (en trmino de bienes, servicios
u otros resultados) y los recursos empleados en su produccin.
Equipo auditor: Grupo de auditores o del auditor, designados para desempear una
auditora dada. El equipo auditor puede incluir expertos tcnicos y auditores en
prctica. Uno de los auditores del equipo de la auditora desempea la funcin de auditor
lder.
Informe de auditora: Expresin escrita por el auditor respecto a los resultados de las
verificaciones realizadas durante la ejecucin de la auditora, manifestando sus criterios y
comentarios respecto a los estados financieros y otros hechos econmicos.
Papeles de trabajo: Documentos que contienen la evidencia que respalda los hallazgos,
opiniones, conclusiones y juicios del auditor. Deben incluir toda la evidencia que
haya obtenido o preparado el auditor durante la auditora.
Plan: Modelo sistemtico de una actuacin pblica o privada, que se elabora anticipada-
mente para dirigirla y encauzarla. Escrito en que sumariamente se precisan los
detalles para realizar una obra.
Procedimiento de auditora: Las acciones que realiza el auditor para llevar a cabo
sus labores de revisin.
Riesgo de control: Error que no puede ser evitado o detectado oportunamente por
el sistema de control interno.
Tcnicas de auditora: Mtodos que el auditor emplea para realizar las verificaciones
planteadas en los programas de auditora, que tienen como objetivo la obtencin de
evidencia.
BIBLIOGRAFA