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T@LVEFBLFUB
03 Gua bsica
para la gestin
econmico-nanciera
ko ira
2008 en organizaciones
ila
no lucrativas
Equipo del Observatorio
del Tercer Sector de Bizkaia
Behatokiko Taldea
Bizkaiko Hirugarren Sektorearen
oinarrizko gida
bre 2008
kudeaketarako Septiem
eta nantzako
erakundeetan ekonomia
Irabazi asmorik gabeko
03 T@HFTUJwO
3s_kudeaketa
Septiembre 2008
ISBN-13: 978-84-936634-0-7
Depsito legal:BI-2357-08
Precio: 10 euros
Esta publicacin se puede descargar gratuitamente desde: www.3sbizkaia.org
ndice
1. Presentacin. ....................................................................................................................................................................... 5
Esta publicacin pretende facilitar la reexin sobre la necesidad e importancia de realizar una
adecuada gestin econmico-nanciera. En este sentido, establece los procesos fundamentales
encaminados a planicar, organizar, controlar y evaluar los recursos econmicos de la organiza-
cin y proporciona una herramienta de autodiagnstico que permite a la organizacin autoeva-
luar su situacin econmico-nanciera a nivel global.
Para la elaboracin de la publicacin se han tenido en cuenta los nuevos planes contables y la
adaptacin sectorial actualmente en vigor. La situacin de cambio de nuestro marco normativo
contable, inmerso actualmente en un proceso de convergencia y adaptacin a la normativa contable
internacional, ha supuesto la aprobacin del Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el
que se aprueba el Plan General de Contabilidad y del Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre,
por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeas y Medianas Empresas y los
criterios contables especcos para microempresas.
La entrada en vigor a fecha 1 de enero de 2008 de la nueva normativa contable exige una revisin
de la adaptacin sectorial del Plan general contable de 1998: el Real Decreto 776/1998, de 30
de abril, por el que se aprueban las normas de adaptacin del Plan General de Contabilidad a
las entidades sin nes lucrativos y las normas de informacin presupuestaria de estas entidades,
que incorporaba al ordenamiento jurdico una norma contable aplicable con carcter general a
organizaciones no lucrativas.
No obstante, las adaptaciones sectoriales, tal y como recoge el Nuevo Plan General de Contabilidad,
mantendrn su vigencia en espera de su revisin, salvo que de forma expresa se opongan a los
criterios contenidos en el nuevo plan.
Paralelamente, la sociedad les reclama una mayor rendicin de cuentas y la aplicacin de criterios
de transparencia en la gestin de sus recursos, lo que obliga a las ONL a trabajar por fortalecer su
legitimidad y credibilidad.
Sin duda, el incremento de las aportaciones externas de recursos, pblicos y privados, constituye
una oportunidad para el cumplimiento de su misin, siempre que las organizaciones establezcan
relaciones coherentes con sus valores y que stas no impliquen la adopcin de comportamientos
que comprometan su sostenibilidad a largo plazo. Pero supone tambin afrontar una serie de pro-
blemas desde el punto de vista de la gestin econmico-nanciera (incertidumbre, inestabilidad,
riesgo de dependencia de un nico nanciador, tensiones de tesorera, etctera), que es necesario
gestionar adecuadamente.
Por ello, es necesario que las organizaciones refuercen sus dinmicas de planicacin, organiza-
cin y control econmico-nanciero, y desarrollen formas de pensar y gestionar sus recursos orien-
tadas a garantizar su sostenibilidad - econmica, social y medioambiental - como una condicin
necesaria para cumplir con su misin.
Por otro lado, a excepcin de las grandes organizaciones que cuentan con equipos especcos de
gestin econmico-nanciera, en muchas ONL esta rea de gestin se encuentra diluida en traba-
jos de administracin, centrndose exclusivamente en el registro de entradas y salidas de dinero,
sin apenas planicacin y control a medio y largo plazo. Adems, la mayora de las ONL, sobre todo
las ms pequeas, carecen de personal y recursos para garantizar unos mnimos adecuados en su
gestin econmico-nanciera.
Esta gua est dirigida principalmente a estas pequeas y medianas ONL, que son las que ms di-
cultades puede encontrar en la organizacin, planicacin y control de sus recursos econmicos.
- Encaminados a:
Planicar. La planicacin es un proceso clave dentro de la gestin econmico-nan-
ciera que permite anticiparse, en lo posible, a lo que se cree que va a ocurrir. Las ONL
necesitan denir sus objetivos, establecer las acciones para lograrlos, identicar las
personas responsables de su ejecucin y elaborar un plan de nanciacin que recoja
el estudio de inversiones necesarias, el anlisis de costes, la previsin de ingresos,
las necesidades de tesorera, as como la estrategia nanciera ms adecuada para la
captacin de los fondos necesarios para llevar a cabo las acciones programadas.
Muchas ONL consideran que no necesitan una gestin eciente de sus recursos econmi-
cos, debido a que su objetivo es social y no la bsqueda de un benecio econmico.
Esto es un error, ya que las ONL deben actuar de forma eciente y ecaz para poder ob-
tener los mayores benecios sociales con los recursos obtenidos.
En este sentido, mientras que las organizaciones con nimo de lucro persiguen maximizar
sus benecios econmicos, las ONL persiguen maximizar el cumplimiento de sus objeti-
vos o nes sociales con los recursos econmicos de los que disponen.
-BT0/-OFDFTJUBONFKPSBSQFSNBOFOUFNFOUF -BT0/-OFDFTJUBOEFGJOJSTVTPCKFUJWPT
FOTVHFTUJwOFDPOwNJDPGJOBODJFSB
FTUBCMFDFSBDDJPOFTQBSBMPHSBSMPT
BMDBO[BOEPTVTPCKFUJWPTEF JEFOUJGJDBSQFSTPOBTSFTQPOTBCMFTZFMBCPSBS
MBNFKPSNBOFSBQPTJCMF VOQMBOEFGJOBODJBDJwORVFSFDPKB
FGJDBDJBZFGJDJFODJBFOMBHFTUJwO
JOWFSTJPOFTOFDFTBSJBT
UPNBEFEFDJTJPOFTSBDJPOBMFTZ QSFWJTJwOEFJOHSFTPT
OFDFTJEBEFTEFUFTPSFSrB
FTUBCMFDJNJFOUPEFOVFWBTMrOFBTEFBDUVBDJwO
ZFTUSBUFHJBGJOBODJFSBEFDBQUBDJwOEFGPOEPT
NFKPSBS QMBOJGJDBS
(FTUJwO
FDPOwNJDP
GJOBODJFSB
DPOUSPMBS PSHBOJ[BS
ZFWBMVBS ZBDUVBS
-BT0/-OFDFTJUBOMMFWBSVODPOUSPM
TFHVJNJFOUP
-BT0/-OFDFTJUBOPSHBOJ[BSZBSDIJWBS
ZFWBMVBDJwOEFSFTVMUBEPT
DPSSJHJFOEPTVT
DPSSFDUBNFOUFTVTEPDVNFOUPTFDPOwNJDPT
EFTWJBDJPOFT
BOBMJ[BOEPFGJDJFODJBZFGJDBDJB
QBSBBTFHVSBSTVBENJOJTUSBDJwOZDPOUSPMJOUFSOP
FOMBHFTUJwOEFMPTSFDVSTPT
TPMWFODJB
TVSFHJTUSPDPOUBCMF
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MJRVJEF[ZTPTUFOJCJMJEBEFDPOwNJDB
GJOBODJFSPT
FKFDVDJwOEFMQSFTVQVFTUP
FUDnUFSB
EFMBPSHBOJ[BDJwOFUDnUFSB
El principal motivo para llevar una adecuada gestin econmico-nanciera es cumplir con el n
social de la ONL, garantizando la consecucin de sus objetivos sociales.
Adems de cumplir con su n social, las ONL deben adoptar el compromiso de rendir cuentas de la
gestin de los fondos obtenidos a quienes depositan su conanza, esfuerzo, tiempo y/o dinero en
la organizacin y a todo su entorno en general, mostrando su informacin econmico-nanciera y
sus procesos de gestin y control, de forma abierta y clara.
4PTUFOJCJMJEBEZQFSNBOFODJBEFMBT0/-
$POTFDVDJwOEFTVTGJOFTZQSPQwTJUPTTPDJBMFT
5SBOTQBSFODJBZ &GJDBDJBZFGJDJFODJB
SFOEJDJwOEFDVFOUBT FOMBHFTUJwO
.BOUFOJNJFOUPEFMB
DPOGJBO[BTPDJBMEFQPTJUBEB
Por otro lado, las organizaciones del tercer sector necesitan llevar una adecuada gestin econmi-
co-nanciera para hacer frente a algunos aspectos que caracterizan a gran parte de las organiza-
ciones del sector, tales como:
Principios:
Principio de transparencia.
Principio de transparencia
La conanza y credibilidad social depositada en las ONL depende en gran medida del nivel de
transparencia en la gestin de la organizacin.
Principio de sostenibilidad
Un propsito bsico de las ONL es su continuidad mientras perdure el n social para el que fueron
creadas y su contribucin a la sostenibilidad del sistema en el que operan.
Para poder tener un impacto continuado en el tiempo, la sostenibilidad debe afectar a todos los
procesos y actuaciones de las organizaciones. Las organizaciones deben disponer de un modelo de
gestin sostenible, tanto en su dimensin econmica, como en la social y medioambiental.
Ms concretamente, las ONL sern sostenibles en la medida en que puedan asegurar, entre otras
cosas:
- un modelo de gestin econmico-nanciera que incluya un buen sistema de control in-
terno, econmico y contable, as como la realizacin de anlisis de viabilidad econmico-
nanciera de las actividades, planes de nanciacin y una estrategia de diversicacin de
sus fuentes de nanciacin.
- un rgano de gobierno que apueste por un modelo de gestin sostenible y una estructura
organizacional capaz de sustentarlo.
- actividades, proyectos y/o programas sostenibles a nivel social, econmico y medioam-
biental y habilidades para la correcta comunicacin y promocin social de los mismos.
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Las ONL deben gestionar sus recursos econmicos siguiendo criterios de economa, eciencia y
ecacia:
$SJUFSJPEFFDPOPNrB IBDFSMBTDPTBTDPOFMNFOPSDPTUFQPTJCMF
$SJUFSJPEFFGJDBDJB BMDBO[BSMPTNBZPSFTSFTVMUBEPTQPTJCMFT
$SJUFSJPEFFGJDJFODJB BMDBO[BSMPTNBZPSFTSFTVMUBEPTQPTJCMFT
DPOFMNFOPSDPTUFQPTJCMF
- Criterio de ecacia. La ecacia en la gestin de la organizacin tiene que ver con el grado
de cumplimiento de los objetivos establecidos, sin tener en cuenta los medios necesarios
para su alcance. Las ONL sern ms ecaces en su gestin en la medida en que alcancen
el mayor nmero de los objetivos planteados.
- Criterio de eciencia. Se considera que la gestin de los recursos ha sido eciente si con
los recursos disponibles hemos obtenido los mayores resultados posibles o si con los
recursos mnimos se ha mantenido la calidad y cantidad de las actividades. Se tienen por
tanto en cuenta tanto los medios como los resultados.
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Herramientas de planicacin
Principales necesidades que cubren
y control nanciero
2 Segn Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad.
3 Segn Real Decreto 776/1998, de 30 de abril, por el que se aprueban las normas de adaptacin del Plan General
de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos y las normas de informacin presupuestaria de estas entidades
(Anexo II: Normas de informacin presupuestaria de las entidades sin fines lucrativos)
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Los tres primeros procesos conforman un continuo en la medida en que la adecuada realizacin
de las operaciones propias de un proceso requiere, aunque no exige, la realizacin de operaciones
propias de otro. As, una adecuada informacin sobre la actividad econmica de la organizacin
(proceso de administracin y control interno econmico) permitir analizar su situacin econmi-
co-nanciera (proceso contable) y establecer objetivos respecto a la misma, realizando con poste-
rioridad el seguimiento de los mismos (proceso de planicacin y control nanciero).
Por otro lado, si bien es cierto que no todas las ONL llevan a cabo, de forma integral, cada uno de
estos procesos, la mayora realizan alguna de las acciones y pasos que forman parte de cada uno
de ellos.
As, a modo de ejemplo, la mayora de las ONL son conscientes y asumen la importancia de garan-
tizar una adecuada administracin y control interno de sus recursos econmicos, ante la necesidad
de justicar la gestin econmica de sus proyectos, servicios o programas, controlar sus cobros y
pagos, etctera.
Sin embargo, no en todos los casos se aplican principios y normas de contabilidad generalmente
aceptadas para el registro de sus movimientos econmicos, o se desarrollan dinmicas de previ-
sin y planicacin econmico-nanciera, o se realizan estimaciones pormenorizadas de los cos-
tes imputados a cada uno de sus proyectos, servicios o programas, o se evalan los resultados
econmicos y sociales alcanzados, etctera.
13
"OgMJTJT TFHVJNJFOUPZFWBMVBDJwO
1SPDFTPEFBENJOJTUSBDJwOZ
DPOUSPMJOUFSOPFDPOwNJDP
(FTUJwOEF 'BDUVSBDJwO (FTUJwOEF 0SEFOZ
CBODPT QFSTPOBT BSDIJWP
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(FTUJwOEF 3FMBDJPOFTDPO $POUSPMJOUFSOPEPDVNFOUPT
DPCSPTZQBHPT BTFTPSrB FDPOwNJDPT
1SPDFTPDPOUBCMF
3FHJTUSPDPOUBCMF "OgMJTJTFDPOwNJDPGJOBODJFSP
1SPDFTPEFQMBOJGJDBDJwOZDPOUSPMGJOBODJFSP
"OgMJTJTZBKVTUFEFEFTWJBDJPOFT
QSFTVQVFTUBSJBT
- Gestionar altas y bajas de personas aliadas a la organizacin y/o usuarias de los servicios:
gestin de personas asociadas.
- Gestionar los cobros y pagos (entradas y salidas de dinero efectivo): gestin de tesorera.
4 En el grfico 2. se muestran, a modo de ejemplo, algunos de los pasos y acciones que conforman los procesos funda-
mentales definidos.
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- Proteger los activos existentes (material de ocina, mobiliario, dinero en caja, etctera) y
evitar robos o fraudes.
Pero, qu acciones o pasos hay que dar para garantizar un adecuado proceso de administracin y
control interno econmico? A continuacin se detallan algunos de los pasos imprescindibles para
garantizar unos mnimos a nivel de control interno.
En toda organizacin encontramos una serie de documentos o soportes econmicos, los cua-
les van a estar presentes en el trabajo habitual de las personas responsables de las tareas
econmico-administrativas. Estas personas han de encargarse, en un primer momento, de la
recepcin, organizacin y centralizacin de todos estos documentos o soportes econmicos.
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Una vez recogidos y diferenciados los diferentes documentos o soportes econmicos, el si-
guiente paso es registrar el hecho econmico que recoge ese documento.
- devengo, que nos dice que el registro de ingresos y gastos deber hacerse en funcin de
la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan y con independencia del
momento en que se produzca la corriente monetaria o nanciera derivada de ellos (cobros
o pagos).
- uniformidad, una vez adoptado un criterio contable debe mantenerse en el tiempo y apli-
carse de manera uniforme para hechos econmicos que sean similares, en tanto no se
alteren los supuestos que motivaron su eleccin.
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Una vez registrados los hechos econmicos, estaremos en disposicin de archivar y guardar
los documentos. Para el archivo de stos hay que establecer un sistema de almacenaje, cohe-
rente y lgico, que facilite el acceso y correcto uso de los mismos (justicaciones econmicas,
rendicin de cuentas, etctera).
Algunos criterios de partida a considerar para su clasicacin y archivo pueden ser los si-
guientes:
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Las caractersticas especcas y la naturaleza de las actividades de las ONL, supuso en el ao 1998
la aprobacin de la adaptacin sectorial de este Plan a travs del Real Decreto 776/1998, de 30
de abril, por el que se aprueban las Normas de adaptacin del Plan General de Contabilidad a las
entidades sin nes lucrativos y las normas de informacin presupuestaria de estas entidades.
Con fecha 1 de enero de 2008 ha entrado en vigor la nueva normativa contable, el Real Decreto
1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad y del Real
Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de
Pequeas y Medianas Empresas y los criterios contables especcos para microempresas.
Ante esto, las adaptaciones sectoriales y las resoluciones emitidas por el Instituto de Contabilidad
y Auditora de Cuentas vigentes actualmente, mantendrn su vigencia, hasta que se realice su
revisin, salvo que de forma expresa se opongan a los nuevos criterios contenidos en el Plan. As,
las ONL hasta que se produzca la aprobacin de la nueva adaptacin sectorial, seguiremos rigin-
donos contablemente por el Real Decreto 776/1998, siempre y cuando no contradiga lo recogido
en los nuevos planes contables.
Aclarado el marco contable actual en el que nos encontramos, pasamos a denir el proceso conta-
ble como el registro sistemtico y ordenado de los hechos econmicos de cara a mostrar la imagen
el de la organizacin. Pero cules son las fases o pasos del proceso contable?
Ms concretamente:
- El proceso contable comienza con la recogida de la informacin econmico-nanciera en
el momento de constitucin de la entidad, establecindose lo que en trminos contables
denominamos balance de situacin inicial, es decir, el inventario o patrimonio inicial.
- Durante el perodo o ejercicio econmico establecido se van contabilizando de forma sis-
temtica y cronolgica los hechos econmicos que se van produciendo. Generalmente, el
ejercicio econmico es anual y lo ms habitual, es que coincida con el ao natural (del 1 de
enero al 31 de diciembre).
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Las cuentas anuales, tal y como recoge el Nuevo Plan General Contable (Real Decreto 1514/2007),
a partir de ahora NPGC, comprenden el balance, la cuenta de prdidas y ganancias o cuenta de
resultados y dos documentos adicionales incorporados a raz de la reforma contable: el estado de
cambios en el patrimonio neto y el estado de ujos de efectivo, junto con la ya conocida memoria,
que completa la informacin contenida en los anteriores documentos.
En el balance se recogen los elementos patrimoniales de la entidad, que se han clasicado, tal y
como se recoge en el NPGC, en el activo, pasivo y patrimonio neto 5.
Los ingresos y gastos del ejercicio se imputarn a la cuenta de prdidas y ganancias 6 y formarn par-
te del resultado, excepto cuando proceda su imputacin directa al patrimonio neto, en cuyo caso se
presentarn en el estado de cambios en el patrimonio neto, de acuerdo con lo previsto en el NPGC.
En el estado de cambios en el patrimonio neto, se recoge e informa de todos los cambios habidos
en el patrimonio neto.
A travs del estado de ujos de efectivo, se pretende mostrar la capacidad de generar efectivo o
equivalente de efectivo, as como las necesidades de liquidez. Este documento contable no ser
obligatorio, para las entidades que puedan formular el balance, la cuenta de resultados, estado de
cambios en el patrimonio neto y memoria en modelo abreviado.
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Todos estos informes o documentos contables nales, a pesar de que cada uno proporciona una
informacin diferente a la de los otros informes, estn directamente relacionados entre s, y no es
probable que ninguno sirva por s solo para conseguir un nico propsito o contenga toda la infor-
macin necesaria para los grupos de inters.
Estos informes nos van a servir como medio de informacin y por lo tanto, de rendicin de cuentas.
Dicho esto, la informacin econmico-nanciera obtenida ir destinada, tanto a los rganos de de-
cisin, personas socias y usuarias, como a agentes externos como, por ejemplo, las instituciones
o entidades nanciadoras.
La contabilidad de costes
Por ltimo y como aporte a la contabilidad y a su proceso contable, las ONL por medio de las per-
sonas responsables de este proceso, junto con el equipo directivo, deberan disear un sistema
de contabilidad de costes propio que enriquezca la informacin econmico-nanciera que aporta
la contabilidad.
Entre las ventajas de la contabilidad analtica destacaramos que sta nos permite identicar si un
proyecto, programa o servicio de nuestra organizacin es rentable o no. Si nuestra contabilidad no
diferencia los distintos proyectos, programas o servicios a los que se dedica nos podemos encon-
trar con que al nal del ejercicio tengamos prdidas y en este caso no podremos saber si las pr-
didas las genera, por ejemplo, la venta de productos de comercio justo o los pisos tutelados,
con lo que la toma racional de decisiones se hace imposible.
4JUVBDJwOFDPOwNJDPGJOBODJFSBJOJDJBM
CBMBODFEFTJUVBDJwOJOJDJBM
DPOUBCJMJEBEBOBMrUJDB
"OPUBDJwOEFMPTIFDIPTFDPOwNJDPTEFMQFSrPEP
PEFDPTUFT
0QFSBDJPOFTEFBKVTUFZSFHVMBSJ[BDJPOFTQSFWJBTBM
DJFSSFDPOUBCMF
4JUVBDJwOFDPOwNJDPGJOBODJFSBGJOBM EFEJD
CBMBODFEFTJUVBDJwOJOJDJBM
DVFOUBEFSFTVMUBEPT
JOGPSNBDJwOQSFTVQVFTUBSJB
QSPDFTPZDPOUSPMQSFTVQVFTUBSJP
20
- Servir como fuente de informacin fiable y comparable frente a terceros y que ayuda
a la rendicin de cuentas.
- planicar a corto plazo, es decir, denir los programas, proyectos o actividades a rea-
lizar, los recursos necesarios y cmo conseguirlos para un perodo medio de uno a dos
aos (plan operativo o plan de gestin) y elaborar el presupuesto, es decir, convertir en
trminos monetarios la repercusin econmica de los proyectos, servicios o programas
mediante la confeccin del presupuesto anual.
El plan estratgico y el plan nanciero se enmarcan por tanto en el largo plazo y el plan de gestin
y el presupuesto en el corto.
21
1MBOJGJDBDJwO
1MBOFTUSBUnHJDP 1MBOGJOBODJFSP
BMBSHPQMB[P
1MBOJGJDBDJwO
1MBOEFHFTUJwO 1SFTVQVFTUP
BDPSUPQMB[P
El proceso presupuestario
Cmo elaboramos nuestro presupuesto anual? A continuacin presentamos los principales pasos
y aspectos a considerar en el proceso de elaboracin del presupuesto de la organizacin:
- Una vez identicados los objetivos y acciones, pasaremos a estimar los gastos nece-
sarios para la buena marcha del plan operativo, as como las posibles necesidades de
inversin, tanto de adquisicin de nuevos locales o acondicionamiento de los mismos,
como de mantenimiento o mejora de los ya existentes, compras de mobiliario, maquina-
ria, equipos informticos, etctera.
- Tras la estimacin de los gastos e inversiones necesarias, habr que establecer la estra-
tegia de bsqueda de fondos que permita equilibrar el presupuesto nal. Para esto, se
identicarn las alternativas nancieras y se elegirn las vas de nanciacin ms acor-
des a las necesidades nancieras: nanciacin propia (cuota de personas socias, cuota
por prestacin de servicios, donaciones, etctera) o nanciacin ajena, pblica o de otras
entidades privadas (subvenciones pblicas, obra social de cajas de ahorros, otras asocia-
ciones o fundaciones que conceden ayudas econmicas, etctera).
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- Valorar la necesidad de nanciacin bancaria, bien para cubrir las pequeas tensiones de
tesorera detectadas, motivadas por la concesin a posteriori de las ayudas concedidas
o para nanciar las necesidades de inversin en inmovilizado como la compra de locales,
mobiliario, equipos informticos, etctera.
'VFOUFTEFJOGPSNBDJwODPOUBCMF QSPDFTPEFBENJOJTUSBDJwOZ
QSPDFTPDPOUBCMF
GBDUVSBT
SFDJCPT
DPOUSPMJOUFSOPFDPOwNJDP
QSPDFTPQSFTVQVFTUBSJP
QSFTVQVFTUPEFJOWFSTJwO QSFTVQVFTUPEFGJOBODJBDJwO
QSFTVQVFTUPEFJOHSFTPTZHBTUPT
QSFTVQVFTUPEFUFTPSFSrB
FTUBEPTDPOUBCMFTQSFWJTJPOBMFT
DPOUSPMQSFTVQVFTUBSJP
As, a partir del proceso presupuestario obtenemos los siguientes documentos parciales que com-
pondrn el presupuesto de la organizacin para un plan operativo concreto:
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Maquinaria
Equipo
informtico
Mobiliario
- El presupuesto de ingresos y gastos a partir del cual se estimarn todos los ingresos y
gastos del ejercicio.
Gastos:
Material de ocina, publicidad
Gastos de mantenimiento y reparacin
Alquileres
Suministros
Gastos de personal
Gastos extraordinarios, imprevistos
Otros
Resultado: diferencia entre ingresos y gastos
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Pagos:
Por compra de aprovisionamientos
Por arrendamientos
Por reparaciones, mantenimiento
Por suministros
Por sueldos y salarios
Por inversiones: maquinaria, equipo informtico,
mobiliario
Saldo nal
(saldo inicial saldo cobros-pagos)
El control presupuestario
Ya hemos comentado que el presupuesto no slo es una herramienta de planicacin, sino que
tambin debe ser utilizado como un instrumento de control. Por tanto, una vez confeccionado el
presupuesto, es imprescindible realizar un adecuado seguimiento del mismo y de sus posibles
desviaciones. No olvidemos que el presupuesto es una previsin.
Entonces, cules son los pasos a seguir de cara a garantizar un correcto control y seguimiento
presupuestario? Fundamentalmente son tres:
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Ingresos:
Cuotas de personas socias
Cuotas por prestacin de servicios
Promociones para captacin de recursos
Ingresos de patrocinadores y
colaboraciones
Subvenciones
Donaciones
Otros
Gastos:
Material de ocina, publicidad
Gastos de mantenimiento y reparacin
Alquileres
Suministros
Gastos de personal
Gastos extraordinarios, imprevistos
Otros
Resultado:
diferencia entre ingresos y gastos
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Partiremos de las tcnicas de anlisis contable y apoyaremos este anlisis con otros indicadores
de gestin, en ocasiones de elaboracin propia, que permitan analizar, no slo la situacin eco-
nmico-nanciera de la entidad (nivel de endeudamiento, liquidez, resultado contable, etctera),
sino tambin evaluar su actividad y sus logros, as como obtener informacin signicativa relativa
a la liquidacin del presupuesto.
As, debemos elegir los indicadores que mejor se adaptan a las necesidades de la organizacin y a
los objetivos a medir. Concretamente:
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La principal pretensin de esta gua, tal y como sealbamos al principio, es generar en sus lec-
tores una reexin en torno al modelo de gestin econmico-nanciera de su organizacin, as
como recoger algunos aspectos que les puedan resultar tiles en la medida en que favorezcan la
transparencia, la sostenibilidad econmica y la eciencia y ecacia en la gestin de la misma.
A modo de resumen, indicamos a continuacin algunos de los pilares bsicos para una buena ges-
tin econmico-nanciera en las ONL:
1. Contar con el apoyo y apuesta del rgano de gobierno de la ONL y con personas responsables
de la gestin econmico-nanciera con habilidades y capacidades adecuadas.
4. Gestionar bajo el principio de transparencia todos los procesos relacionados con la gestin
econmico-nanciera, as como la informacin nanciera obtenida mostrando de forma abier-
ta, clara y detallada los resultados econmicos y sociales obtenidos, el n dado a las aporta-
ciones recibidas y el cumplimiento formal de los requerimientos legales.
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Finalmente, nos parece importante recalcar que es necesario encontrar un equilibrio entre la im-
plantacin de estos cambios en la gestin de la organizacin y el coste, tambin econmico, de
este esfuerzo.
Para las ONL ms pequeas establecer o mejorar su gestin econmico-nanciera puede suponer un
esfuerzo importante que detraiga recursos de su atencin a las personas usuarias o beneciarias.
A su vez, supone un planteamiento a medio plazo y, por tanto, hay que dar tiempo para incorpo-
rar dinmicas de planicacin, organizacin y control econmico-nanciero y asumir formas de
pensar y gestionar orientadas a la transparencia y rendicin de cuentas y a la sostenibilidad de la
organizacin en el sistema en el que acta.
29
AECA. Contabilidad de las entidades sin nes lucrativos. Madrid: AECA, 2003, 69 p.
AECA. Principios de contabilidad de gestin. N 16. Indicadores de gestin para las entidades
pblicas. Madrid: AECA, 1997, 125 p.
AECA. Marco conceptual para la informacin nanciera de las administraciones pblicas. Ma-
drid: AECA, 2001, 91 p.
BELTRN SANZ, J., CARMONA CALVO, M.A., CARRASCO PEREZ, R., RIVAS ZAPATA, M.A. y TEJEDOR
PANCHON, F. Gua para una gestin basada en procesos. CAPV: Euskalit, Fundacin Vasca para la
Calidad, 141 P.
DE ASS, A., GROSS, D., LILLO, E. y CARO, A. Manual de ayuda para la gestin de entidades no
lucrativas. Madrid: Fundacin Luis Vives, 169 p. Formato PDF. Disponible en <http://www.funda-
cionluisvives.org/> [consulta 08 de abril de 2008].
Real Decreto 776/1998, de 30 de abril, por el que se aprueban las normas de adaptacin del Plan
General Contable a las entidades sin nes lucrativos y las normas de informacin presupuestaria
de estas entidades. Boletn Ocial del Estado, 14 de mayo de 1998, n 115, p. 16039.
30
SOCIAS SALVA, A. La informacin contable externa en las entidades privadas no lucrativas. Espe-
cial referencia a las ONGs. Madrid: Instituto de Contabilidad y Auditora de Cuentas, 1999, 140 p.
31
Presentamos a continuacin una herramienta para analizar la gestin actual de los recursos eco-
nmico-nancieros de su organizacin. No se pretende, con ella, posibilitar un examen exhaustivo
sino un sencillo diagnstico que permita a su organizacin autoevaluar los principales aspectos
de la gestin econmico-nanciera y realizar una reexin sobre su prctica para mejorarla en lo
posible.
Tampoco se pretende establecer un patrn vlido para todas las organizaciones sino algunas
orientaciones generales que cada organizacin deber adaptar a sus caractersticas. Cada organi-
zacin tiene sus propias peculiaridades y su contexto, de modo que lo que puede ser bueno para
una organizacin en un momento dado puede no serlo para otra o en otro momento.
Adems, esta herramienta ha sido diseada como ayuda prctica, principalmente, para pequeas
y medianas organizaciones, ya que son, como hemos comentado, las principales destinatarias de
esta gua.
La herramienta de autodiagnstico analiza 16 factores, los cuales han sido formulados tomando en
consideracin los aspectos claves establecidos como pilares fundamentales de una buena gestin
econmico-nanciera.
En relacin a cada factor se plantea una pregunta con 5 alternativas de respuesta, teniendo cada
respuesta una puntuacin diferente.
Posibles respuestas:
Puntuacin 0 2 4 6 10
Cuanto mayor sea la puntuacin nal, ms cerca se est de una adecuada gestin econmico-
nanciera, siendo la mxima puntuacin de 160 puntos.
Una puntuacin entre 95 y 64 signica que hay algunos aspectos de la gestin econmi-
co-nanciera de la organizacin que habra que mejorar.
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0 2 4 6 10
0 2 4 6 10
0 2 4 6 10
0 2 4 6 10
5. La ONL aplica criterios de economa (menor coste posible), ecacia (mayor grado de cumpli-
miento de los objetivos) y eciencia (alcanzar los mayores resultados posibles con el menor
coste) en el desarrollo de sus actividades, proyectos y/o programas?
Nunca Casi nunca Algunas veces A menudo Siempre
0 2 4 6 10
6. La ONL cuenta con un sistema de control interno de la informacin econmica que le permita
ordenar los documentos econmicos en base al proyecto, servicio o programa, as como en-
contrarlos de forma rpida y sencilla una vez hayan sido archivados?
Nunca Casi nunca Algunas veces A menudo Siempre
0 2 4 6 10
7. La ONL registra sus movimientos econmicos en base a los principios y normas contables
generalmente aceptadas?
Nunca Casi nunca Algunas veces A menudo Siempre
0 2 4 6 10
8. Los rganos de gobierno de la ONL tienen en cuenta la informacin que aportan los estados
nancieros nales a la hora de tomar decisiones operativas y de carcter estratgico?
Nunca Casi nunca Algunas veces A menudo Siempre
0 2 4 6 10
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0 2 4 6 10
0 2 4 6 10
11. La ONL identica sus necesidades de nanciacin y analiza las alternativas o vas de nancia-
cin ms acordes a sus necesidades nancieras: nanciacin propia (cuota de personas socias,
cuota por prestacin de servicios, donaciones, etctera) y/o nanciacin ajena (subvenciones
y/o ayudas econmicas, patrocinio y mecenazgo, colaboracin con empresas, etctera)?
Nunca Casi nunca Algunas veces A menudo Siempre
0 2 4 6 10
12. La ONL confecciona su presupuesto anual realizando previamente una estimacin de inver-
siones y gastos y una estimacin de ingresos?
Nunca Casi nunca Algunas veces A menudo Siempre
0 2 4 6 10
13. La ONL analiza las posibles tensiones generadas entre sus cobros y pagos, a travs del pre-
supuesto de tesorera, conoce el nivel de liquidez de ese perodo y acta en base al dcit o
supervit de su tesorera?
Nunca Casi nunca Algunas veces A menudo Siempre
0 2 4 6 10
14. La ONL analiza las causas y consecuencias de las desviaciones o desajustes entre lo presu-
puestado y lo realmente acontecido?
Nunca Casi nunca Algunas veces A menudo Siempre
0 2 4 6 10
15. La ONL utiliza ratios e indicadores de carcter econmico para analizar y evaluar la situacin
econmico-nanciera de la entidad?
Nunca Casi nunca Algunas veces A menudo Siempre
0 2 4 6 10
16. La ONL utiliza indicadores para analizar y evaluar el nivel de eciencia en la gestin de su
actividad y el nivel de ecacia en la consecucin de sus logros?
Nunca Casi nunca Algunas veces A menudo Siempre
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