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nombres propios de programas, sistemas operativos, equipos, hardware, etc., que aparecen
en este material son marcas registradas de sus respectivas compaas u organizaciones.
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Ejecucin de la auditora
Ejecucin de la auditora
ndice
Listado de abreviaturas, siglas, figuras y tablas 4 ....
Presentacin ............................................................................................................... .5
Introduccin ...........................................................................................................................6
Objetivos.7
I. Ejecucin de la auditora ................................................................................. .7
1.1. Inicio de la auditora ........................................................................................ 9
II. Listas de verificacin ...................................................................................... ..20
2.1. Generalidades .............................................................................................. 20
2.2. Preparacin de las listas de verificacin ....................................................... 21
III. Enfoque de auditora aspectos psicolgicos y comunicaciones .................... ..26
3.1. Generalidades .. .................................................................................... 26
3.2. Comunicaciones ........................................................................................... 26
Mapa conceptual....40
Glosario.41
Bibliografa42
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Ejecucin de la auditora
Abreviaturas y siglas
Figuras
Tablas
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Ejecucin de la auditora
Presentacin
Tecsup Virtu@l, plataforma de Tecsup, inicia sus actividades a finales de los aos 90 con el
fin de aprovechar el uso extendido del internet para acortar distancias y prolongar la
comunicacin entre alumno-docente, en modo virtual.
En la actualidad, esta plataforma se encuentra en su quinta versin y las herramientas que se
han desarrollado a lo largo de su vida propiciaron que sea ms amigable e intuitiva para el
usuario.
Es mediante esta plataforma que Tecsup disea y elabora una serie de cursos virtuales, cuyo
proceso de aprendizaje se caracteriza por implementar un novedoso modelo colaborativo, el
cual fomenta la interaccin entre docentes y participantes.
Ejecucin de la auditora del curso Auditor del sistema de gestin de seguridad y salud en
el trabajo, segn OHSAS 18001:2007 y la Ley N. 29783 es el resultado de un trabajo conjunto
entre distintas especialidades, cuyo fin es propiciar el desarrollo de las capacidades
profesionales de cada uno de sus participantes.
Desde ya felicitamos a cada uno de los participantes de este curso por el deseo de
superacin y la bsqueda del conocimiento. Nos sumamos a su esfuerzo, poniendo todo de
nosotros en la elaboracin de este curso virtual.
Tecsup Virtu@l
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Ejecucin de la auditora
Introduccin
En esta unidad, primero, se detallarn las principales tcnicas para la ejecucin del proceso
de auditora. Se empezar por analizar la importancia de las listas de verificacin en la
ejecucin de la auditora, as como su correcto e incorrecto uso, principalmente cuando los
criterios de auditora son sistemas de gestin de seguridad particulares o el auditor est
iniciando en esta disciplina.
Se prosigue con revisar la denominada ejecucin y los diferentes medios para obtener
informacin como son la revisin de documentos, las observaciones, la pista de la auditora,
la toma de notas y el cumplimiento del programa de auditora.
Por ltimo, se culmina con el reporte de auditora, apartado en donde se proporcionan las
pautas para que todos los tipos de reportes verbales o escritos cumplan con aportar a la
consecucin de los objetivos de auditora.
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Ejecucin de la auditora
Objetivos
Objetivo s gen er al es
Aplicar tcnicas para la ejecucin de auditoras, a fin de comunicar los resultados de la
auditora con precisin y claridad para que la organizacin contine la mejora de su sistema
de gestin de seguridad y salud en el trabajo.
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Ejecucin de la auditora
I. Ejecucin de la auditora
Las auditoras constituyen una actividad donde se invierten recursos (principalmente tiempo
y gente), por ello, deben ser planeadas, ejecutadas y reportadas.
Las acciones de seguimiento de la auditora pueden involucrar tanto al auditor como
al auditado.
auditado Este seguimiento y la auditora en s, pueden alterar el proceso de
produccin, ya que el auditor se interrelaciona con los trabajadores por medio de
preguntas, y las reuniones de apertura y cierre ocupan tiempo valioso para la gerencia de las
reas que van a ser auditadas. Por lo tanto, es muy importante que la auditora sea
administrada adecuadamente desde el inicio hasta el final, para no afectar el proceso
productivo de la organizacin auditada.
Es una regla que las auditoras no se ejecuten sin ser planificadas. Las fechas deben ser
mutuamente convenientes y acordadas con suficiente anticipacin: una auditora no
anunciada puede interrumpir y obstruir las operaciones en las etapas crticas, causando as
prdidas financieras.
Llegar a realizar una auditora sin notificacin ni acuerdo previo llevar un mensaje claro y
contundente de: Vinimos a sorprenderlos!.
Existe un nmero especfico de etapas que deben ser realizadas durante la ejecucin de la
auditora, segn se muestra a continuacin:
1. Inicio de auditora
5. Finalizacin de auditora
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Ejecucin de la auditora
Esta fase incluye las etapas 1 y 2 de la figura 1, as como las actividades emprendidas por
los gerentes del programa de auditora y los administradores, as como el tiempo gastado por
los auditores en la recopilacin de informacin, revisin de documentos, planificacin y
preparaciones.
Los objetivos del contacto inicial con la organizacin a ser auditada son los siguientes:
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Ejecucin de la auditora
2. El objetivo de la auditora
3. El alcance de la auditora
1. fechas
2. duracin
Una vez establecidos los tres puntos anteriores, el auditor puede comenzar a recopilar
la informacin requerida para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la auditora.
Una norma
Especificacin contractual
Documentacin del sistema de gestin de seguridad y salud en el trabajo
Habiendo obtenido las instrucciones del cliente a fin de planificar y preparar una
auditora, el auditor lder debe establecer la siguiente informacin acerca de la
organizacin a ser auditada:
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Fuente de informacin
Evidencia de auditora
Hallazgo de auditora
Conclusiones de la auditora
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Objetivos de la auditora.
Alcance de la auditora, particularmente la identificacin de las unidades de la
organizacin y de las unidades funcionales o los procesos auditados.
Identificacin del cliente de auditora.
Identificacin del equipo auditor y los participantes del auditado en la auditora.
Fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditora.
Criterios de auditora.
Hallazgos de la auditora y la evidencia relacionada.
Conclusiones de la auditora.
Declaracin sobre el grado en el cual se han cumplido los criterios de la auditora.
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Ejecucin de la auditora
2.1. Generalidades
Las listas de verificacin son una herramienta muy til para el auditor, siempre y cuando
hayan sido preparadas especficamente para la actividad donde se va a emplear. El uso
incorrecto de una lista de verificacin puede tener efectos perjudiciales en el desarrollo de
la auditora.
El propsito de una lista de verificacin es recordar al auditor qu informacin debe ser
obtenida y qu hechos deben ser verificados durante la auditora. Bajo ningn concepto,
esta lista puede ser usada como un cuestionario aplicado al auditado y en donde se
marquen sus respuestas, como una especie de check list. La creacin de cuestionarios
de auditora es contraproducente, ya que esto puede disminuir la visin del auditor y
reducir la efectividad de la comunicacin. Recuerde que la lista de verificacin es
nicamente una gua y que una auditora efectiva no se basa en listas de verificacin
nicamente. Sin embargo, es innegable las ventajas que acarrea su uso (se reitera,
siempre y cuando est correctamente diseada y aplicada); por ejemplo, son de utilidad
para refrescar la memoria de los auditores inexpertos, sobre todos los puntos de control
de suma importancia.
En el caso de auditores expertos, las listas de verificacin realmente tiles son aquellas
que utilizan procedimientos y otros documentos especficos del SGSST de la organizacin,
porque servirn para llamar la atencin del auditor sobre los principales puntos de control.
2.1.1. Listas de verificacin para auditora de sistemas de gestin
de seguridad y salud informales
Vale la pena mencionar que an los auditores ms experimentados asumirn la
preparacin de listas de verificacin exhaustivas, en el caso de auditoras conducidas
con criterios diferentes a aquellos normalmente utilizados por dicho auditor.
Una lista de verificacin para el auditor de un sistema informal puede ser preparada
con los criterios de auditora que se tengan a la mano; por ejemplo, luego de haber
recopilado suficiente informacin sobre la forma en la que la organizacin gestiona la
seguridad y la salud en el trabajo, mediante comunicaciones y visitas anteriores a la
auditora y utilizando cualquier procedimiento, instruccin de trabajo, descripciones de
puesto, formatos u otros documentos que puedan tener disponibles.
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Ejecucin de la auditora
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Ejecucin de la auditora
Recordar
Otra forma de utilizar las listas de verificacin es incluir en estas los documentos del
sistema de gestin a auditar e incluso los registros que el auditor debe verificar durante la
auditora.
Procedimiento
Clusula de
auditor
Tiempo
tem
2 Este cubre:
Actividades rutinarias y no rutinarias?
Actividades para todo el personal incluyendo
subcontratistas y visitante?
Todas las dependencias en el lugar de
trabajo?
Se consideran los resultados al fijar los
objetivos?
Se tiene actualizada la informacin?
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Ejecucin de la auditora
4 Permiten:
La clasificacin del riesgo?
La identificacin de riesgos a ser eliminados o
controlados?
5 La evaluacin es:
Consistente con la experiencia operacional y
la capacidad de los mtodos empleados para
control de riesgos?
6 Contribuye a:
La determinacin de los requerimientos de la
organizacin?
La identificacin de necesidades de
entrenamiento?
Al desarrollo del control operacional?
7 Contribuye a:
El monitoreo de las acciones para garantizar
su eficacia y su oportunidad de
implementacin?
Tabla 1 . Ejemplo de lista de verificacin de elementos del sistema de gestin de seguridad y salud en el trabajo
Fuente: Elaboracin propia
Requerimiento Comentarios
Procedimientos
Manual de SST
OHSAS 18001
Instrucciones
Clusula de
de Trabajo
Otros
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Requerimiento Comentarios
Procedimientos
Manual de SST
OHSAS 18001
Instrucciones
Clusula de
de Trabajo
Otros
4.4.2 Entrenamiento, conocimiento y
competencia
4.4.4 Documentacin
4.5.5 Auditora
Comentarios:
Tabla 2 A.
A. Lista de verificacin para revisin de la documentacin del sistema de gestin de seguridad y salud en el
trabajo (auditora de suficiencia)
Fuente: Elaboracin propia
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Ejecucin de la auditora
Actividad n.1
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Ejecucin de la auditora
3.1. Generalidades
Una auditora es esencialmente un ejercicio de recoleccin de informacin, en el cual el
auditor busca evidencia de cumplimiento de los criterios de esta.
Esta informacin se recolecta en la interaccin con el personal de la organizacin
auditada. La mayora de la informacin se establecer a travs de entrevistas con el
personal. Los documentos, aunque son importantes porque contienen instrucciones,
criterios, requerimientos y registros que proveen evidencia, simplemente soportarn la
informacin obtenida a travs de esas entrevistas.
Por lo dicho anteriormente, se llega a la conclusin de que las entrevistas y las relaciones
entre el auditor y los auditados son de suma importancia para cumplir con los objetivos
de la auditora. Considrese tambin que las auditoras siempre son vistas por los
auditados como evaluaciones a su trabajo y, por lo tanto, siempre est la posibilidad de
salir mal en la evaluacin. En consecuencia, el auditor puede ser visto como una
amenaza y la auditora como una actividad de confrontacin.
3.2. Comunicaciones
3.2.1. El proceso de la comunicacin
La comunicacin humana es un proceso complejo compuesto por dos elementos
bsicos:
El aspecto mecnico y cuantitativo de entregar y recibir la informacin.
El aspecto orgnico y subjetivo de suma importancia que incluye conocimiento,
perspectiva, emociones y actitudes.
El aspecto mecnico est relacionado con el aspecto de transmisin de informacin
que utiliza sonidos, semntica y articulacin.
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Ejecucin de la auditora
3.2.2. Comunicacin
La comunicacin est compuesta por:
informacin
ideas
actitudes
Los hechos y los sentimientos estn intrnsecamente mezclados.
Se puede, entonces, especificar que la comunicacin es:
Percepcin o interpretacin de la informacin recibida de nuestro ambiente.
Expectativa o satisfaccin potencial de las aspiraciones.
Valores y necesidades de una persona.
Compromiso o reaccin y respuesta hacia una meta establecida.
1. Barreras fsicas
Son aquellas que afectan la atencin y comodidad del receptor. Incluyen deseos
fsicos, hambre, sed, descanso, entre otros, tambin incluyen el aspecto ergonmico
del ambiente, temperatura, ventilacin, iluminacin, calidad de impresin.
Si el lmite tolerable es excedido, la atencin disminuye y, entonces, se fija una barrera
fsica.
2. Barreras intelectuales
El canal intelectual est referido al significado de la comunicacin. Este es tipificado
en la necesidad de una estructura de la idea y, sobre todo, una estructura simplificada
de la idea. Una necesidad humana bsica es buscar significado, patrn, razn, orden
y sentido. Ignorar esto en el diseo del patrn de comunicacin es crear una barrera
intelectual al entendimiento.
3. Barreras emocionales
Son las ms importantes y complejas de las barreras de la comunicacin, ya que los
sentimientos y actitudes varan en su intensidad y combinacin. Ellos pueden crear
resistencia o concepcin errada si se ignora la percepcin de las necesidades
humanas. Esto quiere decir que el emisor debe saber qu espera ver u or del receptor.
Las barreras emocionales o psicolgicas son creadas con mucha facilidad, pero son
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difciles de eliminar.
Los auditores deben conocer estas barreras y esforzarse no solo en evitar crearlas,
sino tambin en encontrar la forma de eliminar o neutralizar las ya existentes.
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1. Espacio
Escoja un espacio correcto donde tanto el auditor como el auditado se sientan
cmodos y en el que se pueda encontrar un mnimo de distracciones fsicas.
Esto incluye un plan adecuado de ubicacin de las personas que contribuir a crear
espritu de equipo.
Lo ideal es que el auditor y el auditado se sientan en el mismo lado del escritorio o
mesa. No sera buena idea que se sentarn en lados opuestos del escritorio, ya que
sicolgicamente este escritorio no solo funge como pared de ladrillo o barricada entre
el auditor y el auditado, sino que sera difcil que lean juntos los documentos. Por ello,
se recomienda tener una mesa redonda para discusiones de grupo.
Escoger el espacio correcto incluye considerar factores como dnde se sentira seguro
el auditado; dnde podr este tener fcil acceso a la informacin requerida
(documentos, registros). Todas estas consideraciones indicaran en la mayora de los
casos, el lugar de trabajo propio del auditado como la mejor ubicacin.
2. Tiempo
Mientras planifica la auditora, el auditor debe tener en cuenta lo siguiente:
Una auditora no debe comenzar justo en la hora en que la organizacin auditada
comienza su da laboral. Deje suficiente tiempo para que el auditado puedan
revisar sus asuntos ms urgentes del da. Esto les dar tranquilidad para el
desarrollo de la auditora.
Nunca llegu al rea del auditado con mucha antelacin a la hora programada. Si
usted llega media hora antes, el mensaje es: Vine para sorprenderlo infraganti.
El tiempo apropiado para llegar es unos pocos minutos antes con el fin de
encontrar el lugar donde se realizar la reunin de apertura o el rea en donde se
realizar la auditora.
Al planear la auditora tenga en cuenta los horarios acostumbrados para comidas,
descansos, entre otros tiempos de la organizacin a auditar. Programar
entrevistas muy cerca de la hora de salida puede causar incomodidad en el
auditado. Nunca obstruya los horarios diarios de las personas, ya que despus de
todo, el auditado no se podr concentrar si est pensando que va a perder la
movilidad de la empresa.
3. Contacto visual
En muchos pases un alto contacto visual es extremadamente til como indicacin de
estar escuchando atentamente. Sin embargo, en algunas culturas no se recomienda el
contacto visual cercano, ya que puede ser ofensivo o visto como un acto de mala
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Sin embargo, un auditor que es un receptor efectivo, puede cosechar los siguientes
beneficios:
Una mejor relacin con una percepcin ms completa del punto de vista y los
problemas del auditado.
Sus decisiones pueden ser tomadas, de acuerdo a la informacin completa.
La solucin de los problemas se obtienen ms rpidamente.
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Ejecucin de la auditora
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Ejecucin de la auditora
interesado en escuchar
imaginativo en mi mtodo
Yo?
hablo claramente
escucho cuidadosamente
hago que los otros se sientan a gusto
trato de ver el punto de vista de otros
doy tiempo a los otros para hablar
me aseguro de entender lo que otros quieren decir
me preparo perfectamente
siempre conozco mi objetivo
entiendo con rapidez
tengo una apariencia aceptable
admito cuando estoy errado
2. Preguntas que indican debilidades
Soy?
impersonal
desorganizado
parcial
distrado
nervioso
negativo
intolerante
fcilmente irritable
perezoso
Yo?
monopolizo la conversacin
salto a conclusiones
me vuelvo argumentativo
me enfado con facilidad
considero la crtica de mala manera
evito situaciones problemticas
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Ejecucin de la auditora
1. Preguntas abiertas
Las preguntas abiertas estn dirigidas a obtener una respuesta amplia que requiere un
nmero de frases. Para estas preguntas la respuesta est lejos de ser un conciso s o
no, se requiere ms bien de una explicacin.
Este tipo de preguntas deben estar adecuadamente expresada para evitar confundir al
entrevistado. Su valor agregado radica en que permiten al entrevistado un grado de
control sobre la conversacin, de esta manera se realza su confianza y mejora el clima
para la comunicacin.
Las preguntas abiertas permiten la recoleccin de informacin sin crear reacciones
defensivas en el auditado, adems le facilitan expresar sus puntos de vista y opiniones,
as como crear oportunidades para extender la conversacin.
Los auditores se esforzarn en maximizar el uso de las preguntas abiertas. Recuerde
siempre utilizarlas durante una auditora, algunas de ellas son:
Dnde?
Cundo?
Por qu?
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Cmo?
Quin?
Las preguntas abiertas no son ilimitadas. Los auditores deben tener cuidado en no
permitir que la conversacin se salga del tema o que se sobrecargue con ms
informacin de la requerida, el auditor debe llevar el control.
Una forma de llevar el control y evitar que la conversacin se desve es utilizando la
expresin mustreme, quizs la ms profunda de las que normalmente son usadas
en las auditoras.
Tabla 2 B. Lista de verificacin para revisin de la documentacin del sistema de gestin de seguridad y salud en
el trabajo (auditora de suficiencia)
Fuente: Elaboracin propia
3. Preguntas aclaratorias
Las preguntas aclaratorias son utilizadas para confirmar informacin obtenida de las
preguntas abiertas, ayudan a prevenir malentendidos. Las preguntas aclaratorias son
extremadamente tiles en auditora, ya que permiten al auditor comprender la visin total
del proceso. Muchos auditores olvidan o pasan por alto la oportunidad de hacer estas
preguntas aclaratorias. Existe una variedad de formas de hacer preguntas aclaratorias,
a continuacin se presentan algunas de estas expresiones que tiene el matiz de
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Ejecucin de la auditora
pregunta:
Aydeme a entender la forma cmo se procesan las solicitudes...
Puede usted explicar, cul es el significado de GRV...?
La orden interna es utilizada para transmitir los cambios en el contrato al
departamento de produccin?
Por favor, podemos ahora regresar a la inspeccin de recepcin?
Cmo sabe el personal de los almacenes que el material puede ser movido a
lugares designados?
Las preguntas aclaradoras son muy tiles; sin embargo, tambin tienen sus lmites. Si
se utilizan con frecuencia y sin el debido cuidado pueden crear la impresin de que
usted no est escuchando.
Tales tipos de preguntas tambin disponen de regular tiempo y a menos que el auditor
cuente este adicional para escuchar explicaciones, se recomienda no hacer este tipo
de preguntas.
6. Consejos prcticos
Asumamos que estamos tratando de averiguar si un documento particular es firmado
siempre por el auditado o por un miembro de su personal.
Es posible estructurar la pregunta as: Usted firma este documento cada vez, cierto?.
En este caso, la respuesta invariablemente ser si.
Por otro lado, es posible plantear el siguiente enunciado: El procedimiento me dice que
este documento debe ser firmado en cada ocasin. Es siempre as o hay momentos en
los que usted cree que no es necesario firmar el documento?. La respuesta a esto
puede ser No, yo siempre firmo o Yo creo que firmarlo es una prdida de tiempo y
realmente no me dice nada.
Este enfoque conlleva automticamente a una discusin relacionada con el documento,
que a su vez conduce a un cambio en el procedimiento y eliminacin de necesitar que
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el documento sea firmado o a acordar con el auditado que el documento debe ser
firmado siempre.
Por supuesto este es solo un ejemplo y todos nosotros adoptamos nuestras tcnicas
propias para hacer preguntas, pero este s nos indica la diferencia que existe entre un
enfoque que dice al auditado Es usted bueno en su trabajo?" y el enfoque que dice
"Explqueme la forma cmo se hace el trabajo y cul es su enfoque.
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Mapa conceptual
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Glosario
Auditado. Quien est siendo auditado. Por lo general, referido a una asociacin empresa,
entidad.
Competencia. Habilidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los
resultados esperados. Habilidad que incluye la aplicacin apropiada de comportamiento
personal durante el proceso de auditora
Criterios. En auditora, se refiere al conjunto de polticas, procedimientos o requisitos
utilizados frente a la cual se compara la evidencia de la auditora.
Mejora continua. Proceso recurrente de optimizacin del SGSST para lograr mejoras en el
desempeo de la seguridad y salud en el trabajo global, de forma coherente con la poltica
del SST de la organizacin.
P rocedimiento. Forma especfica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Estos
pueden estar documentados o no.
P rograma. En auditora, se refiere al conjunto de una o ms auditoras planificadas para
un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
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Bibliografa
Libros d e consulta
Gatell, C. y Pardo, Jos (2011). Factores que contribuyen al xito de una auditora
integrada. Madrid: AENOR.
Salas, C.; Arriaga, E.; Pla, E. (2006). Gua para auditoras del sistema de gestin de
prevencin de riesgos laborales, Auditora Legal, OHSAS 18001 y Criterios OIT. Madrid:
Ediciones Daz de Santos.
Snchez-Toledo, A. (2010). Gua para la auditora de los sistemas de gestin de seguridad
y salud en el trabajo. OHSAS 18001. Madrid: Asociacin Espaola de Normalizacin y
Certificacin.
Per, Ministerio de Trabajo y Promocin de Empleo. Ley N.o 29783: Ley de Seguridad y
Salud Ocupacional en el Trabajo. El Peruano. Lima: 20 de agosto de 2011.
Per, Ministerio del Trabajo y Promocin de Empleo, Decreto Supremo N.o 005-2012-TR
[Reglamento de la Ley N.o 29783]. El Peruano. Lima: 25 de abril del 2012.
Per, Ministerio del Trabajo y Promocin de Empleo. Resolucin Ministerial N 050-2013-
TR. El Peruano. Lima: 15 de marzo del 2013.
Per, Ministerio del Trabajo y Promocin de Empleo. Ley que modifica a la Ley N.o 29783:
Ley de Seguridad y Salud Ocupacional en el Trabajo, Ley N.o 30222. El Peruano. Lima: 11
de julio del 2014.
Per, Ministerio del Trabajo y Promocin de Empleo, Decreto Supremo N.o 006-2014-TR
[Modifican el Reglamento de la Ley N.o 30222, D.R. 005-2012-TR]. El Peruano. Lima: 9 de
agosto del 2014.
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