Metodologa bsica de gestin de

proyectos

Octubre de 2003
 Metodologa de Gestin de Proyectos

Dentro de la metodologa utilizada en la gestin de proyectos el desarrollo de stos se estructura en tres fases diferenciadas:

Fase de Inicio y Planificacin

Project Tiene como objetivo fundamental establecer y concretar el mbito, calendario, presupuesto,
Management recursos, etc. del proyecto hasta el nivel que permita al Responsable de Proyecto gestionar
Inicio y Planificacin eficazmente y articular las actividades que conducen al xito del proyecto.

jecucin y control
Fase de Ejecucin y Control
Fase que comprende la gestin del cambio, el seguimiento y control del proyecto, el anlisis y el
Cierre de proyecto
reporting. Se lleva a cabo el seguimiento de la planificacin asegurando el cumplimiento de todos los
hitos y gestionando los cambios mediante la actualizacin de la Planificacin de Proyectos y la
comunicacin a todos los implicados.

Fase de Cierre de Proyecto

El objetivo fundamental es formalizar la aceptacin final del proyecto, asegurndose una correcta
transmisin del conocimiento a los usuarios recopilando la documentacin final, as como la
organizacin de la salida del equipo de trabajo de una manera ordenada y secuencial.

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 Metodologa de Gestin de Proyectos
Inicio y Planificacin

Inicio y Planificacin

Project
Management
Inicio y Planificacin Fase de Planificacin
Aceptacin del Plan Aceptacin del Plan
de Programa de Programa
Ejecucin y Control Punto de Puntode
Punto de
Acuerdo Acuerdo
Acuerdo

Programa
Cierre de proyecto

Planificacin

Diseo del Creacin del Establecimiento Establecimiento

Se trata de Orientacin del
Equipo de Plan de de las bases de las bases
un programa Equipo de
Gestin de Proyecto del Plan de del Plan de
o proyecto? Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto

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Inicio y Planificacin

Inicio y Planificacin

Project Diseo del Equipo de Gestin de Proyecto

Management
Inicio y Planificacin
Creacin del Plan de Proyecto

Ejecucin y Control Orientacin y Preparacin de Recursos

Cierre de proyecto Aprobacin del Plan de Proyecto

En este momento se determinar el alcance del proyecto, cronogramas, recursos, etc. a un nivel en el que se gestione el
esfuerzo necesario para poder llevar a cabo el proyecto con xito. Los diferentes aspectos a tratar sern:
Definicin de etapas, actividades y tareas a realizar
Dependencias y prioridades entre tareas
Fechas de inicio y fin de cada tarea
Perfiles asociados a la realizacin de las tareas
Estimacin del tiempo necesario por tarea
Agregacin y clculo de fechas y el esfuerzo total del proyecto
Definicin de los productos a obtener en las tareas

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Inicio y Planificacin
Project
Management

Diseo del Equipo de Gestin de Proyecto

Este conjunto de actividades implica el diseo y configuracin de la estructura organizativa y de comunicacin del equipo de
Gestin de Proyecto. La estructura de comunicacin deber estar reflejada tanto en el organigrama como en el propio plan
de comunicacin. Una vez se establezca la estructura organizacional, se podr seleccionar e involucrar en el proyecto al
personal necesario para cubrir las necesidades detectadas.
Una organizacin y gestin efectiva de los recursos humanos es crucial para el xito del proyecto, por lo que se deber
prestar especial atencin a estas tareas para asegurar que la organizacin del proyecto cubre todas las necesidades del
mismo.

Actividades Objetivos

Disear detalladamente la organizacin del proyecto.

Diseo Detallado
Obtencin
Identificacin y documentacin de los roles y
de la Organizacin responsabilidades as como las relaciones de reporting
Recursos
del Proyecto
incluidas en el modelo organizativo.
Una vez que el diseo organizativo se complete, los esfuerzos
debern dirigirse a la seleccin de los recursos humanos
necesarios para formar parte del equipo directivo del proyecto.

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Inicio y Planificacin
Project
Management

Creacin del Plan de Proyecto

. Los Planes de Proyecto detallados describirn qu actividades han sido completadas durante el transcurso del proyecto
(objetivos, etc) y definir cmo deber llevarse a cabo el trabajo restante (acercamiento, calendario, recursos necesarios,
objetivos de calidad, planes de reduccin de riesgos, responsabilidades y canales de comunicacin). Es importante asegurar
que los componentes de los planes de proyecto detallados estn alineados en cuanto a su estrategia y que obtengan la
aprobacin de los responsables.
Durante toda la vida del proyecto se deber llevar a cabo un contnuo refinamiento de los componentes del propio Plan de
Proyecto

Actividades Objetivos

Desarrollo Detallado de los Planes de Gestin Creacin de un Plan de Proyecto completo y detallado,
consolidando los resultados de planes de proyecto anteriores
Definicin
con las actividades desarrolladas en la etapa inicial de creacin
Detallada de los
Recursos de del Plan de Proyecto.
Proyecto

Estas actividades debern llevarse a cabo en los inicios de la

Desarrollo
Definicin
detallada del
Desarrollo
Detallado del
Desarrollo Detallado de
los Costes y
Desarrollo
Detallado del fase de planificacin.
alcance del Detallado del Presupuesto
WBS Calendario Pricing de
proyecto del Proyecto
Proyecto

Conclusin del
RMAP

Hasta que se complete el Plan de Proyecto de Forma Detallada

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Inicio y Planificacin
Project
Management

Orientacin y Preparacin de Recursos

. Esta actividad se centra en introducir y formar a los miembros del equipo de proyecto as como en la asignacin de los
recursos fsicos necesarios. Se trata de un proceso tpico de preparacin de los miembros del equipo para disponer de ellos
de forma efectiva una vez se distribuyan las autorizaciones de trabajo oportunas.
El proceso se divide en dos actividades principales. La primera de ellas se centra en el desarrollo de una Carpeta Orientativa
que se deber distribuir a los miembros del equipo del proyecto, as como en la creacin de polticas, procedimientos y
material de formacin. La segunda actividad asegurar que los materiales sean distribuidos a los miembros del equipo
adecuados y asegurar que los miembros que se vayan incorporando al equipo obtengan una introduccin al proyecto
adecuada

Actividades Objetivos

Los miembros del equipo necesitan una orientacin acerca del

Desarrollo de la proyecto de forma tanto general como especfica (roles y
Preparacin de
Carpeta de
Recursos
responsabilidades), as como su relacin con los dems
Orientacin miembros de la compaa, tanto dentro como fuera del entorno
del proyecto.
Este proceso de orientacin puede incluir infomacin del
proyecto as como formacin complementaria (metodologas
empleadas, entorno de trabajo utilizado en el proyecto)
La orientacin debe involucrar activamente a los miembros del
equipo para que puedan hacerse cargo del trabajo a realizar.

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Inicio y Planificacin
Project
Management

Establecimiento del Documento de Control de Proyecto

. El Documento de Control de Proyecto se trata de un marco comn que deber se utilizado en cada proyecto. La estructura
de este documento se conforma en base a cuatro listados de puntos a tener en cuenta. Cada lista corresponde a una fase
del proyecto (planificacin, ejecucin, control y cierre). La documentacin a incluir en esta apartado es: listas de procesos,
documentos clave, entregables, correspondencia clave y otra informacin que deba ser archivada y conservada.
Los beneficios clave de este documento son: correcta definicin de los procedimientos y documentacin de calidad,
documentos conformes y variaciones aceptadas, localizacin unificada donde se encuentran los documentos clave de todos
los proyectos.

Actividades . Objetivos

Creacin del Documento de Control de Proyecto

Actualizacin del Creacin de la Documentacin Base del Proyecto.
Fichero de
Control de
Proyecto

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Inicio y Planificacin
Project
Management

Aprobacin del Plan de Proyecto

Como resultado se obtiene la aprobacin formal del Plan de Proyecto por parte de los agentes apropiados
Esta actividad consta de dos tareas 1) Involucracin del equipo de proyecto 2) Obtencin de la aprobacin. Estas tareas
sern repetidas hasta la aprobacin y aceptacin completa del Plan de Proyecto.
Durante el proceso de aprobacin pueden surgir modificaciones a realizar en algn componente del Plan de Proyecto. Una
vez estas modificaciones son confirmadas y reflejadas en los planes de proyecto, se deber llevar a cabo un nuevo proceso
de aprobacin del plan revisado.
Al final de la fase de planificacin, es importante revisar los planes definidos para asegurar que stos cubren los objetivos
fijados y satisface el alcance definido.

Actividades Objetivos

Obtener la Aprobacin Formal del Plan de Proyecto y por

Finalizacin de las consiguiente, la involucracin del equipo para la entrega de
Aprobacin del
Plan de Proyecto
Actividades de la los productos del proyecto.
Fase de
Planificacin

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Ejecucin y Control

Ejecucin y Control

Project
Management Fase de Ejecucin y Control
Inicio y Planificacin
Aceptacin del Plan de Aceptacin de los
Programa Entregables

Punto de Punto de
Ejecucin y Control Acuerdo Acuerdo
Ejecucin y Control

Cierre de Proyecto

Control de
Cambios

Ejecucin del Seguimiento de Modificacin de

Plan de Proyecto Proyecto Aceptacin
Proyecto
Reporting

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Ejecucin y Control

Ejecucin y Control

Project Ejecucin del Plan de Proyecto

Management Seguimiento de Proyecto

Inicio y Planificacin
Control de Cambios

Ejecucin y Control Reporting

Cierre de Proyecto Modificacin del Proyecto

Aceptacin

El objetivo de esta actividad ser completar las tareas de acuerdo a la planificacin realizada, obtener la aprobacin del
usuario a los productos intermedios realizados y controlar el desarrollo del proyecto desde el punto de vista de horas de
dedicacin y fechas.
Esta actividad comenzar con una reunin con todos los responsables del proyecto, en la que se asignarn las tareas
definidas en la planificacin a los miembros del equipo de trabajo. En este momento se analizar y reportar la situacin del
proyecto a todos los responsables. Si existen modificaciones a la planificacin se realizarn las modificaciones oportunas y
la comunicacin a los responsables implicados.

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Ejecucin y Control
Project
Management

Ejecucin del Plan de Proyecto

Consiste en dos actividades principales: 1) Lanzamiento del proyecto; 2) Asignar paquetes de trabajo a los miembros del
equipo.
La segunda actividad incluye la comunicacin efectiva del alcance del proyecto, presupuesto, calidad, esfuerzos, riesgos y
requerimientos de tiempo a los miembros del equipo. Para mantener el enfoque, el Plan de Proyecto y sus componente
deber actualizarse de forma continua. Finalmente, el equipo de proyecto deber realizar el trabajo necesario para el
desarrollo de los entregables requeridos.

Actividades Objetivos

El objetivo de este punto es el uso de las lneas establecidas

por el Plan de Proyecto para dirigir de forma correcta a los
Lanzamiento de Versiones de miembros del equipo, agentes externos y proveedores y as
Proyecto Trabajo mantener el enfoque deseado durante la ejecucin del
proyecto.
Asegurar que cada miembro del equipo, agente externo y
proveedor conoce los procedimientos establecidos y qu
responsabilidades y trabajo ha sido asignado a cada uno.

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Ejecucin y Control
Project
Management

Seguimiento de Proyecto

Gestiona el funcionamiento del proyecto en relacin a las estimaciones realizadas inicialmente de esfuerzo, tiempo, calidad y
riesgos. Despus de la asignacin de los paquetes de trabajo a los miembros del equipo, el Gerente del proyecto deber
identificar los problemas potenciales o actuales mediante la medida y monitorizacin del progreso y comportamiento en
relacin a las lneas establecidas en el Plan de Proyecto. El gerente de proyecto ser el responsable de comunicar el estado
del proyecto. En esta etapa, el gerente de proyecto obtendr la aprobacin formal de los entregables internos por parte de
todos los agentes designados a tal efecto.

Actividades Objetivos

Recoger, por parte del gerente, los datos cualitativos

Evaluacin del necesarios para establecer si el proyecto est siendo llevado
Aceptacin Interna Reporte del Estado
Estado del
de Entregables del Proyecto a cabo de acuerdo con el plan definido.
Proyecto
Evaluar todos los paquetes de trabajo del proyecto segn
esfuerzo, puntualidad en la entrega, calidad, riesgo y
cualquier problema identificado.
Asegurar la aceptacin formal de los entregables una vez
completados.

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Ejecucin y Control
Project
Management

Control de cambios

El control de los cambios, comprende el anlisis del impacto de los mismos en el proyecto y la seleccin/recomendacin de
la mejor forma de actuacin. Al presentar las acciones correctivas, la informacin se describe en cada punto donde se
produzca un impacto, personal, coste y tiempo. La provisin de distintas opciones de una manera organizada puede ayudar
a los gerentes del proyecto y al usuario a un mejor entendimiento de los resultados de su decisin.
En el mbito del control de cambios se incluyen las modificaciones del alcance, calendario y coste del proyecto. El mtodo o
tcnica utilizada en el seguimiento y documentacin de cualquier cambio en el proyecto deber ser descrito. Adicionalmente,
se incluyen los niveles de responsabilidad y aprobacin que debern estar incluidos en el documento de control.

Actividades Objetivos

Facilitar al equipo de gestin del proyecto el anlisis del

Determinacin de Investigacin y Negociacin y impacto de los cambios en un proyecto y el modo de
las necesidades de Propuesta de Obtencin de
cambio Solucin Aprobacin
gestionar los cambios a travs de un proceso disciplinado de
control de cambios
Durante el ciclo de vida del proyecto

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Ejecucin y Control
Project
Management

Reporting

El Reporting medir la salud del proyecto de forma regular y asegurar que la informacin del funcionamiento del proyecto
sea distribuida a los agentes interesados. El gerente de proyecto recoge de forma regular informacin acerca de la situacin
del proyecto a lo largo de toda la duracin del mismo y revisa la informacin mediante un anlisis que se incorpora en los
reports distribuidos de acuerdo al plan de comunicaciones del proyecto.

Actividades Objetivos

Facilitar de forma regular, a los agentes oportunos, la

informacin cualitativa, cuantitativa y de anlisis necesaria.
De esta forma se informa de cul es la situacin del proyecto
Medicin del
Rendimiento
Informes de Redimiento y de cmo resultar a su finalizacin.

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Ejecucin y Control
Project
Management

Modificacin del Proyecto

Las modificaciones del proyecto consisten principalmente en dos actividades: Actualizacin del Plan de Proyecto y Nuevas
Versiones de Trabajo.
La actualizacin del Plan de Proyecto incluye la revisin y actualizacin del Plan basndose en los cambios aprobados
desde el Control de Cambios. Esto incluye una comunicacin efectiva a los miembros del equipo acerca de los cambios a
realizar en el alcance, presupuesto, calidad, esfuerzos, riesgo y requerimientos de tiempo.
Las versiones del nuevo trabajo aportan la informacin necesaria para comunicar los requerimientos necesarios a los
miembros asignados del equipo a tal efecto.

Actividades Objetivos

Actualizar las lneas base del Plan de Proyecto para aportar

una renovada direccin a todos los miembros del equipo,
Actualizacin del Plan Nuevas Versiones de agentes externos y proveedores y para renovar el enfoque
de Proyecto Trabajo basado en las modificaciones del Plan de Proyecto.
Asegurar que cada miembro del equipo de trabajo tiene
conocimiento de los procedimientos para realizar
modificaciones al proyecto y qu responsabilidades y nuevos
trabajos han sido asignados a cada uno basndose en los
cambios determinados por el Control de Cambios.

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Ejecucin y Control
Project
Management

Aceptacin

La aceptacin formal de todos los entregables finales se realiza mediante la firma por parte de los responsables. Esta firma
de documentos implica que los entregables cubren o exceden las expectativas planteadas y definidas con anterioridad.
La realizacin un procedimiento de transicin formal asegura que los recursos son transferidos al usuario de forma
apropiada. Para asegurar que todos los pasos requeridos de la fase de ejecucin y control del proyecto han sido
completados y que el equipo puede proceder a la fase de cierre, se documentan todos los puntos a tener en cuenta.

Actividades Objetivos

Asegurar que los entregables son aceptados y firmados por los

Finalizacin de Transicin de los
Finalizacin de las agentes relevantes especialmente de los puntos clave del ciclo
Actividades de la
Entregables y Recursos de
Fase de Ejecucin de vida del proyecto.
Aceptacin Proyecto
y Control
Asegurar que la documentacin de finalizacin de la fase de
ejecucin y control ha sido completada.
Completar la transmisin de los entregables y los recursos.

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Cierre de Proyecto

Cierre de Proyecto

Project
Management
Inicio y Planificacin
Fase de Cierre
Ejecucin y Control Aceptacin de los Aceptacin de los
Entregables Documentos de Cierre
Cierre de Proyecto Punto
Punto de
de Punto de
Acuerdo
Acuerdo Acuerdo

Cierre

Evaluacin del Cierre del Plan de

Proyecto Proyecto

A realizar para cada Proyecto

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Cierre de Proyecto

Cierre de Proyecto

Project Evaluacin del Proyecto

Management Cierre y Transferencia del Conocimiento
Inicio y Planificacin

Ejecucin y Control

Cierre de Proyecto

El objetivo de la fase final de Cierre del Proyecto es formalizar la aceptacin del final del proyecto, asegurndose de una
correcta transmisin del conocimiento al usuario, as como organizar la salida del equipo de trabajo de una manera ordenada
y secuencial.
Durante este periodo se recopilar toda la documentacin final del proyecto, realizando un anlisis final y reunindose con el
usuario cuando haya transcurrido un cierto periodo de tiempo desde la salida del equipo de trabajo.

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Cierre de Proyecto
Project
Management

Evaluacin del Proyecto

El feedback interno se recoge a travs de un proceso de autoevaluacin de la prctica. El gerente del proyecto completar
una encuesta parecida que en este caso incluir preguntas relacionadas con la conformidad con nuestros procedimiento
internos de calidad.
El feedback del usuario es recogido a travs de uso de la encuesta de satisfaccin del usuario o a travs de entrevistas
personales. En los contratos de duracin superior a un ao, la evaluacin de la satisfaccin del usuario se realiza cada seis
meses.
Una vez se recibido el feedback, se establecen sesiones con los miembros del equipo de cara a la discusin de los
resultados y la identificacin de reas de mejora.

Actividades Objetivos

Obtener feedback relacionado con la aplicacin por parte de

los miembros del equipo acerca de la gestin de procesos que
calidad/riesgos
Realizacin de la Revisin Obtencin del Nivel de
Completa Satisfaccin del usuario Solicitar feedback a los usuarios en relacin al nivel de
satisfaccin con nuestros servicios.

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Cierre de Proyecto
Project
Management

Cierre y Transferencia del Conocimiento

El Cierre del Proyecto implica la celebracin de una reunin de cierre con el equipo de proyecto y el anlisis del
cumplimiento de las expectativas. As mismo se elabora un anlisis Final del Proyecto.

Actividades Objetivos

Comparticin de
Establecer el fin de proyecto de forma efectiva y la evaluacin
Conocimiento
Conclusin de las
de los resultados obtenidos.
Cierre del Proyecto Finalizacin de la
Actividades de la
con el Equipo de
Proyecto del usuario
Documentacin de
Proyecto
Fase de Finalizacin
y Cierre
Establecer una reunin con el usuario despus de un periodo
Finalizacin de la
Tareas
Administrativas
de tiempo para determinar si se han cumplido los beneficios y
el xito del proyecto.

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