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Universidad ESAN

MAESTRA EN PROJECT MANAGEMENT 2017-I

ASIGNATURA : Gestin del Alcance

PROFESOR : Luis Enrique Campos Fernndez

CASO : A&D High Tech (B):


Managing Scope Change

Grupo 7 :
Callirgos Vargas, Alessandro Alfredo
Colan Bances, Ludwig
Valencia Tomas, Katherine Victoria
Mayhua Elguera, Luz
Manco Francia, Ral

Lima, 30 de Agosto del 2017


CASO: A&D High Tech (B):
Managing Scope Change
1. LOS HECHOS:
Promocin de Chris Johnson del Project Manager como Vice Presidente de E-
Businnes
Vuelta de Eric Robetson a la compaia para que ocupe el puesto del Sr Johnson
Salida del Sr Robetson, por el CIO Matt Webb
Cambio del alcance de proyecto, inclusin de paquetes promocionales
Personal desarrollador de software ocupado con tareas planificadas al 100% de su
capacidad.

2. ANLISIS DE LOS HECHOS:


La promocin de Jhonson sin dejar a una persona del mismo entorno o grupo de
trabajo, puede ocasionar problemas al tener que lidiar con situaciones
desconocidas, ya que una persona externa puede carecer del know-how necesario
para resolver dichas situaciones.
Se tomaron decisiones drsticas (Salida de Robertson), debido a la manera
deficiente como estaba dirigiendo el proyecto.
Reestructuracin en la Gestin de Recursos y Gestin de Tiempo para poder llegar
a los tiempos establecidos segn los cambios en el project charter.
Los recursos que se contaban eran insuficientes, los cuales estaban destinados a
otras actividades, por lo que se dificulta el hecho de tener que desarrollar el nuevo
alcance dentro de los plazos solicitados.

3. DETERMINACIN DEL PROBLEMA CENTRAL


Objetivos no detallados adecuadamente desde el inicio del trabajo (Project
Charter) suscitando la inclusin de un nuevo alcance con todas las implicaciones
que esto conlleva en trminos de costo, recursos, tiempo y calidad.

4. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN
Subcontratar a personal de Microsoft para poder mitigar tiempos a un costo
elevado.
Reunir un equipo de expertos dentro de la organizacin y ampliar el horario de
trabajo a 12 horas diarias.
Reducir el alcance: en una primera etapa (hasta las fechas clave como da de accin
de gracias y navidad) incluir dentro de los paquetes promocionales, una cierta
cantidad de productos que sean de alta rotacin para la organizacin, dejando el
resto de la oferta de productos para su posterior incorporacin a los paquetes
promocionales en etapas subsecuentes.
La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) es recomendable que est actualizado
ya que dicha herramienta brinda una visibilidad clarificada de los procesos del
desarrollo del proyecto.
5. PROS Y CONTRAS (de estas alternativas de solucin)
Alternativa 01:
Pro: Terminacin del proyecto a tiempo y sin retrasos.
Contra: Cada proyecto tiene planificado un presupuesto estimado,
contratando un personal externo podemos sobrepasar dicho presupuesto.
Alternativa 02:
Pro: Usar personal interno de la organizacin permitir reducir la curva de
aprendizaje, en la cual se ve envuelta el personal que recin inicia en una
organizacin.
Contra: La capacitacin continua es importante ya que se llega a tener un
panorama amplio de los procesos de negocio y situacin actual de la
empresa.
Alternativa 03:
Pro: Reduccin de la carga de trabajo y viabilidad de alcanzar los nuevos
objetivos, llegando a cumplir con lo acordado con el cliente.
Contra: Posibilidad de dar una imagen de poca capacidad de brindar
soluciones frente a escenarios de alta exigencia y presin en tiempos y
calidad.
Alternativa 04:
Pro: Permite un desarrollo eficiente de las actividades a realizar en el
proyecto y facilita la forma de designacin de las responsabilidades.
Contra: No llegar a concluir con los entregables a tiempo, o desarrollarlos
de una manera no esperada por el cliente.

6. SELECCIN DE LA ALTERNATIVA
Reducir el alcance: en una primera etapa (hasta las fechas clave como da de accin
de gracias y navidad) incluir dentro de los paquetes promocionales, una cierta
cantidad de productos que sean de alta rotacin para la organizacin, dejando el
resto de la oferta de productos para su posterior incorporacin a los paquetes
promocionales en etapas subsecuentes.
Para ello se debe negociar con el cliente y comprometer el sponsor (interesados)
para lograr la conveniencia de la misma bajo criterios de razonabilidad y equidad.

7. ESQUEMA DE IMPLEMENTACIN (de la alternativa)


INICIO:
Actualizar la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) con los nuevos
cambios establecidos.
Reasignar los recursos en funcin a los cambios solicitados.
Documentar y comunicar los cambios efectuados al equipo del proyecto.
Hacer un diagrama de Gantt para verificar cumplimiento de tiempos.
Establecer la ruta crtica adicionando holguras respectivas.
Hacer el seguimiento peridico de los avances obtenidos.
FIN.
Actualizar Reasignar Documentar y
Estructura de Desglose de Los recursos en funcin a comunicar
Trabajo (EDT) con los los cambios solicitados Cambios efectuados al
nuevos cambios equipo del proyecto
establecidos

Seguimiento Establecer Realizar


Peridico de los avances La ruta crtica adicionando Diagrama de Gantt para
obtenidos holguras respectivas verificar cumplimiento de
tiempos

Esquema del grupo

8. CONCLUSIONES
Comunicacin no oportuna entre las reas involucradas en el desarrollo del
sistema (el rea de marketing del cliente no comunic los cambios oportunamente
al rea de desarrollo)
La base del xito de un proyecto es principalmente tener el alcance definido y lo
ms detallado posible desde el principio del mismo.
Ausencia de un procedimiento de gestin de cambios que definiera los pasos
necesarios para realizar modificaciones sobre el alcance original del proyecto.
A pesar que se realiz una Gestin de Alcance inadecuada se pudo mitigar los
tiempos en un 80 % y as poder llegar al objetivo planteado.

9. RECOMENDACIONES
El alcance debi ser detallado y definido completamente desde un inicio para que
A&D High Tech pudiera cumplir con los entregables dentro del plazo convenido.
Tomarse el tiempo necesario para evaluar el alcance nos ayudara a evitar cambios
de ltima hora que hagan cambios en la lnea base del proyecto.
Implementar una oportuna Gestin de Cambios en base a una correcta
documentacin y comunicacin con el personal de la organizacin.
Realizar una buena Gestin de Contingencia conlleva a mitigar los obstculos que
se puedan presentar dentro del proyecto.