MDULO 3

PRODUCTIVIDAD
OBJETIVOS CONTENIDOS

Tomar conciencia del uso que hacemos del 1. Introduccin

tiempo. 2. Planificar vs organizar

3. Procrastinacin
Conocer conceptos, claves y herramientas
4. Prioridades
para mejorar nuestra productividad personal.
5. Claves y herramientas

Reflexionar sobre nuestras fortalezas y

reas de mejora para ser profesionales ms
productivos y eficientes.

1. INTRODUCCIN
Actualmente, todos vamos con prisas en el trabajo y fuera de l, tenemos una lar-
ga lista de tareas por hacer y contamos con las 24 horas que tiene un da. Cmo
hacerlas todas? Cmo conseguir nuestros objetivos sin desgastarnos?
En este mdulo, estrechamente
relacionado con lo que hemos visto en el
1 de autoliderazgo, vamos a trabajar para
conseguir mejorar nuestra productividad,
una competencia clave en un profesional hoy
en da que te permitir marcar la diferencia
tanto en tu bsqueda de empleo (objetivo
al que bien puedes aplicar todo lo que aqu
aprendas), como en tu desempeo en una
organizacin.
Mejorar nuestra productividad significa
aumentar nuestro rendimiento en un tiempo
establecido, teniendo en cuenta que el
tiempo no podemos ni alargarlo, ni acortarlo.
Es el que es! Lo que s podemos es tomar
decisiones sobre qu hacemos con el
tiempo del que disponemos...
De este modo, el trmino productividad est
muy relacionado con otros dos: eficacia y
eficiencia. La comprensin combinada de
estos conceptos nos permitir alcanzar todos
nuestros objetivos en el tiempo establecido.
La eficacia se relaciona directamente
con el qu queremos conseguir. Es la
capacidad para alcanzar las metas o
resultados propuestos.
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La eficiencia es la capacidad de producir
el mximo de resultados con el mnimo
de recursos, energa y tiempo; es decir,
contempla la eficacia, aplicndole una
adecuada gestin de recursos (si adems
de conseguir lo que nos proponemos, lo
hacemos de la manera ms ecolgica,
posible, adems de eficaces estaremos
siendo eficientes).
Las organizaciones necesitan ser productivas
para conseguir el xito, por ello cada da es
ms relevante que los profesionales que
trabajan en ellas sean capaces de planificar
las tareas, organizar los recursos y orientarse
al logro.
Si en tu caso trabajas como profesional
autnomo, tu tiempo tendr an ms
valor!, porque ser uno de tus activos ms
importantes.
Y lo dicho, si tu situacin es que te encuentras
en pleno proceso de bsqueda de empleo,
tienes un buen objetivo al que empezar a
aplicar todo lo que aqu te contamos!

2. PLANIFICAR vs ORGANIZAR
Qu es planificar?
Planificar implica identificar lo que tenemos
que hacer, qu decisiones tomar y acciones
ejecutar, para conseguir lo que nos
proponemos. Tiene que ver con el curso de
accin para alcanzar los objetivos definidos.
En cierto modo, sera el QU.
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Qu es organizar?
Organizar, sin embargo, tiene que ver con
estructurar la realizacin de algo; es decir,
identificar los recursos que necesitamos
(materiales, personales, de tiempo...) para
las acciones planificadas, distribuyndolos
de manera adecuada e incluso asignndoles
funciones determinadas. De alguna manera,
sera el CMO.

Lo que tienen en comn PLANIFICAR y
ORGANIZAR es la dimensin del TIEMPO
que ni se crea, ni se destruye, ni siquiera
se gestiona! Porque en realidad lo que
gestionamos es lo que hacemos con l, de
ah que sea tan importante aprender a dar
valor al tiempo que dedicamos a cada una
de nuestras actividades y tareas, segn lo
merezcan o no, segn nos encaminen o no a
la consecucin de nuestros objetivos.
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Planificar y organizar implican aprender a
establecer objetivos (en trminos SMART,
como vimos en el mdulo 1), a definir
prioridades (que veremos ms adelante en
este mdulo), asignar los recursos necesarios
para realizar lo que necesita llevarse a cabo
en las acciones definidas, tomar decisiones,
delegar tareas a otras personas cuando
sea necesario, resolver los problemas que
puedan aparecer (y que en ocasiones nos
pueden obligar a replanificar), tambin
aprovechar las oportunidades que puedan
surgir, ir controlando los resultados que
vamos obteniendo, y por ltimo, revisar de
manera constante el proceso para aprender y
establecer reas de mejora que nos permitan
crecer como profesionales productivos y
eficientes.
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2.1. CMO MEJORAR TUS HABILIDADES PARA PLANIFICAR Y ORGANIZAR?
Primero, define bien los objetivos que
quieres alcanzar, poniendo especial
atencin al lmite temporal (T, segn el
acrnimo SMART).
Para una buena planificacin: define qu
decisiones has de tomar y qu acciones
realizar, y cundo. Como si fuera una lnea
del tiempo. Ten en cuenta que algunas
necesariamente habrn de ir antes que
otras; es decir, que sern dependientes
(p.e., elegir un vino para una comida sin
saber qu vas a comer, quizs no sea el
proceso ms lgico, no te parece?).
Para una buena organizacin: identifica
qu necesitas para llevar a cabo cada
accin definida en tu planificacin, y
revisa con qu cuentas y qu te falta.
Tras ello, identifica cmo vas a conseguir
estos medios o recursos, porque de su
disponibilidad depender en gran medida
que puedas cumplir con tu planificacin
(p.e., cuando necesitamos contar con la
opinin de alguien para tomar una decisin
clave, y resulta que no contbamos con
que estara fuera durante varios das... Te
suena?).
Y un tema importante: s realista cuando
hagas una estimacin del tiempo que
te llevar cada tarea o accin, porque
a veces somos demasiado optimistas y
acabamos teniendo que dejar de hacer
otras cosas que tambin son importantes.
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2.2. CMO AYUDA A TU EMPLEABILIDAD LA PLANIFICACIN Y LA ORGANIZACIN?

Si ests buscando empleo, la tendrs que hacer una peticin explcita

planificacin es clave!. Buscar trabajo de lo que necesitas para llevar a cabo tu
es un trabajo, ya lo habrs escuchado planificacin y alcanzar as los objetivos;
muchas veces. Y requiere mucha e incluso con una posible cuantificacin
proactividad por tu parte, no perder el (tambin econmica), para la que tendrn
foco, y planificar lo que tienes que hacer y que darte una autorizacin.
organizarte en consecuencia.
Adems, planificar y organizar reducen el
A nivel laboral, el tiempo es un recurso nivel de estrs, nos permite generar un
muy importante, el tiempo es oro!. Cuanto buen ambiente y una buena imagen, y las
mejor te organices, ms productivo posibilidades de conciliar nuestra vida
sers. Adems, la planificacin ser profesional y personal aumentan.
clave cuando te coordines con otros,
cuando trabajes en equipo, porque
muchas decisiones y acciones sern
interdependientes.
La organizacin de los medios y recursos
que necesitamos, y la previa identificacin
de los mismos, es igualmente
determinante, pues en muchos casos

3. PROCRASTINACIN
Segn el Diccionario de la Real Academia de
la Lengua Espaola, procrastinar significa
diferir, aplazar; es decir, dejar para despus,
para maana, para otro momento lo que
tendramos que estar haciendo hoy, ahora!.
Esto inevitablemente nos aleja de nuestra
meta, desmotivndonos y producindonos
sensaciones negativas.
Las personas que procrastinan presentan
varias caractersticas:
Suelen refugiarse en actividades que le
gustan, antes de empezar con aquellas
que menos le gustan; aunque sean ms
importantes y/o ms urgentes.
Cuando aplazan no dicen para cundo
lo harn; slo piensan o dicen que van a
hacerlo ms tarde.
Normalmente, cuando empiezan la tarea
que han pospuesto, se preguntan... por
qu no empec antes?, lo que implica un
sentimiento de culpabilidad evidente.
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Durante mucho tiempo, como nos seala
Jos Miguel Bolvar, experto en productividad
personal y autor del libro con el mismo
nombre, la procrastinacin se ha relacionado
con la falta de carcter, de voluntad, con la
pereza. Sin embargo, el asunto parece ms
complejo, pues diferentes estudios han venido
a demostrar que nuestro cerebro tiene una
tendencia natural a procrastinar.
La buena noticia es que... podemos aprender
a dejar de procrastinar!, a desarrollar hbitos
que nos permitan ser profesionales ms
productivos.
Eso s, lo primero ser tomar conciencia de si
eres o no... un verdadero procrastinador! Slo
desde aqu, podrs definir un plan de accin
para mejorar, y romper el ciclo del retraso..
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3.1. CMO TRABAJAR PARA EVITAR LA PROCRASTINACIN?

Deja las excusas para no empezar ya!, Ponte ya!: no esperes a que tu estado
sobre todo aquella de trabajo mejor bajo emocional sea el mgico para ponerte
presin. En realidad lo que ocurre es que con la tarea. Nunca ser un buen
te has acostumbrado a trabajar as. Y si momento, y menos si se trata de algo que
no, prueba! no te gusta. Cuanto antes te la quites,
mejor!.
Evita o minimiza las distracciones: porque
dificultarn tu concentracin, lo que reduce Incluye pequeas recompensas para
la productividad siempre, pero en el caso motivarte cada vez que consigas finalizar
de un procrastinador... es incluso peor! tareas especialmente importantes y que
Por ejemplo, tener el mvil delante cuando no son de tu agrado. Esto te ayudar a
ests haciendo una tarea importante, o dejar de procrastinarlas la prxima vez.
las redes sociales abiertas y envindote
notificaciones... Identifica qu te distrae y
contrlalo.
Ponte fecha lmite (o incluso hora) a tus
tareas: de manera realista, valora cunto
tiempo necesitars para realizar eso que
tienes que hacer para alcanzar tu objetivo
en la fecha definida.

3.2. CMO AYUDA A TU EMPLEABILIDAD REDUCIR LA PROCRASTINACIN?
Trabajar la eliminacin de la procrastinacin
te ayudar tanto en la bsqueda de empleo,
como en la mejora de tu desempeo
profesional, porque:
Nos evita situaciones de estrs, desgaste
emocional, y la insatisfaccin de una
constante lista de temas pendientes.
Adems, la procrastinacin genera
desmotivacin propia y del resto de
personas con las que trabajamos.
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En el trabajo en equipo, el procrastinador
suele pagar con una mala imagen y
reputacin (en ocasiones otros asumen
sus tareas por el riesgo de no llegar a
tiempo).
Es fuente de muchos errores en los
proyectos, pues en ocasiones no hay
tiempo ni forma de salvar determinadas
situaciones, porque no hay margen de
maniobra real.
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4. PRIORIDADES

Stephen Covey1 populariz en sus IMPORTANTE: Lo que contribuye al

publicaciones la matriz de prioridades creada logro de los resultados (personales o
por el general Eisenhower durante la II Guerra profesionales).
Mundial para organizar a sus soldados.
URGENTE: Lo que reclama una atencin
Tal era su sencillez y utilidad que hoy sigue
inmediata, pudiendo ser importante o nada
siendo una herramienta bsica para nuestra
importante. Se mueve en el eje del tiempo.
organizacin y productividad personal.
Cuando no tenemos claro lo importante,
Para trabajar con ella debemos reflexionar y
es muy fcil dedicarse a hacer las tareas
analizar sobre la importancia y la urgencia
ms urgentes por inercia, por lo que definir
de cada tarea, para decidir la relacin entre
de antemano nuestros objetivos se torna
esfuerzo y tiempo que debemos aplicar en
nuevamente en tarea clave.
cada caso.

1. Stephen Covey (USA, 1932 - 2012), autor del best-seller Los siete hbitos de la gente altamente efectiva.

La combinacin de urgencia e importancia
determina qu hacer con cada tarea:
(A) URGENCIA alta e IMPORTANCIA alta:
Las tareas que estn en este cuadrante
son importantes para la consecucin
de tus objetivos, y adems corres un
riesgo si no las realizas a tiempo. Es el
cuadrante de las prisas, los agobios
Tenemos la sensacin de ser bomberos,
porque vivimos como si estuviramos
apagando fuegos todo el tiempo. Es lo
imprescindible.
(C) URGENCIA alta e IMPORTANCIA baja:
Es el cuadrante del engao, satisface
necesidades y expectativas de los
dems. Por inercia, pasamos a l desde
el anterior (del A al C), porque ya estamos
emocionalmente enganchados a la
presin. Sin embargo, lo ideal sera parar y
pensar qu es importante y tenemos que ir
trabajando de manera anticipada (es decir,
pasar del A al B). Es lo conveniente.
B) IMPORTANCIA alta y URGENCIA
baja: En este cuadrante estn las tareas
importantes para alcanzar los objetivos,
pero que no requieren ser hechas ya.
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Es el cuadrante de la planificacin, de la
calidad. Si vamos trabajando cada da
algo en este cuadrante, evitaremos caer
de manera continua en los agobios y el
estrs (es decir, estar siempre en el A). Es
lo necesario.
(D) URGENCIA baja e IMPORTANCIA
baja: Es el cuadrante de la prdida del
tiempo. No te suena? Situaciones en
las que sabes que lo que ests haciendo
ni es urgente, ni es importante. Vamos...
que incluso podramos dejar de hacerlas
y tirarlas a la papelera!, porque son
irrelevantes.
Trabajar con esta matriz nos permite
reflexionar sobre la importancia de las
tareas y evita que nos dejemos llevar por lo
urgente, facilitando la toma de decisiones en
la planificacin y la organizacin personal.
Priorizar continuamente nos ayudar a ser
ms productivos y a obtener una mayor
satisfaccin por el cumplimiento de nuestros
objetivos.
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4.1. CMO TRABAJAR EN TU GESTIN DE PRIORIDADES?
Para comenzar a trabajar con esta matriz,
haz un listado con todas las tareas /
acciones que tienes que realizar para
alcanzar tus objetivos.
Tras este listado, etiqueta cada tarea
preguntndote para qu? y para
cundo?. Etiquetarla segn su nivel de
urgencia e importancia te ayudar a tomar
decisiones sobre por dnde empezar, y a
organizar el tiempo del que dispones.
Si dispones de un tiempo limitado o
ajustado, identifica lo que s o s tienes
que hacer hoy, e incluso lo que puedes
decidir, desde ya, que no vas a hacer
(lo puedes posponer, si es factible; o
simplemente, no hacerlo, porque no es tan
importante).
Recuerda que el tiempo y el esfuerzo son
recursos limitados, por lo que determina
de antemano cunto necesita cada
actividad de manera objetiva.
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4.2. CMO AYUDA A TU EMPLEABILIDAD LA GESTIN DE PRIORIDADES?

Trabajar en tu gestin de prioridades te

ayudar tanto en la bsqueda de empleo,
como en la mejora de tu desempeo
profesional, porque:
Ayuda a concentrar el tiempo y la energa
en los temas realmente esenciales para
nosotros y para el negocio.
Favorece la consecucin de resultados,
propios y empresariales.
Aumenta nuestra satisfaccin, lo que
favorece nuestra motivacin y hace que
nuestra orientacin al logro tambin
aumente.
Nos convierte en personas ms
consecuentes y equilibradas.
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5. CLAVES Y HERRAMIENTAS

Hemos visto la diferencia entre planificar 3. Agrupar tareas similares y

y organizar, su importancia para ser ms sistematizarlas. Por ejemplo, varias
productivos, cmo evitar la procrastinacin llamadas telefnicas al mismo tiempo,
y cmo definir prioridades. Adems, hay o todas las copias que tengamos que
algunas claves (mandamientos) que imprimir de algunos documentos.
debemos tener presentes y trabajar cada
4. Evitar el multitasking, hacer varias
da, as como utilizar algunas herramientas
cosas a la vez. En realidad, no podemos
(bsicas) que nos ayudarn a aprovechar al
hacer dos cosas importantes al mismo
mximo nuestro tiempo, mejorando nuestro
tiempo, reconcelo!
nivel de eficiencia.
5. Aprovechar nuestra curva de energa. Es
Los 10 mandamientos para ser ms
importante conocer nuestros biorritmos,
productivos:
cundo rendimos mejor, lo cual favorece
1. Poner lmite temporal a las tareas, y nuestra concentracin y productividad.
determinar qu tiempo necesitamos para
6. Mantenernos en forma. S, s... una
llevarlas a cabo.
alimentacin sana, practicar ejercicio,
2. No caer en el perfeccionismo. Lo nos har sentirnos mucho mejor, y esto
perfecto es enemigo de lo bueno, reza tambin influye en nuestro nivel de
un dicho popular. As que cuando ests rendimiento.
haciendo una tarea, pregntate si ests
siendo demasiado exigente contigo, pues
lo mismo el nivel de excelencia que se
necesita, dicha tarea ya lo tiene.

7. Haz primero lo que no te gusta. Requiere
mucha voluntad, pero pinsalo bien...
Estars ms fresco, ms concentrado.
Si empiezas por lo que ms te gusta,
acabars por dedicarle incluso ms tiempo
del que necesita, y te irs cansando poco a
poco para lo que menos te gusta.
8. Si surge algo fcil y rpido, hazlo ya!.
Ni lo apuntes, porque seguro que pierdes
ms tiempo en eso que en hacerlo.
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9. Reserva semanalmente un espacio
de tiempo para planificar y organizar.
Adems, revisa lo que hiciste la semana
anterior, lo pendiente, lo que ha surgido
nuevo...
10. Aprovecha los recursos y herramientas
a tu alcance. Afortunadamente,
la tecnologa nos brinda muchas
aplicaciones que puedes aprovechar para
ser mucho ms eficiente.
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AGENDA
Adems de estas claves o mandamientos, La agenda, adems de reflejar lo que est en
ser interesante contar con algunas el calendario, es con la que trabajamos para
herramientas que nos ayuden con nuestra organizar el tiempo disponible cada da, es
productividad personal. Algunas de ellas, bien decir, en la que decidimos qu hacer en los
bsicas, son las siguientes: tiempos abiertos para cumplir con nuestra
planificacin. Porque como vimos, planificar y
organizar son actividades que van de la mano.
CALENDARIO
Es una herramienta que nos permite
establecer fechas lmites, plazos de entrega,
etc. Adems, en l bloquearemos los tiempos
cerrados (reuniones, visitas, clases).
El calendario adems puede ser compartido
con otras personas de nuestro equipo de
trabajo, lo que es muy interesante para
proyectos en los que trabajamos en comn,
para coordinarnos, ver cundo estamos
disponibles, etc.
Los tiempos abiertos, es decir, aquellos
huecos libres en el calendario, sern los que
tengamos disponibles como recurso para
realizar las acciones de lo que hayamos
planificado, es decir, ser lo que caiga dentro
de nuestra organizacin.

CRONOGRAMA
Si gestionamos un proyecto, probablemente
tenga muchas actividades y tareas. Una
herramienta muy interesante es llevar
un cronograma, que detalle todas esas
actividades y que adems podamos indicar
cundo tienen que estar realizadas para que
al final el proyecto pueda llevarse a cabo en
el tiempo establecido. Es una herramienta de
planificacin.
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Identificamos las actividades que tenemos
que realizar, y cunto tiempo conllevan
(horas, das, semanas...).
Puede tener un carcter secuencial, es
decir, que reflejemos las actividades segn
se tengan que ir realizando.
Adems, se puede incluir el departamento
o la persona responsable de su ejecucin.
Para su presentacin se pueden utilizar
grficas, tablas, permitiendo una mejor
visualizacin.
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RETROPLANNING
Muy similar al cronograma, el retroplanning El cronograma nos permite situarnos
implica planificar a la inversa; es decir, desde mentalmente en el momento de consecucin
la fecha lmite o final del proyecto (fecha en del objetivo y desde esa fecha retroceder
la que tenemos que entregarlo o lmite para hasta el punto de partida identificando a
alcanzar el objetivo), hasta el da de hoy. continuacin las acciones a poner en marcha.
Planificamos todas las acciones desde el
tiempo final hasta el presente. En algn caso,
de hecho, puede suceder que veamos incluso
que la fecha lmite establecida no es realista,
por lo que tengamos que retrasarla, o bien
redefinir el proyecto y su alcance para llegar a
tiempo.
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BIBLIOGRAFA

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