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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas

Dinmicas

Excel 2010 proporciona herramientas y funciones eficaces


que pueden utilizarse para analizar, compartir y
administrar los datos con facilidad. A travs del formato
condicional podr comentar visualmente los datos con
fines analticos y de presentacin los mismos que le
permitirn encontrar fcilmente excepciones y reconocer
tendencias importantes en los datos.
Ms Excel a travs de las funciones, filtros y tablas
dinmicas le brindarn la posibilidad de resumir, analizar,
explorar y presentar datos de resumen. A travs de los
informes de grfico dinmico podr ver los datos de
resumen contenidos en un informe de tabla dinmica para
realizar comparaciones, patrones y tendencias.

Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc.


ISBN EN TRMITE
E-mail: acostanp@gmail.com
Web Site: http://.saccec.com/educacion/
Blog: http://www.aulaexcelavanzado.blogspot.com
MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Contenido
INTRODUCCIN A MS Excel 2010 ...........................................................................................................7

INICIAR EXCEL ...........................................................................................................................................7

Definiciones importantes .......................................................................................................................8

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL ...................................................................................................9

FICHAS, GRUPOS y COMANDOS ...........................................................................................................11

TECLAS Y FUNCIONES QUE REALIZAN ...................................................................................................13

CREAR UN NUEVO LIBRO ......................................................................................................................14

GUARDAR UN LIBRO .............................................................................................................................15

TRABAJAR CON HOJAS .........................................................................................................................16

ADMINISTRAR HOJAS DE CLCULO ......................................................................................................18

AUTORELLENO......................................................................................................................................19

TIPOS DE DATOS ...................................................................................................................................21

FRMULAS..............................................................................................................................................21

Formatos ..............................................................................................................................................21

Formato de celdas ................................................................................................................................21

Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft Excel ....................................................................21

Cdigos bsicos de formato de nmero ...............................................................................................22

Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros ............................................................23

FORMATO DE CELDAS ..........................................................................................................................24

FORMATO NMERO .............................................................................................................................27

ESTILOS RPIDOS ........................................................................................................................30

DESCARGAR UNA BASE DE DATOS DESDE LA WEB .................................................................................34

FORMATO CONDICIONAL .......................................................................................................................40

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Borrar el formato condicional .................................................................................................................46

Destacar grficamente el valor de cada celda ........................................................................................47

FILTRAR DATOS ....................................................................................................................................47

FILTRO AUTOMTICO ...........................................................................................................................48

AUTOFILTRO PERSONALIZADO .............................................................................................................53

Cmo utilizar el carcter comodn........................................................................................................57

Exportacin de datos............................................................................................................................58

Exportar de Excel a .txt .........................................................................................................................58

Importar un archivo .txt a Excel...........................................................................................................60

Como recuperar en Excel un archivo con un separador diferente .......................................................62

.xls a web (.html) ..................................................................................................................................65

DEFINICIN DE NOMBRES ....................................................................................................................65

Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de clculo ...................................65

Definir un nombre mediante una seleccin de celdas de la hoja de clculo ..........................................66

Definir un nombre mediante el cuadro de dilogo Nombre nuevo ........................................................66

Administrar nombres mediante el cuadro de dilogo Administrador de nombres.................................67

Cambiar un nombre ................................................................................................................................67

Eliminar uno o ms nombres ..................................................................................................................68

USO DE LOS HIPERVNCULOS ...............................................................................................................70

Definicin y funcionamiento de una direccin URL ............................................................................70

Crear un hipervnculo a un archivo nuevo ..............................................................................................71

Crear un hipervnculo a un archivo o pgina Web existente ..................................................................72

Crear un hipervnculo a una ubicacin especfica de un libro .................................................................72

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Crear un hipervnculo a una direccin de correo electrnico .................................................................73

Crear un vnculo de referencia externa a los datos de una hoja de clculo en la Web ...........................74

Eliminar un hipervnculo .........................................................................................................................74

VALIDACIN DE DATOS ........................................................................................................................75

CUNDO ES TIL LA VALIDACIN DE DATOS? ....................................................................................75

HERRAMIENTA DE VALIDACIN DE DATOS ..........................................................................................76

MENSAJES DE ENTRADA .......................................................................................................................82

MENSAJES DE ERROR ...........................................................................................................................84

VALIDAR NMEROS ENTEROS DENTRO DE LMITES .............................................................................88

COMPROBAR ENTRADAS NO VLIDAS .................................................................................................93

VALIDAR LISTAS ..................................................................................................................................102

BUSCAR CELDAS CON VALIDACIN ....................................................................................................107

BORRAR VALIDACIN DE DATOS ........................................................................................................108

GRFICOS ...........................................................................................................................................109

MOVER UN GRFICO A UNA NUEVA HOJA.........................................................................................111

APLICAR UN ESTILO AL GRFICO ........................................................................................................113

CAMBIAR TIPO DE GRFICO ...............................................................................................................116

AGREGAR ETIQUETAS DE DATOS ........................................................................................................118

FORMATOS DE ETIQUETAS .................................................................................................................119

FUNCIONES ........................................................................................................................................122

FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS: SUMA ................................................................125

FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS: SUMAR.SI ..........................................................128

FUNCIONES MATEMTICAS Y TROGONOMTRICAS: SUBTOTALES ....................................................131

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QUITAR SUBTOTALES .........................................................................................................................134

MS FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS ....................................................................134

ESQUEMAS .........................................................................................................................................138

Creacin automtica de esquemas .......................................................................................................138

FUNCIONES ESTADSTICAS: MXIMO .................................................................................................141

FUNCIONES ESTADSTICAS: MIN.........................................................................................................144

FUNCIONES ESTADSTICAS: PROMEDIO .............................................................................................147

FUNCIONES ESTADSTICAS: CONTAR ..................................................................................................149

FUNCIN MODA .................................................................................................................................153

FUNCIN MEDIANA............................................................................................................................154

MS FUNCIONES ESTADSTICAS .........................................................................................................155

FUNCIONES DE TEXTO: FUNCION CONCATENAR ................................................................................161

FUNCION MAYUS ...............................................................................................................................164

FUNCION MINUSC ..............................................................................................................................165

FUNCION ESPACIOS ............................................................................................................................165

FUNCION LOGICA SI............................................................................................................................167

MS FUNCIONES LGICAS .................................................................................................................170

FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA: CONSULTAV ...................................................................171

FUNCIONES DE INFORMACIN: ESERROR ..........................................................................................176

FUNCIONES ANIDADAS.......................................................................................................................178

PROTECCIN DE UNA HOJA DE CLCULO QUE CONTIENE FRMULAS O FUNCIONES .......................185

Prctica: .............................................................................................................................................185

TABLAS DINMICAS............................................................................................................................189

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QU ES UN INFORME DE TABLA DINMICA?....................................................................................189

SUGERENCIAS PARA CREAR UN INFORME DE TABLA DINMICA .......................................................191

CREAR UN INFORME DE TABLA DINMICA ........................................................................................192

CAMBIAR EL DISEO DEL INFORME DINMICO A VISTA CLSICA ......................................................196

HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA ...............................................................................................199

RESUMIR DATOS DE UN INFORME DINMICO ...................................................................................200

OPCIONES DE DISEO DE UN INFORME DINMICO ...........................................................................206

ACTUALIZAR UN INFORME DE TABLA DINMICA ...............................................................................210

CAMBIAR EL ORIGEN DE DATOS UN INFORME DE TABLA DINMICA ................................................215

AGRUPAR CAMPOS EN UN INFORME DE TABLA DINMICA ...............................................................220

FRMULAS EN UN INFORME DE TABLA DINMICA ...........................................................................223

CONFIGURACIN DE CAMPO DE VALOR ............................................................................................227

GRFICOS DINMICOS .......................................................................................................................229

CREAR UN GRFICO DINMICO .........................................................................................................229

OPCIONES DE DISEO DE GRFICO DINMICO ..................................................................................234

AGREGAR LNEAS DE TENDENCIA EN UN GRFICO DINMICO ..........................................................235

BIBLIOGRAFA .....................................................................................................................................241

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INTRODUCCIN A MS Excel 2010


La versin 2010 presenta una interfaz de usuario en la que las herramientas se encuentran
mucho ms fcilmente gracias a la Cinta de opciones y a la Barra de herramientas de
acceso rpido, ofrece adems nuevas utilidades que permiten analizar, compartir y
administrar la informacin de manera sencilla y segura.

Una de las aplicaciones informticas ms utilizadas en las empresas son las hojas de
clculo, que permiten al usuario manipular cualquier dato o informacin.

El objetivo bsico de las hojas de clculo es proporcionar un entorno simple y uniforme para
generar tablas de nmeros y a partir de ellos obtener mediante frmulas nuevos valores. Las
hojas de clculo permiten a los usuarios manipular grandes cantidades de informacin de
forma rpida y fcil que permiten ver los efectos de distintas suposiciones.

El rea de aplicacin ms importante ha sido hasta ahora el anlisis profesional y ha servido


para desarrollar modelos de gestin, entre los que se puede citar la planificacin de
proyectos y el anlisis financiero, el anlisis contable, el control de balances, la gestin de
personal, etc. En cualquier caso, los lmites de este tipo de aplicaciones dependen de la
utopa del usuario.

Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las necesidades


particulares de cada usuario. El interesado puede decidir lo que desea hacer y escribir su
propio programa aprovechando la flexibilidad y la versatilidad de la hoja de clculo, con lo
que se convierte en una herramienta de investigacin aplicada, de especial inters para
economistas, investigadores, financieros, directivos, ingenieros o incluso para el hogar.

INICIAR EXCEL
Excel se puede iniciar de las maneras siguientes:
1. Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio.

Ilustracin 1: Acceso a MS Excel 2010

2. Ir al men de Inicio
Programas
Microsoft Office
Seleccionar Microsoft Office Excel 2010.

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MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010

Definicin

Es un sistema que se utiliza para organizar, dar formato y analizar datos.


Tiene una interfaz fcil de usar que ayuda a administrar con facilidad los
datos. Consta de una cinta de opciones que contiene todos los
comandos disponibles en Excel 2007. Los comandos se organizan en
grupos, en las siete fichas que tiene la cinta de opciones.

Definiciones importantes
Celdas
Las celdas conforman la hoja. Una celda se forma por la interseccin de
una columna con una fila.

Su funcin es almacenar informacin que puede constituir un texto, un


nmero o por una frmula.

Cuando se inicia Excel, la celda activa es la A1, la que se identifica,


porque aparece con un borde sombreado, como se puede apreciar en el
grfico anterior.

Hoja de trabajo
Una hoja de trabajo est formada de celdas, dispuestas por 16.384
columnas y 1.048.576 filas.

Cada una de las hojas puede tener una estructura, configuracin y


caractersticas distintas y son tratadas como elementos diferentes del libro
que las contiene. Generalmente se identifican como Hoja1 , Hoja2, Hoja3,
etc. Sin embargo, se les puede dar cualquier nombre.

Libro
Un documento de Excel, recibe el nombre de Libro, en donde, cada hoja
es manejada como si se tratase de un documento diferente.

En la mayora de los casos, solamente se trabaja con la primera hoja del


libro.

Por ello, es recomendable que en lugar de crear diez libros para controlar

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las actividades financieras de una Empresa, se creen diez hojas dentro de


un libro.

Extensin de un archivo o libro de Excel 2010


Un libro de Excel 2010 tiene la extensin: .xlsx
Un libro de Excel 2010 para trabajar con macros tiene la extensin: .xlsm

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL


Descripcin
El rea de trabajo de Excel 2010 mantiene una estructura intuitiva en la
cual se observan elementos distribuidos y organizados de manera clara.

Elementos que forman parte del rea de trabajo en Excel 2010

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1. Ficha File o archivo.


2. Barra de ttulo.
3. Fichas de men.
4. Barra de frmulas.
5. Grupo del Portapapeles.
6. Grupo de Fuente.
7. Grupo de Alineacin.
8. Grupo de Formato de Nmero.
9. Grupo de Estilos.
10. Grupo de Celdas.
11. Grupo de Edicin.
12. Barra de Herramientas de acceso rpido.
13. Barras de desplazamiento.
14. Zoom.
15. Botones de presentacin.
16. Hojas del libro.
17. Barra de estado.
18. Celda activa.
19. Botn Minimizar.
20. Botn Restaurar.
21. Botn Cerrar.
22. Filas.
23. Columnas.
24. Cuadro de nombres.
25. Celdas.

La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se


nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin
el nmero de su fila, por ejemplo, la primera celda pertenece a la columna
A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.

Celda activa: es aquella sobre la que tiene efecto las rdenes y funciones
de celda que se puedan activar posteriormente.

Un Rango de celdas, es un bloque de una o ms celdas que Excel trata


como una unidad. Los rangos son importantes en la Hoja de Clculo, ya
que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

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La versin de Excel 2010 cuenta con hojas de trabajo formadas de celdas,


dispuestas por 16.384 columnas y 1.048.576 filas.

Etiquetas de pginas
Se encuentran en la barra de divisin de etiquetas, que aparece en la
parte inferior de la pantalla y que dan la idea de que el libro de Excel es
una especie de agenda.

Sirve para seleccionar la hoja de trabajo dentro del libro y estn


identificadas como Hoja1, Hoja2, estos nombres pueden ser cambiados,
de acuerdo a las necesidades del usuario.

Se sugiere dar un nombre de acuerdo con contenido de la hoja. Por


ejemplo, si la informacin que se maneja en la hoja se refiere a
presupuestos del ao 2010; el nombre sugerido para esa hoja sera
presupuesto 2010.

Barra de frmulas
La funcin de la barra de frmulas es mostrar el contenido de la celda
actual y permitir la edicin del contenido de la misma (Presionando la
tecla F2).

Barra de estado
Su funcin es presentar mensajes de orientacin o advertencia sobre los
procesos que estn siendo ejecutados, as como el estado de algunas
teclas, por ejemplo, si la tecla Bloq Num est activada o desactivada,
etc.

FICHAS, GRUPOS y COMANDOS

Descripcin
La cinta de opciones se ha diseado para ayudarte a encontrar fcilmente
los comandos necesarios para completar una tarea.

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Elementos Fichas, Grupos y Comandos en Excel 2010

1. Ficha
2. Grupo
3. Comandos

Los comandos se organizan en grupos lgicos, que se renen en fichas.

Cada ficha est relacionada con un tipo de actividad (como escribir o


disear una pgina).

Elementos Fichas

Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen slo se muestra cuando


se selecciona una imagen.

Es necesario que se tenga claro los tres elementos de la cinta de opciones


en Excel 2010.

Algunos grupos en la cinta de opciones se los puede activar partiendo de:

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Ficha Grupo
Portapapeles
Inicio Fuente
Nmero
Insertar Grficos
Configurar pgina
Diseo de pgina Ajustar rea de impresin
Opciones de hoja
Datos Esquema

Otra forma de activar los cuadros de dilogo es seleccionando el objeto y


haciendo clic derecho en el mouse para seleccionar los comandos
deseados.

TECLAS Y FUNCIONES QUE REALIZAN

Para desplazarse dentro de la hoja, se puede hacer con el mouse o,


simplemente, presionando las teclas de movimiento de cursor, segn se
detalla en el siguiente cuadro:

TECLA FUNCIN QUE REALIZA


Flecha a la derecha Desplaza una celda a la derecha
Flecha a la izquierda Desplaza una celda a la izquierda
Flecha arriba Desplaza una celda arriba
Desplaza una celda hacia abajo Flecha abajo
CTRL + Flecha a la izquierda o FIN + Flecha a la Ultima columna de la lnea actual
izquierda
CTRL + Flecha a la derecha o FIN + Flecha a la
Primera columna de la lnea actual
derecha
CTRL + Flecha a la abajo o FIN + Flecha a la abajo Ultima lnea de la columna actual
CTRL + Flecha a la arriba o FIN + Flecha a la arriba Primera lnea de la columna actual
RePag Desplaza una ventana hacia abajo
AvPAg Desplaza una ventana hacia arriba
ALT+RePag Desplaza una ventana hacia la izquierda
ALT+AvPag Desplaza una ventana hacia la derecha

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CTRL+Retroceso Desplaza a la celda actual


CTRL+Inicio Ir a la celda A1
F5 Activa el cuadro de dilogo. Ir a..

CREAR UN NUEVO LIBRO

Al ingresar a Excel, generalmente aparece ya abierto el libro de trabajo


con el nombre de Libro1, sin embargo, hay ocasiones en que la pantalla
de Excel est en blanco y es necesario crear un libro.

Para esto, basta con dar clic en el Icono del Office y seleccionar Nuevo,
o simplemente, dar clic en el icono Nuevo de la barra de herramientas de
acceso rpido.

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Figura 5. Crear nuevo libro o archivo de Ms Excel


Tambin funciona al presionar la combinacin de teclas Ctrl+U.

GUARDAR UN LIBRO

Para grabar o guardar un libro de Excel, activar el Men de Office ,


opcin Guardar, o tambin, presionar el icono Guardar Como o de la
barra de herramientas de acceso rpido, hacer clic en el cono del
disquete.

Figura 6. Guardar libro de Ms Excel

O bien, presionar la combinacin de teclas Ctrl+G.

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Guardar libro

Cuando se guarda el libro por primera vez, Excel muestra un cuadro de


dialogo en el que debe especificar la Carpeta o directorio, en la que desea
guardar el libro.

En el recuadro Nombre del archivo, escribir el nombre que quieras dar a


tu libro.

Finalmente, haz clic en el botn Guardar.

Si el libro ya fue guardado anteriormente, al presionar o seleccionar la


opcin guardar, el sistema slo guarda la nueva versin del libro sin
volver a solicitar el nombre.

TRABAJAR CON HOJAS

Cambiar a otra hoja en un libro.


Haga clic en la etiqueta de la otra hoja

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Cambiar a otra hoja

Para seleccionar Realiza esto


Una sola hoja Haz clic en la etiqueta de la hoja.
Haz clic en la etiqueta de la primera
hoja y, a continuacin, mantenga
Dos o ms hojas adyacentes
presionada la tecla MAYS y haz clic
en la etiqueta de la ltima hoja.
Haz clic en la etiqueta de la primera
hoja y, a continuacin, mantenga
Dos o ms hojas NO
presionada la tecla CONTROL y haz
adyacentes
clic en las etiquetas de las dems
hojas.
Haz clic con el botn secundario del
mouse a continuacin, elije
Todas las hojas de un libro.
Seleccionar todas las hojas en el
men contextual.

Mostrar un nmero mayor o menor de etiquetas

Barra de divisin de etiquetas


Seleccione la barra de divisin de etiquetas.

Puntero de divisin

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Cuando el puntero cambie al puntero de divisin, arrastre la barra de


divisin de etiquetas hacia la derecha o hacia la izquierda.

Para ver el nmero predeterminado de etiquetas de hoja, haga doble clic


en la barra de divisin de etiquetas.

ADMINISTRAR HOJAS DE CLCULO

Cambiar nombre a las hojas de clculo

Haz clic con el botn secundario del mouse (ratn) en una ficha de
la hoja de clculo en la parte inferior izquierda de la ventana y, a
continuacin, haga clic en Cambiar nombre.
Escriba el nuevo nombre y, a continuacin, presiona ENTER.

Agregar color a las fichas de las hojas

Haz clic con el botn secundario del mouse en la ficha de la hoja de


clculo situada en la parte inferior izquierda de la ventana, elija
Color de etiqueta y, a continuacin, selecciona el color que deseas.

Insertar una hoja de clculo

Haz clic con el botn secundario del mouse en una ficha de la hoja
de clculo.
Haz clic en Insertar hoja de clculo de la opcin Insertar hoja
de clculo (a la derecha de las fichas de la hoja).

Eliminar una hoja de clculo

Haz clic en el botn secundario del mouse en la ficha de la hoja que


desea eliminar.
Haz clic en Eliminar.

Insertar columnas

Selecciona una columna, haz clic derecho, da clic en Insertar.

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Otra forma, en la ficha Inicio de la cinta de opciones, en el grupo


Celdas, haz clic en la flecha situada al lado de Insertar y, luego,
en Insertar columnas de hoja.

Eliminar columnas

Selecciona la columna a eliminar, haz clic derecho, da clic en


Eliminar.
Otra forma, en la ficha Inicio de la cinta de opciones, en el grupo
Celdas, haz clic en la flecha situada al lado de Eliminar. A
continuacin, haz clic en Eliminar columnas de hoja.

Insertar filas

Selecciona una fila, haz clic derecho, da clic en Insertar.


Otra forma, haz clic en una celda situada inmediatamente debajo
del lugar donde desea insertar la nueva fila. Despus, en la ficha
Inicio de la cinta de opciones, en el grupo Celdas, haz clic en la
flecha situada al lado de Insertar. A continuacin, haz clic en
Insertar filas de hoja.

Eliminar filas

Selecciona la columna a eliminar, haz clic derecho, da clic en


Eliminar.
Otra forma, haz clic en una celda de la fila. En la ficha Inicio de la
cinta de opciones, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada
al lado de Eliminar. A continuacin, haga clic en Eliminar filas de
hoja.

RECUERDA QUE: Para insertar o eliminar otra fila o columna despus de


haber insertado o eliminado una, presione F4.

AUTORELLENO

Al usar el Controlador de relleno, permite ingresar datos de manera


automtica. Permite continuar series, por ejemplo, dos celdas contiguas
con el valor 1 y 2, podramos continuarlo con 3,4,5,6, Sin tener que
escribirlo de forma manual.

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Se puede llenar contenidos de celdas sin ingresar texto de acuerdo a un


patrn dado en la celda que se vaya a extender.

Controlador de relleno
La figura muestra las celdas antes de arrastrar el controlador de relleno
hacia el derecho y/o hacia abajo. Seguidamente se muestran resultados
de haber usado el controlador de relleno. As por ejemplo, en la siguiente
figura se muestra los valores 1 y 2 numricos en las Celdas A1 y B1.
Seleccionando las dos celdas y usando el controlador de relleno
arrastrndolo hacia la derecha se observa la generacin automtica de los
valores 3 y 4 en las celdas C1 y D1.

Aplicando el controlador de relleno

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Se pueden generar series con nmeros, fechas, horas, meses, das de


semana, ordinales, etc. No obstante, el usuario puede generar y
personalizar otras listas.

TIPOS DE DATOS
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.
Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.

FRMULAS
Es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se
pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -,
Sen, Cos, etc.

En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,


operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar
siempre por el signo =.

Formatos

Formato de celdas
Veremos las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio de aspecto de las
celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto y forma de
visualizar nmeros en la celda.

Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft Excel


Para ver Haga clic en

Smbolos de moneda Estilo de moneda

Nmeros como porcentajes Estilo porcentual

Pocos dgitos detrs del separador Reducir decimales

Ms dgitos detrs del separador


Aumentar decimales

Tabla 1: Formato de nmero

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Cdigos bsicos de formato de nmero


# Presenta nicamente los dgitos significativos; no presenta los ceros sin valor.
0 (cero) muestra los ceros sin valor si un nmero tiene menos dgitos que ceros en el
formato.
? Agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador, para alinear los
decimales. Tambin puede utilizarse este smbolo para las fracciones que tengan un nmero
de dgitos variable.
Para ver Use este cdigo de formato
1234,59 como 1234,6 ####,#
8,9 como 8,900 #.000
,631 como 0,6 0,#
12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57 #,0#
44,398, 102,65 y 2,8 con decimales ???,???
alineados
5,25 como 5 1/4 y 5,3 como 5 3/10, con los # ???/???
smbolos de divisin alineados
Tabla 2: Cdigos bsicos de formato de nmero

Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de un nmero
mediante un mltiplo de mil, incluya un punto en el formato de nmero.
Para ver Use este cdigo de formato
12000 como 12.000 #,###
12000 como 12 #,
12200000 como 12,2 0.0,,
Tabla 3: Visualizacin de cdigos bsicos

Para definir el color de una seccin del formato, escriba en la seccin el nombre del color
entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la seccin.
[NEGRO] [AZUL]
[AGUAMARINA] [VERDE]
[MAGENTA] [ROJO]
[BLANCO] [AMARILLO]
Tabla 4: Colores de formatos personalizados

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Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros


1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.
2. Haga clic en el botn derecho Formato de celdas
3. Para seleccionar un formato elija el Grupo de Formato de Nmero

Ilustracin 2: Formato de celdas

4. Se visualiza:

Ilustracin 3: Formato personalizado

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

5. Seleccione la pestaa Nmero


6. En Categora seleccione: Personalizada.
7. Para esto escriba un valor en la celda, por ejemplo, si desea verlo en color azul
escriba entre corchetes. Ejemplo: [Azul]

Ilustracin 4: Editar formato personalizado

8. Observe que los valores ingresados en las celdas se visualizarn en color azul.
9. Si adems desea ingresar una condicin, por ejemplo, que se visualicen en color
azul todos nmeros con 2 decimales cuyos valores mayores o iguales a 10, caso contrario
que se visualicen en color rojo. Las condiciones se escribirn as:
[Azul][>=10]#,00;[Rojo] #,00.
Para separar una condicin de otra se usa el separador de listas que se sugiere sea el punto
y coma.

FORMATO DE CELDAS

Descripcin

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Microsoft Excel ofrece diversas opciones de formato para destacar los


datos, o bien, para que las hojas de clculo sean ms fciles de leer y que
tengan una apariencia ms atractiva.

Es posible asignar formato a las celdas de la hoja de clculo antes o


despus de ingresar los datos.

Dar formato a una hoja de trabajo implica realizar cambios de los


contenidos de las celdas y en las lneas de divisin de la hoja.

Para hacer que la informacin importante destaque, se puede modificar la


apariencia de los nmeros y del texto dndoles formato con negrita y
cursiva, o aadiendo signos de moneda y comas.

Asignacin y Eliminacin de Formatos


El grupo Celdas del men de Inicio controla la mayora de los formatos
que se aplican a las celdas de las hojas de clculo.

Formatear es fcil: Basta con seleccionar la celda o el rango y elegir las


rdenes apropiadas del men Formato.

Por ejemplo, para aplicar un formato numrico a las celdas A4:D10, se


deben seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas A4:D10.


Desde el men Inicio, seleccionar Formato.

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Formato de celdas.

Luego elige Formato de Celdas.


En el men elige la ficha Nmero, si no est activa.
Desde el cuadro de lista Categora, selecciona Moneda
Digita el nmero de decimales para el ejemplo coloca 2 en el
recuadro Posiciones decimales.
Pulsar Aceptar.

Otra forma:

Selecciona la celda a dar formato.


Haz clic derecho sobre la celda.
Selecciona Formato de celdas...

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Aplicar Formato de celdas.

FORMATO NMERO

Descripcin
El formato General es el formato de nmero predeterminado que Excel aplica
al escribir un nmero.

La mayor parte de los nmeros a los que se les aplica formato mediante la

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opcin General se muestran tal y como se escriben.

Sin embargo, si la celda no es lo suficientemente ancha como para mostrar


todo el nmero, el formato General redondea los nmeros con decimales.
El formato de nmero General tambin utiliza la notacin cientfica
(exponencial) para los nmeros grandes (12 o ms dgitos).

Como puedes observar el ejemplo sin formato luce as:

En este caso daremos el formato de Moneda con dos decimales al rango de


B5 a G11.

Para aplicar este formato realiza lo siguiente:


Selecciona el rango de celdas a dar formato.
Haz clic derecho, selecciona la opcin Formato de celdas...

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En el cuadro de dilogo Formato de celdas, selecciona la pestaa Nmero.


En Categora selecciona Moneda.
En Posiciones decimales selecciona el nmero 2.
Selecciona el smbolo de moneda.
Haz clic en Aceptar.

El resultado final queda as:

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ESTILOS RPIDOS

Descripcin
El dar un formato para presentar los datos a veces nos toma mucho tiempo.
Para solucionar esto Excel ha incorporado los estilos rpidos.

Como puedes observar el ejemplo sin formato luce as:

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Sin formato

A este ejemplo aplicaras un estilo rpido.


Para lograr esto realiza lo siguiente:

Selecciona los datos a dar formato.


Haz clic en Inicio.
Selecciona Dar formato como tabla.
Selecciona un estilo.

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Seleccionando un estilo rpido

Se visualiza el cuadro de dilogo Dar formato como tabla.


Coloca un visto en la opcin La tabla tiene encabezados.
Haz clic en Aceptar.

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Dar formato como tabla

Finalmente, observa cmo queda el resultado final.

Resultado final

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DESCARGAR UNA BASE DE DATOS DESDE LA WEB


Accesa a la direccin en donde se encuentre la base de datos a descargar, por ejemplo:

http://www.superban.gov.ec/practg/p_index

Se Visualiza:

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Antes de descargar la base es importante identificar los separadores de decimales y miles que tiene
la base de datos.

Para el ejemplo tenemos:

6,200,404,304.24 El separador de decimales es el punto y el de miles es la coma.

Por lo tanto se sugiere configura Excel con los separadores que est configurada la base de datos de
la web.

Para esto realiza lo siguiente:

Haz clic en Archivo

Opciones

Se visualiza:

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En opciones de Excel

Selecciona Avanzadas

Luego en:

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Desactivar (Quitar) el visto de la opcin Usar separadores del sistema.

Verificar que coincida con los separadores de la base de datos a obtener de la web.

Haz clic en Archivo

Opcin Abrir

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En la opcin Nombre de archivo, pegar la direccin URL de la base.

Por ejemplo:

http://www.superban.gov.ec/practg/pk_cons_bdd.p_bal_entdd_finnc?vp_cod_tip_instt=3&vp_cod_
instt=1029&vp_anio=2011&vp_mes=05&vp_cod_tip_catlg=7

Se visualiza:

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La base se visualiza:

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FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al
cumplimiento o no de reglas lgicas. Soporta hasta 64 condiciones.
Por ejemplo: Dar el color de relleno rojo para los valores menores a 50000000.
Para los valores entre 50000000 y 80000000 relleno amarillo y para los mayores a
80000000 relleno verde.

Para resolver este ejercicio, primero selecciona los datos a aplicar el formato condicional.

Selecciona la pestaa Archivo.


En el grupo Estilos.
Haz clic en Formato Condicional
Se visualiza:

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Como se aplicar ms de una regla, selecciona Administrar reglas

Para agregar una nueva regla haz clic en Nueva regla


Se visualiza:

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Luego selecciona Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan


En Dar formato nicamente a las celdas con, se configura:
Valor de la celda con la opcin menor que, luego digita el valor, para el ejemplo 50000000,
luego haz clic en el botn Formato

En la pestaa Relleno selecciona el color de relleno solicitado, por ejemplo el rojo.


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Luego haz clic en Aceptar.


Se visualiza:

Haz clic en Aceptar.


Se visualiza:

De forma similar se ingresan las dems reglas.


Para esto nuevamente haz clic en Nueva regla
Se elige Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan.
Se configura la regla solicitada

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Luego haz clic en formato, seleccionas el relleno solicitado

Haz clic en Aceptar.


De forma similar se pueden ingresar hasta 64 reglas.

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En el ejemplo se configuraron tres reglas. Se visualiza:

Para aplicar todas las reglas a los datos seleccionados. Haz clic en Aceptar.

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Se visualiza:

Borrar el formato condicional


1. Seleccione las celdas que contienen el formato condicional.
2. Ir al grupo Estilo haga clic en Formato condicional.

Eliminar reglas de formato condicional

3. Borrar reglas
4. Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

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Destacar grficamente el valor de cada celda


Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato
Condicional seleccione la opcin Barras de Datos y dentro de ella el color que quiere
utilizar.

Tambin puedes aplicar Escalas de color, para esto dentro del men desplegable del botn
Formato Condicional selecciona la opcin Escalas de color y dentro de ella el rango de
colores que deseas.

En el formato condicional tambin puedes aplicar Conjunto de Iconos, para selecciona un


rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn
Formato Condicional selecciona la opcin Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango
de iconos que desees utilizar

FILTRAR DATOS
Entre las herramientas de Excel estn la de filtrar datos que se usa para elaborar reportes
que permitan tomar decisiones oportunas.
Los filtros, te permiten disear de forma oportuna una serie de reportes que te ayudan a
alertar a la empresa a tomar decisiones.

Los datos filtrados muestran las filas que cumplen los criterios que se han
especificado y ocultan las filas que no cumplen.

Al filtrar los datos, se pueden copiar, buscar, modificar, aplicar formato,


representar mediante grficos e imprimir sin tener que volver a
organizarlo ni moverlo.

Al aplicar Autofiltro, puedes crear tres tipos de filtros:

Por una lista de valores.


Por un formato.
Por criterios.

La herramienta para aplicar filtros est localizada en:

La pestaa Datos.
En el grupo de herramientas Ordenar y filtrar.
En la opcin Filtro.

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FILTRO AUTOMTICO

Filtrar datos te permite aplicar criterios a una base de datos de forma que se
obtenga resmenes de datos de forma rpida y oportuna.

Por ejemplo:

Filtrar los nombres de la lista de datos que pertenezcan a la ciudad de Ambato


que pertenezcan al departamento de Marketing.

La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona la pestaa Datos.


Haz clic en Filtro.

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Observa que en la base automticamente junto al nombre de cada ttulo

de la columna se coloca una lista desplegable En este caso se dice


que la base est lista para filtrar.
Para filtrar con respecto a un campo, haz clic en el campo a filtrar. En este
caso haz clic en la lista de Ciudad.
Desactiva el visto de la opcin (Seleccionar todo).

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Activa con un visto en el campo solicitado que cumpla el criterio. En este


caso selecciona Ambato.
Haz clic en Aceptar.

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Observa que la columna filtrada presenta el icono

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Luego de aplicar filtros el resultado final se visualiza:

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AUTOFILTRO PERSONALIZADO
Para esto se aplica el ejercicio:

Filtrar los empleados de la ciudad de Quito con edades mayores a 30 y sueldos


entre 2000 y 2500

La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona la pestaa Datos.


Haz clic en Filtro.
En la columna Ciudad, selecciona la lista desplegable, y activa la opcin
Quito.
Haz clic en Aceptar.

En la columna Edad selecciona la lista desplegable.

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Haz clic en Filtros de nmero.


Selecciona Mayor que...

Se visualiza el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado.


En es mayor que digita 30.
Haz clic en Aceptar.

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Para configurar los sueldos entre 2000 y 2500:

Selecciona la columna Sueldo.


Haz clic en la lista desplegable.
Selecciona Filtros de nmero.
Haz clic en Entre...

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Se visualiza el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado.


En es mayor o igual a digita 2000.
En es menor o igual a digita 2500.
Haz clic en Aceptar.

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Visualiza el resultado del ejercicio propuesto.

Cmo utilizar el carcter comodn


Los caracteres comodn se pueden utilizar como criterios de comparacin para
filtros de texto.

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Para buscar un texto con un nico carcter utiliza ? (signo de


interrogacin. Por ejemplo: Buscar las palabras que inicien en Gr y que el
tercer carcter tenga cualquier letra, del patrn a utilizar es: Gr? Si en la
lista a buscar existen Grecia y Gracia; al buscar devolver: "Gracia" y
"Grecia".

Para buscar un texto con cualquier nmero de caracteres utiliza


*(asterisco).

Exportacin de datos
Obtener datos desde Excel a formatos como .txt, .csv, y .html

Exportar de Excel a .txt


Abrir la base de Excel

Ir al botn Archivo en el caso de Excel 2010, hacer clic en Guardar como.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Guardar como tipo: texto(delimitado por tabulaciones)(*.txt)

Clic en Guardar

Dar clic en Si

Cerrar Excel

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Clic en NO

Importar un archivo .txt a Excel


Abrir Excel

Localizar el archivo a importar

Se visualiza

Pero no observa los archivos de tipo texto, cambie tipo de archivo a todos los archivos

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Clic en abrir

Se visualiza

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Clic en siguiente

Chequear que el separador sea el tabulador

Clic en siguiente

Clic en finalizar

Como recuperar en Excel un archivo con un separador


diferente
Abrir Excel

Localizar el archivo a importar

Se visualiza

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Pero no observa los archivos de tipo texto, cambie tipo de archivo a todos los archivos

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Clic en abrir

Se visualiza

El separador es en este caso /

Clic en siguiente

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

En separadores marcar con un visto la opcin OTRO y digitar el separador.

Clic en siguiente

Clic en finalizar

.xls a web (.html)


Es una de las exportaciones de datos ms Utilizadas por ser independiente del tipo de plataforma o
sistema operativo.

Debe guardar con el tipo de pgina web

DEFINICIN DE NOMBRES
Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de
clculo

1. Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes a los que


desee poner un nombre.
2. Haga clic en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo de la barra de frmulas.

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Cuadro Nombre

3. Escriba el nombre que desea utilizar para referirse a su seleccin. Los nombres
pueden tener hasta 255 caracteres de longitud.
4. Presione ENTRAR.

Definir un nombre mediante una seleccin de celdas de la hoja de clculo


Puede convertir rtulos existentes de filas y columnas en nombres.

1. Seleccione el rango al que desea poner nombre, incluidos los rtulos de las filas y
columnas.
2. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Crear desde la
seleccin.

3. En el cuadro de dilogo Crear nombres a partir de la seleccin, designe la ubicacin


que contiene los rtulos al activar la casilla Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o
Columna derecha.

Definir un nombre mediante el cuadro de dilogo Nombre nuevo

1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Definir nombre.

2. En el cuadro de dilogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre, escriba el nombre que


desea utilizar para su referencia.

3. Para especificar el mbito del nombre, en la lista desplegable mbito, seleccione


Libro o el nombre de una hoja de clculo del libro.
4. De forma opcional escriba un comentario descriptivo de hasta 255 caracteres en el
cuadro Comentario.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

5. En el cuadro Se refiere a, siga uno de estos procedimientos:


Para especificar una referencia de celda, escriba la referencia de celda.

Administrar nombres mediante el cuadro de dilogo Administrador de nombres


Use el cuadro de dilogo Administrador de nombres para trabajar con todos los nombres
definidos y los nombres de tabla del libro. Por ejemplo, es posible que desee buscar
nombres con errores, confirmar el valor y la referencia de un nombre, ver o modificar
comentarios descriptivos o determinar el mbito. Tambin puede ordenar y filtrar la lista de
nombres y agregar, cambiar o eliminar nombres de una ubicacin con facilidad.
Para abrir el cuadro de dilogo Administrador de nombres, en la ficha Frmulas, en el grupo
Nombres definidos, haga clic en Administrador de nombres.

Cambiar un nombre
Si cambia un nombre definido o un nombre de tabla, tambin se cambian todos los usos de
ese nombre en el libro.

1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Administrador de


nombres.

2. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que


desea cambiar y, a continuacin, en Modificar.

Sugerencia Tambin puede hacer doble clic en el nombre.

3. En el cuadro de dilogo Editar nombre, en el cuadro Nombre, escriba el nuevo


nombre de la referencia.
4. En el cuadro Se refiere a, cambie la referencia y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.

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5. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, en el cuadro Se refiere a, cambie


la celda, la frmula o la constante representada por el nombre.
Para cancelar los cambios no deseados o accidentales, haga clic en Cancelar
o presione ESC.
Para guardar los cambios, haga clic en Ejecutar o presione ENTRAR.

Eliminar uno o ms nombres

1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Administrador de


nombres.

2. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que


desee cambiar.
3. Seleccione uno o ms nombres mediante uno de los siguientes procedimientos:
Para seleccionar un nombre, haga clic en l.
Para seleccionar ms de un nombre en un grupo contiguo, haga clic y arrastre
los nombres, o bien presione Mays y haga clic con el botn del mouse en cada nombre del
grupo.
Para seleccionar ms de un nombre en un grupo no contiguo, presione CTRL y
haga clic con el botn del mouse en cada nombre del grupo.
4. Haga clic en Eliminar. Tambin puede presionar SUPR.
5. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminacin.

Crear el nombre ciudad.

Seleccionar los datos.

Seleccionar la ficha frmulas.

Haz clic en Administrador de nombres.

Se visualiza:

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Haz clic en Nuevo.

En nombre digita un nombre para el rango de ciudades.

Haz clic en Aceptar.

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Haz clic en Cerrar.

USO DE LOS HIPERVNCULOS


Los hipervnculos se pueden utilizar para realizar una de las siguientes acciones:

Ir a un archivo o una pgina web en una red o Internet.


Ir a un archivo o una pgina web que tiene previsto crear en el futuro.
Enviar un mensaje de correo electrnico.
Iniciar la transferencia de un archivo, como una descarga o un proceso de FTP.

Cuando apunta a un texto o una imagen que contiene un hipervnculo, el puntero se


convierte en una mano , indicando que puede hacer clic en el texto o la imagen.

Definicin y funcionamiento de una direccin URL


Cuando crea un hipervnculo, su destino se codifica como una direccin URL (Localizador
uniforme de recursos); por ejemplo:

http://ejemplo.microsoft.com/noticias.htm

En la siguiente ilustracin se definen las partes de la direccin URL:

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Protocolo usado (http, ftp, file)

Ubicacin de red o del servidor web

Ruta de acceso

Nombre de archivo

Crear un hipervnculo a un archivo nuevo

1. En una hoja de clculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo.

Sugerencia Tambin puede seleccionar un objeto, como una imagen o un elemento de un


grfico, que desee usar para representar el hipervnculo.

2. En el grupo Vnculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervnculo.

3. En Vincular ha, haga clic en Crear nuevo documento.


4. Escriba el nombre del nuevo archivo en el cuadro Nombre del nuevo documento.

5. En Cundo modificar, haga clic en Modificar documento nuevo ms adelante o en


Modificar documento nuevo ahora para especificar cundo desea abrir el archivo nuevo para
modificarlo.
6. En el cuadro Texto para mostrar, escriba el texto que desea usar para representar el
hipervnculo.
7. Para mostrar informacin til cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic
en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla.
8. Haga clic en Aceptar.

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Crear un hipervnculo a un archivo o pgina Web existente

1. En una hoja de clculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo.

2. En el grupo Vnculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervnculo.

Sugerencia Asimismo, puede hacer clic con el botn secundario del mouse en la celda o el
objeto y despus elegir Hipervnculo en el men contextual, o bien, presionar CTRL+ALT+K.

3. En Vincular a, haga clic en Archivo o pgina Web existente.


4. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para seleccionar un archivo, haga clic en Carpeta actual y, a continuacin, haga clic en el archivo con
el que desea establecer el vnculo.

6. Si desea crear un hipervnculo a una ubicacin especfica del archivo o la pgina Web, haga
clic en Marcador y, a continuacin, haga doble clic en el marcador que desea utilizar. En el cuadro
Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervnculo.
7. Para mostrar informacin til cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic
en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla. Haga clic en
Aceptar.

Crear un hipervnculo a una ubicacin especfica de un libro


Para establecer un vnculo a una ubicacin del libro actual o de otro libro, puede elegir entre
definir un nombre para las celdas de destino o utilizar una referencia de celda.

1. Seleccione la celda, el rango de celdas o a los que desee asignar un nombre.


2. Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de frmulas
.

Cuadro Nombre

3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de las celdas y a continuacin, presione ENTRAR.

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2. En una hoja de clculo del libro de origen, haga clic en la celda en la que desea crear un
hipervnculo.
3. En el grupo Vnculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervnculo.

4. En Vincular a, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para establecer un vnculo a una ubicacin del libro actual, haga clic en Lugar de este documento.

Para establecer un vnculo a una ubicacin de otro libro, haga clic en Archivo o pgina Web
existente, busque y seleccione el libro con el que desea crear el vnculo y, a continuacin, haga clic
en Marcador.

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

En el cuadro o seleccione un lugar de este documento, en Referencia de la celda, haga clic en la hoja
de clculo con la que desea establecer el vnculo y, a continuacin, escriba la referencia de la celda
en el cuadro Escriba la referencia de celda y haga clic en Aceptar.

En la lista que aparece bajo Nombres definidos, haga clic en el nombre que representa las celdas con
las que desea establecer el vnculo y haga clic en Aceptar.

2. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervnculo.
3. Para mostrar informacin til cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic
en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla. Haga clic en
Aceptar.

Crear un hipervnculo a una direccin de correo electrnico


Cuando se hace clic en un hipervnculo a una direccin de correo electrnico, el programa de
correo electrnico se inicia automticamente y crea un mensaje con la direccin correcta en
el cuadro Para, siempre que haya instalado un programa de correo electrnico.

1. En una hoja de clculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo.

2. En el grupo Vnculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervnculo.

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3. En Vincular a, haga clic en Direccin de correo electrnico.


4. En el cuadro Direccin de correo electrnico, escriba la direccin que desee.
5. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo electrnico.

6. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervnculo.
7. Para mostrar informacin til cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic
en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla.
8. Haz clic en Aceptar.

Crear un vnculo de referencia externa a los datos de una hoja de


clculo en la Web

1. Abra el libro de origen y seleccione la celda o el intervalo de celdas que desee copiar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.

3. Cambie a la hoja de clculo donde desee colocar la informacin y, a continuacin, haga clic
en la celda donde desee que aparezca la informacin.
4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegado especial.
5. Haga clic en Pegar vnculo.

Excel crea un vnculo de referencia externa para la celda o cada celda en el rango de celdas.

Eliminar un hipervnculo
Para eliminar un hipervnculo, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para eliminar un hipervnculo y el texto que lo representa, con el botn secundario del mouse, haga
clic en la celda que contiene el hipervnculo y elija Borrar contenido en el men contextual.

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Para eliminar un hipervnculo y el grfico que lo representa, mantenga presionada la tecla CTRL, haga
clic en el grfico y, despus, presione la tecla SUPR.

Para desactivar un nico hipervnculo, haga clic en l con el botn secundario del mouse y elija
Quitar hipervnculo en el men contextual.

VALIDACIN DE DATOS

Validacin de datos es sumamente til cuando deseas compartir un


libro con otros miembros de la organizacin y deseas que los datos que se
escriban en l sean exactos y coherentes.

Por ejemplo, es posible que desees restringir la entrada de datos a un intervalo


determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que slo
se escriben nmeros enteros positivos.
En este libro aprenderemos cmo funciona la Validacin de datos en Excel y se
describen brevemente las diferentes tcnicas de validacin de datos disponibles

CUNDO ES TIL LA VALIDACIN DE DATOS?

La validacin de datos es sumamente til cuando deseas compartir un


libro o archivo de Ms Excel con otros miembros de la organizacin y
deseas que los datos que se escriban en l sean exactos y coherentes.

Puedes aplicar la validacin de datos para los siguientes casos:

Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista.

Restringir datos predefinidos en una lista

Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo


especfico.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Restringir las fechas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo


especfico.

Restringir las horas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo


especfico.

Limitar la cantidad de caracteres de texto.

Validar datos segn frmulas o valores de otras celdas.

HERRAMIENTA DE VALIDACIN DE DATOS

La herramienta de Validacin de datos se encuentra en la ficha Datos


en el grupo de Herramientas de datos.

Figura 2. Ficha Datos

El grupo Herramientas de datos contiene:

Figura 3. Herramienta de Datos

Al dar clic en Validacin de datos se visualiza el cuadro de dilogo


Validacin de datos que contiene tres pestaas:

1.Configuracin.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

2. Mensaje de entrada.
3. Mensaje de error.

En la pestaa de Configuracin se configura el criterio de validacin en la


opcin Permitir.

En la pestaa Mensaje de entrada se configura el mensaje de entrada que


alertar al usuario sobre el tipo de datos que puede ingresar.

La pestaa Mensaje de error permite que el usuario personalice el mensaje de


error en el caso de que el usuario haya ingresado datos fuera del criterio de
validacin.
CELDAS CON LONGITUD DE TEXTO

La validacin de datos permite que Excel supervise el ingreso de


informacin en una hoja de clculo sobre la base de un conjunto de
criterios previamente establecidos.

En este caso aprenderemos a validar una celda con una determinada


longitud de texto.

Prctica:
En la proforma que solicita el RUC del cliente, puedes configurar una
celda para que permita nicamente el ingreso del nmero de RUC
(Registro nico del Contribuyente; para el caso de Ecuador) con una
longitud de texto de mximo 13 (trece) caracteres.

Adems cuando el usuario seleccione la celda puedes alertarlo al


configurar un mensaje de entrada. De igual forma, si el usuario trata de
ingresar un texto mayor a los 13 caracteres, puedes configurar para que
Excel emita un mensaje de error.

La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

1. Selecciona la celda C5 haz un clic sobre el botn derecho.


2. Selecciona Formato de celda

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Dar formato de celdas

En el cuadro de dilogo Formato de celdas,


3. Haz clic en la pestaa Nmero
4. Selecciona Texto, pues ests configurando para que la celda reciba
trece caracteres.

Se visualiza:

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Configurar celda en formato texto

5. Haz clic en Aceptar.

Con este proceso haz configurado la celda en formato texto.


Para validar la celda con longitud de texto igual a 13 caracteres
realiza lo siguiente: Selecciona la celda C5
1. Selecciona la pestaa Datos

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Validacin de celdas

2. En el grupo de Herramientas de datos, selecciona Validacin de datos.

3. Haz clic en la opcin Validacin de datos...

Presenta el siguiente cuadro de dilogo Validacin de datos:


4. Selecciona la primera pestaa en este caso Configuracin.
5. En Permitir, selecciona de la lista desplegable la opcin Longitud del
texto.
6. En la opcin Datos, selecciona igual a.
7. En Longitud de texto digita el nmero 13.
8. Para finalizar haz clic en el botn Aceptar.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Configurar con longitud del texto

Probemos como funciona:

Digita en la celda C5 el siguiente nmero de RUC: 1802452944001

Si el ingreso es correcto el dato ingresar sin problema, como se visualiza


en la figura.

Ingreso de un dato que cumple la validacin

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Ahora para el caso en que el nmero de RUC sobrepasa el nmero de


caracteres configurados. Observa que Excel emitir un mensaje de error.
Ingresa el nmero: 18024529440012345

Ingreso de un dato que NO cumple la validacin

MENSAJES DE ENTRADA

Los usuarios observarn que al escribir datos no vlidos en una celda


depende de cmo se haya configurado la validacin de datos.

Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione


la celda.

Celda con mensaje de entrada

Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo deseas, este


mensaje puede moverse y dejar visible hasta que el usuario pase a otra
celda o presione ESC.

No obstante, los mensajes de entrada se usan para orientar a los


usuarios acerca del tipo de datos que deben escribirse en una
Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 82
MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

determinada celda.
Para configurar un mensaje de entrada realiza lo siguiente:

Selecciona la celda a configurar en tu caso la celda C5


Haz clic en la pestaa Datos.
En el grupo de Herramientas de datos
Selecciona Validacin de datos.
En el cuadro de dilogo Validacin de datos.
Haz clic en la pestaa Mensaje de entrada.
Activa con un visto la casilla de verificacin Mostrar mensaje de entrada al
seleccionar la celda.
En la opcin Ttulo, digita el ttulo para el mensaje de entrada, por ejemplo
RUC.
En Mensaje de entrada, digita el texto para el mensaje de entrada, por
ejemplo; Ingresa un nmero de RUC que debe contener 13 caracteres.

Configurando el mensaje de entrada


Para finalizar, haz clic en el botn Aceptar.

Probemos como se visualiza.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Coloca el cursor en la celda que configuraste, para tu caso en la celda C5.

Como observas junto a la celda se muestra el mensaje que configuraste


en la pestaa Mensaje de entrada.

Se visualiza el mensaje de entrada

MENSAJES DE ERROR

Este tipo de mensaje aparece cuando el usuario escribe datos no vlidos.

El mensaje que aparece antes de cualquier personalizacin que realices es


el siguiente:

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Mensaje error

Para ingresar de nuevo los datos debes hacer clic en Reintentar, o para
salir de este cuadro de dilogo da clic en Cancelar.

Tambin puedes personalizar el mensaje de error.

Figura 15. Configura el mensaje de error

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 85


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Para configurar un mensaje de error realiza lo siguiente:

Selecciona la celda a configurar en tu caso la celda C5


Haz clic en la pestaa Datos.
En el grupo de Herramientas de datos.
Selecciona Validacin de datos.
En el cuadro de dilogo Validacin de datos.
Haz clic en la pestaa Mensaje de error.
Activa con un visto la casilla de verificacin Mostrar mensaje de error si se
introducen datos no vlidos.
En la opcin Ttulo, digita el ttulo para el mensaje de error, por ejemplo:
RUC.
En Mensaje de error, digita el texto para el mensaje de error, por ejemplo; El
nmero de RUC slo pude contener 13 caracteres.

Visualiza el mensaje de error

En cuanto a los estilos de error existen de tres tipos:

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

1. Estilo Detener: Este tipo de error permite detener el ingreso de datos.


Evita que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda. Un mensaje
de alerta Detener tiene dos opciones Reintentar o Cancelar.

Estilo Detener
2. Estilo Advertencia: Advierte a los usuarios que los datos que han
escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos.
Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden
hacer clic en S para aceptar la entrada no vlida, en No para editarla o
en Cancelar para quitarla.

Estilo Advertencia
3. Estilo Informacin: Informa a los usuarios que los datos que han
escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje
de error es el ms flexible.
Cuando aparece un mensaje de alerta Informacin, los usuarios pueden
hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no vlido o en Cancelar para
rechazarlo.

Estilo Informacin

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Los mensajes de entrada y de error slo aparecen cuando los datos se


escriben directamente en las celdas.

No aparecen en los siguientes casos:

El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.


Una frmula en la celda calcula un resultado que no es vlido.
Una macro (macro: accin o conjunto de acciones utilizados para
automatizar tareas) especifica datos no vlidos en la celda.

VALIDAR NMEROS ENTEROS DENTRO DE LMITES

La validacin de datos permite que Excel supervise el ingreso de informacin


en una hoja de clculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente
establecidos.

En este caso aprenderemos a validar un rango de celdas con nmeros enteros


dentro de lmites permitidos.

Prctica:
Validar el rango de D10 a D19 con nmeros enteros entre 1 y 20. De tal forma
que bloquee el ingreso de datos no permitidos.

Validar nmeros enteros entre lmites

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 88


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

En esta prctica aprenderemos a validar el rango de D10 a D19 con nmeros


enteros entre 1 y 20.

Para llegar a la solucin realizamos lo siguiente:

Selecciona las celdas que deseas validar. En este caso selecciona el rango
de D10 a D19.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz clic en
Validacin de datos.
En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haz clic en la pestaa
Configuracin.
En el cuadro Permitir, selecciona Nmero entero.
En el cuadro Datos, selecciona el tipo de restriccin que deseas. Por
ejemplo, para definir los lmites superior e inferior, selecciona entre.
Escribe el valor mnimo, mximo o especfico que deseas permitir.

Figura 21. Configurar validacin

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 89


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Para especificar cmo deseas administrar los valores en blanco (nulos),


activa o desactiva la casilla Omitir blancos.

Ahora te invito a que configures la pestaa de mensaje de entrada.


Para esto realiza lo siguiente:

Selecciona la pestaa Mensaje de entrada.


Haz clic en la casilla de Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la
celda.
Digita un Ttulo para tu mensaje de entrada.
Digita un texto para tu Mensaje de entrada.
Finalmente, haz clic en Aceptar.

Configurar mensaje de entrada

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 90


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Puedes observar que al seleccionar un celda, se visualiza el mensaje que


configuraste en la pestaa mensaje de entrada.

Visualizar mensaje de entrada

Ahora para configurar el mensaje de error realiza lo siguiente:

Selecciona la pestaa Mensaje de error.


Haz clic en la casilla de Mostrar mensaje de error si se introducen
datos no vlidos.
Selecciona el Estilo de error.
Digita el Ttulo que se visualizar en la ventana de error.
Digita un texto para el Mensaje de error.
Finalmente, da clic en Aceptar.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 91


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Configurar mensaje de error

Puedes observar, que al ingresar un dato no permitido, Excel te enva el cuadro de dilogo
que configuraste en el mensaje de error.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 92


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Visualizar mensaje de error

COMPROBAR ENTRADAS NO VLIDAS

Al recibir hojas de clculo de usuarios que pueden haber introducido


datos no vlidos, Excel permite configurar de modo que muestre crculos
rojos alrededor de los datos que no cumplan los criterios de validacin.
De tal forma que agilitan la bsqueda de errores en las hojas de clculo.
Para esto utilizaremos los botones Rodear con un crculo datos no
vlidos y Borrar crculos de validacin en la barra de herramientas
Auditora.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Prctica:
Valida el rango de D10 a D19 con nmeros enteros entre 1 y 20.
De tal forma que permita el ingreso de otros valores bajo previa
confirmacin. Aplica el estilo de Advertencia.

Validar con estilo de advertencia

En esta prctica aprenderemos a validar el rango de D10 a D19 con nmeros


enteros entre 1 y 20. De tal forma que permita el ingreso de otros valores bajo
previa confirmacin. Aplicaremos el estilo de Advertencia.

Para dar solucin al problema planteado realizaremos lo siguiente:

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Selecciona las celdas que deseas validar. En este caso el rango de D10 a
D19.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz clic en
Validacin de datos.
En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haz clic en la pestaa
Configuracin.
En el cuadro Permitir, selecciona Nmero entero.
En el cuadro Datos, selecciona el tipo de restriccin que deseas. Por
ejemplo, para definir los lmites superior e inferior, selecciona entre.
Escribe el valor mnimo, mximo o especfico que deseas permitir.

Configurar validacin

Para especificar cmo deseas administrar los valores en blanco (nulos), active
o desactive la casilla Omitir blancos.

Ahora te invito a que configures la pestaa de mensaje de entrada.


Para esto realiza lo siguiente:

Selecciona la pestaa Mensaje de entrada.

Haz clic en la casilla de Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la


celda.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Digita un Ttulo para tu mensaje de entrada (mximo 225 caracteres).

Digita un texto para tu Mensaje de entrada (mximo 225 caracteres).


Finalmente, haz clic en Aceptar.

Configurar mensaje de entrada

Puedes observar que al seleccionar con el mouse las celdas o una de las
celdas despliega el mensaje de entrada, que configuraste anteriormente.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Visualizar mensaje de entrada

Para configurar el mensaje de error, de tal forma que permita el ingreso de otros
valores bajo previa confirmacin realizamos lo siguiente:

Selecciona la pestaa Mensaje de error.


Haz clic en la casilla de Mostrar mensaje de error si se introducen
datos no vlidos.
Selecciona el Estilo de error. En este caso seleccionaremos el estilo
Advertencia.
Digita el Ttulo que se visualizar en la ventana de advertencia.
Digita un texto para el Mensaje de advertencia.
Finalmente, da clic en Aceptar.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 97


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Configurar mensaje de error

Para probar ingresa un dato no permito en una de las celdas configuradas


anteriormente. Se puede observar que despliega el mensaje de error
configurado en el mensaje de error.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 98


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Visualizar mensaje de error

En este mismo ejercicio ingresa datos permitidos y no permitidos. De tal


forma que comprobaremos que entradas no son vlidas.

Ingresar datos no permitidos

Para determinar qu valores no cumplen la regla de validacin, realiza lo


siguiente:

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Selecciona la ficha Datos.


En el grupo de Herramientas de datos.
Haz clic en Validacin de datos.

Herramientas de datos

Haz clic en la lista desplegable de Validacin de datos y selecciona Rodear con un


crculo datos no vlidos.

Rodear con un crculo datos no vlidos

Luego de aplicar la accin anterior se visualiza:

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Visualizar datos no vlidos

Los valores de las celdas estn rodeados con un crculo porque no cumple
una regla de validacin.
Este crculo es de utilidad para mostrar de forma temporal y visual los
datos que contiene una hoja de clculo que no cumplen las reglas de
validacin.
El crculo desaparecer cuando corrija los datos de las celdas.
Al guardar el archivo deja de mostrar los crculos rojos.
Para borrar los crculos de validacin, selecciona la opcin Borrar crculos
de validacin.

Borrar crculos de validacin

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

VALIDAR LISTAS

Esta herramienta permite que Excel supervise el ingreso de informacin en


una hoja de clculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente
establecidos.

Puedes crear una lista de entradas que se aceptarn en una celda de la hoja
de clculo y a continuacin, restringir la celda para que acepte nicamente las
entradas de la lista mediante el comando del men Datos opcin Validacin.

El usuario que introduzca los datos puede hacer una seleccin en la lista.
Prctica:
Validar la celda C5, con una lista de datos desde I6 a I15 localizada en la
misma hoja. Al validar te permitir seleccionar el nmero de RUC (Registro
nico del Contribuyente) de la lista desplegable.
Adems cuando el usuario seleccione la celda puedes alertarlo al configurar
un mensaje de entrada. De igual forma, si el usuario trata de ingresar un
RUC no permitido, puedes configurar para que Excel emita un mensaje de
error, en este caso aplica el estilo grave.

Para resolver el ejercicio planteado realiza lo siguiente:

Selecciona la celda que desea validar.


En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz clic en
Validacin de datos.
En el cuadro de dilogo Validacin de datos.
Haz clic en la ficha Configuracin.
En el cuadro Permitir.
Selecciona Lista.
En Origen, selecciona el rango de datos que ser parte de la lista
desplegable de la celda C5.
Finalmente, haz clic en Aceptar.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Validacin de listas

Luego de validar se visualiza el contenido de la lista desplegable.

Lista desplegable

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Si desea utilizar otra hoja de clculo, escriba la lista en dicha hoja de clculo y, a
continuacin, define un nombre.
Por ejemplo, valide la celda F6 con las ciudades localizadas en la hoja ciudades.
Para solucionar este caso hay que definir un nombre.

Cmo definir un nombre

Selecciona el rango de celdas que deseas asignar un nombre.


En este caso seleccionamos el rango de A1 a A5 de la hoja ciudades.
Haz clic en el cuadro de Nombres localizado en el extremo izquierdo de
la barra de frmulas.
Escriba el nombre de las celdas, por ejemplo, ciudades. Presione ENTER.

Validacin de listas con definicin de nombres

Selecciona la celda donde deseas crear la lista desplegable.


En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz clic en
Validacin de datos.
Se muestra el cuadro de dilogo Validacin de datos.
Haz clic en la ficha Configuracin.
En el cuadro Permitir, haz clic en Lista.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 104


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Para especificar la ubicacin de la lista de entradas vlidas, siga uno de los


procedimientos siguientes:
Si la lista est en la hoja de clculo actual, escriba una referencia a la lista
en el cuadro Origen.
Si la lista est en otra hoja de clculo, escriba el nombre definido para la
lista en el cuadro Origen.
En ambos caso, asegrese de que la referencia o el nombre est precedido
del signo igual (=). Por ejemplo, escriba =ciudades.
Asegrese de que est activada la casilla de verificacin Celda con lista
desplegable.

Configuracin con nombres

Para especificar si la celda se puede dejar en blanco, active o desactive la


casilla de verificacin Omitir blancos.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la


celda.

Lista con definicin de nombres

Notas

El ancho de la lista desplegable est determinado por el ancho de la celda


que tiene la validacin de datos.

El nmero mximo de entradas que puede tener en una lista desplegable


es 32.767.
Si la lista de validacin est en otra hoja de clculo y desea evitar que los
usuarios la vean o realicen cambios en ella, piense en ocultar y proteger
dicha hoja de clculo.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 106


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BUSCAR CELDAS CON VALIDACIN

Para buscar todas las celdas con validacin de datos realiza lo


siguiente:

Buscar celdas con validacin

En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haz clic en la flecha


situada junto a Buscar y seleccionar y, a continuacin, en Ir
a especial.

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Celdas con validacin de datos

Haz clic en Validacin de datos y, a continuacin, haz clic en


Todas.

Si se encuentran celdas que contienen validacin de datos,


estas celdas se sealan; en caso contrario, se mostrar el
mensaje "No se encontraron celdas".

BORRAR VALIDACIN DE DATOS

Para borrar o quitar la validacin de datos, realiza lo siguiente:

Selecciona las celdas donde ya no desea validar datos.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz clic en


Validacin de datos.
En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haz clic en la ficha
Configuracin y, a continuacin, haz clic en Borrar todo.

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Borrar validacin de datos

GRFICOS
Al trabajar con grficos es recomendable que tengas seleccionado el rango de
celdas que quieres que sean parte del grfico, de esta forma, Excel podr
generarlo automticamente.

Prctica

En la empresa te han solicitado con urgencia un informe grfico de ventas


realizadas en el mes de Junio en cada una de las ciudades.

La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona los datos a graficar.


Haz clic en la ficha Insertar.
En el grupo Grficos selecciona Columna.
Elige un diseo.

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Visualiza el resultado de tu grfico.

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MOVER UN GRFICO A UNA NUEVA HOJA


Al trabajar con grficos para mejorar su visualizacin y presentacin es
conveniente mover el grfico a una nueva hoja.

Prctica

Mueve a una nueva hoja al grfico generado en la prctica anterior.


La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona el grfico a mover.


Haz doble clic sobre el grfico.
Selecciona la ficha Diseo.
En el grupo Ubicacin haz clic en Mover grfico.

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En el cuadro de dilogo Mover grfico.


Selecciona Hoja nueva.
Haz clic en Aceptar.

Visualiza el grfico en la nueva hoja.

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APLICAR UN ESTILO AL GRFICO

Al trabajar con grficos para mejorar su apariencia puedes aplicar los


estilos que vienen predefinidos en Ms Excel.

Prctica

Aplicar un estilo al grfico generado en la prctica anterior.

La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Haz doble clic sobre el grfico.


Selecciona la ficha Diseo.
Haz clic en la lista desplegable.

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Selecciona un estilo.

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Visualiza el grfico luego de aplicar el estilo.

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CAMBIAR TIPO DE GRFICO


Una vez generado un tipo de grfico, por ejemplo, el de columnas, lo puedes
cambiar al tipo de grfico circular.

Prctica

Cambiar el grfico de columnas a un grfico circular.


La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Haz clic derecho sobre el grfico.


Selecciona Cambiar tipo de grfico...

Se visualiza el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grfico.


Haz clic en Circular.
Selecciona un tipo de grfico que desees.
Haz clic en Aceptar.

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Visualiza el grfico con el tipo de grfico circular.

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AGREGAR ETIQUETAS DE DATOS

Una vez generado un tipo de grfico, puedes agregar etiquetas que


muestren en valor o porcentaje.
Prctica

Agregar etiquetas al grfico circular.

La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona el grfico.
Haz clic derecho sobre el grfico.
Selecciona Agregar etiquetas de datos.

Visualiza el resultado.
Como puedes observar se visualiza el valor del las ventas que le
corresponde a cada ciudad.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

FORMATOS DE ETIQUETAS

En tu grfico puedes aplicar un formato a las etiquetas de datos.

Prctica

En el grfico circular, visualiza el porcentaje de ventas de cada ciudad.

La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona el grfico.
Haz clic derecho sobre el grfico.
Selecciona Formato de etiquetas de datos...

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Se visualiza el cuadro de dilogo Formato de etiquetas de datos.


Selecciona Opciones de etiqueta.
Si deseas visualizar en tu grfico los datos expresados en
porcentaje, activa la casilla Porcentaje.
Haz clic en Cerrar.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Visualiza en resultado con los porcentajes de ventas en cada ciudad.

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FUNCIONES

Entra las herramientas con la que cuenta Ms Excel son las funciones.
Estas permiten realizar operaciones complejas y de forma sencilla,
empleando valores numricos, o de texto.

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la


celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2010 dispone de una ayuda o
asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas.

SINTAXIS DE UNA FUNCIN


Las funciones tienen una estructura similar, se describe a continuacin:
El nombre de la funcin est antecedido del signo igual = despus estn
los argumentos de la funcin, estos se colocan entre parntesis y estn
separados por comas (,) punto y comas (;) o dos puntos ( : ); depende de
cmo est configurado el separador de listas en Ms Windows.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 122


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Si queremos introducir una funcin en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.

Hacer clic en la pestaa Frmulas.

Elegir la opcin Insertar funcin.

O bien, hacer clic sobre el botn

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 123


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Excel 2010 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo


una breve descripcin de la funcin requerida en el recuadro Buscar una

funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn de esta


forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora
Excel ya que nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una
funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar


previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una
categora; esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones
de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy
seguros de la categora podemos elegir Todas.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 124


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS: SUMA

Las Funciones Matemticas y Trigonomtricas son utilizadas para hacer


operaciones numricas simples o complejas. El total de funciones de la categora
Matemticas y Trigonomtricas de 60.

En este tema estudiaremos las funciones ms utilizadas.

FUNCIN SUMA
La funcin SUMA permite sumar todos los nmeros de un rango.

Sintaxis

SUMA (nmero1; nmero2; ...)

Nmero1;nmero2;... son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma desea


obtener.

Prctica

Sumar el total de empleados de cada departamento. Aplicar la funcin SUMA.


La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona la celda en la que aplicars la funcin.

Haz clic en fx.


En categora selecciona Matemticas y trigonomtricas.
Selecciona la funcin SUMA.
Haz clic en Aceptar.

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Se visualiza el cuadro de dilogo Argumentos de la funcin.


Selecciona el rango que ser parte del argumento de la funcin SUMA.
Haz clic en Aceptar.

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Luego de aplicar la funcin SUMA se obtiene el resultado final.

Otra forma a aplicar la SUMA es la siguiente:

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Selecciona la celda en la que aplicars la funcin.

Haz clic en .
El rango de datos a sumar se selecciona automticamente.
Presiona ENTER.

FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS: SUMAR.SI

Permite sumar los valores en un rango, que cumple los criterios que se
especifican.

Sintaxis

SUMAR.SI(Rango;Criterio;Rango_suma)

Rango: Es el rango de celdas que se deseas evaluar segn los criterios


especificados. Las celdas de cada rango deben ser nmeros, o bien nombres,
matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de
texto no se tienen en cuenta.

Criterios: El criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina


las celdas que se van a sumar.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Rango_suma: Las celdas reales para agregar, si deseas agregar celdas a las
ya especificadas en el argumento rango.

Prctica

Sumar las ventas de todos los alimentos de tipo"Frutas".


La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona la celda en la que aplicars la funcin.


Haz clic en fx.
Selecciona Matemticas y trigonomtricas.
Selecciona la funcin SUMAR.SI.
Haz clic en Aceptar.

En Rango, selecciona los rangos de las celdas que deseas evaluar. En tu


caso selecciona el rango de A2:A10.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

En Criterio, ingresa la condicin que determina que celdas se deben


sumar. Para el ejemplo selecciona A4 que contiene "Frutas".
En Rango_suma, selecciona las celdas que se van a sumar. Para este
caso el rango de C2:C10.
Haz clic en Aceptar.

Visualiza los argumentos de la funcin.


Revisa el resultado obtenido.

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FUNCIONES MATEMTICAS Y TROGONOMTRICAS:


SUBTOTALES

Permite calcular el subtotal en una lista o base de datos.

Generalmente es ms fcil crear una lista con subtotales utilizando el


comando Subtotales del grupo Esquema de la ficha Datos. Una vez creada
la lista de subtotales, puede cambiarse modificando la frmula SUBTOTALES.

Prctica

Encontrar el total de empleados, sueldos y bonos de cada departamento.


La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Ordena tu base de datos de acuerdo con el criterio solicitado para aplicar


subtotales. En este caso deberas ordenar por departamento, pues te
solicita el total de empleados, sueldos y bonos de cada departamento.

o Recuerda que para ordenar, el cursor del mouse dentro del rea de
datos a ordenar.
o Selecciona la ficha Datos.
o Haz clic en Ordenar.
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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

o Despliega el cuadro de dilogo Ordenar.


o En Ordenar por selecciona Departamento.
o En Ordenar segn selecciona Valores.
o En Criterio de ordenacin selecciona A a Z.
o Finalmente, haz clic en Aceptar.

Coloca el cursor del mouse dentro del rea de datos a aplicar subtotales.
Selecciona la ficha Datos.
Haz clic en Subtotal.
Se visualiza el cuadro de dilogo Subtotales.
En Para cada cambio en: selecciona DEPARTAMENTO.
En Usar funcin: selecciona Suma.
En Agregar subtotal a: activa con un visto EMPLEADOS, SUELDO y
BONO.
Haz clic en Aceptar.

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Se visualiza una vista que presenta tres botones.


Por ejemplo, esta es la vista al hacer clic en el botn 2.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

QUITAR SUBTOTALES
Para quitar los Subtotales realiza lo siguiente:

Coloca el cursor del mouse dentro del rea de datos a quitar los
subtotales.
Selecciona la ficha Datos.
Haz clic en Subtotal.
Se visualiza el cuadro de dilogo Subtotales.
Haz clic en Quitar todos.

MS FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS


Entre las funciones matemticas y trigonomtricas estn:

Funcin Descripcin

ABS Devuelve el valor absoluto de un nmero

ACOS Devuelve el arco coseno de un nmero

ACOSH Devuelve el coseno hiperblico inverso de un nmero

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

ASENO Devuelve el arco seno de un nmero

ASENOH Devuelve el seno hiperblico inverso de un nmero

ATAN Devuelve la arco tangente de un nmero

ATAN2 Devuelve la arco tangente de las coordenadas "x" e "y"

ATANH Devuelve la tangente hiperblica inversa de un nmero

Redondea un nmero al entero ms prximo o al mltiplo


MULTIPLO.SUPERIOR
significativo ms cercano

Devuelve el nmero de combinaciones para un nmero


COMBINAT
determinado de objetos

COS Devuelve el coseno de un nmero

COSH Devuelve el coseno hiperblico de un nmero

GRADOS Convierte radianes en grados

REDONDEA.PAR Redondea un nmero hasta el entero par ms prximo

EXP Devuelve e elevado a la potencia de un nmero dado

FACT Devuelve el factorial de un nmero

FACT.DOBLE Devuelve el factorial doble de un nmero

MULTIPLO.INFERIOR Redondea un nmero hacia abajo, en direccin hacia cero

M.C.D Devuelve el mximo comn divisor

ENTERO Redondea un nmero hacia abajo hasta el entero ms prximo

M.C.M Devuelve el mnimo comn mltiplo

LN Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un nmero

LOG Devuelve el logaritmo de un nmero en una base especificada

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un nmero

MDETERM Devuelve la determinante matricial de una matriz

MINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matriz

MMULT Devuelve el producto de matriz de dos matrices

RESIDUO Devuelve el resto de la divisin

REDOND.MULT Devuelve un nmero redondeado al mltiplo deseado

MULTINOMIAL Devuelve el polinomio de un conjunto de nmeros

Redondea un nmero hacia arriba hasta el entero impar ms


REDONDEA.IMPAR
prximo

PI Devuelve el valor de pi

POTENCIA Devuelve el resultado de elevar un nmero a una potencia

PRODUCTO Multiplica sus argumentos

COCIENTE Devuelve la parte entera de una divisin

RADIANES Convierte grados en radianes

ALEATORIO Devuelve un nmero aleatorio entre 0 y 1

ALEATORIO.ENTRE Devuelve un nmero aleatorio entre los nmeros que especifique

Convierte un nmero arbigo en nmero romano, con formato de


NUMERO.ROMANO
texto

REDONDEAR Redondea un nmero al nmero de decimales especificado

REDONDEAR.MENOS Redondea un nmero hacia abajo, en direccin hacia cero

REDONDEAR.MAS Redondea un nmero hacia arriba, en direccin contraria a cero

SUMA.SERIES Devuelve la suma una serie de potencias en funcin de la frmula

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

SIGNO Devuelve el signo de un nmero

SENO Devuelve el seno de un ngulo determinado

SENOH Devuelve el seno hiperblico de un nmero

RAIZ Devuelve la raz cuadrada positiva de un nmero

Devuelve la raz cuadrada de un nmero multiplicado por PI


RAIZ2PI
(nmero * pi)

SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos

SUMA Suma sus argumentos

Suma las celdas especificadas que cumplen unos criterios


SUMAR.SI
determinados

SUMAR.SI.CONJUNTO Suma las celdas de un rango que cumplen varios criterios

Devuelve la suma de los productos de los correspondientes


SUMAPRODUCTO
componentes de matriz

SUMA.CUADRADOS Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos

Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores


SUMAX2MENOSY2
correspondientes de dos matrices

Devuelve la suma de la suma de los cuadrados de los valores


SUMAX2MASY2
correspondientes de dos matrices

Devuelve la suma de los cuadrados de las diferencias de los


SUMAXMENOSY2
valores correspondientes de dos matrices

TAN Devuelve la tangente de un nmero

TANH Devuelve la tangente hiperblica de un nmero

TRUNCAR Trunca un nmero a un entero

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

ESQUEMAS
Un esquema puede ser un ndice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el
libro, el mismo que est estructurado por niveles de profundizacin sobre un tema en
concreto.

Sugerencias:

Asegurar de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados
para crear un esquema puede tener una jerarqua o disponer de una estructura por niveles,
por ejemplo si tenemos datos sobre las ventas realizadas a lo largo del ao en Algunas
provincias de Ecuador, estos datos son buenos candidatos a formar un esquema.

En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener ms de un esquema sobre los
mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.

Para crear esquemas automticamente debemos preparar lo hoja con un formato adecuado.

Creacin automtica de esquemas

La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto que
tarda mucho menos tiempo que hacindolo manualmente.

Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados.

Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca
entremezclados.

En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Puedes observar que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B17, C17,
D17 y la columna E est llena de subtotales correspondientes a las filas donde se
encuentran. En las celdas B18, C18, D18 y E18 son los totales de los subtotales.

En este ejemplo puedes hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se
ha organizado los subtotales de cada comunidad autnoma (filas) y se ha calculado los
subtotales de cada trimestre (columnas).

Por tanto, como ya tienes los datos vas a realizar el esquema.

Para ello te sugiero situar sobre una celda cualquiera y seleccionar la opcin Autoesquema
del men Agrupar que se encuentra en la pestaa Datos.

Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a
continuacin:

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

En la imagen anterior puedes observar que ahora aparecen unas lneas en la zona izquierda
de las celdas y otra lnea sobre las columnas de la tabla.

Adems, observa en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican cuntos
niveles tiene el esquema.

Por columnas podemos ver que existen dos niveles:

La tabla desplegada por completo


y la tabla con los datos trimestrales.

Por filas tenemos tres niveles:

La tabla desplegada completamente.


Por provincias.
y solo por Ecuador.

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FUNCIONES ESTADSTICAS: MXIMO


Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MAX(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2... son de 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar el
valor mximo.
Los argumentos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o referencias que
contengan nmeros.
Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0.

Prctica

Encontrar el valor mximo de la columna nota1.


La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona la celda en donde aplicars la funcin MAX.


Haz clic en fx.
Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin.
En O seleccionar una categora selecciona Estadsticas.
En Selecciona una funcin, haz clic en MAX.
Luego haz clic en Aceptar.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Se visualiza el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.


Selecciona el rango de datos.
Finalmente, haz clic en Aceptar.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Observa el resultado final obtenido al aplicar la funcin MAX.

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FUNCIONES ESTADSTICAS: MIN

Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MIN (nmero1;nmero2; ...)

Nmero1, nmero2... son de 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar el


valor mnimo.
Los argumentos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o referencias que
contengan nmeros.
Si el argumento no contiene nmeros, MIN devuelve 0.

Prctica

Encontrar el valor mnimo de la columna nota1.


La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona la celda en donde aplicars la funcin MIN.


Haz clic en fx.
Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin.
En O seleccionar una categora selecciona Estadsticas.
En Selecciona una funcin, haz clic en MIN.
Luego haz clic en Aceptar.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Se visualiza el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.


Selecciona el rango de datos.
Finalmente, haz clic en Aceptar.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Observa el resultado final obtenido al aplicar la funcin MIN.

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FUNCIONES ESTADSTICAS: PROMEDIO


Calcula el promedio o media aritmtica de los valores en una lista de datos.

Sintaxis

PROMEDIO(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2... son de 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar
el valor PROMEDIO.

Los argumentos pueden ser nmeros o nombres, rangos o referencias de


celda que contengan nmeros.

Si el argumento de un rango o celda de referencia contiene texto, valores


lgicos o celdas vacas, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se
incluirn las celdas con el valor cero.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda
traducir a nmeros provocan errores.
Si deseas incluir valores lgicos y representaciones textuales de nmeros
en una referencia como parte del clculo, utilice la funcin PROMEDIOA.
Si deseas calcular el promedio de slo los valores que cumplen ciertos
criterios, use la funcin PROMEDIO.SI o la funcin
PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 147
MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Prctica

Encontrar el valor promedio entre la nota1 y nota2. Aplique la frmula toda la


columna Promedio.

La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona la celda en donde aplicars la funcin PROMEDIO.


Haz clic en fx.
Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin.
En O seleccionar una categora selecciona Estadsticas.
En Selecciona una funcin, haz clic en PROMEDIO.
Luego haz clic en Aceptar.

Se visualiza el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.


Selecciona el rango de datos.
Finalmente, haz clic en Aceptar.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 148


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Observa el resultado final obtenido al aplicar la funcin PROMEDIO.

FUNCIONES ESTADSTICAS: CONTAR


La funcin CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros y
cuenta los nmeros dentro de la lista de argumentos.

Sintaxis

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

CONTAR (valor1; [valor2],...)

La funcin CONTAR tiene los siguientes argumentos:


valor1 Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que
deseas contar nmeros.
valor2, ... Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos
adicionales en los que desea contar nmeros.

La funcin CONTAR slo cuenta nmeros.

Cuenta argumentos que son nmeros, fechas. No se cuentan los


argumentos que sean valores de error, texto o celdas vacas.
Para contar valores lgicos, texto o valores de error, usa la funcin
CONTARA.
Si deseas contar slo nmeros que cumplan con determinados criterios,
usa la funcin CONTARA.SI o la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO.

Prctica

Contar las notas de la columna nota1.

La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona la celda en donde aplicars la funcin CONTAR.


Haz clic en fx.
Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin.
En O seleccionar una categora selecciona Estadsticas.
En Selecciona una funcin, haz clic en CONTAR.
Luego haz clic en Aceptar.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 150


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Se visualiza el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.

Selecciona el rango de datos.


Finalmente, haz clic en Aceptar.

Observa el resultado final obtenido al aplicar la funcin CONTAR.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 151


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Prctica

Contar los apellidos de la columna Apellido.

La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona la celda en donde aplicars la funcin CONTARA. Pues


contars datos de tipo texto.
Haz clic en fx.
Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin.
En O seleccionar una categora selecciona Estadsticas.
En Selecciona una funcin, haz clic en CONTARA.
Luego haz clic en Aceptar.

Se visualiza el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.

Selecciona el rango de datos.


Finalmente, haz clic en Aceptar.

Observa el resultado final obtenido al aplicar la funcin CONTARA.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 152


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Prctica

Contar las notas mayores a 7 de la columna nota1.

La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona la celda en donde aplicars la funcin CONTAR.SI. Pues


contars un rango con la condicin de que las notas sean mayores a 7.
Haz clic en fx.
Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin.
En O seleccionar una categora selecciona Estadsticas.
En Selecciona una funcin, haz clic en CONTAR.SI.
Luego haz clic en Aceptar.

Se visualiza el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.

Selecciona el rango de datos.


En Criterio digita el criterio; para este caso digita >7.
Finalmente, haz clic en Aceptar.

Observa el resultado final obtenido al aplicar la funcin CONTAR.SI.

FUNCIN MODA
Encuentra el valor que se repite con ms frecuencia

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

FUNCIN MEDIANA
Se consideran los casos:

IMPARES:

Devuelve el valor central

PARES:

Devuelve el promedio de los valores centrales

VALORES PARES:

PARA IMPARES DEVUELVE EL VALOR CENTRAL:

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

MS FUNCIONES ESTADSTICAS
Entre las funciones estadsticas estn:

Funcin Descripcin

COEF.DE.CORREL Devuelve el coeficiente de correlacin entre dos conjuntos


de datos

COEFICIENTE.ASIMETRIA Devuelve la asimetra de una distribucin

COEFICIENTE.R2 Devuelve el cuadrado del coeficiente de momento de


correlacin de producto Pearson

CONTAR Cuenta cuntos nmeros hay en la lista de argumentos

CONTAR.BLANCO Cuenta el nmero de celdas en blanco de un rango

CONTAR.SI.CONJUNTO Cuenta el nmero de celdas, dentro del rango, que


cumplen varios criterios

CONTARA Cuenta cuntos valores hay en la lista de argumentos

COVARIANCE.P Devuelve la covarianza, que es el promedio de los


productos de las desviaciones para cada pareja de
puntos de datos

COVARIANZA.M Devuelve la covarianza de ejemplo, que es el promedio


de los productos de las desviaciones para cada pareja
de puntos de datos en dos conjuntos de datos

CRECIMIENTO Devuelve valores en una tendencia exponencial

CUARTIL.EXC Devuelve el cuartil del conjunto de datos, basado en los


valores percentiles de 0..1, exclusivo

CUARTIL.INC Devuelve el cuartil de un conjunto de datos

CURTOSIS Devuelve la curtosis de un conjunto de datos

DESVEST.M Calcula la desviacin estndar a partir de una muestra

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

DESVEST.P Calcula la desviacin estndar en funcin de toda la


poblacin

DESVESTA Calcula la desviacin estndar a partir de una muestra,


incluidos nmeros, texto y valores lgicos

DESVESTPA Calcula la desviacin estndar en funcin de toda la


poblacin, incluidos nmeros, texto y valores lgicos

DESVIA2 Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones

DESVPROM Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la


media de los puntos de datos

DISTR.BETA Devuelve la funcin de distribucin beta acumulativa

DISTR.BETA.INV.N Devuelve la funcin inversa de la funcin de distribucin


acumulativa de una distribucin beta especificada

DISTR.BINOM Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria


discreta siguiendo una distribucin binomial

DISTR.CHICUAD Devuelve la funcin de densidad de probabilidad beta


acumulativa

DISTR.CHICUAD.CD Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria


continua siguiendo una distribucin chi cuadrado de
una sola cola

DISTR.EXP.N Devuelve la distribucin exponencial

DISTR.F Devuelve la distribucin de probabilidad F

DISTR.F.CD Devuelve la distribucin de probabilidad F

DISTR.GAMMA Devuelve la distribucin gamma

DISTR.HIPERGEOM.N Devuelve la distribucin hipergeomtrica

DISTR.LOGNORM Devuelve la distribucin logartmico-normal acumulativa

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

DISTR.NORM Devuelve la distribucin normal acumulativa

DISTR.NORM.ESTAND Devuelve la distribucin normal estndar acumulativa

DISTR.POISSON Devuelve la distribucin de Poisson

DISTR.T Devuelve los puntos porcentuales (probabilidad) de la


distribucin t de Student

DISTR.T.2C Devuelve los puntos porcentuales (probabilidad) de la


distribucin t de Student

DISTR.T.CD Devuelve la distribucin de t de Student

DISTR.WEIBULL Devuelve la distribucin de Weibull

ERROR.TIPICO.XY Devuelve el error estndar del valor de "y" previsto para


cada "x" de la regresin

ESTIMACION.LINEAL Devuelve los parmetros de una tendencia lineal

ESTIMACION.LOGARITMICA Devuelve los parmetros de una tendencia exponencial

FISHER Devuelve la transformacin Fisher

FRECUENCIA Devuelve una distribucin de frecuencia como una matriz


vertical

GAMMA.LN Devuelve el logaritmo natural de la funcin gamma, (x)

GAMMA.LN.EXACTO Devuelve el logaritmo natural de la funcin gamma, (x)

INTERSECCION.EJE Devuelve la interseccin de la lnea de regresin lineal

INTERVALO.CONFIANZA.NORM Devuelve el intervalo de confianza de la media de una


poblacin

INTERVALO.CONFIANZA.T Devuelve el intervalo de confianza para la media de una


poblacin, usando una distribucin t de Student

INV.BINOM Devuelve el menor valor cuya distribucin binomial

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 157


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

acumulativa es menor o igual a un valor de criterio

INV.CHICUAD Devuelve la funcin de densidad de probabilidad beta


acumulativa

INV.CHICUAD.CD Devuelve la funcin inversa de la probabilidad de una


variable aleatoria continua siguiendo una distribucin
chi cuadrado de una sola cola

INV.F Devuelve la funcin inversa de la distribucin de


probabilidad F

INV.F.CD Devuelve la funcin inversa de la distribucin de


probabilidad F

INV.GAMMA Devuelve la funcin inversa de la distribucin gamma


acumulativa

INV.LOGNORM Devuelve la funcin inversa de la distribucin logartmico-


normal acumulativa

INV.NORM Devuelve la funcin inversa de la distribucin normal


acumulativa

INV.NORM.ESTAND Devuelve la funcin inversa de la distribucin normal


estndar acumulativa

INV.T Devuelve el valor t de la distribucin t de Student en


funcin de la probabilidad y los grados de libertad

INV.T.2C Devuelve la funcin inversa de la distribucin de t de


Student

JERARQUIA.EQV Devuelve la jerarqua de un nmero en una lista de


nmeros

JERARQUIA.MEDIA Devuelve la jerarqua de un nmero en una lista de


nmeros

K.ESIMO.MAYOR Devuelve el k-simo mayor valor de un conjunto de datos

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

K.ESIMO.MENOR Devuelve el k-simo menor valor de un conjunto de datos

MAX Devuelve el mayor valor de una lista de argumentos

MAXA Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos,


incluidos nmeros, texto y valores lgicos

MEDIA.ACOTADA Devuelve la media del interior de un conjunto de datos

MEDIA.ARMO Devuelve la media armnica

MEDIA.GEOM Devuelve la media geomtrica

MEDIANA Devuelve la mediana de los nmeros dados

MIN Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos

MINA Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos,


incluidos nmeros, texto y valores lgicos

MODA.UNO Devuelve el valor ms comn de un conjunto de datos

MODA.VARIOS Devuelve una matriz vertical de los valores que se repiten


con ms frecuencia en una matriz o rango de datos

NEGBINOM.DIST Devuelve la distribucin binomial negativa

NORMALIZACION Devuelve un valor normalizado

PEARSON Devuelve el coeficiente de momento de correlacin de


producto Pearson

PENDIENTE Devuelve la pendiente de la lnea de regresin lineal

PERCENTIL.EXC Devuelve el k-simo percentil de los valores de un rango,


donde k est en el rango 0..1, exclusivo

PERCENTIL.INC Devuelve el k-simo percentil de los valores de un rango

PERMUTACIONES Devuelve el nmero de permutaciones de un nmero


determinado de objetos

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

PROBABILIDAD Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango


se encuentren entre dos lmites

PROMEDIO Devuelve el promedio de sus argumentos

PROMEDIO.SI Devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las


celdas de un rango que cumplen unos criterios
determinados

PROMEDIO.SI.CONJUNTO Devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las


celdas que cumplen mltiples criterios

PROMEDIOA Devuelve el promedio de sus argumentos, incluidos


nmeros, texto y valores lgicos

PRONOSTICO Devuelve un valor en una tendencia lineal

PRUEBA.CHICUAD Devuelve la prueba de independencia

PRUEBA.F Devuelve el resultado de una prueba F

PRUEBA.FISHER.INV Devuelve la funcin inversa de la transformacin Fisher

PRUEBA.T Devuelve la probabilidad asociada a una prueba t de


Student

PRUEBA.Z Devuelve el valor de una probabilidad de una cola de una


prueba z

RANGO.PERCENTIL.EXC Devuelve el rango de un valor en un conjunto de datos


como un porcentaje (0..1, exclusivo) del conjunto de
datos

RANGO.PERCENTIL.INC Devuelve el rango porcentual de un valor de un conjunto


de datos

SUMAR.SI Cuenta el nmero de celdas, dentro del rango, que


cumplen el criterio especificado.

TENDENCIA Devuelve valores en una tendencia lineal

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

VAR.P Calcula la varianza en funcin de toda la poblacin

VAR.S Calcula la varianza de una muestra

VARA Calcula la varianza a partir de una muestra, incluidos


nmeros, texto y valores lgicos

VARPA Calcula la varianza en funcin de toda la poblacin,


incluidos nmeros, texto y valores lgicos

FUNCIONES DE TEXTO: FUNCION CONCATENAR


Une varios elementos de textos en uno solo.

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Para ordenar sin ampliar la seleccin lo hacemos con un pegado especial:

Para separa los datos:

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He separado los datos:

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FUNCION MAYUS
Cambia de minsculas a maysculas.

Selecciona MAYUSC

Selecciona el texto a cambiar de minsculas a maysculas.

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FUNCION MINUSC
Permite cambiar de maysculas a minsculas.

Selecciona MINUSC

Selecciona el texto a cambiar a minsculas.

FUNCION ESPACIOS
Permite eliminar los espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras.

Ubicar el cursor en la celda que deseas obtener el resultado.

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Selecciona la funcin ESPACIOS

Selecciona el texto a quitar los espacios.

Este es el resultado.

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FUNCION LOGICA SI
La funcin SI devuelve un valor si la condicin especificada es
VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Sintaxis

SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lgica: Es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse


como VERDADERO o FALSO.

Valor_si_verdadero: Es el valor que se devuelve si el argumento


prueba_lgica es VERDADERO.

Valor_si_falso: Es el valor que se devuelve si el argumento


prueba_lgica es FALSO.

Prctica

En la columna observacin visualice el texto APROBADO si el promedio


es mayor o igual a 7, caso contrario visualice REPROBADO.

Primero plantea el ejercicio e identifica los argumentos de funcin lgica


SI
Una vez identificados los argumentos de la funcin; la solucin al ejercicio
planteado es la siguiente:

Selecciona la celda en donde aplicars la funcin SI.

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Haz clic en fx.


Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin.
En O seleccionar una categora selecciona Lgicas.
En Selecciona una funcin, haz clic en SI.
Luego haz clic en Aceptar.

Se visualiza el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.


En Prueba_lgica digita la condicin que identificaste
anteriormente en el problema; en este caso F2>=7. Pues en la
celda F2 tienes el valor del promedio. Recuerda que la condicin del
ejercicio solicita los promedios mayores o iguales a 7.
En Valor_si verdadero; ingresa la condicin a devolver si la
prueba lgica es verdadera. En este caso digita APROBADO.
En Valor_si_falso indica lo que devolver si la prueba lgica es
falsa. En este caso digita REPROBADO.
Finalmente, haz clic en Aceptar.

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Observa el resultado final obtenido al aplicar la funcin SI.


Para finalizar, arrastra la frmula.

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La estructura de la funcin SI queda de la siguiente forma:

MS FUNCIONES LGICAS
Funcin Descripcin

FALSO Devuelve el valor lgico FALSO

NO Invierte el valor lgico del argumento

O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO

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SI Especifica una prueba lgica que realizar

SI.ERROR Devuelve un valor que se especifica si una frmula lo evala como un error;
de lo contrario, devuelve el resultado de la frmula

VERDADERO Devuelve el valor lgico VERDADERO

Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO

FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA: CONSULTAV


La funcin CONSULTAV, busca un valor especfico en la primera columna
de una matriz y devuelve, en la misma fila, un valor de otra columna de
dicha matriz.

La V de CONSULTAV significa vertical. Utiliza CONSULTAV en lugar de


CONSULTAH si los valores de comparacin se encuentran en una
columna situada a la izquierda de los datos que deseas buscar.

Sintaxis

CONSULTAV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas
;ordenado)

Valor_buscado: Es el valor que se va a buscar en una matriz. El


mismo que debe estar en la primera columna de una matriz.
Matriz_buscar_en: Es la matriz en la que se buscar el
Valor_buscado.
Indicador_columnas: Es el nmero de la columna desde la cual
debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento
Indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de
la primera columna. Si el argumento Indicador_columnas es igual
a 2, devuelve el valor de la segunda columna y as sucesivamente.
Ordenado: Es un valor lgico que especifica si CONSULTAVva a
buscar una coincidencia exacta o aproximada. Cero (0) o FALSO, se
devolver una coincidencia exacta o Uno (1) o VERDADERO
devuelve una coincidencia aproximada.

CONSULTAV devuelve #N/A si el dato a buscar no se encuentra en la


Matriz_buscar_en.

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Prctica

Al digitar el nmero de RUC, visualizar, el nombre del cliente, la direccin


y el telfono. Los datos se obtendrn de la base CLIENTES.

Recuerda que para aplicar CONSULTAV el dato a buscar debe


estar en la primera columna de la matriz de bsqueda. En este
caso observa que el nmero de RUC est localizado en la
primera columna de la matriz CLIENTES. Caso contrario no se
podra aplicar. Se debera buscar la forma de re-estructurar la
matriz.

La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona la celda en donde aplicars la funcin CONSULTAV.En


nuestro caso C4.
Haz clic en fx.
Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin.
En O seleccionar una categora selecciona Bsqueda y
referencia.
En Selecciona una funcin, haz clic en CONSULTAV.
Luego haz clic en Aceptar.

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Se visualiza el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.


En Valor_buscado selecciona el valor a buscar. En este caso
selecciona la celda que contiene el nmero de RUC. Es decir la celda
C5.
En Matriz_buscar_en selecciona la base de datos CLIENTES.
Observa la figura para seleccionar toda la hoja:

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En Indicador_columnas digita el nmero de columna en la que se


encuentra el nombre del cliente. Para este caso digita 2. Pues en la
columna 2 est el nombre del cliente. En la nmero 3 est la
direccin y en el 4 el telfono.
En Ordenado digita el 0 para que CONSULTAV te devuelva el
nombre exacto del cliente al que corresponda ese nmero de RUC.
Finalmente, haz clic en Aceptar.

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Observa el resultado luego de aplicar la funcin CONSULTAV.

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FUNCIONES DE INFORMACIN: ESERROR

La funcin ESERROR, comprueba si un valor es un error


(#N/A,#VALOR!,#REF!,#DIV!,#NUM!,#NOMBRE? O #NULO!) y
devuelve VERDADERO si encuentra un error o FALSO si no encuentra
un error.
Sintaxis
ESERROR(valor)
Valor: Es el valor que deseas probar. El argumento de valor puede ser
una celda vaca (en blanco), un error, un valor lgico, texto, un nmero o
un valor de referencia, o un nombre que haga referencia a alguno de los
anteriores.
Prctica

Aplicar la funcin ESERROR para la operacin de Valor 1/Valor 2.

La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

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Selecciona la celda en donde aplicars la funcin ESERROR.


Haz clic en fx.
Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin.
En O seleccionar una categora selecciona Informacin.
En Selecciona una funcin, haz clic en ESERROR.
Luego haz clic en Aceptar.

En Valor selecciona el valor a comprobar. Para este caso C2.


Finalmente, haz clic en Aceptar.

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FUNCIONES ANIDADAS
En algunos casos, puede que deba utilizar una funcin como uno de los
argumentos de otra funcin.

Argumentos
Valores que utiliza una funcin para llevar a cabo operaciones o clculos.
El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin.
Los argumentos ms comunes que se utilizan en las funciones son
nmeros, texto, referencias de celda y nombres.

Resultados vlidos
Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, deber devolver
el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento.

Lmites del nivel de anidamiento

Ms Excel 2010 soporta hasta sesenta y cuatro niveles anidados de


funciones.

Prctica
Validar utilizando la funcin SI.
Es decir, si existe error en la divisin de Valor 1/Valor 2 que devuelva la
celda en blanco. Caso contrario que devuelva el resultado de la divisin.
Primero plantea el ejercicio e identifica los argumentos de funcin lgica

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SI:

Como puedes observar como parte de la prueba lgica tienes a la funcin


ESERROR.

Una vez identificados los argumentos de la funcin; la solucin al ejercicio


planteado es la siguiente:

Selecciona la celda en donde aplicars la funcin SI.


Haz clic en fx.
Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin.
En O seleccionar una categora selecciona Lgicas.
En Selecciona una funcin, haz clic en SI.
Luego haz clic en Aceptar.

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Para anidar la funcin ESERROR dentro de la funcin SI.


En Prueba_lgica ubica el cursor en la casilla.
Haz clic en la lista desplegable.

Selecciona Mas funciones...

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Se visualiza un nuevo cuadro de dilogo Insertar funcin.


En O seleccionar una categora: selecciona Informacin.
En Seleccionar una funcin selecciona ESERROR.
Haz clic en Aceptar.

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Se visualiza un nuevo cuadro de dilogo Argumentos de la funcin.


En Valor, selecciona el valor a realizar al divisin en este caso A2.

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Digita el operador de divisin / y selecciona B2.

Haz clic en SI en la parte superior de la barra de frmulas.

Al hacer clic en SI despliega el cuadro de dilogo Argumentos de la


funcin. En este caso de la funcin SI.

De tal forma que en Prueba_logica visualizas la funcin ESERROR(A2/B2).


Es decir est dentro de la funcin SI. De ah el nombre de anidada.

En Valor_si_verdadero; digita " " (las comillas espacio comillas en Excel


representan una celda en blanco).

En Valor_si_falso realiza la operacin A2/B2. Para que devuelva el


resultado de la divisin.

Haz clic en Aceptar.

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Finalmente, selecciona la celda que contiene la frmula y arrstrala.


Observa el resulta al aplicar la funcin anidada SI(ESERROR).

La estructura de este ejercicio se visualiza as:

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PROTECCIN DE UNA HOJA DE CLCULO QUE CONTIENE


FRMULAS O FUNCIONES

Prctica:
Todas las celdas en color amarillo quedarn libres para el ingreso de datos.
Para proteger las celdas que contiene las frmulas realice lo siguiente:
Seleccionar toda la hoja.

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Haz clic aqu

Sobre la hoja seleccionada da un clic derecho opcin formato de celdas.

Se visualiza:

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Clic en Proteger
Activar con un visto
Bloqueada y oculta

Clic en el botn Aceptar.


Una vez bloqueadas (no permite el ingreso de datos)
Oculta (no muestra las frmulas)
Para poder ingresar o seleccionar informacin en las que estn en color amarillo se realiza lo
siguiente:
Debes desbloquear y des ocultar a las celdas en color amarillo.
Para esto seleccionar celdas en color amarillo.

Marcar la primera celda amarilla, mantener presionada la tecla control hasta seleccionar
todas las celdas en color amarillo.
Soltar control.
Dar un clic derecho sobre las celdas seleccionadas (amarillas).
Se visualiza:

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Quitar los vistos de las casillas Bloqueada y Oculta.


Ahora debes proteger a la hoja.
Ir a Revisar.
Opcin Proteger hoja.

Ingresar una contrasea.


Clic en Aceptar.

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Volver a reingresar la contrasea.

Clic en Aceptar.
Guardar el archivo.

TABLAS DINMICAS
Microsoft Office Excel 2010 es una herramienta eficaz que permite analizar datos en el rea ejecutiva
y empresarial.
Las tablas dinmicas te brindarn la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos de
resumen.
A travs de los informes de grfico dinmico podrs ver los datos de resumen contenidos en un
informe de tabla dinmica para realizar comparaciones, patrones y tendencias, a travs de los cuales
podrs optimizar tus tareas repetitivas.
Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente grandes volmenes
de datos. Utiliza un informe de tabla dinmica para analizar datos numricos en profundidad y para
responder preguntas no anticipadas sobre los datos.

QU ES UN INFORME DE TABLA DINMICA?

Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir


rpidamente grandes volmenes de datos.
Los informes de tabla dinmica permiten analizar datos numricos en
profundidad y responder preguntas no anticipadas sobre los datos.

Un informe de tabla dinmica permite organizar la informacin cuando


deseas comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una lista varios
datos para sumar y deseas realizar comparaciones distintas con los datos
obtenidos.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

En el informe de tabla dinmica que se muestra a continuacin, se


puede visualizar fcilmente cmo se comparan las ventas de los equipos
de computacin en el tercer y cuarto trimestre, con las ventas de
cualquier otro equipo, trimestre, o con las ventas totales.

En los informes de tabla dinmica, cada columna o campo de los datos


de origen se convierte en un campo de tabla dinmica que resume
varias filas de informacin.

En el ejemplo anterior, la columna Equipos se convierte en el campo


Equipos y cada registro de Computador se resume en un solo elemento
Computador.

Un campo de valores, como Suma de ventas, proporciona los valores


que van a resumirse. El informe anterior contiene la suma del valor
Ventas de cada fila de los datos de origen para la cual la columna
Equipos contiene Computador y la columna Trimestres contiene cada uno
de los trimestres.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

SUGERENCIAS PARA CREAR UN INFORME DE TABLA


DINMICA
Requisitos sugeridos para generar una tabla dinmica.

Se sugiere que todas las columnas estn rotuladas. Pues los ttulos
se convertirn en los campos de la tabla dinmica.

Si no contiene un nombre una columna el momento de generar la tabla


dinmica generar el siguiente mensaje de error:

El nombre de campo de tabla dinmica no es vlido. Para crear un informe


de tabla dinmica debe usar datos organizados en forma de lista con
columnas rotuladas. Si desea cambiar el nombre del campo de la tabla,
debe escribir un nombre nuevo para el campo.

Observa que no tiene rotulada la columna que contiene los nombres.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

No deben existir columnas vacas.


Se sugiere que el archivo est en su formato plano ms sencillo.
Los nombres de las columnas deben estar relacionados con la
informacin que contiene cada columna.

Caractersticas de un informe dinmico

Una de las principales caractersticas de un informe dinmico es que


permite la actualizacin automtica de datos.
Maneja filtros avanzados.
Permite generar diversos tipos de informe para resumir los datos.

CREAR UN INFORME DE TABLA DINMICA


Un informe de tabla dinmica te permite:

Consultar grandes cantidades de datos.


Calcular el subtotal, agregar datos numricos y resumir datos.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados de


inters.
Desplazar filas a columnas y columnas a filas para obtener resmenes
diferentes de los datos de origen.
Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato a los subconjuntos de datos para
poder obtener la informacin de inters.

Prctica

En la empresa te han solicitado con urgencia un informe de tabla dinmica por


fechas, departamentos e ingresos. Que permita analizar el total de ingresos por
cada departamento de la empresa.
La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Ubica el cursor del mouse en el rea de datos de tu base de origen.


Selecciona la ficha Insertar.
En el grupo Tablas selecciona Tabla dinmica.
Haz clic en la opcin Tabla dinmica.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Se visualiza el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica.


En tabla o rango observa que se marcan los datos de la base de origen. Si
no estn marcados, seleccinalos.
Selecciona la opcin Nueva hoja de clculo.
Luego haz clic en Aceptar.

En la figura se visualiza la estructura de la tabla dinmica para la versin


2010.
El informe dinmico se crea en una nueva hoja, de acuerdo con lo
seleccionado anteriormente.
Observa que los rtulos de las columnas se han transformado en campos
de la tabla dinmica.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Como puedes observar, a medida que seleccionas los campos se van


ubicando en la tabla dinmica.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Arrastrar los campos de tabla dinmica


Tambin funciona si arrastras los campos entre las reas de la lista de campo
de tabla dinmica.
Por ejemplo, arrastra el campo fecha a la seccin de Filtro de informe.
El informe lucir as:

CAMBIAR EL DISEO DEL INFORME DINMICO A VISTA


CLSICA
Puedes redisear tu informe, por ejemplo, para cambiar a la vista clsica,
realiza lo siguiente:

Haz clic derecho sobre la tabla dinmica.


Selecciona Opciones de tabla dinmica.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Se visualiza el cuadro de dilogo Opciones de tabla dinmica.


Activa con un visto la opcin Diseo de tabla dinmica clsica
(permite arrastrar campos en la cuadrcula).
Luego haz clic en Aceptar.

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Visualiza el diseo de la tabla dinmica clsica:

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HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA


Al seleccionar una tabla dinmica se activan las herramientas de tabla
dinmica.
Entre las herramientas estn las fichas de:

1. Opciones.
2. Diseo.

En la ficha de Opciones, estn los grupos:

Mostrar u ocultar, te permite listar los campos, visualizar los


botones y encabezados de los campos de la tabla dinmica.
En el grupo Herramientas se encuentran las herramientas para
generar grficos dinmicos, crear frmulas y administrar
herramientas OLAP.
En el grupo Acciones se encuentran las opciones para borrar,
seleccionar o mover un reporte dinmico.
En el grupo Datos tienes las opciones para cambiar y actualizar el
origen de una tabla dinmica.
En Ordenar encuentras las herramientas para organizar la
informacin en orden ascendente o descendente.
Agrupar te permite agrupar o desagrupar los campos de una tabla
dinmica.
La opcin de Campo activo, te permite expandir, contraer y
configurar un campo de la tabla dinmica.
La opcin Tabla dinmica, te permite manejar el diseo, formatos,
totales, filtros, formas de visualizar la tabla dinmica e impresiones.

En la ficha de Diseo estn los grupos:


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Estilos de tabla dinmica te permite aplicar estilos rpidos a una


tabla dinmica.
El grupo Opciones de estilos de tabla dinmica, permite activar
o desactivar encabezados de filas y columnas de un informe
dinmico.
El grupo Diseo te permite aplicar diseos de informe, totales y
subtotales.

RESUMIR DATOS DE UN INFORME DINMICO


Al trabajar con informes dinmicos, una de las opciones muy utilizadas es la de
resumir los datos.

Prctica

En un concesionario te han solicitado con urgencia un informe dinmico que


resuma el total de las ventas de autos por modelos e indique la semana en la
que fue vendido, el valor y el nmero de autos vendidos.

Luego te han solicitado un reporte con el promedio de ventas de cada tipo de


vehculo.
La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Ubica el cursor del mouse en el rea de datos de tu base de origen.


Selecciona la ficha Insertar.
En el grupo Tablas selecciona Tabla dinmica.
Haz clic en la opcin Tabla dinmica.

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Se visualiza el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica.


En Tabla o rango observa que se marcan los datos de la base de origen.
Si no estn marcados, seleccinalos.
Selecciona la opcin Nueva hoja de clculo.
Luego haz clic en Aceptar.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 201


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

En la figura se visualiza la estructura de la tabla dinmica para la versin


2010.
El informe dinmico se crea en una nueva hoja, de acuerdo con lo
seleccionado anteriormente.
Observa que los rtulos de las columnas se han transformado en campos
de la tabla dinmica.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 202


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Como puedes observar, a medida que seleccionas los campos se van


ubicando en la tabla dinmica.
Arrastra el campo SEMANA y Tipo Vehculo a Rtulos de Fila.
Al campo Valores arrastra los campos VALOR y CHASIS.

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Como puedes observar para conocer el nmero de autos vendidos se coloca el


campo CHASIS, este campo contiene informacin de tipo texto de tal forma que
automticamente se aplica la funcin Cuenta.

Ahora para calcular el promedio de ventas de cada tipo de vehculo realizaremos


lo siguiente:

Haz clic derecho en el campo a resumir, en este caso en VALOR.


Haz clic en Resumir por.
Selecciona Promedio.

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En Valores se visualiza en campo resumido en este caso Promedio de


VALOR.

Ahora intenta resumir las ventas por el valor mnimo.

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OPCIONES DE DISEO DE UN INFORME DINMICO


Las opciones de diseo de la herramienta de tablas dinmicas permiten
mejorar la presentacin de un informe dinmico.
Para esto realiza lo siguiente:

Selecciona el informe dinmico al que deseas aplicar un nuevo


estilo.
Haz clic en la ficha Diseo.
Elige el estilo que deseas.

Visualiza el resultado obtenido.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 206


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Tambin puedes aplicar diseo de informes, para esto realiza lo siguiente:

Selecciona la ficha Diseo.


Haz clic en Diseo de informe.
Elige Mostrar en forma de esquema.

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Visualiza el resultado obtenido luego de aplicar el Diseo de


informe.

En el diseo de tablas dinmicas puedes visualizar los subtotales de los


campos del informe dinmico, para esto realiza lo siguiente:
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Selecciona la ficha Diseo.


Haz clic en Subtotales.
Elige Mostrar todos los subtotales en la parte inferior del
grupo.

Visualiza el resultado obtenido luego de aplicar Subtotales.

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ACTUALIZAR UN INFORME DE TABLA DINMICA


La caracterstica ms importante de una tabla dinmica es que se puede
actualizar los datos de forma automtica.

Prctica

A la empleada Beln Salvador le han subido el sueldo bsico de 400 a 1000


dlares en el mes de Enero. Necesitamos que el informe dinmico se actualice
automticamente con el nuevo dato registrado en la base.
La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona el reporte dinmico a actualizar.


Presta atencin al dato a actualizar.

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Ingresa a la base de datos y observa el dato a actualizar para la empleada


Beln Salvador en el mes de Enero. Observa que su sueldo bsico es de
400 dlares.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 211


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En la base de datos digita el nuevo sueldo bsico, en este caso ingresa


1000. Observa que automticamente los ingresos suben a 1132 dlares.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 212


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Si observas el reporte dinmico, te dars cuenta que an no se ha


actualizado el dato. Para realizar la actualizacin automtica realiza lo
siguiente:
Selecciona la tabla dinmica.
Haz un clic derecho.
Selecciona Actualizar.

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Con la accin anterior, puedes observar que el dato de ingresos para Beln
salvador en el mes de Enero ha sido actualizado a 1132.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 214


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CAMBIAR EL ORIGEN DE DATOS UN INFORME DE TABLA


DINMICA
La caracterstica ms importante de una tabla dinmica es que se puede
actualizar los datos de forma automtica. Pero Qu sucede cuando en tu base
de datos se ha ingresado nuevos registros?
A pesar de que actualices tu informe dinmico no se visualizan los nuevos
registros ingresados en la base.
Cmo solucionamos este caso?

Prctica

En la base de roles se han ingresado diez registros. Te solicitan realizar la


actualizacin del informe dinmico.
La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Visualiza en la base los nuevos registros ingresados.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 215


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Ahora trata de actualizar tu informe dinmico.


Para esto selecciona la tabla dinmica, haz clic derecho y selecciona
Actualizar.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 216


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Como puedes observar no se han actualizado los nuevos registros


ingresados.

Ahora lo resolveremos, para esto realiza los siguiente:


Selecciona el reporte dinmico a actualizar.
Haz clic en Opciones.
Selecciona Cambiar origen de datos.
Haz clic en Cambiar origen de datos...

Se visualiza el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla


dinmica.
Como observas, nicamente estn seleccionados los registros anteriores,
ms no los actuales.

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 217


MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

En el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica,


selecciona el nuevo rango, que incluir los nuevos registros.

Para actualizar la tabla dinmica con los nuevos registros realiza lo


siguiente:
Selecciona la tabla dinmica.

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Haz un clic derecho sobre la tabla dinmica.


Selecciona la opcin Actualizar.

Ahora en el filtro de Mes selecciona Todas.

Como puedes observar el informe dinmico se ha actualizado con los nuevos


registros.

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AGRUPAR CAMPOS EN UN INFORME DE TABLA DINMICA


Es muy posible que requieras contar con informes que resuman la informacin
por aos, trimestres, meses, fechas.

Excel 2010, te lo permite con slo conocer una fecha, puedes agrupar por los
campos indicados anteriormente.

Prctica

En la base de ventas de autos. Te solicitan realizar un informe dinmico que


permita resumir la informacin por trimestres y meses.
La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona la tabla dinmica.


Selecciona la fecha.
Haz clic derecho.
Selecciona Agrupar.

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Visualiza el cuadro de dilogo Agrupar.


Selecciona los campos por los que deseas agrupar. En este caso selecciona
meses y trimestres.
Haz clic en Aceptar.

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Visualiza el resultado obtenido

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Para desagrupar el campo fecha realiza lo siguiente:


Selecciona el campo trim1, haz clic derecho opcin Desagrupar.

FRMULAS EN UN INFORME DE TABLA DINMICA


Los informes dinmicos te permiten generar frmulas, y reutilizar los campos
calculados.

Prctica

En el informe dinmico de roles te han solicitado que calcules el 10% de los


ingresos. Y el total de los ingresos, que es igual a los ingresos ms el 10% de los
ingresos calculados anteriormente.
La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona la tabla dinmica.


Haz clic en Opciones.
Selecciona Clculos.
Selecciona Campos, elementos y conjuntos.
Haz clic en Campo calculado...

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Visualiza el cuadro de dilogo Insertar campo calculado.


En Nombre digita un nombre, por ejemplo 10% ingresos.
En Campos selecciona el campo a insertar, por ejemplo Ingresos.
Haz clic en Insertar campo.
En Frmula digita la operacin a realizar con el campo.
Haz clic en Aceptar.

Visualiza el resultado luego de aplicar la frmula.

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Ahora para calcular el total de los ingresos, que es igual a los ingresos ms el
10% de los ingresos calculados anteriormente.
Realiza lo siguiente:

Selecciona la tabla dinmica.


Haz clic en Opciones.
Selecciona Clculos.
Selecciona Campos, elementos y conjuntos.
Haz clic en Campo calculado...
Visualiza el cuadro de dilogo Insertar campo calculado.
En Nombre digita un nombre, por ejemplo Total ingresos.
En Campos selecciona el campo a insertar, en este caso primero insertar
el campo Ingresos.
Digita el operador para este caso el signo +.
Luego inserta el campo calculado anteriormente, para este caso 10%
Ingresos.

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Visualiza la frmula.

Haz clic en Aceptar.

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Visualiza el resultado obtenido luego de aplicar la frmula.

CONFIGURACIN DE CAMPO DE VALOR


Es muy posible que requieras contar con informes que resuman la informacin
con respecto al porcentaje total de una columna.

Prctica

Calcular el porcentaje de total de produccin en cada pas para el ao 2008


La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona la tabla dinmica.


Selecciona el campo Suma de 2008.
Haz clic derecho.
Selecciona Configuracin de campo de valor.

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Visualiza el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor.


Selecciona Mostrar valores como.
Selecciona % de la columna.
Haz clic en Aceptar.

Visualiza el resultado.

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GRFICOS DINMICOS
Los grficos dinmicos te brindarn la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos de
forma visual.
Un informe de grfico dinmico representa grficamente los datos de un informe de tabla dinmica,
que en este caso se denomina el informe de tabla dinmica asociado.

CREAR UN GRFICO DINMICO


Un grfico dinmico permite resumir de forma visual los datos de un informe
dinmico.

Prctica

En la empresa te han solicitado con urgencia un informe grfico de los ingresos


mensuales de cada uno de los departamentos.
La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona la tabla dinmica.


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Haz clic en Opciones.


Selecciona Grfico dinmico.

En el cuadro de dilogo Insertar grfico.


Selecciona el tipo de grfico Columna.
Haz clic en Aceptar.

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Visualiza el grfico obtenido.

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Para ubicar el grfico en otra hoja realiza lo siguiente:

Selecciona el grfico.
Haz clic en Mover grfico.

En el cuadro de dilogo Mover grfico.


Selecciona Hoja nueva.
Haz clic en Aceptar.

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Visualiza el grfico obtenido.

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OPCIONES DE DISEO DE GRFICO DINMICO


Excel incorpora herramientas que permiten mejorar la apariencia de un
grfico dinmico.

Para lograr aplicar un nuevo estilo a tu grfico dinmico realiza lo


siguiente:

Selecciona el grfico.
Haz clic en Diseo.
Selecciona un estilo.

Luego de aplicar un estilo tu grfico lucir as:

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AGREGAR LNEAS DE TENDENCIA EN UN GRFICO DINMICO


Las lneas de tendencia son representaciones grficas de las tendencias
de los datos que puede usar para analizar problemas de prediccin.

Dicho anlisis tambin se denomina anlisis de regresin. Mediante el


anlisis de regresin, puede ampliar el significado de una lnea de
tendencia de un grfico ms all de los datos reales para predecir valores
futuros.

Permite mostrar hacia donde tienden sus datos. Por ejemplo, en este caso
se puede calcular la tendencia de los ingresos.

Una lnea de tendencia es ms fiable cuando su valor R al cuadrado es 1 o

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est cerca de 1.
Cuando ajusta una lnea de tendencia a sus datos, Excel calcula
automticamente su valor R al cuadrado basado en una frmula. Si lo
desea, puede mostrar ese valor en su grfico.

Una lnea de tendencia se puede aplicar en determinados grficos. Cuando


esta opcin est desactiva en el grfico, indica que no es posible aplicar
en ese tipo de grfico.

Prctica

En la empresa te han solicitado con urgencia un informe grfico de los


ingresos mensuales de cada uno de los departamentos. Adems quieren
conocer cul es la tendencia de los ingresos.

Para resolver este problema realiza lo siguiente:

Selecciona la serie de datos a la cual aplicars la lnea de tendencia,


para el ejemplo a la serie de Ingresos.
Da un clic derecho sobre la serie.
Selecciona Agregar lnea de tendencia...

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Se visualiza el cuadro de dilogo Formato de lnea de tendencia.


Selecciona la lnea de tendencia que deseas, para el ejemplo
selecciona Polinmica.
En Ordenacin selecciona 6.

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En Opciones de lnea de tendencia.

Activa la casilla Presentar el valor R cuadrado en el grfico.

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Selecciona Color de lnea.


Activa Lnea slida.
En Color selecciona un color.

Selecciona Estilo de lnea.


En Ancho selecciona el grosor de la lnea.

Selecciona Sombra.
En Color selecciona el color que deseas para la sombra.
Finalmente, haz clic en Cerrar.

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Visualiza el resultado final.

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BIBLIOGRAFA
1. Ayuda de Microsoft Excel 2010
2. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx
Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artculos relacionados con la
Validacin de datos en Excel.
3. http://office.microsoft.com/es-hn/excel/HA010346573082.aspx
En este sitio encontrars ejemplos sencillos acerca de la validacin de datos en
Excel.
5. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx
Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artculos
Relacionados con funciones en Excel.
5. http://www.uv.mx/iip/enrique/sistemasII/apuntesexcel.pdf
Es un sitio del Instituto Tecnolgico Autnomo de Mxico en donde encontrars
generalidades de Excel y reglas para el uso de las bibliotecas de funciones.
6. http://www.mat21.etsii.upm.es\ayudainf\aprendainf\Excel2000\Excel2000.pdf
Es un sitio de la Universidad Politcnica de Madrid, que contiene un archivo .pdf que permite
aprender Excel desde lo bsico e introduce a la utilizacin de frmulas y funciones en Excel.
7. http://www.eumed.net/libros/finanzas.htm
En este sitio encontraras libros gratuitos con funciones financieras.
8. http://office.microsoft.com/
Este es un sitio en lnea de Microsoft para el rea de Excel en el que podrs consultar
informacin ms detallada sobre cualquier tpico de MS Excel.
9. http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP052047113082.aspx?pid=CH062528393082
Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel
10. http://support.microsoft.com/kb/213740/es
Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel
11. http://ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/01_macro/macro03.htm
Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 241

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