Investigacin documental y de campo

Informe final

Control de inventarios

Luis Guillermo Muoz Villeda

Septiembre 2017

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NDICE

INTRODUCCIN..................................................................................................................................3

METODOLOGA...................................................................................................................................4

RESULTADOS.......................................................................................................................................6

ENCUESTA.......................................................................................................................................6

ENTREVISTA....................................................................................................................................8

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...........................................................................................10

REFERENCIAS Y FUENTES DE CONSULTA...........................................................................................11

ANEXOS............................................................................................................................................11

Bitcora de recorrido....................................................................................................................11

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INTRODUCCIN

Control de inventarios

Uno de los principales problemas que atraviesa una empresa, es la prdida de dinero,
tiempo y recursos, lo cual es gran medida es debido al mal manejo o desconocimiento
total de los controles de inventarios. Lo cual ha ocasionado en casos extremos el cierre de
empresas por la mala administracin, y a pesar de que los inventarios son un elemento
primordial para el correcto funcionamiento de cualquier empresa, no se le ha dado la
importancia que en realidad tiene, dejndolo en ltimo trmino.

Los inventarios son una excelente herramienta de control, ya que por medio de estos nos
permite conocer las entradas y salidas de productos, protegindonos contra posibles
faltantes, errores y escasez, brindndonos una correcta actualizacin de existencias, as
como el conocer la ubicacin exacta de cada uno de los productos o insumos, y que estos
se encuentren de forma ordenada, generando as una optimizacin en tiempo de
bsqueda, as como reduccin de costos y optimizacin de tiempos por el faltante de
algn insumo o material.

El objetivo de implementacin del control de inventarios es establecer el ms adecuado

para la empresa, para as mejorar procesos, cuyo propsito es incentivar a las empresas
e instituciones a aplicar correctamente los inventarios, para que asi puedan disfrutar de un
excelente sistema de control.

El propsito de este trabajo es el hacer conciencia de la importancia de la implementacin

de un control de inventarios para optimizar recursos.

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METODOLOGA

A travs de la investigacin en medios electrnicos, se obtuvo demasiada informacin, por

lo cual se recurri a la seleccin y clasificacin de informacin, eligiendo solo a sitios
confiables y especializados, especialmente en revistas enfocadas en el tema de control
de inventarios, como por ejemplo la revista "Visin Gerencial" y la revista "Ingeniera
Industrial". Se recabo la informacin arrojada en dichos sitios, para generar un mayor
conocimiento.

Algunos de los datos recabados fueron los siguientes:

El inventario es uno de los muchos elementos que conforman la cadena de

abastecimiento, especficamente, la logstica interna de gestin de inventario. En este
orden de ideas, si un cliente solicita un pedido y no existe o hay poco inventario, el
detallista debe colocar un pedido al mayorista, ste a la fbrica, la cual, a su vez, realiza
el pedido al proveedor. El proveedor recibe el pedido y enva (o transforma y enva) a la
fbrica, iniciando as el proceso de distribucin hasta llegar al consumidor final. Ante este
flujo de acciones, es necesario evitar demoras y posible prdida de clientes, sobre todo en
la actualidad dada la elevada competitividad. As pues, se requiere de la gestin
adecuada de inventarios y esto aunado a un manejo eficiente de los recursos financieros
para conseguir una optimizacin de las utilidades

La adopcin, adecuacin o incorporacin de tecnologas de forma inapropiada, es uno de

los principales elementos que generan fracasos en la ejecucin de estrategias
colaborativas, llevando a realizar procesos de reabastecimiento con informacin
inadecuada, y por ende destruyendo los beneficios de dicha colaboracin. Adems, no
basta solo con tecnologa, ya que existen otros factores igual de importantes, como son la
cultura y la estructura empresarial. Siendo lo anterior un error muy recurrente en las
empresas, ya que piensan que con tener formatos para el control de entradas y salidas es
suficiente, cuando no hay algo ms alejado de la realidad, ya que el personal a cargo de
un almacn, debe saber el manejo del mismo, ya que no es tarea fcil, ni un software lo
realizara por s solo.

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Considerando que es de suma importancia llevar el control del almacn, para tener
registrado a ciencia cierta las entradas, salidas del material en sus diversas categoras, la
implementacin del sistema tendr muchos beneficios, entre los cuales se pueden citar
algunos:

Controlar el proceso de requisiciones de las diferentes reas del Instituto para el

almacn.

Brindar seguridad al usuario para no permitir la manipulacin de la base de datos

Adems de la investigacin documental, se realiz una encuesta sobre si saben a qu se

refieren algunos trminos de almacn, entradas y salidas, los beneficios de llevar un
control de inventarios y cmo perciben las personas la importancia de la implementacin
de un control de inventarios.

As tambin, se realiz la bsqueda de una empresa donde nos brindaran acceso para
conocer el manejo de su sistema de inventarios, siendo esta un instituto de estudios
superiores de carcter privado, teniendo 2 acercamientos, el primero para conocer en una
forma general la problemtica, sin profundizar mucho, realizando un recorrido por las
instalaciones, a fin de obtener un anlisis ms detallado, pidiendo un segundo
acercamiento, en el cual se realizara una entrevista con preguntas especficas, al
responsable del rea, derivadas de la observacin de la primer visita.

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RESULTADOS

En el tema "Control de Inventarios", se abordaron puntos clave, tales como el

desconocimiento del mismo, creencias que un software es suficiente para dicho
control, entre otras. Por consiguiente se realiz una encuesta a 45 personas,
arrojando resultados varios como se muestran a continuacin:

ENCUESTA

Sabes a que se refiere el trmino entradas y salidas?

Crees que sea importante llevar un control de inventarios en las empresas?

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Qu beneficios brinda un eficiente control de inventarios?

Cules son las consecuencias de no tener un control de inventarios?

Es difcil llevar un control de inventarios?

Cualquier persona puede llevar el control de un inventario?

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Adems de esta encuesta, realice una entrevista al Jefe de Servicios Generales, as como
a parte del personal involucrado en esa rea, con la finalidad de recabar toda la
informacin posible, para poder detectar las reas de oportunidad y poder corregirlas. Las
preguntas fueron las siguientes:

ENTREVISTA

Cules son los problemas que considera ms importantes de resolver en cuanto

al problema del control de inventario (insumos)?
R=El control a los accesos a los almacenes, ya que toda persona puede entrar a los
almacenes

A qu se debe el problema segn su experiencia?

R= Al tener mltiples actividades no puedo estar al pendiente de los 2 almacenes, y la

falta de control de los accesos, ya que cualquier persona puede entrar a los
almacenes

Han realizado algunas acciones para corregir el problema y cules son estas?

R= Hablar con el personal a mi cargo y hacer conciencia de esto

Han notado algn cambio?

R= Solo por momentos

El personal es colaborativo?

R= no, es muy renuente

Qu estn dispuestos a hacer para solucionar los problemas?

R= Cambiar nuestros hbitos, para lograr el control de los almacenes y evitar prdidas.

Al concluir la entrevista con l, le ped me permitiera poder entrevistar a parte del personal
a su cargo, a lo cual accedi.
Entreviste a dos de las personas que estn a su cargo

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Saba usted que en el instituto existen prdidas de insumos?

R1.- No, no saba, qu tipo de prdidas hay?

R2.- Si, pero es debido a la falta de control por parte del jefe.

A qu cree usted que se deba la prdida de insumos?

R1.- A la falta de control por parte del Jefe de Servicios Generales

R2.- Al desconocimiento del manejo de los almacenes por todos

Sabe los beneficios de un correcto control de inventarios?

R1.- No, desconozco en que nos beneficiara

R2.- Sabramos que hay y que no en los almacenes y que comprar.

Derivado de las preguntas realizadas al Jefe de Servicios Generales, as como a sus

subordinados, se puede detectar el total desconocimiento del control de inventarios,
dejando al descubierto el porqu de las prdidas. No cuentan con un sistema de registro
de entradas y salidas, as como la falta de control de accesos, siendo esta ltima un grave
error, ya que se pueden sustraer insumos con mucha facilidad y no se dan cuenta.

Las fuentes que consulte son especializadas en el tema, as como la informacin

recabada es fidedigna, ya que fue de primera mano, siendo esta del personal involucrado
en la institucin, y siendo quienes viven con esta problematica en el da a da.

Una de las ideas que me pareci muy importante es que en las empresas piensan que
con el hecho de tener un software de control de inventarios tienen su problema resuelto,
siendo esto un grave error, ya que si la persona encargada de un almacn desconoce el
funcionamiento de uno, el software por s solo no ser efectivo.

Mi particular punto de vista es que si una empresa o institucin requieren que su control
de inventarios sea eficiente, deben de contar con una persona que conozca sobre el tema
de inventarios y manejo de almacn, y no a alguien improvisado, ya que se sobre estima

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la complejidad de los inventarios, ocasionando esto prdidas y gastos levados, ya que al
no existir un control se retrasan procesos.

La conclusin a la que estoy llegando es que se tiene la creencia errnea de que un

control de inventarios es algo innecesario y que cualquier persona puede hacerse cargo
de ellos, siendo esto totalmente errneo, por lo cual se tiene que cambiar esa idea, y
hacer razonar a las empresas que se tiene que trabajar en ello y darle la importancia que
merece, haciendo hincapi en los beneficios de tener un buen control de inventarios,
beneficios como la reduccin de costos, evitando prdidas, lo cual se puede lograr
haciendo una prueba por un tiempo determinado, reflejando con ello los resultados
beneficiosos.

Los argumentos anteriores se derivan del trabajo de campo, pues son los que muestran la
realidad, son de personas que tienen contacto a diario con esa problemtica, siendo esto
una informacin pura y directa.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

La conclusin de este trabajo, es que en empresas e instituciones se debe de

implementar un control de inventarios, caminando de la mano con un software
especializado, as como de una persona con conocimientos en inventarios y almacenes,
ya que en software por si solo no resuelve la problemtica.

Las recomendaciones que puedo emitir son 3

1.- Clasificar los artculos del inventario. Esto debido a que se comete un error muy
comn, que es el tratar a todos los productos como uno solo, y como mnimo se debera
clasificar en 3 categoras.

2.- La implementacin de polticas de inventarios. Esto es para llevar un control de forma

estricta, como lo es la clasificacin correcta de cada tipo de mercanca, auditoria y
revisiones peridicas, entre otras.

3.- La automatizacin de procesos. Es importante contar con una herramienta que permita
llevar el control de una forma ms eficiente, as como el promover dentro de la empresa o
institucin mejores prcticas, que exista la supervisin y revisin constantes para mejorar.

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REFERENCIAS Y FUENTES DE CONSULTA

Arango-Serna, M. D., Adarme-Jaimes, W., & Zapata-Cortes, J. A. (2013). Inventarios

colaborativos en la optimizacin de la cadena de suministros. Dyna, 71-80.

Bustos Flores, C. E., & Chacn Parra, G. B. (2007). El MRP En la gestin de inventarios.
Visin Gerencial, 5-17.

Durn, Y. (2012). Administracin del inventario: elemento clave para la optimizacin de las
utilidades en las. Visin Gerencial, 55-78.

Lopes-Martnez, I., & Gmez-Acosta, M. I. (2013). Auditora logstica para evaluar el nivel
de gestin de inventarios en empresas. Ingeniera Industrial, 108-118.

Snchez Lpez, M., Vargas Lpez, M., Reyes Luna, B. A., & Vidal Vsquez, O. L. (2011).
Sistema de Informacin para el Control de Inventarios del Almacn del ITS. Conciencia
Tecnolgica, 41-46.

ANEXOS

Bitcora de recorrido
14 de agosto de 2017

Tema de investigacin: Control de inventarios

La visita que realice fue al Instituto de Estudios Superiores Elise Freinet, la cual es una
institucin educativa privada, orientada a la salud a nivel superior.
Al llegar al instituto pregunto por el Jefe de Servicios Generales, quien es el responsable
de la administracin de los 2 almacenes que hay en ese instituto. Nos dirigimos a su
oficina, en el camino el Jefe de Servicios Generales me indica que posiblemente no pueda
atenderme por mucho tiempo, ya que en est da se realizara la bienvenida a los alumnos
de nuevo ingreso de preparatoria y de licenciaturas, y l es el encargado de adecuar los
espacios cuando hay eventos.
Ya en su oficina me indica que hay 2 almacenes, uno que es de insumos en general para
eventos (caf, azcar, artculos desechables, artculos decorativos, etc) y otro exclusivo
de materiales para limpieza.
En el transcurso de la entrevista, le pregunto cul es problema al que se enfrenta, a lo
cual me dice que hay prdidas de insumos, no tiene un control de los mismos y por
consecuente eso representa un gasto extra para la institucin.

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Le pregunto que a su criterio, que es lo que est fallando, a lo que me indica que es el
desconocimiento del manejo de almacenes y la falta de control de acceso a los
almacenes. En este momento de la entrevista, llega otra persona de la institucin,
diciendo que tiene que adecuar el espacio y hacer pruebas, por lo cual la entrevista se
pospuso, pero le indico a una persona de intendencia que me diera un recorrido por las
instalaciones, para que pudiera conocer un poco ms.
En el recorrido pude observar que en los almacenes, las personas tienen libre acceso, no
cuentan con una buena organizacin del almacn, los materiales estn revueltos, no
existen etiquetas y lo principal, los involucrados en el rea de almacn, desconocen
totalmente como administrarlo.

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