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ACL EN PRCTICA

ACL EN PRCTICA
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ACL Versin 9 Unicode


Diciembre de 2007

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200712191532
C ONTENIDO
Captulo 1: Introduccin a Metaphor Corporation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Objetivos del tutorial .......................................................................................................... 2
Acerca de Metaphor Corporation ...................................................................................... 3
Polticas de Metaphor relativas a tarjetas de crdito .................................................. 4
Cdigos de categoras aceptables ................................................................................ 5
Archivos de datos de Metaphor .................................................................................. 5
Planificar el anlisis ............................................................................................................. 6
Investigacin preliminar ............................................................................................. 6
Sugerencias generales para tener en cuenta ................................................................ 7
Revisin del captulo .......................................................................................................... 8

Captulo 2: Examinar datos de empleados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9


Examinar la lista de empleados ........................................................................................ 10
Abrir y ver el proyecto de datos de empleados ......................................................... 10
Obtener una visin estadstica .................................................................................. 11
Verificar si existen registros duplicados ................................................................... 13
Examinar los salarios y las bonificaciones que perciben los empleados ......................... 14
Determinar el total de bonificaciones pagadas en 2005 ........................................... 15
Ver salarios en orden ascendente y descendente ...................................................... 15
Ver los empleados contratados en 2005 .................................................................... 16
Calcular las bonificaciones como porcentaje del salario .......................................... 17
Ejercicios .................................................................................................................... 18
Revisin del captulo ........................................................................................................ 19

iii
Captulo 3: Configurar el proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Comenzar el proyecto en ACL ........................................................................................ 22
Crear un proyecto en ACL ........................................................................................ 22
Importar los archivos de datos como tablas ............................................................ 23
Ejercicio .................................................................................................................... 27
Comprobar y verificar los datos ...................................................................................... 28
Verificar el tipo y formato de los datos .................................................................... 28
Verificar los datos en una tabla ................................................................................ 30
Documentar el trabajo .............................................................................................. 31
Agregar notas de registros a una tabla ...................................................................... 32
Ejercicio .................................................................................................................... 33
Revisin del captulo ........................................................................................................ 33

Captulo 4: Comenzar el anlisis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35


Determinar el pasivo total ............................................................................................... 36
Extraer los nmeros de tarjetas que vencen .................................................................... 36
Buscar transacciones por nmero de cliente .................................................................. 37
Comprobar los saldos de tarjetas de crdito ................................................................... 39
Ejercicios .......................................................................................................................... 41
Revisin del captulo ........................................................................................................ 41

Captulo 5: Examinar los modelos de gasto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43


Determinar los gastos totales por cada cdigo de categora ........................................... 44
Resumir los gastos totales por cada cdigo de categora ......................................... 44
Aislar transacciones por categora ........................................................................... 45
Aislar gastos por servicios recreativos en particular ................................................ 47
Ejercicios ................................................................................................................... 48
Generar listas con los importes de cada nmero de tarjeta ............................................ 48
Ejercicio .................................................................................................................... 49
Revisin del captulo ........................................................................................................ 50

iv
Captulo 6: Analizar transacciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Determinar cules son las transacciones inaceptables ..................................................... 52
Acerca de los comandos Unir y Relaciones ............................................................. 52
Comprobar si las tablas de cdigos contienen errores obvios ................................. 53
Identificar transacciones inaceptables ...................................................................... 55
Identificar empleados ....................................................................................................... 59
Identificar los departamentos de los empleados ...................................................... 59
Crear una lista de empleados .................................................................................... 62
Generar reportes de los resultados ............................................................................ 64
Ejercicios .................................................................................................................... 65
Revisin del captulo ........................................................................................................ 65

Captulo 7: Validar, corregir y extraer datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67


Importar los datos de transacciones de mayo .................................................................. 68
Usar carpetas para organizar el proyecto .................................................................. 68
Importar datos de transaccin de mayo de 2006 ...................................................... 69
Comparar y corregir los formatos de tablas .............................................................. 70
Combinar y verificar las tablas ......................................................................................... 71
Combinar las tablas de transacciones del mes de mayo ........................................... 71
Verificar la nueva tabla .............................................................................................. 72
Comprobar si hay duplicados en la tabla combinada .............................................. 73
Ejercicios .................................................................................................................... 73
Aislar y corregir errores de validez ................................................................................... 74
Comprobar el formato de los nmeros de tarjetas ................................................... 74
Crear un campo de nmero de tarjeta de 16 dgitos ................................................. 75
Extraer los registros corregidos a una nueva tabla ................................................... 76
Exportar la tabla combinada de transacciones a Excel ............................................. 77
Crear una tabla de registros de empleados sin errores ............................................. 77
Ejercicios .................................................................................................................... 78
Ideas para otros anlisis .................................................................................................... 78
Revisin del captulo ........................................................................................................ 79

v
vi
C APTULO 1

I NTRODUCCIN A M ETAPHOR C ORPORATION 1

Experimente con casos de anlisis de datos del mundo real

En este captulo ACL en Prctica es un tutorial que examina los registros de recursos
Revisin de los objetivos humanos y las transacciones de tarjetas de crdito en una empresa ficticia:
del tutorial Metaphor Corporation. A medida que avance con los procedimientos y ejemplos,
Acerca de Metaphor Corporation aprender a aplicar las funciones de anlisis y generacin de reportes de ACL
Examinar los archivos a datos del mundo real. Cuando termine el tutorial, podr sacar provecho
Planificar el proyecto de la eficiencia de ACL con sus propios datos.

1
Captulo 1: Introduccin a Metaphor Corporation

Objetivos del tutorial Chapter 4: Comenzar el anlisis


Objetivo: Obtener informacin bsica sobre los nmeros
En este tutorial usted:
de tarjetas de crdito y las transacciones.
Trabajar con un proyecto existente de anlisis
de datos. Resumen:
Crear y trabajar con un nuevo proyecto Determinar el lmite de exposicin crediticia total
de ACL desde el principio hasta el final. de la empresa.
Generar un reporte de los resultados Establecer cules son los nmeros de tarjetas de
de su proyecto en ACL. crdito que vencern en un perodo determinado
Exportar datos a otro formato de archivo. y extraer esta informacin.
Buscar las transacciones vinculadas con un
Estos pasos son tpicos de los distintos proyectos de anlisis
determinado cliente.
de datos pequeos y grandes que puede efectuar en ACL.
Obtener informacin bsica sobre los saldos
Chapter 2: Examinar datos de empleados de tarjetas de crdito.
Objetivo: Examinar los datos del perfil de los empleados Chapter 5: Examinar los modelos de gasto
de Metaphor Corporation.
Objetivo: Buscar informacin sobre el desglose
Resumen: y modelos de gastos.
Examinar el proyecto y su contenido.
Resumen:
Crear un panorama estadstico.
Determinar las transacciones por cdigo
Examinar los salarios y las bonificaciones de categora de establecimiento.
que perciben los empleados.
Separar las transacciones correspondientes
Chapter 3: Configurar el proyecto a pasajes areos, estadas en hoteles o automviles
de alquiler.
Objetivo: Crear el proyecto y agregar los datos. Determinar los gastos correspondientes
Resumen: a establecimientos de venta de bebidas
y canchas de golf.
Crear un proyecto en ACL.
Determinar el total de los importes de transaccin
Importar los datos al proyecto. Cada origen de datos
por nmero de tarjeta de crdito.
es una tabla independiente en el proyecto de ACL.
Determinar los importes de transaccin por
Verificar los datos.
cdigo de cliente.
Documentar el trabajo.

2 ACL en Prctica
Acerca de Metaphor Corporation

Chapter 6: Analizar transacciones Acerca de Metaphor Corporation


Objetivo: Determinar si las transacciones son aceptables,
Desde 1998, Metaphor se dedica a la comercializacin
no aceptables o si requieren de aprobacin.
de software y servicios informticos. Cuenta con varios
Resumen: consultores que son empleados con dedicacin exclusiva.
Estos consultores trabajan fuera de la casa central de
Determinar cules son las transacciones no
Metaphor y viajan por todo el mundo para instalar los
aceptables y qu empleados realizaron estas
programas de software, dictar cursos de capacitacin
transacciones.
e iniciar y mantener relaciones comerciales.
Generar un reporte que indique los empleados que
realizaron transacciones no aceptables, los detalles Metaphor tambin cuenta con empleados administrativos
de las transacciones y los departamentos de los y profesionales en su casa central. Adems, tiene agentes
empleados. de venta en distintos lugares del mundo que no son
empleados.
Chapter 7: Validar, corregir y extraer datos
Objetivo: Ampliar el anlisis para incluir otros
archivos de datos.
Resumen: Esta seccin del tutorial ampla la situacin
de Metaphor Corporation.
Importar como tablas los archivos de transaccin
de tarjetas de crdito de mayo de 2006.
Limpiar los datos de las tablas de transaccin
de tarjetas de crdito de mayo de 2006.
Extraer los datos corregidos a nuevas tablas.
Combinar las dos tablas de transaccin de tarjetas
de crdito de mayo de 2006 en una sola.
Usar las tcnicas aprendidas, analizar las
transacciones de tarjetas de crdito
de mayo de 2006.

ACL en Prctica 3
Captulo 1: Introduccin a Metaphor Corporation

Polticas de Metaphor relativas a tarjetas Al utilizar ACL para analizar las transacciones de tarjetas
de crdito de crdito de los empleados de Metaphor, usted podr
encontrar las transacciones que transgreden la poltica
La mayora de los empleados cuentan con una tarjeta de la empresa y aqullas transacciones que podran ser
de crdito de la compaa. Cuando un empleado adquiere errneas o fraudulentas.
productos o servicios para la compaa, debe utilizar una
tarjeta de crdito de la compaa. En la siguiente tabla se indican los gastos permitidos.

Los empleados realizan actividades sociales con los clientes


actuales y potenciales segn corresponda, a nivel local Viajes Actividades Oficina
sociales y desarrollo
y durante sus viajes. Tambin son responsables de su profesional
propio desarrollo profesional y estn autorizados a abonar
con la tarjeta de crdito corporativa los gastos por cursos, Pasajes areos Restaurantes Cuotas sociales
libros, suscripciones a revistas acadmicas y afiliaciones de clubes
profesionales. Algunos empleados son responsables Hotel Bares
Cuotas de
de comprar suministros para la oficina. Taxis Alquiler de organizaciones
embarcaciones
En consecuencia, Metaphor Corporation tiene gastos Restaurantes profesionales
Servicios de catering Cuotas de
significativos en varias categoras. Automviles
de alquiler Panaderas asociaciones
Viajes
Pasajes de mnibus Eventos deportivos Libros y peridicos
Actividades sociales de larga distancia
Servicios recreativos Computadoras,
Atencin al cliente Agencias de viaje piezas de
Desarrollo profesional Parques de computadoras
Peajes diversiones
Gastos internos de oficina y software
Canchas de golf
Suministros
Es la poltica de Metaphor que todas las compras se Atracciones de oficina
asignen a un nmero de cliente. Si bien la mayora de tursticas
los nmeros de cliente corresponden a clientes externos, Entradas de teatro
los nmeros que comienzan con un cero corresponden
a los departamentos internos. Pasajes para
excursiones
Los empleados saben que no son aceptables determinadas Msicos
categoras de transacciones. Por ejemplo, los empleados
Pistas de bowling
no deben usar la tarjeta de crdito corporativa para
juegos de apuesta. Aunque la empresa a veces aprueba
transacciones de otras categoras, la autorizacin debe
obtenerse previamente. Algunas categoras estn
totalmente prohibidas.

4 ACL en Prctica
Acerca de Metaphor Corporation

Cdigos de categoras aceptables Archivos de datos de Metaphor


El anlisis de tarjetas de crdito de este tutorial se basa Al realizar un anlisis para su empresa, es comn
en la lista de Cdigos de categora de establecimiento, que reciba los datos en cualquier formato de archivo
que utilizan las principales emisoras de tarjetas. Contiene disponible. Sin embargo, en este tutorial usted efectuar
miles de cdigos numricos de cuatro dgitos, incluyendo un proyecto de anlisis ya planificado. Por ello,
cdigos exclusivos para las principales compaas areas ya se realiz una gran parte del trabajo preliminar.
y cadenas de hoteles as como numerosos cdigos
Para este proyecto, utilizar estos archivos:
genricos. Toda transaccin de tarjeta de crdito
tiene asignado un cdigo de categora. Cdigos_aceptables.mdb
Este archivo Access tiene una lista de cdigos
En el mundo real, las emisoras de tarjetas de crdito rara de categoras aceptables de la lista de cdigos
vez asignan cdigos incorrectos, de manera que si obtiene de categora de establecimiento.
resultados dudosos, pngase en contacto con el
comerciante para verificar el cdigo. Tarjetas_crdito_Metaphor.xls
Esta hoja de clculo de Excel contiene informacin
A los fines de este anlisis, usted podr comparar sobre tarjetas de crdito.
los cdigos de transaccin con las listas de cdigos
Departamentos_compaa.txt
de categoras aceptables y no aceptables. Por ejemplo,
Este archivo delimitado por tabuladores contiene
si un empleado de Metaphor utiliza su tarjeta de crdito
una lista de departamentos y sus nmeros
en juegos de apuesta, el cdigo de transaccin indica
internos.
que se trata de una transaccin no aceptable.
Empleados.cvs
El documento Polticas.doc, que se adjunta con los datos Este archivo de texto delimitado por comas
del tutorial, analiza las polticas adecuadas para el uso contiene una lista con los nombres y nmeros
de tarjetas de crdito. El analista de datos utiliza este de empleados, y nmeros de tarjeta de crdito.
documento para determinar los tipos de transacciones
Trans_abril.xls
que deben tener indicadores.
Esta hoja de clculo de Excel contiene una lista
de transacciones de tarjeta de crdito de abril
de 2006.
Cdigos_inaceptables.txt
Este archivo de texto delimitado por tabuladores
contiene una lista de cdigos de categoras no
aceptables de la lista de cdigos de categora
de establecimiento.

ACL en Prctica 5
Captulo 1: Introduccin a Metaphor Corporation

Planificar el anlisis Investigacin preliminar


Debido a que el tutorial incluye datos preparados,
La preparacin de una estrategia analtica suele ser un
no es necesario realizar una investigacin preliminar
proceso reiterativo. A medida que trabaje con los datos
de los datos. Sin embargo, en general, debe investigar
en ACL, es probable que surjan algunos modelos, por los
los datos que desea utilizar antes de proceder al anlisis.
que podran adoptarse nuevas estrategias.
A continuacin se presenta un ciclo tpico: Considere estas preguntas:
Planificar el anlisis Qu datos existen actualmente y en qu formato?
Analizar los datos Quin ingres los datos?
Reconsiderar el anlisis Quin mantiene los datos?
Volver a analizar los datos Qu departamento es el propietario de estos datos?
A medida que trabaje y avance en el anlisis, es posible Los datos tienen un formato exacto y correcto?
que decida que necesita ms datos. Por ejemplo, usted usa En caso negativo, pueden modificarse los datos
la fecha de contratacin y la informacin sobre salarios en para que sean adecuados?
el anlisis pero cuando rene los resultados preliminares, Usted puede combinar los datos provenientes
decide adquirir los registros de inasistencia de los de ms de un origen?
empleados. Siempre puede agregar otros datos al
proyecto; pero, trate de obtener la mayor cantidad Puede obtener los datos que necesita a partir
posible de datos sin procesar antes de comenzar. de los datos que ya tiene?
Antes de importar un archivo al proyecto, observe
Un anlisis en ACL consiste en un proyecto que contiene
el formato original del archivo. Por ejemplo, puede
una o varias tablas. Estas tablas se importan de orgenes
abrir una hoja de clculo de Microsoft Excel para
de datos externos, como hojas de clculo Excel, bases de
ver su aspecto, o puede abrir un archivo de texto
datos Access, archivos de texto, bases de datos Oracle, etc.
En una empresa comn, los diversos departamentos en Bloc de notas.
almacenan y renen los datos todos los das. Usted puede En un archivo grande, como el de una base de datos
usar ACL para combinar datos de distintos orgenes a fin que contiene millones de registros, quizs no sea posible
de crear un solo anlisis coherente. observar el formato original de los datos. En este caso,
puede pedirle al departamento de sistemas una descripcin
Una vez que haya obtenido los datos, puede preparar los
de los campos y sus tamaos. De ser posible, revise un
objetivos para el anlisis. Considere algunos enfoques
extracto del archivo para comprender ms
posibles. Anote las pruebas que, en su opinin,
adecuadamente su contenido.
seran tiles.

6 ACL en Prctica
Planificar el anlisis

Por ejemplo, si desea analizar algunos aspectos de las Sugerencias generales para tener en cuenta
facturas de clientes del perodo 2002 a 2005, es posible
que los datos estn en una vasta base de datos cuyo formato Tenga en cuenta los siguientes pasos cuando comience
no es de fcil acceso. Puede pedirle al departamento de a organizar el nuevo proyecto.
sistemas que le suministre informacin sobre campos Perfeccione su estrategia con los datos de prueba.
especficos, como por ejemplo: Prcticamente no es necesario que se limite a usar
los ejemplos de datos ya que ACL puede leer archivos
de cualquier tamao. Sin embargo, las extracciones
Campo Comentarios pequeas de datos pueden ser tiles al preparar
una estrategia analtica.
Nombre de la empresa 30 caracteres, Unicode
Por ejemplo, puede analizar los datos de un solo
Importe 12 caracteres, Unicode da antes de analizar los de un perodo de cinco
aos. Trabajar con un archivo que contiene miles
Fecha de factura 10 caracteres, Fecha
de registros es mucho ms rpido que hacerlo con
DD/MM/AAAA
un archivo que contiene un milln de registros.
Fecha_pago 10 caracteres, Fecha Una vez que haya definido su estrategia, puede
DD/MM/AAAA aplicarla a un archivo de un milln de registros.
Elimine los errores de los datos. La calidad de su
Con este tipo de informacin, podr saber con antelacin anlisis mejorar en relacin directa con la calidad
cmo se presentan los datos. Por ejemplo, sabr que los de los datos. Trate de eliminar los errores de los
dos campos de fecha tienen un formato diferente. datos antes de agregarlos a ACL. De no ser posible,
puede utilizar ACL para corregir los datos.
Si bien ACL tiene capacidad para manejar datos difciles,
usted mismo puede facilitar el proceso asegurndose Experimente con los datos. Si no est seguro
de que los datos estn limpios. de lo que har una funcin o un comando de ACL,
de todos modos, puede probarlo. Los datos no
sufrirn alteraciones.

ACL en Prctica 7
Captulo 1: Introduccin a Metaphor Corporation

Revisin del captulo


En este captulo usted aprendi:
Los objetivos del tutorial.
Las polticas de Metaphor
relativas a tarjetas de crdito.
Cmo planificar un proyecto tpico de ACL.

8 ACL en Prctica
C APTULO 2

E XAMINAR DATOS DE EMPLEADOS 2

Analizar salarios, bonificaciones y fechas de contratacin

En este captulo En este captulo, considerar algunos datos del perfil de los empleados
Examinar la lista de empleados de Metaphor Corporation. Analizar los salarios, las bonificaciones,
Examinar salarios las fechas de contratacin y dems informacin de recursos humanos.
y bonificaciones En el curso de este anlisis, aprender las nociones bsicas de ACL,
navegar por el programa y analizar datos.
En este caso, se hace cargo del proyecto de ACL iniciado por un colega.
Analiza los datos que reuni su compaero.

9
Captulo 2: Examinar datos de empleados

Examinar la lista de empleados Abrir y ver el proyecto de datos de empleados


Comenzar el examen de los datos de empleados
Al observar los datos de los empleados, puede obtener
visualizando el contenido del proyecto.
algunas ideas sobre cmo podra analizar estos datos.
En este ejemplo, el proyecto ya est preparado. Cuando Un proyecto de ACL es un fichero en el que se colocan los
trabaje en sus propios proyectos, ser usted quien decida datos importados a ACL como tablas. Una vez importados
los datos que desea incluir. Tambin puede agregar otros los datos, a ACL no le interesa saber cul era su origen.
datos a un proyecto existente en cualquier momento.
Al utilizar ACL, usted puede crear un nuevo proyecto
Su tarea consiste en obtener informacin financiera o abrir uno existente y trabajar en l. En ACL los proyectos
y de recursos humanos, basndose en los datos de se abren, guardan y cierran prcticamente de la misma
su proyecto en ACL. manera que en otros programas de Windows.
El proyecto con el que trabajar en este captulo
 Abrir el proyecto de datos de empleados
representa un proyecto de anlisis de datos de pequea
escala pero bastante tpico. Este proyecto tiene dos tablas 1 Abra ACL.
que contienen informacin sobre los empleados de 2 Seleccione Archivo Abrir Proyecto.
Metaphor. Realizar el anlisis basndose en esta Busque la carpeta C:\ACL DATA\Archivos de datos
informacin. de muestra. Seleccione Datos_empleados_Metaphor.
Haga clic en Abrir.
A medida que avance con el tutorial, es posible que observe que
en algunos casos las columnas aparecen en pantalla en un orden
diferente al de las columnas de las ilustraciones. Para cambiar el Si la instalacin de ACL no us las carpetas predeterminadas,
orden de una columna, haga clic en el encabezado de la lista de es posible que este archivo se encuentre en otra parte del sistema.
campo en el cuadro de dilogo en el que est trabajando.
Observe que el panel del Navegador del proyecto
Tareas se encuentra a la izquierda de la ventana de ACL y la
Ver el proyecto de datos de empleados. vista de la tabla, a la derecha. En la ficha Panorama,
puede acceder a las tablas, scripts y logs.
Obtener una visin estadstica.
Verificar si existen registros de empleados duplicados. En este proyecto hay dos tablas: Agentes_Metaphor
y Lista_empleados. La tabla Agentes_Metaphor contiene
una lista de todos los agentes de venta independientes de
Metaphor en todo el mundo. La tabla Lista_empleados
contiene una lista de todos los empleados de la casa
central de Metaphor.

10 ACL en Prctica
Examinar la lista de empleados

 Ver el contenido del proyecto de datos de empleados Obtener una visin estadstica
1 En el Panorama, haga clic con el botn secundario Los comandos Estadsticas y Perfil le permiten obtener
del ratn en Datos_empleados_Metaphor. una imagen instantnea de los datos estadsticos. Cuando
ACL y seleccione Propiedades. Haga clic se trata de tablas ms grandes, los comandos Estadsticas
en la ficha Notas. y Perfil permiten obtener informacin til.
Si bien este proyecto no contiene notas, usted puede
El comando Estadsticas funciona con campos numricos
agregarlas en cualquier momento para escribir
y de fechas. El comando Perfil slo funciona con campos
detalles de su trabajo.
numricos.
2 Cierre el cuadro de dilogo Propiedades del proyecto.
En este procedimiento, usted generar estadsticas sobre
3 Haga doble clic en Agentes_Metaphor la tabla Lista_empleados, como por ejemplo, intervalos
en el Panorama para abrir la tabla.
de fechas de contratacin y salarios.
4 Seleccione Analizar Contar registros. Aparecer
el cuadro de dilogo Contar. Haga clic en Aceptar.  Generar estadsticas en la lista de empleados
El recuento de 41 registros aparece en la parte inferior 1 Con la tabla Lista_empleados activa,
de la pantalla. Aunque no puede ver las diferencias en seleccione Analizar Estadstico Estadsticas.
la pantalla, ACL escribi esa informacin en el log. Aparecer el cuadro de dilogo Estadsticas.
5 Abra la tabla Lista_empleados. Cuente el nmero de
empleados. Cuntos empleados hay? Debe tener 200.

Antes de un ejecutar un comando en ACL, asegrese


de que ninguna columna est seleccionada en la vista.
De lo contrario, ACL slo ejecutar el comando en el
campo seleccionado.

ACL en Prctica 11
Captulo 2: Examinar datos de empleados

2 Haga clic en el botn Estadsticas en. Aparecer Si lo prefiere, puede ejecutar el comando Estadsticas
el cuadro de dilogo Campos seleccionados. en cada campo por separado para que los resultados
Haga clic en Agregar todos. se visualicen por separado.
El comando Perfil tambin le ofrece un panorama de los
datos que es ms conciso que el provisto por el comando
Estadsticas.

 Utilizar el comando Perfil para obtener informacin sobre


una tabla
1 Con la tabla Lista_empleados activa, seleccione
Analizar Estadstico Perfil. Aparecer el cuadro
3 Haga clic en Aceptar. En la ficha Salida, asegrese de dilogo Perfil.
de seleccionar Pantalla y haga clic en Aceptar.
ACL muestra los resultados.

2 Seleccione ambos campos y haga clic en Aceptar.


ACL muestra los resultados.

Si se desplaza hacia abajo, podr ver que la primera fecha


de contratacin es 05/01/1998 y la ltima es 19/12/2005.
Parte de la informacin provista no resulta til,
como por ejemplo, el total de los valores del campo En la ficha se muestra cada uno de los valores de cada
FechaContratacin; por lo tanto, puede ignorarla. columna numrica de la tabla.

12 ACL en Prctica
Examinar la lista de empleados

Verificar si existen registros duplicados 3 Haga clic en Listar campos. Aparecer el cuadro de
dilogo Campos seleccionados. Haga clic en Agregar
Uno de los mtodos para garantizar la integridad de los todos. Haga clic en Aceptar.
datos consiste en comprobar si existen registros duplicados.
Aunque usted est verificando si hay duplicados en un
Puede ser una tarea ms complicada de lo que parece solo campo, incluya todos los campos en la pantalla de
a primera vista. Es posible que un empleado figure en salida para interpretar con ms facilidad los resultados.
la lista con dos nombres o que aparezca dos veces con
4 En la ficha Salida, seleccione Pantalla.
el mismo nombre. Puede suceder que a dos empleados
Haga clic en Aceptar.
se les haya asignado involuntariamente el mismo nmero.
El tipo de duplicados a controlar depende de los datos ACL muestra los resultados.
con los que usted est trabajando.
En los siguientes procedimientos, usted comprobar
si hay apellidos y nmeros de empleados duplicados.

 Verificar si existen apellidos duplicados


1 Con la tabla Lista_empleados activa, seleccione
Analizar Buscar duplicados. Aparecer el cuadro
de dilogo Duplicados.

5 En la columna Apellido, haga clic en un hipervnculo.


ACL muestra una vista filtrada de la tabla
Lista_empleados con los detalles correspondientes
a ese empleado.
A continuacin decide controlar la tabla
2 Haga clic en Duplicados en. Aparecer el cuadro Lista_empleados para determinar si hay nmeros
de dilogo Campos seleccionados. Haga clic en de empleados duplicados.
Apellido y en el botn de flecha. Haga clic en Aceptar.

ACL en Prctica 13
Captulo 2: Examinar datos de empleados

 Verificar si existen nmeros de empleados duplicados


Examinar los salarios y las
1 Haga clic en el botn Eliminar filtro para quitar
el filtro. Vuelve a aparecer la tabla completa
bonificaciones que perciben
Lista_empleados. los empleados
2 Seleccione Analizar Buscar duplicados. Le solicitaron que busque varias cosas en los datos de los
Aparecer el cuadro de dilogo Duplicados. empleados:
3 Haga clic en Duplicados en. Aparecer el cuadro de El total de bonificaciones que se abon
dilogo Campos seleccionados. Seleccione NroEmpl en el ao 2005
y haga clic en el botn de flecha. Haga clic en Aceptar.
Los salarios pagados: del mximo al mnimo
4 En la ficha Salida, seleccione Pantalla. y del mnimo al mximo
Haga clic en Aceptar.
El nmero de empleados contratados en 2005.
5 Vea la ficha Duplicados. No se encontraron nmeros
de empleados duplicados. La relacin bonificaciones/salario por cada
empleado en 2005.

Tareas
Determinar el importe total de bonificaciones pagadas.
Ver salarios en orden ascendente y descendente.
Ver los empleados contratados en 2005.
Calcular las bonificaciones como porcentaje del salario.

14 ACL en Prctica
Examinar los salarios y las bonificaciones que perciben los empleados

Determinar el total de bonificaciones Ver salarios en orden ascendente y descendente


pagadas en 2005 La funcin Ordenacin rpida le permite ver los datos en
Metaphor tiene una estructura remunerativa compleja. un orden secuencial. Esta funcin, que slo puede aplicarse
Debido a que es una empresa orientada hacia los proyectos, a la vista, es un mtodo temporal para visualizar registros
algunos empleados tienen un plan de remuneracin en orden ascendente o descendente. Una vez que haya
que se basa en gran parte en las bonificaciones. terminado de utilizar Ordenacin rpida, puede
Para obtener el importe total abonado en concepto de desactivarla para que se muestren en la vista los
bonificaciones en el ao 2005, utilice el comando Totalizar. registros en el orden en el que aparecen en la tabla.

 Usar el comando Totalizar para obtener el total  Ver salarios de los empleados en orden ascendente
de bonificaciones pagadas en 2005 y descendente
1 Abra la tabla Lista_empleados. 1 Con la tabla Lista_empleados activa, haga clic con
2 Seleccione Analizar Totalizar campos. el botn secundario del ratn en el encabezado de
la columna Salario. Seleccione Ordenacin rpida
3 Haga clic en el botn Totalizar campos. Aparecer el
cuadro de dilogo Campos seleccionados. Seleccione descendente.
Bonificacin_2005 y haga clic en el botn de flecha. Puede ver los salarios de los empleados en orden
Aparecer Bonificacin_2005 en la lista de Campos descendente. Ahora desea verlos en orden ascendente.
seleccionados. Haga clic en Aceptar.
2 Haga clic con el botn secundario del ratn
Haga clic en Aceptar.
en el encabezado de la columna Salario.
4 Vea la ficha Totalizar. Seleccione Ordenacin rpida ascendente.
La cifra que se visualiza en la ficha Totalizar
corresponde al importe total pagado en concepto Si tiene un archivo grande, las operaciones de Ordenacin
de bonificaciones en el ao 2005. El total que aparece rpida pueden tardar ms tiempo. Si tiene archivos
debe ser 1.016.483,76. pequeos, es posible que el comando Ordenacin rpida
le resulte de utilidad. Tenga en cuenta que puede utilizar
Supongamos que usted desea ver qu comando utiliz
este comando en cualquier columna y obtener distintas
para obtener este resultado. A tal fin, puede mirar el log.
perspectivas de los datos.
5 Haga clic en la ficha Log en la parte inferior izquierda
de la pantalla de ACL.
Puede ver los comandos que ejecut en este proyecto.

Un comando es el nombre de una accin especfica ejecutada


en ACL, como por ejemplo, el comando Estadsticas. Para obtener
ms informacin sobre los comandos, seleccione Ayuda ndice
y busque comandos.

ACL en Prctica 15
Captulo 2: Examinar datos de empleados

Ver los empleados contratados en 2005 Si bien usted sabe que no se contrataron empleados
en 2006, quiere asegurarse de que el perodo
Para determinar cuntos empleados se contrataron en seleccionado es el correcto. Desea obtener
2005, aplique un filtro a la vista. Un filtro es una expresin una lista de los empleados contratados entre
lgica que usted puede ingresar en el cuadro de texto el 01/01/2005 y el 31/12/2005.
Filtro de la vista. ACL slo muestra los registros que
coinciden con el filtro. 5 Cambie la expresin para que diga:
FechaContratacin >= `20050101` AND
Una expresin es un conjunto de operadores y valores que se FechaContratacin <= `20051231`
utilizan para realizar clculos, especificar condiciones para una 6 Haga clic en Aceptar.
prueba o crear valores que no existen directamente en los datos.
Una expresin ACL puede ser una combinacin de campos de datos 7 Verifique los registros filtrados.
o campos computados, operadores, constantes, funciones y variables. 8 Seleccione Analizar Contar registros y haga
clic en Aceptar.
 Crear un filtro para mostrar los empleados contratados en
Observe la parte inferior de la ventana de ACL.
el ao 2005
Aparecen 17 registros con este filtro. Esto significa
1 Haga clic en el botn Editar el filtro de vista . que en 2005 se contrataron 17 empleados.
Aparecer el cuadro de dilogo Editar el filtro
de vista. Puede utilizar este cuadro de dilogo para
crear y editar filtros que se aplican a la tabla actual.
2 En la lista Campos disponibles, haga doble clic
en FechaContratacin.
3 Haga clic en >= en el panel central.
4 Haga clic en Fecha. Localice 01/01/2005 y haga
clic en Aceptar.
La expresin debe decir:
FechaContratacin >= `20050101`
Observe que en los filtros que contienen fechas se
utilizan comillas simples invertidas. No puede usar las
comillas comunes cuando maneja fechas y tampoco
puede usar estas comillas especiales en otras
expresiones.

16 ACL en Prctica
Examinar los salarios y las bonificaciones que perciben los empleados

Calcular las bonificaciones como porcentaje 5 Haga clic en f(x). Aparecer el cuadro de dilogo
del salario Generador de expresiones. El Generador de
expresiones es igual al cuadro de dilogo
Usted desea calcular las bonificaciones como porcentaje Editar el filtro de vista que ya utiliz.
del salario de todos los empleados. A tal fin, agregue un 6 En el cuadro Expresin, escriba su expresin:
campo computado al formato de la tabla. (Bonificacin_2005 * 100,00) / Salario
Un campo computado se crea con una expresin. Esta expresin calcula las bonificaciones de 2005
Esta expresin puede usar uno o varios campos como porcentaje del salario de los empleados de 2005.
de los que existen en la tabla. 7 Haga clic en Aceptar.
8 En la lista Formato, ingrese -999.999,99%.
 Agregar un campo computado al formato de la tabla
1 Con la tabla Lista_empleados activa, haga clic
en el botn Eliminar filtro para quitar el filtro.
2 Seleccione Edicin Formato de tabla. Se abre la
ventana de Formato de tabla y se visualiza la ficha
Editar campos/expresiones.
Para obtener ms informacin sobre cmo ACL maneja
la precisin y exactitud de los clculos decimales,
seleccione Ayuda ndice y busque controlar
el redondeo en expresiones decimales.

9 Para guardar los cambios, haga clic en la marca


de verificacin verde.
10 Cierre la ventana Formato de tabla.
Aunque usted ha creado el nuevo campo,
todava no aparece en la vista Lista_empleados.
11 Haga clic con el botn secundario del ratn en el
encabezado de la columna NmTarj y seleccione
Agregar columnas. Aparecer el cuadro de dilogo
Agregar columnas.
3 Haga clic en el botn Agregar una nueva expresin
ubicado a la izquierda. La ficha Editar 12 Seleccione Bonificacin_porcentaje_del_salario
campos/expresiones cambia para que usted pueda y haga clic en el botn de flecha. Aparecer
ingresar la expresin del nuevo campo computado. Bonificacin_porcentaje_del_salario en la lista
Campos seleccionados. Haga clic en Aceptar.
4 Ingrese Bonificacin_porcentaje del salario en
el campo Nombre.

ACL en Prctica 17
Captulo 2: Examinar datos de empleados

Ejercicios
1 Puede ejecutar el comando Perfil slo en la columna
Tenga en cuenta que la relacin ser asimtrica para los empleados
contratados en el ao 2005, debido a que no trabajaron un ao FechaContratacin de la tabla Lista_empleados?
completo en Metaphor. Puede aplicar un filtro para ocultar Ejecute el comando Estadsticas slo en la columna
los registros de los empleados contratados en 2005. FechaContratacin.
Qu resultados obtiene? Cundo son tiles
Al trabajar en un proyecto de ACL, es posible que los comandos Estadsticas y Perfil?
desee modificar el ancho de las columnas. Puede 2 Ejecute el comando Ordenacin rpida en orden
mover el separador de las columnas para ajustar ascendente en la columna Bonificacin_2005
el ancho a fin de que ocupen menos espacio en la de la tabla Lista_empleados.
vista. Otra posibilidad para cambiar el tamao de
una columna al ancho de la visualizacin, es hacer 3 Ejecute el comando Ordenacin rpida en la columna
doble clic a la derecha del encabezado de la columna. Comi_2005 de la tabla Agentes_Metaphor, en orden
Para cambiar el tamao de ms de una columna a la ascendente y luego en orden descendente. Ejecute los
vez, seleccione varias columnas, luego haga doble comandos Estadsticas y Perfil en esta tabla.
clic a la derecha del encabezado de una columna. 4 Determine el total de comisiones pagadas
13 Cierre la vista y haga clic en S cuando ACL le indique a los agentes de Metaphor en el ao 2005.
que la guarde. 5 Facilite la lectura de la vista ajustando los anchos de
columna y arrastrando las columnas hacia la izquierda
o la derecha. Puede ajustar las columnas en cualquier
momento mientras sigue el tutorial.

18 ACL en Prctica
Revisin del captulo

Revisin del captulo


En este captulo usted realiz las siguientes tareas:
Abrir un proyecto.
Ver el contenido del proyecto.
Usar los comandos Estadsticas
y Perfil para analizar los datos.
Usar el comando Ordenacin rpida para
ordenar los datos con un criterio especfico.
Crear y aplicar filtros.
Ha finalizado una pequea demostracin de lo que puede
hacer con ACL. En los siguientes captulos trabajar con
ejemplos ms complejos.

ACL en Prctica 19
Captulo 2: Examinar datos de empleados

20 ACL en Prctica
C APTULO 3

C ONFIGURAR EL PROYECTO 3

Crear el proyecto y agregar los datos

En este captulo Antes de comenzar el anlisis de las transacciones de tarjeta de crdito de


Administrar proyectos en ACL Metaphor Corporation, usted debe crear un proyecto y acceder a los datos
Importar archivos a un proyecto de tarjeta de crdito.
Comprobar y verificar los datos
Los proyectos de ACL funcionan como contenedores de datos. Usted debe
importar al proyecto datos provenientes de fuentes tales como hojas de clculo
Excel, archivos de texto, bases de datos Access, archivos dBASE, etc.
Debe importar cada origen de datos como una tabla separada.
Una vez importados los datos, podr proceder a su anlisis.

21
Captulo 3: Configurar el proyecto

Comenzar el proyecto en ACL Crear un proyecto en ACL


Para comenzar a trabajar en ACL, cree un proyecto.
Como usted est comenzando un nuevo proyecto
Puede guardar o cerrar un proyecto de ACL como lo
de anlisis, primero crear un proyecto en ACL.
hace con un documento de un procesador de texto
Tareas o una hoja de clculo.
Crear un proyecto en ACL.
 Crear un proyecto en ACL
Importar los archivos de datos como tablas.
Otras situaciones de importacin de datos. 1 Seleccione Archivo Nuevo Proyecto.
2 En el cuadro Nombre del archivo, ingrese
Tutorial_ACL_Metaphor y haga clic en Guardar.

Aparecer el Asistente de Definicin de Datos. Utilice


este asistente para importar los datos a su proyecto.

Si necesita cambiar una seleccin anterior mientras utiliza el


Asistente de Definicin de Datos, haga clic en Atrs hasta
volver a la pantalla deseada.

22 ACL en Prctica
Comenzar el proyecto en ACL

Importar los archivos de datos como tablas 5 Ingrese Tarjetas_crdito_Metaphor.


Haga clic en Guardar.
Una vez iniciado un proyecto en ACL, debe agregarle
datos. En todos los casos, puede utilizar el Asistente Obtendr un listado de los campos con una descripcin.
de Definicin de Datos, pero el proceso presentar 6 Haga clic en Finalizar. Cuando aparezca un mensaje
pequeas diferencias segn el tipo de archivo que importe. que le pregunta si desea guardar la tabla sin ttulo,
haga clic en Aceptar.
Usted importa los datos de cada uno de los seis archivos
que se enumeran en Archivos de datos de Metaphor Se abre la tabla Tarjetas_crdito_Metaphor en ACL.
en la pgina 5. ACL crea y guarda una tabla para cada En este ejemplo, el libro de Excel
archivo en un archivo con extensin .fil. Tarjetas_crdito_Metaphor.xls contiene una sola hoja
de clculo. Si el libro de Excel tiene ms de una hoja de
Cuando importe el primer archivo, el Asistente de
clculo, seleccione la que desea importar en la pantalla
Definicin de Datos estar abierto debido a que apareci
Origen de los datos del Asistente de Definicin de
cuando guard el nuevo proyecto. Comience importando
Datos.
el archivo Tarjetas_crdito_Metaphor.xls, que ACL
reconoce como archivo Excel.  Importar la hoja de clculo Trans_abril.xls
 Importar la hoja de clculo Tarjetas_crdito_Metaphor.xls 1 Seleccione Archivo Nuevo Tabla. Aparecer
el Asistente de Definicin de Datos. Haga clic en
1 En la pantalla del Asistente de Definicin de Datos, Siguiente hasta que aparezca el cuadro de dilogo
haga clic en Siguiente y avance por las pantallas del Seleccione el archivo a definir.
asistente hasta que aparezca el cuadro de dilogo
Seleccione el archivo a definir. Busque la carpeta 2 Localice Trans_abril.xls y haga doble clic en el archivo.
C:\ACL DATA\Archivo de datos de muestra. Haga clic en Siguiente.
Si la instalacin no us las ubicaciones predeterminadas, 3 Avance por las pantallas del asistente como lo hizo con
es posible que esta carpeta se encuentre en otra parte la tabla anterior. Guarde esta tabla como Trans_abril.
del sistema. 4 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar.
2 Haga doble clic en Tarjetas_crdito_Metaphor.xls. Los procedimientos para importar los otros archivos
3 Haga clic en Siguiente. ACL mostrar la ventana de datos como tablas se asemejan al procedimiento
Origen de los datos. para importar hojas de clculo de Excel.
4 Seleccione la hoja de trabajo. Escriba un valor en el
cuadro Longitud mxima del campo Carcter. Haga
clic en Siguiente. ACL muestra el cuadro de dilogo
Guardar archivo de datos como.

ACL en Prctica 23
Captulo 3: Configurar el proyecto

 Importar el archivo Cdigos_inaceptables.txt La primera fila del archivo contiene los nombres de
campo, que son Cdigos y Descripcin en este caso.
El archivo Cdigos_inaceptables.txt tiene dos columnas
Puede ver el formato del archivo definido en el asistente.
con los ttulos Cdigos y Descripcin, respectivamente.
Las entradas de los campos estn separadas por tabuladores.

Es mejor asignar a cada campo el tipo de datos correcto cuando se


importan a ACL. Sin embargo, es posible cambiar el tipo de datos
despus de la importacin del archivo.

1 Seleccione Archivo Nuevo Tabla. Haga clic en


Siguiente hasta que aparezca el cuadro de dilogo
Seleccione el archivo a definir.
2 Localice el archivo Cdigos_inaceptables.txt
y haga doble clic en l. Haga clic en Siguiente.
3 En la pantalla Formato de archivo del Asistente de
Definicin de Datos, seleccione la opcin Archivo
de texto delimitado y haga clic en Siguiente. 6 Haga clic en Siguiente y guarde la tabla como
Aparecer la pantalla Propiedades de archivo Cdigos_inaceptables.
delimitado del Asistente de Definicin de Datos. Aparecer la pantalla Editar propiedades de campos
4 Seleccione TAB en la columna Separador de campo. del asistente. Puede cambiar el tipo de datos en cada
Los datos se separan correctamente en dos campos. campo. ACL puede identificar los datos que no son
necesariamente correctos.
5 Seleccione la opcin Usar la primera lnea como
nombre de campos. 7 En la pantalla Editar propiedades de campos
del asistente, el campo Cdigos es la opcin
predeterminada. Seleccione UNICODE
en la lista desplegable Tipo.
Si bien los cdigos de categoras no aceptables estn
compuestos por dgitos, usted desea que ACL los
considere como datos de caracteres en lugar
de datos numricos.
8 Haga clic en el encabezado de la columna
Descripcin en la pantalla Editar propiedades
de campos. Debe tener un Tipo de UNICODE.
No es necesario realizar ningn cambio.
9 Haga clic en Siguiente.
El asistente le ofrece un resumen del archivo.

24 ACL en Prctica
Comenzar el proyecto en ACL

10 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar


cuando se le pregunte si desea guardar la tabla.
Aparecer la tabla Cdigos_inaceptables en ACL.
Puede desplazarse por el contenido.

 Importar el archivo Departamentos_compaa.txt


El formato de este archivo es similar al del archivo
Cdigos_inaceptables.txt pero no tiene filas de
encabezado. Deber agregar los nombres de los
campos en el Asistente de Definicin de Datos.
1 En Panorama, seleccione la carpeta del proyecto
ACL_Tutorial_Metaphor y haga clic con el botn
derecho del ratn. Seleccione Nuevo Tabla para 6 En la pantalla Editar propiedades de campos,
abrir el Asistente de Definicin de Datos. Avance ingrese Nombre_dpto en el cuadro de texto Nombre.
por las pantallas del asistente como lo hizo con 7 Haga clic en el encabezado de la columna Campo 2.
el archivo anterior, pero esta vez seleccione Ingrese Cd_dpto en el campo Nombre. En la lista
Departamentos_compaa.txt. desplegable de Tipo, seleccione UNICODE.
2 Una vez ms, en la ventana Formato de archivo, 8 Haga clic en Siguiente. Haga clic en Finalizar.
seleccione Archivo de texto delimitado. Haga clic en Haga clic en Aceptar para aceptar el mensaje.
Siguiente
Se abre la tabla Dpto_compaa en la vista.
3 En la pantalla Propiedades de archivo delimitado,
cancele la seleccin de Usar la primera lnea como
 Importar el archivo Empleados.csv
nombre de campos, de ser necesario. Seleccione
TAB como el Separador de campo. 1 Seleccione Datos Datos externos Disco. Se abrir
la ventana Seleccione el archivo a definir.
4 Haga clic en Siguiente. Aparecer el cuadro
de dilogo Guardar archivo de datos como. 2 Haga doble clic en el archivo Empleados.csv para
abrir el Asistente de Definicin de Datos.
5 Ingrese Dpto_compaa como Nombre del archivo.
Haga clic en Guardar. 3 En la pantalla Formato de archivo, asegrese
de que ACL importe el archivo como Archivo
Ahora puede editar las propiedades de los campos.
de texto delimitado. Haga clic en Siguiente.

ACL en Prctica 25
Captulo 3: Configurar el proyecto

4 En la pantalla Propiedades de archivo delimitado, A continuacin, importar los datos de la base de datos
asegrese de que: Cdigos_aceptables.
Se seleccione Coma como el Separador
de campo.  Importar la base de datos Cdigos_aceptables de Access

Se seleccione Usar la primera lnea como 1 Haga clic en Archivo Nuevo Tabla. Se abrir el
nombre de campos. Asistente de Definicin de Datos.
Si tambin aparece el mensaje de bienvenida,
Se utilizan comillas dobles como Calificador seleccione No mostrar esta pantalla de bienvenida la
de texto. prxima vez y haga clic en Siguiente.
5 Haga clic en Siguiente. Guarde el archivo como 2 Seleccione el archivo Cdigos_aceptables.mdb.
Empleados.
3 Siga avanzando por las pantallas del asistente.
6 En la pantalla Editar propiedades de campos: Dado que esta base de datos contiene una sola tabla,
Cambie los campos NmTarj y NroEmpl se selecciona automticamente Cdigos_aceptables
al tipo UNICODE. en la lista Seleccione la tabla o vista de Access.
Cambie el campo FechaContratacin al tipo 4 Guarde la tabla como Cdigos_aceptables.
Fecha. Introduzca el Formato de fecha. Si el
5 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar
archivo que usted define no coincide con el
para aceptar el mensaje. Se abre la tabla
formato de fecha, obtendr fechas en blanco en la
Cdigos_aceptables en la vista.
vista de la tabla.
Asegrese de que los campos Salario Como puede ver en el Panorama a la izquierda de su
y Bonificacin_2005 sean del tipo numrico proyecto, los datos de cada archivo se colocaron en tablas
(Con formato). Para Bonificacin_2005, separadas. Debe tener seis tablas en su proyecto.
asegrese de ingresar 2 en la casilla Decimal. Cdigos_aceptables
Puede cambiar los ttulos de las columnas si desea Dpto_compaa
trabajar con ttulos ms cmodos. El cambio de Tarjetas_crdito_Metaphor
los ttulos no afecta los nombres de los campos.
Empleados
7 Haga clic en Siguiente. Guarde la tabla como
Empleados. Trans_abril

8 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar para Cdigos_inaceptables


aceptar el mensaje.
Se abre la tabla Empleados en la vista.

26 ACL en Prctica
Comenzar el proyecto en ACL

 Guardar el proyecto Ejercicio


Haga clic en Archivo Guardar proyecto.
Guarde el proyecto existente con un nuevo nombre,
Tambin puede hacer clic en el botn Guardar
Prueba_Tutorial_ACL_Metaphor. Para ello, utilice
el proyecto abierto en la barra de herramientas.
Archivo Guardar proyecto Como. Siga trabajando
Para avanzar con este tutorial de manera eficaz, con el proyecto original, Tutorial_ACL_Metaphor.
debe guardar su trabajo a medida que pasa de
un procedimiento a otro.
Como con cualquier aplicacin de Windows, debe guardar
su trabajo en ACL con cierta frecuencia mientras trabaja
en un proyecto. De esta manera, evitar que se pierdan los
datos en caso de producirse una cada el sistema. Adems,
ACL genera automticamente una copia de seguridad del
proyecto en curso. Tambin debe guardar su trabajo al
agregar o eliminar datos de su proyecto.
Durante todo el tutorial, se le indicar que guarde los
cambios en una tabla, en especial cuando pase de una
tabla a otra o cuando cierre el proyecto. Haga clic en S
para guardar el trabajo realizado en cada tabla.

Puede detener el tutorial en cualquier momento cerrando


y guardando el proyecto.

ACL en Prctica 27
Captulo 3: Configurar el proyecto

Comprobar y verificar los datos Verificar el tipo y formato de los datos


Antes de comenzar su anlisis, verifique el formato
Antes de analizar los datos, siempre debe verificarlos.
de cada tabla para determinar si:
Por ejemplo, si se supone que un campo contiene fechas,
pero slo contiene nombres, es posible que su anlisis Los tipos de datos de cada campo son los
carezca de sentido. ACL tiene varios comandos que correctos.
usted puede usar para verificar los datos. Los campos estn correctamente definidos.

Tareas En la siguiente tabla se ofrece informacin sobre


el aspecto de los campos en las tablas y el tipo de datos
Verificar el tipo y formato de los datos. que ACL les asigna.
Verificar los datos en una tabla.
La presentacin de los datos es una cuestin de preferencia
Documentar el trabajo.
personal. Por ejemplo, usted decide que prefiere que el
formato de todas las tarjetas de crdito incluya un guin
detrs de los cuatro dgitos. En este proyecto, se opt por
mostrar una cadena de 16 caracteres de longitud.

Archivos Tipo y formato de los datos

Nmeros de tarjeta Cada entrada debe tener 16 dgitos


de crdito sin caracteres adicionales. El campo
debe tener un tipo de datos Unicode.

Fechas Cada entrada debe tener una fecha.


Segn las fechas, es posible que
desee definir si todas las fechas
quedan comprendidas en un perodo
determinado. El campo debe tener
un tipo de datos de Fecha.

Importes de transaccin, Cada entrada debe ser numrica,


cargos financieros con dos lugares decimales. El campo
y lmites de crdito debe tener un tipo de datos Numrico.

28 ACL en Prctica
Comprobar y verificar los datos

 Ver y editar las definiciones de datos en una tabla


Nombres Las entradas slo deben contener
letras, espacios y guiones. El campo 1 Abra la tabla Tarjetas_crdito_Metaphor.
debe tener un tipo de datos Unicode.
2 Pulse CTRL+I. Aparecer la ventana Formato de
Cdigos de categora de Cada cdigo debe tener 4 dgitos sin tabla.
establecimiento caracteres extraos. El campo debe
tener un tipo de datos Unicode. Esta ventana contiene informacin sobre cada uno
de los campos de datos definidos en el proyecto.
Observe Categora y Tipo para determinar cmo
En este tutorial, usted asignar el tipo de datos Unicode se definieron los datos. Es posible que sea necesario
a los cdigos de categora de establecimiento y a los nmeros desplazar la lista en sentido horizontal para ver toda
de tarjeta de crdito ya que no realizar clculos en los la informacin. Puede ampliar y reorganizar las
campos. Tambin necesitar el tipo de datos Unicode columnas para facilitar la lectura de la lista.
para realizar las tareas que se le presentarn ms adelante
en el tutorial. Si estuviera realizando pruebas matemticas
con los nmeros de tarjetas, en ese caso necesitara
el tipo de datos Numrico.
Idealmente, en un anlisis de datos profundo, deben
verificarse los datos de todos los campos de todas las tablas
del proyecto. Si lo desea, puede configurar un grfico con
las pruebas adecuadas para cada campo y llevar una lista
de verificacin de los resultados. Cada comando de
verificacin tambin aparece en el log.
Sin embargo, si est seguro de que los datos se ingresaron
correctamente, puede optar por omitir los pasos de
verificacin o verificar slo algunos campos.
Las listas de campos como la que se ilustra presentan las
A menudo, puede usar ACL para corregir los datos siguientes categoras de tipos de datos: Carcter, Numrico,
que tienen un formato incorrecto. Puede crear campos Fecha o Lgico. El tipo de datos Unicode, por ejemplo, pertenece
a la categora Carcter. Para obtener ms informacin sobre
computados que, por ejemplo, omiten los caracteres las categoras de tipos de datos, seleccione Ayuda ndice
inadecuados. y busque referencia de tipos de datos.
En este captulo, modificar los tipos de datos
predeterminados que ACL seleccion; sin embargo,
los datos subyacentes no necesitan correccin alguna.

ACL en Prctica 29
Captulo 3: Configurar el proyecto

3 Examine la lista de campos para determinar Verificar los datos en una tabla
si cada campo tiene el tipo de datos correcto.
Una vez que determina que los tipos de datos y los datos
El campo NmTarj debe tener datos de caracteres, estn correctamente definidos, puede comprobar si los
pero la letra N indica que tiene datos numricos. datos coinciden con el tipo asignado. Utilice el comando
Si bien este campo consta de dgitos, usted no Verificar para comprobar si los datos de una tabla
realizar operaciones matemticas con los coinciden con su tipo.
nmeros de tarjeta.
Por ejemplo, si tiene letras en un campo definido con
4 Haga doble clic en la entrada NmTarj.
el tipo numrico, o nmeros decimales en un campo
5 En la lista desplegable Tipo, seleccione UNICODE. definido con el tipo fecha, el comando Verificar indicar
6 Haga clic en la marca de verificacin verde los datos no vlidos.
para guardar los cambios.
 Verificar los datos en una tabla
7 Cierre la ventana Formato de tabla.
1 Abra la tabla Tarjetas_crdito_Metaphor.
2 Haga clic en Datos Verificar.
3 Haga clic en Verificar campos. Aparecer
el cuadro de dilogo Campos seleccionados.
4 Haga clic en Agregar todos. Haga clic en Aceptar.
Debe ver una lista de los campos que desea verificar
en la lista Verificar campos.
5 Haga clic en Aceptar.
No debe tener datos no vlidos.
Ha verificado todos los campos de la tabla.

30 ACL en Prctica
Comprobar y verificar los datos

Documentar el trabajo
Al trabajar con un proyecto de ACL, desea que los
Elementos Descripcin
mtodos utilizados sean claros. Puede justificar los
resultados de su trabajo o permitir que otra persona Informacin necesaria
asuma las tareas de anlisis, de ser necesario. Con la
documentacin adecuada, puede ver de inmediato el Dnde obtener esta informacin
trabajo realizado en ACL. De esta manera se facilitar
su trabajo, en particular si usted es responsable de Ubicacin de las carpetas
del proyecto
varios proyectos de anlisis.
Si asume un proyecto que estaba realizando otro colega, Proyectos relacionados
la documentacin tendr un inmenso valor. Anlogamente,
Verificacin (cree una lista
si usted asigna el proyecto a otro colega, ser muy til para de verificacin por cada
ese colega poder leer las notas histricas del proyecto. campo verificado)

 Agregar y editar notas del proyecto Nombres de tablas con los


datos extrados y validados
1 Seleccione el nombre del proyecto en el Panorama.
2 Haga clic en Archivo Propiedades. Aparecer el Descripcin de cada tarea
analtica en ACL
cuadro de dilogo Propiedades del Proyecto.
3 En la ficha Notas, ingrese la fecha y hora actuales, Tarea analtica Nro. 1 a n...
y un breve resumen de lo que piensa lograr. (pasos de ACL)
4 Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Reporte de cada objetivo
Propiedades del Proyecto.
Tarea de reporte Nro. 1 a n...
Al cerrar el cuadro de dilogo, ACL guarda (pasos de ACL)
automticamente las notas. Sin embargo, si borra las
notas involuntariamente, no podr recuperarlas a menos Ubicacin y descripcin de los
que tenga una copia de seguridad del archivo. Por este archivos de datos exportados
motivo, le recomendamos que utilice una hoja de tareas
y las notas del proyecto para documentar su trabajo.
Si le resulta til, puede adaptar la siguiente hoja de tareas
a su proyecto para efectuar el seguimiento de las actividades
analticas realizadas y las que piensa realizar. Esta hoja
de tareas se prepara y mantiene fuera de ACL.

ACL en Prctica 31
Captulo 3: Configurar el proyecto

Agregar notas de registros a una tabla


Puede agregar notas a registros especficos en una tabla.
Estas notas pueden contener cualquier tipo de informacin
que sea de ayuda a una persona que est viendo el proyecto.
Tambin puede colocar un enlace a otros archivos con
informacin.
1 Abra la tabla Empleados. Fjese en las celdas
numricas que indican el nmero de registro,
a la izquierda de la tabla.
2 Haga clic con el botn secundario del ratn en la celda
3 de registro y seleccione Editar nota. Aparecer el
cuadro de dilogo Editar nota.
3 Escriba la siguiente nota: El Sr. Lee dejar
Metaphor Corporation antes de finalizar
el ao.
4 Haga clic en Aceptar.
Las notas que usted agregue a la tabla, no afectarn los
datos de sta.

32 ACL en Prctica
Revisin del captulo

Ejercicio Revisin del captulo


1 Verifique los datos de por lo menos otra tabla En este captulo usted realiz las siguientes tareas:
en el proyecto Tutorial_ACL_Metaphor.
Crear un proyecto.
2 Agregue una nota de registro a otra tabla del
proyecto Tutorial_ACL_Metaphor. Importar archivos al proyecto.
Guardar el proyecto.
Verificar los datos del proyecto.
Documentar su trabajo.
En realidad, todava no ha efectuado ningn anlisis
de los datos, pero ha configurado el proyecto de modo
que est listo para comenzar el anlisis.

ACL en Prctica 33
Captulo 3: Configurar el proyecto

34 ACL en Prctica
C APTULO 4

C OMENZAR EL ANLISIS 4

Comenzar a buscar modelos

En este captulo Hasta ahora usted consider el plan de un proyecto, trabaj en un proyecto
Determinar el pasivo total simple, comenz un nuevo proyecto, agreg datos al proyecto y verific
Extraer los nmeros los datos. A continuacin utilizar ACL para realizar un anlisis sencillo
de tarjetas que vencen de los datos.
Buscar transacciones
de un cliente En este captulo, utilizar procedimientos simples para obtener informacin
Comprobar los saldos general sobre los datos. Examinar los lmites de crdito y los saldos de tarjetas
de tarjetas de crdito de crdito para obtener informacin sobre el pasivo financiero de Metaphor
y los modelos de uso de las tarjetas de crdito.

35
Captulo 4: Comenzar el anlisis

Determinar el pasivo total Extraer los nmeros de tarjetas


Si todos los empleados de Metaphor alcanzaran el lmite que vencen
de la tarjeta de crdito, cul sera la deuda total de
Piensa trabajar en forma coordinada con el departamento
Metaphor? Usted puede determinar esta cifra
contable para garantizar que no existan problemas con
totalizando el campo LmCred.
la renovacin de las tarjetas de crdito de los empleados.
Puede usar el comando Totalizar para sumar los lmites de En primer lugar, debe filtrar todos los nmeros de tarjetas
crdito totales y establecer cul es la exposicin crediticia de crdito que tienen una fecha de vencimiento de 1 de
total de la empresa. enero de 2004 o anterior.

 Totalizar el campo LmCred  Filtrar los nmeros de tarjetas por fecha de vencimiento
1 Abra la tabla Tarjetas_crdito_Metaphor. 1 En la ficha Tarjetas_crdito_Metaphor, haga clic
en el botn Editar el filtro de vista . Aparecer
2 Seleccione Analizar Totalizar campos.
el cuadro de dilogo Editar el filtro de vista.
Aparecer el cuadro de dilogo Totalizar.
3 Seleccione el campo LmCred. Como slo desea 2 En el cuadro Expresin, ingrese este filtro:
totalizar este campo, no es necesario seleccionar FchaVto <= `20070101`
ningn otro. Si prefiere no introducir la expresin, puede hacer
4 Haga clic en Aceptar. Vea la ficha Totalizar. doble clic en el campo en la lista Campos disponibles,
hacer clic en los botones de los smbolos de
expresiones y hacer clic en el botn Fecha para
seleccionar la fecha.
3 Haga clic en Aceptar.
4 Seleccione Analizar Contar registros. Haga clic
en Aceptar. La barra de estado muestra que 8/200
Cul es el resultado? El total debe ser de 1.440.800. registros cumplen los criterios especificados con
una fecha de vencimiento del 01/01/2007 o anterior.
Usted puede exportar los resultados a otro formato de
archivo si desea guardar el resultado. Tambin puede ver
los resultados en el log si reanuda su actividad en otro
momento.

36 ACL en Prctica
Buscar transacciones por nmero de cliente

Buscar transacciones por nmero


de cliente
Debido a que le advirtieron sobre los gastos relacionados
con el cliente 444413, desea buscar informacin sobre las
transacciones relacionadas con ese nmero de cliente.
Puede realizar esta tarea, por lo menos, de dos maneras
diferentes:
Ahora desea enviar los nmeros de tarjetas de crdito de Cree un filtro con la funcin FIND( ) que busca
prximo vencimiento que aparecen en la vista al empleado todos los registros con un valor NroClien de
a cargo de las tarjetas de crdito. En el siguiente 444413. Puede utilizar cualquiera de las
procedimiento, exportar los nmeros de tarjetas funciones de ACL para crear un filtro o un
a un archivo de texto. campo calculado. Use FIND( ) para aislar
registros especficos.
 Exportar los nmeros de tarjetas de crdito de prximo
vencimiento Cree un filtro que defina NroClien
igual a 444413.
1 Haga clic en Datos Exportar a otra aplicacin.
Aparecer el cuadro de dilogo Exportar.
Puede utilizar funciones para crear un filtro o una expresin de
2 Seleccione la opcin Vista. En la lista desplegable un campo calculado. Puede ver las funciones en el Generador
de Exportar como, seleccione Texto. de expresiones.
3 Seleccione la casilla de verificacin Exportar con
nombres de campo. Sin embargo, para poder realizar la bsqueda, compruebe
4 Ingrese un nombre de archivo descriptivo los tipos de datos asignados a los campos en la tabla
en el cuadro de texto En, como por ejemplo Trans_abril. Dado que usted import los datos de Excel,
NTC_vence_1enero.txt. Haga clic en Aceptar. ACL defini los tipos de datos predeterminados para los
campos. Es posible que sea necesario modificar algunos
Puede adjuntar el archivo de texto a un mensaje de correo de los tipos de datos.
electrnico, imprimirlo o manejarlo como lo desee.

ACL en Prctica 37
Captulo 4: Comenzar el anlisis

 Editar los tipos de datos de Trans_abril  Usar la funcin FIND( ) para buscar registros de un cliente
1 Abra la tabla Trans_abril. 1 Con la tabla Trans_abril activa, haga clic en el botn
Editar el filtro de vista . Aparecer el cuadro
2 Haga clic en Edicin Formato de tabla.
de dilogo Editar el filtro de vista.
Aparecer la ventana Formato de tabla.
2 En el cuadro Expresin, escriba esta expresin:
FIND("444413";NroClien)
Se usan las comillas en el nmero 444413 debido
a que el campo NroClien tiene un tipo de campo
Unicode.
3 Haga clic en el botn Verificar. Aparece un mensaje que
indica que la expresin es vlida. Haga clic en Aceptar.
Si la expresin no es vlida, corrjala y vuelva a verificarla.
Si bien es recomendable, no es necesario verificar las
expresiones creadas por el usuario.
4 Haga clic en Aceptar. Desplcese hacia la derecha
para ver si el campo NroClien slo contiene los
valores 444413.
El campo Monto tiene el tipo de datos correcto
Numrico. 5 Seleccione Analizar Contar registros. Haga clic
en Aceptar. Se visualiza que 26/281 registros tienen
Los campos NmTarj y Cdigos deben editarse el campo NroClien con el valor 444413. En un anlisis
para definir el tipo de datos UNICODE. tpico, tratara de determinar quin es este cliente.
Los campos NroClien y Descripcin tienen Sin embargo, los archivos de datos incluidos con
el tipo de datos correcto UNICODE. el tutorial no contienen esta informacin.
El campo Fecha_trans tiene el tipo correcto
de datos de DATE.
3 Haga doble clic en NmTarj. En la lista desplegable
de Tipo, seleccione UNICODE. Haga clic en la marca
de verificacin verde. Repita estos pasos con
el campo Cdigos.
4 Cierre la ventana Formato de tabla.
Dado que ha verificado y corregido los tipos de datos,
puede comenzar a usar la funcin FIND( ).

38 ACL en Prctica
Comprobar los saldos de tarjetas de crdito

Tambin puede usar la funcin FIND( ) para buscar


subcadenas dentro de un campo. Por ejemplo, el filtro
Comprobar los saldos de tarjetas
FIND("00";NroClien) asla todas las instancias en las que de crdito
00 aparece en el campo de Nmero de cliente, ya sea al
principio, en el medio o al final. Puede obtener un panorama general de los datos a fin
de identificar las posibles reas de inters. Por ejemplo,
 Definir un filtro directamente es probable que desee buscar los saldos mximos o aquellos
que superan un determinado lmite. Puede usar esta
1 Con la tabla Trans_abril activa, haga clic en informacin como un indicador de posibles problemas
el botn Eliminar filtro para quitar el filtro. vinculados con el uso de las tarjetas de crdito de los
2 Haga clic en el botn Editar el filtro de vista . empleados.
Aparecer el cuadro de dilogo Editar el filtro
Uno de los mtodos para determinar cuntos usuarios
de vista. Ingrese la expresin:
de tarjeta de crdito poseen saldos elevados consiste en
NroClien = "444413" filtrar los registros para visualizar slo los que tienen un
3 Haga clic en Aceptar. valor NvoSald mayor que 2.000 y un valor NvoSald
mayor que 1.000. Tambin puede ordenar los saldos para
Obtendr exactamente los mismos resultados con
verlos en funcin de su magnitud.
este filtro que los obtenidos con la funcin FIND( ).
4 Haga clic en el botn Eliminar filtro para quitar  Filtrar el campo NvoSald para buscar saldos superiores
el filtro. a los $1.000 o $2.000
Cuando aplica un filtro a los datos y desea guardar 1 Abra la tabla Tarjetas_crdito_Metaphor. Haga clic
los resultados, tiene varias opciones. Usted puede: en S si ACL le indica que guarde los cambios en la
tabla Trans_abril.
Extraer los registros filtrados a otra tabla.
Crear un reporte que contiene los registros 2 Haga clic con el botn secundario del ratn en el
filtrados. encabezado de la columna NvoSald. Es posible que
sea necesario desplazarse en sentido horizontal para
Volver a aplicar el filtro a los datos originales encontrar la columna. Seleccione Ordenacin
cada vez que desea examinarlos. rpida descendente.
Con la condicin de que tenga los datos originales, ACL genera una lista de los saldos en orden
siempre podr volver a aplicar el filtro para ver descendente, encabezada por el valor superior.
nuevamente los datos filtrados. Si se desplaza por la tabla, podr obtener una idea
de los diversos saldos.
En general, ACL ofrece varios mtodos para realizar
una determinada tarea. Si desea estar seguro de que su 3 Haga clic en el botn Editar el filtro de vista .
razonamiento es el correcto, puede realizar una tarea Se abre el cuadro de dilogo Editar el filtro de vista.
de varias maneras y verificar si obtiene los mismos
resultados en todos los casos.

ACL en Prctica 39
Captulo 4: Comenzar el anlisis

4 Ingrese esta expresin en el cuadro Expresin: tarjetas de crdito. De acuerdo con lo establecido en
el documento Polticas.doc, los usuarios de tarjeta
NvoSald > 2000
de crdito de Metaphor deben pagar sus saldos
5 Haga clic en Aceptar. todos los meses.
Los saldos mayores que $2.000 aparecen 9 Cambie el filtro a:
en la lista en orden descendente.
(NvoSald > 1000) OR (MontoVencido > 0)
OR (CargFin > 0)
Los filtros que se utilizan en esta sesin se pueden
volver a utilizar desde la lista desplegable en el campo
Filtro.
10 Cuente los registros filtrados. Debe tener 89.
Si lo desea, puede extraer los registros filtrados a una
nueva tabla o imprimir un reporte.

6 Seleccione Analizar Contar registros. A continuacin decide que desea probar otra Ordenacin
Haga clic en Aceptar. rpida para ver las tarjetas de crdito que tienen importes
vencidos.
La barra de estado muestra 53/200 registros que
tienen un importe de NvoSald mayor que $2.000.
 Ordenacin rpida con MontoVencido
Ahora puede cambiar el filtro para examinar los
1 Haga clic en el botn Eliminar filtro para quitar
registros que tienen un importe de NvoSald
el filtro.
mayor que $1.000.
2 Haga clic con el botn secundario del ratn en
7 En el campo Filtro en la parte superior de la vista,
MontoVencido y seleccione Ordenacin rpida
cambie el filtro a NvoSald > 1000 y presione
descendente.
la tecla INTRO..
3 Desplcese por los registros. Observe que muchos
8 Seleccione Analizar Contar registros.
titulares de tarjetas de crdito tienen cargos por
Haga clic en Aceptar.
importes vencidos.
Debe tener 65 registros que cumplen el criterio
especificado. Estos procedimientos son ejemplos menores de
cmo ACL puede analizar una gran cantidad de datos.
El filtro puede contener ms de una condicin.
A medida que se familiarice con ACL, es indudable que
Adems de los importes de transaccin, los importes
pensar en nuevas formas de analizar los datos.
de los campos MontoVencido y CargFin pueden indicar
la presencia de problemas vinculados con el uso de

40 ACL en Prctica
Ejercicios

Ejercicios Revisin del captulo


1 Extraiga los registros que tienen un valor NvoSald En este captulo usted:
mayor que 1.000 a una nueva tabla para su posterior Calcul el pasivo financiero total por tarjetas
anlisis. de crdito de Metaphor.
2 Cul es la diferencia que existe entre el nmero total Busc los nmeros de tarjetas de crdito
de transacciones y el nmero de transacciones con de prximo vencimiento y los extrajo
un valor NvoSald mayor que 2.000? a un archivo de texto.
3 De los nmeros de tarjetas que tienen un valor Busc transacciones vinculadas con
NvoSald mayor que 2.000, cuntos tienen un determinado cliente.
un valor MontoVencido mayor que cero?
Verific el campo NvoSald para establecer cuntas
4 Verifique si existen nmeros de tarjetas con un transacciones superaron determinados lmites.
valor NvoSald de cero. Exporte estos resultados
a un archivo de texto.
5 Verifique la tabla Tarjetas_crdito_Metaphor para
buscar todos los nmeros de tarjetas con un valor
NvoSald negativo. Exporte estos resultados a un
archivo de Access.
6 De acuerdo con las condiciones del programa de tarjeta
de crdito, Metaphor puede evitar los cargos financieros
si los empleados presentan sus recibos oportunamente
en el departamento contable. Metaphor desea saber
cunto dinero pierde innecesariamente como
consecuencia de la aplicacin de cargos financieros.
Totalice el campo CargFin. Adems, cuntos titulares
de tarjetas de crdito tienen un valor CargFin
mayor que $10,00?
7 Metaphor desea saber el total de los saldos actuales.
En la tabla Tarjetas_crdito_Metaphor, totalice
el campo NvoSald.
8 Metaphor est considerando reducir el lmite
de crdito superior. Cuntos nmeros de tarjetas
tienen lmites de crdito que superan los $10.000?

ACL en Prctica 41
Captulo 4: Comenzar el anlisis

42 ACL en Prctica
C APTULO 5

E XAMINAR LOS MODELOS DE GASTO 5

Obtener informacin sobre los gastos

En este captulo En los captulos anteriores, usted trabaj con ACL para familiarizarse con los
Determinar los gastos totales datos y realiz algunos anlisis preliminares. Ahora el departamento contable
por cada cdigo de categora de Metaphor Corporation le solicita informacin sobre los modelos de gasto
Obtener informacin de en las transacciones de tarjetas de crdito del mes de abril. Si puede preparar
transaccin especfica
un plan de anlisis til, le solicitarn que efecte los anlisis de otros meses.
Una vez que usted haya suministrado la informacin sobre los modelos de gasto,
es posible que Metaphor economice de diversas maneras: seleccionando un
solo proveedor en algunos casos, obteniendo descuentos masivos o limitando
an ms las categoras de transacciones aceptables. Tambin analizar los
gastos por cliente para que Metaphor pueda usar los resultados, a fin de
determinar si se gasta de manera eficaz.

43
Captulo 5: Examinar los modelos de gasto

Determinar los gastos totales Resumir los gastos totales por cada cdigo
de categora
por cada cdigo de categora
Al resumir los importes de transaccin por cada cdigo
Comience su anlisis resumiendo el importe total de de categora de establecimiento, usted podr ver cunto
todas las transacciones por cada cdigo de categora. dinero se gast en determinadas compaas areas
Su objetivo es examinar estos resultados y obtener y cadenas de hoteles. Por su parte, todos los gastos
ideas para otros anlisis. de restaurantes se categorizan con un solo cdigo.
Algunos cdigos de categora de establecimientos
Tareas
son especficos mientras que otros son generales.
Resumir los gastos totales por cada cdigo de categora.
Separar las transacciones correspondientes a pasajes areos,  Resumir los importes de transaccin por cdigo
estadas en hoteles y automviles de alquiler. de categora
Aislar los gastos por servicios recreativos en particular. 1 Abra la tabla Trans_abril.
2 Seleccione Analizar Resumir.
Aparecer el cuadro de dilogo Resumir.

3 En la lista de Resumir sobre, seleccione Cdigos.


4 En la lista de Campos de subtotales, seleccione Monto.
Desea totalizar el importe gastado en cada cdigo
de categora.
5 En la lista de Otros campos, seleccione Descripcin.
Desea ver el significado de los cdigos en la nueva tabla.

44 ACL en Prctica
Determinar los gastos totales por cada cdigo de categora

6 En la ficha Salida, seleccione Archivo. En el cuadro Aislar transacciones por categora


de texto Nombre, ingrese Trans_por_cdigo
y haga clic en Aceptar. Metaphor necesita que examine con atencin el importe
total gastado en viajes en el mes de abril; ms concretamente
Los resultados resumidos se extraen a la tabla
desea obtener informacin sobre pasajes areos,
Trans_por_cdigo.
alojamiento y automviles de alquiler.
Vea la nueva tabla. Observe que el campo Contar indica
Los hoteles, moteles, automviles de alquiler y los pasajes
el nmero de transacciones por cdigo. Puede ejecutar el
comando Ordenacin rpida descendente en el campo areos estn comprendidos en el intervalo de cdigos
Monto para ver dnde se gast ms. Tambin puede usar 3000-3750 exclusivamente. Todas las transacciones
esta tabla para realizar otros anlisis. con estos cdigos deben relacionarse con viajes de
los empleados de Metaphor.
Puede aislar estos gastos filtrando y mostrando todas las
transacciones con cdigos entre 3000 y 3750 inclusive.
Uno de los mtodos que puede utilizar para aislar esta
informacin consiste en usar la funcin BETWEEN( )
en el campo Cdigos. Esta funcin puede usarse en
datos numricos, de fechas y caracteres, y adopta
la siguiente forma:
BETWEEN(valor; mn; mx)

Esta tabla resumida es til para visualizar los importes Utilizar la funcin BETWEEN( ) para capturar todas las
gastados en compaas areas, cadenas de hoteles, agencias transacciones con cdigos entre 3000 y 3750. En la tabla
de alquiler de automviles y otras categoras. Sin embargo, Trans_abril, el campo Cdigos tiene espacios adicionales,
no le permite ver el importe total gastado en cada una de manera que tendr que utilizar la funcin ALLTRIM( )
de las compaas areas, hoteles y agencias de alquiler para recortar dicho campo.
de automviles ni le indica el importe total gastado
en servicios de viaje.  Usar la funcin BETWEEN( ) para buscar transacciones en
un intervalo determinado
Es comn que no se obtengan precisamente los resultados
deseados cuando se realiza una tarea analtica por 1 Abra la tabla Trans_abril.
primera vez. No obstante, pueden utilizarse estos 2 Haga clic en el botn Editar el filtro de vista .
resultados para buscar un mtodo que permita lograr Aparecer el cuadro de dilogo Editar el filtro de vista.
resultados ms especficos.

ACL en Prctica 45
Captulo 5: Examinar los modelos de gasto

3 Ingrese el siguiente filtro en el cuadro Expresin: Para facilitar otros anlisis de estas transacciones,
puede extraer las transacciones filtradas a una
BETWEEN(ALLTRIM(Cdigos);"3000";"3750")
nueva tabla.
4 Haga clic en Verificar. Un cuadro de mensaje indica
que la expresin es vlida. Haga clic en Aceptar. 8 Seleccione Datos Extraer datos.
Aparecer el cuadro de dilogo Extraer.
Si la expresin no es vlida, examnela con atencin,
en especial las comillas y haga los cambios necesarios. 9 Asegrese de seleccionar la opcin Registro.
5 Haga clic en Aceptar. Se cierra el cuadro de dilogo Ingrese Trans_abril_viaje en el campo En.
Editar el filtro de vista. Usted tiene ahora una vista Haga clic en Aceptar.
filtrada que muestra las transacciones con cdigos Ahora puede realizar otros anlisis de estas transacciones
de categora de establecimiento comprendidos filtradas. Por ejemplo, puede determinar el total gastado
entre 3000 y 3750. en pasajes areos exclusivamente. Debido a que los cdigos
de categora de establecimiento correspondientes a los
pasajes areos estn comprendidos entre 3000 y 3299,
usted puede usar la funcin BETWEEN( ) para buscar
valores dentro de ese intervalo.

6 Seleccione Analizar Contar registros. Haga clic


en Aceptar. Cuntos registros cumplen el criterio
especificado?
7 Seleccione Analizar Totalizar campos.
Aparecer el cuadro de dilogo Totalizar.
Seleccione el campo Monto. Haga clic en Aceptar.
ACL muestra el total de todas las transacciones
correspondientes a pasajes areos, alojamiento
y automviles de alquiler. Debe tener un total
de 47.248,27.

46 ACL en Prctica
Determinar los gastos totales por cada cdigo de categora

Aislar gastos por servicios recreativos Puede agregar ms parmetros a MATCH( )


en particular para buscar otros cdigos si as lo desea.

Hasta aqu examin gastos vinculados con servicios 4 Haga clic en Aceptar.
de viaje del mes de abril. Ahora Metaphor necesita que 5 Recuente los registros. La barra de estado indica
analice los gastos totales relacionados con canchas de golf que 11/281 registros satisfacen los parmetros
y casas de bebidas. Ser necesario aislar estas transacciones de MATCH( ).
con un cdigo de categora relacionado con canchas
de golf o casas de bebidas.
La funcin MATCH( ) permite aplicar varios filtros a una
tabla. Todos los filtros deben estar relacionados con un solo
campo, que, en este ejemplo, es Cdigos. Pueden obtenerse
los mismos resultados usando un filtro con varias
instrucciones O; sin embargo, es mucho ms difcil
configurar este filtro y comprenderlo sin mayores
explicaciones.
Vuelva a utilizar la funcin ALLTRIM( ) para recortar Puede usar el comando Totalizar para determinar el
los cdigos antes de efectuar la comparacin. gasto total en estas dos categoras. Puede aplicar ms
filtros. Tambin puede extraer las transacciones
 Usar la funcin MATCH( ) para aislar los gastos por a una nueva tabla.
servicios recreativos
1 Abra Trans_abril.
2 Haga clic en el botn Editar el filtro de vista .
Aparecer el cuadro de dilogo Editar el filtro de vista.
3 En el cuadro Expresin, ingrese la siguiente expresin:
MATCH(ALLTRIM(Cdigos);"5813";"7992")
Observe que la sintaxis de la funcin MATCH( ) es:
MATCH (valor_comparacin; prueba1;
prueba2 <;prueba3 ...> )
El cdigo 5813 corresponde a las casas de bebidas.
El cdigo 7992 corresponde a las canchas de golf
pblicas.

ACL en Prctica 47
Captulo 5: Examinar los modelos de gasto

Ejercicios Generar listas con los importes


1 Totalice por separado los gastos en concepto de pasajes
areos, estadas en hoteles y automviles de alquiler.
de cada nmero de tarjeta
2 Totalice los gastos correspondientes a todos los vuelos Dado que tiene una lista completa de transacciones, desea
realizados con British Airways. determinar el total de los importes de transaccin del mes
de abril por cada nmero de tarjeta de crdito. Utilice el
3 Totalice los gastos relacionados con comidas. comando Clasificar para obtener esta informacin.
Cunto dinero gast la empresa en restaurantes,
casas de comida rpida y servicios de catering  Usar el comando Clasificar
por separado y en su conjunto?
1 Abra la tabla Trans_abril. Elimine los filtros
4 Utilice la funcin MATCH( ) para buscar las si fuera necesario.
transacciones facturadas a departamentos internos.
Estos departamentos tienen nmeros de cliente que 2 Seleccione Analizar Clasificar.
empiezan con cero. 3 Seleccione NmTarj en la lista de Clasificar en.
5 Determine cul es el porcentaje del total de los importes Haga clic en Monto en la lista de
de transaccin que se factura a los departamentos Campos de subtotales.
internos y cul es el porcentaje que se factura a los
clientes externos.

4 En la ficha Salida, seleccione Archivo. Ingrese


Trans_abril_por_NTC en el campo Nombre.
Haga clic en Aceptar. Vea la nueva tabla.
La tabla Trans_abril_por_NTC contiene una
lista de los importes acumulados de transaccin
por nmero de tarjeta. El campo Contar indica la
cantidad de transacciones por nmero de tarjeta.

48 ACL en Prctica
Generar listas con los importes de cada nmero de tarjeta

5 Haga clic con el botn secundario del ratn en Ejercicio


la columna Porcentaje de recuento y seleccione
Use el comando Clasificar para crear una tabla que
Eliminar columnas seleccionadas. Repita esta
indique el total de transacciones por nmero de cliente.
operacin con la columna Porcentaje de campo.

6 Cierre la vista y haga clic en S cuando ACL le indique


que la guarde.

ACL en Prctica 49
Captulo 5: Examinar los modelos de gasto

Revisin del captulo


En este captulo usted realiz las siguientes tareas:
Determin el total de los importes de transaccin
por cada cdigo de categora de establecimiento.
Determin los importes de transaccin
correspondientes a categoras especficas
de gastos.
Determin el total de los importes de transaccin
por nmero de tarjeta de crdito.

50 ACL en Prctica
C APTULO 6

A NALIZAR TRANSACCIONES 6

Identificar transacciones inaceptables

En este captulo Hasta ahora, realiz una investigacin y un anlisis preliminares de los
Determinar cules son las datos de Metaphor en los proyectos de ACL. A continuacin determinar
transacciones inaceptables si los empleados de Metaphor utilizan sus tarjetas de crdito corporativas
Identificar los empleados para realizar compras no aprobadas o de artculos y servicios
que realizaron transacciones
inaceptables especficamente prohibidos.
Generar reportes
de los resultados

51
Captulo 6: Analizar transacciones

Determinar cules son las Acerca de los comandos Unir y Relaciones


transacciones inaceptables Cuando su proyecto abarca mltiples tablas de datos,
es posible que desee saber si los valores de determinados
Metaphor Corporation ha creado tres categoras de campos existen en ms de una tabla. Ejemplos:
cdigos de transaccin basndose en la lista de cdigos
Si administra una agencia de viajes, es posible que
de categora de establecimiento. Estas son:
tenga una lista de los clientes que compraron pasajes
Aceptable areos y una lista de los clientes que contrataron
No aceptable servicios de hotel. Puede determinar cuntos
clientes compraron pasajes areos y cuntos
Condicional (se requiere aprobacin previa) contrataron servicios de hotel en su agencia.
Una tabla contiene una lista de los cdigos de transacciones Si se desempea en el rea de marketing en una
aceptables y otra tabla contiene una lista de los cdigos de tienda de departamentos, es posible que tenga una
transacciones inaceptables. Los cdigos que no aparecen lista de los clientes que compraron ms de $2.000
en las listas de ninguna de las tablas pertenecen el ao pasado en su tienda y una lista de los clientes
a la categora de condicional. que obtuvieron reembolsos de ms de $1.000.
Para buscar todas las transacciones inaceptables, Por lo tanto, puede determinar qu clientes
realice las siguientes tareas. realizaron compras por ms de $2.000 el ao
pasado y qu clientes obtuvieron reembolsos
Tareas de ms de $1.000.
Comprobar si las tablas de cdigos contienen errores obvios. Puede usar los comandos Unir y Relaciones para comparar
Identificar las transacciones que tienen cdigos no aceptables. las tablas y para combinar los datos contenidos en ellas.
Identificar los empleados que realizaron transacciones inaceptables. Con estos comandos, usted puede:
Generar un reporte con los resultados. Buscar valores de campo que existen en una
tabla pero no en la otra.
Buscar valores de campo que existen en las
dos tablas.
Combinar campos especficos de dos tablas
de origen.
El comando Unir genera una nueva tabla que contiene
los datos de ambas tablas originales. La tabla resultante
se asemeja a cualquier otra tabla de su proyecto.

52 ACL en Prctica
Determinar cules son las transacciones inaceptables

El comando Relaciones no combina las tablas fsicamente Comprobar si las tablas de cdigos contienen
sino que crea una unin virtual entre dos o ms tablas. errores obvios
Puede usar los campos de las tablas relacionadas como
si todos los campos formaran parte de la misma tabla. Para poder usar las tablas de cdigos con el fin de
Puede crear expresiones con campos de cualquiera de comprobar las transacciones, verifique si las tablas
las tablas relacionadas. Puede agregar campos de una contienen errores obvios. Usar el comando Unir
tabla relacionada a otra tabla relacionada para poder ver para determinar si las tablas Cdigos_aceptables
los campos de las dos tablas en una sola vista. Si lo desea, y Cdigos_inaceptables tienen cdigos en comn.
puede extraer algunos o todos los campos de las tablas Antes de usar el comando Unir, debe asegurarse de
relacionadas a una nueva tabla. que los campos clave de las dos tablas son de caracteres
Debido a que el comando Unir crea una nueva tabla y tienen la misma longitud.
sobre la base de las dos tablas originales, se suele utilizar
el comando Relaciones en lugar de Unir cuando las tablas  Comparar la longitud y el tipo de los campos clave
originales son muy grandes. 1 Abra la tabla Cdigos_inaceptables.
2 Seleccione Edicin Formato de tabla.
Para obtener ms informacin sobre los comandos Unir Aparecer la ventana Formato de tabla.
y Relaciones, seleccione Ayuda ndice y busque combinar tablas.
La lista de campos muestra que el Tipo de datos
del campo Cdigos es UNICODE y la Longitud
es de 14 caracteres.
3 Cierre la ventana Formato de tabla.
4 Abra la tabla Cdigos_aceptables.
5 Seleccione Edicin Formato de tabla.
Aparecer la ventana Formato de tabla.
La lista de campos muestra que el Tipo de datos
del campo Cdigos es UNICODE y la Longitud
es de 100 caracteres.
Los Cdigos de categora de establecimientos tienen una
longitud de cuatro caracteres. Esto significa que la longitud
mnima del campo es ocho, porque cada carcter Unicode
es de dos bytes. Por lo tanto, cada uno de estos campos de
Cdigos cuenta con espacios adicionales. Debe unificar
ambos campos creando campos de cdigo calculado que

ACL en Prctica 53
Captulo 6: Analizar transacciones

tengan la misma longitud en cada tabla. Estos nuevos 7 Haga clic con el botn secundario del ratn en el
campos: encabezado de la columna Cdigos. Haga clic en
Contendrn los cuatro dgitos del campo Agregar columnas. Aparecer el cuadro de dilogo
Cdigos como datos de caracteres. Agregar columnas. Haga doble clic en
Sub_cdigos_aceptables y haga clic en Aceptar.
Tendrn una Longitud de 8.
Aparecer la columna Sub_cdigos_aceptables
Usted puede ejecutar el comando Unir satisfactoriamente en la vista.
con la ayuda de los campos calculados como campos clave.
8 Cierre la vista y haga clic en S cuando ACL le indique
que la guarde.
 Crear un campo calculado en cada tabla de
Cdigos_aceptables y Cdigos_inaceptables 9 Abra la tabla Cdigos_inaceptables.
Repita los pasos 2 a 7, pero otorgue el nombre
1 Si an no lo hizo, abra la tabla Cdigos_aceptables.
Sub_cdigos_inaceptables al campo calculado.
2 En la ventana de Formato de tabla, haga clic
en el botn Agregar una nueva expresin . Dado que los campos clave estn uniformados,
puede unir las tablas utilizando el campo
3 En el cuadro de texto Nombre, Sub_cdigos_inaceptables de la tabla
ingrese Sub_cdigos_aceptables.
Cdigos_inaceptables y el campo
4 Haga clic en f(x) para abrir el Generador de Sub_cdigos_aceptables de la tabla
expresiones. En el cuadro Expresin, ingrese: Cdigos_aceptables.
SUBSTR(ALLTRIM(Cdigos);1;4)
 Determinar si las tablas tienen cdigos en comn
La funcin ALLTRIM( ) recorta los espacios
extraos que suele haber a la izquierda o a la 1 Si an no lo hizo, abra la tabla Cdigos_inaceptables.
derecha del campo Cdigos. 2 Seleccione Datos Unir tablas. Aparecer el cuadro
Despus, la funcin SUBSTR( ) lee los primeros de dilogo Unir.
cuatro caracteres del campo Cdigos que no 3 En la lista de Tabla secundaria,
sean espacios. seleccione Cdigos_aceptables.
5 Haga clic en la marca de verificacin verde. El nuevo 4 Seleccione Sub_cdigos_inaceptables como
campo, Sub_cdigos_aceptables, aparecer en la Clave primaria. Seleccione Sub_cdigos_aceptables
ventana de Formato de tabla. Verifique que la Categora como la Clave secundaria.
sea C, de Carcter, y que la Longitud sea 8.
5 Seleccione Sub_cdigos_inaceptables
6 Cierre la ventana Formato de tabla. y Descripcin en la lista Campos primarios.
Ahora puede agregar el campo Si existen cdigos comunes en las dos tablas,
Sub_cdigos_aceptables a la vista. podr ver su descripcin.

54 ACL en Prctica
Determinar cules son las transacciones inaceptables

6 Seleccione Preordenar la tabla secundaria. Identificar transacciones inaceptables


7 Ingrese Cdigos_en_ambas_tablas en el campo La tabla Trans_abril contiene estos campos:
En. Este es el nombre de la nueva tabla que se crear.
Monto
Cdigos
Fecha_trans
NmTarj
NroClien
Descripcin
La tabla Cdigos_inaceptables contiene los siguientes
campos:
Cdigos
Descripcin
8 En la ficha Ms, seleccione Registros principales con Sub_cdigos_inaceptables (un campo calculado)
correspondencia y asegrese de que no se seleccione Para identificar las transacciones inaceptables, ser
ninguna otra opcin de Unir categoras. Haga clic necesario relacionar la tabla Trans_abril con la tabla
en Aceptar. Cdigos_inaceptables. No obstante, primero debe
9 ACL muestra la nueva tabla. Debe estar vaca. asegurarse de que los campos clave de cada tabla tengan
la misma Categora de C y la misma longitud.
Si bien usted puede ver que la tabla est vaca,
deber hacer un recuento para registrar los resultados En la seccin anterior, cre un campo calculado
en el log de comandos y mantener un seguimiento denominado Sub_cdigos_inaceptables en la tabla
de auditora. Cdigos_inaceptables y usted sabe que la longitud
del campo Sub_cdigos_inaceptables es 8 y que la
10 Seleccione Analizar Contar registros.
Categora es C. Ser necesario revisar el campo
Haga clic en Aceptar.
Cdigos de la tabla Trans_abril para determinar
Debido a que no hay registros en la tabla su longitud y tipo de datos.
Cdigos_en_ambas_tablas, usted sabe que no
 Ver el formato de tabla de Trans_abril
existen cdigos en las tablas Cdigos_inaceptables
y Cdigos_aceptables. Las tablas de cdigos originales 1 Abra la tabla Trans_abril.
no tienen errores obvios de manera que puede utilizarlas 2 Seleccione Edicin Formato de tabla.
para su anlisis.
La lista de campos muestra que el campo Cdigos tiene
una Categora C, pero su Longitud es de 14 caracteres.

ACL en Prctica 55
Captulo 6: Analizar transacciones

Debe crear un campo calculado en la tabla Trans_abril Agregar columnas. Haga doble clic en
que recorte el campo CODES. Este nuevo campo calculado Sub_cdigos_abril. Haga clic en Aceptar.
tendr una Longitud de 8. Despus, puede utilizar este
nuevo campo calculado como el campo clave para
relacionar Cdigos_inaceptables y Trans_abril.

 Crear un campo computado en Trans_abril


1 En la ventana de Formato de tabla, haga clic
en el botn Agregar una nueva expresin .
2 Ingrese Sub_cdigos_abril como el nombre.
3 Haga clic en f(x). Aparecer el Generador
de expresiones.
4 En el cuadro Expresin, ingrese:
A continuacin determinar si hay transacciones del mes
SUBSTR(ALLTRIM(Cdigos);1;4) de abril con cdigos de no aceptables. En primer lugar,
5 Haga clic en Aceptar. deber aislar las transacciones inaceptables comparando
los cdigos de transaccin en las dos tablas.

 Usar el comando Relaciones para buscar transacciones


inaceptables
1 Con la tabla Trans_abril activa, seleccione Datos
Relacionar tablas. Aparecer el cuadro de dilogo
Relaciones.
6 Haga clic en la marca de verificacin verde.
Cierre la ventana Formato de tabla.
7 Haga clic con el botn secundario del ratn en el
encabezado de la columna Cdigos. Haga clic en
Agregar columnas. Aparecer el cuadro de dilogo

56 ACL en Prctica
Determinar cules son las transacciones inaceptables

Si tambin el mensaje de Gua de inicio aparece, 5 Haga clic en Finalizar.


seleccione No volver a mostrar este dilogo y haga A continuacin, agregar a la vista el campo
clic en Aceptar. Sub_cdigos_inaceptables de la tabla
Cdigos_inaceptables.
6 Haga clic con el botn secundario del ratn en
el encabezado de la columna Sub_cdigos_abril.
Haga clic en Agregar columnas. Aparecer el cuadro
de dilogo Agregar columnas.
7 En la lista desplegable De tabla, seleccione Cdigos
inaceptables. Aparecern los campos de la tabla
Cdigos_inaceptables en la lista de Campos
2 Haga clic en Agregar tabla. disponibles.

3 Haga doble clic en Cdigos_inaceptables. 8 Ample la columna Nombre para poder ver los
Aparecer la tabla Cdigos_inaceptables nombres de los campos. Haga doble clic en
en el cuadro de dilogo Relaciones. Cdigos_inaceptables. Sub_cdigos_inaceptables.

Para organizar las tablas en el cuadro de dilogo Relaciones,


arrastre las tablas con el ratn o haga clic con el botn
secundario y seleccione Organizar tablas.

4 Haga clic y arrastre Sub_cdigos_abril de la tabla


Trans_abril a Sub_cdigos_inaceptables en la tabla
Cdigos_inaceptables.

9 Haga clic en Aceptar.


Ahora que tiene en la vista el campo
Sub_cdigos_inaceptables de la tabla
Cdigos_inaceptables, los registros sin cdigos
inaceptables aparecen en blanco en el campo
Sub_cdigos_inaceptables.
Puede aplicar un filtro para ver slo las transacciones
Si vincula los campos incorrectos, haga clic con el inaceptables.
botn secundario del ratn en la lnea y seleccione
Editar relacin. Seleccione los campos que desea
vincular y haga clic en Aceptar.

ACL en Prctica 57
Captulo 6: Analizar transacciones

 Aplicar un filtro para ver transacciones inaceptables Aparecer la nueva tabla en la vista. Ajuste el ancho
1 Con la tabla Trans_abril, seleccione las entradas de las columnas segn sea necesario y organcelas
en blanco en el campo Sub_cdigos_inaceptables como lo desee.
y haga clic en ellas con el botn secundario del ratn. Utilice el comando Contar para contar cuntas
Seleccione Filtro rpido No igual. transacciones inaceptables hay, a fin de escribir este
Ha filtrado todos los registros con entradas en blanco nmero en el log y crear un seguimiento de auditora.
en el campo Sub_cdigos_inaceptables. Ahora ACL Debe contar con siete transacciones inaceptables.
slo muestra los registros que tienen cdigos
inaceptables.
2 Elimine los campos Sub_cdigos_abril y Cdigos
de la vista.
3 Seleccione Analizar Contar registros. Haga clic
en Aceptar. Hay 7/281 transacciones inaceptables.
A continuacin, extraiga los registros a una nueva tabla. Si mira los resultados, puede ver que se realizaron
cuatro transacciones inaceptables el 14 de abril.
 Extraer los registros a una nueva tabla Puede crear un filtro de fecha y contar la cantidad
1 Seleccione Datos Extraer datos. Aparecer el de registros para escribir esta informacin en el log.
cuadro de dilogo Extraer. 5 Cierre la vista y haga clic en S cuando ACL le indique
2 En el cuadro de dilogo Extraer, seleccione Campos. que la guarde.
3 Haga clic en Extraer campos. En la lista Campos
disponibles, seleccione los siguientes campos:
Monto
NmTarj
Sub_cdigos_abril
NroClien
Descripcin
Fecha_trans
4 En el campo En, ingrese
Trans_abril_inaceptable. Haga clic en Aceptar.
Haga clic en S cuando se le pregunte si desea
guardar los cambios en Trans_abril.

58 ACL en Prctica
Identificar empleados

Identificar empleados Identificar los departamentos de los empleados


En primer lugar deber relacionar cada empleado
Ahora que ha confirmado que algunas transacciones
con su departamento.
no son aceptables, podr determinar qu empleados
realizaron esas compras. Tambin puede identificar La tabla Dpto_compaa contiene los cdigos
el departamento al que pertenecen estos empleados. y nombres de los departamentos, por ejemplo,
800000 para el departamento de Consultora.
Puede obtener informacin de varias tablas y combinarla
en una sola vista. La meta es generar un reporte con lo La tabla Empleados contiene el campo NroEmpl,
siguiente: que comienza con el primer dgito del cdigo del
departamento.
Nombre del empleado
Al comparar el primer dgito del cdigo de empleado
Nmero de tarjeta de crdito
con el primer dgito del cdigo del departamento, podr
Departamento identificar el departamento al cual pertenece el empleado.
Importe de la transaccin
Para efectuar esta comparacin, deber crear un campo
Fecha de la transaccin computado en cada tabla que considere el primer dgito
Cdigo de transaccin de los valores Cd_dpto. Luego compare este dgito con
el primero del cdigo NroEmpl de la tabla Empleados.
Descripcin del cdigo de transaccin
Comience verificando los tipos de datos de estos campos
Tareas en la ficha Editar campos/expresiones de la ventana
Determinar a qu departamento pertenecen los empleados cuyas Formato de tabla.
tarjetas de crdito se usaron para realizar transacciones inaceptables.
 Crear un campo computado que contenga el primer dgito
Crear una lista de los empleados cuyas tarjetas de crdito del campo Cd_dpto
se usaron para realizar transacciones inaceptables.
Generar un reporte de los empleados cuyas tarjetas de 1 Abra la tabla Dpto_compaa.
crdito se usaron para realizar transacciones inaceptables. 2 Seleccione Edicin Formato de tabla. Aparecer
la ventana Formato de tabla. En la ficha Editar
campos/expresiones, asegrese de que el campo
Cd_dpto tiene el tipo de datos UNICODE.
Cmbielo si fuera incorrecto.
3 En la ficha Editar campos/expresiones, haga clic
en el botn Agregar una nueva expresin .
4 Ingrese el nombre Cd_dpto_1.

ACL en Prctica 59
Captulo 6: Analizar transacciones

5 Haga clic en f(x). Aparecer el Generador de A continuacin crear un campo computado en la tabla
expresiones. Ingrese la siguiente expresin: Empleados que utiliza el primer dgito del campo de
nmero de empleado NroEmpl.
SUBSTR(ALLTRIM(Cd_dpto);1;1)
6 Haga clic en Aceptar. Haga clic en la marca  Crear un campo computado que muestre el primer dgito
de verificacin verde. del campo NroEmpl
7 Cierre la ventana Formato de tabla. 1 Abra la tabla Empleados.
Ahora tiene un nuevo campo computado denominado 2 Seleccione Edicin Formato de tabla. Aparecer
Cd_dpto_1, que puede agregar a la vista. la ventana Formato de tabla.
3 En la ficha Editar campos/expresiones, haga clic
 Agregar el nuevo campo calculado a la vista
en el botn Agregar una nueva expresin .
1 Haga clic con el botn secundario del ratn en el
4 Ingrese el nombre NroEmpl_1.
encabezado de la columna Cd_dpto. Seleccione
Agregar columnas. 5 Haga clic en f(x). Aparecer el Generador de
expresiones. En el cuadro Expresin, ingrese:
2 Haga doble clic en Cd_dpto_1.
Haga clic en Aceptar. SUBSTR(ALLTRIM(NroEmpl);1;1)
El primer dgito de la columna Cd_dpto_1 coincide 6 Haga clic en Aceptar. Haga clic en la marca
con el primer dgito de la columna Cd_dpto. de verificacin verde.
Puede quitar la columna Cd_dpto dado que la 7 Cierre la ventana Formato de tabla.
nueva columna tiene la informacin pertinente.
Ahora agregue este campo a la vista.
3 Haga clic con el botn secundario del ratn
8 Haga clic con el botn secundario del ratn en
en la columna Cd_dpto y seleccione Eliminar
columnas seleccionadas. Haga clic en Eliminar. el encabezado de la columna NroEmpl. Seleccione
Agregar columnas. Aparecer el cuadro de dilogo
Agregar columnas. Haga doble clic en NroEmpl_1.
Haga clic en Aceptar.
Aparecer la nueva columna NroEmpl_1 en la vista.
Relacione la tabla Empleados con la tabla
Departamentos_compaa utilizando los
campos NroEmpl_1 y Cd_dpto_1.
4 Cierre la vista y haga clic en S cuando se le indique
que la guarde.

60 ACL en Prctica
Identificar empleados

 Relacionar las tablas Empleados y Dpto_compaa Aparecer la columna Nombre_dpto en la vista. Se est
1 Con la tabla Empleados activa, seleccione Datos acercando a su objetivo de crear un reporte. La siguiente
Relacionar tablas. Aparecer el cuadro de dilogo tarea consistir en extraer esta vista a una nueva tabla.
Relaciones.
 Extraer campos a una nueva tabla
2 Haga clic en Agregar tabla. Aparecer el cuadro
de dilogo Agregar tabla. 1 Con la tabla Empleados activa, seleccione Datos
3 Haga doble clic en Dpto_compaa. Extraer datos. Aparecer el cuadro de dilogo Extraer.
4 Arrastre el campo NroEmpl_1 de la tabla Empleados 2 Seleccione Campos. Haga clic en el botn
al campo Cd_dpto_1 de la tabla Dpto_compaa. Extraer campos.
Aparecer el cuadro de dilogo
Campos seleccionados.
3 Agregue los siguientes campos a la lista de
Campos seleccionados:
Nombre
Apellido
NmTarj
4 En la lista desplegable De tabla,
5 Haga clic en Finalizar. seleccione Dpto_compaa.
El paso siguiente consiste en agregar la columna Aparecern los campos en la tabla Dpto_compaa.
Nombre_dpto a la vista. 5 Agregue el campo Dpto_compaa.Nombre_dpto
6 Haga clic con el botn secundario del ratn en el a la lista de Campos seleccionados.
encabezado de la columna NmTarj y seleccione
Agregar columnas. Aparecer el cuadro de dilogo
Agregar columnas.
7 En la lista desplegable De tabla, seleccione
Dpto_compaa. Haga doble clic en el campo
Dpto_compaa.Nombre_dpto. Haga clic en Aceptar.

6 Haga clic en Aceptar.


7 En el campo En, ingrese Dpto_empleados. Haga clic
en Aceptar. Haga clic en S cuando ACL le indique
guardar los cambios.
Se abre la nueva tabla Dpto_empleados en la vista.

ACL en Prctica 61
Captulo 6: Analizar transacciones

Crear una lista de empleados  Crear una vista detallada de las transacciones inaceptables

El siguiente paso es relacionar la tabla Dpto_empleados 1 Con la tabla Trans_abril_inaceptable activa,


con la tabla Trans_abril_inaceptable utilizando el seleccione Datos Relacionar tablas.
campo de nmero de tarjeta en cada tabla. 2 Seleccione Agregar tabla. Aparecer el cuadro
de dilogo Agregar tabla. Haga doble clic en
Para poder usar el comando Relaciones, primero deber Dpto_empleados.
uniformar los dos campos de nmero de tarjeta para
utilizarlos como campos clave. Compruebe los campos 3 Arrastre el campo NmTarj de la tabla
de nmero de tarjeta de las dos tablas en la ventana Dpto_empleados al campo RecorteNmTarj
de la tabla Trans_abril_inaceptable.
Formato de tabla.

 Comparar y uniformar los campos de nmero de tarjeta


1 Con la tabla Dpto_empleados activa, seleccione
Edicin Formato de tabla.
La lista de campos indica que el campo NmTarj
tiene una longitud de 32 y un tipo de datos Unicode.
Un nmero de tarjeta de crdito tiene 16 caracteres,
lo cual significa que no hay espacios adicionales. 4 Haga clic en Finalizar.
Cada carcter Unicode consta de dos bytes. Ahora, las tablas Trans_abril_inaceptable
Esto significa que un campo con 16 caracteres y Dpto_empleados estn relacionadas.
ocupa una longitud de 32. En la vista, agregue todas las columnas que desea
2 Cierre la ventana Formato de tabla. incluir en el reporte final.
3 Abra la tabla Trans_abril_inaceptable. 5 Haga clic con el botn secundario del ratn en
el encabezado de la columna NmTarj. Seleccione
4 Seleccione Edicin Formato de tabla. Agregar columnas. Aparecer el cuadro de dilogo
El campo NmTarj tiene una longitud superior a 32, Agregar columnas.
lo que significa que este campo tiene espacios
adicionales. Por lo tanto, deber recortarlo.
5 Haga clic en el botn Agregar una nueva expresin .
6 Ingrese RecorteNmTarj como el Nombre.
7 En el cuadro f(x), ingrese esta expresin:
SUBSTR(ALLTRIM(NmTarj);1;16)
8 Haga clic en la marca de verificacin verde.
9 Cierre la ventana Formato de tabla.

62 ACL en Prctica
Identificar empleados

6 En la lista desplegable De tabla, seleccione Obviamente, no puede suponer de inmediato que los
Dpto_empleados. Agregue los siguientes campos empleados que aparecen en la lista son los responsables
a la lista de Campos seleccionados: de las transacciones inaceptables debido a que es posible
Dpto_empleados.Nombre que otra persona haya usado la tarjeta. No obstante, puede
Dpto_empleados.Apellido crear un reporte de los resultados y el departamento
correspondiente de Metaphor Corporation realizar
Dpto_empleados.Nombre_dpto
las investigaciones necesarias.
Haga clic en Aceptar.
7 Organice los campos de la vista de manera que
se visualicen en el siguiente orden:
Nombre
Apellido
Nombre_dpto
Monto
Descripcin
Fecha_trans
NmTarj
Sub_cdigos_abril
NroClien
Ahora puede ver la lista de empleados cuyas tarjetas de
crdito se usaron para realizar transacciones inaceptables.
Puede reorganizar y ajustar los campos segn sea
necesario para que la vista resulte atractiva.

ACL en Prctica 63
Captulo 6: Analizar transacciones

Generar reportes de los resultados 4 Seleccione Datos Reporte.


ACL ofrece dos mtodos para generar reportes. 5 En la ficha Salida, seleccione Archivo. Seleccione
Usted puede generar un reporte estndar de ACL Archivo de texto HTML en la lista desplegable
o crear uno que se visualiza en Crystal Reports. Tipo de archivo.
En este procedimiento, utilizar la funcin 6 En el cuadro de texto Nombre, ingrese
estndar de ACL. Trans_abril_2006_inaceptable.
Haga clic en Aceptar.
Para obtener ms informacin sobre cmo usar Crystal Reports 7 En el Explorador de Windows, ubique la carpeta
para generar reportes, seleccione Ayuda ndice y busque C:\ACL Data\Archivos de datos de muestra y haga
Crystal Reports.
doble clic en Trans_abril_2006_inaceptable.html.
El reporte se abre en su explorador Web.
 Generar un reporte estndar de ACL
1 Seleccione Datos Reporte.
Aparecer el cuadro de dilogo Reporte.
2 Ingrese un encabezado descriptivo, como por ejemplo:
Transacciones no aceptables en Metaphor
Corporation del mes de abril de 2006
3 En la ficha Salida, seleccione Pantalla.
Haga clic en Aceptar.
El reporte aparecer en la ficha Generar.

Guarde el reporte como archivo HTML.

64 ACL en Prctica
Revisin del captulo

Ejercicios Revisin del captulo


1 Genere un reporte que indique todas las transacciones
aceptables. Los procedimientos sern los mismos En este captulo usted realiz las siguientes tareas:
que los utilizados para el reporte que presenta las Examin las tablas que contiene cdigos de
transacciones inaceptables, con la salvedad de que categoras de establecimientos aceptables y no
usted utilizar la lista Cdigos_aceptables como aceptables para asegurarse de que estos cdigos
base para hacer la comparacin. no aparecen en ninguna de las tablas.
Con el comando Relaciones, cree una vista Cre una tabla con transacciones inaceptables
que muestre la siguiente informacin: solamente.
Nombre del empleado
Relacion los empleados que realizaron
Nmero de tarjeta de crdito transacciones inaceptables con sus
Departamento departamentos.
Importe de transacciones aceptables Cre un reporte que describe en detalle todas
Fecha de la transaccin las transacciones inaceptables del mes de abril.
Cdigo de transaccin
Descripcin del cdigo de transaccin
Extraiga esta vista a una nueva tabla
Trans_aceptable_por_empl_abril y exprtela
a un archivo Excel.
2 Recuerde que algunas transacciones no tienen
cdigos de categora aceptable ni de no aceptable.
Estas son las transacciones que requieren aprobacin
pero no estn prohibidas. Cree una tabla de transacciones
que no son ni aceptables ni no aceptables. Cuntas
transacciones integran esta categora?
3 Extraiga todas las transacciones que existen en
la categora de aprobacin requerida a otra tabla.
4 Consulte las tablas Trans_abril;
Trans_abril_inaceptable y Empleados.
Qu porcentaje de empleados con tarjeta
de crdito realiz transacciones inaceptables?
5 Cmo usara ACL para enviar por correo
electrnico los resultados del reporte?

ACL en Prctica 65
Captulo 6: Analizar transacciones

66 ACL en Prctica
C APTULO 7

V ALIDAR , CORREGIR Y EXTRAER DATOS 7

Corregir los datos para el anlisis

En este captulo Hasta aqu planific y cre un proyecto, le agreg datos y lo analiz.
Organizar el proyecto Bas su anlisis en las transacciones de tarjeta de crdito del mes de abril
con carpetas de 2006 de Metaphor.
Ampliar el proyecto para incluir
las transacciones de mayo Ahora le solicitaron que analice las transacciones del mes de mayo de 2006.
Combinar las transacciones Desafortunadamente, estas transacciones estn en dos archivos separados
de mayo en una sola tabla y los datos no son tan claros como los de las transacciones del mes de abril
Corregir las listas de nmeros de 2006. Por lo tanto, deber realizar tareas adicionales para disponer de los
de tarjeta y de empleados
datos en un estado que le permita analizarlos con facilidad. Una vez que haya
corregido los datos de las transacciones, los extraer a nuevas tablas.

67
Captulo 7: Validar, corregir y extraer datos

Importar los datos de Usar carpetas para organizar el proyecto


transacciones de mayo Para mantener el proyecto organizado, mover sus archivos
de trabajo del mes de abril a otra carpeta. Puede crear otra
Usted ya tiene un proyecto para el anlisis de Metaphor carpeta para los archivos de trabajo del mes de mayo.
en ACL. Cre uno que contiene todas las transacciones Podr ver todos los archivos segn sea necesario,
del mes de abril. En esta seccin proceder a agregar pero el Panorama no mostrar los elementos
las transacciones de mayo. que usted no est utilizando.
Tareas  Crear un carpeta denominada Abril 2006
Crear carpetas para las transacciones de abril y mayo.
1 Seleccione Archivo Nuevo Carpeta.
Importar hojas de clculo del libro Trans_mayo.xls de Excel. Aparecer una carpeta. Ingrese el nombre de
Comparar los formatos de las dos tablas de transacciones. la carpeta: Abril 2006. Presione la tecla INTRO.
2 Seleccione y arrastre todas las tablas a la carpeta Abril
2006 como lo hara en el Explorador de Windows.
3 Haga clic en Tutorial_ACL_Metaphor.ACL.
Seleccione Archivo Nuevo Carpeta. Escriba el
nombre de la carpeta: Mayo 2006 y presione INTRO.

68 ACL en Prctica
Importar los datos de transacciones de mayo

Importar datos de transaccin de mayo de 2006 la lista desplegable Formato. Haga clic en la marca
de verificacin verde.
El libro Trans_mayo.xls contiene dos hojas de clculo
con los datos de las transacciones del mes de mayo de Haga doble clic en el campo NmTarj, cambie el
2006. Consulte Captulo 3: Configurar el proyecto tipo de datos a UNICODE y haga clic en la marca
si tiene dudas sobre la importacin de datos. de verificacin verde.
Haga doble clic en el campo Cdigos, cambie el
 Importar el libro Trans_mayo.xls de Excel tipo de datos a UNICODE y haga clic en la marca
de verificacin verde.
1 Haga clic con el botn secundario del ratn en
la carpeta Mayo 2006. Seleccione Nuevo Tabla. 3 Cierre la ventana Formato de tabla.
Aparecer el Asistente de Definicin de Datos. 4 Seleccione Datos Verificar y verifique todos
Siga avanzando por las pantallas del asistente los campos. No debe tener datos no vlidos.
y seleccione Trans_mayo.xls. 5 Repita el mismo procedimiento con la tabla
2 Debido a que ACL guarda los datos de cada hoja Trans2_mayo.
de clculo como una tabla separada, ser necesario
importar el archivo Trans_mayo.xls una vez por cada
hoja de clculo. En la pantalla Origen de los datos,
seleccione la primera hoja de clculo e introduzca un
valor en el cuadro Longitud mxima del campo
Carcter. Guarde la tabla como Trans1_mayo.
Regrese al paso 1 y guarde la segunda hoja de clculo
como Trans2_mayo.

 Editar el formato de las dos nuevas tablas


1 Con la tabla Trans1_mayo activa, seleccione
Edicin Formato de tabla. Aparecer la ventana
Formato de tabla.
2 Edite los campos Monto; NmTarj y Cdigos:
Haga doble clic en el campo Monto. Seleccione
NUMERIC en la lista desplegable Tipo. Ingrese un
2 en el campo Dec para que el campo Monto tenga
dos lugares decimales. Seleccione -999.999,99 en

ACL en Prctica 69
Captulo 7: Validar, corregir y extraer datos

Comparar y corregir los formatos de tablas 5 En el cuadro de texto Lnea de comando, ingrese
DISPLAY. Presione INTRO. ACL muestra el formato
Para poder combinar las tablas, los valores de Inicio; de tabla.
Tipo y Longitud de cada campo de cada una de las tablas
deben ser exactamente los mismos. Para comparar las
tablas, puede usar DISPLAY en la lnea de comando.

La mayora de las actividades que se realizan en ACL tambin


pueden ejecutarse escribiendo los comandos de Script ACL en
la lnea de comando. Script ACL es el lenguaje que se utiliza 6 Compare el contenido de las dos fichas Mostrar.
para escribir scripts y ejecutar comandos en ACL.
Los formatos de las tablas son idnticos excepto por
una sola inconsistencia: en Trans1_mayo, el campo
 Comparar el formato de las tablas de transaccin Monto tiene una longitud de 32 caracteres, pero en
Trans2_mayo, el campo Monto tiene una longitud
1 Abra la tabla Trans1_mayo. Seleccione Ventana de 30 caracteres.
Mostrar lnea de comando. Aparecer la lnea
de comando. Puede resolver este problema ajustando el formato
de Trans1_mayo.
2 En el cuadro de texto Lnea de comando, ingrese
DISPLAY. Presione INTRO. ACL muestra el formato  Corregir el formato de Trans1_mayo
de tabla. 1 Abra Trans1_mayo.
2 En la vista, haga clic con el botn secundario del ratn
en la columna Monto y seleccione Ordenacin
rpida descendente.
La vista muestra que el valor mximo de Monto
en Trans1_mayo es 1.983,04. Este valor no necesita
32 caracteres. Puede cambiar sin problemas la longitud
del campo Monto a 30 para que coincida con la del
3 En la ficha Mostrar, haga clic en el botn de chinche campo Monto de la tabla Trans2_mayo. El campo
para asegurarse de que ACL muestre los otros Monto comienza en la posicin 141 y no le siguen
resultados del comando adems de los resultados otros campos, de manera que no se afectarn las
actuales. posiciones de los dems campos al cambiar este campo.
4 Abra la tabla Trans2_mayo. 3 Seleccione Edicin Formato de tabla. Aparecer la
ventana Formato de tabla. Haga doble clic en Monto.
Cambie Long a 30. Haga clic en la marca de
verificacin verde.
4 Cierre la ventana Formato de tabla.

70 ACL en Prctica
Combinar y verificar las tablas

Combinar y verificar las tablas Combinar las tablas de transacciones del


mes de mayo
En esta seccin, combinar las transacciones de las
dos tablas de mayo en una sola tabla. Con el mtodo extraer y anexar, usted puede extraer
el archivo Trans1_mayo y crear una nueva tabla.
Puede combinar informacin de dos o ms tablas
aplicando los siguientes mtodos: Puede extraer la informacin de Trans2_mayo
y agregarla al final de la tabla nueva. La tabla nueva
Unir: El comando Unir crea una nueva tabla contendr la informacin combinada de las dos tablas.
que incluye los campos seleccionados en los
dos archivos. Puede utilizar otros mtodos para combinar los datos,
pero el mtodo extraer y anexar es ideal para tablas
Relaciones: El comando Relaciones no crea una
que tienen formatos idnticos.
nueva tabla sino que permite analizar los campos
de cada una de las tablas relacionadas como si
 Usar el mtodo extraer y anexar para combinar dos tablas
estuvieran en la misma tabla.
Extraer y anexar: Puede extraer registros 1 Con la tabla Trans1_mayo activa, seleccione Datos
y anexarlos a una tabla existente. Extraer datos.

Combinar: Puede combinar los campos 2 Seleccione Campos. Haga clic en Extraer campos.
de dos tablas en una sola. Aparecer el cuadro de dilogo Campos seleccionados.
3 Si es necesario, en la lista de Campos disponibles,
Usted tiene dos tablas de transacciones de tarjetas de
haga clic en el encabezado de la columna Inicio
crdito: Trans1_mayo y Trans2_mayo, con el mismo
para mostrar todos los campos en orden secuencial,
formato. Para analizarlas como una unidad, es necesario
comenzando con NmTarj.
combinarlas.
4 Haga clic en Agregar todos. Haga clic en Aceptar.
Tareas Se extraen todos los campos en el orden indicado.
Usar el comando extraer y anexar para combinar las tablas 5 Ingrese Trans_mayo_todas en el campo En.
de transacciones del mes de mayo. Haga clic en Aceptar.
Verificar la tabla combinada.
ACL crea una nueva tabla, Trans_mayo_todas,
Comprobar si existen transacciones duplicadas en la tabla. que contiene los datos de Trans1_mayo.
Ahora anexe los datos de Trans2_mayo a la tabla
Trans_mayo_todas.
6 Abra Trans2_mayo. Seleccione Datos Extraer datos.

ACL en Prctica 71
Captulo 7: Validar, corregir y extraer datos

7 Seleccione Campos. Haga clic en Extraer campos. Verificar la nueva tabla


Aparecer el cuadro de dilogo Campos
seleccionados. Utilice los comandos Verificar y Contar para asegurarse
de que las dos tablas se anexaron correctamente.
8 Si es necesario, en la lista de Campos disponibles,
haga clic en el encabezado de la columna Inicio  Verificar la nueva tabla
para mostrar todos los campos en orden secuencial
comenzando con NmTarj. Este orden es exactamente 1 Seleccione Datos Verificar.
igual al que utiliz con la tabla Trans1_mayo. 2 Haga clic en Verificar campos. Haga clic en Agregar
9 Haga clic en Agregar todos. Haga clic en Aceptar. todos. Haga clic en Aceptar.
10 Ingrese Trans_mayo_todas en el campo En. 3 En la ficha Salida, asegrese de seleccionar Pantalla.
Haga clic en Aceptar.
11 En la ficha Ms, seleccione Anexar al archivo existente.
12 Haga clic en Aceptar. Debe obtener el resultado: 0 errores de validez de datos
detectados.
ACL abre la tabla Trans_mayo_todas. Ahora puede
trabajar con esta tabla en ACL como lo hara con  Comparar el recuento en cada tabla
cualquier otra tabla.
1 En la tabla Trans_mayo_todas, seleccione
Analizar Contar registros. Haga clic en Aceptar.
Debe tener 200 registros.
2 Cuente los registros de la tabla Trans1_mayo.
Debe tener 86.
3 Cuente los registros de la tabla Trans2_mayo.
Debe tener 114.
El procedimiento de extraer y anexar ha resultado
satisfactorio.

72 ACL en Prctica
Combinar y verificar las tablas

Comprobar si hay duplicados en la tabla combinada Ejercicios


Al combinar dos tablas, revise siempre si hay errores en 1 Ejecute el comando Perfil en la tabla
las entradas de datos. Las entradas duplicadas pueden Trans_mayo_todas. Tome nota de los valores
indicar que una persona ingres la misma transaccin de transacciones ms elevados y ms bajos.
dos veces en las hojas de clculo originales de Excel.
2 Compruebe si hay duplicados en el campo NroClien.
Las transacciones duplicadas tambin pueden indicar Clasifique la tabla en funcin del mismo campo.
fraude. Los empleados pueden dividir las transacciones Los resultados son significativos?
de tarjeta de crdito para evitar su examen. Por ejemplo, 3 Exporte una tabla a un archivo XML que indique el
en lugar de tener una compra de $2.000, el empleado nombre del empleado, el nmero de tarjeta y el valor
podra tener dos transacciones separadas de $1.000.
total en dlares de las transacciones relacionadas
Alternativamente, los establecimientos podran cobrar
por tarjeta del mes de mayo. Vea el archivo en
dos veces por el mismo producto o servicio.
Internet Explorer.
Utilice el comando Duplicados para buscar transacciones
de importes idnticos.

 Comprobar si hay duplicados en la tabla


Trans_mayo_todas
1 Abra la tabla Trans_mayo_todas.
2 Seleccione Analizar Buscar duplicados.
Aparecer el cuadro de dilogo Duplicados.
3 Seleccione Monto en la lista de Duplicados en.
4 Haga clic en Listar campos. Haga clic en
Agregar todos. Haga clic en Aceptar.
5 En la ficha Salida, asegrese de seleccionar Pantalla.
Haga clic en Aceptar.
6 Vea los resultados. Est comprobando si hay valores
duplicados de Monto.
Debe tener una transaccin de una tienda de software
y una de Southwest. Ambas son por el mismo importe.
Tambin debe tener dos transacciones del Hilton por
el mismo importe con una diferencia de un da.
En su opinin, cul es la posible importancia
de estos importes duplicados?

ACL en Prctica 73
Captulo 7: Validar, corregir y extraer datos

Aislar y corregir errores Comprobar el formato de los nmeros de tarjetas


de validez Es necesario determinar cules son los nmeros de
tarjetas de la tabla que presentan un formato no vlido.
En la ltima seccin, usted verific los datos importados. A tal fin, aplique un filtro al campo NmTarj que utilice
Sin embargo, una cosa es verificar los datos y otra diferente una funcin anidada compuesta por ALLTRIM( ) y MAP( ):
es validarlos. Por ejemplo, usted determin que el campo ALLTRIM( ) elimina todos los espacios en blanco
NmTarj es slo de caracteres, de modo que los datos son a la derecha de cada entrada de nmero de tarjeta.
del tipo texto Unicode. No obstante, an debe determinar
MAP( ) evala si cada nmero de tarjeta, sin los
si los nmeros de tarjeta son vlidos, lo que significa que
espacios en blanco a la derecha, tiene exactamente
cada entrada debe tener 16 dgitos y no otros caracteres.
16 dgitos.
En esta seccin usted crear:
 Aplicar un filtro para mostrar los nmeros de tarjetas
Un filtro para mostrar slo las entradas vlidas. no vlidos
Un filtro para mostrar slo las entradas no vlidas. 1 Con la tabla Trans_mayo_todas activa, haga clic
Si algunas entradas no son vlidas, usted puede corregir en el botn Editar el filtro de vista .
los problemas o filtrar los registros que contienen estas Aparecer el cuadro de dilogo Editar el filtro
entradas. de vista.
2 En el cuadro Expresin, ingrese la siguiente expresin
Tareas completa en una sola lnea:
Determinar si todos los nmeros de tarjetas tienen exactamente MAP(ALLTRIM(NmTarj);
16 dgitos. "9999999999999999")
Crear un campo de tarjeta de crdito de 16 dgitos. La cadena de diecisis nueves indica que el filtro
Extraer los registros corregidos de tarjetas de crdito determinar si cada valor NmTarj tiene 16 dgitos.
a un nuevo archivo. 3 Haga clic en Aceptar. ACL aplicar el filtro.
Corregir la nueva lista de empleados. 4 Cuente el nmero de registros. Como puede apreciar,
195/200 registros aparecen en la vista, lo que significa
que 5 registros no cumplen el criterio especificado.
5 En el cuadro de texto Filtro, agregue NOT
al principio de la expresin:
NOT MAP(ALLTRIM(NmTarj);
"9999999999999999")
Presione la tecla INTRO. El operador NOT hace que
ACL muestre las entradas no vlidas.

74 ACL en Prctica
Aislar y corregir errores de validez

6 Recuente los registros. Debe tener 5/200. Crear un campo de nmero de tarjeta
Los nmeros de tarjetas no vlidos contienen guiones de 16 dgitos
o espacios extraos. En este caso, puede ver de inmediato Compara estos nmeros de tarjeta que tienen guiones
todas las entradas no vlidas, pero en un proyecto grande, y espacios con otra lista de nmeros de tarjeta que no
es posible que no pueda hacerlo. tienen guiones y espacios. A tal fin, cree un campo
computado en la tabla Trans_mayo_todas en el que
todos los nmeros de tarjetas tienen 16 dgitos sin
espacios ni guiones.
Adems, el campo que cree deber contener todos los
nmeros de tarjetas vlidos sin cambiarlos. Los nmeros
no vlidos deben corregirse sin modificar los dgitos.

 Crear un campo computado con nmeros de tarjetas


corregidos
1 En la tabla Trans_mayo_todas, haga clic en
el botn Eliminar filtro para quitar el filtro.
La vista muestra todos los registros.
1 Seleccione Edicin Formato de tabla.
Aparecer la ventana Formato de tabla.
2 Haga clic en el botn Agregar una nueva
expresin .
3 Ingrese NTC_Corregido en el campo Nombre.
4 Haga clic en el botn f(x). Aparecer el Generador
de expresiones. La expresin que usted cree
completar el campo NTC_Corregido.
5 Ingrese la siguiente expresin:
ALLTRIM(INCLUDE(NmTarj;"0123456789"))
6 Haga clic en Aceptar. Vuelva a aparecer la ficha
Editar campos/expresiones.
7 Haga clic en la marca de verificacin verde.
8 Cierre la ventana Formato de tabla.
Ahora puede agregar el nuevo campo a la vista.

ACL en Prctica 75
Captulo 7: Validar, corregir y extraer datos

 Agregar el campo calculado NTC_Corregido a la vista Extraer los registros corregidos a una
1 Haga clic con el botn secundario del ratn en el nueva tabla
encabezado de la columna NmTarj. Seleccione Como ha creado un campo que slo contiene nmeros
Agregar columnas. Aparecer el cuadro de dilogo de tarjetas vlidos, el paso siguiente consiste en extraer los
Agregar columnas. registros a una nueva tabla. Tambin puede usar esta tabla
2 Haga doble clic en NTC_Corregido. para realizar otros anlisis.
Haga clic en Aceptar.
3 Elimine la columna NmTarj.  Extraer los registros corregidos a una nueva tabla

Debido a que el campo de nmero de tarjeta est 1 Seleccione Datos Extraer datos.
corregido, ya no ser necesario ver el campo 2 Seleccione Campos. Haga clic en el botn
NmTarj. Extraer campos. Aparecer el cuadro de dilogo
Aplique el filtro para asegurarse de que el campo Campos seleccionados.
NTC_Corregido slo contiene dgitos. 3 Haga clic en Agregar todos. Debido a que NmTarj
4 En el cuadro de texto Filtro, ingrese: contiene entradas no vlidas, no desea incluir ese
campo en la nueva tabla. Elimine el campo NmTarj
MAP(NTC_Corregido;"9999999999999999") de la lista de Campos seleccionados.
Presione la tecla INTRO. Haga clic en Aceptar.
5 Cuente el nmero de registros. Se visualizan los 200. 4 En el cuadro de texto En, ingrese el nombre del
6 Haga clic en el botn Eliminar filtro para quitar archivo Trans_mayo_todas_NTC_Corregido.
el filtro. Haga clic en Aceptar.

La siguiente tarea consistir en extraer esta informacin ACL abre la tabla Trans_mayo_todas_NTC_Corregido.
a una nueva tabla.

76 ACL en Prctica
Aislar y corregir errores de validez

Exportar la tabla combinada de transacciones Crear una tabla de registros de empleados


a Excel sin errores
Usted cre y verific una tabla que combina las dos tablas Para el mes de mayo, le entregaron una lista de empleados
que representan las transacciones de tarjetas de crdito ligeramente diferente: Empleados_mayo_con_NTC.xls.
del mes de mayo de 2006. Es posible que desee tener La tabla slo incluye los empleados que tienen tarjetas
estos datos en formato Excel. de crdito de Metaphor.

 Exportar la tabla Trans_mayo_todas_NTC_Corregido  Importar la nueva tabla de empleados


a Excel
1 Importe el archivo Empleados_mayo_con_NTC.xls
1 Con la tabla Trans_mayo_todas_NTC_Corregido a la carpeta Mayo 2006 y gurdelo como
activa, seleccione Datos Exportar a otra Empleados_mayo_con_NTC.
aplicacin. 2 Desplcese por la nueva tabla.
2 Seleccione Campos. Puede ver que en el campo Apellido del registro inferior dice
3 Seleccione los campos que desea exportar en el orden Empleados de Metaphor y que todas las dems entradas
en el que desea que aparezcan. Los campos aparecern de campos de este registro estn vacas. Resulta claro que
en la hoja de clculo de Excel en este orden, no es un registro de empleado y, lo por tanto, debe filtrarse.
de izquierda a derecha.
 Filtrar los registros no vlidos de empleados
4 En la lista desplegable de Exportar como,
seleccione Excel. 1 Con la tabla Empleados_mayo_con_NTC activa,
5 En el campo En ingrese el nombre del archivo haga clic con el botn secundario del ratn en
la entrada Empleados de Metaphor.
Trans_mayo_todas_Corregido.
Haga clic en Aceptar. 2 Seleccione Filtro rpido No igual.
Tambin puede seleccionar la ruta de acceso al archivo. Se filtr el registro no vlido.
Si slo ingresa el nombre, el nuevo archivo se guardar en Si extrae los datos vlidos a otra tabla, no es
la ltima carpeta que us para guardar los datos en ACL. necesario conservar el filtro en la tabla original.

 Extraer los registros vlidos a una nueva tabla


1 Seleccione Datos Extraer datos.
2 Seleccione la opcin Registros.
3 En el cuadro de texto En, ingrese el nombre del archivo
Empleados_mayo_corregido. Haga clic en Aceptar.

ACL en Prctica 77
Captulo 7: Validar, corregir y extraer datos

Ejercicios Ideas para otros anlisis


1 Supongamos que desea que todos los nmeros de En este tutorial, usted trabaj con varios ejemplos que le
tarjetas tengan el formato: xxxx-xxxx-xxxx-xxxx.
permitieron constatar cmo puede realizar anlisis con
Qu estrategia aplicara para crear un campo
ACL. Qu otros anlisis podra realizar con los datos?
computado como ste?
2 Si dispusiera de la informacin necesaria, Considere estas preguntas. Es probable que le surjan
la comprobacin del nmero del seguro social (SSN) muchas ideas aplicables a su propio trabajo.
de cada empleado permitira determinar si cada Las transacciones tienen cdigos de categoras
registro es exclusivo. Cmo comprobara si existen de establecimiento no aceptables?
nmeros del seguro social duplicados? Cmo se Los cdigos de categora de establecimiento
asegurara de que el formato de todos los nmeros utilizados guardan relacin con las
del seguro social tenga una cadena larga de dgitos: responsabilidades de los titulares de las tarjetas?
xxxxxxxxx?
El titular de una tarjeta repite transacciones
3 Prepare una estrategia para analizar las transacciones a intervalos regulares con el mismo
del mes de mayo que refleje la estrategia que utiliz establecimiento?
con las transacciones del mes de abril. Busque las
transacciones no aceptables en este conjunto de El titular de una tarjeta tiene registradas varias
transacciones. transacciones en un perodo breve (por ejemplo,
72 horas) con el mismo establecimiento?
4 Para sus propios proyectos, piense en los diversos
enfoques que mejoran la calidad de los datos antes El titular de una tarjeta realiza transacciones
de importarlos a ACL. Tambin piense en distintos los fines de semana o feriados?
mtodos para comprobar los datos despus de Un nmero de transacciones poco comn tiene
importarlos a ACL. valores redondeados, como por ejemplo, $1.000,
$200 o $450?
Hay contracargos en un nmero de tarjeta
y cmo se explican?
El titular de una tarjeta suele alcanzar o exceder
su lmite de crdito?
Se observa un aumento repentino de las compras
del titular de una tarjeta?
El titular de una tarjeta es responsable de los
gastos de terceros?

78 ACL en Prctica
Revisin del captulo

Cules son los cinco o diez empleados que ms


gastaron? A qu clientes le cargaron los gastos?
Revisin del captulo
Existe alguna relacin entre gastar mucho En este captulo usted realiz las siguientes tareas:
y cargar transacciones no aceptables?
Import un libro de Excel con dos hojas
Determine el total de gasto mensual por de clculo.
departamento. Utilice el campo CdDpto
Combin informacin de dos tablas en una sola.
de la tabla Empleados.
Corrigi un campo de datos que contena datos
Si un empleado carg un pasaje areo, qu otros
no vlidos.
gastos de viaje carg? Por ejemplo, si un empleado
paga con la tarjeta un pasaje areo, es probable Extrajo la tabla de nuevas transacciones a Excel.
que tambin pague con ella el alojamiento Corrigi una tabla filtrando un registro no vlido
y transporte. Es ste el caso? Cules son y extrayendo los resultados a una nueva tabla.
las explicaciones posibles de los patrones
Cre una tabla que combina todas las transacciones
que se observan?
de tarjetas de crdito en una sola tabla.
Si los cdigos de los prestadores de servicios de
catering y panaderas pertenecieran a la categora
de no aceptables, cunto dinero se ahorrara?

ACL en Prctica 79
Captulo 7: Validar, corregir y extraer datos

80 ACL en Prctica
2007 ACL Services Ltd.