Revista AO I NMERO 1 ISSN: 2225 - 7136

II
OPTIMIZACIN Y CUANTIFICACIN
DE PROCESOS UTILIZANDO BPM

Process Optimization
TOWARD THE and Quantification
SACRED using BPM
MUSICS THEOLOGY IN ELENA G.
WHITES WRITINGS

Esteban Tocto

Ingeniero de Sistemas por la Universidad Peruana Unin.

Magster en Ingeniera de Sistemas por la Universidad Pe-
ruana Unin. Actualmente se desempea como director de
acreditacin y planificacin de la Universidad Peruana Unin,
sede Tarapoto y docente de la ctedra de Investigacin en
Software de la Facultad de Ingeniera y Arquitectura.

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Esteban Tocto AO I NMERO 1 p. 23 - 44

Resumen
Se muestra una propuesta para la Optimizacin y la Cuantificacin de Procesos
usando herramientas Business Process Management (BPM) en el mbito universi-
tario. Se optimiz y automatiz el Proceso de Gestin de Prcticas Pre Profesiona-
les (PGPP) de la Universidad Peruana Unin, filial Tarapoto (UPeU FT). El desarrollo
del modelo se realiz en funcin a entrevistas en el nivel operativo como a nivel de
direccin, la optimizacin del proceso se efectu utilizando una herramienta para
la construccin de modelos BPM. La herramienta cuenta con diferentes utilitarios
los cuales permitieron redefinir los procesos, subprocesos, tareas, entregables,
roles, responsabilidades. En trminos de la medicin de efectividad del proceso
propuesto se implement en la solucin una serie de Key Performance Indicators
(KPIs) que permitieron la medicin de la efectividad de la solucin puesta. El enfo-
que cuantitativo, as la definicin y trabajo con los indicadores fueron definidos en
funcin a los diversos principios expuestos en la metodologa de BPM.

Palabras clave: Procesos de negocio, automatizacin de procesos, BPM, PGPP,

SOA, KPI, BizAgi.

Abstract
Its shown a proposal for Optimization and Counting Processes using BPM tools
(Business Process Management) at the university sphere. The process of Pre Pro-
fessional Practice Management (PGPP) of the Universidad Peruana Union was
optimized and automated, a subsidiary in Tarapoto (UPeU FT). The development
of the design is based on interviews conducted at the operational level as the
headmasters; the process optimization was performed using a tool for BPM mo-
deling. The tool has different instruments which allow you to redefine processes,
sub processes, tasks, deliverables, roles, responsibilities. In terms of measuring
the effectiveness of the proposed process, it was implemented at the solution
series of Key Performance Indicators (KPIs) that allowed the effectiveness measu-
rement of the solution set. The quantitative approach, definition and work with
the indicators were defined according to different principles in the methodology
of BPM.

Keywords: Business process, process automation, BPM, PGPP, SOA, KPI, BizAgi.

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INTRODUCCIN

La presente investigacin tiene como objetivo proponer soluciones
de mejora de procesos basadas en BPM, en un contexto universitario: caso
UPeU FT, los procesos son modelados siguiendo la notacin internacional
BPM, llevndolo desde el modelado hasta la automatizacin y optimizacin,
generando as la mejora continua, guiados con la Suite BPM de BizAgi, consi-
derando como proceso muestral al PGPP para la UPeU, FT y como una solu-
cin basada en BPM que es parte del mapa de procesos corporativos.
Los beneficios al desarrollar la solucin de negocio sern de gran
impacto para brindar un servicio de calidad, satisfaciendo las necesidades b-
sicas de los alumnos, planificando, manteniendo y mejorando el desempeo
de sus procedimientos de manera eficaz y eficiente. Finalmente, la solucin
de negocio ser parte del sistema de gestin de calidad basada en procesos
de la institucin.

Modelado de procesos

Consultores (2006), afirma que el inters en estos ltimos aos

es mostrar a la organizacin como un todo, para ello existen un sinnmero
de metodologas para el desarrollo de software, anlisis y diseo, creando
as aplicaciones informticas que ayuden al logto de los objetivos del ne-
gocio; sin embargo, no logra cumplir a cabalidad, ya que el desarrollo de
las aplicaciones se da bsicamente en forma jerrquica, creando software
para cada unidad de negocio(UN). Es por ello que ahora se est poniendo
mucho nfasis en el modelamiento de los procesos, porque involucran a
todas las reas de la organizacin (Horizontal), logrando as la automati-
zacin y optimizacin, generando la mejora continua para la empresa, el
objetivo que persigue con el modelamiento de procesos. En consecuencia
se observa en la Figura 1 como parte fundamental para la administracin
del proceso del negocio.

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 Esteban Tocto

Figura 1 - Ciclo de vida de una solucin de BPM

Qu es Objeto de Administracin de Grupos?

El Object Management Group [OMG] (2011), menciona que el OMG

es una empresa internacional que norma la integracin, promociona la tecno-
loga de negocios y optimiza la integracin a travs de su Negocio Ecologa e
Iniciativa (BEI).
Los estndares de modelado de OMG incluye a Unified Modeling
Language (UML) y Model Driven Architecture (MDA), permitiendo el diseo
visual de gran alcance, ejecucin y mantenimiento de los procesos de soft-
ware y otros, incluyendo a los sistemas de modelado y gestin de procesos
empresariales.

Qu es BPMN?

BizAgi (2009) menciona que BPMN proporciona un lenguaje usual

para que las partes involucradas puedan comunicar los procesos de forma
clara, completa y eficiente. De esta forma BPMN define la notacin y se-
mntica de un Business Process Diagram (BPD).
IGrafx (2010) declara que BPMN es un estndar para la comunica-
cin entre procesos; teniendo en consideracin que la eficiencia, la optimiza-
cin y la gestin de los procesos son la clave del xito. Es decir, las empresas
estn implementando sistemas que les ayuden a transformar sus procesos en
una ventaja competitiva.

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Modelado de procesos en BPMN

White y Miers (2010) sealan que los Procesos de Negocio invo-

lucran todo un conjunto de actividades ordenadas. Modelar un proceso de
negocio le ayuda a tener una visin clara de cmo fluye la informacin y a
cumplir a cabalidad los objetivos estratgicos de la empresa.
En el modelado de BPMN se pueden percibir distintos niveles de mo-
delado de procesos:

Mapas de proceso: Son simples diagramas de flujo de las actividades; un

diagrama de flujo sin ms detalle que el nombre de las actividades y tal
vez las condiciones de la decisin ms general.
Descripcin de procesos: Brinda informacin ms extensa acerca del
proceso, como las personas involucradas en llevarlo a cabo, los roles, los
datos e informacin.
Modelos de proceso: En este nivel los diagramas de flujo son ms deta-
llados, con suficiente informacin como para poder analizar el proceso y
simularlo. Adems, esta clase de modelo ms detallado permite ejecutar
directamente el modelo o bien importarlo a herramientas que puedan
ejecutar ese proceso.

Tiposde procesosBPMN

El desarrollo de la implementacin del modelado de procesos se

apoya en los siguientes paquetes:

Los elementosbsicosBPMN.
Diagramas de proceso que incluye los elementos definidos en el proceso,
las actividades, datos y la interaccin humana.
Los diagramas de colaboracin,queincluyenpoolsyflujo de mensajes.
Diagramas de comunicacinqueincluyenpools,mensajes yenlacesde
mensajes.

Como alternativa a la plena conformidad del modelado de proce-

sos,existentressubcategoras que se definen:

Descriptivo: Se refierealos elementosvisiblesy atributos utilizadosen

el modelado de alto nivel. Est familiarizado con los analistas que han

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 Esteban Tocto

utilizado herramientas Business Process Analysis (BPA) en los diagra-

mas de flujo.
Analtica: Contiene a ms de la mitad de construcciones que dan confor-
midad al modelado de procesos.

Tanto el enfoquedescriptivo como elanalticose centran en elemen-

tos visiblesyun subconjunto mnimo deapoyo alos atributoso elementos.

Ejecutables: Se centra en lo que se necesita para la ejecucin de los mo-

delos del negocio.

Qu es una herramienta de BPMS?

SOA Agenda (2010), menciona que BPMS es el conjunto de servi-

cios y herramientas que orientan a la administracin de procesos de negocio.
Comprendindose por administracin de procesos: anlisis, definicin, ejecu-
cin, monitoreo y control de los procesos.
SOA Agenda sostiene que los BPMS brindan soporte para la inte-
raccin humana, e integracin de aplicaciones y es aqu la diferencia funda-
mental con la tecnologa de WorkFlow existente, ya que un WorkFlow no te
integra aplicaciones, lo que s ocurre con los BPMS que integra en los flujos a
los sistemas.

Comparativas de las herramientas BPMS

A continuacin se muestra la comparativa entre BizAgi, Intalio e iGrafx.

Tabla 1 - Comparativa de las herramientas BPMS

Caractersticas BizAgi Intalio IGrafx

Corre bajo diferentes SO NO SI No

Funcionalidades:

Simular procesos SI SI SI

Generar cdigo XML SI SI SI

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Pago Soporte,
Soporte Alta foro y ejemplos en Bajo
lnea

BPMN
XPDL BPMN BPMN
Estndares No en xpdl.
Orientada a Orientada a SOA Orientada a SOA
SOA

GPL+ Licencia de
Licencia Freeware Freeware
Intalio

Oracle, SQL
Base de Datos MySQL. Oracle y SQL server.
server, MySQL.

Usabilidad:

Facilidad de comprensin
MB B B

Interfaz grfica
MB R B

Operatividad
MB B B

Autodescriptiva
MB B B

Respaldo por Gartner BizAgi entre las De 100 provee-

mejores solu- dores BPM en el
ciones de BP mercado, lugar
Management 22. Primero en
en el mundo. el rubro Open
Source.

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 Esteban Tocto

METODOLOGA

Tipo de investigacin

El tipo de investigacin es evaluativa porque analiza la metodologa

BPM, adaptndola a un giro de negocio acadmico.
El tipo de investigacin es propositiva porque propone una solucin
al problema, en el PGPP en la UPeU FT.
El tipo de investigacin es aplicativa porque utiliza tecnologa BPMS,
para mejorar del PGPP en la UPeU, FT.

Diseo de la investigacin
Anlisis de factibilidad del Centro de Aplicacin
Descripcin del problema

En la UPeU, FT, el PGPP se viene desarrollando de forma manual,

ocasionando demora en la emisin de constancias y la aprobacin de docu-
mentos, utilizacin de formatos varios en papel, cuellos de botella en diferen-
tes fases del proceso, limitacin en el control y seguimiento de las prcticas
tanto a nivel de las coordinaciones de Escuela, como los profesores encarga-
dos de las PPP.

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 Revista AO I NMERO 1 ISSN: 2225 - 7136

En la Figura 2 se presenta el PGPP actual.

Figura 2 - PGPP Actual

Anlisis de factibilidad de la implementacin

En esta etapa se analiz la posibilidad de implementacin de la

solucin en funcin a diferentes factores como son recursos tanto hard-
ware como software y, como organizacin, viene poniendo su inters en
mejorar los servicios en la gestin acadmica, de tal forma que existe el
apoyo del director general, coordinadores de escuela, personal, como el
equipo tcnico especialista, grado de aceptacin por parte de los alum-
nos, creando as una cultura de orden entre los mismos y las direcciones
de escuela, brindando, de esta manera, un servicio eficiente y eficaz a los
alumnos, repercutiendo todo esto en una gestin acadmica de calidad,
tanto dentro y fuera de la UPeU, FT, en tal sentido se ve la factibilidad en
la implementacin.

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 Esteban Tocto

Planteamiento del proyecto

La UPeU FT es la institucin experimental que no se encuentra aje-

na a esta realidad donde las experiencias dadas en la GPPP no estn siendo
orientadas adecuadamente entre alumnos y el rea responsable que son las
direcciones de escuelas, repercutiendo a toda la organizacin educativa, se
hace necesario hacer uso de la metodologa BPM para modelar y automatizar
el PGPP.

Por lo tanto, se logr el desarrollo del proyecto enfocado en BPM en

funcin a los siguientes pasos:

Anlisis a los factores de medicin del PGPP que se manejaban en la

UPeU, FT.
Se estructur el PGPP basado en la metodologa BPM.
Se utiliz la Suite BPM BizAgi Xpress para automatizar el PGPP, especfica-
mente tener informacin del estado de prcticas de los alumnos.
Para la validacin del PGPP, se tomaron datos reales de alumnos y empre-
sas donde se realizan las PPP.
Se cre indicadores de gestin en BizAgi.

Anlisis de la solucin de mejora de procesos basada en BPM

Definicin de roles del PGPP en base a la metodologa BPM

Esta etapa es un factor crtico de xito puesto que aqu se definen los
roles asociados a los actores que interactan para la ejecucin del proceso.
En la tabla N 2 se presenta la sntesis de cada rol:

Tabla 2 - Definicin de roles

Roles Responsabilidades

Registrarse en ficha de inscripcin.

Presentar carta de aceptacin y plan de trabajo
a la Facultad.
Presenta informe de PPP, hoja de evaluacin y
copia de certificado de PPP a la coordinacin de
Alumno
Escuela.

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Verifica informacin del alumno.

Emite carta de presentacin.
Coordinador de Verifica informe de PPP, hoja de evaluacin y co-
Escuela pia de certificado de PPP.

Gestionar las PPP en coordinacin con cada una

de las Escuelas Acadmicas Profesionales de las
Facultades.
Supervisar la correcta ejecucin de las PPP,
as como canalizar las consultas y sugerencias
Jefe de PPP que realicen las empresas o centros de inves-
tigacin.

Recepcionar documentos como plan de

trabajo y evaluar la carta de aceptacin por
Facultad parte de la empresa.

Centro de
Ver disponibilidad de practicantes.
Aplicacin

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 Esteban Tocto

Automatizacin del PGPP bajo la notacin BPM

Diagrama del PGPP propuesto

Figura 3 - Proceso de prcticas preprofesionales

Descripcin del modelo de datos

En el modelo de datos tenemos la entidad del proceso denominada

Table_Main. sta contiene todos los atributos y relaciones de los casos.

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Figura 5 Modelo de datos del PGPP

Figura 4 Modelo de datos del PGPP

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Entidades maestras

Ficha_Inscripcin

En esta entidad se muestras los nombres de los atributos y el tipo de

dato de cada atributo:

Figura 5 - Atributos de la entidad Ficha_inscripcion

Carta-presentacin

Esta entidad tiene un atributo que es el documento de la carta de presenta-

cin que es de tipo plantilla.

Figura 6 - Diseo la plantilla para carta de presentacin

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Gracias al atributo de tipo plantilla, podemos disear la carta de pre-

sentacin para que el alumno la presente en la empresa, automatizando por
medio de la insersin de algunos campos como son:

<Table_Main.Ficha_Inscripcion.Fecha>,
<Table_Main.Representante.NombreR>,
<Table_Main.Representante.CargoR>,
<Table_Main.Alumno.NombresYApellidos>,
<Table_Main.AreaPP.Nombre>.

RESULTADOS Y DISCUSIN

Entregables en el PGPP UPeU FT

Las formas del PGPP requieren la utilizacin de propiedades avanza-

das, como son los comportamientos y las validaciones para que la consulta e
ingreso de la informacin en las mismas pueda hacerse de forma adecuada.

Tarea: Registrar informacin en ficha de inscripcin

En esta tarea el alumno se registra en la ficha de inscripcin, como se

muestra en la siguiente figura.

Figura 7 - Ficha de inscripcin

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 Esteban Tocto

En este formulario se registran los datos de la escuela a la que per-

tenece el alumno, datos del alumno y datos de la organizacin. Cabe resaltar
que dichos campos estn validados segn sea la naturaleza del campo, ayu-
dando a no ingresar informacin inadecuada.

Figura 8 - Modelo de la ficha de inscripcin

El coordinador de escuela recibir las peticiones de solicitud de re-

gistro, para elegir la verificacin de los datos de los alumnos.

Figura 9 - Peticiones de solicitudes

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Validaciones

Las validaciones se asignan en los objetos del formulario segn sea

el caso, mostrando mensaje de alerta si el usuario intenta ejecutar con datos
errneos, en la Figura N10 se presenta la validacin del campo E_Mail.

Figura 10 - Validacin del campo E_Mail

Cargos y/o participantes

Los participantes que interactan con el proceso son los siguientes:

El administrador: Es el encargado de la administracin general del sistema.

El alumno: Es el encargado de iniciar el proceso con llenado de datos en
la ficha de inscripcin.
Coordinador de Escuela: Es el encargado de evaluar dichas solicitudes y
ver si procede con el proceso.
Facultad: Es quien redacta el acuerdo de aprobacin o rechazo.
Jefe de prcticas: Es quien lleva todo el control de los alumnos en proceso
PPP.

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 Esteban Tocto

A continuacin se muestra los participantes que interactan en el proceso.

Figura 11 - Participantes del PGPP

Indicadores

En el tema de indicadores BizAgi provee a las organizaciones indica-

dores de administracin que son en su totalidad comprensibles y fciles de
interpretar basados en informacin precisa, en tiempo real, permitiendo a
las facultades hacer ajustes en el flujo de trabajo, giles as como decisiones
asertivas y ms eficientes para optimizar el desempeo del PGPP.

BAM de procesos

Los indicadores BAM proveen informacin sobre el estado actual de

los casos en marcha. El Process BAM est dividido en dos secciones:

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Cargar anlisis

Figura 12 - Analisis de carga de los casos del proceso

En este anlisis del PGPP, podemos ver que hay un caso que est a
tiempo, cero que estn en riesgo y quince casos que estn atrasados.

Trabajo en progreso

Figura 13 - Trabajo en progreso en los casos del proceso

En esta figura, en el grfico del lado izquierdo, podemos ver que de

todos los casos abiertos el 62.25% estn a tiempo, mientras que un 0% estn

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 Esteban Tocto

en riesgo. En riesgo se dice cuando vence el da de hoy, y un 93.75% de los

casos ya estn retrasados.
En el grfico del lado derecho nos indica cundo ser la fecha de
vencimiento del caso que est a tiempo.

Anlisis de los procesos

En los indicadores, respecto al anlisis de los procesos, podemos

mostrar, segn la grfica, que existen 34 nuevos casos, 11 tuvieron finaliza-
ciones correctas y 8 tuvieron anulaciones por temas de prueba del sistema,
como se muestra en la siguiente figura:

Figura 14 - Anlisis de procesos

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Conclusiones

Se complet el diseo de la propuesta metodolgica que permita a

las empresas optimizar y automatizar los procesos de negocio, basado en la
metodologa BPM.
Se consigui, en funcin a la metodologa de BPM, optimizar el PGPP
proponiendo as a la direccin de la UPeU, FT una filosofa de gestin centrada
en mejorar los procesos operacionales, apoyado con alguna herramienta de
BPM y con miras a la acreditacin universitaria.
Se automatiz el PGPP, el cual fortalecer la formacin profesional
de los alumnos de la UPeU, FT.

Esteban Tocto
Universidad Peruana Unin
e-mail: estocan@hotmail.com

Recibido: 27 de septiembre de 2011

Aceptado: 17 de octubre de 2011

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 Esteban Tocto

Referencias

Aiteco Consultores, (2006). Gestin de procesos. [http://www.aiteco.com/gestproc.htm]. (Con-

sultado en 10 de abril de 2011)

BizAgi, (2009). Descripcin de procesos funcionales. [http://www.bizagi.com/docs/Standard%20

Descripci%C3%B3n%20Funcional.pdf]. (Consultado el 17 de abril de 2011)

IGrafx, (2010). BPMN Business Process Modeling Notation. [http://www.es.igrafx.com/solutions/

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IGrafx (2010). Enterprise Architecture.[http://www.es.igrafx.com/solutions/ea/]. (Consultado el

18 de abril de 2011)

Object Management Group [OMG], (2011). Acerca de OMG [http://www.omg.org/]. (Consultado

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el 17 de abril de 2011)

White S, Miers D. (2010). BPMN Gua de referencia y modelado comprendiendo y utilizando

BPMN.[http://futstrat.com/books/BPMN_edicion_espanol.php]. (Consultado el 17
de abril de 2011)

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