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Modulo 3 PDF
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03]
ARQ - S.A.
Gerencia - Interventora - Gestin Urbanstica
Mdulo 3
Gua bsica para implementar un sistema de gestin de calidad en las organizaciones de consultora
de diseo arquitectnico
Documento preliminar
Hernando Vargas Caicedo
Comit de redaccin
Juan Guillermo Cleves
Guillermo Fischer M.
Luis Alfonso Prez Orozco
Mario Pinilla Lozano
Oscar Rodrguez Valdivieso
Jorge Santander Ramrez
Enrique Silva Gil
Sergio Trujillo Jaramillo
Philip Weiss Salas
Mara Carrizosa Bermdez
ISBN
Presentacin . ....................................................................................................... 7
ndice de contenido
[01]
Introduccin a la norma NTC ISO 9001: 2000................................................... 13
Cules son las normas ISO?.........................................................................................14
Principios de gestin de la calidad ISO 9000.................................................................14
Conceptos generales de un sistema de calidad..............................................................15
Definicin de calidad....................................................................................................15
Gestin de la calidad................................................................................................15
Sistema de gestin de calidad..................................................................................16
Propsitos de la implementacin de un sistema de gestin de la calidad.......................17
Pilares de un sistema de gestin de la calidad...............................................................17
Enfoque basado en procesos....................................................................................17
Mejoramiento continuo...........................................................................................19
[02]
Implementacin de un sistema de la calidad NTC ISO 9001:2000............... 21
Fase 1: Inicial o de Planeacin del sistema de gestin de la calidad............................. 21
Declaracin y establecimiento de compromiso por la direccin......................................21
Conformar un comit directivo y de calidad y la designacin de un
representante de la direccin........................................................................................22
Anlisis interno de la organizacin y planteamiento de misin y visin..........................23
Resultados de la fase de planeacin..............................................................................24
Fase 2: De diseo y formulacin de la documentacin del sistema de calidad............. 24
Diagnstico documental...............................................................................................24
Capacitacin inicial o sensibilizacin en calidad.............................................................25
Pasos para el diseo y la formulacin del sistema documental.......................................25
Diagnstico de la situacin de la documentacin en la organizacin.........................26
Formulacin de un plan de accin para el diseo del sistema documental.................26
Identificacin de las necesidades de documentacin.................................................28
Definicin de responsabilidades y metodologa para el diseo
de la documentacin...............................................................................................30
Jerarqua de la documentacin . ..............................................................................30
Contenido del manual de calidad.............................................................................30
Contenido de los procedimientos documentados......................................................31
Los registros en un sistema de calidad......................................................................32
Fase 3: De implementacin.......................................................................................... 33
Aplicacin de los documentos......................................................................................34
Ajuste de los documentos y nuevas aplicaciones...........................................................34
Instrumentos para la revisin de la implementacin......................................................34
Auditoras internas de calidad..................................................................................34
Revisin por la direccin...........................................................................................34
Fase 4. De sostenimiento y mejoramiento continuo del sistema.................................. 35
[03]
Metodologa de flujogramas y listas de verificacin.........................................37
Flujogramas.........................................................................................................................37
Listas de verificacin.............................................................................................................38
Bibliografa...................................................................................................................... 39
CD Anexo
Fase de prediseo (fase_prediseo.xls)
Lista de verificacin 1 (LV_1.xls)
Lista de verificacin 2 (LV_2.xls)
Fase de diseo (fase_diseo.xls)
Lista de verificacin 3 (LV_3.xls)
Lista de verificacin 4 (LV_4.xls)
Lista de verificacin 5 (LV_5.xls)
Lista de verificacin 6 (LV_6.xls)
Lista de verificacin 7 (LV_7.xls)
Lista de verificacin 8 (LV_8.xls)
Lista de verificacin 9 (LV_9.xls)
Lista de verificacin 10 (LV_10.xls)
Lista de verificacin 11 (LV_11.xls)
Lista de verificacin 12 (LV_12.xls)
Lista de verificacin 13 (LV_13.xls)
Lista de verificacin 14 (LV_14.xls)
Lista de verificacin 15 (LV_15.xls)
Lista de verificacin 16 (LV_16.xls)
Fase de posdiseo (fase_posdiseo.xls)
Instructivo 1 (INS_1.xls)
Instructivo 2 (INS_2.xls)
Instructivo 3 (INS_3.xls)
Instructivo 4 (INS_4.xls)
Instructivo 5 (INS_5.xls)
Instructivo 6 (INS_6.xls)
Instructivo 7 (INS_7.xls)
Presentacin
1
Porter, 1987: 57-61; Dess y Millar, 1993: 74-84.
10
01 ]
]
2
Icontec, Norma NTC-ISO 9000 Numeral 0.2 Principios de Gestin de calidad, Bogot, 2002.
Introduccin a la norma NTC ISO 9001: 2000 15
Principio Descripcin
Definicin de calidad
La calidad es definida por la Real Academia de la Lengua Espaola como una
propiedad o conjunto de propiedades inherentes a algo, que permiten juzgar su
valor.3
1
Porter, 1987: 57-61; Dess y Millar, 1993: 74-84.
16
Gestin de la calidad
La gestin es definida por la Real Academia de la Lengua Espaola como Hacer
diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.5 As mismo,
para el mismo trmino la norma ISO propone la siguiente definicin: Actividades
coordinadas para dirigir y controlar una organizacin.6
En la norma ISO la gestin de la calidad es definida como las Actividades coor-
dinadas para dirigir y controlar una organizacin en lo relativo a la calidad.7
De las definiciones anteriores se deduce que la gestin de la calidad se trata
del llevar a cabo todas las actividades tendientes a la consecucin de los objetivos
propuestos para lograr mejores estndares de calidad a travs del mejoramiento
de los ndices de desempeo dentro de la organizacin.
4
Icontec, Norma NTC-ISO 9000 Numeral 3.1.1 Calidad , Bogot, 2002.
5
Diccionario de la Lengua, op. cit.
6
Icontec, Norma NTC-ISO 9000 Numeral 3.2.6 Gestin, Bogot, 2002.
7
Icontec, Norma NTC-ISO 9000 Numeral 3.2.8 Gestin de la Calidad, Bogot, 2002.
8
Diccionario de la Lengua, op. cit.
9
Icontec, Norma NTC-ISO 9000 Numeral 3.2.3 Sistema de Gestin de la Calidad, Bogot, 2002.
Introduccin a la norma NTC ISO 9001: 2000 17
Por medio de un producto o servicio de calidad que cumpla con los requisitos
y las reglamentaciones legales, explcitas e implcitas correspondientes.
O a aumentar la satisfaccin del cliente, por medio de la bsqueda permanente
de la mejora continua en los procesos utilizados para, y de apoyo a la produccin
o prestacin del servicio.
10
ISO; ISO/TC 176/SC 2/N 544 R2 Orientacin sobre el concepto y uso del Enfoque basado en pro-
cesos para los sistemas de gestin; diciembre 2003.
11
Diccionario de la Lengua, op. cit.
12
Icontec, Norma NTC-ISO 9000 Numeral 3.4.1 Proceso, Bogot, 2002.
18
Actividades interrelaciona-
das o que interactuan
13
Eficacia definida como: la capacidad para alcanzar los resultados deseados; ISO; ISO/TC 176/SC 2/N
544 R2 Orientacin sobre el concepto y uso, op. cit.
14
Eficiencia definida como: los resultados logrados frente a los recursos utilizados; ISO; ISO/TC 176/SC
2/N 544 R2 Orientacin sobre el concepto y uso, op. cit.
15
Procesos para la gestin de la organizacin: Procesos relativos a la planificacin estratgica, definicin
de polticas, objetivos, aseguramiento de la disponibilidad de recursos. ISO; ISO/TC 176/SC 2/N 544 R2
Orientacin sobre el concepto y uso, op. cit.
16
Procesos para la gestin de recursos: Procesos para la provisin de recursos que son necesarios en los
procesos para la gestin de una organizacin, la realizacin y la medicin. ISO; ISO/TC 176/SC 2/N 544
R2 Orientacin sobre el concepto y uso, op. cit.
17
Procesos de realizacin: Procesos que proporcionan el resultado previsto por la organizacin. ISO;
ISO/TC 176/SC 2/N 544 R2 Orientacin sobre el concepto y uso, op. cit.
18
Procesos de medicin, anlisis y mejora: Procesos necesarios para medir y recopilar datos para realizar
el anlisis de desempeo y la mejora de eficacia y eficiencia. ISO; ISO/TC 176/SC 2/N 544 R2 Orientacin
sobre el concepto y uso, op. cit.
Introduccin a la norma NTC ISO 9001: 2000 19
Mejoramiento continuo
El mejoramiento continuo, como se expresa en la siguiente figura,19 trata de
evaluar la gestin de la organizacin y corregir y/o reorientar las acciones de ser
necesario.
Responsabilidad
de la Direccin
ACTUAR
19
Icontec, Norma NTC-ISO 9001 (segunda actualizacin) Numeral 0.2 Enfoque basado en procesos,
Bogot, 2002.
20
Esta visin de la norma est relacionada con el ciclo PHVA (Deming, 1989) en el
cual en primer lugar se identifican objetivos y acciones para conseguirlos (Planificar),
para posteriormente implantar estas acciones (Hacer) y medir el grado de cumpli-
miento de lo planificado (Verificar); a partir de este punto podemos actuar para
mejorar va correccin de desviaciones y mejoras sobre el desempeo (Actuar).
Por medio del enfoque basado en procesos y el mejoramiento continuo es que
una organizacin que cuenta con un sistema de gestin de la calidad cumple con los
principios de la norma ISO 9000:2000 ya que busca y promueve la mejora continua
en cada uno de los procesos y por ende busca mejorar la satisfaccin del cliente
que, como ya se ha dicho, es la razn de existir de las organizaciones.
21
02 ]
]
1. Definir el marco general de actuacin que incluya las polticas, los objetivos
generales y el mapa de procesos de la organizacin.
2. Realizar seguimiento al diseo e implementacin del sistema.
3. Establecer tareas y responsabilidades de cada miembro del comit y de cada
responsable de actividades o procesos.
4. Tomar decisiones en consenso relacionadas con el sistema de calidad.
5. Aprobar los documentos requeridos para el sistema de calidad.
6. Definir quin es el representante de la direccin.
20
Icontec, Norma NTC-ISO 9000 Numeral 0.2 Principios de Gestin de calidad, Bogot, 2002.
Implementacin de un sistema de la calidad NTC ISO 9001:2000 23
1. En qu negocio estamos?
2. Cul es el propsito bsico de la empresa?
3. Para qu existe la empresa?
4. Cules son los productos o servicios?
5. Cul es el mercado real y el potencial?
6. Quines son nuestros clientes?
7. Cules son los objetivos de rentabilidad?
8. Cules son los elementos diferenciales de la compaa que le dan ventajas
competitivas?
24
a. Misin
b. Visin
c. Poltica de calidad
d. Objetivos de calidad
e. Mapa de macro procesos
f. Definicin de representante de la direccin
g. Definicin de comit directivo y de calidad (participantes, periodicidad de
las reuniones, horarios, lugar), etc.
Diagnstico documental
Como actividad preliminar para desarrollar esta fase, se har un diagnostico inicial
cuyo propsito y alcance ser evaluar la situacin actual de la empresa respecto a
la calidad.
Algunos aspectos a identificar dentro de este diagnostico sern:
3. Cules son los requisitos normativos que pueden quedar excluidos del sistema
de calidad?, que dependen de la naturaleza y caractersticas de la organizacin,
as como la manera de abordar los requisitos que s aplican a la empresa.
21
La norma se estructura sobre los tres primeros captulos de informacin general y contextual y los
captulos 4 al 8 que contienen el debe y los requisitos de obligatorio cumplimiento.
Implementacin de un sistema de la calidad NTC ISO 9001:2000 27
FECHA
RESUMEN DEL RESPONSABLE PROGRAMADA
Numeral ISO Actividad
REQUISITO DE EJECUTAR LA PARA TERMINAR LA
9001:2000 a desarrollar
NORMATIVO ACTIVIDAD ACTIVIDAD
Este seguimiento debe ser coherente con los numerales NTC ISO 9001:2000
iniciando las acciones con el numeral 4.1 Requisitos bsicos, que rene los as-
pectos base y estratgicos del sistema y terminando con el numeral 8 Medicin,
anlisis y mejora.
28
22
Icontec, Norma NTC-ISO 9001 (segunda actualizacin) Numeral 4.2 Requisitos de la documentacin,
literal e), Bogot, 2002.
Implementacin de un sistema de la calidad NTC ISO 9001:2000 29
1. Elaborar una propuesta del manual de calidad segn la norma NTC ISO
9001:2000 haciendo ajustes a las particularidades de la organizacin.
2. Definir los procesos y procedimientos que es necesario documentar.
3. Definir los instructivos de trabajo que es necesario documentar.
4. Definir los registros de calidad requeridos por la norma NTC ISO 9001:2000 y
los requeridos por la organizacin.
5. Preparar un plan de accin para elaborar el manual de calidad y el resto de la
documentacin.
23
Se sugiere que en la elaboracin de la documentacin deben participar varios miembros de la empre-
sa, con la posibilidad de recibir la orientacin de un asesor externo, ms an en pequeas y medianas
organizaciones; pero considerando que nunca debe ser realizado exclusivamente por personal externo.
30
Jerarqua de la documentacin
La jerarqua de la documentacin es coherente con el orden en el que se deben
disear e implementar los documentos. La estructura de documentacin comn-
mente utilizada es la siguiente:
Documentos de
origen externo
Pla
n
Manual de
de
calidad
pr
oy
ec
Registros de calidad
to
o
Pla
Procedimientos
n
de
documentados del SGC
ca
lid
ad
Documentos especficos
(instrucciones de trabajo, planos, especificaciones,
planes de calidad, formatos, flujogramas)
Sin embargo, el manual de calidad adems de tener que cumplir con el con-
tenido bsico requerido por la norma, es recomendable que se constituya en un
24
Tomado literalmente de la norma ISO 9001:2000 Numeral 4.2.2
Implementacin de un sistema de la calidad NTC ISO 9001:2000 31
Componente bsico:
1. Objetivo.
2. Alcance.
3. Exclusiones normativas y su justificacin: (obedece a requisitos solicitados por
la norma que no aplican por las caractersticas de la organizacin).
4. Definiciones y abreviaturas utilizadas.
5. Mapa de procesos: Cuyo contenido exprese la interaccin de los procesos.
6. Los procedimientos documentados exigidos por la norma o alusin a los mismos.
Definicin de registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de activi-
dades desempeadas.
Los registros se pueden establecer como formatos diseados especialmente para
facilitar la recoleccin de informacin para una situacin especfica.
26
Las auditoras internas son un requisito establecido en la Norma ISO 9001:2000 en su numeral 8.2.2,
procedimiento que se definir ms adelante como parte de la fase de implementacin.
Implementacin de un sistema de la calidad NTC ISO 9001:2000 33
ISO 9001
Fase 3: De implementacin
sta es la fase de implementacin o tambin denominada de implantacin, consiste
fundamentalmente en llevar a la prctica la informacin documentada. Algunas
actividades que son desarrolladas en la fase de implementacin pueden ser:
27
La identificacin de estos registros es tomada literalmente de la norma NTC-ISO 9001. Se hace refer-
encia a cada numeral ISO en el cual se consigna la expresin deben mantenerse registros de:.
34
27
Ver descripcin detallada en el numeral 8.2.2 Auditora interna, de la Norma NTC ISO 9001:2000.
28
La descripcin de lo referido a un producto no conforme se encuentra en la Norma NTC ISO
9001:2000, en el numeral 8.3 Producto no conforme.
Implementacin de un sistema de la calidad NTC ISO 9001:2000 35
30
Ver la norma NTC ISO 9001:2000, el numeral 8.5.2 Accin correctiva.
31
Ver la norma NTC ISO 9001:2000, el numeral 8.5.3 Accin preventiva.
36
37
03 ]
]
Como parte de esta gua bsica para implementar un sistema de gestin de calidad
se ha incluido un disco compacto con el propsito de establecer una metodologa
de control para verificar el cumplimiento de las actividades consideradas en el
Mdulo 01 Alcance y etapas de referencia en los servicios profesionales de diseo
arquitectnico. De la misma manera esta informacin es posible encontrarla en
el sitio Web del Consejo Profesional Nacional de Arquitectura y sus Profesionales
Auxiliares (www.cpnaa.gov.co).
A continuacin se realiza una descripcin de la metodologa desarrollada por
A.R.Q. S.A. como parte de su sistema de gestin de calidad y que ponemos a
consideracin para que sea utilizada como herramienta de control.
Flujogramas
Con el diseo y la aplicacin de los flujo gramas se pretende controlar las activi-
dades que se desarrollen como parte de una fase, etapa o proceso. El contenido
mnimo puede ser el siguiente:
Listas de verificacin
Una lista de verificacin se incluye dentro de la definicin de formato, cuyo diseo
contiene criterios o indicadores a partir de los cuales se evalan las caractersticas
de un producto o servicio. La aplicacin de estos formatos pretende determinar si el
producto o servicio, en este caso los documentos mnimos de los que esta compuesto
el diseo, cumple con las caractersticas que se han definido como predeterminadas
para que corresponda a productos o servicios de ptima calidad.
Los objetivos y beneficios de implementar listas de verificacin como herramienta
de control son las siguientes:
1. Una visin integral de una fase, etapa, proceso, procedimiento o tarea especfica.
2. La estandarizacin en el control de procesos, procedimientos o tareas especficas.
3. El establecimiento de criterios de aceptabilidad.
4. La definicin de una herramienta de evaluacin, de fcil diseo y aplicacin a
cualquier organizacin.
1. Fase de prediseo
2. Fase de diseo
3. Fase de posdiseo.
Flujograma
Seleccione para
entrar en la lista
de verificacin
sealada
40
Paso 3: Ajuste la lista de verificacin con las variables que usted defina que le inte-
resan controlar, siempre teniendo en cuenta los mnimos preestablecidos.
Lista de
verificacin o
Instructivo No.
Flujograma
41
Bibliografa