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GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS

SECRETARIA DE ESTADO DE TRABALHO E DESENVOLVIMENTO SOCIAL


Superintendncia de Planejamento Gesto e Finanas
Diretoria de Acompanhamento e Prestao de Contas

ORIENTAES PARA PRESTAO DE CONTAS DE


CONVNIOS FIRMADOS COM A SEDESE.
DECRETO 46.319/2013

1 INTRODUO

Finalidade de orientar os convenentes quanto entrega da prestao de contas.


Orientamos a leitura de Decreto 46.319/13 por completo.

2 UTILIZAO DO RECURSO

de extrema necessidade a monitorao da conta especfica do convnio, pois


assim que o recurso depositado na conta especfica do convnio ele deve ser
aplicado em poupana, quando a previso da utilizao for igual ou superior a
30 dias, ou em um fundo de aplicao financeira de curto prazo, quando a
utilizao do recurso for inferior a 30 dias de acordo com o art. 38 1 do
Decreto Estadual 46.319/13.

Leia o artigo 38, 49 e 50 completos.

2.1 CONTRAPARTIDA

Ao firmarem o convnio com a SEDESE, e se comprometerem com a utilizao


de recursos prprios devem seguir o Plano de Trabalho:

Cronograma de desembolso financeiro: descrimina quando os valores de


contrapartida devem ser depositados na conta especfica do convnio.

Caso a instituio no comprove a correta utilizao dos recursos da


contrapartida, assim como do montante transferido, esses valores devero ser
restitudos SEDESE sem prejuzo das demais medidas pertinentes, obedecendo
proporcionalidade constante no Plano de trabalho.

OBS: Lembramos que a Contrapartida dever ser aplicada assim que entrar na
conta especfica do convnio e que receitas oriundas dos rendimentos de
aplicao financeira no podero ser computadas como contrapartida.

Ver artigos 19, 20, 21 e 38, 4 do Decreto Estadual 46.319/13.


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2.2 DESPESAS VEDADAS

Movimentao financeira em espcie.


Com data anterior ou posterior vigncia do convnio;
Despesa a ttulo de taxa ou comisso de administrao, de gerncia ou
similar;
Despesas com taxas bancrias, multas, juros ou atualizao monetria,
inclusive referente a pagamentos ou recolhimentos efetuados fora do
prazo, ressalvados s hipteses constantes de legislao especfica;
Despesa com publicidade, salvo a de carter educativo, informativo ou
de orientao social, prevista claramente no plano de trabalho, dela no
podendo constar nomes, smbolos ou imagens que caracterizem
promoo pessoal de autoridades ou de servidores pblicos;
Qualquer despesa no prevista no Plano de Trabalho.

Conforme art. 35, 36 e 49 do Decreto Estadual 46.319/13, leia todo o artigo.

3 EXECUO DO PROJETO

No Plano de Trabalho, h o plano de execuo e um cronograma financeiro do


convnio, que realizado pelo Convenente em conjunto com a SEDESE antes da
assinatura do Termo de Convnio. A execuo do objeto do convnio deve
seguir conforme o planejamento das planilhas descritivas dos itens IV e V do
Plano de Trabalho:

IV Cronograma de execuo: descrimina o perodo que cada meta e


fase do objeto do convnio devem ser executadas;
V Plano de aplicao dos recursos: descrimina o quantitativo, o valor
unitrio e o valor total de cada item especificado.

4 PROCESSO DE COMPRA

A instituio beneficiria ao assinar o convnio e receber transferncia da


SEDESE estar gerenciando recursos pblicos e, portanto, dever observar a
legislao que versa sobre licitaes pblicas (Lei 8.666/93). Em se tratando de
entidades necessrio adotar o procedimento anlogo. Abaixo o quadro
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resume a documentao necessria de tal procedimento para encaminhar junto


a prestao de contas, todos autenticados em cartrio:

Licitao (Prefeitura) Procedimento Anlogo (Entidade)


Cpia do comprovante de publicao do No mnimo de trs oramentos de
edital. fornecedores diferentes
Razo da escolha do fornecedor ou
Cpia da adjudicao e homologao e executor, demonstrando a
suas publicaes. compatibilidade com os valores
praticados pelo mercado.
Comprovante de publicidade dos Atos
de Adj/ Homologao;
Cpia da proposta da empresa
vencedora;
Cpia da ordem de servios ou ordem de
fornecimento de materiais;
Cpia do Contrato, Termos Aditivos e
sua publicao (se for o caso).

OBS.: Para que no ocorra divergncia entre os valores dos oramentos


apresentados e os valores dos comprovantes de despesas, importante que os
oramentos sejam realizados prximos data da compra.

5 DOCUMENTOS COMPROBATRIOS DAS DESPESAS REALIZADAS

As despesas realizadas devero ser comprovadas por meio de documentos


ORIGINAIS, conforme Artigo 55, 1 e 2, do Decreto Estadual n 46.319/13.

Os documentos comprobatrios das despesas devero ser emitidos em nome


da instituio, contendo a identificao do n do convnio, assim como dos
demais dados cadastrais da instituio.

Faa a conferncia de toda a documentao fiscal, inclusive validade da mesma,


antes de efetuar o pagamento, que deve ser realizado por cheque nominativo,
ordem bancria ou, preferencialmente, transferncia eletrnica disponvel, em
que fiquem identificados sua destinao e o credor (art. 49 Decreto 46.319).

importante verificar sempre o cumprimento das disposies legais quanto


emisso de documentos fiscais, sendo:
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Todos os documentos fiscais devero ser conferidos quanto ao


destaque devido dos impostos, tanto no caso de IPI e ICMS, como no
de ISSQN.

Nova redao dada clusula segunda pelo Prot. ICMS 85/10, efeitos a partir
de 01.08.10.- Protocolo ICMS 42, de 03/07/2009.

Clusula segunda Ficam obrigados a emitir Nota Fiscal Eletrnica -


NF-e, modelo 55, em substituio Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, a
partir de 1 de dezembro de 2010, os contribuintes que,
independentemente da atividade econmica exercida, realizem
operaes:
I - destinadas Administrao Pblica direta ou indireta, inclusive
empresa pblica e sociedade de economia mista, de qualquer dos
Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios;
II - com destinatrio localizado em unidade da Federao diferente
daquela do emitente;
III - de comrcio exterior.

6 CARIMBOS QUE DEVERO CONSTAR NOS DOCUMENTOS


COMPROBATRIOS DAS DESPESAS REALIZADAS

Ordem de Pagamento

Dever ser utilizado no verso de cada documento de despesa contendo


assinatura do Ordenador de Despesa.
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Referncia Bancria

Dever ser utilizado no verso de cada comprovante de despesa. Identifica os


dados bancrios do pagamento emitido e os dados especficos do convnio.

Declarao dos responsveis, atravs recebimento dos materiais e/ou


servios

Dever ser utilizado no verso de cada documento de despesa, com


assinatura de dois funcionrios, devidamente identificados, exceto
o Ordenador de Despesa.
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Quitao

Representa a quitao pelo fornecedor no ato do recebimento do valor do


documento de despesa.

OBS.: Caso a instituio no possua estes carimbos, os dados podero ser


manuscritos e datados em todos os documentos que comprovem as
despesas.

7 CAMPOS DOS DOCUMENTOS FISCAIS QUE DEVERO SER CONFERIDOS

Cabealho:
Nome da instituio;
Endereo;
CNPJ;
Data de emisso;
Data de sada e horrio;
Natureza da operao (venda e/ou prestao de servios)
Descrio
Quantidade
Valor unitrio e total de cada item
Unidade
Destaque de IPI, ICMS e ISSQN, conforme o caso, ou comprovante de
iseno fundamentada na legislao pertinente.
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Valor total da nota


Nome do transportador
Data de autorizao da impresso do documento fiscal (AIDF)
Prazo de validade para emisso.

No ser aceita nenhuma nota fiscal cujo prazo de validade esteja vencido.
Essa informao dever ser checada na prpria nota e, em casos de dvidas,
procurar o rgo que autorizou a confeco do documento fiscal. A utilizao de
documentos que estejam vencidos implicar na devoluo total do valor do
documento emitido irregularmente.

Importante: As notas fiscais ou documentos equivalentes devero ser


conferidos pelo Convenente, antes de efetuar o pagamento da despesa, com a
finalidade de verificar a exatido do preenchimento de todos os campos. No
ser aceito nenhum tipo de rasura. A rasura invalida o documento e, nesse caso
o convenente estar sujeita restituio total do valor do documento. (ver
artigo 45, 2 do Decreto n 46.319/2013).

Conforme regulamento do ICMS de Minas Gerais Decreto Estadual n 43.080,


de 13 de Dezembro de 2002, Art. 96, Inciso XI, Alnea C2, Vedada a utilizao
de Carta de Correo para substituir ou suprimir a identificao das pessoas
consignadas no documento fiscal, da mercadoria ou do servio e da data de
sada de mercadoria.

8 SALDOS VERIFICADOS APS O ENCERRAMENTO DO CONVNIO

Aps o encerramento do convnio, dentro da vigncia do instrumento assinado,


dever ser apurado o saldo existente que ser devolvido atravs de DAE, aps
pago este dever ser encaminhado juntamente com o processo de prestao de
contas.

Caso o processo de prestao de contas seja encaminhado fora do prazo legal,


(60 dias aps o trmino da vigncia - art. 54, 3) os recursos a serem
restitudos sero monetariamente corrigidos poca da devoluo, atravs da
Calculadora do Cidado disponvel no Link:
https://www3.bcb.gov.br/CALCIDADAO/publico/exibirFormCorrecaoValores.do
?method=exibirFormCorrecaoValores&aba=4
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9 OBRAS - REFORMA, AMPLIAO E CONSTRUO

parte integrante de todo convnio de obras a respectiva planilha de custos do


projeto, que especifica, dentre outros quesitos:

A identificao da unidade a ser reformada/ampliada ou construda;


Os itens autorizados, com a respectiva especificao, metragens, custos
unitrios e totais;
Parecer do engenheiro que aprovou a planilha.

Sendo assim, o convnio assinado est estritamente vinculado planilha de


custos previamente aprovada, portanto, somente o que estiver estipulado na
planilha poder ser efetivamente executado pela instituio.

Qualquer alterao necessria, aps a assinatura do convnio, ser vivel


apenas se houver solicitao formal de mudana de algum item da planilha,
devidamente fundamentada. Caso essa solicitao seja aprovada pela rea
finalstica, acarretar a assinatura de termo aditivo para incorporao da
mudana autorizada.

Despesas realizadas que no visem ao atendimento dos itens previstos na


planilha de custos e, portanto, no autorizadas, sero impugnadas acarretando
a restituio do respectivo valor.

Ao ser assinado o convnio, a instituio se compromete a realizar todos os


itens previstos na planilha de custos aprovada, devendo o projeto ser executado
em sua totalidade. Caso os recursos transferidos no sejam suficientes, por
qualquer motivo, os recursos devero ser complementados com recursos da
prpria instituio a ttulo de contrapartida.

Formas de execuo

A instituio poder optar pela melhor forma de execuo do projeto, podendo,


para tal:

Contratar pessoa jurdica por empreitada pelo valor total da obra,


ficando a empresa responsvel pelos servios e aquisio de materiais;
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Contratar pessoa jurdica para prestao dos servios de engenharia,


ficando a instituio responsvel pela aquisio dos materiais;
Contratar pessoa fsica para execuo dos servios e aquisio dos
materiais pela instituio;
Utilizar pessoal do prprio quadro da instituio para executar os
servios, sendo os recursos destinados apenas aquisio de materiais.

A instituio dever avaliar a melhor forma de execuo do projeto,


considerando os princpios da administrao pblica, especialmente quanto
economicidade da opo adotada.

Apesar da deciso quanto forma de execuo ser de responsabilidade da


instituio, alguns pontos devem ser observados atentamente:

Independentemente da forma de execuo, no processo de prestao de


contas, dever ser apresentada a regularidade da obra perante o INSS,
em conformidade com a Lei Federal n 8.212/91, demonstrando a
averbao da obra realizada;

Importante: Conforme previsto na Lei Federal n 8.212/91, nos casos de


construo Civil, o Contratante responde solidariamente por eventuais valores
devidos ao INSS e no recolhidos pela Contratada. Portanto, caber instituio
exigir a apresentao de toda a documentao que comprove a regularidade
dos recolhimentos realizados pela empresa, sob pena, caso no sejam
devidamente realizados, de terem que ser quitados pela prpria instituio.

Ressalte-se ainda que, mesmo que a obra tenha sido concluda, se no houver
comprovao da regularidade do projeto executado, a prestao de contas no
poder ser aprovada, gerando irregularidade passvel de restituio total dos
recursos transferidos pela SEDESE.

Caso a aquisio dos materiais seja de responsabilidade da instituio,


dever ser realizado o devido procedimento Licitatrio para tal aquisio;
Se a instituio optar por utilizar pessoal de seu quadro funcional, ou
seja, com vnculo com a mesma, no poder ocorrer pagamento de
salrios desses profissionais com os recursos do convnio, sendo que as
despesas sero as de aquisies de materiais. Dever tambm ser
informado na planilha de custos apresentada que no haver custos com
servios, apenas com materiais;
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Mesmo que o pessoal utilizado para executar a obra seja do quadro


prprio, dever ser providenciada regularidade da obra junto ao INSS,
conforme legislao vigente poca;
Dever ser observada toda legislao que regulamenta o recolhimento
de encargos sociais decorrentes das contrataes de pessoal, sejam elas
realizadas direta ou indiretamente pela instituio;
As guias de recolhimentos mensais de encargos sociais vinculadas
matrcula da obra (Cadastro Especfico junto ao INSS CEI), durante todo
o perodo de execuo da obra, devero ser providenciadas ou
solicitadas pela instituio contratada, assim como a averbao ou
baixa da obra ao final da execuo do projeto.

10 CAPACITAO DE PROFISSIONAIS

Os projetos de capacitao devero ser executados em conformidade com a


proposta apresentada, mantendo estrita vinculao planilha de custos
apresentada pela prpria instituio, inclusive quantos aos valores aprovados e
constantes da composio de custos do projeto.

Na execuo do projeto, desde que no delimitado pelo convnio assinado, a


instituio poder optar pela contratao de pessoa fsica ou jurdica para a
prestao dos servios, devendo, independentemente da opo, comprovar
habilitao dos profissionais responsveis por ministrar o contedo
programtico da capacitao.

Todas as despesas realizadas devero estar previstas no objeto pactuado e


autorizadas na planilha de custos aprovada, devendo qualquer alterao ou
adequao necessria deve ser previamente solicitada rea finalstica na
SEDESE, surtindo efeito apenas se formalmente autorizada.

OBS.: Lembramos que de acordo com o Art. 35 do Decreto Estadual n


46.319/13 vedado a realizao do pagamento a servidor ou empregado
pblico integrante de quadro de pessoal de rgo ou entidade pblica da
Administrao Pblica direta ou indireta dos entes federados; e a empregados
de entidade privada sem fins lucrativos, salvo quando o convnio versar sobre
subvenes sociais, desde que previsto no plano de trabalho e vinculado
execuo do objeto.
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11 CONSIDERAES FINAIS

Em caso de dvidas quanto aplicao dos recursos, a instituio dever


entrar, imediatamente, em contato com a SEDESE.
Se houver saldo disponvel ao final da execuo do projeto, ele dever
ser devolvido atravs de DAE (Documento de Arrecadao Estadual)
disponvel no site: www.fazenda.mg.gov.br, juntamente com a prestao
de contas, fazendo-se referncia no ofcio de encaminhamento. No site
da SEDESE existe a instruo de devoluo e modelo do mesmo.
Aps a montagem do processo de Prestao de Contas, o responsvel
dever conferi-lo com a finalidade de verificar o cumprimento das
normas estabelecidas.
A comprovao de irregularidades encontrada pela Diretoria de
Prestao de Contas ser comunicada ao convenente, por meio de ofcio,
para as providncias cabveis no prazo estabelecido. A no regularizao
implicar no bloqueio da instituio no Sistema Integrado de
Administrao Financeira do Estado de Minas Gerais SIAFI/MG e a
consequente suspenso da liberao de novos recursos se houver.
O convenente em situao considerada "irregular" pela SEDESE, que no
sanar as pendncias existentes dentro dos prazos estabelecidos, ter seu
processo encaminhado para "Tomada de Contas Especial" e,
consequentemente, ser encaminhado ao Tribunal de Contas do Estado
de Minas Gerais.

O processo de Prestao de Contas no dever ser numerado pelo


convenente.

12 DOCUMENTOS QUE DEVERO COMPOR A PRESTAO DE CONTAS

A elaborao do processo dever seguir a ordem dos documentos abaixo


relacionados:
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Documentos comuns a todos os processos

Ofcio de encaminhamento (Anexo XIII);


Processo Licitatrio (Prefeitura) ou o Procedimento Anlogo (Entidade)
conforme Decreto Estadual n 46.319/13;
Comprovantes de Despesas: notas fiscais, RPAs, recibos, nota de
empenho no caso das prefeituras, etc.;
Cpias de Cheque (Anexo XV);
Extratos consolidados especficos da conta corrente do convnio (desde a
abertura do convnio at o ms de encerramento da conta especfica),
deve ser enviado juntamente com os extratos o comprovante de
encerramento da conta do convnio;
Extratos consolidados dos rendimentos de aplicao financeira do
convnio (desde primeiro ms da aplicao at o ms de encerramento
da conta especfica);

Demonstrativo de mo de obra, Demonstrativo de bens mveis e


Demonstrativo de servios (Anexo XVI);

Relao de pagamentos para aquisio de materiais de consumo, relao


de pagamentos para aquisio de bens permanentes e relao de
pagamentos para servios (Anexo XVII);

Demonstrativo da execuo da receita e da despesa (Anexo XVIII);


Temo de aceitao da reforma ou obra Execuo direta, indireta
(Anexo XIX);
As fotos de comprovao do bem ou bens adquiridos iro fazer parte do
relatrio de monitoramento do convnio.
Relao de bens permanentes adquiridos, construdos ou produzidos
(Anexo XXI);
Comprovante de recolhimento (DAE Documento de Arrecadao
Estadual) do saldo de recursos no utilizados e/ou despesas irregulares
glosadas.
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Documentos especficos de aquisio de veculo:

Para aquisio de veculo necessrio encaminhar a cpia autenticada


do Certificado de Registro e Licenciamento de Veculo (CRLV) j em nome
da Instituio;
As fotos para o Relatrio Fotogrfico devem mostrar a frente, lateral e
traseira do veculo, com o intuito de mostrar a placa e a plotagem do
veculo. As fotos de comprovao do bem adquirido iro fazer parte do
relatrio de monitoramento do convnio.
A plotagem do veculo deve obedecer as Instrues do Manual de
Identidade Visual da SEDESE, que se encontra no site:
www.social.gov.mg.br.

Documentos especficos de obras de reforma, ampliao e construo:

Contrato de prestao de servios, com pessoa fsica ou jurdica;


Matrcula e baixa da obra junto ao INSS ou CND de averbao do imvel
(escritura do imvel);
Anotao de responsabilidade tcnica junto ao CREA/MG;
Folha de pagamento de empregados que trabalham na obra;
Cpia das guias de recolhimento ou pagamento dos encargos sociais
INSS, FGTS, IRRF, Contribuio Sindical e outros;

Demonstrativo de mo-de-obra prpria (Anexo XVI);

Fotografias da Placa, do local e da Reforma ou Obra Concluda.

Documentos especficos de capacitao de profissionais:

Contrato(s) de prestao de servios assinado(s);


Comprovante de habilitao dos profissionais que ministraram os cursos;
Carga horria ministrada e detalhamento dos contedos;
Recolhimentos dos encargos sociais (INSS, ISS, IR);
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Quaisquer esclarecimentos adicionais necessrios devero ser solicitados


Secretaria de Estado de Trabalho e Desenvolvimento Social atravs do email
dapc@social.mg.gov.br ou pelos telefones: (31) 3916.7915, 3916.7916 ou
3916.7917.

Para o envio da Prestao de Constas o endereo :


Secretaria de Estado de Trabalho e Desenvolvimento Social SEDESE
A/C Diretoria de Acompanhamento e Prestao de Contas
Rodovia Amrico Gianetti, n:4.143 - Prdio Minas/ 14 andar Bairro Serra
Verde/ BH-MG CEP: 31630.900