C O M P L E J O E D U C A C I O N A L P A D R E N I C O L S
C entro de Innovacin Educativa para el Desarrollo Emprendedor
Mdulo Gestin em Aprovisionamiento Prof. Doris Caamao Abello 3 Adm. A y B
Proceso de Compras
Como t bien sabes las Empresas no son autosuficientes, stas dependen de
terceros o elementos externos. Para abastecer sus operaciones y actividades, las
Empresas necesitan materias prima, materiales, mquinas, equipos, servicios, y un
sin nmero de insumos que provienen del ambiente exterior.
Como conclusin de lo anterior, puedes observar
que para que las Empresas inicien sus
operaciones, es necesario que los materiales e
insumos se encuentren disponibles y su
abastecimiento garantizado.
Concepto de Compra
La compra es aquella operacin que involucra todo el proceso de ubicacin de
proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisicin de materiales a travs de
negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la
recepcin de las mercaderas correspondientes para controlar y garantizar el
suministro de la adquisicin.
Para aclarar el concepto antes analizado, debes tener presente que existen
caractersticas propias de todo proceso de compras, las cuales te detallamos a
continuacin:
a. Funcin de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas reas de la
Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el Departamento de
Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades
de la Empresa con sus proveedores.
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b.Importancia de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento
normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa. Adems la colaboracin en
la administracin de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a
quin, cmo y cundo comprar, puede traer consigo mayores economa y ganancias para la
Empresa.
c.Organizacin de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades
tambin van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamao, organizacin y situacin geogrfica.
Dentro de todas la diferencia, podemos, establecer algunas semejanzas entre ellas como son:
La actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus
ventajas o desventajas.
Para tu mayor comprensin te explicamos ambos tipos de organizacin.
1. Organizacin Centralizada:
Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el departamento,
seccin o encargado de compras.
Las ventajas de este sistema son:
Obtencin de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras en
grandes cantidades.
Calidad uniforme de los materiales adquiridos.
Mayor especializacin de los compradores.
Organizacin de los procedimientos de compras.
Las desventajas de este sistema son:
Poca flexibilidad.
No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes organismos de la
empresa se encuentran geogrficamente dispersos.
2. Organizacin Descentralizada:
Es aqulla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de
compras para atender sus necesidades especficas y locales.
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Las ventajas de este sistema son:
Mayor conocimiento de los proveedores locales.
Mejor atencin de las necesidades especficas de cada unidad de la
Empresa.
Agilidad en las compras.
Entre las desventajas ms importantes se destacan:
Permite un menor volumen de compra.
No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores.
Falta de esquematizacin en los procedimientos de compra
Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.
A continuacin podrs identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:
Anlisis de las Solicitud de Compras.
Investigacin y Seleccin de Proveedores.
Negociacin con el Proveedor (seleccionado).
Acompaamiento de Pedido (Follow-Up).
Control de la Recepcin del Material Comprado.
Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema:

A continuacin te invitamos al anlisis de cada una de las etapas antes nombradas.

1 Anlisis de la Solicitud de Compra

Ausencia de compradores especializados.
Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo
encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el rea de punto o
seccin que requiera un determinado producto.
El Ciclo de Compras El organismo de compra efecta el anlisis del pedido, para conocer los antecedentes del
material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, poca adecuada para
Como te habrs dado cuenta el proceso de compra de una empresa no es fcil de
su recepcin entre otros.
realizar ya que se debe tener una organizacin adecuada y acorde a las necesidades
Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar
propias de ellas.
al organismo encargado a travs de un listado que adems de contener los antecedentes del
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material requerido, tambin lleva otros datos como son: Ficha de ltima compra,
Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta.
En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal
modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las
compras. Como una forma de facilitar esta tarea, ste organismo mantiene un
fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez
un fichero de proveedores para cada tipo de material.
Los siguientes esquemas te muestran ejemplos de programacin de materiales para
compra y ficha de historia de cada material.
2 Investigacin y Seleccin de Proveedores:
sta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes:
La Investigacin y La Seleccin de los Proveedores.
La Investigacin: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los
materiales requeridos. Esta investigacin la realiza el organismo encargado de
compras y parte con la verificacin de los proveedores ya registrados. Debes tener
claro que muchos proveedores buscan las empresas a travs de sus ejecutivos de
ventas correspondientes y en la actualidad, va Internet (e-mail, correo electrnico);
estos para ser calificados para posibles consultas, envan datos para su registro,
como nombre, direccin, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias
de los clientes, etc.
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Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e
insumos necesarios y que los venden.
Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de
datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los
abastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro facilita
enormemente los trabajos de investigacin y seleccin de proveedores ya que adems de los
datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas
telefnica, revistas tcnicas, catlogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que
pueda ofrecer informacin sobre los posibles proveedores.
En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es
aquel que ya efectu ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel
que puede ser candidato para futuros abastecimientos.
La Seleccin: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los
proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una
buena seleccin del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio,
calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el
cumplimiento de plazos, etc.
Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la
referencia ms importante en la seleccin de los proveedores.
La investigacin de los proveedores bsicamente es una estadstica del mercado que permite
verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de
seleccin y eleccin de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la
comparacin entre los posibles proveedores.
De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigacin permite una comparacin de
los diversos proveedores calificados, mientras que la seleccin es una decisin sobre cul ser
el escogido para proveer el material requerido.
El esquema que observars corresponde a la comparacin de precios y cotizaciones de
materiales.
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Te presentamos un esquema de una orden de compra

Ahora bien, antes de continuar con el estudio de las siguientes etapas te

proponemos que realices la actividad:

3 Negociacin con el Proveedor:

Una vez que se ha escogido el proveedor ms adecuado, el organismo de
compras empieza a negociar con l la adquisicin del material requerido, dentro de
las condiciones ms adecuadas de precios y pago. La atencin y cumplimiento de
las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega,
deben ser asegurados en la negociacin. La negociacin es la tercera etapa del
proceso y sirve para definir cmo se har la emisin de la orden de compra al
proveedor.
La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella
se detallan las condiciones en que se realiz la negociacin, ya que tiene la fuerza de
un contrato. Su aceptacin implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El
comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones
contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente
informado de todas las clusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa,
los procedimientos de recepcin del material, los controles y especificaciones de
calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido.
4 Acompaamiento del Pedido (Follow-Up):
Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del
material se har de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo
tanto debe haber un seguimiento del pedido, a travs de constantes contactos personales o
telefnicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al
proveedor despus de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o acompaamiento
representa una constante supervisin del pedido y una cobranza permanente de resultados.
Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y
plazos preestablecidos. De aqu la denominacin Follow-Up, trmino en ingles que significa
seguir, acompaar, fechar.
La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y xitos, sorpresas
desagradables; a travs de l, el organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la
entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores.

Qu es la Negociacin?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo

de compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un termino medio;
cada parte cede un poco para que ambos se beneficien.
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5 Control de la Recepcin del Material Comprado:
Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras
recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepcin
del material, el organismo de compras verifica si las cantidades estn correctas y,
junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspeccin para comparar el
material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta
operacin es la que se llama Inspeccin de calidad en la recepcin del material.
Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a
la bodega o almacn, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorera o
Cuentas por Pagar, la autorizacin para el pago de la factura al proveedor, dentro de
las condiciones de precio y plazo de pago estipulado.
El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de
trabajo que realiza un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y
cobranza muy intensa, principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios
en el plan de produccin que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de
materiales.
El Proceso de Venta
En el Proceso de Compras, determinaremos que ste es un ciclo constante de
aquellas empresas, que requieren de la obtencin de bienes y servicios de otras
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empresas (proveedores). Producto de este ciclo nace el proceso de ventas; el cual lo podemos
distribuir en las siguientes etapas:
Recepcin y Revisin de la Orden de Compra o Nota de Pedido, emitida por el cliente.
Despacho de Mercaderas o Materiales Requeridos.
Revisin Posterior al Despacho Realizado (s corresponde emisin de la documentacin
para regularizar errores).
Recepcin de Ingresos de Valores Involucrados en la venta.
A continuacin analizaremos cada una de las etapas del Proceso de Ventas, sin antes de
que respondas la siguiente pregunta:
Explica Qu es Venta?
Para complementar tu respuesta te entregamos una definicin de venta:
Es un contrato en virtud del cual una de las partes (vendedor), se obliga a entregar una cosa de
terminada a otro (comprador), obligndose este ltimo a pagar una cantidad de dinero.
1 Recepcin y Revisin de la Orden de Compra o Nota de Pedido emitida por el
cliente
Corresponde a la 1 etapa del ciclo de venta la cual la podemos describir de la siguiente
manera:
Recepcin de la Orden de Compra o Nota de Pedido: sta consiste en la operacin que realiza
el Departamento de Ventas de una Empresa. Posteriormente se verifican todos los
antecedentes contenidos en ella, como: Nombre del cliente, R.U.T, Domicilio, Giro,
Descripcin y Cantidad de los Materiales Solicitados, Valores Unitarios y Totales, Firma
Autorizada del Cliente.
2 Despacho de Mercaderas o Materiales Requeridos:
Es la 2 etapa del ciclo de Venta y corresponde a la clasificacin de las mercaderas
contenidas en cada uno de los tems de la Orden de Compra o Nota de Pedido.
Una vez clasificadas y separadas las mercaderas, corresponde la emisin de la documentacin
respectiva (Gua de Despacho, Facturas), para su posterior envo a las bodegas del cliente.
3 Revisin Posterior al Despacho Realizado
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Es la esta 3 etapa y en el organismo de despacho de la Empresa proveedora, 12. Qu es investigacin y seleccin de proveedores?
se procede a revisar los despachos realizados y la documentacin emitida a cada 13. Cules con los principales criterios de seleccin de los proveedores?
cliente. 14. Qu es pedido de compra?
A veces se cometen errores que por los volmenes de ventas y tiempo de despacho, 15. Explique es trmino Follow-Up.
no se pueden detectar al momento, tales como: Envo de cantidades indebidas, cobro 16. Qu es control de la recepcin del material comprado?
de mayor o menor precio de ciertos productos, no consideracin de descuentos 17. Cules son las etapas del proceso de ventas? Defina cada una de ellas.
involucrados. 18. Qu es venta?
Los errores deben ser corregidos y para ello se hace necesario utilizar documentos
espacialmente diseados para stos, como Nota de Dbito y Nota de Crdito. La EJERCICIOS
correccin de los errores en el Proceso de Venta, reviste gran importancia en los 1. Disee una ficha de proveedores que contenga las principales informaciones que juzgue
sistemas de control e informacin de la Empresa. necesarias para montar un banco de datos sobre proveedores.
2. Si tuviese que establecer criterios para la investigacin y seleccin de proveedores, cmo
4 Recepcin de Ingresos de Valores Involucrados en la Venta: los definira?
Esta es la 4 y ltima etapa del ciclo de ventas y consiste en recibir los valores 3. Si tuviese que establecer criterios para negociar con los proveedores, cmo los definira?
correspondientes a las facturas, por parte de los clientes.
El cliente cuando cancela una Factura de acuerdo a lo pactado, suele hacerlo en
efectivo, con cheque o vales a la vista, estos valores deben ser ingresados por Caja y
a la vez el Organismo de Cuentas, Cuentas de Clientes o Por Cobrar, debe registrar
dicho pago, a objeto de mantener los archivos respectivos al da y con la
informacin en forma oportuna.

PREGUNTAS PARA REVISION

1. Por qu las empresas no son autosuficientes?
2. Qu son insumos?
3. Defina compras.
4. Explique las funciones de compras.
5. Explique la importancia de compras.
6. Cmo puede organizarse el organismo de compras?
7. Describa el sistema centralizado, sus ventajas y desventajas.
8. Describa es sistema descentralizado, sus ventajas y desventajas.
9. Explique el ciclo de compras.
10. Explique el anlisis de rdenes de compras recibidas.
11. Defina Proveedor.
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ACTIVIDAD PRCTICA

1. Formar grupos de 7 alumnos(as).

2. Cada grupo debe subdividirse en los siguientes roles de empresa:
- Fbrica
- Mayorista
- Distribuidor
- Minimarket
- Local de Abarrotes Doa Juanita

3. Cada alumno(a) debe hacerse cargo de investigar respecto del

listado, cdigos y precios de cada rol que le corresponda.
4. Recordar que en el Ciclo de Compras hay varios documentos que
ya analizaron en el Mdulo Gestin de Compraventas, tales como:
Cotizacin, Orden de compra, Gua de despacho, Factura, Boleta,
Nota de Crdito, Nota de Dbito. Estos documentos deben ser
aplicados en este ciclo de compras.
5. Cada grupo debe entregar una carpeta con todo el ciclo de compras
en cada uno de los niveles, de acuerdo a gua revisada y analizada
con anterioridad.
6. Se evaluar:
- Diseo de Documentos
- Llenado de Documentos
- Ciclo de compras completo
- Orden y limpieza de sus documentos.

7. En el ciclo de compras deben utilizar todos los documentos antes

mencionados en el punto 4.