AO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO

UNIVERSIDAD SAN PEDRO SAD BARRANCA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTABILIDAD

TEMA: ARCHIVO PERMANENTE Y ARCHIVO CORRIENTE

DOCENTE: DR. COSME NAVARRO HEREDIA

CICLO: VIII A

INTEGRANTES:
Daz Caro, Tayra

BARRANCA -PERU
 INTRODUCCIN

Objetivo General

ARCHIVO PERMANENTE: Facilitar la preparacin de papeles de trabajo, especialmente para aquellas reas que
requieren la referencia de documentos tales como contratos, dictmenes etc. que regulan operaciones que se
extienden a varios perodos.

ARCHIVO CORRIENTE: Facilitar la administracin de todos los documentos que sirvieron de evidencia,
comunicacin e informacin durante la ejecucin de la auditora.

ESPECIFICOS

ARCHIVO PERMANENTE
Facilitar el proceso de familiarizacin, a travs de un conocimiento general de la entidad.

Documentar los hallazgos detectados con los criterios tcnicos, legales o contables que debieron observarse.

Servir de fuente de consulta para la planificacin de las auditoras.

ARCHIVO CORRIENTE
Servir de apoyo para la planificacin de auditoras subsecuentes.

EL ARCHIVO PERMANENTE
Es la recopilacin y organizacin de documentos que contiene copias y extractos de informacin de utilizacin
continua o necesaria para futuras auditoras.

Estos documentos, contienen informacin legal, reglamentaria, organizativa, metodolgica, contractual y otras,
debidamente clasificada y archivada, relativa a la entidad y sus operaciones, con vigencia de un ao o ms, la
cual es de inters y utilizacin continua para la planificacin y ejecucin de las auditoras.

Esta informacin debe recopilarse al iniciarse una primera auditora y actualizarse en las auditorias
subsecuentes.

El objetivo principal de preparar y mantener un archivo permanente es el de tener disponible la informacin

que se necesita en forma continua sin tener que reproducir esta informacin cada ao. El archivo permanente
debe contener toda aquella informacin que es vlida en el tiempo y no se refiere exclusivamente a un solo
perodo. Este archivo debe suministrar al equipo de auditora la mayor parte de la informacin sobre la entidad
para llevar a cabo una auditora eficaz y objetiva. Contiene informacin que servir para auditorias posteriores.
Objetivo General

ARCHIVO PERMANENTE: Facilitar la preparacin de papeles de trabajo, especialmente para aquellas reas que
requieren la referencia de documentos tales como contratos, dictmenes etc. que regulan operaciones que se
extienden a varios perodos.
 Ventajas del Archivo Permanente: Hace posible que el anlisis y revisin de las cuentas del perodo sea ms
riguroso, ya que existe informacin comparativa con aos anteriores. Un ms rpido y mejor entendimiento
por el auditor de las caractersticas principales de la entidad. Reduce el tiempo de ejecucin y revisin de la
auditoria. Evita muchos problemas en el caso de que sea necesario cambiar el equipo de auditoria.

RESPONSABLES
El proceso de creacin y actualizacin es responsabilidad de:

Director de Auditora Interna

Debe velar porque los auditores dispongan de todos los recursos y el apoyo necesario para obtener la
informacin que permita mantener actualizado el archivo permanente.

Adems debe velar porque la creacin y actualizacin del archivo permanente se efecte tcnicamente, para
apoyar el mantenimiento de la base de datos documental de la Contralora General de Cuentas.

Supervisor
Debe velar porque el archivo permanente se cree oportunamente cuando es una primera auditora, y que se
actualice en las auditoras recurrentes, en el proceso de familiarizacin, planificacin y ejecucin del trabajo de
auditora.

Auditores
Deben apoyar al supervisor en la planificacin de las auditoras y en la ejecucin del trabajo, y velarn porque
el archivo permanente se organice y actualice de acuerdo a la metodologa implementada.

Asimismo, son responsables de obtener toda la informacin y documentacin necesaria durante la ejecucin
del trabajo, para la actualizacin del archivo permanente.

Funcionarios y empleados de la entidad

Deben proporcionar toda la documentacin e informacin en los plazos y forma solicitados por el equipo de
auditora.

PROCEDIMIENTO
De acuerdo a las Normas de Auditora Interna Gubernamental, durante el proceso de las auditoras los auditores
estn obligados a crear o actualizar el archivo permanente, para lo cual se debe utilizar el siguiente
procedimiento:

1 Estructura
Para la creacin del archivo permanente, se debe tomar como referencia la siguiente estructura bsica, la cual
no es limitativa, sino por el contrario, es indicativa, por lo tanto, el contenido final de cada archivo depender
entre otros aspectos, de la naturaleza de la entidad, sus operaciones y las necesidades de informacin de la
Unidad de Auditora Interna.

1.1) Caratula

1.2) Elaboracin del ndice

 La elaboracin del ndice debe hacerse con base a la estructura y al anlisis y clasificacin de la informacin
recopilada, cada seccin del archivo permanente debe identificar los documentos que contiene, con base en el
nmero correlativo asignado, con el fin de asegurar su fcil localizacin y control.

1.3) Informacin general

Identificacin de la dependencia (programa, proyecto, direccin etc.) - Direccin, telfono, fax, E mail, etc. -
Autoridades superiores y sus generales - Misin y visin institucional.

1.4) Estructura organizacional

- Manuales de Organizacin
- Manuales de Funciones
- Manuales de Normas y Procedimientos (operativos tcnicos, recursos humanos, informtica etc.)
Organigramas
- Ubicacin geogrfica de programas y proyectos
- Integracin de unidades ejecutoras por programa

1.5) Leyes y Regulaciones

- Ley Orgnica
- Reglamento Orgnico y reglamentos internos
- Decretos, acuerdos gubernativos que regulen la entidad

1.6) Planificacin de Operaciones

- Plan Operativo Anual
- Planes de trabajo
- Cronogramas de actividades
1.7) Informacin Administrativa
- Extractos de Contratos administrativos (prestamos, donaciones,
- fideicomisos, asistencia tcnica construccin, arrendamientos, personal etc.)
- Extractos de actas de Junta Directiva, de Juntas de Licitacin etc )
- Principales polticas institucionales (compras, personal etc.)
- Flujogramas de los procesos ms importantes (compras, nminas)

1.8) Informacin Presupuestaria, Contable y Financiera

- Polticas, contables y presupuestarias
- Normas presupuestarias
- Manuales contables
- Manuales de presupuesto
- Estados financieros
- Estados de ejecucin y liquidacin del presupuesto
- Informes de auditora
- Integraciones de las principales cuentas de activos y pasivos

2 Actualizacin
La actualizacin del archivo permanente es indispensable para que los auditores se apoyen eficientemente en
el proceso de la auditora. El archivo ser de utilidad en la medida que la informacin que contiene, est
debidamente clasificada y actualizada.

La clasificacin y actualizacin de la informacin del archivo permanente es una actividad que debe estar
inmersa en el proceso de toda auditora. La consulta de la informacin, permitir al auditor evaluar la utilidad
de la misma para decidir si se desecha, o si por el contrario, debe seguir
Figurando.

2.1) Acceso y utilizacin

El archivo permanente, es una de las principales fuentes de evidencia, de consulta constante por parte de los
auditores, por lo tanto su acceso o utilizacin debe estar normado por la Unidad de Auditora Interna.

2.2) Identificacin de la informacin, anlisis, clasificacin, y archivo

Este proceso deber delegarse a una persona de la Unidad de Auditora Interna, quien realizar sus actividades
conforme a los procedimientos que establezca el Jefe de la misma.

EL ARCHIVO CORRIENTE

Es un legajo que se organizar con los papeles de trabajo elaborados y obtenidos en la ltima auditora
practicada, que tienen vigencia de un ao, y que sirvieron de evidencia en la comunicacin de informacin
durante el proceso de ejecucin del trabajo y como soporte del informe final de la auditora.

Asimismo, estos documentos sirven para una adecuada administracin de la ejecucin de la auditora, y cuando
procede, para el trmite de acciones legales y administrativas.

El archivo corriente contiene toda la informacin recopilada durante el desarrollo del trabajo de campo: las
pruebas, anlisis, grficos, muestras analizadas y los procedimientos utilizados, los cuales en su conjunto y
aplicndoles un sistema tcnico de organizacin y referenciaran se constituyen en la evidencia del examen de
una unidad auditable

Su importancia radica en que dentro de este archivo se encuentra toda la evidencia y la extensin de los
procedimientos de auditoria contenidos tanto en las pruebas de cumplimiento como en las
Pruebas sustantivas, algunos de los documentos incluidos dentro de este archivo son:

o Cdulas sumarias
o Cdulas de detalle
o Cdulas analticas
o Hojas de hallazgos
o Narrativas
o Cuestionarios de control interno
o Programas de auditoria.

RESPONSABLES
Director de Auditora Interna
Debe velar porque los auditores dispongan de todos los recursos y apoyo para que organicen el archivo
corriente oportuna y tcnicamente, de acuerdo a la metodologa establecida en la presente gua.

Supervisor
Debe velar porque el archivo corriente se cree oportunamente, es decir, desde el inicio de la auditora, durante
la ejecucin del trabajo y hasta su terminacin, de acuerdo a la metodologa implementada, ejecutando una
labor de seguimiento oportuno y permanente en todo el proceso de la auditora.

Auditores
Son responsables de organizar toda la informacin y documentacin que comprender el archivo corriente en
el proceso de la auditora.
 PROCEDIMIENTO
El archivo corriente se debe estructurar de la forma siguiente:

1 Estructura
La siguiente estructura bsica, no es limitativa, sino por el contrario, es indicativa, por lo tanto, el contenido
final de cada archivo depender entre otros aspectos, de las necesidades de informacin, comunicacin,
evidencia y otros durante la ejecucin de la auditora.

1.1) La estructura bsica del archivo corriente es la siguiente:

Planificacin
Informe
Acciones legales
Administrativo

Cartula
Contenido (ndice)

1. Planificacin
En esta rea se deben archivar todos aquellos papeles, documentos y otros que sirvieron de base para planificar
la auditora, que como mnimo debe incluir lo siguiente:

- Papeles de Trabajo que sirvieron para la elaboracin del memorando de planificacin.

- Familiarizacin
- Programa para realizar la visita preliminar
- Evaluacin preliminar del control interno
- Evaluacin aspectos legales, normativos y reglamentarios
- Memorando de Planificacin Especfica
- Programas de auditora.
- Cuestionarios de control interno

Informe
En esta rea se deben archivar todos los documentos relacionados con el informe, de la siguiente manera:

Resumen Gerencial
 Informe Final de la auditora debidamente referenciado a papeles de trabajo.
Borradores del Informe, con evidencia de revisin por el Supervisor, y Director de Auditora (tantas copias,
como fueran necesarias de acuerdo al proceso de revisin)

Acciones Legales
En esta rea se deben archivar todos los documentos que originaron alguna accin legal o administrativa
derivada de la auditora, siendo los siguientes:

Actas suscritas
Solicitudes de Sanciones
Denuncias
Otros

Administrativo
En esta rea se debe archivar toda la documentacin que sirvi para la obtencin de evidencias y comunicacin
entre el equipo de auditora y la entidad auditada, tales como: correspondencia interna y externa, confirmacin
con terceros, etc., de la siguiente manera:

Nombramientos del personal asignado a la auditora

Carta de Representacin (salvaguarda)
Hoja de pendientes
Hojas de revisin de papeles de trabajo
 Estados financieros de la entidad
Comentarios de la administracin
Correspondencia interna, por reas o cuentas examinadas.
Correspondencia externa, por reas o cuentas examinadas.
Copias de confirmaciones efectuadas en la auditora, por reas y cuentas examinadas.
Copias de reportes, integraciones, estados de cuenta bancarios, y otros documentos que sirvieron para la
obtencin de evidencias, seleccin de muestras y para efectuar otras pruebas en la auditora. (Por reas y
cuentas examinadas)
Otros

Acceso y utilizacin
El archivo corriente es una de las principales fuentes de evidencia y de consulta constante por parte de los
auditores, durante la ejecucin de la auditora, por lo tanto, su acceso o utilizacin debe estar normado, por el
Director de Auditora Interna.

Identificacin de la informacin, anlisis, clasificacin y archivo

Este proceso deber delegarse a una persona de la Unidad de Auditora Interna, quien realizar sus actividades
conforme a los procedimientos que establezca el Jefe de la misma.

ANEXOS

estructura de Archivo Permanente