Unidad de Innovacin

MOOC

Tema 2

Grupo de procesos de inicio

Grupo de procesos de planificacin (I)

Avda. Teniente Flomesta, 5. Edif. Convalecencia. 30003 Murcia

T. 868 88X XXX F. 868 88X XXX www.um.es
 Contenido
Introduccin.................................................................................................................................. 3
Grupo de procesos de inicio......................................................................................................... 3
Grupo de procesos de planificacin.............................................................................................7

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Introduccin
En este tema vamos a explicar los procesos del grupo de procesos de inicio. A
continuacin explicaremos el primero de los procesos del grupo de procesos de
planificacin.

Grupo de procesos de inicio

1.- Desarrollo del acta de constitucin del proyecto

El desarrollo del acta de constitucin es un proceso del rea de integracin. Uno

de los principales roles de una buena direccin de proyectos, es gestionar e
integrar todos los componentes del proyecto, de forma que todos los componentes
del proyecto estn aunados.
La direccin del proyecto tiene la responsabilidad de tener, en todo momento, una
visin global de las distintas piezas del proyecto y delegar las responsabilidades de
las mismas a los componentes del equipo de trabajo. Para ello es necesario,
desde el inicio del proyecto, centrar claramente los objetivos del mismo y realizar
una planificacin de alto nivel, tareas que se realizan en el proceso de desarrollar
el acta de constitucin del proyecto.

El acta de constitucin del proyecto es un documento que autoriza formalmente la

realizacin del proyecto y otorga a la direccin del proyecto, la autoridad para
comenzar con la asignacin de recursos. Adems incluye, entre otra, la siguiente
informacin:
- Breve descripcin de la justificacin del proyecto
- Objetivos medibles y criterios de xito
- Requisitos de alto nivel
- Restricciones y supuestos
- Descripcin de alto nivel del proyecto
- Riesgos de alto nivel
- Breve cronograma de hitos y resumen del presupuesto
- Interesados identificados
- Requisitos de aprobacin
- Direccin del proyecto y nivel de autoridad
- Quien patrocina y autoriza el proyecto y su nivel de autoridad

El acta de constitucin del proyecto tiene una gran importancia por lo que, en el
examen, existen varias preguntas relacionadas con la misma.

Para llevarlo a cabo es necesario tener en cuenta las siguientes entradas:

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1.- Activos de los procesos de la organizacin, que son todas aquellas bases
de datos, procedimientos y herramientas de la organizacin en la que se desarrolla
el proyecto;
2.- Factores ambientales, que son elementos externos que pueden afectar al
proyecto, como la cultura de la empresa o la evolucin del mercado;
3.- el Enunciado del trabajo, que recoge los principales objetivos del proyecto y
una descripcin de los productos o servicios que se obtendrn a su trmino;
4.- Caso de negocio, que explica la justificacin desde el punto de vista del
negocio por la que ha surgido el proyecto. Puede tratarse de una demanda del
mercado, un cambio tecnolgico, un requisito legal o simplemente una necesidad
de tipo comercial.

En el caso de que se haya firmado algn contrato, ste tambin debe ser tenido
en cuenta como entrada del proceso.
El acta de constitucin es uno de los documentos ms importantes y suele ser
redactado por el patrocinador.

Su firma autoriza formalmente el comienzo del proyecto, reconoce la figura de la

direccin del proyecto y establece su autoridad para dirigir y gestionar los recursos
necesarios.
Es conveniente que el cargo de la direccin sea asignado en este momento, antes
de que comience la fase de planificacin.

Para crear el acta de constitucin del proyecto generalmente se hace uso de

dos tcnicas que son:

El juicio de expertos, es decir, contar con la colaboracin y la experiencia de

personas que tienen conocimientos especializados.

Y las tcnicas de facilitacin, como las reuniones, la tormenta de ideas, tcnicas

de resolucin de conflictos u otras.

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2.- Identificacin de los interesados

El segundo proceso de la fase de inicio es el de identificar a los interesados, que

son todas aquellas personas, grupos u organizaciones cuyos intereses pueden
verse afectados, positiva o negativamente, por el proyecto, y todas aquellas
personas que puedan influir sobre el mismo y sobre los entregables. El beneficio
para la direccin es que le proporciona las herramientas para proporcionar un
enfoque adecuado a cada interesado o grupo de interesados.
Una vez identificados, es importante para asegurar el xito del proyecto, analizar el
grado de inters y las expectativas, as como la influencia y su importancia.

Para implementar este proceso vamos a necesitar revisar los activos de los
procesos de la organizacin (lecciones aprendidas de otros proyectos, por
ejemplo), los factores ambientales y, fundamentalmente, dos documentos, que
son:

- El acta de constitucin del proyecto, porque puede incluir algunos de los

principales actores, como patrocinador, direccin, proveedores o
departamentos de la organizacin involucrados.

- Documentos de adquisicin, que son documentos de contratacin que

contienen algunos de los proveedores que trabajarn en el proyecto.

Las herramientas y tcnicas que utilizaremos son:

- Reuniones,
- Juicio de expertos y
- Anlisis de los interesados, que consiste en recoger y analizar
informacin sistemticamente para determinar los intereses de qu
personas deben ser tenidas en cuenta a lo largo del proyecto.

Para hacer un buen anlisis de los interesados hay que seguir tres pasos:
- Identificar a los interesados y toda la informacin relevante que se pueda
obtener acerca de ellos.
- Clasificarlos segn su importancia, autoridad, impacto.

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 - Analizar cmo podran reaccionar e influir sobre el proyecto

Algunos de los modelos de clasificacin utilizados son:

- Matriz de poder/inters
- Matriz de poder/influencia
- Matriz de influencia/impacto
- Etc

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Grupo de procesos de planificacin
1.- Desarrollar el plan de direccin del proyecto

El proceso de desarrollar el plan para la direccin del proyecto, est relacionado

con todas las reas de conocimiento ya que implica la coordinacin de todos los
planes secundarios y su integracin en el plan general de direccin. Adems, no
puede completarse en un solo paso sino que requiere varias iteraciones.

Las herramientas que se utilizan son el Juicio de expertos o las tcnicas de

facilitacin, entre otras.

Las entradas de este proceso son:

1.- Acta de constitucin del proyecto, que recordemos es el documento que
autoriza formalmente el proyecto y define cuestiones a alto nivel que se irn
refinando durante la planificacin.
2.- Las salidas de otros procesos de planificacin, como son todos los planes de
gestin de las distintas reas de conocimiento as como las lneas base y las
actualizaciones al plan.

Las herramientas para su desarrollo consisten en reuniones de expertos y tcnicas

de facilitacin, que consisten en tormentas de ideas, resolucin de conflictos,
gestin de reuniones, ect.. y que bsicamente proporcionan el soporte para ayudar
a los equipos a alcanzar acuerdos en la realizacin de las actividades del
proyecto.
La salida del proceso, obtenemos el Plan de direccin del proyecto que est
integrado por los diferentes planes de las distintas reas de conocimiento como
son el plan de gestin del tiempo, de gestin de la calidad, del alcance, del
presupuesto, etc.

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El plan de direccin del proyecto recoge el modo en que el proyecto ser
planificado, ejecutado, monitorizado y cerrado. Este plan se ir modificando a lo
largo del proyecto con actualizaciones que se controlan y aprueban a travs del
proceso de Realizar el Control Integrado de Cambios.

Aquellos proyectos que formen parte de un programa debern desarrollar un plan

de direccin del proyecto que sea coherente con el plan de direccin del programa.

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