CONTROLES ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES: PERDIERON IMPORTANCIA, GANARON EFECTIVIDAD Sandra Yolima Cante S.* INTRODUCCION Lacrisis de Enron puso al descubierto una serie de falencias en diversos niveles, especialmente de tipo ético y organizacional. De manera particu- Jar, la manipulacién de sistemas de contabilidad y control interno para rea- lizar actividades corruptas. Ello ha coincidido con una época de profundas transformaciones en la profesién contable, destacandose especialmente el paso desde un esque- ma de contaduria publica (fe publica, muestreo selectivo, énfasis en lo legal-formal) hacia un esquema de contaduria profesional (interés ptibli- co, administracién de riesgos, centro de atencién en el aseguramiento de informacién). En ese contexto, los controles administrativos perdieron importancia y ganaron efectividad. Perdieron importancia porque las organizaciones los hicieron depender —enhorabuena— de la tecnologia, y gracias a ésta ganaron enorme efecti- vidad, entendida como su contribucién efectiva al logro de los objetivos organizacionales. Por lo tanto, dichos controles no desaparecieron sino que se recontextualizaron, La importancia de tener un buen sistema de control en las organizacio- nes se ha incrementado en los tiltimos afios, debido a lo practico que resul- ta al medir la eficiencia y la productividad de los entes; en especial en las * Contadora piiblica, Universidad Javeriana.152 SANDRA YOLIMA CANTE S. actividades basicas que realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar que la empresa que aplica controles adecuados en sus operaciones tiene mayores probabilidades de conocer la situacién real de Jas mismas y, por ende, aplicar las acciones administrativas necesarias para cubrir los riesgos derivados de ello. Ahf radica principaimente la importan- cia de tener una planificacién capaz de verificar que los controles sean efectivos y aporten una mejor visiGn sobre su gestin. Por consiguiente, el control interno incluye el plan de organizacién en to- dos los procedimientos a las necesidades del negocio, para proteger y resguar- dar sus activos, y verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables. Parte I. ,POR QUE CONTROLES ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES? En una organizacién es fundamental establecer controles que permitan a los diferentes procesos u operaciones obtener una seguridad razonable de Ja informacién, de forma tal que otorguen a los directivos o personas inte- resadas en ésta la opcién de tomar decisiones acertadas. En sintesis, el control se define como: “un conjunto de normas, procedimientos y técni- cas a través de las cuales se mide y se corrige el desempefio para asegurar la consecucién de objetivos y técnicas”;' objetivos previamente estableci- dos e identificados, y riesgos evaluados dentro de la empresa que permitan su implantacién. Es importante resaltar que el control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable; el grado de fortaleza determinara si existe una seguridad razonable de las operaciones refleja- das en los estados financieros. Una debilidad importante del control inter- no, 0 un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable y administrativo. En esta perspectiva, se puede afirmar que una organizacién que no apli- que controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desvia- ciones en sus operaciones y, por supuesto, las decisiones tomadas no seréin las més adecuadas para la gestidn, e incluso podrian Ievar a una crisis operativa, por lo que se debe asumir una serie de consecuencias que perju- dican Jos resultados de sus actividades. Después de revisar y analizar el conceptos con relacién al control, se puede decir que estos controles permiten definir la forma sistematica de ‘Samuel Alberto Mantilla B., Auditorfa/aseguramiento de Ja informacién. Estructura con- ceptual de la auditorfa: de la revisién al aseguramiento. hitp://www,javeriana.edu.co/fa- cultades/eeconom yadmon/samantilla’CONTROLES ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES 153 como las empresas han visto la necesidad de implementar controles admi- nistrativos en todas y cada una de sus operaciones diarias; dichos controles se deben establecer con el objeto de reducir el riesgo de pérdidas y, en su defecto, prever las mismas. Sin embargo, sea cual sea la aplicacién del control que se quiere imple- mentar para mejorar, pueden surgir situaciones inesperadas. Para esto es necesario aplicar controles preventivos, siendo éstos los que se encargaran de ejecutar los controles antes del inicio de un proceso o gestién adminis- trativa. Adicionalmente, es importante contar con controles de deteccién, los cuales se ejecutan durante o después de un proceso. La eficacia de estos controles dependeré principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecucidn del proceso y la ejecucién del control: la integracién se convierte entonces en asunto clave. Poch? expresa que “el control aplicado de la gestidn tiene por meta la mejo- ra de los resultados ligados a los objetivos.” De aqui se deduce la importancia que tienen los controles y, en tal sentido, Leonard,’ complementando, asegura que “los controles son en realidad una tarea de comprobacién para estar segu- ro que todo se encuentra en orden”. Por ende, es bueno resaltar que si los controles se aplican de una forma ordenada y organizada, seran mas efectivos. Una vez que el sistema esté en marcha, se requiere de un monitoreo sobre una base de pruebas para ver si los controles previstos estén operando como se planeé. Por esto el control interno no puede funcionar paralelamente al sistema, por estar estos fntimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo para lograr el objetivo establecido por la organizacién. El control interno es un sistema de controles utilizados por las empre- sas, y ademas, lo establece la direccién o gerencia para que los negocios puedan realizar sus procesos administrativos de manera secuencial y orde- nada, con el fin de proteger sus activos, salvaguardarlos y asegurar, en la medida posible, la exactitud y veracidad de sus registros contables. Otro concepto importante es el de “riesgo”, como una contingencia 0 probabilidad de la ocurrencia de hechos que puedan llegar a afectar el cur- so normal del negocio; los riesgos del nivel global de la entidad pueden provenir de factores externos e internos. Ejemplos incluyen:* Factores externos: * Los desarrollos tecnolégicos. * Las necesidades 0 expectativas cambiantes de los clientes. ? R. Poch, Manual de control interno, segunda edicién, Gestién 2000, Barcelona, 1992. W. Leonard, Auditoria administrativa. Evaluacién de métodos y eficiencia administrati- va, Diana, México, 1990. Coso, Control interno. Estructura conceptual integrada, ECOE Ediciones, 2000. 3 4154 SANDRA YOLIMA CANTE S. © La competencia puede alterar las actividades de mercadeo 0 servicio. + Las legislaciones o regulaciones nuevas pueden forzar cambios en las politicas y en Jas estrategias de operacién. + Los catdstrofes naturales. * Los cambios econémicos. Factores internos: * Una ruptura en el procesamiento de los sistemas de informacién. * La calidad del personal vinculado y los métodos de entrenamiento y motivacién. * Uncambio de responsabilidades en la administracién. + Lanaturaleza de las actividades de la entidad. * Un consejo o comité de auditorfa que no acttia o que no es efectivo. Las organizaciones son completamente distintas entre sf, lo que hace que cada una de ellas ajuste una estructura adecuada de control en el nivel de riesgo, siendo ésta definida por el tamaiio y la complejidad del ente, Ahora, establecer la estructura de control no es suficiente, o simplemente no funciona si no es puesta en practica, es decir, si los controles definidos que permitan la mitigacién o el traslado del riesgo no se cumplen en la forma establecida y éstos no son evaluados constantemente. DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES, Aquellos factores directamente asociados con la estructura de la empre- sa, como son la direccién, coordinaci6n, divisién de funciones, asignacién de responsabilidades, se ven relacionados en la forma como la administra- cidn asume sus responsabilidades, en definir claramente la independencia de funciones operativas, custodia y registro, y la asignacién dentro de la estructura jerarquica de la empresa de responsabilidades asignadas. Uno de los varios mecanismos de control es una adecuada delegacién de funciones, con el fin de que un determinado proceso no sea ejecutado en su totalidad por una sola persona, teniendo este control por objetivo la impo- sibilidad de la manipulacién de la informacién o labor, evitando errores 0 inconsistencias con las politicas y précticas de la empresa. Esto significa que un proceso debe ejecutarse con diferentes personas, cada una de las cuales es responsable de una funcidn o tarea asignada, de forma tal que les permitan autocontrolarse. Por ejemplo, si se hace referencia a lo relacionado con el disponible, una persona encargada de efectuar los pagos por los diferentes conceptos no es la més indicada para realizar las respectivas conciliaciones del efec- tivo, ni para arqueos de caja; 0 una de las personas que deposita el efectivoCONTROLES ADMINISTRATIVOS ¥ CONTABLES 155 de Jos cobros del dia no debe tener la responsabilidad de registrar esos cobros, por Jo tanto, se debe contar con varias personas para ofrecer una seguridad razonable en cuanto a este elemento. Pero la divisién de responsabilidades y asignacién de funciones no es suficiente en algunas compafifas, en empresas pequefias un papel muy im- portante lo interpretan los gerentes, que son a la vez sus propietarios; en esta situacién es muy facil vulnerar los controles establecidos, esto se da en ciertas situaciones cuando el administrador esta estrechamente vincula- do con los procesos o las transacciones que alli se efectian. El establecer un alto grado de confianza con los empleados puede ser arriesgado, llevan- do a que ciertos controles clave sean omitidos. Puede presentarse el caso en el giro de cheques: este administrador pide a su empleado reservar algunos cheques en blanco que él posteriormente. utilizard en asuntos personales; esto tiene varias implicaciones, la primera, ta no correcta aplicacién de recursos para destinacién exclusiva de la em- presa, la segunda, pérdida del control en el consecutivo de la chequera, como consecuencia este empleado puede hacer autogiros. Esta divisién de funciones se debe programar para ser cumplida por va- rias personas; es necesario tener en cuenta momentos o instantes donde un. determinado empleado se vea imposibilitado para seguir ejerciendo su ta- rea, es e] caso de vacaciones, almuerzo, permisos, etc., por tanto, se hace indispensable contar con més personal que pueda cubrir estos espacios, para no retrasar el proceso y evitar errores o en caso extremo de fraudes. La correcta delegacién de funciones exige el conocimiento de los con- troles establecidos y la determinacién de un adecuado nivel de responsabi- lidades, junto con una apropiada capacitacién y entendimiento de} cargo asignado, previniendo el aumento de costos innecesarios en el proceso por fallas en el sistema. REGISTRO DE TRANSACCIONES EN EL SISTEMA Y VERIFICACIONES En el desarrollo normal del negocio un factor importante es identificar las transacciones que se realizan, y cudles de éstas afectan operaciones financieras y no financieras, para determinar la evolucidn de las transac- ciones y permitir asf un seguimiento de toda la operacién por el sistema de informaci6n de la organizacién. Este seguimiento consiste en comprobar que el proceso administrativo implantado en una organizacién es aplicado en forma efectiva o satisfacto- ria, por ende, se hace inminente y obligatorio el examen de la documenta- cidén que soporte todas las transacciones efectuadas por el ente, verificando Ja existencia y confiabilidad de los procesos y Ja correcta contabilizacién.156 La verificacién de documentos también implica que los soportes se ajus- tena las normas y formalidades legales, que los procedimientos contables se ejecuten apropiadamente, y que el personal asignado haya desarrollado dichos procesos en la debida forma. Asj, se pueden identificar procesos 0 ciclos clave, tales como ventas, compras y producci6n, para evaluar mas facilmente el procedimiento ad- ministrativo y contable. Por ejemplo, la evaluacién el ciclo de ventas o cuentas por cobrar se refiere al seguimiento del soporte a través del proce- so, como la funcién de facturacién, aceptacin de créditos, registro de cuen- tas por cobrar, y de los documentos soportes de facturaci6n por ventas; dicha factura debe cumplir con unos requisitos legales establecidos por el cédigo de comercio, y que sirven como una forma de control dentro de la organizacién como es llevar una numeracién predeterminada, firmas auto- rizadas, fechas, sellos, identificacién del cliente, etc. No es suficiente una adecuada organizaci6n, la aplicacién de una planeacién y sistematizacion en los procedimientos de ésta constituye un mecanismo mis de control; por ejemplo, la implantacién de instructivos o manuales asegura el cumplimiento adecuado de las practicas de la empre- sa, lo que lleva a una reduccién de érdenes verbales y decisiones apresura- das. En el caso del departamento de contabilidad, éste exige como minimo un catdlogo de cuentas y un flujograma del tramite contable que sirva de guia en los procesos. Adicional a lo anterior, el establecimiento de verificaciones de la infor- maci6n por terceros permite complementar el control ya definido, brinda la opci6n de detectar posibles errores 0 desfalcos. En el caso del otorga- miento de créditos, se puede presentar que éste no cuente con las garantfais apropiadas y, por ende, se hagan desembolsos que posteriormente no se puedan recuperar, se resalta una vez mas la oportuna y adecuada verifica- cién de la documentaci6n e inclusién en el sistema, por mantener la infor- maci6n actualizada y real. El control debe aplicar procedimientos adecuados que garanticen el regis- tro completo y correcto de las actividades desarrolladas; un elemento com- plementario es la informacién, donde no es suficiente la elaboracién periddica de informes, sino un adecuado andlisis por parte de personas con la suficien- te capacidad para evaluarlos y autoridad en Ja toma de decisiones. Anterior al sistema de control interno, en los elementos que conforman el control administrativo y contable se resalta la forma del registro y la verificaci6n, esta tiltima es la comprobaci6n de la existencia de un hecho en los asientos de los sistemas de informacién, los cuales son realizados al 100% o en forma de anélisis de pruebas estad{sticas, basados en la eviden- cia fisica y los papeles de trabajo. Tiene fuerza una forma de control que esTa TEVISLOD, 1a OME Se CR TS COT YORE SACU WEE RIVAR ISON cionar algo que sucedié 0 esta sucediendo; generalmente es volver a ver de nuevo. Dicha revisién es muy frecuente en los sistemas de registro, donde toma importancia si la informacién es adecuadamente registrada, para lo cual el control contable complementado con el operativo se basa en un catdélogo de cuentas, manual en el manejo de cuentas y paquetes contables, entre otros, siendo el catdlogo una relaci6n ordenada de las cuentas contables necesarias ‘a Ilevar el registro de un ntimero de transacciones, como por ejemplo el Decreto 2650/93. El manual de cuentas describe los movimientos de las ope- yaciones dentro del registro y el saldo que corresponde a cada parte de dicho catélogo, es decir, las formas de registro contable y por consiguiente la inclu- sin de esta informacién dentro del paquete o sistema contable. Existen técnicas de control que se realizan en transacciones que regis- tran contablemente las actividades del ente econdmico; este control es rea- lizado en los grupos de cuentas m&s empleadas, como por ejemplo:* « Fondo fijo de caja 1, Deben solicitarse pélizas y/o fianzas a todos aquellos empleados que manejen fondos. 2. Es necesario separar las funciones de custodia y manejo de fondos de las autorizaciones de pago y registros contables. 3. Para realizar entrega de efectivo debe existir autorizacién previa del funcionario responsable, y la adecuada comprobacién de las erogaciones correspondientes. 4, Establecer un maximo de pagos individuales. 5. Los comprobantes se deben cancelar con el sello fechador del pago en el momento de realizar el pago. 6. Los cheques de reembolso deben ser expedidos a favor de la persona encargada del fondo fijo de caja menor. 7. Prohibir el uso de los fondos de caja para cambiar cheques de los fun- cionarios, empleados, clientes 0 proveedores. 8. Codificar Jos comprobantes e identificar mediante nombres y firmas el responsable al que se efectué el pago. 9. El procedimiento para reposicién del fondo debe ser lo suficientemente 4gil como para evitar el exceso de fondos ociosos o la falta de efectivo para cubrir una emergencia. Mantilla, op. cit. Juan Ramén Santillana G., Establecimiento de sistemas de control interno, Ecafsa, Thomson Learning, México, 2001.158 SANDRA YOLIMA CAI 10. Efectuar arqueos periédicos y sorpresivos para impedir que se mezcle © se disponga de efectivo de otros fondos 0 de los ingresos entrantes para cubrir faltantes. * Caja y bancos 1. Verificar mensualmente que la suma de los saldos en registros de auxi- liares sea igual al saldo de la cuenta mayor. 2. Establecer que todos los cheques que se expidan sean nominativos; asimismo, fijar un importe minimo para efectuar pago por medio de los mismos. Responsabilizar a una persona del manejo de la cuenta de cheques. 4. Cada cheque que se expida debe estar apoyado en la documentacién correspondiente debidamente requisitada (previa revisién y autoriza- cin), y la péliza de egresos. 5. Elaborar programas de flujos de efectivo para prever oportunamente tanto la inversién de los sobrantes de dinero como la obtencién de créditos para cubrir necesidades de liquidez. 6. Establecer politicas para cancelar en un tiempo determinado aquellos cheques en transito que no han sido cobrados. 7. Afianzar a todos los empleados que manejan fondos. 8. Archivar en un lugar seguro y apropiado toda la documentacién que compruebe tanto los ingresos como los gastos. . Expedir cheques sdlo con firma mancomunada. 10. Conciliar mensualmente los estados de cuenta bancarios con el con- trol matriz de las chequeras y los registros contables. w * Inversiones y valores 1. Depositar los valores en caja fuerte, en algtin banco o en alguna otra institucién que fisicamente ofrezca seguridad. 2. Las operaciones que se realicen con los valores deben ser autorizadas por escrito por la alta administracién. 3. Se debe hacer un recuento peridico y sorpresivo de los valores por parte de un funcionario autorizado y en presencia del responsable de la custodia. 4. Los valores que por su naturaleza sean nominativos deben adquirirse a nombre de la entidad 0 estar endosados a favor de ésta. 5. Estar pendientes de la redencién de cupos por dividendos. 6. Los valores deben ser registrados en el balance a su costo de adquisi- cién o a su valor de mercado, o el mas bajo. 7. Los ingresos provenientes de valores se deben registrar en la fecha en que sucedieron, aun cuando no hayan sido cobrados.CONTROLES ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES: 159 « Cuentas por cobrar a clientes 1. Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la docu- mentacién de las cuentas por cobrar. 2. Es imprescindible disefiar politicas adecuadas para el otorgamiento de lineas de crédito. 3. Enviar periddicamente estado de cuenta a los clientes, con ef objeto de cerciorarse de que las cuentas que contablemente aparezcan pendientes de cobro sean reconocidas por los clientes. 4, Cualquier cancelacién de venta debe estar basada en la factura original correspondiente y la documentacién de soporte. 5. Debe llevarse un registro, en cuentas de orden, de las cuentas incobra- bles ya canceladas. « Inventario de mercanctfas 1. Deben estar bajo Ja custodia de un responsable autorizado. 2. Para un mejor control de las partidas que los integran, los registros conta- bles deben contar con informacién tanto en cantidades como en valores. 3. Separar contablemente las mercancias cuya venta cause Impuesto al Valor Agregado, de aquellas que no lo causen. 4. Debe existir un control sobre los articulos que se consideren obsoletos 0 que por otra causa hayan sido dados de baja en los libros y que fisica- mente se encuentren en el almacén. 5. Implantar medidas de seguridad contra robos, incendios, etc. 6. Toma y valuacién de inventarios fisicos. * Proveedores 1. Se deben hacer conciliaciones mensuales entre las cuentas de provee- dores y los estados de cuenta recibidos de los mismos. 2. Es necesario comparar los estados de cuenta de los proveedores con los registros contables. 3. Verificar el pago oportuno a proveedores con el objeto de evitar el pago de intereses de mora. 4. Vigilar las condiciones de pago establecidas con el objeto de benefi- ciarse con descuentos, 5. La suma de los adeudos a proveedores debe ser igual al saldo que apa- rece en la correspondiente cuenta del Mayor. 6. Esta cuenta debe reflejar los adeudos a cargo de la entidad provenientes del giro de sus actividades. 7. Los cortes de caja y entradas al almacén deben ser congruentes a efecto de presentar los saldos en estados financieros.160 SANDRA YOLIMA CANTE S. + Impuestos por pagar 1, La suma de todos los auxiliares debe ser igual a la cuenta contro] del libro mayor. 2. El pago de todo tipo de impuesto, derechos 0 aprovechamiento a que esta sujeta la entidad debe ser oportuno para evitar sanciones. 3. Es necesario establecer archivos adecuados para conservar todas las declaraciones presentadas, clasificadas por tipo de impuesto. 4. Es indispensable tener un adecuado conocimiento 0 contar con asesorfa especializada sobre el pago correcto y oportuno de los impuestos. 5, Contar con un calendario de obligaciones fiscales. * Otros pasivos a largo plazo 1. La suma de todos los auxiliares de otros pasivos debe ser igual al regis- tro del mayor. 2. La contratacién de este tipo de pasivos debe ser autorizada por la admi- nistracién, de acuerdo con la importancia del mismo. 3. Los contratos de compra y arrendamiento a largo plazo deben concer- tarse en relacién directa con la supervivencia de la entidad. * Gastos de ventas y administracién 1, Debe vigilarse, para efectos del control financiero, que los cargos reci- bidos a esta cuenta sean consecuentes con las actividades de ventas y administracién. 2. Los comprobantes de gastos (némina, notas, etc.) deben cumplir con los requisitos fiscales, 3. Cualquier cargo a esta cuenta debe estar previamente autorizado. 4. Respecto a aquellos gastos que provienen de amortizaciones de cargos diferidos o de depreciaciones de activos, los cargos de esta cuenta de- ben coincidir con los créditos correspondientes del activo. 5. Abrir registros auxiliares por cada subcuenta de gasto de naturaleza es- pecifica. 6. Los gastos deben corresponder al perfodo en que sucedieron. 7, Comparar individual y totalmente los niveles de gastos del periodo con su equivalente de ejercicios anteriores, e investigar las causas de una variacion significativa. EL CONTROL EFECTIVO Sin importar el tamafio o la complejidad de las organizaciones, existe una sensibilidad hacia el comportamiento interno de éstas, dando comoDMINISTRATIVOS Y CONTABLES 161 resultado un componente de gran interés como son las acciones que inclu- yen objetivos e implementacién de planes y estrategias que envuelven a toda la organizacién. Este ambiente implica la combinacién de factores que afectan a las po- Iiticas, las leyes, los procedimientos y los estdéndares éticos establecidos para obtener una seguridad razonable en la consecucién de unos objetivos, entre los que se cuentan la actitud de la administracion hacia los controles ya establecidos, la estructura jerarquica de la empresa, la forma como es asignada la responsabilidad, y la autoridad. También es importante la forma y/o los métodos para supervisar y dar cumplimiento a las politicas determinadas por la compafifa, sin olvidar la influencia de estas politicas y practicas en las personas que se ven directa- mente relacionadas con la forma como se afectan las operaciones y funcio- nes de la entidad. Es necesario, entonces, generar un ambiente propicio que permita a toda la organizacién obtener un sentido de responsabilidad y pertenencia, en forma tal que se cuente con personal adecuado al perfil del cargo y una adecuada motivacién, haciendo evaluacién periddica de éstos, permitien- do que estas evaluaciones sean para retroalimentacién. Se debe tener presente la forma de motivaci6n del personal, sin llegar a exigencias 0 a otorgar beneficios inusuales que, por el contrario, dafien el ambiente en Ja empresa, esto es, si al 4rea de ventas se le imponen metas muy altas y poco alcanzables, junto con una gran comisién, se puede gene- rar que los empleados alteren registros o reporte ventas ficticias por su tinico objetivo: la comisién. Por muy estable que sea la empresa, el control no ser efectivo si las acti- vidades a desarrollar no son realizadas por personal calificado, es entonces de gran importancia identificar aspectos clave como la seleccién y el recluta- miento del personal, para lo cual se debe contar con un perfil del puesto que permita a la organizacién seleccionar a quienes retinan las caracteristicas del cargo, combinado con programas de capacitacién que los haran mas aptos para el cumplimiento de diversas funciones y responsabilidades. Los requi- sitos de admision y un constante interés de los directivos por los empleados son factores importantes, que se ven reflejados en el compromiso de éstos para con la empresa, y asi se protege a la entidad de posibles malos manejos. ACTIVIDADES DE CONTROL Con la aplicacién del control interno, las formas de control policivas ya mencionadas cambian de manera tal, que permiten a la organizacién diri- girse mds efectivamente hacia los objetivos propuestos.162 SANDRA YOLIMA CANTE S. El control interno puede dividirse en dos grandes grupos: administrativo y contable. En cuanto al administrativo, es el plan de organizacién y todos los métodos que facilitan Ja planeacién y el control de Ja empresa (planes y presupuestos). Con relaci6n al contable, se puede decir que comprende métodos y procedimientos relacionados con la autorizacién de transaccio- nes, tal es el caso de los registros financieros y contables, entre otros. El control interno contable representa el soporte sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita dnicamente a la confiabilidad en la manifestacién de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evaltia el nivel de eficiencia operacional en los procesos con- tables y administrativos. Sin embargo, es importante sefialar que para que un control interno rinda su objetivo debe ser oportuno, claro, sencillo, 4gil, flexible, adaptable, eficaz, objetivo y realista. El control interno en una entidad est4 orientado a prevenir o detectar errores ¢ irregularidades, la diferencia entre estos dos es la intencionalidad del hecho: el término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término irregular se refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los esta- dos financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que dis- minuya la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se rela- cione con falsificacién, fraude o colusién, y aunque posiblemente los mon- tos no sean significativos 0 relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que éstos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conduccién del negocio. Esto consiste en resguardar los activos contra la situacién que se consi- dere en peligro de pérdida, es decir, si a menudo se presenta esta situacidn, se debe tratar de eliminarla o reducirla al mAximo; la idea es tratar de fomentar la eficiencia en el manejo de las operaciones, es el desempefio realizado por las politicas fijadas de la organizaci6n y, por Ultimo, procurar que el control interno establecido dé como resultado mantener a la admi- nistraci6n informada del manejo operativo y financiero, y que dicha infor- macién sea confiable y Hegue en el momento mds oportuno, para asi permitir ala gerencia tomar decisiones adecuadas a Ja situacién real que est atra- vesando la empresa. Las deficiencias 0 debilidades del sistema de control interno detectadas através de los diferentes procedimientos de supervisi6n deben ser comuni- cadas para adoptar las medidas necesarias. Seguin el impacto de tas defi- ciencias, los destinatarios de la informacién pueden ser tanto las personasOSG CONTROLES ADMINISTRATIVOS ¥ CONTABLES, 163 responsables de 1a funcién o actividad implicada como las autoridades su- periores. La autoridad superior del ente debe procurar difundir y vigilar la observancia de valores éticos aceptados, que constituyan un sélido funda- mento moral para su conduccién y operaci6n. Tales valores deben enmar- car la conducta de funcionarios y empleados, orientando su integridad y compromiso personal. Naturaleza del control interno Como lo recuerda Bailey,” segtin Coso el control interno es un proceso efectuado por la junta directiva, la gerencia y otro personal directivo supe- rior, disefiado para proporcionar seguridad razonable en cuanto al logro de los objetivos en las siguientes categorfas: a) confiabilidad de la presenta- cién de informacién financiera, b) eficacia y eficiencia de las operaciones, y c) cumplimiento de las leyes y regulaciones correspondientes. Una vez establecidos los objetivos, la gerencia debe también establecer el proceso que estimula su cumplimiento y togro por parte de los emplea- dos. Por consiguiente, los cinco componentes siguientes son criticos para el éxito del procedimiento de control interno: Ambiente de control. Establece el tono a seguir dentro de Ia entidad, lo cual influye en la conciencia de control que tienen los empleados. Como es el clemento que establece la disciplina y la estructura, el ambiente de con- trol sirve como cimiento para los demas componentes del control interno. Evaluacion del riesgo. Es el proceso que debe conducir la entidad para identificar y evaluar cualquier riesgo que tenga relevancia para sus objetivos. Una vez hecho esto, la gerencia debe determinar cémo se manejan los riesgos. Actividades de control. Estas son las politicas y los procedimientos que ayudan a asegurar el cumplimiento de las direcciones de la gerencia. Informacién y comunicaci6n. Estos elementos clave ayudan a la geren- cia a cumplir con sus responsabilidades. La gerencia debe establecer un proceso oportuno y eficaz para la transmisién de comunicaciones. Vigilancia. Es el proceso empleado por la entidad para evaluar la cali- dad de su desempefio en materia de control interno al correr del tiempo. Es relevante que todos los componentes del control interno sean efecti- vamente interrelacionados y aplicados, en este caso se enfatiza sobre la importancia de las actividades de control dentro de una organizaci6n, don- de se muestran herramientas que anteriormente no contaban con la impor- 7 Lamy P. Bailey, Gufa de auditoria, Harcour Brace, Espaiia, 1998.164 SANDRA YOLIMA tancia necesaria en pro de las metas del ente, pero que en la actualidad juegan un papel esencial para éste. Las actividades de control* son polfticas y procedimientos que llevan a asegurar que se estan llevando a cabo las directivas administrativas. Tales actividades ayudan a asegurar que se estén tomando las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la consecucién de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a todo lo largo y ancho de la organizacién, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de activida- des tan diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconci- liaciones, revisiones del desempefio de operaciones, seguridad de activos y segregacién de responsabilidades. Las actividades de control son clasificadas por SAS-55 como a) revision del desempefio, b) procesamiento de informaci6n, c) controles fisicos y d) separaci6n de funciones.? Revision del desempefio. Las actividades de control incluyen politicas y procedimientos especificos concernientes a la evaluacién del desempefio (ejecucién) de la entidad (en parte o en total). Por ejemplo, una revision del desempefio puede comprender la comparacién de a) informacién financie- ra presupuestada con los resultados tenidos 0 b) los resultados de las opera- ciones del afio anterior con los de este afio. Una revisién del desempefio incorpora no solamente la comparacién de juegos de informacién y datos, sino también el andlisis critico y las recomendaciones para mejorar. Procesamiento de informacion. Controles relacionados con el procesa- miento de informacién tienen que ver con lo correcto, lo completo y la autorizaci6n de transacciones. Estos controles pueden clasificarse como generales y de aplicaciones. Los controles generales estan relacionados con las siguientes actividades del sistema de informacién de la entidad: * Operaciones del centro de datos * Adquisicién y mantenimiento del software de sistemas * Seguridad de acceso « Desarrollo y mantenimiento de temas de aplicacién Los controles de aplicaciones tienen que ver con aplicaciones especifi- cas, como por ejemplo el procesamiento de la némina o de compras. Estos controles pueden clasificarse como de entrada (input) (relacionados con la integridad de los datos en movimiento de un punto a otro), de procesa- miento (relacionados con el procesamiento apropiado de todas las transac- 5 Coso, op. cit. ° Bailey, op. cit.CCONTROLES ADMINISTRATIVOS ¥ CONTABLES 165 ciones autorizadas), y de salida (relacionados con lo correcto de lo proce- sado y su distribucién). Controles fisicos. Estos tienen que ver con la proteccién fisica de acti- vos; por ejemplo, limites o controles para e] acceso a activos (que incluyen documentacién que autoriza el movimiento de activos), y conteos periddi- cos, ademas de comparaciones entre lo contado y las existencias en libros. Separacién de funciones. Este concepto se basa en la necesidad de sepa- rar la responsabilidad de custodiar un activo de las responsabilidades de contabilizarlo y emplearlo. Se establece un sistema de medidas para ase- gurar la competencia e integridad del personal que hace imposible que una misma persona o departamento controle una transaccién en grado tal que no se genere una revisién interdepartamental de lo ocurrido. Parte II. ALGUNAS HERRAMIENTAS DE ANALISIS E| anilisis y Ja evaluaci6n del control interno requieren del uso de herra- mientas apropiadas que lo faciliten. A continuacién se presentan las mas utilizadas. La lista no es comprensiva. LisTAS DE CHEQUEO Apuntan a obtener informacién relacionada con aspectos especificos de dreas donde se desarrollan procesos, con el fin de detectar posibles deficiencias. Talleres o cuestionarios que solicitan una Gnica respuesta [Si, Noo N/A] TECNICAS DE DIAGRAMAS DE FLUJO Consiste en una representaci6n grafica que sefiala los pasos secuenciales de un proceso y la relacién existente entre ellos. Se usa cuando en el anili- sis de procesos y de procedimientos se desean identificar oportunidades para contribuir a su mejoramiento.166 Inicio y final del proceso Lineas del flujo de informacion Operacién de control y verificacion Documento de entrada al proceso Documento fuente de referencia que no se desplaza dentro del diagrama Archivo permanente Decisién Entrada de informacién manual Almacenamiento de datos Digitacién de informacién Condicién de tiempo (dentro de ét se escribe el tiempo) Indica la continuaci6n del flujo en un proceso diferente al ficado. Indica interrupcién y reinicio del diagrama de flujo RetrasoCONTROLES ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES 167 SEGUIMIENTOS Establecidos unos procedimientos se monitorea el cumplimiento de ob- jetivos con el propésito de llegar a metas trazadas. Por indagaci6n dentro y fuera del proceso, empleado para ello cuestio- narios, observaciones, etc. TECNICAS COMPUTARIZADAS Permiten evaluar o desarrollar procesos de control en extremo dificiles de Jograr en forma manual. Facilitan el manejo de volimenes altos de datos y un completo registro Software generalizados de auditoria: ITF [Integrated Test Facility] SOFTWARE ESPECIALIZADO Caracteristicas especiales con programas y aplicaciones légicas. Tiene una cobertura més amplia de las responsabilidades del auditor ProAudit Advisor Risk Rankign Advisor Risk 99 TECNICAS DE MUESTREO ESTAD{STICO Método para conocer lo que sucede en muchas partidas examinando s6lo una parte de ellas. Conclusién sobre una poblacién Los resultados serdn objetivos y definibles Se reduce el niimero de la muestra Cubre diferentes localidades Simple de aplicar MUESTREO DETERMINANDO LA SUFICIENCIA DE LA EVIDENCIA. Segtin Bailey!® bas4ndose en hechos conocidos e] auditor puede decidir que todas las transacciones o saldos que integran una cuenta deben revisarse para obtener evidencia suficiente. En los hechos, sin embargo, el auditor examinard menos del 100% de estas transacciones o saldos (“lo comproba- ‘0 Tbidem.168 SANDRA YOLIMA CANTE S. r4 aun nivel inferior al 100%”), El muestreo en la auditoria se considera en SAS-39 (Muestreo en la Auditoria). El muestreo pucde ser estadistico o no estadistico en su naturaleza. Es interesante destacar que antes de la emisién de SAS-39, las normas estu- diaron los muestreos estadisticos en detalle, pero dedicaron poca atencién a los no estadisticos 0 a los muestreos en general. SAS-39 reconoce que desde una perspectiva conceptual los muestreos estadfstico y no estadisti- co son muy similares. De hecho, SAS-39 trata el muestreo en general y hace pocas referencias a conceptos 0 procedimientos que se identifiquen exclusivamente con el estadistico 0, alternativamente, con el no estadistico (AU 350.03), HoJAS DE TRABAJO/ENTREVISTAS Planeacién [Conocimiento, obtencidén de informacién] Procedimientos [Pruebas] Concluye: Qué encontré, qué hizo, c6mo lo hizo y conclusién. Parte III. CoNTROLES ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES EN EL SECTOR GUBERNAMENTAL COLOMBIANO La Constitucién Politica de 1991 presenta diferentes tipos de controles a Ja gestién publica, dentro de los cuales esté el fiscal que es ejercido por las contralorias y cuyo objetivo es la vigilancia de la gestién fiscal, posterior y selectiva. Esto se logra a través del control de resultados aplicando siste- mas de control fiscal como el financiero, de legalidad, de gestidn, fisico, la valorizacién de los costos ambientales y la revisién de cuentas. Las accio- nes legales seguidas son los procesos fiscales de donde se derivan, si es pertinente, sanciones impuestas mediante ejecuciones fiscales tales como amonestaciones, suspensiones, remociones y multas. La necesidad del control al gasto piblico da origen a las normas que con- tienen los mecanismos que amparan directamente los planes, proyectos y programas econémicos aprobados en las leyes y decretos de presupuesto, normas que con su expedicién y aplicacién dan confianza a las personas sobre las actuaciones de los ejecutores y de los érganos de control. La esencia de estas normas es brindar instrumentos con los cuales se asegure el ejercicio del control y que garanticen el desarrollo del programa politico y econémico acordado atendiendo las prioridades, sin permitir despilfarros y dejando ver Ja transparencia con que han actuado Jos 6rga- nos y los responsables del manejo de los recursos humanos, fisicos y finan- cieros del Estado.CONTROLES ADMINISTRATIVOS ¥ CONTABLES 169 Los procedimientos y las técnicas de auditorfa conocidos y aplicados en las empresas del sector privado son aplicados total o parcialmente en las entidades del sector pblico de acuerdo con el sistema de control que se esté Ievando a cabo, con observacién de los principios de contro! fiscal. Ain asi, es importante describir brevemente lo que se entiende por auditoria, por control interno y por control fiscal. Para iniciar, a continua- cién se presentan algunas clasificaciones, definiciones y caracteristicas contenidas en diferentes documentos sobre los diferentes tipos de auditorfa que se conocen. Ladenominacién “auditorfa empresarial” indica especificamente el cam- po donde debe desenvolverse la auditorfa, que es la empresa, de cualquier clase que sea. El alcance y el objetivo dan lugar a las clases de auditoria, las cuales representan distintas facetas de la misma. Aupiroria Auditoria es el examen objetivo, sistematico y profesional de los procedi- mientos y las operaciones financieras y administrativas, asf como de las ci- fras de una entidad publica o privada, Ilevado acabo mediante el desarrollo de actividades de revisin, andlisis y critica de tos mismos, efectuadas con posterioridad a su ejecucién, con el fin de verificar, evaluar, controlar y ela- borar un informe que contenga comentarios, conclusiones, recomendacio- nes y, en el caso de examen de estados financieros, el dictamen respectivo. La auditoria también se define como la técnica que mediante el andlisis y la verificacién de todos los documentos basicos de la empresa, de la contabi- lidad y demas elementos de informacién verbales y escritos, con observa- cién de las normas de auditorfa generalmente aceptadas y de los principios de contabilidad generalmente aceptados, permite obtener evidencia para emitir una opinién sobre el grado de fidelidad con que se presenta en los estados financieros la situacién financiera de la empresa o cualquier otro aspecto parcial de la misma, brinddndole la autenticidad que requiere. Como puede observarse, Ja auditoria no se limita sélo al aspecto conta- ble cuando se trata de analizar y verificar Ja situacién patrimonial y de resultados de la empresa, lo que es importante pero no es suficiente. La empresa tiene un entorno cada vez m4s complejo por la gran cantidad de problemas nuevos que abarcan campos y situaciones diversas. La contabilidad registra en sus libros el resultado de las operaciones de la empresa de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, registros en donde cabe el error y, a veces, la intencién. Hay muchos aspectos que sin tener reflejo contable son susceptibles de crear derechos y obligaciones, y es necesario considerarlos en el momento de170 SANDRA YOLIMA CANTE 8. establecer la verdadera situacidn. La auditorfa puede detectar estas defi. ciencias evitando perjuicios tanto para la empresa como para todo lo rela- cionado con ella, Auditoria de control interno, Examen fundamental e indispensable desarrollado para poder efectuar una auditoria profesional, que trata de establecer si todas las medidas adoptadas por los propietarios y directores de empresas y negocios, o por administradores y gerentes, relacionadas con Ja adopcién de un plan de organizacién y el establecimiento de un conjunto de métodos y procedimientos, sirven para dirigir y controlar las operaciones, actividades y actuaciones relacionadas con la administraci6n de los recursos de las entidades puestos bajo su responsabilidad, y que estas medidas estén encaminadas a la debida protecci6n de los activos, a garantizar la veracidad de los registros contables, la eficiencia operativa y el acatamiento de las politicas trazadas por la administracién, Se constituye como factor prioritario dentro de los procedimientos de auditoria, cuyos resultados debidamente ponderados sirven de herramienta basica para que el auditor proyecte y determine el alcance y la extensidn de los procedimientos de auditorfa a aplicar. La necesidad de la evaluacién del sistema de control interno por parte de un auditor se fundamenta en la segunda norma de auditorfa relativa a la ejecucién del trabajo: “Debe hacerse un apropiado estudio y una evaluacién del sistema de control interno existente, de manera que se pueda confiar en él como base para la determinacién de la extensién y oportunidad de los procedimientos de auditoria” (Art. 7°, Ley 43 de 1990) Esta norma debe ser observada estrictamente por todo contador piiblico at realizar una auditorfa, revisorfa fiscal 0 en el examen de estados financieros, con el propésito de identificar, documentar, evaluar y probar todos los con- troles internos para establecer su grado de confianza en el mismo y asf redu- cir el alcance de las pruebas sustantivas relacionadas, ya que los resultados de esta evaluaci6n una vez analizados, unidos a su nivel profesional, su expe- tiencia y su juicio equilibrado, hacen que este profesional pueda determinar la extensién y el alcance de los procedimientos de auditorfa necesarios. Una auditoria del sistema de control interno tiene como objetivo probar si el sistema existente asegura que los errores 0 irregularidades relaciona- dos con la salvaguardia de bienes, fiabilidad de registros financieros, exis- tencia de normas y procedimientos que tienen que ver con la eficiencia operativa y el acatamiento de las politicas trazadas por la administracién, pueden descubrirse y corregirse con prontitud razonable. E] sistema de control interno incluye controles contables y controles administrativos, y unos y otros pueden repercutir directa o indirectamente en la preparacién de la informaci6n financiera.CONTROLES ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES, 171 La administraci6n tiene la responsabilidad de implantar y mantener un sistema de control interno adecuado y, por tanto, el auditor comunica a ésta las debilidades significativas identificadas en el estudio de éste, Para el contador pablico es importante evaluar el sistema de control inter- no como un procedimiento de auditoria y para acatar las normas de auditoria existentes; sin embargo, la auditorfa de control interno puede ser ejecutada por un profesional de otra disciplina en el caso de a revision y evaluacién que se efecttia como desarrollo de un plan de vigilancia administrativa. EL CONTROL INTERNO La Constituci6n Politica de 1991 establece como atribucién del contralor general de la reptiblica, entre otras, la de “conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del Esta- do” (Constitucién Politica de Colombia, Art. 268, numeral 6). El mismo ordenamiento obliga a las entidades puiblicas a “disefiar y apli- car segtin la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la Ley” (Constitucién Politica de Colombia, Arts. 209 y 269), Por tal motivo se expide la Ley 87 de 1993 como marco del sistema de control interno, con la cual se establecen normas para el ejercicio del con- trol interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras dis- posiciones, A raiz de que la nueva Constitucién sefialé en su articulo 209 que la administracidn publica en todos sus érdenes tendria un control interno, surgié la necesidad de diferenciar lo que es un sistema de control interno y una unidad u oficina de control interno, auditoria interna, oficinas de con- trol administrativo, u otro nombre que cada entidad haya adoptado. Se debe tener en cuenta que el control interno no es una oficina, es una actitud, un compromiso de todos y cada uno de los funcionarios de la enti- dad, desde la gerencia hasta el nivel mds bajo de la organizacion. De acuerdo con la Ley 87 de 1993, el Control Interno es un sistema inte- grado por el esquema de organizacién y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanisnios de verificacién y evalua- cién adoptados por la entidad para que, como parte del ciclo administrativo, garantice razonablemente que sus actividades, operaciones, actuaciones, asf como la administracién de la informacién y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas vigentes, dentro de las polfticas prescritas y los objetivos y metas programados para el cumplimiento de su misién. El control interno se concibe y se organiza de manera que su ejercicio sea intrfnseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes172 SANDRA YOLIMA CANTE 5. en la entidad, en especial de las asignadas a aquellos que tengan respon- sabilidad de mando. El compromiso de cada funcionario al realizar una actividad dentro de la organizacién es ejercer un control sobre la misma, esto es lo que comtin- mente se llama autocontrol, con el fin primordial de lograr el mejoramien- to continuo de la entidad, por lo que cada uno tiene en cuenta las metas y los objetivos en el trabajo y los procedimientos para lograrlo. Ademés, el control interno se hace efectivo en la medida en que la alta direccién sc responsabilice del establecimiento y desarrollo del sistema de control interno, Para ello en cada organizacién se crea: * Conciencia de responsabilidad y del papel que juega cada uno dentro de la organizacién * Procedimientos permanentes, autorizados y por escrito + Chequeos autométicos * Niveles de autoridad claramente definidos * Documentacién soporte Para el sistema de control interno es basico que sea revisado y acordado por la direcci6n y su equipo ejecutivo, teniendo en cuenta que los procedi- mientos, la utilizacién de los recursos, la estructura y el planeamiento estraté- gico deben apuntar a la misién social y técnica que da origen a cada instituci6n. Conel fin de alcanzar la calidad total en la gestidn del Estado, el sistema de control interno est4 compuesto por: la unidad u oficina de control inter- no, las politicas y los objetivos estratégicos, los planes de organizacién, los métodos y procedimientos de autorizacién y registro dentro del marco le- gal y de custodia de los recursos del erario publico, practicas sanas para el cumplimiento de los deberes y funciones, personal idéneo, sistema de méritos y sanciones, y normas de calidad y ejecucién. La administracién del sistema de control interno se fundamenta en prin- cipios tales como: * Celeridad, con el que la entidad procura que sus actuaciones sean giles y diligentes, en tal forma que garanticen la calidad y oportunidad de los servicios ofrecidos. + Economia, con la cual la administracién busca que en igualdad de con- diciones de calidad, los bienes y servicios se obtengan al menor costo y en el menor tiempo posible. * Eficiencia, que orienta a la entidad hacia el logro de una adecuada y conveniente utilizacién de sus recursos humanog, fisicos y financieros, con el propésito de maximizar sus resultados.CONTROLES ADMINISTRATIVOS Y¥ CONTABLES 173 Eficacia, que lleva a la administraci6n a que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden relacién con sus metas y objetivos. + Equidad, en donde la administraci6n identifica los receptores de su ac- cién econémica analizando y otorgando en la justa medida, de confor- midad con Ja naturaleza de la entidad, la distribucién previsible de costos y beneficios. Imparcialidad, con Ja cual la administraci6n actuard teniendo en cuenta que la finalidad de sus procedimientos es garantizar los derechos de las personas que participan directa e indirectamente de la gestién propia de su naturaleza. + Tgualdad en el ejercicio de las funciones propias de su objeto social, para lo cual la administraci6n aplicaré criterios de equilibrio y unifor- midad que permitan la adecuada prestacién del servicio y distribucién de los negocios. * Moralidad observada en las actuaciones de los empleados involucrados en la gestion de la entidad, quienes responderén a conductas y compor- tamientos enmarcados en la buena fe, la honestidad y la rectitud que la prestacién de un servicio impone. * Valoracién de costos ambientales. En virtud de este principio, la enti- dad propende por la conservacién del medio ambiente y los recursos naturales, en las zonas en que intervenga en razén de la prestacién del servicio en desarrollo de su objeto social, midiendo el impacto por el uso de los mismos. En desarrollo de estos principios, la unidad de control interno es la en- cargada de evaluar independientemente aspectos tales como: la economfa, eficiencia, eficacia y equidad observadas en las operaciones contables, fi- nancieras y administrativas, asf como en los demas controles, tales como los financicros, administrativos, de gestion, disciplinarios y de cualquier otra naturaleza, con el objeto de ayudar a la administracién a alcanzar las metas y los objetivos previstos, dentro de un enfoque de excetencia en la prestaci6n de sus servicios. Por lo tanto, un sistema de control interno responde a las siguientes po- liticas: * Elestablecimiento, actualizacién y modernizacién de los procedimien- tos y las técnicas que aseguren un oportuno y eficaz control. * La identificacién de riesgos, prevencién de errores y toma oportuna de acciones correctivas. * La adopcién de medidas para evitar el fraude y la corrupcién adminis- trativa.174 SANDRA YOLIMA CANTE s, SANDRA YOLIMA CANTE S. * El disefio e implementacién de adecuados niveles de informacién y de comunicacién, * La institucionalizacién del autocontrol como Proceso permanente de medici6n, verificacién y evaluacion de la gestion. * Elalcance de una cultura de mejoramiento continuo, Para lograr los objetivos Propuestos, la unidad de control interno debe observar en su trabajo criterios tales como: * Oportuno, en tiempo, y posterior a las operaciones. * Objetivo, es decir, basado en normas, técnicas y procedimientos de auditoria generalmente aceptados. * Planeado y sistematico, es decir, determinando con anticipacién qué hacer, cémo hacerlo, cudndo hacerlo, quiénes deben hacerlo. * Profesionalmente dirigido, y * Tener funcién de asesor de la alta gerencia. El sistema de control interno debe ser aplicado a toda la estructura orga- nizacional de la entidad: empleados, Areas, Procesos, actividades y opera- ciones. El tamafio de ia unidad U oficina de control interno debe definirse con el criterio de cubrimiento tanto en las areas de apoyo como de las Para respaldar y apoyar permanentemente et funcionamiento del siste- ma de control interno, se siguen acciones de aseguramiento tales como: * Identificacién de Oportunidades, amenazas, debilidades y fortalezas, * Revaiuacién sistemdtica de objetivos y metas programadas. * Mantenimiento de planes de contingencia que operen en situaciones de conflicto o crisis. * Identificacin de errores y riesgos, sus causas Y prevenciones. * Mejoramiento continuo de procesos. * Confrontaci6n entre patrones y resultados. * Accién y toma de decisiones oportunas * Aplicacién de recomendaciones resultantes de la evaluacién del control interno.CONTROLES ADMINISTRATIVOS ¥ CONTABLES 115 + Establecimiento de mecanismos que faciliten el control y Ja participa- cidn de los empleados. + Mantenimiento de adecuados programas de capacitacién. + Evaluacién sistematica de la estructura organizacional. Establecido y desarrollado, el sistema de control interno cuenta ademas con sus propios mecanismos de evaluaci6n y verificacién. El sistema de control interno consta por escrito y sera documentado, por lo que dispone de un conjunto de documentos y manuales de procedimien- tos. En forma ordenada y sistemética éstos exponen, informan y sefialan, como minimo: + Memoria histérica * Misién y politicas que orientan su cumplimiento + Planes, programas y proyectos ¢ Estructura organizacional * Sistemas de informacién * Sistemas de autorizacién y registros + Régimen de administracién y desarrollo del recurso humano + Instrumentos de comunicacién * Procedimientos para la operacién y comerciatizacién de bienes y servicios * Mecanismos de atencién al cliente * Sistemas de contratacién * Sistemas de auditoria interna Generalmente la concepcién, ¢! disefio, la elaboracién y actualizacién de estos documentos y manuales nace en cada una de las reas funcionales en coordinacién con las oficinas de planeacidn y organizacién en lo de su competencia. SISTEMA DE CONTROL INTERNO De acuerdo con la Circular externa No. 31 de diciembre de 2000, emiti- da por la Contadurfa General de la Nacién, el sistema de control interno contable se enmarca dentro del sistema de control interno institucional es- tablecido por la Ley 87 de 1993, en lo relacionado con los procesos para el manejo de los recursos, bienes y sistemas de informacién, a efectos de garantizar que las entidades registren sus transacciones en forma exacta, veraz y oportuna, de tal manera que permitan emitir los informes contables que faciliten la gestidn y contribuyan a lograr los resultados de las entida- des y organismos ptiblicos.116 SANDRA YOLIMA CANTE S. Definicién. El sistema control interno contable, en las entidades y orga- nismos ptiblicos, est4 asociado a la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificacién en las actividades propias del proceso contable, que garantizan que la informacién financiera, econdémica y social cumple con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales que establece el Plan General de Contabilidad Ptiblica, revelando sin ambigtiedades y con adecuada precisién en la informacién generada, tanto la situacién como Jos resultados de las operaciones efectuadas. Objetivo. El objetivo principal del sistema de control interno contable esta dirigido a garantizar el cumplimiento de: * Las condiciones y cualidades de la informacién contable. * Los principios, normas generales y técnicas del proceso contable. + Los instructivos y procedimientos de contabilidad piiblica orientados a la preparaci6n, presentacién y difusién de estados contables e informes com- plementarios utiles y confiables, incluyendo los de perfodos intermedios. Elementos. En consonancia con las Guias para la implantacién de los sistemas de control interno y bdsica de la Oficina de Control Interno, expe- didas por el Consejo Asesor y el Comité Interinstitucional en la materia y, los articulos 10 a 15 del Decreto 2145 de 1999, Contadurfa General de la Nacion, Circular externa No. 31 de diciembre de 2000, constituyen cle- mentos de! sistema de control interno contable los siguientes: Ambiente de control interno contable. El ambiente de contro! da el tono de una organizacién, influenciando la conciencia de control-autocontrol de sus funcionarios. Es el fundamento de todos los demas componentes del control interno, proporciondndole disciplina y estructura, Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de los funcionarios; la filosofia y el estilo de ope- racion de la administracién; la manera como la administracién asigna au- toridad y responsabiliza, y como organiza y desarrolla su personal; y 1a atencion y direccién proporcionada por el gerente piiblico y el comité o consejo directivo. Los factores especificos del ambiente de control interno contable se refieren a la cultura, el conocimiento, la integridad y la compe- tencia técnica de la administracién para velar por la 6ptima y eficiente operacién del entorno contable incluyendo areas, personas, procesos, pro- cedimientos, informes y controles, entre otros. Operacionalizacion de los procesos administrativos. Se refiere a la co- herencia e interrelaci6n existente en los procesos fundamentales de 1a ad- ministracion, es decir, direccién, planeaci6n, organizacién, ejecucién y seguimiento y control de las actividades relacionadas con el proceso conta-CONTROLES ADMINISTRATIVOS ¥ CONTABLES 117 ble, desde el reconocimiento de los hechos hasta la generacién y revelacién de los estados contables de los entes puiblicos, con el propésito de identifi- car, valorar y controlar los riesgos que puedan afectar el logro de los obje- tivos de confiabilidad y utilidad de la informacién contable, Sistema de informacion y documentacién. La existencia de sistemas de informaci6n que integren las distintas funciones, fuentes, Areas, actividades Y procesos para el reconocimiento de las transacciones contables con ade- cuada consistencia, objetividad y transparencia, es uno de los elementos fun- damentales del sistema de control interno contable en las entidades puiblicas. Por su parte, la documentacién de estos distintos procesos y actividades induce la obligacién de elaborar manuales de procesos y funciones que especifiquen claramente las tareas que deben cumplirse en las areas invo- lucradas en la emisién de estados e informes contables, asi como en el disefio y Ia revision periddica del sistema de indicadores para la gestion y ios resultados institucionales de las dependencias del rea financiera. Retroalimentacién y mejoramiento continuo: esta constituido por el con- junto de acciones y mecanismos motores de gestion que, de ser utilizados adecuadamente por las entidades, permiten corregir, encausar 0 motivar comportamientos estracturales, como resultado de las recomendaciones de las Unidades de Control Interno o quienes hagan sus veces. CONCLUSIONES La importancia que est adquiriendo el control interno en los tltimos tiempos, a causa de numerosos problemas producidos por su ineficiencia, ha hecho necesario que los miembros de los consejos de administracién asuman de forma efectiva unas responsabilidades que hasta ahora se ha- bian delegado a los niveles intermedios. Por eso es necesario que Ja admi- nistracién tenga claro en qué consiste el control interno para que pueda actuar al momento de su implantacién. El control interno no tiene el mismo significado para todas las personas, Jo cual causa confusién entre empresarios, profesionales, legisladores, etc. En consecuencia, se originan problemas de comunicacién y diversidad de expectativas, lo cual da origen a problemas dentro de las empresas. Una organizacién que busca cumplir las metas propuestas tanto a largo como a corto plazo, debe ser consciente de la importancia de conocer los tiesgos a los que est expuesta en los diferentes escenarios en los que se desenvuelve. No es suficiente con conocer la parte operativa y 1a estructura del ente, €s necesario ir mds alld, conocer el negocio, lo que significa determinar sus fortalezas y debilidades, darle un punto hacia dénde dirigirse, lo cual es consecuente con una adecuada administracién de riesgos.178 SANDRA YOLIMA CANTE 8. El andlisis no se detiene aqui. Queda, para otra oportunidad, como apli- ca Jo anterior en ambientes computarizados y en organizaciones altamente automatizadas. Los desarrollos en este punto son impresionantes y exce- den el alcance del presente trabajo. BIBLIOGRAFfA Bailey, Larry P., Guéa de auditorta, Harcourt Brace, Espafia, 1998. Blanco Luna, Yanel, Revisoria fiscal como auditorfa integral, PVP Grafi- cos S.A., Colombia, 1999. Brink, Victor y Hernan Witt, Auditoria interna moderna. Evaluacion de operaciones y controles, Ecafsa, Thomson Learning, México, 1988. Coso, Control interno. Estructura conceptual integrada, Ecoe, Bogota, 2000. Leonard, W., Auditoria administrativa. Evaluacién de métodos y eficien- cia administrativa, Editorial Diana, México, 1990. Mantilla Blanco, Samuel Alberto, Auditorfa/Aseguramiento de la informa- cién. Estructura conceptual de la auditorfa: de la revisién al asegura- miento. 2001 http://www.javeriana.edu.co/Facultades/C_Econom_y_Admon/ SAMantilla/ Poch, R., Manual de control interno, segunda edicién, Gestién 2000, Bar- celona, 1992. 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