CONVOCATORIA

IEEE SECCIN BOLIVIA

COMIT DE ACTIVIDADES ESTUDIANTILES
ORGANIZACIN DEL BOLIVIAN ENGINEERING AND TECHNOLOGY
CONGRESS
BETCON 2017 9 Versin

1. INTRODUCCIN.

El Bolivian Engineering and Technology Congress - BETCON, es una actividad a nivel

estudiantil organizada por el IEEE Seccin Bolivia y las Ramas Estudiantiles.

El BETCON va rumbo a su sptima versin, habiendo sido organizadas las anteriores versiones
por:

2009 Coorganizada por las Ramas Estudiantiles Fundadoras del BETCON del IEEE Seccin
Bolivia contando como sede del evento la Universidad Mayor de San Andrs Unidad
Acadmica La Paz.

2010 Coorganizada por las Ramas Estudiantiles del IEEE Seccin Bolivia contando como sede
del evento la Universidad Mayor de San Andrs Unidad Acadmica La Paz.

2011 Coorganizada por las Ramas Estudiantiles del IEEE Seccin Bolivia contando como sede
del evento la Universidad Privada Boliviana Unidad Acadmica Cochabamba.

2012 Coorganizada por las Ramas Estudiantiles del IEEE Seccin Bolivia contando como sede
del evento la Escuela Militar de Ingeniera Unidad Acadmica La Paz.

2013 Coorganizada por las Ramas Estudiantiles del IEEE Seccin Bolivia contando como sede
del evento la Universidad Privada de Santa Cruz De La Sierra Unidad Acadmica Santa Cruz.

2014 Coorganizada por las Ramas Estudiantiles del IEEE Seccin Bolivia contando como sede
del evento la Universidad Autnoma Toms Fras Unidad Acadmica Potos.

2015 Coorganizada por las Ramas Estudiantiles del IEEE Seccin Bolivia contando como sede
del evento la Universidad Catlica Unidad Acadmica La Paz.

2016 Organizada por la Rama Estudiantil UPB del IEEE Seccin Bolivia contando como sede
del evento la Universidad Privada Boliviana Unidad Acadmica Cochabamba.

El BETCON, busca promover el conocimiento y la tecnologa en todas las ramas de la Ingeniera

dentro de los miembros IEEE cmo en aquellas personas que no pertenecen a la institucin.
El mismo ha sido fundado y creado a iniciativa de las Ramas Estudiantiles pertenecientes a las
Universidades Loyola, Universidad Catlica Boliviana San Pablo, Universidad Mayor de San
Andrs, Escuela Militar de Ingeniera y Universidad del Valle; todas de la ciudad de La Paz,
extendindose ao tras ao a las dems ramas establecidas en el pas.
Este evento es de realizacin estudiantil con la supervisin de la Seccin Bolivia para poder
garantizar el correcto desarrollo del mismo, dentro de los estndares de calidad que tiene el IEEE.
Los posibles fondos generados en este evento, en caso de ser organizado por ms de una Rama
estudiantil, se dividir igualitariamente entre todas las Ramas estudiantiles organizadoras sin
importar el nmero de miembros que hayan apoyado el mismo; pudiendo ser este elemento
evaluado por la directiva de la Seccin Bolivia en caso de considerar un trabajo nulo o
desequilibrado de alguna de las Ramas organizadoras.

2. REQUISITOS.

a) Ser una Rama Estudiantil activa.

b) Contar con un comit que deber estar conformado de la siguiente manera:

i. Coordinacin General.
ii. Finanzas e inscripciones.
iii. Relaciones Pblicas y marketing.
iv. Ponencias.
v. Protocolo.
vi. Patrocinadores.

NOTA 1: Las funciones de cada comisin se detallan en el manual de funciones del BETCON
2017, adjunto al presente documento.
NOTA 2: Se podrn crear otras comisiones de acuerdo a las necesidades del evento y/o que el
comit organizador vea conveniente.

c) Contar con facilidad de transporte y comunicacin en el mbito nacional e internacional de su

ciudad y Universidad(es).

d) Disponibilidad de hoteles y costos en su ciudad.

e) Existencia de Auspicios disponibles al evento.

f) Capacidad de la infraestructura ofrecida de la(s) Universidad(es) sede.

g) Actividades y/o eventos tcnicos realizados en los dos ltimos aos por la(s) Universidad(es)
postulante(s).

h) Contar con el aval por escrito del Rector, Decano o Director de Carrera, comprometiendo el
apoyo al evento y el uso de instalaciones para el desarrollo del mismo.

i) Presentar una propuesta documentada, con un presupuesto detallado con los precios de
inscripciones estimados para miembros IEEE y no miembros tanto estudiantes como
profesionales.

j) Al tratarse de un evento IEEE, deber ser organizado de acuerdo a los estndares de nuestra
institucin.
3. ACTIVIDADES A DESARROLLARSE.

Como se indicaba en la introduccin, el BETCON busca promover el conocimiento y la

tecnologa en todas las ramas de la Ingeniera dentro de los miembros IEEE cmo en aquellas
personas que no pertenecen a la institucin.

Entre algunas de las ramas principales sugeridas dentro de la temtica del evento estn:

a) Ingeniera de Telecomunicaciones.
b) Ingeniera de Sistemas.
c) Ingeniera Biomdica.
d) Ingeniera Mecatrnica.
e) Ingeniera Elctrica.
f) Ingeniera Electrnica.
g) Ingeniera Civil.
h) Ingeniera Industrial.

Las actividades a realizarse deben tener un fin de divulgacin cientfica, investigacin e

interaccin entre ponentes y participantes. Se recomienda considerar las siguientes actividades
mnimas en la organizacin del cronograma del evento:

Ponencias magistrales con expositores distinguidos en su rea.

Concurso o exposicin de trabajos de investigacin de Pre y Post grado (concurso de
papers).
Mesa redonda o espacio conversatorio sobre nuevas tecnologas integrado por
expositores y participantes.
Concursos de programacin, robtica y/o proyectos de ingeniera.
Visitas tcnicas a empresas tecnolgicas o industrias locales.
Actividades de divulgacin de actividades de la seccin local y ramas estudiantiles IEEE.
Actividades sociales de esparcimiento y Networking: Viajes, cenas de confraternizacin.

Una vez elegida(s) la(s) Rama(s) organizadora(s), se deber coordinar el cronograma de

actividades y los temas a presentarse con el Comit de Actividades Estudiantiles.

4. DE LAS FECHAS DE DESARROLLO DEL BETCON 2017.

Una vez elegida(s) la(s) Rama(s) encargada(s) de organizar el BETCON 2017, debern
seleccionar una fecha hasta el mes de Octubre para llevar a cabo el evento.

El BETCON 2017 deber tener una duracin mnima de dos das contemplando dentro de estos
viernes y sbado para comodidad de expositores que quieran conocer la ciudad sede del evento.

La(s) Rama(s) encargada(s) deber(n) ponerse de acuerdo las otras Ramas del pas, respecto a
una fecha adecuada para la realizacin del evento, garantizando de esta manera la participacin
planificada.
5. DE LA POSTULACIN.

Todas las Ramas que cumplan con los puntos del apartado de REQUISITOS, podrn
postularse, debiendo presentar para tal efecto la siguiente documentacin:

a) Carta de postulacin dirigida a la Ing. Alejandra Salinas Porcel Presidenta de Seccin IEEE
Bolivia y a la Ing. Cecilia Guibarra Cordero, SAC Chair IEEE Seccin Bolivia, firmada por el
Consejero y Presidente de la Rama postulante.
b) Adjuntar la lista de los voluntarios que se harn cargo de cada comisin, adems de los que
colaborarn en el evento.
c) Documento de apoyo de la Universidad, Facultad o Carrera donde comprometen el apoyo a la
realizacin del evento.
d) Toda la documentacin deber ser enviada a la Ing. Alejandra Salinas Porcel en
formato impreso a la direccin: Calle 18 de Calacoto Edificio Parque 18 (Lado AXS) Piso 4
Oficina 4B (Addvisory Group) y en formato digital (scaneado) al correo electrnico
alejandrasalinas@ieee.org

6. FECHA LMITE PARA LA POSTULACIN.

La fecha lmite para la postulacin es el 15 de Mayo de 2017 sin opcin a ampliacin.

7. DE LA EVALUACIN.

La evaluacin ser realizada por el Comit de Actividades Estudiantiles y por el directorio del
IEEE Seccin Bolivia.

8. CONSIDERACIONES FINALES.

Las consideraciones no mencionadas en la presente convocatoria y que podran generar algn

conflicto, sern resueltas por el Comit de Actividades Estudiantiles y por el directorio del IEEE
Seccin Bolivia.
 MANUAL DE FUNCIONES
COMISIONES
COMIT DE ACTIVIDADES ESTUDIANTILES
ORGANIZACIN DEL BOLIVIAN ENGINEERING AND TECHNOLOGY
CONGRESS
BETCON 2017 9 Versin
IEEE SECCIN BOLIVIA

1. COORDINACIN GENERAL.

- El Coordinador General, tiene como funcin el de velar por el correcto trabajo de todas las
comisiones, as como de informar de los avances del evento al Comit de Actividades
Estudiantiles y al Directorio del IEEE Seccin Bolivia cuando se lo requiera.

2. PROTOCOLO

- Conseguir los ambientes necesarios para la realizacin del evento, haciendo uso de los medios
necesarios para el fin.
- Brindar la informacin necesaria del evento a cualquier interesado en participar.
- Velar que durante todo el BETCON, se cuente con todo el equipo y material necesario para el
desarrollo de las actividades programadas.
- Velar por el cuidado de los ambientes que sean prestados al Comit organizador del
BETCON.

3. PONENTES

- Contactar a los distintos profesionales interesados en participar y colaborar en el BETCON en

calidad de ponentes.
- Velar por los ponentes que vayan a participar del evento, y de coordinar con las otras comisiones
los requerimientos que necesiten para el desarrollo de las actividades que vayan a cumplir,
incluyendo el transporte y alojamiento de los mismos de ser necesario.
- Por cada ponente, un miembro de la comisin deber acompaarlo en todo momento y asistirlo
en lo que sea necesario.

4. FINANZAS E INSCRIPCIONES (TESORERIA)

- Administrar los recursos econmicos para cumplir con todas las actividades programadas.
- Elaborar, en coordinacin con las otras comisiones, el presupuesto del evento.
- Coordinar con los tesoreros de cada Rama para que las inscripciones del BETCON se realicen
en sus respectivas Universidades.

5. MARKETING

- Realizar la publicidad que sea conveniente y necesaria, por distintos medios, para la difusin
de la realizacin del BETCON.
- Deber velar que la publicidad llegue a todas las Universidades que cuenten con una rama
estudiantil, as como en aquellas que se enseen carreras de Ingeniera o afines.
- Durante el desarrollo del evento y finalizadas las inscripciones, los miembros de esta comisin
pasarn a formar parte de las otras comisiones.

6. PATROCINADORES

- Realizar las gestiones necesarias, para obtener patrocinios ya sean estos de tipo econmico, en
materiales, o de algn otro tipo de colaboracin al evento, haciendo uso de los medios que vea
convenientes para lograr este fin.
- Una vez confirmada la aceptacin del patrocinio, dependiendo del tipo que sea este, la comisin
deber contactar con la comisin especfica que deber coordinar la recepcin del mismo.
- Durante el desarrollo del evento, los miembros de esta comisin pasarn a formar parte de las
otras comisiones.

7. PARA TODAS LAS COMISIONES.

Presentar un informe completo, incluyendo la parte econmica, al finalizar el evento al Presidente

(Ing. Alejandra Salinas Porcel) y SAC del IEEE (Ing. Cecilia Guibarra Cordero) Seccin Bolivia,
sobre el desarrollo del evento, con un plazo hasta 2 semanas despus de Realizarse el evento.