Informtica Aplicada Tecsup

Ingreso, Formato de Datos y

Operaciones de Edicin

Informtica Aplicada

ndice

Introduccin Operaciones con los

Objetivos elementos de Excel
Hoja de Clculo Operaciones de
Microsoft Excel Edicin
Desplazamiento en Operaciones con
Excel Archivos
Introduccin de Datos Formato de Celdas
Nmero
Tipos de Datos Alineacin
Seleccin de Fuente
elementos Bordes
Formato de Columnas Tramas
Formato de Filas
Bibliografa
Formato de Hojas

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Informtica Aplicada Tecsup

Introduccin

Excel nos facilitar la realizacin de

clculos automatizndolos, y al mismo tiempo
dar la facilidad de presentarlos en un forma
clara y precisa.
Para ello debemos conocer los diferentes
tipos de datos que soporta y la manera de
mostrarlos adecuadamente.

Objetivos

Utilizar los diferentes elementos de una Hoja

de Clculo.
Realizar las operaciones de: insertar,
eliminar, copiar y mover, con los diferentes
elementos.
Aplicar formato a los elementos de un Libro.

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Informtica Aplicada Tecsup

Hoja de Clculo

Una hoja de clculo es una

aplicacin diseada para
manipular datos y nmeros.
Con una hoja de clculo
podemos calcular, ordenar,
combinar, separar, hacer
referencias, etc.
Adems, en la hoja de
clculo se pueden hacer
cambios fcilmente a las
caractersticas: ubicacin,
orientacin, etc., de los
datos que se estn
manipulando.
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Microsoft Excel

Excel es una de las Hojas de Clculo con mayor

xito en el mercado por su facilidad de manejo
para cualquier tipo de usuario.
Adems de hacer clculos, Excel le proporciona
herramientas para crear Grficos, manejar Base
de Datos de forma bsica e inclusive, incluye
la posibilidad de poder automatizar tareas a
travs de pequeos programas llamados Macros.

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Informtica Aplicada Tecsup

Elementos de la
Pantalla de Excel
Cinta de
Opciones

Cuadro de
Identificadores Barra de
Nombres
de Columna Frmulas

Identificadores
Barra de de Fila
Etiquetas Barra de Estado

Elementos de la
Pantalla de Excel
La Cinta de Opciones: contiene varias Pestaas o
Fichas, cada una con varios Grupos de comandos.

La Barra de Frmulas: muestra el contenido de la celda

seleccionada, en ella se puede modificar este
contenido, adems muestra botones para aceptar,
rechazar o insertar una funcin.

La Barra de Etiquetas: muestra la cantidad de Hojas que

tiene un Libro de Excel, por defecto son 3, y cuando
sus nombres son largos o hay mayor cantidad de hojas se
podr utilizar los botones de desplazamiento de hojas o
etiquetas.
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Informtica Aplicada Tecsup

Elementos de la
Pantalla de Excel
Los Identificadores de Fila y de Columna: son los
nombres de cada columna o fila. Las columnas tienen
identificadores alfabticos, y las filas
identificadores numricos. La combinacin de ambos
identifican a una celda. Por ejemplo: A8, D14,
XFD1048576, etc.
Se tienen 1,048,576 filas y 16,384 columnas.

Elementos de Excel

El Libro, es el nombre del archivo en Excel,

est compuesto por Hojas.
La Hoja, viene a ser el ambiente de trabajo
compuesto por las celdas.
Los elementos de una hoja son:
Columnas, elemento vertical, identificado por
letras.
Filas, elemento horizontal, identificado por
nmeros.
Celdas, interseccin de una columna y una fila,
identificado por cada uno de ellos. Ejemplo:
A21, BQ13, etc.

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Informtica Aplicada Tecsup

Elementos de Excel

En la primera imagen
podemos ver la celda
B2 seleccionada.
Observemos que el
cuadro de nombres
muestra el nombre de
la celda.
Un rango es un grupo
de celdas contiguas
En la segunda imagen
se ha hace referencia
al rango B2:B6 en una
funcin escrita en la
celda B7.

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Desplazamiento en
Excel
Desplazamiento en una Hoja:
Movimiento Teclado
Celda abajo Flecha abajo
Celda arriba Flecha arriba
Celda derecha Flecha derecha
Celda izquierda Flecha izquierda
Pantalla abajo AvPag (Page Down)
Pantalla arriba RePag (Page Up)
Celda A1 Ctrl + Inicio
Primera celda de la columna activa Ctrl + flecha arriba
ltima celda de la columna activa Ctrl + flecha abajo
Primera celda de la fila activa Ctrl + flecha izquierda
ltima celda de la fila activa Ctrl + flecha derecha
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Informtica Aplicada Tecsup

Desplazamiento en Excel

Otra forma de ir rpido a

una celda es a travs de
la opcin: Ir a.
Esta opcin se activa de
varias formas:
Con la opcin Ir a, del botn
Buscar y Seleccionar, del grupo:
Modificar, en la ficha Inicio
de la Cinta de Opciones.
Con la tecla de funcin: F5.
Con la combinacin de teclas:
Ctrl + I

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Introduccin de Datos

Para ingresar un dato en una celda, slo

tenemos que colocarnos sobre la celda deseada e
ingresar lo que se desea, luego pulsar la tecla
Enter.
Otro mtodo es usar las flechas de direccin.
O utilizar los botones de la barra de Frmulas.

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Informtica Aplicada Tecsup

Modificacin de Datos

Existen varias formas para modificar los

datos de una celda:
A travs de la Barra de Frmulas, haciendo un clic
en ella y agregando, modificando o eliminando el
contenido.
Presionando la tecla de funcin F2.
Haciendo doble clic sobre la celda.
Siempre aparecer el cursor parpadeando
Para terminar las modificaciones hay que
pulsar la tecla Enter.

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Tipos de Datos
En Excel el principal dato es el numrico, pero
tambin puede ingresarse texto.
Se podrn ingresar nmeros, fechas, horas o
textos. Estos son valores constantes, es decir, no
cambian.
Otros valores son las frmulas, que hacen
referencia a celdas o a funciones y cuyos
resultados sern variables.

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Seleccin de Celdas
Para aplicar un formato o ejecutar un comando, es
necesario primero seleccionar el rango de celdas
sobre los que se aplicar el formato o el comando.
Existen dos formas de seleccin:
Seleccin Continua: se posiciona sobre la primera celda y
arrastra presionando el botn izquierdo del mouse hasta
la ltima celda, se selecciona un rango. Por ejemplo:
B3:D6

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Seleccin de Celdas

Seleccin Dispersa: selecciona la

celda que desea y luego con la tecla
Ctrl las dems celdas que se
encuentran distantes. Por ejemplo:
A3:A4,B4:B8,C3:D3,C5:D6.

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Seleccin de Columnas
Para seleccionar una columna basta hacer un clic
sobre su Identificador de columna (A, B, C, etc.).
Se seleccionarn las 1.048.576 celdas de esa
columna.
Si se quieren seleccionar varias columnas debe
hacer clic izquierdo sostenido sobre ellas, y si
quiere columnas que se encuentran dispersas debe
utilizar la tecla Ctrl.
Hacer clic sobre el
Identificador de Columna

Seleccionar
columnas dispersas:
Ctrl + clic

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Seleccin de Filas
De la misma manera que con las columnas,
bastar que haga clic sobre el Identificador de
la Fila.
Se seleccionarn las 16.384 celdas de esa fila.
Utilizar el clic izquierdo sostenido del mouse
para la seleccin continua, y Ctrl ms el clic
izquierdo para la seleccin dispersa.

Seleccionar filas continuas

con clic sostenido

Hacer clic sobre el

Identificador de la Fila
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Seleccin de Hojas
Para seleccionar toda una hoja, puede utilizar la
combinacin de teclas Ctrl + E, o presionando sobre el
rectngulo que se encuentra encima del Identificador de la
fila 1.
Se seleccionarn las 16.384 columnas y 1.048.576 filas.
Normalmente se selecciona la hoja para colocar un formato
a toda la hoja, como color o tamao, o para copiar todo el
contenido de la hoja, a otra, pero siempre la copia deber
hacerse en la celda A1 de la nueva hoja.

Hacer clic

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Formato de Columnas

El principal formato aplicable a las columnas es

su ancho. Existen varios mtodos para cambiarlo.
Arrastrando con el mouse en la lnea de
divisin entre dos identificadores de
columnas.

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Informtica Aplicada Tecsup

Formato de Columnas

Autoajuste, haciendo doble clic en la lnea

de divisin entre dos indicadores de
columnas.
El convencional: con la opcin Ancho de
columna en la opcin Formato, del grupo
Celdas.

El ancho por defecto es 10.71

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Formato de Filas
Al igual que con las columnas, las filas tienen un
formato principal: su altura.
La altura depende en este caso del tamao de la letra,
normalmente es 15.
Los mtodos son los mismos:
Convencional: opcin Alto de fila, opcin Formato,
grupo Celdas.
Arrastrar con el mouse.

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Informtica Aplicada Tecsup

Formato de Hojas:
Nombre de Etiqueta
Las hojas vienen con
nombres por defecto:
Hoja1, Hoja2, etc., pero
se pueden cambiar.
Con cada mtodo tendr al
final que pulsar la tecla
Enter.
Haciendo clic derecho sobre
la hoja, y seleccionando la
opcin Cambiar Nombre. Queda
listo para ingresar el nuevo
nombre.

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Formato de Hojas:
Nombre de Etiqueta
El segundo mtodo y el
ms sencillo, hacer
doble clic sobre la
etiqueta de la hoja, y
escribir el nuevo
nombre.
Con la Cinta de
Opciones: grupo Celdas,
opcin Formato, y
Cambiar el nombre de la
hoja.

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Informtica Aplicada Tecsup

Color de Etiqueta
Es posible colocar un color determinado a cada
etiqueta, a modo de diferenciarlas visualmente.
Pero este cambio se observa realmente cuando no se
encuentra posicionado sobre la hoja y lo coloca en
color degradado.
Tenemos dos mtodos:
Con el men contextual, clic derecho sobre la
hoja y seleccionar Color de etiqueta.

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Color de Etiqueta

El segundo mtodo: opcin

Formato de la Cinta de
Opciones, seleccionar
Color de Etiqueta.
En ambos casos deber
seleccionar el color de
una paleta de colores.
Est disponible la
opcin de: Ms colores,
para seleccionar la
tonalidad que desee.

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Informtica Aplicada Tecsup

Operaciones con
Excel: Insertar
Se pueden insertar todos los elementos del Excel:
filas, columnas, celdas y hojas.
El Excel no aumenta de cantidad total de filas ni
columnas, extrae las ltimas (filas o columnas) y las
coloca en la posicin deseada, siempre y cuando esta
ltima fila o columna no contenga ningn dato.
Insertar Filas: siempre se har encima de la fila
donde est el cursor. Si se quiere insertar varias
filas, se debe seleccionar igual nmero de filas.
Utilice la opcin Insertar filas de hoja en la
opcin Insertar del grupo Celdas.

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Operaciones con
Excel: Insertar
Insertar Columnas: siempre se
insertar a la izquierda de la
columna donde esta el cursor. Use
la opcin Insertar columnas de
hoja, de la opcin Insertar, del
grupo Celdas.

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Informtica Aplicada Tecsup

Operaciones con
Excel: Insertar
Insertar Hojas: siempre se har a la izquierda de la
hoja donde est el cursor. Use la opcin Insertar
hoja, del botn Insertar del grupo Celdas.

Tambin se podr utilizar el ltimo botn de la

Barra de Etiquetas, que inserta una hoja de clculo
al final de las existentes. Tambin podr utilizar
la combinacin de teclas Shift+F11.

Insertar Celdas: al insertar celdas

se debe indicar que hacer con las
celdas adyacentes: desplazarlas hacia
abajo o a la derecha. Use la opcin
Insertar celdas, del botn Insertar,
del grupo Celdas.

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Operaciones con
Excel: Insertar
En las siguientes imgenes se visualiza como
se insertan celdas y se desplaza el contenido
hacia abajo o hacia la derecha.

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Informtica Aplicada Tecsup

Operaciones con Excel:

Eliminar
La eliminacin de los
diferentes elementos
se realiza de una
manera similar a la
Insercin.
Primero se selecciona
la(s) fila(s), la
columna(s), o celda(s).
Luego puede utilizar el
men contextual o la
opcin Eliminar en el
grupo Celdas.
Para el caso de celdas
tendr que indicar que
hacer con las celdas
adyacentes.

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Operaciones con
Excel: Borrar
Borrar el contenido de un celda es una accin
diferente a eliminar la celda.
Luego de seleccionar la(s) celda(s) use la opcin
Borrar contenido del men contextual o presione la
tecla Supr (suprimir), pero estas opciones slo
eliminan los datos, mas no los formatos o
comentarios que pudiera tener la celda.
Con la opcin Borrar, del grupo Modificar, de la
ficha Inicio, se puede seleccionar qu accin de
borrado se desea seleccionar.

Men
Contextual

Grupo Modificar
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Informtica Aplicada Tecsup

Operaciones de Edicin:
Copiar
Existen dos mtodos de copiado:
Copiar utilizando el Portapapeles, generalmente de
una hoja a otra, o hacia un Libro diferente.
Este mtodo permite copiar mientras el rango
seleccionado siga activo.

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Operaciones de Edicin:
Copiar
El mtodo del copiado adyacente, que involucra el
relleno de series. Este mtodo se realiza en una
misma hoja y la celda seleccionada muestra un
porcin para arrastrar con el mouse.

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Informtica Aplicada Tecsup

Operaciones de Edicin:
Mover
Para mover un grupo de celdas en una misma
hoja, el puntero del mouse debe colocarse en
el borde del rango seleccionado, este puntero
cambia de forma, en ese momento podr
desplazar el grupo de celdas a otra posicin.

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Operaciones de Edicin:
Mover o Copiar Hojas
El men contextual de
la etiqueta muestra
la opcin Mover o
copiar.
Podr realizarse en
el mismo libro, en
otro libro abierto, o
en un archivo nuevo.
Para crear una copia
de la hoja, se debe
activar la casilla
inferior y decidir la
ubicacin a copiar
dentro del Libro
actual o en uno
nuevo.
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Informtica Aplicada Tecsup

Operaciones con
Archivos: Guardar
El mtodo de guardado es similar al realizado en Word o
en cualquier otra aplicacin.
Puede utilizar Guardar (barra de herramientas de Acceso
Rpido), Guardar Como (Pestaa Archivo) o Ctrl+G.
Por cualquiera de los mtodos debe:
Indicar la ubicacin y,
El nombre del archivo.
La extensin de los archivos de Excel 2010 es *.xlsx

Ubicacin

Nombre del
Archivo

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Operaciones con
Archivos: Cerrar
Cerrar un archivo de Excel no es lo mismo
que Salir de la aplicacin de Excel.
Si no hemos guardado el archivo y lo
cerramos, aparecer una ventana preguntando
la accin que vamos a realizar.

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Informtica Aplicada Tecsup

Operaciones con
Archivos: Abrir
Se puede abrir un archivo con la Pestaa
Archivo o con la combinacin de teclas
Ctrl + A.

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Operaciones con
Archivos: Nuevo
Para crear un nuevo archivo de Excel,
se utiliza la pestaa Archivo.
Excel ofrece la posibilidad de usar
plantillas instaladas en la PC o desde
el sitio web Microsoft Office Online.

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Informtica Aplicada Tecsup

Formato de Celdas

Como en Word, los comandos

ms usados para dar
formato estn en la
pestaa Inicio de la Cinta
de Opciones.
Cada grupo puede tener
asociado un Iniciador de
cuadro de dilogo donde
encontramos todos los
comandos disponibles para
especificar las opciones
de Nmero, Alineacin,
Fuente, Bordes y Relleno.
Sigue siendo vlido el uso
de la combinacin de
teclas Ctrl + 1 para
ingresar al cuadro de
dilogo donde se muestran
todas estas opciones.
43

Formato de Celdas:
Nmero
En la opcin Nmero
se especifica cmo se
mostrarn los datos
numricos, o cambiar
el dato a un formato
de tipo Texto.

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Informtica Aplicada Tecsup

Formato de Celdas:
Nmero
En el grupo de Nmero se tienen
varias opciones para ingresar
directamente.

Estilo Estilo
Porcentual Millares
Formato Aumentar y
Contabilidad Disminuir
Decimales

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Personalizar: Formatos
de nmeros
El formato de una celda puede especificarse hasta
con 4 secciones separadas por punto y coma, cada
una de las cuales representa el posible formato
que adoptar la celda dependiendo del nmero
contenido:
Si es positivo, adoptar el primer formato (color azul,
dos decimales, separacin de miles).
Si es negativo, adoptar el segundo formato (color rojo,
dos decimales, separacin de miles).
Si es cero, adoptar el tercer formato (tres dgitos).
Si es un texto, adoptar el cuarto formato (texto
concatenado).
[Azul]#,###.00;[Rojo](#,###.00);000;"ventas de "@

POSITIVO ; NEGATIVO ; CERO ; TEXTO

Ejemplo de Formato
Personalizado

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Informtica Aplicada Tecsup

Ejercicio: Formato de
nmeros
Cree un nuevo libro de Excel y escriba los datos del rango
A6:A10
Colocarle al Dato, el formato personalizado que se muestra, y
observe el efecto logrado.
Colocar en la columna de Dato, varios valores, positivos,
negativos, cero, texto y aplicar el formato de nmero a ellos.
Cambie el color para cada seccin.
Indique que cuando es cero se mostrar el texto: Sin valor.
Y cuando hay texto, que acompae al mismo el texto: Ventas de:

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Personalizar: Formatos
de nmeros
Smbolos de uso frecuente:
Smbolo Descripcin Formato Valor Resultado
0 Muestra ceros no 00.000 1 01.000
significativos 000.0 0.123 000.1
# Muestra cifras significativas ##,###.### 1230.1 1,230.1

, (coma) Muestra el separador , #,### 1234567 1,234,567

? Aade espacios al final para 0.??? 1.2 1.2

alinear el punto decimal 1.22 1.22
1.222 1.222
@ Muestra cualquier texto Ventas de @ Juan Ventas de Juan
ingreso en la celda
formateada

[negro], [azul], [verde], Muestra la seccin del

[amarillo], [rojo], formato en el color
[magenta], [aguamarina] especificado

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Informtica Aplicada Tecsup

Personalizar: Formatos
de fecha y hora
Smbolos de uso frecuente:
Descripcin Formato Resultado
h 0-23
Horas hh 00-23
[h] 0-24,25,26
m 0-59
Minutos mm 00-59
[m] 0-60,61,62
s 0-59
Segundos ss 00-59
[s] 0-60,61,62
d 0-31
dd 00-31
Das
ddd Lun-Dom
dddd Lunes-Domingo
m 1-12
mm 01-12
Meses
mmm Ene-Dic
mmmm Enero-Diciembre
yy Dos dgitos
Aos
yyyy Cuatro dgitos

49

Formato de Celdas:
Alineacin
La opcin Alineacin
presenta opciones de
alineacin horizontal
y vertical,
orientacin y control
del texto.

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Informtica Aplicada Tecsup

Formato de Celdas:
Alineacin

En el grupo de Alineacin se tienen varias

opciones para ingresar directamente.

Orientacin Ajuste de
Alineacin
Vertical Texto

Combinar y
Alineacin
Centrar
Horizontal Aumentar y
Disminuir Sangra

51

Formato de Celdas:
Fuente
La opcin Fuente es
muy similar a la de
Word. All se
especifica: Fuente
(tipo de letra),
Estilo, Tamao,
Subrayado, Color y
Efectos.
La variedad de los
efectos, no se
compara con los de
Word, slo se
muestran:
Tachado
Superndice
Subndice
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Informtica Aplicada Tecsup

Formato de Celdas:
Fuente
En el grupo de Fuente se tienen varias
opciones para ingresar directamente.

Tamao de
Fuente (tipo la Fuente Aumentar y
de letra) Disminuir
Tamao

Estilos (negrita, Color de

cursiva y Fuente
subrayado)

53

Formato de Celdas:
Bordes
Las lneas que muestra
la hoja de clculo slo 1er. Paso
son guas de referencia.
Si se desea resaltar la
divisin entre columnas,
filas y/o celdas (para
una impresin en papel,
por ejemplo), se debe
utilizar la opcin
Bordes.
Para colocar Bordes debe
seguir en orden los
siguientes pasos:
Colocar el Estilo de Lnea
Elegir el Color de la Lnea
Aplicar el Borde.
2do. Paso 3er. Paso
54

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Informtica Aplicada Tecsup

Formato de Celdas:
Bordes
En el grupo Fuente se
encuentra el botn
que permite ingresar
y colocar Bordes de
manera rpida.

55

Formato de Celdas:
Relleno
La opcin Relleno
incluye:
Color de fondo
Color y Estilo de
Trama
Pueden utilizarse
ambas opciones a la
vez con colores
diferentes.
Se ingresa a travs
de la opcin del
grupo Fuente.

56

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Informtica Aplicada Tecsup

Formato de Celdas:
Relleno
Cuando se coloca el
Color de Fondo,
incluso es posible
aplicarle un Efecto
de Relleno.
Y en el caso de
colocar una Trama,
primero debe elegir
el Estilo de Trama,
para luego
seleccionar el color
de la misma.

57

Formato de Celdas:
Relleno
En el grupo de Fuente se tiene el botn
para colocar directamente un color de
relleno.

Color de
Relleno

58

29
Informtica Aplicada Tecsup

Enlaces

http://office.microsoft.com/es-es/excel-
help/novedades-de-excel-2010-
HA010369709.aspx?CTT=1#_Toc274394078
http://www.uv.mx/personal/llopez/files/2013/0
3/Manual-Microsoft-Office-Excel-2010.pdf
http://www.aulaclic.es/excel2010/index.htm
http://www.aulafacil.com/excel-
2010/curso/Temario.htm

59

Bibliografa

Fernando Rosino Alonso. Excel 2010. Grupo

Anaya Comercial. 2010.
Walkenbach, John. La Biblia de Excel 2010.
Grupo Anaya Comercial. 2010.
Harvey, Greg. Microsoft Office Excel 2010 for
dummies. Wiley Publishing Inc. 2010.

Se ha utilizado como consulta la pgina de

Microsoft Latinoamrica:
http://office.microsoft.com/es-es/excel-
help/informacion-general-
RZ101773335.aspx?CTT=1&section=1

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Informtica Aplicada Tecsup

Preguntas

Cmo se les denomina a los archivos Excel?

Si se insertan dos columnas, cuntas
columnas se tienen en total?
Qu alineacin se coloca por defecto cuando
se ingresa una fecha?
Con qu tecla de funcin se edita el
contenido de una celda?
Si se inserta una fila, cuntas filas se
tienen en total?
Qu opcin se debe utilizar para ajustar el
tamao del contenido al tamao del papel?

61

Respuestas
1. Hoja 4. F2
Documento F4
Libro F6
Pgina F12
2. 16386 5. 16385
16384 16384
1048578 1048577
1048576 1048576
3. Izquierda 6. Pgina
Derecha Mrgenes
Centrado Encabezado y pi
Justificado Hoja

62

31