Grupo Los Estrategas

Almeida Cusi, Joe

Paulet Espinozo, Arturo
Pretel Quintanilla, Hctor
Quispe Snchez, Edson
Rebaza Prada, Carlos

Caso de Estudio: VENTAS CON ANALISIS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El Gerente General ha planteado ciertos elementos de juicio, como por ejemplo:

a) Los clientes se quejan de que pactan un precio con el vendedor pero en la factura
aparece un precio distinto (mayor).
b) Existe un alto ndice de incobrabilidad.
c) Elevados costos administrativos
d) Confusin acerca de las reales existencias de mercaderas.
Que le hacen suponer que se necesita una revisin de los procedimientos
administrativos.

Calidad de los procedimientos vigentes:

Operaciones
Rutinarias: 41
Intelectuales: 2
Nmero de controles: 1
Nmero de formularios e informacin que contienen
4 formularios: notas de ventas
7 formularios: vales de salida
3 documentos: facturas
1 documento: minuta contable
1 documento: minuta contable de Cuentas corrientes
Total: 16 documentos
Valor agregado: 0

Identificacin de los problemas:

Cmo est?
- Incoherencia entre los precios acordados entre el vendedor y
comprador; y la factura en la entrega del producto.
- Alto ndice de incobrabilidad.
- Elevados costos administrativos.
- Confusin sobre las existencias.
Cmo debera ser?
- Un simple acuerdo y registro directo de la venta.
- Una cobranza efectiva.
- Costos administrativos cmodos.
- Un registro simple y directo a cargo de una sola persona sobre las
existencias.
 Por qu la diferencia?
- La existencia de dos registros, contabilidad de almacn y almacn
sobre las existencias.
- La emisin de dos minutas creadas con diferentes criterios.
- Existencia de reas que no efectan registros importantes.
- Documentos innecesarios.
- reas que efectan procesos rutinarios repetitivos entre s.
- Falta de fuerza de ventas.
Qu efectos trae?
- Elevadas prdidas de dinero.
- Prdidas de clientes potenciales.
- Problemas con las Sunat al efectuar la revisin para medir los
impuestos.
- Bajas utilidades del ejercicio de las ventas.
- Confusin en el rea de contabilidad debido a las dos minutas que
ha recibido.
- Lentitud en el proceso de la informacin.

Para la solucin:

Vendedor:
1) Recoge personalmente o telefnicamente datos del cliente.
Rutinaria
2) Verifica si el cliente es sujeto a crdito. Si el cliente es sujeto a crdito ir al paso
3. Si no se comunica que no es posible ejecutar su pedido.
Intelectual
3) Recoge personalmente o telefnicamente el pedido del clientes.
Rutinaria
4) Consulta al software de base de datos de los productos y verifica si existe la
disponibilidad de los productos. Si hay pasar al punto 6, si no, pasar al punto 5.
Intelectual.
5) Se le ofrece producto de caractersticas similares al cliente, si este decide optar
por el producto alternativo, pasar al paso 6, si no, comunicar al cliente la fecha
de la llegada del producto que pide.
Intelectual.
6) Registrar el pedido en el software, llamar al cliente para la confirmacin del
pedido y emitir una factura de venta y su copia respectiva.
Rutinaria (2 documentos, factura)
7) Separa los productos del pedido.
Rutinario
8) Al recogerse el pedido, entregar al comprador el original de la factura y sellarlo
con su copia.
Rutinario.
9) Registrar la compra en el software de contabilidad de la empresa y en el
software de base de datos de los productos. Archiva la copia de la factura
definitivamente.
Rutinario.
 Calidad de los procedimientos vigentes:
Operaciones rutinarias e intelectuales
Rutinaria: 6
Intelectual: 3
Nmero de controles: 0
Nmero de formularios e informacin que contienen
2 documentos, factura
Total: 2
Valor agregado: 0

Consecuencias de la implantacin de la solucin:

Reduccin del personal.
Adquisicin de software.
Adquisicin de equipos (hardware).
Capacitacin del personal para el uso del software.
Gastos por mantenimiento del equipo.
Establecer relaciones con INFOCOR para la base de datos de posibles
clientes.