PMO.

La funcin y
responsabilidades de una oficina
de proyectos. Caso Prctico

Marc Bara Iniesta

Associate Professor. EU Gimbernat i Toms Cerd. www.eug.es
@: marc_bara@hotmail.com
es.linkedin.com/in/marcbara
 Qu es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal cuyo compromiso es crear un

producto o servicio nico el cual posee una elaboracin progresiva

Temporal significa que tiene un inicio y fin delimitado

nico significa que el producto o servicio es diferente en algunas
caractersticas a otros similares que pudieran o no existir anteriormente
Elaboracin progresiva se aplica a las caractersticas del servicio o
producto y significa que dichas caractersticas sern llevadas a cabo paso a
paso, a travs de incrementos

Un proyecto tiene un objetivo especfico, un presupuesto

establecido y una organizacin (quiz temporal y que puede ser
desmantelada al trmino del proyecto)
 Proyectos y Operaciones

Ac#vidades

Operaciones Proyectos

-Administracin y Soporte de los -Implementacin de un nuevo Sistema

Sistemas de Informacin de Informacin
-Call Center -Denicin y Ejecucin de un Plan de
-Administracin de los Recursos Comunicacin o Mrke#ng.
Humanos -Puesta en marcha de una nueva
-Administracin de las Finanzas Pol#ca de RRHH
-Produccin en cadena -Plan Anual de Formacin
-... -Diseo de un nuevo Producto o
Servicio
-Implementacin de un nuevo Proceso
Organiza#vo
 Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos

Programa: conjunto de proyectos relacionados, que se

"

manejan colectivamente (adems de individualmente) para

obtener beneficios y control adicionales.

Portafolio: conjunto de proyectos o programas (y otros

"

trabajos) que se agrupan para facilitar la gestin efectiva

del trabajo para conseguir los objetivos estratgicos de
negocio. Los proyectos o programas no tienen por qu ser
necesariamente interdependientes o relacionados.

Una organizacin proyectizada es aquella que

"

incorpora el uso de los tres conceptos en su operativa

diaria.

Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos
Proyectos, Programas, y Cartera de Proyectos

Fig 1-1, pag 8 PMBOK

Definicin de Programa
Gestin de la Cartera de Proyectos

Gestin Cartera Proyectos

Gestin Programas

Gestin de Proyectos

Pre-Proyecto Proyecto
Proyecto Operaciones

Gestin del cambio

Sistemas de Gestin de la Informacin

 PMI - Standard

The Standard for

Portfolio
Management
Cartera de Proyectos y entorno organizacin
Cartera de Proyectos y entorno organizacin
12
 En este contexto Qu es una PMO
exactamente?

An organizational unit to centralize and coordinate the

management of projects under its domain. A PMO
oversees the management of projects, programs or a
combination of both.
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK guide)

In each organization, the definition of a

PMO may vary in name and by
function, but it essentially centralizes,
coordinates and oversees the
management of projects and programs.

Article by Bud Baker, Ph.D. PMI Network, June 2007

13
 Algunas caractersticas
Una PMO es un grupo de personas con la misin de dar soporte a
los jefes de proyecto en el lanzamiento, implementacin y
completacin de proyectos.

Algunas PMOs son mnimas, con slo staff a tiempo parcial.

Otras pueden involucrar inmensas infraestructuras, con
metodologas y control rgidos.

La PMO es un ente organizacional creado para asistir a los jefes de

proyecto en la consecucin de los objetivos de los proyectos.
Proporciona una oportunidad a los jefes de proyecto para
desarrollarse ms rpidamente, con respecto a si trabajaran en
solitario.
La PMO es una organizacin centralizada dedicada a mejorar la
prctica y los resultados de la gestin de los proyectos.

14
 Establecer una PMO

Requisitos de la PMO:

El valor de la PMO debe ser medible para resultar

sostenible.
Si no se puede medir, no se puede controlar y por
tanto gestionar.
La PMO debe estar alineada con los intereses y
objetivos de la organizacin para sobrevivir.

Debe tener como principal cliente a la Alta

Direccin!!

15
 PMO y su aceptacin de alta direccin
La Alta direccin dar soporte a la PMO que incremente
la probabilidad de conseguir sus objetivos.

La PMO debe proporcionar varios procesos a la alta direccin:

Escoger el mix adecuado de proyectos: herramienta de planificacin
estratgica.
Ligar las estrategias ejecutivas con los proyectos en curso y futuros.
Gestionar la cartera de proyectos correctamente.
Mejorar los resultados de los proyectos que se alineen con los objetivos
estratgicos de la compaa.

En definitiva, una PMO debe ser capaz de ayudar a la Alta

Direccin con la ejecucin de la estrategia, tal cual est
determinada por la cartera de proyectos.
16
 PMO y su aceptacin de alta direccin

La PMO encontrar soporte de la alta direccin si:

Ayuda en conseguir los objetivos del management
(por los que son medidos)
Consigue llevar ms proyectos a finalizacin, sin
incremento de recursos.
Los proyectos se completan en menos tiempo.
Su impacto es claramente percibido en todos los
niveles de la organizacin.

Es crtico que los beneficios de establecer una

PMO ser perciban cuanto antes. Se deben
poder medir

17
 Causas de fallo en la implantacin de la PMO

No se definici su valor, sus beneficios.

No se percibe como influencia positiva en las entregas de
proyectos.
Se percibe como amenaza muy autoritaria, rgida en
burocracia y metodologa.
No tiene buy-in de la alta direccin
Se percibe como un overhead en la gestin de los
proyectos.
Se dedica a micro-gestionar, intentando controlar cada
proyecto directamente.

18
Una definicin de Oficina de Proyectos (PMO)
Entidad que provee a la organizacin y a los Jefes de Proyecto el apoyo en la
aplicacin efectiva de prcticas de Gestin de proyectos, as como la
informacin crtica para fundamentar la toma de decisiones y entregar
resultados conforme a las expectativas del proyecto, programa, y cartera de
proyectos.
Algunos de sus objetivos son:
Proveer Gestin y/o facilitacin de los
Proy 1 procesos de gestin de la
Servicios cartera de proyectos.
Proveer servicios de definicin
Oficina de de metodologas y estndares,
Proy 2 proyectos asesora a proyectos,
capacitacin y seleccin de
proyectos
Proy n Control y Asegurar el control y monitoreo
recopilacin constante de los proyectos en
marcha
informacin
Incrementar la coordinacin
entre los proyectos para
asegurar que cuentan con los
recursos requeridos para su
finalizacin exitosa
Ejemplo de reas de responsabilidad de la PMO

Soporte Administrativo Asesora y Control

y de Coordinacin de Proyectos

Oficina de
Proyectos

Definicin de estndares Desarrollo

y metodologa y formacin
 Ejemplo de Servicios de la PMO
PMO Services
Portfolio Consulting &
Management PMO Services Training Admin./H.R. Archives
Project portfolio Project rescues Methodology Project Information
information accounting repository
Asset, strategic Project Tools Operations Data integrity and
objectives and acceleration, planning and security
resource assessments, forecasting
portfolios threats and
opportunities,
auditing, risk
management
Executive Project Project Data collection Project document
reporting and management management and report library/knowledge
governance processes, tools, basics distribution management
methodologies
Prioritization Mentoring Certification Asset tracking Lessons learned
techniques
Staggering of Help Desk Teamwork Materials and Closed contracts
projects supplies
Strategic Web Advanced Contract and
resource portal/information project change
management management management management
Analysis Resource Scheduling Metrics,
recruiting software bonuses, career
path, rewards
and recognition
Customer Customer interface Customer Customer Customer
interface interface interface interface
21
Caso prctico: Servicios de consultora PMO

22
Caso prctico: PMO y apoyo a nuevas ofertas

23
Caso prctico: PMO y metodologas

24
Caso prctico: PMO y sistemas informacin

25
Caso prctico: PMO y Alta Direccin

26