BDO Rediseo de Procesos

Requerimiento de Informacin
A. : Oficina de Logstica
DE: BDO CONSULTING
Enero del 2017
1. Comparativo de Compras realizadas Vs compras registradas en el 2016 (incluir fechas).
Ejemplo: cmara adquiridas en la clnica estomatolgica y casos adicionales.
Si se conoce sobre este tema favor de informar, para preparar respuesta.

2. Concurso de proveedores realizados en el ltimo ao (incluir monto y relevancia del

requerimiento y cantidad de proveedores convocados).
Informacin que se podr recabar del libro de actas del CAD Colaborador Jan Carlo Aguilar,
puede brindar la informacin

3. Lista o registro de devoluciones por errores en los pedidos en el ltimo ao. (Fotos de
archivos fsicos).
Adquisiciones y Almacn podran informar.

Almacn Informa: Colaborador Gilberto Cabanillas mediante correo

No. No existe un registro de devoluciones en almacn.
En primer lugar, porque no se hace un registro de la misma, y porque la oficina de compras
recaba toda la informacin necesaria para realizar la compra, segn lo que desea el usuario
o en muchos casos el usuario es el que trae un modelo.

Se surte en la SE E NTREGA
Requerimiento de SE IMPRIME
forma FSAISSU PEDIDO -
usuario HOJA DE SALIDA
(ALMACEN9 USUARIO

Comentario personal
La compra es fiel reflejo de la requisicin, una mala requisicin se traduce en mala compra
si los controles no actan y se manifiestan. Si adquisiciones y Almacn tienen registro de
esta consulta favor de informar para preparar respuesta.
Reforzar capacitacin a las reas usuarias y tambin para equipo de adquisiciones en llevar
a cabo los controles.

4. Base de datos de proveedores y registro de evaluacin de los mismos.

 Al respecto la Oficina de Sistemas nos debera facilitar en el Banner el reporte inmediato
de proveedores activos por rubro conteniendo toda la informacin como correos,
telfonos, nombre de contactos por rubros para poder tener una labor ms eficiente
respecto al registro y evaluacin de proveedores. MCP
Se podra alcanzar archivo de proveedores, no se conoce alguna evaluacin de
proveedores, o brindar informacin adicional que se pueda obtener del banner.

5. Procedimientos que se tienen actualmente en el rea (ejemplo: Procedimiento de

cambio para corregir errores de registro).
Ante un error de registro que puede ser que el proveedor se equivoc en cotizar o
nosotros de consignar los precios o algn dato, el procedimiento es informar a nuestra
jefatura verbalmente de lo sucedido, posteriormente realizar la secuencia de cambio con la
forma FPACHAR, adjuntando la Orden de compra en error con el debido sustento, para
poder realizar los cambios pertinentes. - MCP
6. Indicadores que actualmente se manejan en el rea relacionada al nivel del servicio
proporcionado.
En cuanto al rea de Adquisiciones puedo informar lo siguiente:
Requisiciones asignadas versus atendidas por comprador.
Cantidad de rdenes de compra/ servicio emitidas por comprador
Podra Incorporarse El Tiempo de atencin.

7. Cadena de correos o medios fsicos donde el usuario sugiere los proveedores a

comprarle (2016).
Se adjunta correo del presente ao, Colaboradora de secretaria podra informar de algn
correo sobre el tema o el mismo Jefe de oficina podra confirmar esta presuncin.

8. Compras realizadas versus cuadros comparativos elaborados (2016) Ejemplo: caso de las
cmaras de la clnica estomatolgica.
Si se conoce sobre este tema favor de informar, para preparar respuesta.

9. Lista de devoluciones de compras por mala elaboracin de requisiciones.

La compra es fiel reflejo de la requisicin, una mala requisicin se traduce en mala compra
si los controles no actan y se manifiestan. Si adquisiciones y Almacn tienen registro de
esta consulta favor de informar para preparar respuesta.
Reforzar capacitacin a las reas usuarias y tambin para equipo de adquisiciones en llevar
a cabo los controles.
10. Requisiciones que presentan errores de mala asignacin de centro de costo (2016).
Respuesta: El rea usuaria la presenta la requisicin, aprobada por el jefe inmediato, va a
contabilidad, evala y aprueba, ah una apreciacin quien coloca las partidas a usarse es
rea usuaria y confirma contabilidad y le da pase, creemos entonces que es un tema ms
contable que logstico, aunque nuestro control debe funcionar.
Reforzar capacitacin a las reas usuarias y tambin para equipo de adquisiciones en llevar
a cabo los controles.

11. Caso en el que infraestructura no informa oportunamente al rea sobre la elaboracin

de un contrato.
Durante el ao 2014 se realizo rdenes de servicio de Obras por contrata que en su
momento, se ha regularizado en algunos casos el ao 2015 y 2016 para efectos del pago
de los mismos. Ejemplo: Puertas de Madera, etc.

12. Poltica de compras para la elaboracin de contratos (Razones que ameritan elaborar
contratos).
Respuesta: Se adjunta Oficio N 0137-206-DAD-UPAO del 17 feb 2016, <<Lineamientos
para la Elaboracin de Contratos>>, de la Direccin de Administracin.

13. Registro de disconformidades del usuario (correos) sobre productos o servicios

realizados (2016).
Adquisiciones y almacn podran informar.
Almacn recibi de rea usuaria algn correo, comentario sobre productos recibidos o
servicios realizados a sus pedidos.

14. Registro del tiempo de atencin de los proveedores y la conformidad de lo requerido

(2016), incluir fechas.
Actualmente no existe un registro en el tiempo de atencin de parte de los proveedores ni
al usuario final.
Adquisiciones podra tomar como ejemplo cuatro compras y desde la presentacin del
rea usuaria, hasta su atencin que tiempo demoro en ingresar a almacn.
Pudiramos conocer promedios de atencin.
Como conocemos la conformidad del rea usuaria al recibir productos o servicios
realizados a sus pedidos.
15. Registro de pagos adelantados y las cartas fianzas relacionadas (2016).
a) Registro de pagos adelantados, Se prepar un Excel con informacin de archivo de la
oficina
b) Cartas fianzas relacionadas. Informacin de Sra. Laly Quezada.

16. Listado de compras realizadas anualmente (planificadas), del ao 2015 y 2016

a) Listado en archivo digital rdenes de compras atendidas en el ao 2015, son 1500
pginas. Informacin brindada por Mario Castro.
b) Listado en archivo digital rdenes de compras atendidas en el ao 2016, son 1541
pginas, Informacin brindada por Mario Castro.