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COMUNICACIN Versin 09

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1. OBJETIVO

Establecer, gestionar y mantener la comunicacin interna y externa con el fin de lograr una ptima
comprensin de la informacin referida a Sistema Integrado de Gestin SSYMA.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todas comunicaciones generadas por las reas operativas y
administrativas de Gold Fields La Cima S.A., as como a todos sus contratistas y visitantes.

3. DEFINICIONES

3.1 Buzn de Sugerencias: Buzn utilizado para recibir las sugerencias de los trabajadores y partes
interesadas externas o internas de Gold Fields La Cima S.A.

3.2 Comunicacin Interna: Son los procesos de comunicacin al interior de la empresa que se orientan
a informar a los diversos niveles de la organizacin sobre cada uno de los componentes del Sistema
Integrado de Gestin SSYMA, con el objeto de lograr su conocimiento y aplicacin en relacin a
cada actividad o proceso productivo, para de esta manera asegurar la implementacin y
mantenimiento eficaz de los Sistemas de Gestin en mencin.

3.3 Comunicacin Externa: Son los procesos de difusin de informacin pertinente al Sistema
Integrado de Gestin SSYMA, que persigue fortalecer los vnculos de la empresa con las partes
interesadas externas de tal manera que permita proyectar y posicionar a Gold Fields La Cima S.A.
como una empresa ambientalmente responsable y que cumple con los estndares de Salud y
Seguridad Ocupacional.

3.4 Parte interesada externa: Persona o grupo que no pertenece a Gold Fields La Cima S.A. y que
tiene inters o relacin con el desempeo de nuestro Sistema Integrado de Gestin SSYMA. Se
puede considerar como partes interesadas externas a: clientes, contratistas, visitantes, autoridades
pblicas, proveedores, entidades reguladoras, comunidades aledaas, poblaciones cercanas al
proyecto y otros.

3.5 Informativo de Seguridad y Salud Ocupacional: Comunicacin digital que tiene como objetivo
informar a los trabajadores sobre un tema especfico que requiere ser informado de manera
inmediata, incluye las estadsticas de seguridad y salud ocupacional del mes anterior.

3.6 Sistema Integrado de Gestin: Parte del Sistema de Gestin de una organizacin, empleada para
desarrollar e implementar su poltica SSYMA y gestionar sus aspectos ambientales, peligros y
riesgos de seguridad y salud ocupacional en sus procesos. Gold Fields La Cima S.A. ha
implementado, mantiene y mejora continuamente su Sistema Integrado de Gestin SSYMA en sus
operaciones de Cerro Corona.

3.7 Supervisor SSYMA: Supervisor de medio ambiente y SySO, a cargo del seguimiento de los
sistemas de gestin de ambiental y de seguridad y salud ocupacional, asignado a las operaciones en
el Almacn de Salaverry.

3.8 Vitrina de seguridad: Panel utilizado para exponer y difundir durante un tiempo determinado temas
de inters general.

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4. RESPONSABILIDADES

4.1 Gerente/Superintendente de rea

Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento por parte de los supervisores bajo su cargo.
Transmitir las comunicaciones internas que se generen por el Sistema Integrado de Gestin SSYMA.

4.2 Supervisor General/Jefe de rea

Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento por parte de los supervisores bajo su cargo.
Transmitir las comunicaciones internas que se generen por los Sistemas de Gestin Ambiental y de
Seguridad y Salud Ocupacional.

4.3 Supervisor
Respetar y hacer cumplir las directivas que se sealen en el Informativo de Seguridad y Salud
Ocupacional.
Responder a las preguntas de sus trabajadores sobre dudas de la informacin dada en el
Informativo de Seguridad y Salud Ocupacional.
Concientizar a sus trabajadores respecto a los temas contenidos en el Informativo de Seguridad y
Salud Ocupacional.

4.4 Trabajador
Leer la informacin que se recibe a travs del Informativo de Seguridad y Salud Ocupacional.
Cumplir las directivas que se sealen en el Informativo de Seguridad y Salud Ocupacional.
Consultar a su supervisor sobre cualquier duda respecto a la informacin del Informativo de
Seguridad y Salud Ocupacional.
En caso de recibir una comunicacin externa, la canaliza al rea de comunicacin externa y
relaciones institucionales.

4.5 rea de Seguridad y Salud Ocupacional

Redactar el Informativo de Seguridad y Salud Ocupacional.
Actualizar las Vitrinas de Seguridad.
Recibir, documentar y responder las comunicaciones internas y externas pertinentes.

4.6 rea de Comunicaciones y Marketing Interno

Administrar, genera y responde las comunicaciones internas segn lo estime conveniente, previa
coordinacin con los Representantes de la Direccin/Coordinador SSYMA.
Transmitir a las Gerencias responsables las comunicaciones internas que se generen para el
Sistema Integrado de Gestin SSYMA, para su respuesta respectiva.

4.7 rea de Comunicacin Externa y Relaciones Institucionales

Administra, genera y responde las comunicaciones externas segn lo estime conveniente, previa
coordinacin con los Representantes de la Direccin/Coordinador SSYMA.
Transmitir a las Gerencias responsables las comunicaciones externas que se generen para el
Sistema Integrado de Gestin SSYMA, para su respuesta respectiva.

5. ESTANDARES

5.1 Comunicaciones Internas de Seguridad y Salud Ocupacional

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO

Informativo de Jefe de Seguridad 5.1.1 Publicar semanalmente el
Seguridad y Basada en el Informativo de Seguridad y Salud
Salud Comportamiento Ocupacional (SSYMA-P03.06-F05) en

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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO

Ocupacional formato digital para informar sobre temas
de inters general, incluye las
estadsticas de seguridad y salud
ocupacional del mes anterior en una de
las publicaciones del mes.

5.1.2 Gestionar la edicin del Informativo

de Seguridad y Salud Ocupacional
(SSYMA-P03.06-F05) e ilustra con figuras,
Coordinador fotos y grficos que faciliten el
Comunicacin y entendimiento de la informacin contenida.
Marketing Interno
5.1.3 Enviar el Informativo de Seguridad y
Salud Ocupacional (SSYMA-P03.06-F05) al
rea de Comunicaciones y Marketing
Interno.

5.1.4 Revisar el contenido del Informativo

de Seguridad y Salud Ocupacional
(SSYMA-P03.06-F05), para asegurar la Informativo de
estandarizacin de la informacin y est Seguridad y Salud
alineada a las polticas internas de difusin Ocupacional
de Gold Fields La Cima S.A. (SSYMA-P03.06-
F05)
5.1.5 Publicar a travs del correo
electrnico corporativos Informativo de
Seguridad y Salud Ocupacional (SSYMA-
P03.06-F05).

Superintendente 5.1.6 Publicar en la pgina web

de Seguridad Informativo de Seguridad y Salud
Ocupacional (SSYMA-P03.06-F05).

5.1.7 El rea de Seguridad y Salud

Ocupacin ha instalado Vitrinas de
Seguridad en reas accesibles y
concurridas por los trabajadores
(comedores, talleres, oficinas) de acuerdo
al anexo Distribucin de Vitrinas de
Seguridad (SSYMA-P03.06-A01).

Ingenieros de 5.1.8 Actualizar mensualmente las vitrinas

Vitrina de
Seguridad de seguridad en Cerro Corona. ------
Seguridad
Ocupacional
5.1.9 Coordinar con el Supervisor SSYMA
la actualizacin de la vitrina de SSO en las
operaciones de Salaverry

5.1.10 Las Vitrinas de Seguridad se utiliza

para difundir:

Reunin grupal del mes.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO

Reforzamiento de un tema especifico.
Medidas preventivas y correctivas
relevantes.
Sugerencias de los trabajadores que han
sido implementadas
Estadsticas de seguridad y salud
ocupacional.
Informativo de Seguridad y Salud
Ocupacional (SSYMA-P03.06-F05).

5.2 Comunicaciones Internas

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO

Gerente de 5.2.1 Se orienta a lograr que todos los
Recursos trabajadores estn informados sobre el
Humanos Cerro Sistema Integrado de Gestin SSYMA, en:
Corona /
Gerentes/ Los Aspectos e Impactos Ambientales de
Superintendentes las actividades que desarrollan para
de rea posibilitar la mejora de su Desempeo
Ambiental.
Estn informados sobre los peligros y
riesgos de sus actividades diarias, para
prevenir, minimizar e implementar
herramientas de mejora.
Estn informados sobres las polticas
ambientales y las Polticas de Seguridad y
Salud Ocupacional de Gold Fields La
Cima S.A.

5.2.2 As mismo, permite que las Correo

Comunicacin disposiciones para la participacin y las electrnico, actas,
Interna consultas de los empleados se encuentren registros, entre
documentadas en los registros otros
correspondientes como (correo electrnico,
actas, registros, entre otros).

5.2.3 La comunicacin interna referente al

Sistema Integrado de Gestin SSYMA, se
realiza empleando los siguientes
instrumentos:

Correo Electrnico: Dirigido a todo el

personal de Gold Fields La Cima S.A.
Lnea telefnica
RPM: En cada una de las operaciones
para una comunicacin eficaz
Intranet (FTP)
Revista Interna.
Televisores de red interna (Gold Fields
TV).

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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO

Intranet Soy Gold Fields.
Boletines Internos
Pgina web de Gold Fields La Cima S.A.
Murales: Dirigido a todo el personal de
Gold Fields La Cima S.A. que laboran en
sus instalaciones, en el que se publica
informacin de inters general.
Reuniones de coordinacin: Para analizar,
discutir y llegar a consenso entre el
personal involucrado en el manejo del
Sistema Integrado de Gestin SSYMA.
Charlas de capacitacin: Se da en los
distintos niveles de la organizacin, en
estas charlas se exponen temas de
relevancia para la gestin del sistema
integrado de gestin SSYMA.
As como la comunicacin de los Formato de
documentos generados, tales como: participacin
procedimientos, programas, otros y/o las (SSYMA-P-03.05-
modificaciones de los mismos, F01)
registrndolos en un formato de
participacin (SSYMA-P-03.05-F01).
Buzones de Sugerencias.

Personal del rea 5.2.4 Utilizar el formato de Informe de Informe de

de Seguridad y Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Seguridad, Salud
Salud Ocupacional Ambiente (SSYMA-P03.06-F03) para los Ocupacional y
/Personal del rea siguientes casos de comunicacin interna: Medio Ambiente
de Medio (SSYMA-P03.06-
Ambiente Informes Mensuales de Seguridad y Salud F03)
Ocupacional.
Informes Corporativos.
Comunicacin Informes de resultados de Higiene
Interna Industrial.
Multas a Empresas Contratistas.
Otros.

5.2.5 Los Informe de Seguridad, Salud

Ocupacional y Medio Ambiente (SSYMA-
P03.06-F03) se conservan en formato
electrnico en la red de Gold Field La Cima
S.A.

5.3 Comunicaciones Externas

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO

Gerencia 5.3.1 Con la finalidad de administrar la imagen

Corporativa de Gold Fields La Cima S.A. y mantener una
Comunicacin
Comunicacin buena relacin con los diferentes sectores, la -----
General
Externa y comunicacin externa referente al Sistema
Relaciones Integrado de Gestin SSYMA har uso de los

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Institucionales siguientes instrumentos:

Cartas, Oficios: Para responder

comunicaciones de partes interesadas;
Pagina Web de Gold Field La Cima S.A:
Disponible a todas las partes interesadas;
Reporte Integrado;
Boletines informativos;
Programas Radiales;
Reportajes televisivos e impresos;
Reuniones peridicas con las partes
interesadas;
Talleres informativos;
Visitas guiadas a la mina.

5.3.2 Gold Fields la Cima S.A. comunica

externamente la informacin asociada al
Sistema Integrado de Gestin SSYMA segn
lo requiera los requisitos legales y otros
requisitos.

5.3.3 Toda comunicacin realizada por parte

interesada externa relacionada con el Sistema
Integrado de Gestin SSYMA puede llegar a
Gold Fields La Cima S.A. a travs de los
siguientes medios:

Libro de Quejas (manejado por el rea de

Relaciones Comunitarias);
Cartas, oficios, comunicados;
Llamadas telefnicas;
Pgina WEB
Otros

5.3.4 Cualquier integrante de la organizacin

Comunicacin
puede recepcionar una comunicacin externa,
de las partes
debe ser entregada al rea de Comunicacin
interesadas
Externa y Relaciones Institucionales (excepto
externas
las quejas o reclamos).

Gerencia 5.3.5 Coordinar con el Representante de la Registros de

Corporativa Direccin y el rea involucrada, para realizar un comunicaciones
Comunicacin plan de respuesta, si es que lo creen externas
Externa y conveniente.
Relaciones
Institucionales/
Gerentes/
Superintendencia
de rea

Gerente de 5.3.6 En el caso de quejas y reclamos, se

Relaciones procede segn el procedimiento de Atencin de

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Comunitarias reclamos quejas (SSYMA-P03.11) (casos

particulares), que es manejado por el rea de
Relaciones Comunitarias.

5.3.7 De ser el caso, toda comunicacin

externa recibida por el rea de Relaciones
Comunitarias a travs de su procedimiento de
Atencin de Reclamos o quejas (SSYMA-
P03.11), debe ser informada al rea de
Comunicacin Externa y Relaciones
Institucionales.

Gerencia 5.3.8 Coordinar con el Representante de la

Corporativa Direccin y el rea involucrada (Relaciones
Comunicacin Comunitarias), para analizar la situacin y
Externa y realizar un plan de respuesta, si es que lo creen
Relaciones conveniente. La relacin directa con la parte
Institucionales interesada externa la debe mantener el rea de
Relaciones Comunitarias.

5.3.9 Las respuestas a las comunicaciones

externas, de ser el caso se pueden realizar
utilizando los siguientes instrumentos:
Reuniones, charlas;
Cartas, Comunicados
Talleres informativos, otros.

Nota: Las sugerencias recibidas, se gestionan a travs del procedimiento Sugerencias (SSYMA-P03.12).

6. ANEXO

6.1. Distribucin de Vitrinas de Seguridad (Anexo SSYMA-P03.06-A01)

rea Ubicacin

Mina Ingreso a Comedor Arpn

Procesos Ingreso a Oficinas Planta Concentradora

Servicios Generales Comedor Operaciones

Operaciones Salaverry Ingreso a Almacn Salaverry

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7. FORMATOS Y REGISTROS

7.1. Formato de Informe de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSYMA-P03.06-F03).

7.2. Formato de Informativo de Seguridad y Salud Ocupacional (SSYMA-P03.06-F05).

8. REFERENCIA LEGALES Y OTRAS NORMAS

8.1. D.S. 024-2016-EM Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minera, Art. 139.

8.2. Normas ISO 14001:2015 (requisito 7.4), OHSAS 18001:2007 (requisito 4.4.3).

9. REVISIN

9.1 Este procedimiento ser revisado y mejorado continuamente.

ELABORADO POR REVISADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Gino Condor
Fabio Escobar Luis Apaza Ronald Diaz
Roberto Galdos
Superintendente de
Seguridad
Ocupacional Gerente
Gerente de Recursos General/Gerente de
Coordinador de Gerente de SSO Operaciones
Humanos
Comunicaciones y
Marketing Interno
Fecha: 30/05/2017 Fecha: 28/06/2017

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