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01/09/2015

Diagnóstico y Planeación Estratégica de Gobierno y
Gestión de Documentos, Datos, Información y
Decisiones – Marco Vinicio Lenci

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Diagnóstico y Planeación Estratégica de
Gobierno y Gestión de Documentos,
Datos, Información y Decisiones

Marco Vinicio Lenci
Project Consultant, Management Advisor & Coach

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01/09/2015

Objetivos

Compartir conceptos, mejores prácticas y experiencias en
los temas como Organizaciones Inteligentes, Arquitectura
de Información, Roles y Responsabilidades del CIO (Chief
Information Officer), IMO Oficina de Gobierno y Gestión
de Documentos, Datos, Información y Decisiones,
Diagnóstico y Planeación de acuerdo con el DMBOK Data
Management & Data Governance, Cobit5, ISO 30300, ISO
27000, ISO 15489, ISO 16175, fomentando la elaboración
de Conclusiones y Recomendaciones al respecto.

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Agenda
1. Organizaciones Inteligentes Colaborativas
2. IMO (Information Management Office) Oficina de Gobierno
y Gestión de la Información
3. Arquitectura de Información
4. CIO (Chief Information Officer) – Gerente de Información
5. Mejores Prácticas en Gobierno y Gestión de Documentos,
Datos, Información y Decisiones
6. Diagnóstico y Planeación Estratégica Documental, Datos,
Información y Decisiones
7. Conclusiones y Recomendaciones
8. Preguntas

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Organizaciones Inteligentes Colaborativas

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Realidad en la Información y la Toma de Decisiones en
Organizaciones actuales

La 3ra parte de los ejecutivos toma
decisiones importantes con
información incompleta o no fiable!
DE ESA MANERA
USTED TENDRÁ MAS LA
INFORMACIÓN PARA INFORMACIÓN SERÁ
NECESITA UNA
IGNORAR CUANDO PRECISA?
APLICACIÓN
TOME DECISIONES
DASHBOARD PARA OK
BASADAS EN
MONITOREAR SUS SUPONGA
POLÍTICAS DE LA
MÉTRICAS CLAVES QUE ESO
COMPAÑÍA
IMPORTA

Más del 95% de decisiones de
negocio están basadas en un
documento
Fuente: LaValle - Una revolución para las empresas inteligentes

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gov. procesos.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Tendencias Globales en Gobierno Colaborativo Inteligente GOBIERNO COLABORATIVO GOBIERNO INDUSTRIAL INTELIGENTE NUEVO ORDEN MUNDIAL BUROCRACIA EMPODERAR AL CLIENTE PRESTACION ELECTRONICA PAPELEO ARCHIVO DE SERVICIOS – CERO PAPEL CONTROLES Y APROBACION CONTROL EXPLICITO IMPLICITA TRANSFERENCIAS TRANSFERENCIA MANUALES ELECTRONICA DE FONDOS DEMOCRACIA GOBIERNO POR PARTICIPATIVA POCO TIEMPO “Colombia es el próximo país que se instalará. información y GERENCIA tecnología” INTELIGENTE James Martin.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 4 . definitivamente.gov. Son organismos vivos. en las tecnologías del futuro para construir una mejor realidad” Presidente Juan Manuel Santos www. con todas sus partes interconectadas e interrelacionadas en una perfecta síntesis entre Gobierno y Organización personas.co / contacto@archivogeneral.gov.archivogeneral. 01/09/2015 Organizaciones Inteligentes Colaborativas “Son organizaciones OPTIMIZACION DEL sanas y sostenibles que crean DESEMPEÑO un sistema nervioso digital inteligente que les permite reaccionar. 1996 www.archivogeneral.gov. CyberCorp. rapidez y eficiencia.co / contacto@archivogeneral. cambiar y mantener en su gestión gerencial y operativa el esencial balance interno y externo con flexibilidad.

Inteligencia Analítica. Fuente: LaValle . Distintas personas y departamentos interpretan 2. los sistemas tecnológicos.2009 www. Documentos y Datos GOBIERNO Y GESTIÓN ESTRATEGICA FORMULACIÓN CORPORATIVA ESTRATÉGICA GOBIERNO Y GOBIERNO Y DECISIONES Y VERIFICACION. Y INFORMACIÓN CALIDAD GERENCIA DE GOBIERNO. con niveles de de toda la empresa. los socios externos organización por las barreras organizativas o están “conectados” de tal manera que el trabajo fluye fácilmente.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 7 Indicadores de la Organización Inteligente Colaborativa vs. GESTIÓN DEL GESTIÓN DE CONOCCIMIENTO PRUEBA Y PLANEACIÓN DESEMPEÑO PROYECTOS ADAPTACION ESTRATÉGICA ESTRATEGICA GOBIERNO Y GESTIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA GOBIERNO Y INNOVACIÓN Y CICLO GESTIÓN DE VIDA DE INTELIGENCIA INFORMACION NEGOCIOS. conclusiones en tiempo real o cuando se necesite.Una revolución para las empresas inteligentes .Las personas. sociales sistemas de transacciones y fuentes internas. las decisiones.archivogeneral. DATOS Y EMPRESARIAL OPERATIVA DOCUMENTOS. Precisa detalle limitados.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 5 . RIESGO Y CUMPLIMIENTO www. El trabajo no fluye fácilmente a lo largo de la 6.Posee una única versión de la información a lo largo y ancho la información de forma diferente. y e incluso no instrumentados y tiene capacidad para analizarlos. externos. La Organización Actual Organización Actual Organización Colaborativa Inteligente Recopila datos procedentes de sus propios 1. Proporciona volúmenes de datos 7.Esta informada acerca de las oportunidades y los riesgos y son una realidad. Procesa grandes bases de datos que le 3. Interconectada tecnológicas. Mejora y amplía las perspectivas y autoridad para Potenciadora decidir y actuar.Procesa una ingente cantidad de datos de la que extrae proporcionan una “foto fija” del pasado.gov.co / contacto@archivogeneral.Se nutre de datos de todas partes: internos. con el nivel de precisión adecuado.Construye modelos de simulación que prevean los efectos de tomar decisiones. Analítica Utiliza la experiencia personal y la intuición para 4. decisión.gov.co / contacto@archivogeneral. Predictiva Reacciona a los riesgos una vez que estos ya 5. basándose en datos fidedignos. Gestiona de forma reactiva. E DOCUMENTOS PROCESOS. Atenta genera datos Internamente. 01/09/2015 Alineación Estratégica con Gobierno y Gestión del Desempeño. posee de antemano una respuesta táctica en cada suceso antes Anticipada de que fuera necesario realizar alguna acción.Proporciona sólo los datos que se precisan para tomar una descontextualizados. ANALITICA PRODUCTOS Y EJECUCIÓN ALINEACIÓN SERVICIOS ESTRATEGICA Y ORGANIZACIONAL OPERATIVA GOBIERNO Y ARQUITECTURA PLANEACIÓN GESTIÓN DE DATOS.gov.archivogeneral.gov.

archivogeneral. PORTAFOLIO Y CAMBIO Órganos de Y CONTINUIDAD DE INICIATIVAS ORGANIZACIONAL OPERATIVA los Sentidos GOBIERNO Y GESTION DE RESPONSABILIDAD SOCIAL GOBIERNO Y GESTION DE DOCUMENTOS.gov. 01/09/2015 Sistema Nervioso Digital de las Organizaciones Inteligentes Colaborativas www.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 6 . PROCESOS Y CALIDAD GOBIERNO Y GESTION INTELIGENTE DEL DESEMPEÑO GOBIERNO Y GESTION DE RELACIONES Y COMUNICACIONES GOBIERNO CON GRUPOS DE INTERÉS Inteligencia Y GESTION GOBIERNO Y GESTION DE PROYECTOS GOBIERNO Y PROGRAMAS Y DE CULTURA GESTIÓN DE AUDITORÍA.archivogeneral.co / contacto@archivogeneral.gov. DATOS.co / contacto@archivogeneral.gov.gov. INFORMACION Radar de Inteligencia Datos Y CONOCIMIENTO www.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia El Sistema Nervioso Digital Inteligente Colaborativo GOBIERNO Y GESTION DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL.

Presentar y Comunicar la Infraestructura de TIC y 3.co / contacto@archivogeneral. Analizar la Información y Información Aplicaciones de BI como Ganar Retroalimentación •Cuál es la mejor manera de Habilitadores •Cómo podemos convertir la información en retroalimentación presentar y comunicar la información relevante? para dar a conocer la toma de •Cómo analizamos de mejor manera decisiones? para ponerlo en contexto? •Cuáles son las formas mas efectivas •Cómo extraemos la información de reportar y visualizar la relevante a partir de nuestra información? información? Fuente: Bernard Marr – The Intelligent Enterprise www. Crear Evidencia a partir •Qué necesitamos saber? 2. cuándo y •Qué información necesitamos para •Cómo podemos asegurar que la dónde? satisfacer nuestras necesidades de evidencia disponible será usada para la mejor toma de decisiones? información? •Cómo creamos una cultura de •Tenemos esa información conocimiento.archivogeneral. 01/09/2015 Sistema Nervioso Digital de las Organizaciones Inteligentes Colaborativas DIRECTIVO DIRECTIVA-GERENCIAL GERENCIAL MISIONAL MISIONAL FINANCIERO OPERATIVO APOYO ADMINISTRATIVO www.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Toma de Decisiones Basadas en Evidencia Documental.co / contacto@archivogeneral.archivogeneral. cuál es la mejor manera de obtenerla? 4.gov. Definir los Objetivos y la Información Necesaria 5.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 7 .acción? consignada en el formato adecuado? •De no ser así. Recoger la Información de Decisiones •Cuáles son nuestras importantes adecuada preguntas no respondidas? •Quién necesita saber eso. Datos e Información Estrategia de Negocios 1.gov.gov.

gov. dónde? Causa Raíz del que podría pasar? alcanzar el mejor Consultas / ¿Qué pasó? Desempeño resultado? Profundización ¿Qué pasará si esta tendencia continua? ¿Cómo impactarán Automatización ¿Qué pasará después las decisiones todo lo Datos Medición del si…? demás? Reportes a Desempeño ¿Cómo nos medida y podemos beneficiar de estándar Consistente esas predicciones? Estabilización y Generación y Alineación y Probabilidad y Simulación de Reducción de Protección de Consolidación de Predicción de Decisiones y Riesgos Valor Valor Valor Optimización de Valor Gestión del Valor y Capacidad de Inteligencia Analítica Organizacional 15 15 www.gov.gov. Diagnóstica y Consolidada del Pasado + Análisis de Causa Raíz www.archivogeneral. 01/09/2015 Modelo de Madurez de Organizaciones Inteligentes Colaborativas Business Intelligence Business Analytics Decisiones Reactivas Decisiones Proactivas Descriptiva y Diagnóstica Consolidación Predictiva Prescriptiva Grado de Complejidad Inteligencia ¿Qué acciones integradas son Optimización de Optimización necesarias? las Decisiones y Estocástica ¿Qué acciones son ¿Cuáles son las áreas Escenarios necesarias? e Interesados alineados el Desempeño Conocimiento ¿Cuál es el problema en el problema exactamente? exactamente? ¿Cómo podemos Modelamiento ¿Por qué está Pronósticos de lograr el mejor Predictivo Desempeño resultado.co / contacto@archivogeneral. BSC y Dashboards) y Análisis de Causa Raíz Analítica Descriptiva. incluyendo Simulación pasando? Alineación Estratégica de los efectos de la variabilidad? Información Análisis de Desempeño ¿Qué. cuántas Qué será lo próximo Alertas veces.co / contacto@archivogeneral.archivogeneral. Cuándo y Por ¿Cómo podemos ¿Cuánto.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Analítica Descriptiva (Mapas Estratégicos.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 8 .gov.

gov. 01/09/2015 Analítica Predictiva y Prescriptiva Analítica Predictiva y Prescriptiva del Futuro Predicciones + Benchmarking Leyenda: Color Verde: Predicción vs. Color Rojo: Realidad www.co / contacto@archivogeneral.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 9 .archivogeneral.archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Generación y Preservación de Valor = Información + Analítica + Decisiones + Desempeño Inteligente Colaborativo GOBIERNO INTELIGENTE COLABORATIVO DEL DESEMPEÑO DOCUMENTOS & DATOS INFORMACION CONOCIMIENTO COLABORATIVAS INTELIGENTES DECISIONES GESTIÓN INTELIGENTE COLABORATIVA DEL DESEMPEÑO DESEMPEÑO INTELIGENTE COLABORATIVO $ $ GENERACIÓN Y PRESERVACIÓN DE VALOR INTELIGENTE COLABORATIVA www.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.

co / contacto@archivogeneral.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 10 .gov.gov.Oficina de Gobierno y Gestión de la Información www.gov.archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia IMO .archivogeneral. 01/09/2015 Cómo aprovechamos la capacidades del Outernet? www.co / contacto@archivogeneral.

co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia IMO Separación de Gobierno y Gestión Necesidades Institucionales Realización de Beneficios Optimización Optimización de Incremento en Optimización de de Riesgos Recursos.Oficina de Gobierno y Gestión de la Información Gobernabilidad y Políticas Generación y Protección Competencias de Valor Técnicas y Humanas Misión y Visión Disponibilidad Roles y Responsabilidades Principios y Valores Integración Metodologías y Estándares Políticas Calidad Seguridad Métricas de Desempeño Objetivos Continuidad y Resiliencia Tecnología Servicios Informática Procesos y Controles www.gov.co / contacto@archivogeneral.gov. 01/09/2015 IMO . Capital de Ingresos Costos Trabajo y Activos Gobierno Evaluar Dirigir Supervisar Gestión Retroalimentación Planear Servir Ejecutar Controlar www.gov.archivogeneral.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 11 .co / contacto@archivogeneral.archivogeneral.gov.

Información y Decisiones Procesos de Gobierno y Gestión de Doctos. Institucional. TECNOLOGÍA Controles y Informática Datos. RI). TIC y Documentos. 01/09/2015 Gobierno y Gestión de la IMO SERVICIOS DE LA IMO • Portafolio Servicios Gobierno y Gestión Gobierno y Gestión • Enfoque (Estratégico. Gestión de GOBIERNO GESTION Datos. Métodos.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 12 . Predictiva y Prescriptiva ANALITICA y Cultura Organización Información Organizacional y Talento y Decisiones Procesos. Servicios SOA. Táctico y del Desempeño y del Cambio Operativol) Cumplimiento Organizacional • Influencia (Sectorial. Información y Decisiones Fuente ajustada: CobIT V5 2012 www. Información. Documental. Información y Operaciones de la Decisiones Oficina de Información IMO Estructura. Datos. RCO.gov. Descriptiva. Decisiones. Humano Tecnología Workflow.gov. C2C Desempeño Operativa TECNOLOGÍA Operativa (RDDID. Documentos.gov. Estándares. TRANSACCIONAL Gerencial RGPMO Recursos (Humanos. Oficina de Avanzado) Información IMO Gestión Documental. RPIPPB.co / contacto@archivogeneral. Intermedio. Regulatorio Funcional) Gobierno de la • Nivel de Madurez (Básico. TECNOLOGÍA Competencias Datos.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Interrelación entre Procesos de Negocio. Infraestructura) www. TIC. Datos. COLABORATIVA Métricas de Gerencial y Interoperabilidad.archivogeneral. B2B.archivogeneral. B2C.co / contacto@archivogeneral.

gov. administramos.co / contacto@archivogeneral. analizamos.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 13 . integramos. creamos.archivogeneral.gov. 01/09/2015 Generar y Preservar Valor con Decisiones Inteligentes •¿Cómo podemos alinear los datos con el negocio? DECISIONES INTELIGENTES •¿Cómo podemos hacer que los datos con la calidad correcta este disponible cuando y donde se necesita? •¿Cómo podemos soportar una mejor toma de decisiones a través de la organización? •¿Cómo transformamos.gov. en Tiempo Real en el Punto de Contacto? •¿Cómo podemos Modelar escenarios y entender en tiempo real el impacto financiero de las posibles decisiones? •¿Cómo podemos controlar y optimizar el desempeño del negocio? www.gov.archivogeneral.co / contacto@archivogeneral. gobernamos y entregamos Información Confiable? •¿Cómo podemos aprovechar las Decisiones basadas en Información y Análisis.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Ejemplo – Entendimiento de Necesidad CIO Sectorial UPME Plan Nacional de Desarrollo Plan Estratégico Sectorial Organización del sector minero energético Plan Estratégico de las Tecnologías de Información y las Comunicaciones del Ministerio de Minas y energía Modelo de Operación UPME Estructura organizacional de la Unidad de Planeación Minero Energética Fuente: Management &Quality www.

01/09/2015 Cómo construimos la IMO .gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Arquitectura de Información www.gov.Oficina de Gobierno y Gestión de la Información? www.co / contacto@archivogeneral.gov.gov.archivogeneral.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 14 .co / contacto@archivogeneral.archivogeneral.

gov. • No-Estructurada DATOS E INFORMACIÓN INTELIGENTE • Fija • Dinámica www.gov. Colaborativa y Analítica DOCUMENTOS. Datos e Información: INFORMACIÓN ANALÍTICA • Estructurada • Semi-Estructurada DOCUMENTOS.co / contacto@archivogeneral. 01/09/2015 Cómo manejamos la Complejidad en la Arquitectura Institucional? Estrategia.archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Documentos. Información Infraestructura y Servicios TIC www.gov. Desempeño Organizacional Proyectos & Procesos del Negocio Organización Iniciativas & Personas Aplicaciones Documentos. Control.co / contacto@archivogeneral. Dirección. DATOS E Documentos. Datos. Datos e Información Transaccional.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 15 .archivogeneral. Decisiones.

co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 16 .gov. Arquitectura de Oficina de Gobierno Información y Aplicaciones y Gestión de Decisiones Información Arquitectura de Tecnología www.co / contacto@archivogeneral.archivogeneral. Bases de Arquitectura Servicios del Negocio Datos Aisladas Empresarial + SOA Lógica del Lógica del Lógica del Lógica del Lógica del Lógica del Lógica del Lógica del Negocio Negocio Negocio Negocio Negocio Negocio Negocio Negocio Legacy ERP CRM Finanzas Legacy ERP CRM Finanzas DBMS DBMS MDM MDM MDM MDM DBMS DBMS PLM Finanzas Productos Contratos Clientes 3ros ERP CRM Servicios PQRS Empleados Interfaces Propietarias sirven a los Silos Servicios del Negocio = Funcionalidades y Bases de Datos Aisladas estándar. Silos de Activos. 01/09/2015 La Solución de la Problemática de Unicidad en Arquitectura de Documentos. Datos.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Arquitectura Institucional y de Información y Responsabilidades del CIO y de la IMO Arquitectura de Negocio Responsabilidad del Arquitectura de CIO y de la IMO Documentos. Información y Decisiones Aplicaciones.gov.gov.co / contacto@archivogeneral.archivogeneral. Activos Procesos del Negocio Interfaces Propietarias. compartidas y reusables www. Silos de Activos Aplicaciones Orientadas al Servicio. Datos.

co / contacto@archivogeneral.gov.gov.gov.gov.archivogeneral.  Modelaje y Diseño de Datos Analíticas y  Datos Maestros y de Referencia Colaborativas  Integración de Datos  Interfaces  Interoperabilidad de Datos  Gestión Documental y  Hardware Contenidos  Software Básico  Almacenamiento de Datos  Telecomunicaciones  Operaciones de Datos  Infraestructura www. 01/09/2015 Componentes de la Arquitectura Institucional y de Información  Alineación  Gobierno de Desempeño y Estratégica Decisiones  Procesos  Gobierno de Información  Métricas  Arquitectura de Información  Modelo Operativo  Inteligencia Analítica  Cambios y Desarrollo  Bodegas de Datos de Competencias  Calidad de Datos  Gestión de Metadatos  Aplicaciones  Seguridad de Datos Transaccionales.McSweeney www.co / contacto@archivogeneral.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 17 . Tecnología y Usuarios USUARIOS CIO CTO Fuente: Structured & Comprehesive Approach to Data Management & DMBOK .archivogeneral.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Información.

co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia CIO (Chief Information Officer) – Gerente de Información www. MinJusticia Fuente: Management &Quality www.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 18 .gov.archivogeneral.gov. 01/09/2015 Ejemplo – Arquitectura de Información CIO Sect.archivogeneral.co / contacto@archivogeneral.co / contacto@archivogeneral.gov.

se está convirtiendo en el ejecutivo senior de información de la organización. seguridad y continuidad.McSweeney www. información y conocimiento.archivogeneral.archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Toma de Decisiones del CIO USUARIOS CIO CTO Fuente: Structured & Comprehesive Approach to Data Management & DMBOK . www.gov.co / contacto@archivogeneral. El rol de CIO. datos e información que entra y sale de la empresa a nivel transaccional.gov. 01/09/2015 CIO Chief Information Officer El CIO es un cargo ejecutivo con responsabilidad de generar y preservar el valor de los documentos. colaborativa y analítica de apoyo a la toma de decisiones y de la gestión del flujo de datos.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 19 . de su calidad. documentos.co / contacto@archivogeneral. responsable del ciclo de vida de la información.

Analíticas y de Desempeño Competencias en Mejores Competencias Funcionales y Prácticas.archivogeneral.archivogeneral.gov.0 MOVIMIENTO Y COMPETENCIAS 3.0 INFORMACION 1.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 20 . Datos e Información y Decisiones Competencias Competencias Personales.co / contacto@archivogeneral. 01/09/2015 Requerimientos en Desarrollo de Competencias de Gestión de Documentos.gov. Datos e Información y Decisiones ENTRADA DE INFORMACION 4.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Desarrollo Integral de Competencias Gerenciales de Gestión de Documentos.0 DIMENSIONES DE USO DE LA CALIDAD DE 0. Gerencia de de Gobernabilidad Procesos y de Proyectos www.0 REESTRUCTURA DE MANEJO DE CIÓN DE INFORMACION 2.gov.co / contacto@archivogeneral. Datos e Información. Metodológicas Y Relacionales y Gerenciales Herramientas Informáticas Competencias en Gobierno y Gestión de Documentos.gov.0 INFORMACION INFORMACION SEGURIDAD DE CONTINUIDAD DE INFORMACION INFORMACION CALIDAD DE INFORMACION N…F… www.

co / contacto@archivogeneral. Información y Decisiones www.gov.Certified IT Consultant Datos y Gestión de Información de Datos  DGSP .co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Mejores Prácticas en Gobierno y Gestión de Documentos.Certified Data Management Certificables con Professional DAMA (PDUs) Arquitectura de Modelamiento  CITC .co / contacto@archivogeneral.Information Systems Professional 10 Cursos www.Certified Computing Professional Información  CDMP .co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 21 .gov.archivogeneral.Information Systems Analyst Bodegas de Datos  ISP . Datos.Data Governance and Stewardship 8 Cursos 5 Cursos Professional  ISA .gov.archivogeneral. 01/09/2015 Ejemplo de Desarrollo de Competencias en Gerencia de Información e Inteligencia Analítica Institute for Certification of Análisis de Computing Professionals (ICCP) Negocios 8 Cursos Certificaciones válidas con DAMA: Gestión de Gobierno de  ACP .Associate Computing Professional Metadatos Información 5 Cursos 4 Cursos  CBIP .Certified Business Intelligence Desarrollo de Professional Competencias en Gerencia de  CCP .gov.

gov.archivogeneral.gov. la información financiera y contable Información que soporte la toma de decisiones y los procesos de monitoreo y evaluación dentro de la entidad. 01/09/2015 Integración de mejores prácticas en Gobierno y Gestión de Documentos. Datos.co / contacto@archivogeneral. PROCESO 15489.archivogeneral. 13208 Gobierno de TIC Gestión de TIC Gobierno de Información Gestión de Información www. la atención a los usuarios Información que es generada y que soporta los procesos de apoyo relacionados con la contratación.gov. el recurso humano.co / contacto@archivogeneral. sujetos y dominios en servicios y procesos que soportan el “día a día” Información por ejemplo relacionada con la prestación de los servicios de la entidad.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 22 . Clasificar y Revisar Información de los Procesos en cada Entidad del Gobierno en Colombia Información relacionada con los trámites. www. Información y Decisiones Mejores Prácticas – Frameworks y BOK (Body of Knowledge) Cobit V5 ValIT RiskIT ITIL V3 TOGAF CMMI BABOK SWEBOK/ PMI – PMO eSCM DMBOK PROCESO 2011 SQMBOK PMBOK SCM Gobierno de TIC Gestión de TIC Gobierno de Información Gestión de Información Mejores Prácticas – Estándares ISO 38500 ISO ISO ISO ISO 25000 ISO 21500 ISO ISO ISO 31000 20000 9000 8000 27000 30300.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Verificar. actores.

archivogeneral.co / contacto@archivogeneral.gov. 23081.13028.gov.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral. 26122 . 01/09/2015 Ciclo de Vida y Normas de Gobierno y Gestión Documental y Contenidos Estrategia ISO 30300 Sistemas Operaciones ISO 16175.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial (MinTic) www.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 23 . ISO 15489 13020.gov. 16175 www.

co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Arquitectura de Información Institucional con base en DAMA-DMBOK Arquitectura de Framework DMBOK Información Gobierno de Información Servicios de Gestión de Información Coordinación de Información Gestión de Arquitectura de Información Gestión de Inteligencia Analítica y Bodegas de Datos Gestión de Calidad de Datos Gestión de Metadatos Gestión de Seguridad de Datos Modelamiento y Diseño de Datos Gestión de Almacenamiento y Gestión de Datos Maestros y de Operaciones de Datos Referencia Gestión de Integración e Gestión de Documentos y Interoperabilidad de Datos Contenidos www.gov.archivogeneral.co / contacto@archivogeneral.archivogeneral. 01/09/2015 Modelo de Gestión de Datos en Colombia www.co / contacto@archivogeneral.gov.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 24 .gov.

gov. proteger y asegurar la integridad de los activos de datos. 5.A ctividades del negocio 4.Métricas sobre el programa de DM © DAMA International www.Herramientas de modelamiento de datos . Gestión de la arquitectura de datos Entregables Primarios: . Gestión de la Meta-data . 2.Metricas sobre el valor de los datos . Maximizar el uso efectivo y el valor de los activos de datos e información. ejecución y supervisión de políticas. protejan.gov.Estrategia de datos .Herramientas de inteligencia de negocios .Métrica sobre calidad de datos . controlen. información.Creadores de datos 10.Ejecutivos 9.Fuentes externas . Comprender las necesidades de información de la organización y todos los interesados.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Gestión de Datos en DMBOK Gestión de los Datos (The Data Management Association) Definición: Planeación.co / contacto@archivogeneral.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 25 .A dministradores de datos .A ctividades de TI 5.Problemas y asuntos de datos 6.Sistemas gestores de bases de datos . Mejorar continuamente la calidad de los datos y la información.Gerentes Participantes: Herramientas: .gov. Gestión de la seguridad de los datos .Entes reguladores .archivogeneral.Ejecutivos .Profesionales de datos . Tecnología Principios Técnicas y Cultura Funciones bilidades Gobierno de Datos Gestión de la Arquitectura de Datos Gestión del Desarrollo de Datos Gestión de Operaciones en Bases de Datos Gestión de la Seguridad de Datos Gestión de Datos Maestros y de Referencia Gestión de Bodegas de Datos e Inteligencia Analítica Gestión Documental y Contenidos Gestión de Metadatos Gestión de Calidad de Datos © DAMA International www. entreguen y mejoren el valor de los activos de datos e información.A rquitectura de datos . 01/09/2015 El Marco de Trabajo Funcional del DAMA-DMBOK Roles & Metas y Prácticas y Organización Actividades Entregables Responsa.Consumidores de información .gov.Herramientas de gestión documental .Datos. 4.Herramientas de repositorio de Meta-data .Herramientas de integración y calidad de datos Métricas: .Bases de datos 7. Gestión documental y de contenidos conocimiento y sabiduría .Servicios de datos .Estrategia del negocio 3. Gestión de las bodegas de datos y la inteligencia de negocios .Trabajadores del conocimiento . prácticas y proyectos que adquieran. Capturar. Gestión de las operaciones de los datos .Ejecutivos . 3. Desarrollo de los datos .co / contacto@archivogeneral. calidad y seguridad de los datos para todos los interesados. almacenar. Proveedores: 8. Objetivos: 1. Misión: Satisfacer las necesidades de disponibilidad.archivogeneral. Gestión de la calidad de los datos Consumidores: . Actividades: 1.Clientes . Gestión de los datos de referencia y maestros . A segurar la privacidad y confidencialidad y prevenir el uso no autorizado o inapropiado de los datos y la información. Gobernabilidad de los datos Insumos: 2.Trabajadores clericales .Creadores de datos .

gov. hacer seguimiento y supervisar los entregables de los proyectos y servicios de la gestión de datos.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 26 . Ejecutivos del negocio 1.gov.co / contacto@archivogeneral.Logro de objetivos . Monitorear y velar por el cumplimiento de las políticas. Necesidades de datos 6. O) Operacional © DAMA International www.archivogeneral. Supervisar las organizaciones y el personal profesional de datos . Identificar y nombrar los administradores de datos . Ejecutivos de administración de datos . Planear y patrocinar los proyectos y servicios de gestión de datos .Costos de gestión de datos . Monitorear y asegurar el cumplimiento regulador .archivogeneral. aprobar y comunicar estrategias.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Métricas de Desempeño? www.co / contacto@archivogeneral.Proyectos y servicios .Madurez del proceso de gestión de datos Actividades: P) Planeación. estándares. Ejecutivos de TI 2. Profesionales de datos 5. estándares y procedimientos sobre los datos de gestión de datos .Representación / cubrimiento . Ejecutivo de DM . Productores de datos . Objetivos: 1.Sitio Web de Intranet .Asuntos resueltos .gov. 3. Planeación de la Gestión de los Datos (P) Insumos: 1. Comprender las necesidades de datos del plan estratégico corporativo Entregables Primarios: . 2.Valor reconocido de los datos 9. Revisar y aprobar la arquitectura de datos .Datos e información con calidad . Patrocinar.Herramientas de Meta-data de gobernabilidad de datos de la administración . Establecer los roles y las organizaciones de los profesionales de datos . arquitectura y procedimientos de los datos. Desarrollar y mantener la estrategia de datos .Repositorio de Meta-data . Administradores de datos del negocio . 4.gov. Trabajadores del conocimiento . Control de la Gestión de los Datos (C) Consumidores: . Actividades: 1. 01/09/2015 Gobernabilidad de Datos en DMBOK 1. Asuntos o problemas de datos 7. D) Desarrollo. Comprender y promover el valor de los activos de datos. los estándares . Gestionar y resolver los asuntos relacionados con los datos . Estrategias del negocio 3. Definir. Comunicar y promover el valor de los activos de datos . Gobernabilidad de los datos Definición: Es el ejercicio de la autoridad y el control (planificar. Realizar el seguimiento y forzar el cumplimiento y la conformidad reguladora de las políticas.Políticas de datos . Estimar el valor de los activos de datos y los costos asociados Proveedores: 2. 5. Gestionar y resolver los asuntos o problemas relacionados con los datos. Estrategias de TI 5.Correo electrónico . arquitectura. Clientes y la arquitectura de los datos 6. Objetivos de TI 4. Desarrollar y aprobar las políticas. Administradores de datos 3. monitorear y forzar el cumplimiento) sobre la gestión de los activos de datos. políticas.Herramientas de gestión de asuntos . C) Control.Plantilla de profesionales de datos . Supervisar los proyectos y servicios de gestión de datos Métricas: Participantes: 7. Establecer las organizaciones de gobernabilidad y administración de los datos . Profesionales de datos . estándares. Coordinar las actividades del gobierno de los datos . Organismos reguladores 4.Estándares de datos .Tablero de control de los indicadores .Valor de los datos .# de decisiones hechas . CIO (o director de TI) . Administradores de coordinación de datos Herramientas: . Objetivos del negocio 2. Gerentes y ejecutivos . procedimientos y métricas de los datos. Requerimientos regulatorios 8.

co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 27 .000 regulaciones gestión globales Habilidad de priorizar la información basada en el valor www.archivogeneral. Datos. Información y Decisiones www. Datos. Información y Decisiones Disminuir TCO Reducir costos en todas las áreas Proteger Información Rápida recuperación Mantener personas e Mantenerla información a salvo 24x7xsiempre Reducir Cumplir con Complejidad Regulaciones Simplificar cientos de Satisfacer mas de herramientas de 20.gov.co / contacto@archivogeneral.archivogeneral. 01/09/2015 Diagnóstico y Planeación Estratégica Documental.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Necesidades y Objetivos de Gobierno y Gestión de Documentos.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.gov.

gov.archivogeneral. MinJusticia Fuente: Management &Quality www.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Ejemplo de Diagnóstico de Gobierno de la Información CIO Sect. MinJusticia Fuente: Management &Quality www.co / contacto@archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.archivogeneral. 01/09/2015 Ejemplo de Diagnóstico de Necesidades de Información CIO Sect.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 28 .

co / contacto@archivogeneral. Información y Decisiones Modelo de Modelo Actual Motivadores Sugerencias de Estándares de Regulaciones y Referencia (AS-IS) de Negocio Mejora la Industria Restricciones (TO-BE) Arquitectura Arquitectura Negocio Negocio Arquitectura Arquitectura Información Información Análisis de Formulación. Datos.gov. Priorización y Roadmap de según Diseño de Riesgos.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 29 .archivogeneral.gov. MinJusticia Fuente: Management &Quality www.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Metodología para Roadmapping Estratégico de Arquitectura de Documentos.co / contacto@archivogeneral. 01/09/2015 Ejemplo de Diagnóstico de Gobierno en Línea CIO Sect.gov.gov. Alineación Iniciativas de Mejores Arquitectura Impactos y Estratégica Arquitectura Arquitectura Prácticas Arquitectura Prioridades de Iniciativas Aplicaciones Aplicaciones Arquitectura Arquitectura Tecnología Tecnología www.archivogeneral. Diagnóstico Brechas.

co / contacto@archivogeneral.co / contacto@archivogeneral.archivogeneral.1 Elementos Información Interacción Transacción en Transformación – Democracia en Transversales en línea en línea línea Cero Papel línea Gobierno de Información Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Gestión de Arquitectura de Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Información Proyecto Gestión de Inteligencia Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Analítica y Bodegas de Datos Gestión de Calidad de Datos Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Iniciativas para cerrar brechas Gestión de Metadatos Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Gestión de Seguridad de Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Datos Proyecto Modelamiento y Diseño de Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Datos Gestión de Almacenamiento Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto y Operaciones de Datos Proyecto Gestión de Datos Maestros y Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto de Referencia Proyecto Gestión de Integración e Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Interoperabilidad de Datos Gestión de Documentos y Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Contenidos Proyecto Cultura y Cambio Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Organizacional Proyecto Tiempo 2015 2016 2018 www.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 30 .co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Roadmap Iniciativas a Corto.gov.1 Estado Futuro (TO-BE) de la Arquitectura Institucional de Información Mapa de Ruta de Evolución Madurez Proyecto Proyecto Estado Actual (AS-IS) de la Proyecto Arquitectura Institucional de Información Proyecto Proyecto Proyecto Tiempo www.archivogeneral. 01/09/2015 Planear el Mapa de Ruta de Evolución de la Arquitectura Institucional de Información para Gobierno en Línea 3. Mediano y Largo Plazo GEL 3.gov.gov.gov.

co / contacto@archivogeneral.gov.gov.archivogeneral.archivogeneral. 01/09/2015 Ejemplo de Roadmap de Arquitectura – MinJusticia Arquitectura de Información Fuente: Management &Quality www.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 31 .co / contacto@archivogeneral.gov.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Planeando un Proyecto de Arquitectura de Información? CONSTRUYO UN FASE UNO: DISEÑAR UNA CRONOGRAMA PARA SU EMPECÉ POR RAZONAR ARQUITECTURA DE PROYECTO DE QUE TODO LO QUE NO NEGOCIO DIGITAL PARA ARQUITECTURA ENTIENDO ES FÁCIL DE NUESTRAS OPERACIONES HACER A NIVEL MUNDIAL. TIEMPO: SEIS MINUTOS Copyright Dilbert www.

Whatsapp: (57)(310)5670604 www. Project Consultant.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia Preguntas? Marco Vinicio Lenci S.gov.archivogeneral.com Skype: mvlsbs Cel.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia 32 .co / contacto@archivogeneral.archivogeneral. Management Advisor & Coach Email: mvlenci@gmail.gov.co / contacto@archivogeneral.gov. 01/09/2015 Conclusiones y Recomendaciones Qué Qué Qué Qué Qué Qué Hacer Hacer? Mantener? Eliminar? Reducir? Aumentar? Nuevo? Cómo Con qué ? Dónde? Cuándo? Cuánto? Con Quién? Hacerlo? Para qué Cuál es el Qué pasa si Para quién? Cómo Medir? Por qué? Hacerlo? resultado? no se hace? www.