PROCESOTCNICODE

LOSARCHIVOS
Lostrabajosdelarchivero
Elprocesoarchivstico
Normalizacin de Descripcin
documentos guas,
Identificacin inventarios,
Valoracin catlogos
Organizacin yloscensos
Clasificacin Conservacin
Ordenacin
Accesibilidad
Estampillado
Instalacin
1.Normalizacinprenatal
Una norma sedefine
comounafrmulaconvalordereglaindicativa
y,enmuchoscasos,imperativa,
quetieneventajasdeeficaciayeconoma
Lasnormasquesepuedenaplicar antesdenacer
losdocumentosson
denaturalezamaterial
s (dimensiones,calidadytiposdepastadepapel,
caractersticasdelastintas,formatosdecarpetillasy
legajos...,mobiliariodearchivos...)
odenaturalezaintelectual
s (membretesidentificativos,elextractodeldocumento,el
vocabulariodelastipologasdocumentales,cdigos
numricosdeclasificacin,estudiodeformularios,software
compatible).
2.Identificacin
Descubre ydefineencadadocumento,libroy
expediente
losorganismosdedondeproceden (p.e.ConsejodeIndias)
laoficinadondesegestionaoproduce,(MesadePanam)
lafuncinquedocumentan (propuestadecargospblicos)
lamateriaquecontienen (propuestadelobispotal)
ylafechadesuemisin
Unarchivodesorganizadodebeserprimero
identificado,antesdeprocederasureorganizacin
3.Valoracin
Elarchiverodebecalcularlavalencia efmerao
permanente:
Administrativa(memoriadeadministracin),
Jurdica (justificacindederechosyobligaciones),
Fiscal(obligacionesconelFiscootributarias
informativa(informacingeneralparapoder)
histrica(informacinsobreelpasadoremoto)
Sesealan:
laaccesibilidadoelsecretoeintimidaddelosdocumentos.
Laconservacinoladestruccin
colaboran conelarchiverolasoficinasproductoras
ylasnormativaslegales.
4.Organizacin
Elmejormtododeorganizacindeunarchivo
esrecrearosimplementerespetarelordenoriginarioque
tuvieronodebierontenerlospapelesencadaunadelas
oficinasproductoras.
esunmtodoobjetivo
s porquecualquieraqueseaelarchivero,sisehacebien,el
resultadoeselmismo.
s Sisedesorganizaramilveces,elresultadodeorganizarlo
conformealordennaturalyoriginarioseramilvecesel
mismo.
tresoperaciones:la clasificacin,la ordenacin,y
la instalacin.
4.1Clasificacin
esjuntaryseparargruposdocumentales
segnelprincipioclavedelaArchivstica:elrespetoala
procedenciadelosfondosdocumentales
Lasbibliotecasseorganizanpor materias o
contenidos.
losarchivos clasificanslo
s Por fondos (conjunto documental producido por una
institucin,rganooentidad)
s por series dentro de los fondos (Libros, expedientes o
documentos en caracterizados por materializar funciones,
competenciasyprocedimientoscaractersticosydistintos),
s porexpedientesdentrodelasseries(losdocumentosreferidos
alprocedimientodeunasunto)
s y por documentos sueltos en el caso de la correspondencia
epistolarrecibidayemitida.
4.2.Ordenacin
establecer dentro de las series, expedientes y
documentos,yaclasificados,
una secuencia natural (orden segn los momentos de la
gestinquelosorigin),
alfabtica (expedientes personales o de materias). Orden
abierto.
geogrfica(seriesydocumentosreferidosaciudadesobarrios
ocalles)
numrica (documentos contables, documentos de
correspondencia). El orden numrico es cerrado y no permite
interpolacionesniprdidas.
Si el orden de una caja se refleja mediante una
numeracinalpizblando
s esmejor, puesseahorramuchotrabajosihayquerecomponer
elordenperdido.
4.3.Estampillado
Sellado indeleble y de pequeas dimensiones) de
losdocumentos
con el distintivo emblemtico o acrnimo de la institucin
poseedoradelarchivo
esunaprecaucinparaevitarelhurtodedocumentos.
Laestampilladebeserpequea ycolocadaenunsitioqueno
alterelaaparienciaoriginaldeundocumento(aldorso,enuna
esquinainferior...)
Nosedebeasesinarundocumentomediantelaposicindeun
selloaadidograndeyenposicinemblemtica(comoallado
delafirma)
4.4.Instalacin
Instalar escolocarladocumentacinya
clasificadayordenada
s encajas
s relativamentehermticas
s decomposicinligeramentealcalinaono cida,
s slidas,
s manejablesensutransporteyuso
s yconsignaturasclarasyhermosasenmarbetesestticos.
s Laposturamsnaturalesladelacajaacostadaporellado
mayorydemssuperficie,pueseslaposturanaturaldel
papel.
s enlegajosoatados
s ligeramenteapretados
s Concintasdealgodnanchas
s .Lacuerdadecamofinaobramantedebedesaparecer
absolutamenteporquecortaydestruyeladocumentacin
5.Descripcin
Describir es referir en bases de datos o en libros
tradicionales los contenidos y la situacin exacta
delosdocumentosdearchivo.
Labuenadescripcin
s supone todas las tareas anteriores de normalizacin,
identificacin,valoracinyorganizacin
s ypermitealarchiveroelgobiernointelectualymaterialdetodos
losdocumentos:Sabersucontenido,suexistenciaodesaparicin
yellugarocajadondesehallan.
Losproductosdeladescripcinson
s las Guas, los Inventarios, los Catlogos, los Indices y los
Censos.
5.1.Descripcin:LasGUAS
proporcionanalusuarioinformacindeprimera
mano
sobrelaexistencia,historiayemplazamientosdelosarchivos,
sobresucontenidoglobalypanormico
sobrelosserviciosquepresta(horariosdeapertura,servicios
defotocopiaofotografa,personalencargado...).
Esdecirlos26elementosdelaISADG
Tienenformatodedpticos,libros,pginas webs o
CD.
puedenhacerseGuas
mundiales,continentales,nacionales,regionales,provinciales
...
 5.2.Descripcin:los
INVENTARIOSv(1)
Los inventarios sonrelaciones
de signaturastopogrficas, contenidos,accesibilidad y fechas
detodaslasunidadesarchivsticasdeinstalacin
paraelgobiernointernodelarchivoyparausodelosusuarios.
s sirven para testimoniar la existencia o ausencia de una caja o
expediente,
s parafacilitarlosrecuentosperidicosyreglamentarios,
s para garantizar el orden de los documentos en caso de un
eventualdesorden
s y para facilitar la busca de un documento mediante la
localizacindelasignaturatopogrfica.
5.2.Descripcin:los
INVENTARIOS(2)
El inventario consta de tres columnas
fundamentales:
s 1,lasignaturatopogrfica,
s 2,elcontenidodelaunidaddocumentalysuaccesibilidad
ono,
s y3,lasfechasextremas.
Olos6elementosobligatoriosdelaISADG
Suelenirprecedidos
s deuncuadrosinpticodeclasificacino titulario
yconcluyenconunndicedematerias,personasy
lugares.
5.3.Elcatlogo
Relaciona conmuchopormenor
(contenido, fechas, formato, dimensin, estado de
conservacin,signaturatopogrficadeunarchivoodevarios)
de las unidades documentales menores que la serie, o
elementosobligatoriosyalgunonoobligatorio(comoalcance
ycontenido)
s es decir, los expedientes y los documentos sueltos de uno o
mltiplesarchivos
La descripcin no respeta el orden natural del
archivo,
sinocreaelcronolgico,demateriasogeogrfico,porqueson
fundamentalmentetemticosynoorgnicos.
Ej. Catlogo de documentos medievales de la
ciudad de Sevilla, el Catlogo de documentos
referentesaAndalucaenlosarchivositalianos.
5.4.Losndices
relacionanlosdocumentosmediante
palabrassueltas,claras yconcisas,sinruido
que especifican personas, lugares, temas o
materias.
Puedeneditarse
slos
o como acompaantes de Guas, Inventarios y
Catlogos.
5.5.Loscensosdearchivos
El Censo esunarelacin
s dearchivosysuscircunstanciasmaterialesydescriptivas
s realizadoconfinespolticosyestadsticos,nodeinvestigacin.
s Aligualquehaycensosdepoblacin,deviviendas... haycensos
deArchivos.
Losdatosquerecogenson
s las direcciones, telfonos, cuadro sinptico de fondos y
colecciones, instrumentos de descripcin, investigaciones
realizadas,plantillas,estadodeconservacinydeledificio...
Sirven para marcar las polticas de actuacin en
archivos y conocer la situacin del Patrimonio
documental
6.Conservacin
Puedeser:
Preventiva
s Esmsbarata
s Situacinyemplazamientodeledificio(guerras,aluviones,
incendios...)
s Salubridaddeledificioalaluz,lahumedad,la
contaminacin,lavibracin
s Salubridaddesoportesytintas
Curativa
s Esmuycaraydebeestarhomologada.
s Fases(Diagnosis,fotografa,expediente,limpieza,
desacidificacin,reintegracinmanualomecnica,
laminacin
6.1.Lacuracindedocumentos
Nunca debeserempricays siempre cientfica
Unarestauracinpuedeser
reversible o irreversible: Todas las documentales deben ser
reversiblesencasodequeseeficaciaseconviertaendao.
La restauracin documental debe ser ms
funcionalqueesttica:
Debengarantizarelmanejoylalectura,msquelabellezadel
documento.LosEstenoesunaesculturaoimagenexpuestaal
culto.
Verdaderaofalsa:Ningunarestauracin debe
falsearlaverdadmaterialdeldocumento
deterioradoysaneado.
Exploracinporrayosuv
Lavadodedocumentosporagua
Fibralargaparareintegrarpapel
Fibralargaparareintegrarpapel
Reintegracinmanual
Esptulaelectricaparareintegrar.
Reintegracinmanual
Reintegradormecnicopor
absorcin
Limpiezamecnica
Limpiezamecnicaconsaquito
Limpiezadepergamino
Adhesivoalcalino
Esptulasparareintegrar
Curacindeunlibro
Procesorestauradordellibro
Productodelareintegracin
mecnica
Productodelareintegracin
mecnica
Reintegracinmecnica
Liofilizacinocongelacinde
documentosmojados
Cmaraparasublimarelagua
heladadelaliofilizacin
Medidordeintensidaddeluz
Estanteraparaplanos
Estanterasparalibrospesados
Termohigrgrafo
7.Accesibilidad
Laaccesibilidadalosarchivospuedeser
legal (Leyesdeacceso)
otcnica:
s Siunarchivoeslegalmenteaccesible,sudesorganizacin
lohacetcnicamenteinaccesible.
s Unarchivosininventario,esdecirsinconstanciasdela
existenciaoinexistenciadepiezas,deberaserinaccesible
alosinvestigadores,amenosquesetomenmuchas
cautelas.Sloelinventariopermitetestimoniarloquese
pierdeyconserva.
Rgimenlegaldeacceso
Documentacinhistrica(conmsde25aos
(Estado)o30aos(autonmica):
Accesolibre:Concarctergeneral
Accesopreviaautorizacin:
s Porrazonesdeinterspblico
s Secretosoficiales,segnley.
s RiesgosparaseguridaddelEstadooaveriguacinde
delitos.
s Porrazonesdeintersprivado
s Datospersonalesdecarcterpolicial,procesal,clnico,de
seguridad,dehonor,deintimidad,salvoautorizacindelos
interesados,salvoquehayatrascurrido25aosdelamuerte
delapersonao50delafechadeldocumento
Rgimenlegaldeacceso
Documentacinadministrativaconmsde15aos
(Estado)y10(AutonomaAndaluza):
Accesolibre:Peticinindividualizadadedocumentos,sinque
quepapeticingenricadeunamateria.
Accesopreviaautorizacin:
s Porinterslegtimoacreditadoparaaccederadocumentosde
carcternominativo,nontimos.
s Porintershistrico,cientficooculturaldeexpedientes,
siemprequequedegarantizadalaintimidad
Accesoreservado:Documentosdecarcterntimo.
Accesonegado:ActuacionesnosujetasaDerecho
Administrativo,DefensaNacional,Investigacindedelitos,
secretoscomercialesoindustriales,polticamonetaria
LeyesdeaccesoalosArchivos
Leyorgnica1/1982deProteccindelderechoalhonor,intimidad
personalyfamiliar,yalapropiaimagen
Ley3/1984,deArchivosdeAndaluca
Ley16/1985delPatrimonioHistricoEspaol
Ley30/1992delRgimenJurdicodelasAdministracionesPblicasy
delProcedimientoAdministrativoComn
RealDecreto1/1996detextorefundidodelaLeydePropiedad
Intelectual.
OtrasLeyes:SecretosOficiales,LeydeEstadstica,etc.
RealDecreto1969/1999queregulalaexpedicindela
TarjetaNacionaldeInvestigadoraralaconsultadelosarchivos...