Universidad Nacional del Santa Curso: Ingeniera de Informacin

PLAN ESTRATGICO DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

(PETI)

Introduccin

El entorno sigue un proceso de cambio en los aspectos econmicos-comerciales del pas y

las tecnologas de la informacin evolucionan rpidamente convirtindose en una
herramienta de competitividad. La demanda por nuevas y mejores tecnologas, ms
veloces, no muestra signos de disminucin mientras que la incorporacin de tecnologas
de negocio slo esta limitada a la imaginacin y a la creatividad.

La alta direccin de las empresas espera que las tecnologas de la informacin los ayude a
contar con mejor informacin para cumplir sus estrategias, ser ms rentables y hacer
frente a las cambios. Se requiere establecer una infraestructura de informacin, con base
de datos integrados, sistemas de informacin que apoyen a los procesos y estrategias del
negocio y el hardware y software que lo soporten. Las Organizaciones preguntan:

Cmo podemos alinear nuestra Tecnologa de Informacin con nuestras estrategias de

negocios y metas?
Qu tecnologas debemos adoptar para los prximos 3 aos?
Cmo podemos proporcionar una tecnologa ms rpida, de mayor calidad y mayor
satisfaccin para nuestros clientes?
Cul debe ser nuestra arquitectura tecnolgica?
Cules son nuestras prioridades en materia de tecnologa y cmo se deben asignar los
recursos y los fondos?
Cmo debe organizarse y administrarse nuestra funcin de Tecnologa de Informacin?

En resumen, cul es nuestra estrategia de Tecnologa de Informacin?

Qu es una Estrategia de Tecnologa de Informacin?

Una Estrategia de TI considera los cambios por los cuales atraviesa una organizacin --
tanto internos como externos -- junto con las oportunidades potenciales disponibles a

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esta. Las oportunidades de TI pueden incluir formas de usar la tecnologa para ganar una
ventaja competitiva, para reducir costos, aumentar ingresos, etc. Las oportunidades de TI
se sopesan contra las fortalezas y debilidades del entorno de TI actual -- tanto tecnolgico
como organizacional -- para establecer la estrategia de TI que se adoptar.

Una Estrategia de TI despliega las directrices generales que se seguirn, la arquitectura de

TI necesaria para alcanzar la estrategia y los proyectos especficos para implementar la
arquitectura y las oportunidades de TI. La estrategia tambin presenta el grado de cambio
requerido en la organizacin del rea de TI: visin de TI, estilo, estructura, capacidades y
competencias del personal, habilidades, procesos, que sern necesarios para lograr la
estrategia.

Por Qu Desarrollar una Estrategia de TI?

Por qu debe una empresa acometer el desarrollo de una Estrategia de TI? Las razones
incluyen:
Nuevo Liderazgo - Un nuevo Presidente, Gerente Financiero o Gerente de
Informtica desea contar con un mapa del camino a seguir.
Brecha de Desempeo - Se reconoce, generalmente por parte de la Direccin del
negocio, que el desempeo de la TI requiere mejoramiento.
Cambio Tecnolgico - La empresa requiere de una nueva arquitectura para
acomodar el crecimiento de nuevas tecnologas.
Cambio Organizacional - La funcin de TI requiere un cambio debido a una
reorganizacin, una fusin o una reduccin.

La Estrategia es un Proceso
Las presiones de la competencia globalizada y la naturaleza del cambio acelerado de la
tecnologa informtica demandan que la estrategia sea un proceso dinmico. La Estrategia
no es un documento, sino un proceso. Y la formacin estratgica es una responsabilidad
conjunta compartida entre la organizacin de TI y el negocio. Se requiere un enfoque
donde la estrategia sea un proceso dinmico que incluya el establecimiento de roles
organizacionales, responsabilidades y procesos.

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Fases del desarrollo de Estrategias TI

Las fases para desarrollar una Estrategia de TI responden a estas preguntas:

Fase I. Dnde estamos hoy?

Qu tan bien responde nuestra capacidad de TI a las necesidades de la organizacin?
Cmo se compara nuestra capacidad de TI con la de nuestros competidores?
Cules son las tendencias en TI y cules debemos adoptar?

Fase II. A dnde queremos llegar?

Hacia dnde se dirige nuestro negocio?
Cules son nuestras oportunidades para tomar ventaja de la tecnologa?
Cul debera ser nuestra estrategia general de TI?
Qu arquitecturas se requieren?
Qu estructura administrativa necesitamos entre TI y el resto del negocio?

Fase III. Cmo llegamos all?

Cual es la brecha entre donde estamos y a donde queremos llegar?
Cules son las iniciativas y proyectos requeridos para cerrar la brecha?
Qu cambios debemos introducir en nuestra capacidad de TI y en la organizacin
para cerrar la brecha?

Plan Estratgico de Tecnologas de la Informacin

El Plan Estratgico de Tecnologas de la Informacin tiene como objetivo la obtencin de

un marco de referencia para el desarrollo de la plataforma informtica, que responda a los
objetivos estratgicos de la organizacin. Este marco de referencia consta de:

o Una descripcin de la situacin actual, que constituir el punto de partida del PETI.
Dicha descripcin incluir un anlisis tcnico de puntos fuertes y riesgos, as como el
anlisis de servicio a los objetivos de la organizacin.
o Un conjunto de modelos que constituya la arquitectura de informtica.
o Una propuesta de proyectos a desarrollar en los prximos aos, as como la prioridad
de realizacin de cada proyecto.

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o Una propuesta de calendario para la ejecucin de dichos proyectos.

o La evaluacin de los recursos necesarios para los proyectos a desarrollar en el prximo
ao, con el objetivo de tenerlos en cuenta en los presupuestos. Para el resto de
proyectos, bastar con una estimacin de alto nivel.
o Un plan de seguimiento y cumplimiento de todo lo propuesto mediante unos
mecanismos de evaluacin adecuados.

La perspectiva del plan debe ser estratgica y operativa, no

tecnolgica.
Para elaborar el Plan de TI de una empresa no slo debe conocerse lo que hace la
empresa que procesos existen y como opera si no tambin, conocer los objetivos y
estrategias que llevan a la organizacin a un nuevo posicionamiento.

Cuando se elabora un plan para la incorporacin de las tecnologas de la informacin

debemos considerarlo en dos planos, uno el Plan Estratgico del rea funcional
responsable de las tecnologas de la informacin (Departamento de Informtica) y el otro,
el Planeamiento de la Arquitectura de Informacin (Sistemas de informacin y Bases de
datos) y su soporte en una arquitectura tecnolgica (Hardware, Software y Redes de
comunicaciones).

Plan Estratgico del Departamento de Informtica

Comprende el desarrollo de un proceso de planeamiento formal donde se determina o
redefine la misin y objetivos del rea de tecnologas de la informacin, proporcionndole
un rol como agente de cambio. Se identifican factores crticos de xito para que cumpla
con su rol, se identifican los principales problemas que impiden una adecuada operatividad
del servicio y un anlisis de sus fortalezas y debilidades. Con estos elementos se
determina un conjunto de proyectos de corto, mediano y largo plazo que permitan que
sta rea brinde un ptimo servicio informtico hoy y en los prximos aos.

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Planeamiento de la Arquitectura de la Informacin

Comprende el anlisis de las siguientes arquitecturas:

o La Arquitectura de Procesos: Conjunto de procesos, subprocesos y actividades que

se realizan en la organizacin, se analiza el que se hace y no se llega al nivel del
como se hace (procedimientos). Esto permite conocer el negocio y analizar los
procesos a fin de sugerir su rediseo luego de determinar la permanencia de aquellos
procesos que dan un valor agregado al servicio que brinda la organizacin. Se
identifican tambin los requerimientos de informacin de cada proceso para su ptima
ejecucin, obtenindose el Modelo del Negocio.

o La Arquitectura de Datos: A partir de los requerimientos de informacin de los

procesos se determinan los sujetos o eventos denominados entidades sobre las
cuales alguna actividad requiere informacin, generndose el Modelo Corporativo de
Datos (diagrama entidad-relacin); as mismo pueden elaborarse modelos de datos
funcionales. Las entidades se agrupan por afinidad con el fin de definir Bases de Datos
operativas y derivadas que conformarn la arquitectura de datos de la organizacin.

o La Arquitectura de Sistemas de Informacin: De la arquitectura de procesos se

identifican los procesos sujetos de soporte con tecnologas de la informacin y se
derivan sistemas y subsistemas de informacin. Los sistemas de informacin deben ser
priorizados teniendo en cuenta su contribucin al cumplimiento de las estrategias
empresariales y el beneficio que reportarn a la organizacin, consiguindose una
cartera de proyectos de sistemas de informacin estratgicos.

Arquitectura Tecnolgica
Est compuesta por el software, hardware y redes de comunicaciones que soportarn a
los sistemas de informacin y bases de datos definidos en las arquitecturas
correspondientes. Se debe realizar un planeamiento de la capacidad considerando la carga
actual y lo considerado en la arquitectura de informacin. El planeamiento estar
orientado a colocar la informacin en el lugar que se necesita para la persona que la
necesita en la oportunidad y calidad debida y sugerir las caractersticas de una
arquitectura centralizada, distribuida o hbrida as como la cantidad y capacidad de

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equipos, servidores y redes de comunicaciones. Algunos procesos sern soportados por

automatizacin de procesos, Internet, comercio electrnico y sistemas organizacionales.

Finalmente se elaboran planes de trabajo de corto, mediano y largo plazo aplicndose

metodologas adecuadas de estimacin de tiempos y del recurso de personal. As mismo
se incluyen los proyectos relacionados a la adquisicin de software y hardware. Se elabora
un calendario de proyectos con una planificacin lo ms detallada posible de los ms
inmediatos. Adems, se propone una sistemtica para mantener actualizado el PETI para
incluir en l todos los cambios necesarios, garantizando su adecuado cumplimiento.

e-Government
El desarrollo de Internet permite que el gobierno est ms cerca de la gente hacindose
ms eficiente reduciendo los plazos y costos necesarios para que los ciudadanos y las
empresas cumplan con las normas y regulaciones que dicta el proceso administrativo.
Gobierno Electrnico implica el uso de TICs (y particularmente Internet) para proveer
servicios pblicos de forma ms eficiente, conveniente, rentable y orientada al ciudadano.
En nuestro pas se deben adems usar otros canales como la Telefona y el Correo Postal
para llegar a aquellos rincones donde no llega Internet.
La estrategia de gobierno electrnico busca posicionar al ciudadano como centro de
gravedad del proceso administrativo en el sector pblico. Si en el pasado, el ciudadano, o
la empresa privada constituan slo una parte del proceso, bajo la ptica de gobierno
electrnico se transforman en el centro en torno al cual se debe redefinir el proceso
administrativo.

Para aplicar este principio es necesario difundir una nueva visin, un cambio de estado
mental en lo que respecta a la relacin ciudadano-servidor pblico, donde se haga nfasis
en el principio fundamental de que estamos al servicio del ciudadano y su bienestar.

La gestin pblica debera ser medida en su eficiencia bajo pautas similares a las del
Sector Privado:
Calidad de servicio y satisfaccin del cliente
Optimizacin de costos
Simplificacin de procesos

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Ubicuidad (estar cerca del ciudadano)

A la fecha el ciudadano, al hacer un trmite que involucre a ms de una institucin pblica

o privada se transforma en un mensajero. Los procesos Interinstitucionales deberan
resolver esto mediante mecanismos internos de trabajo.

Intranet del Estado

La interconexin fsica y lgica de las diversas instituciones es la base sobre la cual se
deben publicar las aplicaciones interinstitucionales. Estos mecanismos de comunicacin,
gestin e informacin, al ser administrados desde un repositorio central uniformizan la
gestin y reducen los costos bajo principios de economa de escala. Aspectos como la
Seguridad Fsica y Jurdica de la Informacin deben ser contemplados. En este sentido la
infraestructura de firmas y certificados digitales cumple un rol fundamental.

Workflows

Las herramientas TIC son los canales ideales de comunicacin para optimizar la gestin
pblica. Herramientas como los Workflows permiten optimizar la Gestin Pblica y hacerla
transparente:
o Estos mecanismos aplican a todos los tipos de trmites administrativos
o Los workflows tienen preprogramadas las rutas y las derivaciones a las que podra ser
sujeto el trmite administrativo
o Contienen mecanismos de alarma que eviten el embalse de trmites y detecten
cuellos de botella
o Promueven la transparencia de la gestin al permitir registrar todos los incidentes y los
agentes involucrados en el proceso. Estos mecanismos permiten implementar
auditorias en vivo por los sectores correspondientes evitando la posibilidad de
corrupcin.

Integracin con el Sector Privado

Los sectores pblico y privado son interdependientes por lo que deben generar dinmicas
de beneficio mutuo. Iniciativas como portales de compra deben enlazar la demanda
estatal con la oferta privada en forma de bases de datos gremiales. Se debe premiar el
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desarrollo local y particularmente las soluciones que cuenten con altos componentes de
descentralizacin y desarrollo regional. Una compra en la regin donde se prestar el
servicio no slo desarrolla la zona si no que adems genera ahorros para el Estado en
materia de fletes y gastos administrativos adems de que reduce el riesgo de accidentes.

Es necesario entonces considerar estrategias de e-business (estrategias digitales) dentro

de las estrategias empresariales y de TI de manera de afrontar con xito los retos del
mundo tecnolgico globalizado y aportar al gobierno electrnico de manera eficiente para
su total implantacin.

Beneficios

Los beneficios de un PETI incluyen:

Posiciona a TI para hacer una "contribucin" estratgica al negocio y a las principales
directrices estratgicas de la compaa.
Alinea a TI con la Direccin del negocio de tres maneras:
Logra la coordinacin, perseverancia y concentracin de los esfuerzos de TI hacia un
conjunto de metas y objetivos compartidos del negocio.
Alinea el uso y directrices de TI de cada departamento entre s.
Alinea la TI con las necesidades de los clientes externos.
Crea consenso y compromiso con el plan porque todos los afectados o implicados --
departamentos y TI -- se involucran en el proceso.
Establece una mentalidad de planeacin estratgica de TI en la cultura de la
organizacin.
Proporciona un mapa para desplegar le estrategia y alcanzar el xito.
Crea una dinmica que impulsa la implementacin del plan y la realizacin del valor
esperado de TI.

Por qu entrenar a las Organizaciones en Planeamiento

Estratgico?
El planeamiento estratgico no es un documento, sino un proceso dinmico que involucra
todas las reas de la compaa, al igual que lo hace la Tecnologa de Informacin.

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Las soluciones modernas de TI integran los procesos horizontalmente en las

organizaciones. Estas desaparecen como entes aislados, casi independientes, como eran
hasta hace poco. Ahora, se integran alrededor de las herramientas tecnolgicas.

El entrenamiento en el planeamiento estratgico contribuye a:

Crear consenso y compromiso con el plan porque todos los afectados o implicados --
Departamentos Funcionales y TI -- se involucran en el proceso.
Establecer una mentalidad de planeacin estratgica de TI en la cultura de la
organizacin.
Proporcionar un mapa para desarrollar la estrategia y alcanzar el xito.
Crear una dinmica que impulsa la implementacin del plan y la realizacin del valor
esperado de TI.

Compromiso de la Alta Direccin

Es fundamental que la alta direccin de la organizacin tome parte activa en la decisin
del Plan Estratgico de Tecnologas de la Informacin con el fin de posibilitar su xito. La
direccin debe convencer a sus colaboradores ms directos de la necesidad de realizacin
del plan; de su apoyo de forma constructiva, mentalizndose de que la ejecucin del
mismo requerir la utilizacin de unos recursos de los cuales son responsables.

La presentacin del PETI y la constitucin del equipo supone el arranque del proyecto y es
fundamental que las ms altas instancias de la organizacin estn implicadas en ambos,
dando el apoyo necesario y aportando todo tipo de medios. Explicar el plan a las personas
de la organizacin y a las unidades organizativas afectadas sobre las que recaer el Plan,
el apoyo de los altos directivos y la cualificacin de los recursos de las distintas unidades
implicadas, sern factores crticos de xito del PETI.

Modalidad de trabajo para formular el Plan Estratgico de TI

Desarrollo propio
Si la organizacin cuenta con personas capacitadas en la metodologa de planeamiento de
TI y con la experiencia necesaria para desarrollar este proyecto, es posible realizar un
desarrollo propio con la condicin que las personas que formarn parte del equipo de

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formulacin se dediquen a tiempo completo y dedicacin exclusiva esta labor. Est

condicin se constituye en el principal impedimento para que un desarrollo propio tenga
xito, ya que como suele suceder las personas que podran aportar al proyecto, se
encuentran ocupadas a tiempo completo por sus labores habituales, siendo muy difcil
asignar sus tareas a otras personas, lo que implica que no se le brinde el tiempo y
dedicacin necesarias a las labores de planeamiento.

Esta limitante hace muy difcil afrontar este proyecto con personal propio, especialmente
en organizaciones pequeas y medianas donde el recurso humano es generalmente
escaso.

Consultora externa
Una alternativa para el desarrollo del PETI es contar con el apoyo de una Consultora
externa que trabaje en conjunto con el personal de la organizacin en la formulacin Plan.
Ya sea en la modalidad de gabinete, en la cual la consultora asume las tareas de
planeamiento apoyada en el personal de la organizacin, o bajo la modalidad de talleres,
en la cual la consultora es un facilitador para que el personal pueda formular con xito el
PETI, la ventaja que se obtiene con una Consultora, es que no slo aseguran la obtencin
final del Plan requerido sino que tambin dejan al personal involucrado debidamente
capacitado y entrenado para asumir las funciones de seguimiento y mantenimiento del
plan, as como para futuras reformulaciones.

Pasos a seguir
Obtencin de la aprobacin de la Alta Direccin para la formulacin del Plan
Estratgico de TI.
Elaboracin de los Trminos de Referencia para la contratacin de una Consultora
externa.
Designacin del Comit Especial para el proceso de seleccin de una empresa
consultora especializada en estrategias de TI.
Proceso de seleccin de la empresa consultora
Ejecucin del proyecto.

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