Proyecto de Taller de Base de

Datos
Primer informe de avance

Alumnos:
Eduardo Faundez H.
Roberto Jimenez
Alonso Olivares C.
Luis Cerda
Elas Farfn Ascorbe
Juan Lipn Mella
Profesor:
Emilio Espinoza C.
ndice
Introduccin......................................................................................................................................3
Descripcin de la empresa.............................................................................................................4
Descripcin del problema a solucionar.........................................................................................5
Modelo propuesto de solucin.......................................................................................................8
Consultas, preguntas del cliente.................................................................................................11
Entidades........................................................................................................................................12
Conclusiones..................................................................................................................................13

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Introduccin

Todo sistema debe tener un propsito definido, que debe alinearse con las polticas y
requerimientos de sus clientes. En ese contexto el sistema perfecto es imposible de
alcanzar, ya que debe ser un ente dinmico que pueda responder de la mejor manera a
las cambiantes necesidades de una empresa en el tiempo, es decir, el sistema debe ser lo
suficientemente flexible para adaptarse a los posibles cambios futuros. Cualquier solucin
a una problemtica podra ser mejorada mirndola desde otros enfoques, haciendo que al
final otorgue los mismos resultados simplificando el proceso o entregando salidas ms
beneficiosas (mejores reportes). En el mejor de los casos es posible simplificar procesos y
mejorar los beneficios a la vez.
En este informe nos centraremos en la temtica de asistencia de la Universidad Mayor y
en cmo abordar este proceso de otra manera para mejorarlo, proponiendo una
alternativa de solucin a los problemas detectados en el sistema actual que se detallara
ms adelante.

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Descripcin de la empresa

En 1988 la Universidad Mayor comenz sus actividades en el mundo de la educacin

superior y desde entonces ha asumido el desafo de mantener un crecimiento sostenido,
innovacin y liderazgo. Siempre fiel a estos principios esenciales, a lo largo de su historia,
la Universidad Mayor ha optado por una oferta formativa cientfico-tecnolgica,
comenzando a impartir las carreras de Ingeniera Civil y Arquitectura.

En ese mismo contexto, fue la primera universidad privada en crear las carreras de
Agronoma, Ingeniera Forestal y Medicina Veterinaria. Con la rpida expansin que esta
innovadora oferta acadmica le dio a la universidad, hacia el 2000 se cre la sede
Temuco, la primera sede regional fundada por una universidad privada autnoma.

En el 2004, potenciando el rea de la salud, se crean ms carreras orientadas al rea con

sus respectivos laboratorios y clnicas, especficamente clnicas odontolgicas, kinsica,
fonoaudiolgica y psicolgica.

En materia de certificaciones, en el 2005 la universidad se acredit por un periodo 5 aos,

siendo esta acreditacin renovada por 5 aos ms el 2010 y 2015. Adems, en 2010 se
convirti en la primera universidad chilena que logra acreditar su calidad bajo los
estndares internacionales de la Middle States Commission on Higher Education
(MSCHE).

Actualmente, siguiendo el nfasis en la formacin cientfico-tecnolgica de su visin

institucional, comienza a trabajar en los requisitos para ser reconocida como universidad
compleja, pensando en potenciar su rea de Vinculacin con el Medio y rea
investigativa. Para hacerlo, comienza implementando un cambio importante en su
funcionamiento acadmico, implementando nuevos requisitos de asistencia, mtodos de
enseanza y evaluacin.

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Descripcin del problema a solucionar

La universidad mayor define en su reglamento interno el porcentaje de asistencia mnima

para la aprobacin de cada uno de los cursos de sus distintos programas. A la vez el
modelo de contratacin de la mayora de sus docentes es por horas de clases. Lo anterior
genera luego la necesidad de un control de la asistencia, tanto de docentes como de
alumnos. En el primer semestre del ao 2017 se estrena el sistema BlackBoard que
incluye un mdulo de control de asistencia.

En particular es de nuestro inters este nuevo sistema de asistencias, el cual permite a

los mismos estudiantes conocer su asistencia en lnea. El mtodo para pasar asistencia
en la sala de clases tambin es en lnea y pretende ser lo ms in situ posible al forzar al
docente a pasar la asistencia en el mismo momento de realizacin de clases. El
procedimiento implementado en detalle es el siguiente:

El sistema blackboard, requiere en primer lugar que el actor principal sea el docente
titular del curso, quien debe registrar de forma manual la inasistencia de cada alumno a su
clase. Para lograr esto debe pasar la lista de forma verbal, consultando la presencia de
cada alumno, para posteriormente registrarlo en el sistema. Lo anterior nos arroja un
estimado de duracin del proceso de toma de asistencia de 10 minutos. (Diagrama 1)

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 El docente llega a la sala de clases y utiliza el computador disponible all para
iniciar sesin en el sistema de asistencia (sistema web, dependiente de conexin a
internet)
El docente debe indicar el comienzo de la clase, por cada seccin (secciones de
40 min)
El docente pasa la asistencia, por cada seccin. Por defecto todos los estudiantes
de la seccin estn presentes y el docente debe indicar cual son los inasistentes.
El docente debe registrar los contenidos expuestos en la clase.
Finalmente, el docente indica la hora de finalizacin de la clase.

En el contexto de constante evolucin de formacin acadmica; la transparencia y buena

informacin acadmica que brinda este mtodo de asistencia y registro de realizacin de
clases es muy valiosa para la universidad, sin embargo creemos que el proceso puede
simplificarse y enfocarse mejor manteniendo los mismos registros y buena gestin.

El proceso anterior presenta luego las siguientes dificultades:

Tiempo perdido para la realizacin de la clase.

El modelo actual, necesita de la actividad del profesor quien debe ejecutar el proceso de
forma manual. Aunque se registre en el sistema, es necesaria la validacin verbal por
parte del profesor y de alumnos.
Al pasar la asistencia e ingresar contenidos de la clase en el corto periodo de 40 minutos
por modulo, el docente pierde mucho del tiempo.

Confiabilidad del dato.

Al existir un proceso manual, y considerando el volumen de algunos cursos (50 alumnos)
es altamente probable errores en la captura la asistencia; Profesor no escuche al alumno,
fraude de asistencia, hora en que se toma la asistencia.
La suposicin de que todos los estudiantes estn presentes por defecto puede dejar como
presente a estudiantes que no se encuentren fsicamente en la sala en caso de que el
docente omita nombrar a un estudiante o cometa algn otro error.

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Continuidad de la operacin
Empricamente se ha comprobado, que en el caso de existir problemas de comunicacin
con el sistema central, no es posible para el profesor tomar la asistencia para un curso,
debido a que es obligatorio pasar la asistencia en el mismo horario de clases.
En base a lo anterior luego, podemos decir cul es el objetivo general de nuestro proyecto
y los secundarios necesarios para el cumplimiento de estos.

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Modelo propuesto de solucin

Para mejorar los puntos dbiles y las posibles contingencias que tiene el modelo actual
proponemos implementar un sistema de asistencia con uso de huellero electrnico y la
posibilidad de funcionar en modo desconectado, alimentando a la base principal una vez
recupere la conexin a internet. Esto genera muchos cambios en la forma de tomar la
asistencia y son precisamente estos cambios los que mejoran el sistema manteniendo la
data generada para futuros informes.

En primer lugar, la implementacin del huellero obliga a cambiar la suposicin de que todo
alumno est presente por defecto. Esto se debe a que lgicamente un alumno ausente no
se encontrara fsicamente en la sala para marcar su inasistencia, sino ms bien todos
los presentes verificarn su presencia en sala a medida que marquen su huella en el
lector. Este sencillo cambio de lgica le quita carga al docente al momento de pasar la
asistencia, ya que de hecho no debe pasarla, en lugar de ser responsable el profesor de
la asistencia de todos sus alumnos, cada uno de ellos es responsable de ingresar su
propia asistencia.

Por su puesto de que el hecho de que las huellas digitales sean nicas previene de que
un ausente quede como asistente a una clase que nunca fue, incluso esto no podra pasar
ni siquiera por accidente (en teora). Esto le devuelve valiosos minutos de clases al
docente que ahora solo deber preocuparse de registrar los contenidos de su propia
clase, adems disminuye prcticamente a cero la posibilidad de error humano y crear
inconsistencias en los datos recolectados; la posibilidad de error principalmente se limita a
fallas de hardware (error en la lectura de la huella).

Se entiende que el beneficio esperado al forzar pasar la asistencia en el mismo momento

de clases es evitar fraudes o malas prcticas por parte de docentes y mantener un
registro al da de contenidos vistos en clases, pero como mencionamos anteriormente, la
dependencia de conexin a internet del sistema puede, en caso de cada del servicio,
hacer imposible pasar asistencia en el momento destinado a ello. Como el sistema
automticamente considera la clase como no realizada, todos quedan ausentes y la clase
como no efectuada, pudiendo incluso generar descuentos en el pago de docentes.

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La implementacin de un modo desconectado permitir mantener los registros
actualizados y ofrecer una alternativa en casos de falla del servicio de internet. Para
lograrlo se propone desarrollar la solucin mediante un esquema cliente/servidor. Esta
aplicacin funcionar con un sistema local de almacenamiento de datos (bd local,
archivos, dataset locales o equivalentes) e insertar sus registros locales en la base
principal pasado unos pocos minutos despus de terminada una seccin, y en caso de
cada de internet, su almacenamiento local permitir salvar los datos envindolos cuando
recupere el servicio. Esto permitir mantener la regla de pasar la asistencia in situ, ya
que por supuesto se almacenar la fecha y hora de los eventos y al momento de
sincronizar con la bd principal se considerar esa fecha como la vlida donde se pas la
asistencia permitiendo mantener cualquier reglamentacin basada en estos datos
(descuentos, recuperacin de clases, etc). Esto logra mantener la obligacin de ingresar
los contenidos y asistencia in situ sin arriesgar prdida de datos.

Otra ventaja implcita en este modelo es el registro de fecha y hora exacta de llegada de
docentes y estudiantes. Esto permitir obtener estadsticas muy tiles que no seran
posibles con el sistema actual, como promedio de retraso de alumnos o docentes, etc.

En resumen podemos determinar ms especficamente los siguientes objetivos.

Objetivo General

Implementar un sistema de control de asistencia, que disminuya el tiempo perdido en

cada clase y que permita una operacin continua en el registro, proceso y anlisis de la
informacin recopilada.

Desarrollar una aplicacin para controlar la asistencia de alumnos y docentes de la

universidad mayor.

Objetivos Secundarios

El sistema debe entregar datos veraces, esto es, debe proporcionar los medios para que
la identificacin del usuario (docente o alumno) sea positiva.

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El sistema debe ser capaz de funcionar de forma continua, considerando luego las
condiciones mnimas para que se pueda dictar una clase; energa elctrica, mobiliario.
Esto es, debe funcionar en si existen de problemas de conectividad.

Realizar las diferentes etapas de levantamiento de requerimientos, anlisis, diseo,

construccin y pruebas de la aplicacin.

Por supuesto que esta implementacin tiene algunas debilidades y es importante

identificarlas para mitigarlas lo ms posible. Una debilidad podra ser el posible
embotellamiento que se generara alrededor de un huellero al momento de iniciar una
clase, esto depender principalmente del nmero de alumnos por sala y sus tiempos de
llegada. Basados en observaciones propias, el nmero de estudiantes por sala va desde
los 10 (nuestro curso) hasta 40 o ms. De hecho existen algunas salas con capacidades
muy grandes de alumnos. En el caso de 40 o ms alumnos el atochamiento al momento
del inicio de la clase ser inminente. Una posible solucin a este problema sera poner 2 o
ms huelleros en salas de alta capacidad y uso frecuente, aunque esto aumentara los
costos de implementacin.

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Consultas, preguntas del cliente

El objetivo de registrar la asistencia es crear una matriz de datos que, al procesarla,

entregue informacin estadstica sobre el comportamiento de asistencia a clases de
docentes y estudiantes. El modelo actual ya permite obtener informes sobre asistencia de
alumnos, promedios por carrera, etc., sin embargo, registrar la asistencia con huellero en
nuestra propuesta de solucin ofrece un abanico mayor de posibilidades al incluir la hora
exacta de llegada a la matriz de datos. Adems esta matriz dispondr de datos ms
fidedignos gracias a su funcionamiento offline. Registrar la hora de marcado nos llevar
a obtener los siguientes nuevos reportes:

Reporte de asistencia por alumno.

Adems de conocer el porcentaje de asistencia a sus respectivas asignaturas, tambin se

reportar su porcentaje de atrasos y llegadas a tiempo. Al solicitar que tambin se marque
la salida, se conocer adems informacin sobre los retiros antes de tiempo de los
alumnos.

Reporte de asistencia por docente.

Nuestra propuesta de solucin determina que el docente tambin debe registrar su

presencia en sala marcando en el huellero, lo que tambin generar porcentaje de
asistencia y atrasos. Tambin es importante mencionar que deber marcar la salida, por lo
que se obtendr un promedio de tiempo no realizado de clases por concepto de atrasos y
cierres anticipados.

Reportes por carreras, sedes, jornadas, etc.

Basados en la data usada para los dos reportes anteriores y asumiendo que obtendremos
de la universidad acceso a la informacin acadmica que disponen (al menos a datos de
matrcula y carga acadmica) el sistema dispondr de estadsticas de asistencia y atrasos
agrupadas por asignaturas, carreras, facultades, jornadas y cualquier otra forma de
clasificacin de la que disponga la universidad. A esto hay que sumarle clasificaciones
temporales, es decir, comparativos entre mes a mes o similares.

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 Entidades

Principalmente identificamos las siguientes como entidades mnimas para el

funcionamiento del sistema.

SECCION ALUMNOS DOCENTES ASIGNATURAS HORARIO ASISTENCIA

COD_SECCION COD_ALUMNO COD_DOCENTE COD_ASIGN. COD_HORARIO COD_ASISTENCIA
NOMBRE
RAMO NOMBRE NOMBRE NOMBRE COD_ASIGN. COD_DOCENTE
COD_ALUMNO AP_PATERNO FECHA_INICIO COD_RAMO COD_ALUMNO
COD_DOCENTE AP_MATERNO FECHA_TERMINO COD_ALUMNO COD_RAMO
COD_ASIGN. DIRECCION COD_RAMO COD_DOCENTE FECHA_ASISTENCIA
COD_HORARIO COD_ALUMNO HORA
COD_DOCENTE

Es posible que las relaciones entre estas entidades den lugares a mas entidades como
tambin se podra terminar de definir un modelo de datos con eventuales tablas auxiliares.
El modelo de datos a usar se detallar en el segundo informe.

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Conclusiones

El principal problema de la situacin actual en la toma de asistencia de la Universidad

Mayor es la combinacin de la obligacin de pasar la asistencia en horario de clases y las
cadas de sistema (problemas de conexin a internet). El modo offline permite reducir
drsticamente la prdida de datos en caso de fallas de internet, pero tambin tiene la
desventaja de representar una inversin y mantenimiento de los huelleros que irn en
cada sala de clases. No obstante el beneficio de data ms confiable y completa compensa
esta inversin y no se que mas tollo ponerle :S

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