CDIGO: 100.01.

08-4
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIN Y
EVALUACIN DE REQUISITOS LEGALES VERSIN 02

FECHA 29/12/2015
PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
PGINA 1 DE 8
ELABOR REVIS APROBO
ENLACE SIG OFICINA ASESORA DE
ENLACE SIG DIRECCIN GENERAL DIRECTORA GENERAL
PLANEACIN

1. OBJETIVO

Asegurar que se identifiquen, califiquen, y verifiquen los requisitos legales requeridos para la
planificacin y operacin del sistema de gestin de calidad, ambiental, de seguridad y salud
ocupacional S&SO, de seguridad de la informacin, e igualmente otros requisitos que sean
aplicables a las actividades, productos, servicios, aspectos ambientales, riesgos y peligros de la
Unidad para la Atencin y Reparacin Integral a las Vctimas, garantizando su actualizacin y
cumplimiento.

2. ALCANCE

Inicia con la revisin peridica de las fuentes de consulta de legislacin requeridos para la
planificacin y operacin del Sistema de Gestin de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud
Ocupacional S&SO y Seguridad de la Informacin, y termina con la realizacin de seguimiento
a las actividades definidas en los planes que den cumplimiento de los requisitos legales.

3. DEFINICIONES

Autoridad Ambiental: Aquellas instituidas mediante la Ley 99 de 1993 que conforman el Sistema
Nacional Ambiental SINA, encabezadas por el Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo
Territorial MAVDT a nivel nacional, las Corporaciones Autnomas Regionales CAR a nivel
departamental y regional y las Autoridades Ambientales de los municipios con ms de un milln
de habitantes; encargadas de la administracin de los recursos naturales.

Calificacin del Cumplimiento Legal: accin de emitir concepto acerca del cumplimiento o no
de los requisitos legales que le son aplicables a la Unidad para la Atencin Integral a la Vctimas
del Conflicto Armado.

Identificacin de Requisitos Legales: Identificar y tener acceso a los entes emisores de

normatividad (Congreso de la Repblica, Ministerios, Corporaciones Autnomas Regionales,
entre otras entidades que legislen requisitos de clientes, partes interesadas y los propios de la
Entidad) y a los requisitos legales Ambientales y de Seguridad y Salud Ocupacional S&SO
aplicables a la Entidad y otros que sta suscriba, para incluirse en las respectivas matrices de
chequeo, para su respectiva actualizacin y evaluacin de cumplimiento.

Legislacin Ambiental: Conjunto de Leyes, decretos, resoluciones y acuerdos que reglamentan

la administracin de los recursos naturales.

Requisitos Legales: Conjunto de normas y disposiciones reglamentadas por autoridades

competentes a los cuales la organizacin est sometida para garantizar el buen funcionamiento
de sus actividades, productos y servicios.

Requisitos Especiales: Hace referencia a todos aquellos requisitos que, para su verificacin de
cumplimiento, se requiere de un conocimiento tcnico especifico.
 CDIGO: 100.01.08-4
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIN Y
EVALUACIN DE REQUISITOS LEGALES VERSIN 02

FECHA 29/12/2015
PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
PGINA 2 DE 8
ELABOR REVIS APROBO
ENLACE SIG OFICINA ASESORA DE
ENLACE SIG DIRECCIN GENERAL DIRECTORA GENERAL
PLANEACIN

Verificacin: confirmacin mediante aporte de evidencia objetiva, de que se han cumplido los
requisitos especificados.

4. ACTIVIDADES:

N Actividades Descripcin Responsable Registro

(Diagrama de Flujo)

Identificar, consultar, y analizar

INICIO mensualmente, la aplicabilidad de
los requisitos legales requeridos
para la planificacin y operacin
del sistema de gestin de calidad,
ambiental, de seguridad y salud
CONSULTAR, Profesional enlace
1 ocupacional S&SO y seguridad Normas
IDENT. Y ANALIZAR del SIG de cada
P.C REQUSITOS de la informacin. identificadas
proceso
LEGALES
Remtase al INSTRUCTIVO
PARA LA IDENTIFICACIN,
ACTUALIZACIN Y
DILIGENCIAMIENTO DEL
NORMOGRAMA
DILIGENCIAR
NORMOGRAMA Y Registrar las normas identificadas
ENVIAR A LA OAP en el Normograma y enviarlas a la
Oficina Asesora de Planeacin.
Profesional enlace
2 Remtase al INSTRUCTIVO del SIG de cada Normograma
PARA LA IDENTIFICACIN, proceso
ACTUALIZACIN Y
DILIGENCIAMIENTO DEL
NORMOGRAMA
CONSOLIDAR
NORMOGRAMA Consolidar el Normograma y
Profesional Oficina
enviarlo a la Oficina Asesora Correo
3 Asesora de
Jurdica solicitando la aprobacin Electrnico
Planeacin
de su actualizacin.

VERIFICAR Y
Correo
APROBAR
NORMOGRAMA
Electrnico
Verificar y aprobar el Normograma
Acta de
4 y reportarlo a la Oficina Asesora Profesional Oficina
aprobacin,
P.C de Planeacin para registro de la Asesora Jurdica
modificacin o
nueva versin.
eliminacin de
PUBLICAR documentos y
NORMOGRAMA EN registros
LA PAGINA WEB

Publicar en la pgina Web la

Profesional Oficina
versin del Normograma
5 Asesora de Pgina Web
actualizado.
A Comunicaciones
 CDIGO: 100.01.08-4
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIN Y
EVALUACIN DE REQUISITOS LEGALES VERSIN 02

FECHA 29/12/2015
PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
PGINA 3 DE 8
ELABOR REVIS APROBO
ENLACE SIG OFICINA ASESORA DE
ENLACE SIG DIRECCIN GENERAL DIRECTORA GENERAL
PLANEACIN

Calificar trimestralmente el
A NO cumplimiento de los requisitos
SI
Legales Ambientales, de
Seguridad y Salud Ocupacional
S&SO, de Seguridad de la Normograma
Informacin.
Anlisis de las
CUMPLE
Los requisitos legales se Actividades
? Profesional enlace
6 cumplen? Requeridas
del SIG de cada
P.C para el
proceso)
SI: Continuar con la actividad 7. cumplimiento
de la
ANALIZAR, NO: Analizar, planificar y legislacin
PLANIFICAR Y gestionar los cambios y
GESTIONAR actividades necesarias para el
CAMBIOS cumplimiento de los requisitos
legales. Continuar con la actividad
7

Evaluar el cumplimiento de los

requisitos legales y otros
EVALUAR Ambientales, de Seguridad y Normograma
CUMPLIMIENTO Salud Ocupacional S&SO y de Profesional enlace
7 REQUISITOS Seguridad de la Informacin en los del SIG de cada Informe de
LEGALES diferentes niveles de la entidad, proceso Auditora y/o de
siempre que se desarrolle una comisiones
auditora interna o una visita de
asesora a las diferentes sedes.

REALIZAR
SEGUIMIENTO A Realizar seguimiento a las
LAS ACTIVIDADES Profesional enlace
8 actividades definidas en los Planes
del SIG de cada
P.C planes que den cumplimiento de Institucionales
proceso
los requisitos legales.

FIN
9 FIN

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Normograma
Informe de Auditora
Formato anlisis de las actividades requeridas para el cumplimiento de la legislacin
Instructivo de identificacin, actualizacin y diligenciamiento del Normograma
 CDIGO: 100.01.08-4
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIN Y
EVALUACIN DE REQUISITOS LEGALES VERSIN 02

FECHA 29/12/2015
PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
PGINA 4 DE 8
ELABOR REVIS APROBO
ENLACE SIG OFICINA ASESORA DE
ENLACE SIG DIRECCIN GENERAL DIRECTORA GENERAL
PLANEACIN

ANEXOS

Anexo 1 Control de cambios

tem del Motivo del Fecha del

Versin Cambio realizado
cambio cambio cambio
V2 Actividades Ajuste de la Mejora continua
descripcin de las
actividades 1 y 2 por
la Inclusin del
Instructivo de
IDENTIFICACIN,
ACTUALIZACIN Y
DILIGENCIAMIENTO
DEL
NORMOGRAMA
V2 Actividades Ajuste del Mejora continua
responsable de las
actividades 1, 2, 6, 7
y8