El trmino ARCHIVO (latn archivum) se usa comnmente para desinagnar aun conjunto ordenado de

documentos.
Tambin al local donde se conservan los documentos elaborados recibidos por una entidad ARCHIVO es una
palabra
Polismica que se refiere a
. El fondo documentar como conjunto de documentos producidos por una persona fsica o jurdica en el
ejercicio de sus actividades
. El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo

Los ARCHIVOS son importantes para la administracin y la cultura por que los documentos que los
conforman son y los documentos potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad.
El manejo de la informacin, entonces tiene su punto departida desde el comienzo de la historia de la
humanidad en las culturas que ms aporta este surgimiento documental se encuentra los egipcios ya que estos
reflejaban en los templos del clrigo inscripciones dirigidas a la doctrina esto tambin ocurri en china e india
las civilizaciones de roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros documentos, en vestigios de madera
y mrmol los acadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles de maderas y mrmoles con
implementos metlicos y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrito con instrumentos en forma de cua.

EL MUNDO GRECO\ROMANO EL ARCHIVO PUBLICO

Ya dentro de nuestra civilizacin occidental tambin en las ciudades griegas los archivos se situaban en los
templos. Los de gea y palas atenea parecen haber sido deposito de importantes documentos como leyes y
decretos plebiscitos, actas judiciales o cuentas pblicas pero adems dado el desarrollo administrativo
alcanzado por las polis griegas en Atenas cada magistratura tena su archeion, es decir el lugar en el que se
redactaban y conservaban los documentos expedidos por las autoridades. Dicho concepto y funcin pasaron al
mundo romano. En la poca republicana era costumbre conservar los documentos en el templo de Saturno
junto al erario pblico. Luego sera el Tabulariun situado en el capitolio, el depsito de las leyes y los
documentos judiciales, mientras el templo de Jpiter se reservaba para los documentos diplomticos y el de
Vesta para los testamentos.

REVOLUCION FRANCESA

Con la revolucin francesa se produce una revolucin en los archivos. El 25 de junio de 1974 se nacionalizan
los archivos franceses se crea el archivo nacional y se reconoce el derecho a la consulta de los documentos
pblicos. Este derecho se reconoce en Espaa en 1884 el archivo nacional de Espaa se crea, en 1868 se crean
las escuelas de archivistas y se inicia la publicacin peridica de los documentos ms importantes de los
archivos las necesidades informativas y el derecho al libre acceso. Han creado el campo del derecho y han
dado lugar a un nuevo concepto sobre usuarios. El mundo archivstico desborda el mbito nacional y
transciende a lo universal. Hasta el comienzo del siglo xx los archivos estaban aislados por que funcionaban por
libre. Con la llegada del siglo xx se acaba el aislamiento de los archivos ya que se crean redes de cooperacin y
sistemas de archivos.
Actualmente en los pases ms desarrollados el inters por la investigacin se apoya en los archivos existentes y
de acuerdo con el rea objeto de estudio. Dado que ya no se poseen solo documentos textuales. Sino, otra clase
de soporte documentales. Es as como se incorpora tecnolgicamente que regula a nivel general, el manejo
Archivstico o. El archivo es el conjunto de documentos, sea cual fuera su fecha forma y soporte material,
acumulado en un proceso natural por una persona natural o entidad publica o privada en el transcurso de su
gestin. Los archivos son importantes para las entidades porque los documentos que los conforman son
imprescrindibles para la toma de decisiones, debido a que la informacin contena sirve de testimonio para los
trmites que pueda requerir la empresa. Los archivos se clasifican de acurdo con el tiempo establecido en cada
una de las etapas, es decir, archivos de gestin, central o histrico.

Segn la organizacin podemos encontrar archivos centralizados que es cuando una sola dependencia controla
todo la documentacin. El Archivo descentralizado es aquel que lleva cada una de las dependencias de la
organizacin es decir independiente de todo proceso archivstico.

El Archivo, descentralizado con control centralizado es el deposito de archivo que se maneja de acuerdo con las
necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez se controla desde el Archivo
central segn su uso el archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las
etapas documentales, sujetndose a los requerimientos de la organizacin, el Archivo activo esta compuesto
por documentos del ao actual o aos anteriores, que se encuentren en proceso de tramitacin, como: historias
laborares, resoluciones, contratos y dems documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto,
es el que satisface las necesidades de conservacin y consulta permanente.

El Archivo semiactivo so los documentos que varan en su periodo de conservacin y su consulta es menor, El
Archivo inactivo son solo documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservacin, de acuerdo
con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o histricas. Segn su naturaleza se clasifica de acuerdo
con el tipo de entidad que realiza el proceso de archivo, el Archivo publico es todo documento que pertenece a
las entidades del estado, el Archivo privado de inters publico son aquellos documentos que por su valor
histrico, investigativo, cientfico o cultural son de inters publico, el archivo privado son los documentos que
pertenecen a personas naturales o jurdicas segn su ciclo vital, el Archivo de gestin corresponde a la
documentacin que se encuentra depositada y esta sujeta a consulta administrativa por toda la organizacin.

El Archivo central es la agrupacin de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestin
de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia, el Archivo histrico aquellos
documentos que se transfieren desde el Archivo central al archivo de conservacin permanente. Las cualidades
de los archivos tienen que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organizacin, de
manera que su correcta implementacin adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas
sustentables de la informacin generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Las
caractersticas de los documentos que componen un archivo son el Econmico que Ahorra costos derivados del
tiempo y personal empleado en las bsquedas de documentacin. Simples que identifica el contenido de la
informacin de manera sencilla, Funcionales que permiten la operacin de archivar y consultar los documentos
de manera eficiente. Exactos que clasificacin debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones. Tcnicos que registran las situaciones en la toma de decisin del responsable, para no delegar
equivocadamente al personal tcnico de archivo.

Las cualidades del Archivista

En la actualidad y como concecuencia de la sociedad globalizada que es afectada por los grandes avances en las
nuevas tecnologias de la informacion y la comunicacin, se reconoce el factor economico que aporta la era del
informacion y el conocimiento. Esto trae como consecuencia el surgimiento de nuevos valores agregados para
el profecional en archivistica, exigiendole una preparacion continua en procesos y procedimiento basado en
herramientas e instrumentos imformaticos en los cuales se apoya la ciencia documental hoy dia las
caracteristicas asenciales que deben acompaar la accion eficas del Archivista, se resume en los siguientes:
Orden que es el metodo que se utiliza para organizar los elementos y documentos, permitiendo ejercer un
control y ubicacin de los mismos, la responsabilidad que es una tarea de dedicaciony actualizacion, la
Prontitud que es cuando se soliciten los Archivos se deben encontrar inmediatamente disponibilidad inmediata
de Archivos
la Cordialidad que es el fincionario responsable del Archivo debe generar buena disposicion en el momento de
dar informacion en la busquedad y suministrode los documnetos,
El Sigilo profesional que son las personas que desarrollen funciones administrtivas, secretariales o
Archivisticas deben ser resrvadas en el manejo de la informacion por el grado de confidencialidad que esta
requiere. La Concentracion que es la ejecucion de las actividades de archivo se debe realizar
minuciosamente para evitar errores, que no permiten lograr su fincionaliadad.En la categorizacion de los
archivos podemos encontrar que los Archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se
administra tal y como lo especifica el Archivo Nacional en el articulo 7 de la ley generaral de Archivos de
colombia. Los Archivos desde el punto de vista de su juridiccion de competencias se clasifica en Archivo
Generar de la Nacion que es una ente que regula las sanciones y responsabilidades del Archivo deacuerdo co
la pertinecia publica de cada una de sus entidades entre ellos esta el Archivo general del Departamento,
Archivo general de la Municipio, Archivo general del Distrito, y de Territorialidada.

Segn el articulo 8 de la ley generar de archivos de colombia. Los Archivos desde el punto de vista territorial se
clasifican en : Archivos del orden Nacional. Archivo de entidades del orden Departementar.Archivosde
entidades del orden Distrital.Archovos de entidades del orden Metropolitano. Archivos de entidades del
orden Municipal.Archivos de entidades del orden Local.Archivos de las nuevas entidades Territoriales que
se creen por ley y Archivo de los territorios indigenas que se crean cuando la ley los desarrolle.
Organizacionalmente del esta segn el articulo 9 de la ley generar de archivos de colombia. Los Archivos desde
el punto de vista de la organizacin del estado se clasifican en : Archivos de la rama ejecutiva. Archivo de la
rama legislativa. Archivo de la rama judicial. Archivo de los organismos del orden de Control. Y
Archivosde los organismos Autonomos. Actualmente el archivo moderno utiliza las tecnologias de la
informacion como medion para agilizar los procesos archivisticos. De tal manera que los documentos
primarios de valor tempolar y permanente los organisa, describe, conserva y los pone al uso del producto del
documento y al usuario externo. Todo estos procedimientos estas estrechamente ligados a las principion de la
Archivista los cuales rigen desde el siglo XIX. Esto son: el proceso y el de respeto al orden original son
fundamentales para la practica Archivista pues ello me refiero a los principios permiten el mantenimiento de la
unodad de fondo de Archivo que no es otra cosa que el conjunto de la documentacion producidad o recibidad
por personas fisicas o juridicas, organismo o intituciones publicas o privadas en el libre ejerciocio.

El Archivo moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren con ellos
contribuye a la historia de los pueblos. Perpetuando como testimonio el de venir de las orhanizaciones y de los
individuos de tal forma que la informacion contenina en los documentos este al servicio del estado. Los
investigadores y ciudaddanos