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FLUJOS DE INFORMACIN ENTRE


DEPARTAMENTOS

I. INTRODUCCIN Y OBJETIVOS

Los sistemas de informacin deben responder a la estrategia


empresarial y la tecnologa debe ofrecer soluciones a la gestin
empresarial.
Cuando una empresa inicia un proyecto informtico, debe disear
un sistema de informacin.
La coherencia en la manera de expresar las necesidades de
informacin determinar el grado de acercamiento entre las
necesidades requeridas por el usuario y las respuestas de tales
requerimientos por quien debe proveer de soluciones tecnolgicas.
La presente unidad didctica pretende mostrar los flujos de
informacin entre los departamentos, a travs de procedimientos
administrativos.
Los procedimientos son sencillos, ya que el objetivo es identificar
qu informacin se genera, en qu departamento y rea, y qu otro
departamento la utiliza para generar otro procedimiento.

II. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

La administracin, junto con el proceso productivo y el marketing,


colaboran en la obtencin de ventajas competitivas y en la
adaptacin a los procesos de aseguramiento de la calidad.
Los sistemas de informacin proveen la informacin que los
procedimientos administrativos necesitan para operar.

2.1. Compras y recepcin

La secuencia natural del procedimiento de compras y recepcin es:

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Fuente: A. R. Lardent. Sistemas de informacin para la gestin empresarial.


Prentice Hall.

El listado de cada una de las fases de este procedimiento es:

Fase 1. Solicitud de compra.


Fase 2. Exploracin de proveedores.
Fase 3. Adjudicacin de la compra.
Fase 4. Recepcin de la mercadera.
Fase 5. Almacenamiento de la mercadera.
Fase 6. Registro contable.

A lo largo de todo el procedimiento, durante las seis fases,


intervienen cinco departamentos.
El procedimiento se inicia con la solicitud de compra (o nota de
reposicin) que parte de almacenes. A partir de ah, comienza la
gestin de identificacin del proveedor ms conveniente. Para ello, el
procedimiento requiere solicitar cotizacin a un cierto nmero de
proveedores, al menos tres, y en funcin de las cotizaciones
recibidas, el departamento de compras asigna la orden de compra al
proveedor seleccionado. Simultneamente, el procedimiento
almacena los datos de la operacin y se mantiene la informacin
hasta que la transaccin finalice con la recepcin satisfactoria de la
mercadera comprada.
La segunda parte del procedimiento, la recepcin, se activa con la
recepcin del albarn (remito del proveedor) que acompaa a
la mercanca recibida. Despus de la verificacin del sector recepcin
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y de la coincidencia o no entre la cantidad de mercanca recibida y la


cantidad indicada en el albarn (cotejo), dicho sector emite el parte
de recepcin destinado a almacenes.

2.2. Cuentas a pagar

La secuencia natural del procedimiento en cuentas a pagar:

Fuente: A. R. Lardent. Sistemas de informacin para la gestin empresarial.


Prentice Hall.

El listado de cada una de las fases de este procedimiento es:

Fase 1. Revisin de la factura de proveedor.


Fase 2. Autorizacin del pago.
Fase 3. Pago.
Fase 4. Registro contable.
Fase 5. Verificacin del recibo del proveedor.

A lo largo de todo el procedimiento, durante las cinco fases,


intervienen tres departamentos.
El procedimiento se inicia al recibir una factura del proveedor. El
importe de la factura del proveedor debe ser cotejado con los
registros propios de la empresa, con respecto a las deudas exigibles.
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Por ello, deben consultarse los legajos de pago, previamente


constituidos y verificar la recepcin, a efectos de reconocer y aprobar
la existencia de la deuda (tras recibir y aceptar la mercanca
ordenada).
Por otro lado, el rea de tesorera deber dar orden de pago
conforme a la disponibilidad de fondos. Tras realizar el pago (a travs
de cheque, transferencia, etc.) se registrarn los asientos contables.

2.3. Comercializacin

La comercializacin se focaliza en pronsticos de mercado y en


pedidos de cliente.
Es un procedimiento que deber definir sus objetivos basndose en
el resto de los procedimientos relacionados: produccin, finanzas,
recursos humanos, etc.
Por ejemplo, la tcnica de anlisis de inversiones orienta al rea
comercial en la toma de decisiones, cuando se necesita evaluar un
nuevo producto. Dicho anlisis se apoya en la simulacin y sirve
como indicador del impacto que pueden producir las distintas
decisiones con respecto a un escenario.

2.4. Ventas a crdito

La secuencia natural del procedimiento de una venta a crdito:

Fuente: A. R. Lardent. Sistemas de informacin para la gestin empresarial.


Prentice Hall.

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El listado de cada una de las fases de este procedimiento es:

Fase 1. Formulacin del pedido.


Fase 2. Anlisis formal del pedido.
Fase 3. Anlisis de situacin crediticia.
Fase 4. Despacho del producto (entrega).
Fase 5. Distribucin.
Fase 6. Facturacin.
Fase 7. Control y registro contable.

A lo largo de todo el procedimiento, durante las siete fases,


intervienen siete reas.
El procedimiento se inicia con la recepcin del pedido del cliente,
cuyos datos deben ser revisados (NIF, direccin de entrega, etc.). La
revisin tambin debe tener en cuenta la poltica comercial de la
empresa: precio, condiciones de entrega, plazos, bonificaciones,
servicios adicionales, etc.
Al aprobarse las condiciones, el sistema ordena al almacn el
despacho del producto pedido. El sistema produce como salida de
informacin el albarn destinado al cliente y la misma informacin
destinada al procedimiento de facturacin.

2.5. Pedidos de clientes

El procedimiento de pedidos de clientes comprende acciones que


desarrolla el grupo de administracin junto al grupo operativo de la
empresa.
Habr modelos de negocios que requieran tener ubicado el pedido
en todo momento por geolocalizacin; en ese caso, tambin se
requerir mantener dicha informacin.

2.6. Facturacin a clientes

Con la informacin del pedido del cliente, ms la informacin del


pedido el sistema se tiene ya la informacin necesaria para iniciar el
proceso de facturacin.

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2.7. Cuentas a cobrar

El proceso de facturacin genera el derecho legal a cobrar. La


gestin del cobro conlleva un seguimiento que requiere un acceso a la
informacin gil desde el departamento de cobros (cobranzas):
Estado de cuentas de clientes.
Informe de antigedad de la deuda.
Detalle de transacciones registradas en el periodo.
Informe de cuentas con saldo en descubierto.
Listado de clientes.

2.8. Cobros

La secuencia natural del procedimiento de un cobro:

Fuente: A. R. Lardent. Sistemas de informacin para la gestin empresarial.


Prentice Hall.

Emisin de recibos: en funcin del instrumento de cobro, la


empresa deber emitir un documento conforme recibi el
dinero del cobro.
Planilla de caja: el usuario que reciba el documento de cobro
(ejemplo: cheque), deber generar un documento conforme a
su recepcin.
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El listado de cada una de las fases de este procedimiento es:

Fase 1. Identificacin de oportunidades de cobro.


Fase 2. Preparacin de la gestin de cobro.
Fase 3. Gestin de cobro.
Fase 4. Rendicin de cobranza.
Fase 5. Control y registro del cobro.

A lo largo de todo el procedimiento, durante las cinco fases,


intervienen tres reas:
Los cobros derivan de las ventas generadas por el proceso de
facturacin, que se originaron en el departamento comercial. En
funcin de las condiciones acordadas, se identificar si una factura
est pendiente de cobro en base a la fecha de vencimiento. Dentro de
las condiciones, tambin debe haberse acordado el instrumento de
cobro (efectivo, cheque, transferencia, etc.). Dependiendo de la
gestin de cobro acordada (cobradores a domicilio, cheques enviados
directamente) se determinarn la preparacin y el cobro. Si alguna
factura no pudiera cobrarse en el procedimiento, tambin deber
quedar registrado el impago. Finalmente, se registrar contablemente
el cobro o la reclasificacin de deuda por impago cuando sea el caso.

2.9. Cobros en punto de venta

El modelo de negocio propio del punto de venta es el


supermercado: la recepcin del pedido, su procesamiento, la entrega
del producto, la gestin administrativa y el cobro se dan
prcticamente en el mismo momento.

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2.10. Remuneraciones/nminas

La secuencia natural del procedimiento una nmina:

Fuente: A. R. Lardent. Sistemas de informacin para la gestin empresarial.


Prentice Hall.

El listado de cada una de las fases de este procedimiento es:

Fase 1. Registro de novedades (altas/bajas/horas trabajadas).


Fase 2. Liquidacin de remuneraciones.
Fase 3. Control y autorizacin de pago.
Fase 4. Pago.
Fase 5. Registro contable.

A lo largo de todo el procedimiento, durante las cinco fases,


intervienen cuatro reas.
El procedimiento se inicia con la determinacin de las horas
trabajadas por cada operario, adems de sucesos varios
(enfermedad, permisos, etc.). Adicionalmente, el sistema deber
tener los datos del trabajador (categora laboral, fecha de alta, etc.).
Del procedimiento, se obtendr el importe a pagar al operario
(liquidacin de remuneracin), la informacin destinada al

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responsable del proceso (registro) y los asientos contables


correspondientes.

2.11. Administracin de inventario

La secuencia natural del procedimiento de la gestin del inventario:

Fuente: A. R. Lardent. Sistemas de informacin para la gestin empresarial.


Prentice Hall.

El listado de cada una de las fases de este procedimiento es:

Fase 1. Incorporacin de productos terminados.


Fase 2. Almacenamiento.
Fase 3. Despacho/entrega.
Fase 4. Elaboracin de informes.

Las incorporaciones al inventario son el resultado de la terminacin


de rdenes de produccin. En la fase de almacenamientos, se dan
movimientos de artculos. La fase de entrega surge como
consecuencia de la aprobacin de los pedidos de clientes y de la
efectividad de la venta. Debido a la gran inversin que puede
conllevar el inventario, se aconseja la confeccin de informes para su
control.

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La administracin de inventario de productos terminados se centra


en alcanzar el objetivo de maximizar el retorno del capital invertido
en inventario.

Fuente: A. R. Lardent. Sistemas de informacin para la gestin empresarial.


Prentice Hall.

El grfico anterior muestra el procedimiento que abarca el ciclo de


compra de productos terminados (para su comercializacin en el
mismo estado), su recepcin (reposicin), su almacenamiento y las
estimaciones necesarias para mantener su adecuado nivel de
existencias.

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III. QU DEBEN APORTAR LOS SISTEMAS DE


INFORMACIN A LAS REAS DE UNA COMPAA

Para facilitar el trabajo de cada una de las reas de una compaa,


los sistemas de informacin debern encontrar las mejores
herramientas tecnolgicas. Un ejemplo de listado de requisitos a
cubrir por rea, podra ser:

rea comercial

Control y seguimiento de las ventas. Ejemplos:


Analizar las ventas y su evolucin.
Analizar la rentabilidad o margen.
Disponibilidad de datos de clientes as como su historial.
Y todo ello por: perodo, tipo de cliente, tipo de producto, gama
de producto, pas, vendedor, ciclo de vida del producto, etc.
Anlisis de desviaciones presupuestarias. Ejemplos:
Entre ventas previstas y reales.
Anlisis de desviaciones de gastos de gestin comercial.
Y todo ello por zona, ubicacin, vendedor, etc.
Gestin de productos. Ejemplos:
Efectos en las ventas de modificaciones en los productos.
Informacin sobre plazos de entrega y disponibilidad de
producto.
Efectos del servicio posventa y las intervenciones por
garanta.
Anlisis de los diferentes tipos de reclamaciones y
devoluciones.
Control de precios. Ejemplos:
Control de los efectos de los cambios de precios y el efecto
de stos en las ventas.
Aplicar diferentes tipos de precios y descuentos segn
productos o segn tipos de clientes.
Control de la distribucin y de la fuerza de ventas. Ejemplos:

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Control de ventas por diferentes formas de distribucin.


Medir la cantidad y el efecto de las comisiones de los
vendedores segn sea el sistema empleado.
Medir los efectos de la publicidad y promocin. Ejemplos:
Conocer el efecto de las campaas en las ventas de
productos, por tipo, zona, canal, etc.
Realizar un mailing de cualquier tipo y localizar el nmero
de posibles clientes en cualquier momento.
rea de fabricacin

Control de la produccin y de la productividad. Ejemplos:


Clculo segn la capacidad productiva existente, la
produccin prevista y posible para el futuro, segn los
pedidos pendientes y segn el stock existente.
Analizar la produccin real realizada por mquina, por tipo
de producto y por operario, y compararla segn los
estndares de produccin previstos.
Planificacin de la produccin. Ejemplos:
Realizar una programacin o varias de la produccin
prevista y comprobar los efectos que tiene en las
necesidades de los diferentes medios de produccin,
capacidades y materiales.
Gestionar los pedidos en firme y en curso, y relacionarlos
con la capacidad de produccin instalada.
Control del mantenimiento y reparaciones. Ejemplos:
Distinguir los tiempos de parada de la mquina, segn sea
por mantenimiento preventivo o reparaciones, y prever el
personal y recursos necesarios.
Tener un historial de los consumos de componentes,
recambios y consumos segn datos tcnicos y para las
mquinas que se utilizan.

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rea compras y almacenes

Control de consumos y de stocks. Ejemplos:


Obtener el tanto por ciento de consumos por unidad
fabricada o para un conjunto de productos y en funcin del
proceso productivo utilizado.
Comparar las prdidas o desperdicios de materias primas
por compras segn tipo de producto o almacn.
Anlisis de la gestin de compras. Ejemplos:
Disear un sistema de control de pedidos, mediante
comprobacin previa de stock, con autorizacin previa y
por cumplimiento de especificaciones previas.
Controlar las devoluciones de compras por tipos de
productos, por responsable, por proveedor y por almacn,
cuantificando las cantidades y su importe.
Anlisis de la gestin de stocks. Ejemplos:
Controlar las entradas de stocks, los traslados y las
devoluciones, obteniendo una estadstica por tipo de
producto.
Realizar anlisis tipo ABC para las existencias, segn los
pedidos realizados, los plazos de entrega, la rotacin
media, etc.

rea de personal

Control del personal. Ejemplos:


Controlar el tiempo no dedicado a horas de trabajo y el
absentismo (vacaciones, formacin, permisos, bajas por
enfermedad, etc.).
Controlar los salarios variables pagados segn tipo de
personal, tipo de comisin o remuneracin.

rea de administracin y finanzas

Gestin contable. Ejemplos:

Disear un plan de cuentas adaptado a las necesidades de


la empresa: cada cuenta del sistema debe tener una ficha
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con sus caractersticas principales, bloquear cuentas,


asignar diferentes cdigos y/o centros de coste, etc.
Analizar el saldo de una cuenta por perodos (da, semana,
mes, trimestre y ao); y analizar los movimientos y
comprobar su procedencia (cobro, pago, factura de venta,
compra o asiento general).
Controlar las delegaciones, reas o departamentos
mediante cuentas de explotacin y balances separados.
Gestin de tesorera.
Consultar los detalles de cobros y pagos previstos, y
relacionarlos con las disponibilidades de bancos,
obteniendo as unos estados de tesorera provisionales, por
vencimientos.
Obtener, por entidad financiera, el volumen de cobros y
pagos, el tipo de cobros y pagos, el detalle de gastos e
ingresos financieros y los gastos bancarios.
Sistema de seguimiento y control del crdito a clientes,
adaptado a las caractersticas de cada empresa,
coordinando la gestin de pedidos a servir con los cobros
pendientes.

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IV. RESUMEN DEL TEMA

El hecho que los flujos de informacin y los trabajos estn


integrados conlleva:

Una disminucin de carga de trabajo en los diferentes


departamentos, ya que la informacin se introduce una sola
vez.
Una mejora del servicio al cliente y de las relaciones con los
proveedores.
Una optimizacin de la gestin y control de gastos de los
diferentes departamentos: almacn, fbrica, administracin y
comercial.
Una capacidad de facilitar informacin que posibilita dejar en
evidencia las deficiencias de gestin que tiene la empresa y
tomar medidas para mejorarlas.

V. BIBLIOGRAFA

A. R. LARDENT. Sistemas de informacin para la gestin empresarial.


Prentice Hall.

MUIZ, L. Cmo Implantar un Sistema de Control de Gestin en la


prctica ACCID.

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