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Auditor del sistema de gestin de

seguridad y salud en el trabajo segn


OHSAS 18001 y la Ley N. 29783
Ejecucin de la auditora
Ejecucin de la auditora

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Tecsup. (2015). Ejecucin de la auditora en Auditor del sistema de gestin de


seguridad y salud en el trabajo, segn OHSAS 18001:2007 y la Ley N. 29783. Lima:
Tecsup.

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Tecsup. Ejecucin de la auditora . Auditor del sistema de gestin de seguridad y


salud en el trabajo, segn OHSAS 18001:2007 y la Ley N. 29783. Lima: Tecsup, 2015.

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Ejecucin de la auditora

Ejecucin de la auditora
ndice
Listado de abreviaturas, siglas, figuras y tablas 4 ....

Presentacin ............................................................................................................... .5
Introduccin ...........................................................................................................................6

Objetivos.7
I. Ejecucin de la auditora ................................................................................. .7
1.1. Inicio de la auditora ........................................................................................ 9
II. Listas de verificacin ...................................................................................... ..20
2.1. Generalidades .............................................................................................. 20
2.2. Preparacin de las listas de verificacin ....................................................... 21
III. Enfoque de auditora aspectos psicolgicos y comunicaciones .................... ..26
3.1. Generalidades .. .................................................................................... 26
3.2. Comunicaciones ........................................................................................... 26
Mapa conceptual....40
Glosario.41
Bibliografa42

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Ejecucin de la auditora

Listado de siglas, figuras y


tablas

Abreviaturas y siglas

AENOR: Asociacin Espaola de SGSST: Sistema de gestin de la salud y la


Normalizacin y Certificacin seguridad en el trabajo
MTPE: Ministerio de Trabajo y Promocin de SO&S: Seguridad y salud ocupacional
Empleo (Per)
SST: Seguridad y salud en el trabajo
SGC: Sistemas de Gestin de Calidad

Figuras

Figura 1: Etapas de la ejecucin de auditora


Figura 2. Proceso para recolectar y verificar informacin de auditora

Tablas

Tabla 1. Ejemplo de lista de verificacin de elementos del sistema de gestin de seguridad y


salud en el trabajo
Tabla 2 A. Lista de verificacin para revisin de la documentacin del sistema de gestin de
seguridad y salud en el trabajo (auditora de suficiencia)

Tabla 2 B. Lista de verificacin para revisin de la documentacin del sistema de gestin de


seguridad y salud en el trabajo (auditora de suficiencia)

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Ejecucin de la auditora

Presentacin

Tecsup Virtu@l, plataforma de Tecsup, inicia sus actividades a finales de los aos 90 con el
fin de aprovechar el uso extendido del internet para acortar distancias y prolongar la
comunicacin entre alumno-docente, en modo virtual.
En la actualidad, esta plataforma se encuentra en su quinta versin y las herramientas que se
han desarrollado a lo largo de su vida propiciaron que sea ms amigable e intuitiva para el
usuario.
Es mediante esta plataforma que Tecsup disea y elabora una serie de cursos virtuales, cuyo
proceso de aprendizaje se caracteriza por implementar un novedoso modelo colaborativo, el
cual fomenta la interaccin entre docentes y participantes.
Ejecucin de la auditora del curso Auditor del sistema de gestin de seguridad y salud en
el trabajo, segn OHSAS 18001:2007 y la Ley N. 29783 es el resultado de un trabajo conjunto
entre distintas especialidades, cuyo fin es propiciar el desarrollo de las capacidades
profesionales de cada uno de sus participantes.
Desde ya felicitamos a cada uno de los participantes de este curso por el deseo de
superacin y la bsqueda del conocimiento. Nos sumamos a su esfuerzo, poniendo todo de
nosotros en la elaboracin de este curso virtual.

Tecsup Virtu@l

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Ejecucin de la auditora

Introduccin

En esta unidad, primero, se detallarn las principales tcnicas para la ejecucin del proceso
de auditora. Se empezar por analizar la importancia de las listas de verificacin en la
ejecucin de la auditora, as como su correcto e incorrecto uso, principalmente cuando los
criterios de auditora son sistemas de gestin de seguridad particulares o el auditor est
iniciando en esta disciplina.

Luego, se explicar el enfoque de la auditora y se resaltarn sus componentes fundamentales


como son los aspectos psicolgicos y la comunicacin. Esto con el fin de que sean utilizados
en las entrevistas como piezas fundamentales para la ejecucin de la auditora.

Se prosigue con revisar la denominada ejecucin y los diferentes medios para obtener
informacin como son la revisin de documentos, las observaciones, la pista de la auditora,
la toma de notas y el cumplimiento del programa de auditora.

Por ltimo, se culmina con el reporte de auditora, apartado en donde se proporcionan las
pautas para que todos los tipos de reportes verbales o escritos cumplan con aportar a la
consecucin de los objetivos de auditora.

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Ejecucin de la auditora

Objetivos

Objetivo s gen er al es
Aplicar tcnicas para la ejecucin de auditoras, a fin de comunicar los resultados de la
auditora con precisin y claridad para que la organizacin contine la mejora de su sistema
de gestin de seguridad y salud en el trabajo.

Objetivos espe c ficos


Planificar y ejecutar auditorias.
Elaborar y aplicar las listas de verificacin en auditoras.
Aplicar las estrategias de las comunicaciones durante las auditoras.
Recolectar de evidencia de auditoras a travs de las entrevistas eficaces.
Recopilar evidencias de auditora a travs de la observacin y revisin de
documentos.
Seguir y registrar las pistas de auditora.
Elaborar el reporte de auditora.

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Ejecucin de la auditora

I. Ejecucin de la auditora
Las auditoras constituyen una actividad donde se invierten recursos (principalmente tiempo
y gente), por ello, deben ser planeadas, ejecutadas y reportadas.
Las acciones de seguimiento de la auditora pueden involucrar tanto al auditor como
al auditado.
auditado Este seguimiento y la auditora en s, pueden alterar el proceso de
produccin, ya que el auditor se interrelaciona con los trabajadores por medio de
preguntas, y las reuniones de apertura y cierre ocupan tiempo valioso para la gerencia de las
reas que van a ser auditadas. Por lo tanto, es muy importante que la auditora sea
administrada adecuadamente desde el inicio hasta el final, para no afectar el proceso
productivo de la organizacin auditada.
Es una regla que las auditoras no se ejecuten sin ser planificadas. Las fechas deben ser
mutuamente convenientes y acordadas con suficiente anticipacin: una auditora no
anunciada puede interrumpir y obstruir las operaciones en las etapas crticas, causando as
prdidas financieras.
Llegar a realizar una auditora sin notificacin ni acuerdo previo llevar un mensaje claro y
contundente de: Vinimos a sorprenderlos!.
Existe un nmero especfico de etapas que deben ser realizadas durante la ejecucin de la
auditora, segn se muestra a continuacin:

1. Inicio de auditora

2. Preparacin de actividades de auditora

3. Realizacin de actividades de auditora

4. Preparacin y distribucin del reporte de auditora

5. Finalizacin de auditora

6. Realizacin de auditora de seguimiento

Figura 1: Etapas de la ejecucin de auditora


Fuente: Elaboracin propia

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Ejecucin de la auditora

Para entender la importancia de la preparacin adecuada para una auditora, es necesario


considerar que, por lo general, la preparacin de auditora requiere alrededor del 40% del
tiempo.

Esta fase incluye las etapas 1 y 2 de la figura 1, as como las actividades emprendidas por
los gerentes del programa de auditora y los administradores, as como el tiempo gastado por
los auditores en la recopilacin de informacin, revisin de documentos, planificacin y
preparaciones.

La segunda fase es la realizacin de la auditora, que abarca las etapas 3, 4 y 5 de la figura


1. En este caso, el tiempo requerido es el 40% del tiempo total.

La actividad de reporte, ejecutada continuamente a travs de la auditora, as como las


actividades de seguimiento, por lo general, requieren el 10% del tiempo asignado cada una.
Una auditora se realiza a solicitud y en beneficio de un cliente de auditora. Este es quien
designa al auditor o equipo de auditores para ejecutar la auditora; en ambos casos, existir
un auditor lder a cargo de toda la auditora. El auditor lder recibir instrucciones del
cliente de auditora y deber seguir los procedimientos del cliente.

1.1. Inicio de la auditora


1.1.1. Generalidades
Cuando se comienza una auditora, la responsabilidad de llevarla a cabo de principio a
fin es, enteramente, del auditor lder.
Adems se debe tener en cuenta las etapas de la figura 1; sin embargo, la secuencia
puede diferir dependiendo de la organizacin auditada, los procesos y otras
circunstancias de la auditora.

1.1.2. Contacto inicial con la organizacin auditada


El contacto inicial con la organizacin auditada puede ser formal o informal y estar a
cargo del lder del equipo auditor.

Los objetivos del contacto inicial con la organizacin a ser auditada son los siguientes:

Establecer comunicacin con los representantes de la organizacin auditada.


Confirmar la autoridad para la realizacin de la auditora.
Recopilar informacin sobre los objetivos, alcance y mtodos de auditora, as
como informar la composicin del equipo auditor y los expertos tcnicos en caso
sea necesario.
Solicitar acceso a documentos y registros relevantes para propsitos de
planificacin de auditora.
Determinar requisitos legales y contractuales aplicables a las actividades y
productos del auditado.
Confirmar el acuerdo con la organizacin auditada en lo referente al grado de
divulgacin y tratamiento de la informacin confidencial.

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Ejecucin de la auditora

Hacer arreglos para la auditora, incluyendo la programacin de fechas.


Determinar cualquier requisito especfico de la locacin en cuanto a acceso,
seguridad, salud y seguridad, entre otros.
Llegar a acuerdos sobre la participacin de observadores y la necesidad de guas
para el equipo auditor.
Antes de comenzar a recopilar toda la informacin requerida para una auditora, el
auditor lder debe establecer, con acuerdo del cliente de auditora, la siguiente
informacin clave:

1. La informacin de la organizacin a ser auditada

2. El objetivo de la auditora

3. El alcance de la auditora

4. Los criterios de auditora

En el caso de auditoras de certificacin, estas son realizadas como resultado de un


contrato acordado entre una entidad de certificacin y una organizacin.

La mayor parte de la informacin requerida para planificar la auditora ser descubierta


durante el proceso de revisin del contrato. Igualmente, las fechas sern acordadas
entre la gerencia del auditado y el administrador del programa de auditora. Por tanto,
en el caso de auditoras de tercera parte, la informacin para el lder del equipo de
auditora normalmente incluye:

1. fechas

2. duracin

3. tamao y composicin del equipo

Una vez establecidos los tres puntos anteriores, el auditor puede comenzar a recopilar
la informacin requerida para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la auditora.

El alcance de la auditora detalla los lmites de la auditora en trminos de:

Instalaciones a ser auditadas


Partes de la organizacin a ser cubiertas
Productos cubiertos por el sistema de auditora
Los criterios de auditora pueden ser definidos en:

Una norma
Especificacin contractual
Documentacin del sistema de gestin de seguridad y salud en el trabajo
Habiendo obtenido las instrucciones del cliente a fin de planificar y preparar una
auditora, el auditor lder debe establecer la siguiente informacin acerca de la
organizacin a ser auditada:

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Ejecucin de la auditora

1. Actividades que realiza la organizacin

2. Complejidad de las operaciones


3. Tamao de la organizacin
4. Informacin relevante adicional disponible, tales como:
Resultado de auditoras de segunda o tercera parte realizadas
La percepcin de la organizacin sobre su capacidad de cumplir los
requerimientos especficos de SO&S o normas que deben ser auditadas.
5. De ser posible, el manual del SGSST o su equivalente puede ser suministrado con
antelacin para permitir que la auditora de suficiencia sea realizada. Si esto no se
diese, entonces, al comienzo de la auditora se considerarn las medidas para
confirmar su eficacia y planificar la forma en que se recopilar la evidencia objetiva
de cumplimiento.
Todo lo anterior puede ser establecido mediante comunicaciones previas a la auditora,
tales como conversaciones telefnicas, correos electrnicos, visitas de enlace o por
cualquier otro medio de comunicacin. Normalmente, ser una combinacin de varios
de estos medios.
A los auditores lderes, que preparan la auditora se les recomienda, como aspecto
clave, la posibilidad de realizar una visita previa a la auditora.
Dicha visita da la oportunidad de recolectar informacin, as como permitir al auditor
evaluar fsicamente el tamao y la complejidad de la organizacin a ser auditada.
Tambin propicia el establecimiento de una conexin entre el auditor y la direccin del
rea para hablar de la auditora y eliminar el miedo natural a esta, a travs de la
explicacin de la forma en la que se ejecutar y reportar.
La visita previa a la auditora tambin representa una excelente oportunidad para
prevenir muchos problemas que se pueden presentar durante esta. La identificacin de
tales problemas se lograr mediante la discusin abierta de ejemplos o casos con el
representante de la gerencia y solicitando su cooperacin.
El auditor puede discutir despus estos aspectos con otros gerentes, lo que ayudar a
garantizar un proceso concreto, correcto, fluido y sin obstrucciones, durante la auditora.
La situacin ms difcil ocurrir cuando la organizacin a ser auditada tenga un SGSST
no documentado (informal). En tal contexto, el auditor debe establecer de alguna
manera (normalmente por medio de preguntas) la forma cmo funciona el SGSST y la
forma en la que se maneja y controla.
Probablemente existir alguna documentacin del sistema, tal como organigramas,
formatos o instrucciones simples que permitan dilucidarlo.
En el caso de sistemas informales, la investigacin previa a la auditora debe ser ms
detallada, tal es as que a los auditores que realicen dichas auditoras se les recomienda
preparar listas de verificacin completas y basadas en los resultados de esta
investigacin.

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Ejecucin de la auditora

1.1.3. Determinar la viabilidad de la auditora


La viabilidad de la auditora debe ser determinada a fin de dar una confianza razonable
de que los objetivos de dicha auditora pueden ser alcanzados. Para fijarla debe tener
en cuenta factores, tales como la disponibilidad de lo siguiente:
Informacin suficiente y apropiada para la planeacin y realizacin de la auditora
Cooperacin adecuada por parte del auditado
Tiempo y recursos adecuados para la realizacin de la auditora
Cuando la auditora no resulta viable, se deber proponer una alternativa al cliente

1.1.4. Preparacin de actividades de auditora


A. Revisin de documentos en preparacin de auditora
La documentacin relevante del SGSST del auditado, debe ser revisada con el fin de
lograr lo siguiente:
Reunir informacin para preparar actividades de auditora y documentos de trabajo
aplicables.
Establecer una visin general del grado de documentacin del SGSST para detectar
posibles vacos.
Lo documentacin debera incluir documentos y registros del sistema de gestin de
seguridad y salud en el trabajo, y reportes de auditoras previas. La revisin de
documentos tendr en cuenta el tamao, la naturaleza y la complejidad del sistema de
gestin y organizacin del auditado, as como los objetivos y alcance de la auditora.
Los auditores verificarn si la informacin entregada en los documentos est:
Completa (todo el contenido esperado se encuentra en el documento).
Correcta (el contenido est conforme con otras fuentes confiables, tales como
normas y regulaciones).
Consistente (el documento es consistente consigo mismo y con documentos
relacionados).
Actualizada (el contenido est actualizado).
Los documentos que estn siendo revisados cubren el alcance de auditora y proveen
suficiente informacin para soportar los objetivos de esta.
La revisin de los documentos puede dar una indicacin de la efectividad del control
de documentos dentro del sistema de gestin de seguridad y salud ocupacional del
auditado.

B. Preparacin del plan de auditora


El lder del equipo auditor debe preparar un plan de auditora basado en la informacin
que contiene el programa de auditora y la documentacin entregada por la
organizacin auditada. Dicho plan considerar el efecto de las actividades de auditora

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Ejecucin de la auditora

en los procesos de la organizacin a ser auditada y proveer la base para el acuerdo


entre el cliente de auditora, el equipo auditor y el auditado, respecto a la realizacin de
la auditora.
El fin de disear un plan de auditora es que este facilite la programacin y coordinacin
eficiente de las actividades de auditora, a fin de alcanzar sus objetivos.
La cantidad de detalle entregado en el plan de auditora reflejar el alcance y
complejidad de la auditora en s. Por tal motivo, al elaborar el plan, el lder del equipo
auditor considerar lo siguiente:
Tcnicas de muestreo apropiadas.
Composicin del equipo auditor y su competencia colectiva, la
competencia individual de los auditores es diferente a la colectiva.
Riesgo creado por la auditora para la organizacin.
El tamao y contenido del plan de auditora pueden diferir, por ejemplo, entre la auditora
inicial y las auditoras de mantenimiento siguientes, as como tambin entre auditoras
internas y externas. Lo importante en el plan de auditora es que este sea lo
suficientemente flexible para permitir cambios que pueden surgir durante el progreso
de las actividades de auditora.
Un plan de auditora debe cubrir lo siguiente:
Objetivos de la auditora.
Alcance de auditora, que incluye la identificacin de las unidades
organizacionales y funcionales, as como los procesos a ser auditados.
Criterios de auditora y cualquier documento de referencia.
Ubicacin, fechas, tiempo esperado y duracin de las actividades de auditora a
realizar, incluyendo reuniones con la gerencia del auditado.
Mtodos de auditora a utilizar, que incluye el grado de muestreo requerido para
obtener suficiente evidencia de auditora.
Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor, as como de los
guas y observadores.
Adjudicacin de recursos.
El plan de auditora debe ser revisado y aceptado por el cliente de auditora y debera
ser presentado al auditado. Cualquier objecin, por parte de este ltimo, al plan de
auditora, ser resuelta entre el lder del equipo auditor y el cliente de auditora.

C. Asignacin de trabajo al equipo auditor


El lder del equipo auditor, en coordinacin con su equipo, asignar a cada uno de los
miembros de este la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, reas
o actividades especficas. Tales asignaciones tendrn en cuenta la necesidad de

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Ejecucin de la auditora

independencia y competencia de los auditores, el uso eficaz de los recursos, las


diferentes funciones y responsabilidades de los auditores.
Cabe aclarar que es posible realizar cambios en la asignacin de estas tareas a medida
que la auditora se va llevando a cabo, con el propsito de asegurar que se cumplan los
objetivos.

D. Preparacin de los documentos de trabajo


Los miembros del equipo auditor revisarn la informacin relacionada con las tareas
asignadas por al auditor lder y, basados en esta, prepararn los documentos de trabajo
que sean necesarios como referencia y registro del desarrollo de la auditora.
Tales documentos de trabajo pueden incluir:
Listas de verificacin.
Planes de muestreo de auditoras.
Formatos para registrar informacin, tal como evidencias de apoyo, hallazgos de
auditora y registros de las reuniones.
El uso de listas de verificacin y formatos de auditora no debe restringir la extensin de
las actividades de esta, que pueden cambiarse como resultado de la informacin
recopilada durante la auditora, siendo estas flexibles.

1.1.5. Realizacin de actividades de auditora


A. Reunin de apertura
Los objetivos de la reunin de apertura son:
Confirmar que todas las partes involucradas estn de acuerdo con el plan de
auditora (auditado, equipo auditor).
Presentar al equipo auditor.
Asegurar que se lleven a cabo todas las actividades de auditora planeadas.
Se debe llevar a cabo la reunin de apertura con la alta direccin del auditado o cuando
sea apropiado con aquellos responsables de los procesos que se van a auditar. Durante
la reunin de apertura se debera dar la oportunidad de hacer preguntas.
El grado de detalle debe ser consistente con la familiaridad del auditado y con los
procesos. En muchos casos, por ejemplo, en auditoras internas para organizaciones
pequeas, la reunin de apertura puede consistir simplemente en comunicar que se
est realizando una auditora y explicar la naturaleza de la misma.
Para otras situaciones de auditora, la reunin inicial puede ser formal o guardar los
registros de asistencia. La reunin debe ser presidida por el lder del equipo auditor y
se deber tener en cuenta los siguientes elementos:
Presentacin de los participantes, incluyendo observadores y guas, y una
generalidad de sus roles y funciones.

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Ejecucin de la auditora

Confirmacin de los objetivos, alcances y criterios de auditora.


Confirmacin del plan de auditora con el auditado, tales como la fecha
y hora de la reunin de cierre, cualquier reunin intermedia del equipo auditor y
la gerencia del auditado y los cambios de ltima hora.
Presentacin de los mtodos a utilizar durante la auditora, incluyendo el informar
al auditado que la evidencia estar basada en una muestra de la informacin
disponible de la organizacin, de ah la importancia de la muestra.
Presentacin de los mtodos para gestionar los riesgos que pueda implicar, para
la organizacin, la presencia de los miembros del equipo auditor.
Confirmacin de canales formales de comunicacin entre el equipo auditor y el
auditado.
Confirmacin del idioma a usar durante la auditora.
Confirmacin de que, durante la auditora, el auditado ser constantemente
informado del progreso de esta.
Confirmacin de que los recursos e instalaciones requeridos por el equipo auditor
estn disponibles.
Confirmacin de temas relacionados con confidencialidad y seguridad de la
informacin.
Confirmacin de procedimientos relevantes de seguridad y salud en el trabajo y
los procedimientos de emergencia para el equipo auditor.
Informacin sobre el mtodo de reporte de los hallazgos de auditora, incluyendo
su calificacin.
Informacin acerca de las condiciones bajo las cuales se dar por finalizada la
auditora.
Informacin acerca de la reunin de cierre.
Informacin acerca de cmo dar tratamiento a posibles hallazgos durante la
auditora.
Informacin acerca de cualquier sistema usado para recibir retroalimentacin por
parte del auditado sobre los hallazgos o conclusiones de la auditora, incluyendo
quejas y apelaciones.

B. Revisin de documentos durante la ejecucin de auditora


La documentacin del auditado debera ser revisada durante la ejecucin de la auditora
para:
Determinar la conformidad del sistema, en cuanto a su documentacin, con los
criterios de auditora.
Recopilar informacin para soportar las actividades de auditora.

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Ejecucin de la auditora

La revisin puede estar combinada con otras actividades de auditora y puede


continuar a lo largo de la misma, en tanto no vaya afectando la efectividad en la
realizacin de la auditora.
Si no se puede proveer documentacin adecuada durante el periodo de tiempo dado
en el plan de auditora, el lder del equipo auditor informar este hecho a la persona que
gestiona el programa de auditora y al auditado.
Dependiendo de los objetivos y alcances de la auditora, se tomar una decisin
respecto a si esta debe continuar o suspenderse hasta que se solucionen las
dificultades con la documentacin.

C. Comunicaciones durante la auditora


Durante la auditora puede ser necesario definir canales de comunicacin entre el
equipo auditor, el auditado o el cliente de auditora.
El equipo de auditora se reunir peridicamente para intercambiar informacin, evaluar
el progreso de la auditora y reasignar trabajo entre los miembros del equipo auditor,
segn resulte necesario.
Durante la auditora, el lder del equipo auditor debe comunicar permanentemente el
avance y cualquier duda que pueda tener al auditado y al cliente de auditora, segn
sea el caso.
La evidencia recolectada durante la auditora, que sugiera un riesgo significativo
inminente para el auditado, ser reportado sin demora al auditado y, cuando sea
apropiado, al cliente de auditora.
Cuando la evidencia de auditora disponible indique que no se pueden alcanzar los
objetivos de la misma, el lder del equipo auditor reportar las razones al cliente de
auditora y al auditado para determinar las acciones apropiadas. Dichas acciones
pueden incluir la reconfirmacin o modificacin del plan de auditora: cambios a los
objetivos o alcance de la auditora, o finalizacin de la misma.
Cualquier cambio al plan de auditora que se pueda hacer durante el progreso de las
actividades de auditora, deber ser revisado y aprobado, si es apropiado, tanto por la
persona que gestiona el programa de auditora como por el auditado.

D. Recoleccin y verificacin de informacin


Durante la auditora, la informacin relacionada con los objetivos, alcance y criterios
debe ser recolectada por medio del muestreo apropiado y ser verificada. Solo la
informacin verificable ser aceptada como evidencia de auditora. De esta manera, la
evidencia que conduce a hallazgos de auditora ser registrada.
La figura 2 muestra el proceso de recoleccin de informacin hasta llegar a las
conclusiones de la auditora.

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Ejecucin de la auditora

Fuente de informacin

Recoleccin por medio de muestreo adecuado

Evidencia de auditora

Evaluacin contra los criterios de auditora

Hallazgo de auditora

Conclusiones de la auditora

Figura 2 . Proceso para recolectar y verificar informacin de auditora


Fuente.
Fuente Elaboracin propia

Entre los medios para recolectar informacin, se tienen los siguientes:


Entrevistas
Observaciones
Revisin de Documentos en donde se incluyen los registros

E. Generacin de los hallazgos de auditora


La evidencia de auditora deber ser evaluada contra los criterios de la misma, a fin de
determinar si los hallazgos revelan conformidad o no conformidad contra los criterios de
esta.
Cuando el plan de auditora as lo especifique, los hallazgos individuales de auditora
incluirn tambin las conformidades y las buenas prcticas junto con su evidencia de
soporte, oportunidades de mejora y recomendaciones para el auditado.
Las no conformidades y el soporte de evidencia de auditora sern registradas (algunas
de estas no conformidades pueden estar clasificadas) y revisadas con el auditado, a fin
de obtener reconocimiento de que la evidencia de auditora es correcta y que las no
conformidades son entendidas.
El equipo de auditora debe reunirse peridicamente durante la auditora para revisar
los hallazgos de esta.

F. Preparacin de conclusiones de auditora


El equipo auditor mantendr una reunin antes del cierre con el objetivo de lograr lo
siguiente:
Contrastar los hallazgos de la auditora y cualquier otra informacin apropiada,

17
Ejecucin de la auditora

recopilada durante la auditora, frente a los objetivos de la misma.


Llegar a un acuerdo entre el equipo auditor respecto a las conclusiones, para
ello se tendr en cuenta la incertidumbre inherente en el proceso de auditora.
Preparar recomendaciones, si esto est especificado en el plan de auditora.
Discutir el seguimiento a la auditora.
Las conclusiones de auditora pueden tratar temas como:

El grado de conformidad con los criterios de la auditora y la madurez del SGSST,


incluyendo su efectividad para cumplir con los objetivos establecidos.
La efectiva implementacin, mantenimiento y mejora del SGSST.
Consecucin de los objetivos de auditora, cubrimiento del alcance de la
auditora y del cumplimiento.
Causa raz de los hallazgos, si est especificado en el plan de auditora.
Hallazgos similares encontrados en diferentes reas auditadas con el propsito
de identificar tendencias.
G. Reunin de cierre
Se debe llevar a cabo una reunin de cierre dirigida por el lder del equipo auditor, para
presentar los hallazgos y las conclusiones de la auditora.

Los participantes de la reunin de cierre incluirn la gerencia del auditado y, cuando


sea apropiado, aquellos responsables de las funciones o procesos que han sido
auditados.

Durante la reunin de cierre, se debe explicar al auditado lo siguiente:

La prevencin respecto a que la evidencia de auditora tomada se basa en una


muestra de la informacin disponible.
El mtodo de reporte.
El proceso de manejo de hallazgos de auditora y las posibles consecuencias.
La presentacin de los hallazgos y las conclusiones de auditora de manera tal
que sean comprendidas y reconocidas por la gerencia del auditado.
Cualquier actividad posterior a la auditora como, por ejemplo, implementacin
de acciones correctivas, manejo de quejas de auditora, proceso de apelacin.
Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de la auditora o a las conclusiones
entre el equipo auditor y el auditado, debern discutirse y, si es posible, resolverse. De
no solucionarse se registrarn las dos opiniones.

Es posible, tambin, presentar recomendaciones de mejora.

1.1.6. Preparacin y distribucin del reporte de auditora


A. Preparacin del reporte de auditora
El lder del equipo auditor deber reportar los resultados de acuerdo con los
procedimientos del programa de auditora de la organizacin auditada.

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Ejecucin de la auditora

El reporte de auditora proveer un registro completo, exacto, conciso y claro de la


auditora y debe incluir lo siguiente:

Objetivos de la auditora.
Alcance de la auditora, particularmente la identificacin de las unidades de la
organizacin y de las unidades funcionales o los procesos auditados.
Identificacin del cliente de auditora.
Identificacin del equipo auditor y los participantes del auditado en la auditora.
Fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditora.
Criterios de auditora.
Hallazgos de la auditora y la evidencia relacionada.
Conclusiones de la auditora.
Declaracin sobre el grado en el cual se han cumplido los criterios de la auditora.

B. Distribucin del reporte de auditora


El reporte de auditora debe ser emitido dentro de un periodo de tiempo acordado. En
caso de demoras, las razones sern comunicadas a la persona que gestiona el
programa de auditora.

Respecto a la presentacin de este reporte, se indica que el documento estar fechado,


revisado y aprobado, de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora.
Una vez aprobado ser distribuido a los receptores designados en los procedimientos
o plan de auditora.

1.1.7. Finalizacin de auditora


La auditora finaliza cuando todas las actividades de esta hayan sido realizadas.

Las lecciones aprendidas a partir de la auditora debern ser incluidas en el


proceso de mejora continua del SGSST de las organizaciones auditadas.

1.1.8. Seguimiento auditora


Dependiendo de los objetivos de la auditora, las conclusiones mismas pueden indicar
la necesidad de acciones correctivas o preventivas. Por lo general, tales acciones son
decididas y ejecutadas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado.

El auditado mantendr informados tanto a la persona que gestiona el programa


de auditora como al equipo auditor acerca del estatus de la implementacin de
las acciones preventivas y correctivas.

La finalizacin y efectividad de las acciones de seguimiento deben ser verificadas e


incluso podran ser parte de una auditora posterior.

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Ejecucin de la auditora

II. Lista de verificacin

2.1. Generalidades
Las listas de verificacin son una herramienta muy til para el auditor, siempre y cuando
hayan sido preparadas especficamente para la actividad donde se va a emplear. El uso
incorrecto de una lista de verificacin puede tener efectos perjudiciales en el desarrollo de
la auditora.
El propsito de una lista de verificacin es recordar al auditor qu informacin debe ser
obtenida y qu hechos deben ser verificados durante la auditora. Bajo ningn concepto,
esta lista puede ser usada como un cuestionario aplicado al auditado y en donde se
marquen sus respuestas, como una especie de check list. La creacin de cuestionarios
de auditora es contraproducente, ya que esto puede disminuir la visin del auditor y
reducir la efectividad de la comunicacin. Recuerde que la lista de verificacin es
nicamente una gua y que una auditora efectiva no se basa en listas de verificacin
nicamente. Sin embargo, es innegable las ventajas que acarrea su uso (se reitera,
siempre y cuando est correctamente diseada y aplicada); por ejemplo, son de utilidad
para refrescar la memoria de los auditores inexpertos, sobre todos los puntos de control
de suma importancia.
En el caso de auditores expertos, las listas de verificacin realmente tiles son aquellas
que utilizan procedimientos y otros documentos especficos del SGSST de la organizacin,
porque servirn para llamar la atencin del auditor sobre los principales puntos de control.
2.1.1. Listas de verificacin para auditora de sistemas de gestin
de seguridad y salud informales
Vale la pena mencionar que an los auditores ms experimentados asumirn la
preparacin de listas de verificacin exhaustivas, en el caso de auditoras conducidas
con criterios diferentes a aquellos normalmente utilizados por dicho auditor.
Una lista de verificacin para el auditor de un sistema informal puede ser preparada
con los criterios de auditora que se tengan a la mano; por ejemplo, luego de haber
recopilado suficiente informacin sobre la forma en la que la organizacin gestiona la
seguridad y la salud en el trabajo, mediante comunicaciones y visitas anteriores a la
auditora y utilizando cualquier procedimiento, instruccin de trabajo, descripciones de
puesto, formatos u otros documentos que puedan tener disponibles.

20
Ejecucin de la auditora

2.2. Preparacin de las listas de verificacin


Una forma de preparar las listas de verificacin es utilizar el criterio de auditora, ya sea
con la norma OHSAS 18001:2007, un reglamento, un procedimiento, entre otros. Una
manera para transformar el requisito de auditora es convertirlo en pregunta. Vea el ejemplo
que se muestra a continuacin:
Las auditoras sern llevadas a cabo por auditores adecuadamente entrenados
Se convierte en:
Cules son los requisitos de entrenamiento para auditores?
En la prctica, las preguntas servirn para que el auditor recuerde la informacin que debe
ser buscada. Las afirmaciones no deben ser consideradas como preguntas para ser
formuladas, sino como inquietudes que capturan la esencia de los requerimientos y puntos
de control.
Se recomienda que el formato de las listas de verificacin est diseado para que se pueda
registrar la informacin obtenida durante la auditora. Los detalles sobre personas
entrevistadas, artculos, equipos, documentos, entre otros elementos verificados tambin
deben ser registrados junto con cualquier otra observacin pertinente.
De esta manera, las listas de verificacin, en algunas organizaciones, se consideran como
registros de auditora que complementan los reportes de no conformidad, especificando
tambin los aspectos positivos de la organizacin. Como tal, las listas de verificacin
pueden reemplazar las notas provisionales del auditor tomadas durante la auditora.
Por sus caractersticas, las listas de verificacin fungen de organizadoras de las
anotaciones, convirtindose as en una parte clara y legible del reporte de auditora.
Muchas organizaciones requieren que las listas de verificacin diligenciadas formen parte
del reporte de auditora.
Las listas de verificacin detalladas, con todas las anotaciones hechas durante la auditora,
pueden convertirse en informacin muy til para la planificacin de auditoras posteriores
en la misma rea.
De ninguna manera, se deben ver las listas de verificacin como documentos rgidos, todo
lo contrario, los auditores plantearn un enfoque creativo para el uso de las listas de
verificacin y modificarlas cuando se presente la necesidad de revisar reas adicionales.
Otro uso que se les da a las listas de verificacin es ayudar con la administracin del
tiempo. El auditor podr controlar aquel tiempo utilizado en los aspectos resueltos y, en
consecuencia, fijar el ritmo para distribuirlo de manera productiva.
Es comn que las listas de verificacin elaboradas incluyan los tiempos que el auditor
supone necesitar para la realizacin de la auditora, aunque esto son orientadores. Luego,
durante la auditora, se puede registrar el tiempo real gastado, accin que permitir al
auditor controlar el paso de la auditora y hacer las correcciones necesarias.
Con el transcurrir del tiempo, la lista de verificacin permitir al auditor una precisa
administracin de los tiempos.

21
Ejecucin de la auditora

Recordar

La lista de verificacin es una ayuda de memoria, un


instrumento para recordar al auditor los puntos de control. Por
ello, este debe utilizar la lista de verificacin flexiblemente, es
decir, no por cumplir con la lista de verificacin, va a dejar de
seguir la pista de la auditora.

Otra forma de utilizar las listas de verificacin es incluir en estas los documentos del
sistema de gestin a auditar e incluso los registros que el auditor debe verificar durante la
auditora.

2.2.1. Listas de verificacin para auditoras internas


Las listas de verificacin para auditoras internas se elaboran siguiendo los mismos
criterios que para las externas, la diferencia se centra en que para las internas los criterios
de auditora, que son un input importante para la elaboracin de las listas de verificacin,
son especficamente elementos del SGSST de la organizacin y esto hace que sean solo
para cada organizacin. A continuacin, se presentan dos ejemplos de listas de
verificacin

Empresa Departamento / Actividad


Reporte N.o
Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo

Puntos de control Comentarios del


OHSAS 18001

Procedimiento
Clusula de

auditor

Tiempo
tem

1 4.3.1 P.01 Verifique la disponibilidad y el estado de edicin del


siguiente procedimiento de peligro y riesgo.

2 Este cubre:
Actividades rutinarias y no rutinarias?
Actividades para todo el personal incluyendo
subcontratistas y visitante?
Todas las dependencias en el lugar de
trabajo?
Se consideran los resultados al fijar los
objetivos?
Se tiene actualizada la informacin?

3 La identificacin del peligro y la evaluacin de


riesgos son:
Definidas con respecto al alcance, naturaleza
y oportunidad?

22
Ejecucin de la auditora

Empresa Departamento / Actividad


Reporte N.o
Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo

4 Permiten:
La clasificacin del riesgo?
La identificacin de riesgos a ser eliminados o
controlados?

5 La evaluacin es:
Consistente con la experiencia operacional y
la capacidad de los mtodos empleados para
control de riesgos?

6 Contribuye a:
La determinacin de los requerimientos de la
organizacin?
La identificacin de necesidades de
entrenamiento?
Al desarrollo del control operacional?

7 Contribuye a:
El monitoreo de las acciones para garantizar
su eficacia y su oportunidad de
implementacin?

Auditor: Fecha: Firma:

Tabla 1 . Ejemplo de lista de verificacin de elementos del sistema de gestin de seguridad y salud en el trabajo
Fuente: Elaboracin propia

Hoja de resumen de revisin

Empresa: Reporte de auditora N:

Requerimiento Comentarios
Procedimientos
Manual de SST
OHSAS 18001

Instrucciones
Clusula de

de Trabajo

Otros

4.1 Requerimientos generales

4.2 Poltica del sst

4.3.1 Identificacin de peligros y evaluacin de


riesgos

4.3.2 Requerimientos legales y otros

4.3.3 Objetivos y programas de gestin del sst

4.4.1 Estructura y responsabilidad

23
Ejecucin de la auditora

Hoja de resumen de revisin

Empresa: Reporte de auditora N:

Requerimiento Comentarios

Procedimientos
Manual de SST
OHSAS 18001

Instrucciones
Clusula de

de Trabajo

Otros
4.4.2 Entrenamiento, conocimiento y
competencia

4.4.3 Consulta y comunicacin

4.4.4 Documentacin

4.4.5 Control de documentos y datos

4.4.6 Control operacional

4.4.7 Preparacin y respuesta a emergencia

4.5.1 Monitoreo y medicin del desempeo

4.5.2 Evaluacin del cumplimiento legal

4.5.3 Accidentes, incidentes, no


conformidades, acciones correctivas y
preventivas

4.5.4 Registros y control de registros

4.5.5 Auditora

4.6 Revisin por la direccin

Comentarios:

Auditor: Firma: Fecha:

Tabla 2 A.
A. Lista de verificacin para revisin de la documentacin del sistema de gestin de seguridad y salud en el
trabajo (auditora de suficiencia)
Fuente: Elaboracin propia

24
Ejecucin de la auditora

Actividad n.1

Elaboraci n d e l istas de v erif icaci n


Esta actividad requiere que cada uno de los participantes produzca y elabore una lista de
verificacin que permita al futuro auditor evaluar completamente la manera en la que una
organizacin ha manejado la clusula, incluyendo su implementacin prctica como parte del
SGSST. Esto significar que los puntos como responsabilidades, entradas, salidas, registros y
manejo del cambio debern ser considerados como parte de la lista de verificacin. Donde
sea relevante, las interfaces entre la clusula y otras partes del sistema debern tambin ser
consideradas.
El participante tendr que elegir una de las clusulas que se indican a continuacin para
elaborar la lista de verificacin. Se debe utilizar los formatos presentados en las pginas 25,
26 y 27 como ejemplo en el texto de la unidad.
Clusula 4.3.1. Identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de
controles
Clusula 4.4.6. Control operacional
Clusula 4.5.1. Medicin y seguimiento del desempeo
Clusula 4.5.3. Investigacin de incidentes, no conformidad, accin correctiva y accin
preventiva

25
Ejecucin de la auditora

III. Enfoque de auditora:


aspectos psicolgicos y
comunicaciones

3.1. Generalidades
Una auditora es esencialmente un ejercicio de recoleccin de informacin, en el cual el
auditor busca evidencia de cumplimiento de los criterios de esta.
Esta informacin se recolecta en la interaccin con el personal de la organizacin
auditada. La mayora de la informacin se establecer a travs de entrevistas con el
personal. Los documentos, aunque son importantes porque contienen instrucciones,
criterios, requerimientos y registros que proveen evidencia, simplemente soportarn la
informacin obtenida a travs de esas entrevistas.
Por lo dicho anteriormente, se llega a la conclusin de que las entrevistas y las relaciones
entre el auditor y los auditados son de suma importancia para cumplir con los objetivos
de la auditora. Considrese tambin que las auditoras siempre son vistas por los
auditados como evaluaciones a su trabajo y, por lo tanto, siempre est la posibilidad de
salir mal en la evaluacin. En consecuencia, el auditor puede ser visto como una
amenaza y la auditora como una actividad de confrontacin.

3.2. Comunicaciones
3.2.1. El proceso de la comunicacin
La comunicacin humana es un proceso complejo compuesto por dos elementos
bsicos:
El aspecto mecnico y cuantitativo de entregar y recibir la informacin.
El aspecto orgnico y subjetivo de suma importancia que incluye conocimiento,
perspectiva, emociones y actitudes.
El aspecto mecnico est relacionado con el aspecto de transmisin de informacin
que utiliza sonidos, semntica y articulacin.

26
Ejecucin de la auditora

El segundo aspecto es un proceso social; este abarca un intercambio de informacin


entre un emisor y un receptor.

3.2.2. Comunicacin
La comunicacin est compuesta por:
informacin
ideas
actitudes
Los hechos y los sentimientos estn intrnsecamente mezclados.
Se puede, entonces, especificar que la comunicacin es:
Percepcin o interpretacin de la informacin recibida de nuestro ambiente.
Expectativa o satisfaccin potencial de las aspiraciones.
Valores y necesidades de una persona.
Compromiso o reaccin y respuesta hacia una meta establecida.

A. Barreras a la comunicacin efectiva


Los seres humanos somos combinaciones de elementos fsicos,
intelectuales y emocionales. Para que la comunicacin sea efectiva es necesario tener
en cuenta estos tres elementos en cualquier proceso de comunicacin.

1. Barreras fsicas
Son aquellas que afectan la atencin y comodidad del receptor. Incluyen deseos
fsicos, hambre, sed, descanso, entre otros, tambin incluyen el aspecto ergonmico
del ambiente, temperatura, ventilacin, iluminacin, calidad de impresin.
Si el lmite tolerable es excedido, la atencin disminuye y, entonces, se fija una barrera
fsica.

2. Barreras intelectuales
El canal intelectual est referido al significado de la comunicacin. Este es tipificado
en la necesidad de una estructura de la idea y, sobre todo, una estructura simplificada
de la idea. Una necesidad humana bsica es buscar significado, patrn, razn, orden
y sentido. Ignorar esto en el diseo del patrn de comunicacin es crear una barrera
intelectual al entendimiento.

3. Barreras emocionales
Son las ms importantes y complejas de las barreras de la comunicacin, ya que los
sentimientos y actitudes varan en su intensidad y combinacin. Ellos pueden crear
resistencia o concepcin errada si se ignora la percepcin de las necesidades
humanas. Esto quiere decir que el emisor debe saber qu espera ver u or del receptor.
Las barreras emocionales o psicolgicas son creadas con mucha facilidad, pero son

27
Ejecucin de la auditora

difciles de eliminar.
Los auditores deben conocer estas barreras y esforzarse no solo en evitar crearlas,
sino tambin en encontrar la forma de eliminar o neutralizar las ya existentes.

B. Creacin de un clima para comunicaciones efectivas


Se ha insistido en la idea de dejar de ver la auditora como un ejercicio negativo que
solo pretende encontrar errores. Esta se debe enfocar con una actitud positiva y con
una visin para lograr resultados positivos.
El auditor debe, por consiguiente, adoptar una actitud amistosa, til, y constructiva.
Adems, antes de iniciar la auditora, tratar de hacer que el auditado se sienta cmodo.
Tal efecto se puede lograr ms fcilmente explicndole detalladamente al auditado el
propsito de la auditora y lo que se espera alcanzar con ella.
Por supuesto es difcil explicar que el auditado no est siendo examinado ni criticado,
ya que, despus de todo, el resultado de la auditora bien puede culminar con algn
reporte de no conformidad, el cual puede parecer una crtica severa al auditado si se
escribe en forma desconsiderada. Por tanto, es importante explicar el proceso al
auditado para asegurarse que no haya sorpresas, que las observaciones de la
auditora sern comunicadas y que todos los hallazgos se acordaron basados en los
hechos.
Muchos auditores descuidan explicar actos sencillos como la toma notas. El tomar
notas sin una aclaracin previa puede crear hostilidad por parte del auditado, pues
crea en l una seria barrera de naturaleza psicolgica, ya que el auditado podra
preguntarse qu escribe el auditor?
Siempre explique la necesidad de tomar notas (los auditores tienen que tomar notas,
ya que tienen mucho que recordar), obtenga permiso del auditado para tomarlas y
asegrele que el auditado tendr la oportunidad de revisar sus notas. En efecto, el
auditor no va a reportar nada que no pueda comentarle a su auditado.
Los auditores deben ser conscientes que, desde su ingreso a las instalaciones de la
organizacin auditada, su comportamiento, gestos y afirmaciones estn siendo
observadas y decodificadas por los auditados. Por tanto, los auditores deben poner
atencin y tener bajo control todos los mensajes que emitan. Esto no solo requiere de
excelente disciplina sino tambin de, por lo menos, un entendimiento bsico de los
componentes del proceso de comunicacin.
El objetivo es crear un clima apropiado para la comunicacin, donde tanto el auditor
como el auditado se sientan cmodos y tranquilos para propiciar las inexistencias de
barreras que impidan el proceso de comunicacin.
Cuando planifique una auditora siempre considere el tiempo extra que puede ser
necesario para romper las barreras de la comunicacin.
Cuando se discute la gestin del proceso de la auditora, se enfatiza sobre la
importancia de establecer una buena relacin con el auditado y un espritu de
cooperacin que debe existir. Idealmente, los auditados deben sentir que ellos y los

28
Ejecucin de la auditora

auditores son un equipo con una meta comn.


En su esfuerzo para crear un clima adecuado para comunicaciones efectivas, los
auditores deben considerar los siguientes factores que pueden afectar las
comunicaciones:

1. Espacio
Escoja un espacio correcto donde tanto el auditor como el auditado se sientan
cmodos y en el que se pueda encontrar un mnimo de distracciones fsicas.
Esto incluye un plan adecuado de ubicacin de las personas que contribuir a crear
espritu de equipo.
Lo ideal es que el auditor y el auditado se sientan en el mismo lado del escritorio o
mesa. No sera buena idea que se sentarn en lados opuestos del escritorio, ya que
sicolgicamente este escritorio no solo funge como pared de ladrillo o barricada entre
el auditor y el auditado, sino que sera difcil que lean juntos los documentos. Por ello,
se recomienda tener una mesa redonda para discusiones de grupo.
Escoger el espacio correcto incluye considerar factores como dnde se sentira seguro
el auditado; dnde podr este tener fcil acceso a la informacin requerida
(documentos, registros). Todas estas consideraciones indicaran en la mayora de los
casos, el lugar de trabajo propio del auditado como la mejor ubicacin.
2. Tiempo
Mientras planifica la auditora, el auditor debe tener en cuenta lo siguiente:
Una auditora no debe comenzar justo en la hora en que la organizacin auditada
comienza su da laboral. Deje suficiente tiempo para que el auditado puedan
revisar sus asuntos ms urgentes del da. Esto les dar tranquilidad para el
desarrollo de la auditora.
Nunca llegu al rea del auditado con mucha antelacin a la hora programada. Si
usted llega media hora antes, el mensaje es: Vine para sorprenderlo infraganti.
El tiempo apropiado para llegar es unos pocos minutos antes con el fin de
encontrar el lugar donde se realizar la reunin de apertura o el rea en donde se
realizar la auditora.
Al planear la auditora tenga en cuenta los horarios acostumbrados para comidas,
descansos, entre otros tiempos de la organizacin a auditar. Programar
entrevistas muy cerca de la hora de salida puede causar incomodidad en el
auditado. Nunca obstruya los horarios diarios de las personas, ya que despus de
todo, el auditado no se podr concentrar si est pensando que va a perder la
movilidad de la empresa.
3. Contacto visual
En muchos pases un alto contacto visual es extremadamente til como indicacin de
estar escuchando atentamente. Sin embargo, en algunas culturas no se recomienda el
contacto visual cercano, ya que puede ser ofensivo o visto como un acto de mala

29
Ejecucin de la auditora

educacin e irrespeto. En diversos pases, la gente es condicionada desde su niez a


no mirar directamente a las otras personas. Si se presentase la situacin de auditar a
personas con cargas culturales distintas a las del auditor, como la falta de contacto
visual, este debe de adaptarse y no sospechar que exista falta de cooperacin o
intencin de esconder algo.
4. Lenguaje corporal (gestos, actitudes, expresiones faciales)
El lenguaje corporal comunica una gran cantidad de informacin y tambin puede
permitirle al auditor obtener respuestas sin preguntas. Este tipo de lenguaje incluye
posturas, gestos y expresiones faciales.
La utilidad de que el auditor decodifique el lenguaje corporal radica en que la mayora
de la gente utiliza inconscientemente dicho lenguaje y, por consiguiente, no controla el
mensaje enviado. De esta manera, con frecuencia, la gente dice una cosa y su lenguaje
corporal indica algo totalmente diferente.
El auditor que sea diestro en reconocer el mensaje enviado, obtendr informacin
adicional. Adems, deber perfeccionar el control de su propio lenguaje corporal, con
el fin de evitar enviar mensajes que puedan impedir la comunicacin.
Existen muchas seales dentro del lenguaje corporal que son comunes a todas las
culturas y, por ende, universales. Los ejemplos de estos mensajes incluyen, entre otros,
una sonrisa o un cuerpo desenvuelto indicando franqueza y honestidad.
El uso y preparacin en lenguaje corporal es de gran importancia en ciertas profesiones;
algunos aspirantes son especialmente entrenados para dirigirse a la gente con un
cuerpo desenvuelto y actitud de confianza, un ejemplo de ello son polticos, profesores,
instructores, entre otros, que ven en este lenguaje una herramienta de interaccin muy
eficaz.
Por otro lado, es necesario que todo auditor tenga presente que, dentro de las diferentes
culturas, algunos gestos son interpretados en forma totalmente diferente, por lo que es
necesario tener mucho cuidado.
Un simple cabeceo que, en la mayora de pases significa s, en Bulgaria significa no
y viceversa. El gesto que en la cultura anglosajona significa ok, en Tunes significa lo
matar y en Japn significa dinero.
5. Lenguaje paralelo o paralenguaje
Este trmino genrico describe las condiciones relacionadas con las palabras
utilizadas. Incluye dialecto, velocidad, fuerza, suavidad, toses, entonacin y otros
aspectos que pueden ser vistos como una obstruccin, pero que tambin tienen una
carga informativa importante. Un ejemplo de ello es notar la confianza o falta de ella por
parte del auditado en una auditora.
6. Mtodos para una comunicacin efectiva
Toda comunicacin debe tener como objetivo crear entendimiento y accin deductiva
hacia la direccin escogida.
Dado que la funcin del mensaje es obtener una respuesta y ejercer una accin,

30
Ejecucin de la auditora

entonces, el objetivo es el mensaje en s mismo. Por consiguiente, los pasos para la


formulacin de una comunicacin efectiva son:
Seleccionar y desarrollar un objetivo (cul es el propsito?)
Analizar a la audiencia (considere al receptor)
Organizar y estructurar la idea (lgica secuencial de la concepcin)
Seleccionar el medio de entrega (proceso de transmisin)
Generar una respuesta (alcance el objetivo).
Finalmente, debido a que el propsito del comunicador es obtener la aceptacin de
una idea, entonces, la efectividad vendr del desarrollo de la perspectiva del
comunicador.
El primer paso en el diseo de una comunicacin exitosa puede bien ser descrito como
un paso atrs o afuera de la situacin y ver la operacin desapasionadamente.
El presentador se convertir, en efecto, en una tercera persona capaz de analizar lo
siguiente:
A l mismo
Su actitud y comportamiento
La audiencia
La actitud y comportamiento de su audiencia
La interaccin entre todos estos
7. El arte de escuchar
Escuchar es un ingrediente esencial de un amplio rango de actividades laborales;
prestar atencin a los problemas, recolectar informacin, asistir a reuniones, establecer
necesidades, etc. La mayora de personas invierte entre 40 y 60% de su tiempo
escuchando.
Esta accin es particularmente importante para los auditores. La gente no habla
libremente con aquellos que no escuchan; no tiene sentido preguntar algo si cuando le
responden usted no est atento o est ocupado en otra cosa.
Escuchar es un arte difcil de perfeccionar. Existen algunas personas que saben
escuchar por naturaleza; mientras que otras se sienten extremadamente tranquilas
cuando les hablan.
Buenos escuchas son aquellos a quienes los dems vienen a contar sus
preocupaciones, problemas y miedos. A ellos los podemos llamar confesores de
nacimiento. Algunas personas tienen el don de saber escuchar y otras no, pero cada
una puede mejorar sus habilidades para escuchar.
Todos los que deseen llegar a ser buenos auditores deben esforzarse en mejorar la
habilidad de saber escuchar.

31
Ejecucin de la auditora

Sin embargo, un auditor que es un receptor efectivo, puede cosechar los siguientes
beneficios:
Una mejor relacin con una percepcin ms completa del punto de vista y los
problemas del auditado.
Sus decisiones pueden ser tomadas, de acuerdo a la informacin completa.
La solucin de los problemas se obtienen ms rpidamente.

C. Ayudas para escuchar en forma efectiva


Eliminar distracciones
Los sonidos de fondo, disturbios, lugares circundantes incmodos, falta de
tiempo, una voz pasiva, palabras no familiares o ambiguas, todo esto puede
crear barreras para escuchar y entender. Tratar de hacer algo con relacin a
estos aspectos en lugar de tolerarlos.
Escuchar el contenido
Enfocarse en el contenido de lo que se est diciendo; si la presentacin de
alguien es pobre, trate de compensar escuchando mejor en lugar de distraerse
por esta razn.
Suspender el juicio
Esperar hasta haber recibido y entendido toda la informacin antes de evaluarla.
No saltar a conclusiones ni anularse mentalmente. Mantener una mente abierta.
Escuchar los temas
Tratar de extraer las ideas principales de lo que se est diciendo, encontrar
conectores y relacionarlos a su propsito, conocimiento y experiencia propia.
No escuchar nicamente los hechos.
Use tiempo libre
Segn investigaciones, el promedio de personas piensan aproximadamente
cuatro veces ms rpido de lo que hablan. Por ello, se recomienda utilizar el
tiempo libre para encontrarle sentido a lo que se est diciendo, en lugar de
permitir que su mente divague.
Busque clarificacin
Si no se ha entendido alguna parte de la exposicin en la auditora, sintase con
total libertad de solicitar una repeticin o una explicacin adicional. Aproveche
los recesos para resumir lo que se ha dicho.
Esto le ayuda a mantener su concentracin y le da una oportunidad para aclarar
cualquier malentendido.

1. Algunos malos hbitos que se deben evitar


Fingir atencin mientras la mente divaga.
Preocuparse por otros asuntos.

32
Ejecucin de la auditora

Escuchar sin observar, estar inquieto.


Interrumpir al orador.
Escuchar a medias las cosas que se quiere or, mientras descartamos las
cosas que nos gustan o con las que no se est de acuerdo.
Utilizar el tiempo de escuchar recolectando pensamientos y tenerlos listos
para la prxima oportunidad de hablar.
D. Planeando una comunicacin verbal
Por consiguiente, el desarrollo de una comunicacin efectiva exige:
1. Seleccionar y desarrollar un objetivo
Por qu va usted a hablar?
Quiere usted que algo se haga?
Quiere usted afectar la actitud de una persona?
Quiere usted reforzar un mensaje?
Quiere usted que a su vez la persona le entregue informacin?
2. Analizar su audiencia
Bien sea que su audiencia est compuesta por una o veinte personas, la buena
comunicacin se logra conociendo a su receptor, a su audiencia. Usted debe
considerar la edad de la persona, el conocimiento y la experiencia que el receptor tiene.
Usted tambin debe considerar los antecedentes sociales, religiosos o polticos ya que
ellos pueden tener un impacto significativo.
Pensando en las circunstancias psicolgicas y fsicas:
Estn sus receptores esperando un mensaje?
Cmo afecta su duracin, las responsabilidades, las ideas y los sentimientos del
receptor?
Estn ellos subordinados a usted?
3. Organizar su mensaje
Esto puede ser desarrollado en la siguiente forma, considerando:
atencin
inters
discusin
accin
4. Despus estructurar el contenido
Dirjase al nivel del receptor.
Nunca hable con un volumen bajo a la gente.

33
Ejecucin de la auditora

Cuando sea posible utilice la palabra por ejemplo.


Reconozca el conocimiento y experiencia previa del receptor.
Sea corts.
Recuerde, en la mayora de los casos, es usted quien requiere que una accin
sea tomada.
5. Preparar la presentacin
Tericamente, solo la charla improvisada no requiere ensayo pero, en cualquier caso,
siempre piense antes de hablar. Su inteligencia es el factor clave cuando conversa con
otra gente, su habilidad para percibir e interpretar circunstancias.
Estando mentalmente alerta y haciendo sus comentarios oportunamente, usted puede
controlar y dirigir la conversacin.
6. Escuchar
Implcita en la evaluacin y en el conocimiento del receptor o en la audiencia est la
habilidad para escuchar la comunicacin uno de los procesos ms descuidados en la
comunicacin. Escuchar no solo consiste en or palabras, sino tambin en leer los
indicios o mensajes en lenguaje no verbal o paralelo, en tener presentes las actitudes y
emociones, y generalmente en practicar la empata.
E. Importancia de la comunicacin verbal
La comunicacin verbal (por ejemplo hablar y escuchar) es la piedra angular de una
auditora efectiva. Todos los seres humanos con mente abierta deben ser capaces de
admitir, as sea solo para ellos mismos, que deben mejorar sus habilidades de
comunicacin oral. Este automejoramiento solo puede empezar si usted reconoce sus
propias fortalezas y debilidades, y toma la accin apropiada.
Se invita a usted a contestar las siguientes preguntas. Es para su propio beneficio
contestar honestamente.
1. Preguntas que indican fortalezas
Soy?
amigable
sincero
afable
receptivo a las ideas
abierto y honesto en mis respuestas
calmado con extrao
fcil de entender
entusiasta
observador

34
Ejecucin de la auditora

interesado en escuchar
imaginativo en mi mtodo
Yo?
hablo claramente
escucho cuidadosamente
hago que los otros se sientan a gusto
trato de ver el punto de vista de otros
doy tiempo a los otros para hablar
me aseguro de entender lo que otros quieren decir
me preparo perfectamente
siempre conozco mi objetivo
entiendo con rapidez
tengo una apariencia aceptable
admito cuando estoy errado
2. Preguntas que indican debilidades
Soy?
impersonal
desorganizado
parcial
distrado
nervioso
negativo
intolerante
fcilmente irritable
perezoso
Yo?
monopolizo la conversacin
salto a conclusiones
me vuelvo argumentativo
me enfado con facilidad
considero la crtica de mala manera
evito situaciones problemticas

35
Ejecucin de la auditora

uso palabras o frases emotivas


me falta concentracin
interrumpo a otros mientras hablan
F. Tcnica para hacer preguntas
Las entrevistas en las auditora debe realizarse en una forma de conversacin y no en forma
de cuestionario o entrando en un ejercicio de pregunta/respuesta.
En lo posible, las preguntas relacionadas con el SGSST y los procedimientos relevantes
deben ser introducidas en la conversacin general. Si esto se puede lograr, el auditado no
se sentir amenazado y contestar en una forma abierta y fluida. De lo contrario, este puede
sentirse interrogado y fiscalizado.
El auditor debe pensar la forma en la que plantear las preguntas para que estn
estructuradas, de tal manera que se cumplan con lo siguiente:
Obtener respuestas precisas de la informacin requerida
No sugerir la respuesta
No contener palabras emotivas
El objetivo ms importante de la pregunta es producir la informacin relevante. En la
prctica de auditora se utilizan tres categoras de preguntas:
Preguntas abiertas
Preguntas cerradas y directas
Preguntas aclaratorias

1. Preguntas abiertas
Las preguntas abiertas estn dirigidas a obtener una respuesta amplia que requiere un
nmero de frases. Para estas preguntas la respuesta est lejos de ser un conciso s o
no, se requiere ms bien de una explicacin.
Este tipo de preguntas deben estar adecuadamente expresada para evitar confundir al
entrevistado. Su valor agregado radica en que permiten al entrevistado un grado de
control sobre la conversacin, de esta manera se realza su confianza y mejora el clima
para la comunicacin.
Las preguntas abiertas permiten la recoleccin de informacin sin crear reacciones
defensivas en el auditado, adems le facilitan expresar sus puntos de vista y opiniones,
as como crear oportunidades para extender la conversacin.
Los auditores se esforzarn en maximizar el uso de las preguntas abiertas. Recuerde
siempre utilizarlas durante una auditora, algunas de ellas son:
Dnde?
Cundo?
Por qu?

36
Ejecucin de la auditora

Cmo?
Quin?
Las preguntas abiertas no son ilimitadas. Los auditores deben tener cuidado en no
permitir que la conversacin se salga del tema o que se sobrecargue con ms
informacin de la requerida, el auditor debe llevar el control.
Una forma de llevar el control y evitar que la conversacin se desve es utilizando la
expresin mustreme, quizs la ms profunda de las que normalmente son usadas
en las auditoras.

2. Preguntas cerradas y directas


Las preguntas cerradas pueden ser contestadas con s o no. Por el contrario, las
abiertas necesitan un poco ms de respuestas.
Las cerradas son tiles para superar las desventajas del uso de respuestas abiertas,
recolectar informacin especfica, enfocar la conversacin hacia un tpico o problema
especfico y eliminar malentendidos.
Estas preguntas cerradas o directas deben ser utilizadas muy cuidadosamente, ya que
ellas no generan mucha informacin. Otra desventaja es que si se utilizan con mucha
frecuencia pueden crear la impresin de un interrogatorio.
Ejemplos de preguntas:

Preguntas cerradas Respuesta

Usted siempre firma este documento? S/No

Usted enva copias de las notas de despacho a los contadores? S/No

Preguntas directas Respuesta

Cul procedimiento aplica a esta actividad? P.14.05

Dnde se pueden encontrar las tolerancias? Plan Tolerancia

Tabla 2 B. Lista de verificacin para revisin de la documentacin del sistema de gestin de seguridad y salud en
el trabajo (auditora de suficiencia)
Fuente: Elaboracin propia

3. Preguntas aclaratorias
Las preguntas aclaratorias son utilizadas para confirmar informacin obtenida de las
preguntas abiertas, ayudan a prevenir malentendidos. Las preguntas aclaratorias son
extremadamente tiles en auditora, ya que permiten al auditor comprender la visin total
del proceso. Muchos auditores olvidan o pasan por alto la oportunidad de hacer estas
preguntas aclaratorias. Existe una variedad de formas de hacer preguntas aclaratorias,
a continuacin se presentan algunas de estas expresiones que tiene el matiz de

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Ejecucin de la auditora

pregunta:
Aydeme a entender la forma cmo se procesan las solicitudes...
Puede usted explicar, cul es el significado de GRV...?
La orden interna es utilizada para transmitir los cambios en el contrato al
departamento de produccin?
Por favor, podemos ahora regresar a la inspeccin de recepcin?
Cmo sabe el personal de los almacenes que el material puede ser movido a
lugares designados?
Las preguntas aclaradoras son muy tiles; sin embargo, tambin tienen sus lmites. Si
se utilizan con frecuencia y sin el debido cuidado pueden crear la impresin de que
usted no est escuchando.
Tales tipos de preguntas tambin disponen de regular tiempo y a menos que el auditor
cuente este adicional para escuchar explicaciones, se recomienda no hacer este tipo
de preguntas.

4. Preguntas que se deben evitar


Las preguntas no deben llevar al auditado a una respuesta o suposicin particular de lo
que la respuesta ser.
De esta manera, si se plantean preguntas persuasivas, el efecto logrado puede ser el
de sesgar la informacin obtenida e incluso llevar a pensar que se tiene un propsito
escondido, lo que puede hacer sentir al auditado arrinconado e incmodo.

5. Preguntas que nunca se deben plantear


Los auditores no deben hacer preguntas que puedan hostilizar a los auditados.
Cualquier pregunta que pueda adjudicar culpa o contener acusaciones causar
reacciones defensivas y obstruirn el progreso de la auditora.
Evite el uso de palabras emocionales tales como fracaso, violacin, etc.

6. Consejos prcticos
Asumamos que estamos tratando de averiguar si un documento particular es firmado
siempre por el auditado o por un miembro de su personal.
Es posible estructurar la pregunta as: Usted firma este documento cada vez, cierto?.
En este caso, la respuesta invariablemente ser si.
Por otro lado, es posible plantear el siguiente enunciado: El procedimiento me dice que
este documento debe ser firmado en cada ocasin. Es siempre as o hay momentos en
los que usted cree que no es necesario firmar el documento?. La respuesta a esto
puede ser No, yo siempre firmo o Yo creo que firmarlo es una prdida de tiempo y
realmente no me dice nada.
Este enfoque conlleva automticamente a una discusin relacionada con el documento,
que a su vez conduce a un cambio en el procedimiento y eliminacin de necesitar que

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Ejecucin de la auditora

el documento sea firmado o a acordar con el auditado que el documento debe ser
firmado siempre.
Por supuesto este es solo un ejemplo y todos nosotros adoptamos nuestras tcnicas
propias para hacer preguntas, pero este s nos indica la diferencia que existe entre un
enfoque que dice al auditado Es usted bueno en su trabajo?" y el enfoque que dice
"Explqueme la forma cmo se hace el trabajo y cul es su enfoque.

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Ejecucin de la auditora

Mapa conceptual

Fuente: Elaboracin propia

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Ejecucin de la auditora

Glosario
Auditado. Quien est siendo auditado. Por lo general, referido a una asociacin empresa,
entidad.
Competencia. Habilidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los
resultados esperados. Habilidad que incluye la aplicacin apropiada de comportamiento
personal durante el proceso de auditora
Criterios. En auditora, se refiere al conjunto de polticas, procedimientos o requisitos
utilizados frente a la cual se compara la evidencia de la auditora.
Mejora continua. Proceso recurrente de optimizacin del SGSST para lograr mejoras en el
desempeo de la seguridad y salud en el trabajo global, de forma coherente con la poltica
del SST de la organizacin.
P rocedimiento. Forma especfica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Estos
pueden estar documentados o no.
P rograma. En auditora, se refiere al conjunto de una o ms auditoras planificadas para
un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

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Ejecucin de la auditora

Bibliografa
Libros d e consulta

Bestratn, M.; Snchez-Toledo, A.; Martnez, E. (2011). OHSAS 18001: Sistema de


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Bird, E. y George L. (1990). Liderazgo prctico en el control de prdidas International Loss


Control Institute. Georgia: Instituto Nacional del Trabajo.

Gatell, C. y Pardo, Jos (2011). Factores que contribuyen al xito de una auditora
integrada. Madrid: AENOR.
Salas, C.; Arriaga, E.; Pla, E. (2006). Gua para auditoras del sistema de gestin de
prevencin de riesgos laborales, Auditora Legal, OHSAS 18001 y Criterios OIT. Madrid:
Ediciones Daz de Santos.
Snchez-Toledo, A. (2010). Gua para la auditora de los sistemas de gestin de seguridad
y salud en el trabajo. OHSAS 18001. Madrid: Asociacin Espaola de Normalizacin y
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Per, Ministerio del Trabajo y Promocin de Empleo, Decreto Supremo N.o 005-2012-TR
[Reglamento de la Ley N.o 29783]. El Peruano. Lima: 25 de abril del 2012.
Per, Ministerio del Trabajo y Promocin de Empleo. Resolucin Ministerial N 050-2013-
TR. El Peruano. Lima: 15 de marzo del 2013.
Per, Ministerio del Trabajo y Promocin de Empleo. Ley que modifica a la Ley N.o 29783:
Ley de Seguridad y Salud Ocupacional en el Trabajo, Ley N.o 30222. El Peruano. Lima: 11
de julio del 2014.
Per, Ministerio del Trabajo y Promocin de Empleo, Decreto Supremo N.o 006-2014-TR
[Modifican el Reglamento de la Ley N.o 30222, D.R. 005-2012-TR]. El Peruano. Lima: 9 de
agosto del 2014.

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Ejecucin de la auditora

Per, Ministerio de Trabajo y Promocin de Empleo. Decreto Supremo N.o 014-2013-TR. El


Peruano. Lima: 24 de diciembre de 2013.
Resolucin Ministerial N 050-2013-TR, MINTRA, formatos referenciales de registros que
contempla la informacin mnima que deben contener los registros obligatorios del sistema
de gestin de la seguridad y salud en el trabajo. Lima: 14 de marzo del 2013.

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http://fiis.unheval.edu.pe/images/galeriaseg/Cursos/002-NormaOHSAS18001-
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Seguridad y salud en el trabajo, directrices para la implementacin de OHAS 18001-2007.
Madrid: AENOR. Disponible en formato PDF, en:
http://www.asesoresyconsultores.net/NormaOHSAS18002-2008.pdf
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19011/Directrices para la auditora de Sistemas de Gestin. Ginebra: ISO. Disponible en
formato PDF, en:
http://www.uesp.gov.co/uaesp_jo/images/controlInterno/Normatividad%20SIG/Auditor%
C3%ADa%20Interna%20de%20Gesti%C3%B3n%20-%20ISO-19011-2011.pdf

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